что такое непрофильные функции
Аутсорсинг: какие функции могут быть непрофильными
В условиях всеобщей глобализации узкая специализация является немалым преимуществом в жесткой конкурентной борьбе. Задача компании – сосредоточить все усилия на развитии бизнеса, не отвлекая силы и время на решение непрофильных задач. Ведь чем уже специализация, тем выше профессионализм и качество производимых товаров или оказываемых услуг. Но какая может быть эффективность, если до 20-30 и более процентов работников предприятия не связаны напрямую с основным родом деятельности, а выполняют вспомогательные функции?! Решение проблемы – передача этих функций сторонней, специализированной организации, такому же узкому специалисту, но в непрофильной для вашей компании сфере.
Узкий специалист лучше знает предмет
Речь идёт об аутсорсинге – передаче части производственных или бизнес-процессов сторонней компании. Приведём некоторые примеры эффективного сотрудничества в данной сфере:
Возможности
Возможностей аутсорсинга очень много, по сути это любая непрофильная для компании функция. Для заказчика это, в первую очередь, очевидное снижение затрат. Ведь гораздо быстрее и дешевле доверить оцифровку архива сторонней компании, чем содержать штат специалистов и создавать дополнительную структуру. Второе важное преимущество – это концентрация усилий на решении основных задач. Время руководителя – это важный ресурс, который необходимо использовать по прямому назначению. И третье – это качество услуг. В том же архивном деле компания аутсорсер имеет возможность нанять для ведения профильной деятельности лучших специалистов и оснастить их всем необходимым. Ведь для неё – это основной род деятельности, а за качество работ она отвечает перед заказчиком согласно договору возмездного оказания услуг.
Аутсорсинг: что и зачем стоит делегировать другой компании
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Например, фирмам не всегда выгодно и удобно содержать в штате уборщиков или собственную службу безопасности. Тогда они обращаются к частным охранным предприятиям или клининговым компаниям — экономят на подборе, обучении и оформлении персонала, но закрывают нужную задачу.
Слово происходит от английского outer source using, что можно перевести как «использование внешних источников». В современном виде аутсорсинг появился в 1930-х годах в США во период противостояния Ford и General Motors.
Руководитель General Motors Альфред Слоун встал у руля компании, когда та была на грани краха. Он разработал систему аутсорсинга — узкопрофильные производства и систему управления передали в руки специализированных фирм. Так Слоуну удалось не только догнать, но и значительно обогнать конкурента. Позже в Ford тоже пришли к этой модели бизнеса, но решительное лидер ство уже было утрачено.
Идея аутсорсинга не нова и для России. Например, еще в СССР существовали тресты столовых — объединения отдельных компаний, которые обеспечивали питания на советских предприятиях. Современные формы аутсорсинг приобрел в России только в 1990-е годы, с приходом рыночной экономики.
В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом
Фриланс — это привлечение частного самостоятельного специалиста без оформления в штат компании. Аутстаффинг — почти то же самое, только внештатных сотрудников нанимают из состава профильной организации.
Различия между этими формами трудовых отношений в объеме работы, времени сотрудничества и распределении ответственности. Фрилансеров привлекают, чтобы единоразово решить конкретную задачу. Например, компания может нанять дизайнера, который отрисует оговоренное количество изображений для определенного проекта. С такими специалистами заключают договор подряда, оказания услуг или авторского заказа.
Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные. В обоих случаях это долгосрочные отношения. Только в первом компания-наниматель платит за определенный объем работ и заключает договор об оказании услуг. Заказчику все равно, кто и где будет заниматься задачами, главное — чтобы они выполнялись качественно и в срок. Например, аутсорсер может на постоянной основе предоставлять фирме бухгалтерские услуги. Ей будет безразлично, кто, где и как делает это, если все работает должным образом.
При аутстаффинге компании заключают договор о предоставлении персонала. В этом случае заказчик платит за конкретных специалистов под определенное рабочее место. Так, можно найти продавца-аутстаффера, который будет стоять на кассе в магазине нанимателя. Тут важнее, не сколько клиентов обслужит работник, а какое количество часов и дней в неделю он будет занят делом.
Как работает аутсорсинг
На аутсорсинг можно передать любые функции и бизнес-процессы: PR, маркетинг, ИТ, HR, бухгалтерию, поддержку клиентов, клининг, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои задачи.
Другое правило — нельзя делегировать другим людям ключевые для вашего бизнеса элементы. Например, если организация готовит выпечку, нанять аутсорсеров для доставки пирожков может быть вполне эффективно. Но если подрядная фирма начнет придумывать рецепты и печь за вас, ваш бизнес просто потеряет свою суть.
