что такое идеальная система

Открытие «Идеальной Системы» с помощью эзотерического метода познания

Не даром в фундаментальной науке нет изобретений или созданий. Есть Открытия. То есть, всё в мире уже существует, нужно только открыть очередную тайну. Вся суть вещей содержится в них самих. Значит и секрет Идеальной Системы невозможно изобрести, его можно только открыть. В этой статье, я, с помощью эзотерического метода познания, попытаюсь открыть, что есть «Идеальная Система».

Предупреждение: топик «антинаучный», и сложный для понимания.

Многие люди в своей деятельности занимаются созданием чего-либо. Часто результатом человеческого труда является какая-либо система. Простая или сложная, но всегда Техническая или Информационная Система. Но человек не идеален. Логично, что у неидеального творца получаются неидеальные творения. У кого-то получается лучше, у кого-то хуже, но до совершенства всегда очень далеко.

Да, человек не идеален, но ведь есть Идеальный Творец (Его можете называть как угодно — Бог, Вишну или Высший Космический Разум, сути это не меняет). А если Творец идеален, значит и творения его идеальны. Следовательно примеры Идеальных Систем мы уже видим вокруг себя. Осталось только сделать Открытие.

Выбор Систем для анализа

Существует множество систем, к созданию которых человек не причастен. В качестве примера Идеальной Системы, я возьму самое явное — живое существо. Думаю любое живое существо можно назвать Идеальной Системой. Но пускай этот термин будет использоваться для описания теоретического объекта исследования. Поэтому чтобы не путать исследуемый объект с примером, предлагаю использовать термин «Биологическая Система» (БС). Для особой наглядности, пускай примером Биологической Системы будет Человек. Для сопоставления выберу Техническую и Информационную Системы созданные человеком. В качестве Технической Системы (ТС) возьмём автомобиль. А в качестве Информационной Системы (ИС) — интернет-ресурс, сайт.

Мнимое противоречие

Наверное, кто-то уже обратил внимание на кажущееся противоречие в приведённых утверждениях. Если Творец идеален, то и творения его идеальны. Человек неидеален, и творения его так же неидеальны. Но человек создан Творцом, значит должен быть идеальным, но утверждается обратное. На лицо противоречие. Но это только если смотреть поверхностно, и не доходить до тонкого понимания. Человек создан идеальным по своей сути. Он подобен Творцу. Но он является автономной, саморазвивающейся системой, которая самостоятельно приобретает новые качества, развиваясь или деградируя. То, чем человек является, и каким он является — разные вещи. Не хочу вдаваться в эти тонкости, да и не смогу наверное. Хочу лишь подчеркнуть, что противоречия на самом деле нет.

Из чего состоит Идеальная Система?

Идеальная Система состоит из трёх основных частей. Наверняка всё гораздо сложнее, но пока мне не открылось большего.

Часть 1. Интерфейс

Интерфейс — это часть системы определяющая особенности её физического или информационного взаимодействия с другими системами. То есть, с помощью интерфейса, мы можем управлять системой или собирать о ней информацию.

Интерфейс: Техническая Система

Интерфейсами автомобиля являются его управляющие элементы — руль, педали, рычаги. Это очевидно. Ещё есть датчики и сигнальные огни. Это интерфейс, созданный человеком. Но большая часть интерфейса строится сама. По внешнему виду и звуку автомобиля мы можем определить его примерный вес (инертность в управлении, центр тяжести), ходовые качества (в каких дорожных условиях этот автомобиль можно эксплуатировать), приблизительную мощность, возраст, и ещё очень много информации.

Интерфейс: Информационная Система

Ситуация примерно та же что и с ТС. Но есть отличие. В Технической Системе часть интерфейса выстраивается самостоятельно, так как связанна с цепочкой причина-следствие (поломана подвеска — слышно стук). Но в ИС интерфейс не выстраивается самой системой, а весь создаётся человеком. Поэтому интерфейсы ИС почти все далеко не идеальны. Это большая проблема для всех пользователей.

Интерфейс: Биологическая Система

Интерфейс человека очень богат. Существует невероятное количество способов воздействия на него. Так же по тому как он ходит, разговаривает, реагирует, выглядит, и прочему, можно собрать огромное количество информации о нём. В отличии от ИС здесь всё честно — всё так как есть, всё обоснованно. Если исключить несовершенство нашего восприятия информации и анализировать верно, то выводы всегда можно делать верные. Потому что интерфейс БС идеален, создан не человеком.

