что такое живая подпись

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Источник

Что такое факсимильная подпись?

Напишите, пожалуйста, в целях просвещения про факсимильную подпись. Что это, зачем нужно, когда ею можно пользоваться и так далее?

Также факсимиле может быть электронным. Для этого подпись сканируют и потом при необходимости вставляют как картинку в документ, который надо подписать.

Но на деле факсимиле применяют редко. Закон разрешает подписывать таким образом далеко не все рабочие документы. А в обычной жизни факсимиле может действительно пригодиться разве что слабовидящим.

Что нельзя подписывать факсимиле

Нельзя ставить факсимильную подпись:

Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.

Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле

Слабовидящие люди с инвалидностью по зрению имеют право ставить вместо обычной подписи факсимиле, совершая банковские операции с наличными, например открывая вклад или покупая валюту.

Но в банке такого клиента помимо паспорта могут попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное свидетельство, удостоверяющее, что собственноручная подпись человека с инвалидностью по зрению и факсимильная копия тождественны.

Факсимиле можно использовать, только если это предусмотрено договором с контрагентом

Гражданский кодекс разрешает использовать факсимиле только при заключении сделок и только если это предусмотрено либо законом, либо соглашением сторон.

Сейчас в нашем законодательстве нет порядка использования факсимиле. Поэтому соглашение — это единственная возможность узаконить применение факсимильной подписи между сторонами договора. Такое соглашение можно оформить как отдельный документ либо включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Там же надо перечислить документы, которые можно подписывать факсимильной подписью.

В любом случае документ, которым предусмотрено использовании факсимиле, должен быть заверен настоящими подписями сторон.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.

Источник

Факсимиле и оригинал подписи – в чем отличия?

Факсимиле – это штемпельное изделие, достоверно воспроизводящее подпись. Его активно используют многие организации и предприятия, находя это изобретение человечества очень практичным и удобным.

Однако именно данной печатью не стоит злоупотреблять. Нужно четко придерживаться норм, прописанных в законодательстве. В противном случае можно столкнуться с такими неприятностями, которые могут привести к крупным финансовым потерям. А именно: факсимильной подписи не место на бухгалтерской отчетности и платежных документах, на доверенности и векселях. Словом, ее не используют на документации, связанной с имущественными, финансовыми или административными отношениями.

Факсимиле и «живая» подпись: как отличить?

Стоит не только пользоваться штампом с личной подписью, имея на то законные основания, но и быть внимательными к подозрительным оттискам на документах. Хотя современная штемпельная продукция и отличается превосходным качеством, есть несколько подсказок, помогающих определить, где стоит «живая», а где факсимильная подпись.

Во-первых, оригинальный росчерк не будет каждый раз совершенно одинаковым. Человек подписывается немного по-разному на разных документах. Существенного отличия нет, но детали и размеры неодинаковы. Когда же из документа в документ подпись идентична, то, скорее всего, использовано именно специальное клише.

Второй важный момент – обратная сторона документа. Когда на нем ставится собственная подпись, то нет следов давления, а штамп оставляет свой рельефный след.

Есть еще один способ удостовериться, держите вы в руках документ с факсимиле, изготовление которого займет считанные часы, или нет. Для этого нужно тщательно изучить бумаги, на которых стоит оригинальный автограф. Затем его сравнивают с сомнительной подписью. Как правило, факсимильный росчерк будет отличаться отсутствием мелких деталей и утолщениями по краям.

Наконец, самый достоверный метод проверки подписи – поручить это дело специалистам. Они имеют свои подручные средства и соответствующий опыт, который позволит выявить факсимиле даже самого высокого качества.

Факсимиле: изготовление в подробностях

Для того чтобы получить на руки готовое изделие, заказчику достаточно предоставить качественную подпись изготовителю. Это можно сделать лично на бумажном носителе, привезя его в офис компании, или же переслать по электронной почте отсканированный вариант. Дополнительно нужно указать, каков реальный размер оригинальной подписи. Его рассчитывают от крайней верхней до крайней нижней точки, а также от крайнего правого до крайнего левого края.

Этот эскиз передают специалистам, которые готовят по нему электронный макет. Затем его распечатывают на пленке и приступают собственно к изготовлению клише. Сегодня можно выбирать одну из нескольких современных технологий, с помощью которых изготавливают факсимиле. Стоит остановиться на методе производства печатей из фотополимеров. Он позволяет выполнять заказ в сжатые сроки, при этом отменное качество изделия отлично сочетается с очень доступной ценой.

Теперь к готовому клише нужно подобрать оснастку, чтобы пользоваться печатью было легко и удобно. И факсимильная подпись поступит в полное распоряжение владельца. В случае срочного заказа от момента подачи заявки и до получения готового изделия пройдет буквально несколько часов.

Самое главное – использовать факсимильную подпись разумно. И тогда она действительно послужит на пользу предприятия, не доставляя проблем или дополнительных хлопот.

Источник

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия

Виктор Подгорский

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Что такое факсимиле

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

Когда можно использовать факсимиле

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.