Резюме:
Интерфейс важная, но не самая главная часть системы. Разумный человек не станет покупать автомобиль только из-за цвета, и круг друзей мы выбираем не по росту или цвету глаз. Интерфейс важен в момент первого знакомства с новым объектом, когда у нас нет о нём никакой информации. Так же он нужен для анализа текущего состояния системы и взаимодействия с ней. Но интерфейс — это только проводник доступа к самому главному. Он важен, но не первичен.

Часть 2. Механизм функционирования

Сложная система обычно является замкнутой, автономной. Значит у неё должен быть механизм работы, позволяющей ей самостоятельное, «независимое» существование. Независимое условно, объяснение ниже.

Механизм функционирования: Техническая Система

У автомобиля есть система функционирования — двигатель, трансмиссия, электроника. Это то, что даёт возможность автомобилю работать. Но эта система не является независимой. Ей нужно питание в виде топлива, и обслуживание. Срок её жизни ограничен износом. Если конечно менять всё что ломается, то теоретически можно поддерживать её существование вечно. Функциональная часть — это важная составляющая системы. Для людей разумнее тех, кто выбирает автомобиль по его виду, эта часть системы является более важной.

Механизм функционирования: Информационная Система

Так же как и для ТС, для Информационной Системы, её функциональная часть является очень важной. Но у неё есть исключительная особенность — независимость. Аппаратное обеспечение в расчёт не берём, потому что на самом деле оно к ИС не относится, а является лишь составной частью более глобальной системы веб-сервера. Сама по себе ИС — это абстрактная информационная структура, рождённая в мыслях, и лишь оформленная в файлах.

Механизм функционирования: Биологическая Система

Человеческое тело — само совершенство. Только вдумайтесь как много работы оно выполняет. Отделяет из воздуха кислород, расщепляет пищу, регулирует температуру, борется с инфекциями, регенерирует ткани. Вся его сложность не открыта науке даже на малую часть. Да что там наука, даже мы сами не умеем правильно использовать возможности данного нам совершенного инструмента. Не понимая всего его совершенства, от невежества, портим вредной пищей и различными ядами. Почему то в свою мазду никто дизель не заливает. Человек не способен создать ничего столь же сложного, это факт. Тело, как и Техническая Система, являясь материальной, так же требует питания и ухода. Но если в автомобиле мы можем менять отказавшие агрегаты, то в организме это получается с большим трудом. О создании человеком подобной по сложности системы и речи быть не может.

Итак, мы рассмотрели две составные части систем: функциональную и интерфейс. Касаемо ИС и ТС, любой скажет, что этого достаточно. Да, машина работает, сайт тоже. Всё хорошо, что ещё надо? Но если рассмотреть Биологическую Систему, то что мы получим имея только эти две части? Мы получим труп. Ну или в лучшем случае зомби. Так что же ещё есть в БС, что делает её живой? В ней есть ТО, РАДИ ЧЕГО существуют эти две части системы.

Часть 3. Душа

Душа: Биологическая Система

Не стану приводить различные научные изыскания касаемо исследования существования человеческой Души. Их много, и я их не знаю. Я знаю только, что что-то должно отличать мёртвого человека, от живого. К тому же, рассматривая человека как систему, состоящую из этих трёх частей, то подумайте, что определяет Ваше отношение к другому человеку? За что Вы любите своих друзей? За ровную осанку или манеру произношения (интерфейс)? Или за хорошую пищеварительную систему и способность подтянуться сто раз (функциональную часть)? Думаю что явно ни за то, ни за другое. Значит есть в них что-то третье, что гораздо важнее их функциональных особенностей и интерфейсов.

Душа: Информационная Система

А может ли быть у сайта душа? Если не может, то остаются только первые две части. Но за что же мы любим или не любим те или иные сайты? Возьмём например Хабр. За что мы его любим? За интерфейс? Да, не плох, но в общем ничего особенного. За функционал? Самый обычный блог… Качественный, но всё же, так же недостаточно. А возьмём Башорг. В нём вообще ничего нет, но как он был хорош в свои ранние годы! За что же тогда эти сайты так любимы?

Но что же тогда можно назвать душой Информационной Системы? Сложный вопрос. Не думаю что можно выразить это точными формулировками, потому что это ещё за гранью возможностей понимания Сознанием. Поэтому в вопросе создания души Информационной Системы, я полагаю можно довериться только своему внутреннему чувству, интуиции (или душе). Творчество такого уровня доступно человеку пока только бессознательно. Это и называется «вложить душу». Ещё говорят «сделано с душой». Считаю, что для создания души ИС должна существовать идея, смысл существования системы. Но гораздо важнее — любовь к тому что Вы делаете. Количество любви к создаваемой системе и является главным критерием качества её души.

На практике же, ИС, в нашем примере — сайт, редко бывает совсем без души. Создатель вкладывает в своё творение столько, сколько может и хочет. Качество же вложенного и определяет качество Информационной Системы. Если создатель системы делал её только ради того чтобы получить денег, то естественно, что души в ней не будет. Когда человек одержим идеей, смыслом своей работы, и любовью к тому, что он делает, то и получаются действительно выдающиеся проекты.

Душа: Техническая Система

Я очень люблю Top Gear. Кто смотрит, знает, что у них особенное отношение к автомобилям. Они смотрят всегда глубже, пытаются почувствовать душу автомобиля. И это всегда на первом месте. Его эксплуатационные качества и дизайн менее важны. Душой ТС наверное является то же самое, что и для ИС — то, что её создатель в неё вкладывает. Если идеей создания автомобиля было наводнить рынок дешёвыми, быстро ломающимися автомобилями, то естественно ни о какой душе и речи быть не может.

Резюме:
Душа необходима для жизни Системы. Не существования, а именно жизни. Иначе она не может быть Идеальной. Фактически ИС и ТС редко бывают совсем без души. Но от её качества зависит качество системы в целом.

Какая часть Идеальной Системы самая важная?

Перефразируя Чехова, можно сказать: В системе всё должно быть прекрасно. Но если рассматривать, что есть причина, а что следствие, то конечно, самое важное в системе — это её душа. Какова душа — такова и система, потому что всё начинается с неё (души).

Обобщая

Все системы имеют общую структуру. И полагая, что Техническая или Информационная Система может быть проще, и обходиться только интерфейсом и функциональной частью, значит обрекать эту систему быть неполноценной, а значит неидеальной.

Источник

Что такое идеальная система

Что в этом плохого и что хорошего? Плохо то, что задача решена «нечестно», не совсем самостоятельно и то, что эффект научения уменьшен. А хорошо то, что задача решена легко, быстро и правильно.

А нельзя ли этот приём использовать в жизни, когда есть задачи и нет правильных ответов?

ИКР практически недостижим, но теоретически к ИКР можно подойти как угодно близко. Для этого надо последовательно убирать все отрицательные сверхэффекты, возникающие по мере приближения к ИКР.

Рассмотрим несколько практических задач с красивыми идеальными решениями, чтобы показать скептикам, что идеальные решения возможны, потом поучимся формулировать ИКР, а потом и получать ИКР.

Пример 1. Среднеазиатский полководец и эмир Самаркандского царства Тимур (Тамерлан, 1336-1405), разгромивший Золотую Орду и совершавший грабительские набеги на Индию и Персию (Иран), сам подвергся нападению свирепых боевых слонов, за которыми бежало несметное войско. Что делать?

Тамерлан приказал нагрузить на верблюдов сено, поджечь его и гнать верблюдов навстречу слонам. Слоны испугались движущегося на них «моря огня», повернули назад и растоптали свою же пехоту. Победа над врагом была обеспечена ресурсом врага.

Как Вам понравятся такие формулировки ИКР: «Слоны САМИ уничтожают свою пехоту и САМИ убегают с поля боя» или «Войско неприятеля САМО себя уничтожает». Этим Вы направили своё мышление к сильному решению.

Правила поиска и формулирования ИКР

1. Поняв задачу, настройте себя на то, что Вы можете ВСЁ! Даже невозможное. У Вас «море» ресурса, Вы волшебник! Не стыдитесь и не бойтесь своих фантастических идей!

2. Определите главную функцию системы или главный процесс, который надо улучшить. Вот это и должно выполниться САМО, как говорят, «без ничего».