Когда нельзя использовать факсимиле

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.

Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф

Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.

Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.

Как изготовить факсимильный штамп

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.

Источник

Живая подпись на документах, печать и факсимиле — что это такое

Любому руководителю, собственнику бизнеса, а также работнику отдела кадров необходимо знать, что это такое — живая подпись на документах, чем она отличается от печати и факсимиле, и в каких случаях рекомендуется её использовать в рамках ведения деятельности. Следует отметить, что данное знание крайне важно для безопасного заключения сделок и договоров, ведь во многих ситуациях законодательство прямо требует наличия на документе живой подписи. С другой стороны, использование факсимильной подписи вместо живой может значительно упростить документооборот и ускорить принятие необходимых решений, особенно в рамках крупных предприятий.

Живая подпись — что это такое и как ее правильно называть

Вопрос того, что такое живая подпись, не регулируется непосредственно в нормативах российского законодательства. Вместо этого, законодательство рассматривает непосредственно подпись, как уникальный отличительный знак каждого человека, написанный им собственноручно при помощи пишущих изделий. Подпись используется при оформлении широкого спектра сделок, а образец подписи — должен присутствовать в паспортах и иных документах, удостоверяющих личность человека.

Таким образом, в обыденной речи живой подписью называется именно подпись, выполненная от руки при помощи, чаще всего, обычной шариковой ручки или иного изделия, пишущего чернилами. Именно такая подпись является целиком и полностью законной и при ее использовании точно не возникнет спорных ситуаций. Даже в случае судебных споров, живая подпись может быть направлена на почерковедческую экспертизу, которая и установит её подлинность или факт подделки.

Что касается правильного названия живой подписи, то так как законодательство регламентирует лишь подпись как таковую в целом, то она и называется подписью, без каких-либо дополнительных определений. Однако сама фраза «живой подписи» была придумана для того, чтобы отличать ее использование от факсимильной подписи или печати предприятия либо иного лица.

Чем отличается живая подпись от факсимиле и что это такое

Факсимиле — это специальная печать, на которой зафиксирована подпись человека. Используя такую печать, можно значительно ускорить документооборот. А в случае, если документы прямо требуют подписи руководителя, применение факсимиле происходит отдельными лицами, уполномоченными на это, без отвлечения руководства от выполнения своих обыденных задач.

Конечно, живая подпись отличается от факсимиле как по принципам нанесения, так и по юридической значимости. С точки зрения законодательства, применение факсимиле крайне редко признается тождественным живой подписи. А использование факсимильной подписи при оформлении документов вместо живой может привести к признанию данной документации недействительной — и требовать такого признания может любая из сторон сделки, в рамках которой использовалась факсимильная подпись.

Главными отличиями является как механизм нанесения подписи, так и ее цвет и химический состав чернил, а также разность в написании. Факсимильная подпись всегда является одинаковой — такой, как она выглядит на печати. Живая же подпись, несмотря на общее сходство, в каждом отдельном случае написания является уникальной. Кроме этого, практически всегда материалы чернил, используемые при нанесении факсимильной и живой подписей, отличаются. Отличается также и характер продавливания бумаги — в случае с факсимиле, она всегда продавливается равномерно. А при нанесении живой полноценной подписи — давление на пишущий инструмент в процессе написания изменяется.

Когда необходимо использовать живую подпись, а где можно обойтись печатью

Законодательство предполагает, что любые сделки, осуществляемые физическими лицами, должны сопровождаться их подписью. Кроме этого, подпись должна присутствовать на большинстве официальных документов, за исключением случаев, когда допускается применение исключительно печати юридического или физического лица, являющегося предпринимателем. Именно поэтому часто факсимильная подпись используется в составе печатей предприятий или вместе с ними в тех случаях, когда закон не предполагает обязательного применения живой подписи.

Логичным также является использование факсимильных подписей в ситуациях, когда они применяются для оформления бумаг, не являющихся полноценными документами. Например — различных грамот, открыток и поздравлений. Также, может применяться факсимиле и при ведении переписки. Во всех же юридически значимых сделках, где существуют риски возможных споров, следует прибегать к использованию живой подписи.

Таким образом, применять вместо живой подписи факсимиле стоит максимум в рамках внутренней документации, которая вряд ли будет проверяться, активно использоваться, и которая точно не станет объектом каких-либо судебных споров или иных разногласий. Во всех иных ситуациях лучше применять живую подпись. Допускается также применение факсимильной подписи в официальной документации в тех случаях, когда она не является обязательным элементом документов с точки зрения законодательства, но по тем или иным причинам востребована контрагентом или просто владелец факсимиле желает придать документации дополнительный вес.

Заключение

Живая подпись — это просто подпись человека, оформленная им лично при помощи пишущих средств. Законодательство практически не регламентирует применение подписи-печати с использованием факсимиле, однако в некоторых ситуациях такой механизм может быть допустимым, когда не предполагаются значимые юридические последствия или потенциальные спорные ситуации.

Источник