Слово «САМ» подразумевает, что система или часть системы выполняет требуемое действие без затрат, без внешнего ресурса. Когда мы формулируем ИКР со словом САМ, мы указываем объект, в котором надо в первую очередь поискать ресурс.

Зачем формулировать ИКР?

Овладев умением формулировать ИКР, можно сказать, что Вы овладели навыком фантастически быстро находить наилучшее решение любой творческой задачи, не решая её.

Пути повышения степени идеальности (для взрослых).

1. Повышение многофункциональности.

Например, наручные часы: определяют пульс, служат будильником, секундомером, термометром, микрокомпьютером, радиоприемником, даже телеэкраном. Показывают погоду, расписание движения всего транспорта мира.

2. Уничтожение системы как самостоятельной единицы и перевод ее в Надсистему, без уничтожения функции.

Задачи на понятие идеальности (для взрослых)

Отвечая на подобные вопросы можно глубоко проникнуть в суть проблемы и откинуть слабые, беспомощные, но привычные подходы.

Возможные ответы можно посмотреть здесь.

Copyright © 2000 ТРИЗ-группа (Великий Новгород)

Источник

Идеальность. Теория решения изобретательских задач (ТРИЗ)

В книге описывается самый главный закон эволюции искусственных систем – идеализация – закон изменения степени идеальности.Используя только этот закон, можно решать сложные изобретательские задачи и предвидеть направление развития искусственных систем.

Оглавление

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Идеальность. Теория решения изобретательских задач (ТРИЗ) предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

Глава 3. Виды степеней идеализации системы

Условно можно выделить четыре степени идеализации системы.

1. Появляться в нужный момент в нужном месте.

3. Идеальная система — это функция.

4. Функция становится не нужной.

3.1. Система появляется в нужный момент в нужном месте

Идеальная система должна появляться в нужный момент в необходимом месте и нести полную (100%) расчетную нагрузку.

В остальное (не рабочее) время этой системы быть не должно (она должна исчезнуть) или выполнять другую полезную работу (функцию).

Нужное действие должно появляться в нужный момент в необходимом месте или при необходимом условии.

Приведем пример идеального воздействия (процесса), совершаемого в нужном месте в нужный момент, не причиняя вреда окружению.

Пример 1. Остановка крови

Внутренние кровотечения в полевых условиях практически невозможно остановить. Это часто приводит к смертельным исходам. Особенно это важно во время ведения боевых действий.

Американские ученые разработали технологию DBAC (Deep Bleeder Acoustic Coagulation), позволяющую быстро свертывать кровь путем нагрева до температуры свертывания (от 70° C до 95° C) под воздействием ультразвука.

Обнаружение кровотечения осуществляется с помощью эффекта Допплера.

Для обнаружения кровотечения прибор подает ультразвуковые импульсы и в месте кровотечения наблюдает максимальное смещение частоты сигнала. Так локализуется место кровотечения.

Ультразвуковые волны воздействуют только на пораженный участок и совершенно не влияют на работу расположенных рядом органов (рис. 3).

Рис. 3. Остановка крови

Пример 2. Печать по требованию (Print-on-Demand)

Традиционно книги печатают офсетным способом. Это очень производительная и качественная печать. После этого продукцию необходимо доставить в необходимую страну на конкретный склад, где она храниться до тех пор, пока не будет вся распродана.

Идеально, что бы печаталось только необходимое в данный момент количество экземпляров и в нужном месте.

С появлением цифровой печати стало возможным печатать продукцию по требованию. Такая технология получила название Print-on-Demand. Это высококачественная печать, позволяющая выпустить даже одну книгу. Продукция не хранится на складах, а сразу поступает к заказчику.

Предмет должен появиться только в нужный момент в необходимом месте.

Можно использовать убирающиеся, складные, надувные, заменяемые и съемные предметы или их части. Они не занимают лишнее место и «появляются» в тот момент, когда они нужны.

Идеальная система должна выполнять все процессы (действия) самостоятельно (САМА) без участия человека.

Пример 3. Каменщики в Петербурге

Для строительства Петербурга не хватало каменщиков. Они не хотели ехать в далекую новую столицу.

Царь Петр I издал указ об освобождении петербургских каменщиков от податей, но эта мера не помогла.

Каменщики сами по собственному желанию должны прибыть на строительство Петербурга.

Петр I издал другой указ, запрещающий возводить во всей России «всякое каменное строение какого бы имени ни было, под страхом разорения всего имения и ссылки». Каменные здания стали возводиться только в Петербурге, что и вызвало приток каменщиков. 5

Достаточно много технических систем, в названии которых есть слово «сам» — без непосредственного участия человека. Уменьшение участия человека в работе технической системы осуществляется с помощью механизации, автоматизации и кибернетизации, в частности, компьютеризации и интеллектуализации.

Механизация труда позволяет облегчить выполнение отдельных операций, повысить их производительность и точность изготовления. Создаются специализированные инструменты, приспособления и механизмы.

Пример 4. Надевание автомобильных шин на конвейере

Одна из операций при сборке автомобилей — надевание колес. Конвейер находится на определенной высоте, для удобства сборки. При надевании колеса на вал, его нужно или поднимать вручную, или иметь специальное устройство для его поддержания.

Колесо должно подниматься само.

Колесо размещают на тележке сверху (рис. 4а). Когда необходимо надевать колесо, рабочий нажимает кнопку, тележка наклоняется, колесо падает вниз (рис. 4б), ударяется о пол, подскакивает (само поднимается). Когда колесо оказывается на уровне оси, рабочий направляет колесо на ось.

Рис. 4. Надевание автомобильных шин

Автоматизация труда избавляет человека от выполнения физического труда. Все операции выполняются самостоятельно. Человек выполняет только функции управления или вообще не касается этого процесса.

Пример 5. Стиральная машина

Стиральная машина сама (по программе) выполняет необходимую работу.

Более высокий уровень автоматизации — использование эффектов.

Пример 6. Самомоющееся стекло

В английской компании Pilkington создали первое в мире оконное стекло, которое само себя очищает от грязи, разрушая органическую грязь, используя солнечный свет и дождевую воду. Его назвали Pilkington Activ (рис. 5).

Рис. 5. Самоочищающееся стекло

Уничтожение грязи ведется непрерывно, а ее смыв происходит тогда, когда идет дождь, или при омовении стекла водой из шланга.

В наружной поверхности стекла вмонтирована тонкая прозрачная пленка из окиси титана (диоксида титана — TiO₂). Под действием света происходит фотокаталитический процесс, который разрушает грязь. TiO₂ — белый порошок, поэтому чтобы пленка была прозрачной ее сделали толщиной 15 микрон. Чтобы грязь не приставала к стеклу его поверхность сделали гидрофобной. Использовали физический эффект.

Стекло имеет эффект зеркала и синеватый отлив.

Наиболее дешевый способ идеализации — использование ресурсов.

Пример 7. Капсульная эндоскопия

Эндоскопия — способ осмотра некоторых внутренних органов при помощи эндоскопа. Эндоскоп представляет собой прибор, имеющий камеру, которая с помощью волоконной оптики передает изображение на экран телевизора. Продвижение камеры осуществляет врач.

Выпускается капсула (рис. 6), позволяющая исследовать тонкий кишечник. Такую капсулу проглатывают и она сама посредством перистальтики передвигается по желудочно-кишечному тракту и передает фотографии тонкого кишечника на датчики.

Рис. 6. Видео капсула

1 — оптическое окно; 2 — крепление объектива; 3 — объективы; 4 — светодиодное освещение; 5 — камера; 6 — батареи; 7 — передатчик; 7 — антенна.

Информация записывается на специальном приборе, который вешается на пояс пациента с помощью специальной сумки. Пациент не ощущает никаких неудобств и неприятных ощущений, которые происходят при традиционной эндоскопии.

Кибернетизация труда избавляет человека от управления процессом. Более высокие степени кибернетизации (компьютеризация, интеллектуализация) — это автоматизация мыслительной деятельности.

В качестве примеров можно привести шахматные компьютерные программы, программы — переводчики текстов на различные языки, экспертные системы и системы искусственного интеллекта и т. д.

Идеальная информация должна появляться САМА, без затрат времени и усилий на ее поиск.

Источник

Что такое идеальная система отчетности. Реально ли понять что происходит в компании?

Как должна выглядеть идеальная система отчетности в системе управления проектами? Можно ли принести компании реальную пользу, выгрузив что-то из системы управления, или это всегда будет просто формальностями? Можно ли найти в данных системы управления что-то интересное и новое для самой компании?

Меня эти вопросы волнуют особенно. Я последние два года работаю над системой управления YouGile.

Ключевая проблема отчетности в том, что информация в любом одном срезе данных всегда будет неполной, как бы ни старалась компания все отмечать и фиксировать. Самый простой пример — смотрим на список выполненных задач по людям, а это правда в лучшем случае только на 80%. Не все задачи фиксируются, не все отмечаются выполненными, некоторые метрики системно искажаются.

При этом требование к отчетам из неполной информации очень высокое — отчеты должны формировать объективное понимание того, что происходит.

То, что мы в итоге сделали после изучения этого вопроса — ниже в коротком ролике. А под катом описание процесса, как к этому пришли.

Реальность

Реальность в компаниях несколько хуже, чем просто 20% неполноты в каждом конкретном отчете. Обычно ситуация такова, что вообще “хоть где-то” фиксируется только половина задач, и при этом в разных местах: в мессенджерах, в почте, в устных разговорах…

При появлении централизованной системы управления и формирования хоть какой-то культуры постановки задач ситуация немного улучшается, но информационная система не может и не должна становиться системой контроля и учета. Чем больше будет жестких правил относительно того, что должно фиксироваться в системе, тем отчёты будут точнее. Но системой добровольно будут пользоваться меньше. Круг борьбы за прозрачность замыкается.

Как же быть компании, которая разрабатывает систему управления? Как создать объективную картину происходящего без условия, что вся информация будет зафиксирована?

Наша история отношения к отчетностям

2 года назад — начинаем делать систему управления проектами с упором на коммуникации. Реализуем подход, когда каждая задача — это чат и стараемся затянуть команды в проектную деятельность за счет общения. Отчеты игнорируем. Считаем, что подобный инструмент никак не влияет на использование системы, а скорее только отталкивает реальную команду от свободного инструмента планирования.

1.5 года назад — регулярно получаем некоторое количество запросов по отчетам. Чаще всего встречается запрос на список задач по людям. Начинаем изучать, как используются отчёты нашими клиентами, которые переходят из других систем. Понимаем, что отчёты там есть. В самых популярных системах можно получить по несколько разных сводок: по людям, по времени, по завершенности, по проектам. НО, разговаривая с пользователями, оказывается, что этим никто особенно не пользуется. Исключения составляют только случаи изначально строго регламентированных процессов, таких как HelpDesk или BugTracker.

1 год назад — выпускаем такую функцию как конфигуратор, который позволяет писать свои скрипты внутри системы. В том числе выгружать какие-либо данные. Время от времени крупным клиентам настраиваем выгрузки непосредственно под их запросы. И происходит немного странная ситуация — иногда компаниям удается извлечь из этого реальную пользу — они сообщают нам, что выгружают кучу данных, анализируют их и принимают какие-либо решения. А иногда это становится балластом, которым никто не пользуется.

8 месяцев назад — идем на поводу запросов от клиентов и делаем несколько сводок как в большинстве других систем: ленту всех событий и специальную доску с задачами по сотрудникам. Функция используется редко, но те, кто использует — довольны и хотят больше подобной информации. Объясняют, что хотели бы видеть большее количество деталей по тем или иным процессам.

5 месяцев назад — всем крупным заказчикам начинаем сразу поставлять систему с всевозможными отчётами на скриптах, которые были разработаны ранее. Их много, они самые разные, но не очень удобно, так как нет нормальных интерфейсов. Но при этом заказчиков такой подход вполне устраивает. Замечаем очень простую истину: когда отчетов много, они по какой-то причине начинают работать. Компании сообщают, что им удается извлечь информацию, на основании которой можно принимать те или иные решения. Появляются запросы на отчеты по просмотрам проектов со стороны сотрудников и распределению внимания команды.

3 недели назад — ещё раз говорим с клиентами и приходим к простому выводу: количество отчетов с разных сторон обосновано именно тем, что какое-либо понимание можно создать только в том случае, если картина просматривается с множества разных сторон. При этом эти стороны в разных ситуациях могут быть самыми разными.

Выпускаем конструктор отчетов. Стараемся сделать так, чтобы можно было получить всё что угодно, но при этом сохранить простоту интерфейса.

Какую систему отчетов и сводок построили мы в YouGile

Начнем с простого. Всё, что есть системе, можно отфильтровать, отсортировать и вывести в виде таблицы. Скачать в формате Excel или настроить регулярное получение на почту. Вся информация, конечно, динамически меняется с изменениями в проектах.

Интерфейс формирования отчетов выглядит так:

Отчет можно формировать по 15 параметрам и настраивать правила мультисортировки. Есть пара необычных параметров: дата последнего перемещения и дата последнего сообщения. Например, можно отобрать и просмотреть задачи по которым было самое активное общение. Если учесть, что у нас каждая задача — это отдельный чат и общаются много, то выгрузка получается весьма интересной.

В итоге отчет выглядит, как таблица с возможностью мультисортировки.

И тут, честно говоря, пока нет ничего сверхестественного — просто хорошая гибкая система получения отчетов по задачам, с доступными интерфейсами. Да, есть пара интересных параметров и система отправки отчетов по расписанию. Но действительно мощный инструмент для создания прозрачности в компании — это “сводки”.

Сводки — это всё то же самое, что и отчёты, но задачи выводятся не в виде таблицы с множеством параметров, а в виде столбца на доске. То есть, наряду с обычными столбиками, на доске можно создать специальный столбик, куда выводятся задачи по заданным принципам фильтрации из других проектов и досок за произвольные промежутки времени. Задачи в сводках доступны только для чтения, их нельзя поменять, но можно участвовать в общении в чате.

Вот самый простой пример из нескольких таких столбиков:

У такого инструмента вместе с системой отчётности оказалось много вариантов применения для создания понимания того, что происходит в компании. Можно делать отдельные доски для наблюдения, можно добавлять на рабочую доску список актуальных задач из соседнего отдела, можно вывести все важные для себя задачи по одному столбцу на каждый проект и тд.

Несколько примеров из практики

1. Хотим узнать, чем занимается команда

В обычной ситуации мы должны были бы выгрузить отчет по выполненным задачам и может быть по новым поставленным задачам.

Сейчас мы можем сделать сводку: в первый столбик вывести выполненные задачи за последние 7 дней, во второй все новые задачи за последние 7 дней, в третий столбик все задачи в которых были перемещения или диалоги за последние 7 дней, в четвертый просто все с самым высоким приоритетом.

И, конечно, такая сводка далеко не во всех командах расскажет, чем занят отдел. Но понаблюдав за динамикой пару недель, точно появятся выводы о том, где узкие места в процессе и идеи, как усовершенствовать мониторинг.

2. Как понять, кто чем занят

В обычной ситуации можно было бы вывести все открытые задачи по людям.

Сейчас можно сделать под каждого человека отдельный столбик, вывести туда все его открытые задачи и поставить сортировку по дате последнего сообщения. Наверху окажутся те карточки, в которых идет активное обсуждение. Если вы, например, фото-студия и во всех задачах есть сообщения или файлы, то такой подход будет хорошо работать.

3. Как понять что команда решила не делать
В первую колонку выводим все открытые задачи по проекту и наверх поднимаем самые старые. Во вторую выводим архивированные, но не отмеченные как выполненные.

Это самые простые примеры, которые применимы даже в малых командах. Когда речь идет о компании хотя бы в 100 человек, то интересных срезов по разным подразделениям гораздо больше, но картину при этом удается создать по-прежнему достаточно четкую. И самое главное — всё это без дополнительных усилий по сбору данных. Команда может работать так, как это ей привычно, и при этом остается возможность создать понимание того, что происходит, не находясь непосредственно в процессах.

Практический вывод

Для того, чтобы создать объективную картину о том, что происходило в компании, куда тратить ресурсы, оценить риски, которые ожидают компанию впереди, необходимо формировать много разных отчетов с нескольких сторон. Внимательно анализировать, делать выводы и если информации не хватает — формировать новые отчёты и наблюдать за ними. Это всегда занимает время. Например, неделю можно наблюдать за столбиком с задачами из всех проектов по приоритетам. Но после этого формируется волшебное ощущение, что ты понимаешь, что происходит с компанией без непосредственного участия в процессе.

В больших командах это сложнее, в маленьких попроще, но так или иначе система отчетов действительно может является инструментом принятия решений.

Источник