Для нанимателя привлечение аутсорсеров начинается с выбора подрядчика. Например, если нужны бухгалтерские услуги, можно ориентироваться на рейтинг RAEX. Затем следует изучить потенциальных кандидатов: прайс-листы, варианты сотрудничества, отзывы клиентов и опыт.
Перед заключением договора также можно посетить офис аутсорсинговой фирмы, чтобы узнать, как и в каких условиях работают ее сотрудники. Заключая контракт, стоит обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения.
Когда вы наняли фирму на аутсорсинг, вам не нужно думать о начислении зарплаты ее работникам — вы просто оплачиваете услуги по договору. Но при этом нужно озаботиться контролем качества выполняемых задач. Для этого можно привлекать собственных штатных менеджеров или профильных специалистов.
Какие компании пользуются аутсорсингом
Еще в 2015 году около трети российских компаний использовали аутсорсинг. В 2017 году оборот этого рынка в России вырос на 10%, а в 2020 — уже на 13,7%. Корпорации по всему миру уже давно проявляют неугасающий интерес к этой практике.
Так Nike передала все производственные функции на аутсорс. Компания занимается только разработкой дизайна и продажами спортивной одежды и обуви в своих магазинах. Сами товары изготавливают подрядные организации, сосредоточенные в азиатском регионе. Это не помешало выручке Nike вырасти на 540% за последние десять лет.
Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Транспортные и производственные функции компания практически полностью возложила на сторонних подрядчиков, а сама занимается только розничными продажами через собственную сеть магазинов.
Kodak с 1989 года делегировала ИТ-задачи компании IBM. Их договор 22-летней давности считается отправной точкой в истории ИТ-аутсорсинга, после которой все больше корпораций стали обращать внимание на этот вид взаимодействия с подрядными организациями.
Google передает на аутсорсинг разработку некоторых продуктов и поддержку клиентов, сообщает Rubrain.com. Это позволяет компании обеспечивать качественную обратную связь с потребителями и сосредоточиться на ключевых задачах бизнеса.
Плюсы аутсорсинга
Аутсорсинг помогает сэкономить, получить доступ к высококвалифицированным кадрам и избежать привычных проблем, возникающих при найме работников в штат.
Вот некоторые из преимуществ таких трудовых отношений.
Минусы аутсорсинга
Работа с аутсорсерами имеет определенные риски, но большинство из них можно предугадать заранее и обезопасить себя соответствующими условиями в договоре.
Вот что это за риски.
Перспективы аутсорсинга в России
Как прогнозирует Ассоциация частных агентств занятости, спрос на аутсорсинг и аутстаффинг будет расти, а на поиск постоянного персонала, наоборот, снижаться. Операционный директор Gi Group Людмила Зорина считает, что эта тенденция, появившаяся из-за пандемии, сохранится и в будущем. В то же время исполнительный директор Kelly Services Юрия Ефросинина отмечает, что рынок аутсорсинга в России до сих пор меньше, чем в развитых странах, что говорит о его потенциале к еще большему росту.
По словам директора по развитию бизнеса ЦОД Tet Мориса Сперга, пандемия и кризис подтолкнули многие корпорации инвестировать в цифровую трансформацию, привлекать удаленных сотрудников и обращать больше внимания на облачные системы. С этими задачами помогают справиться аутсорсинговые компании.
Основатель «Школы бухгалтерского бизнеса» Полина Муртазина ожидает, что рынок аутсорсинга учетных функций в ближайшее время вырастет на 25–30%. Эксперт связывает это с возможностью фирм по бухгалтерскому и налоговому учету работать удаленно, что является важным критерием в постковидные времена
В сфере ИТ-аутсорсинга, по прогнозу BCG, будут меняться стратегии взаимодействия. Теперь компании начинают обращаться к провайдерам высокотехнологичных услуг за помощью в цифровой трансформации бизнеса. В вопросах кибербезопасности и обеспечения непрерывности процессов корпорации планируют больше опираться на собственные ресурсы.
Аутсорсинг в деятельности бюджетного учреждения
Автор: Орлова О. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Аутсорсинг является актуальным инструментом управления в секторе государственных услуг: заметная часть функций, ранее осуществляемых непосредственно государственными (муниципальными) органами власти и подведомственными им учреждениями, выполняется частными поставщиками через систему удаленного управления.
Руководителю БУ аутсорсинг позволяет сконцентрироваться на выполнении основной и внебюджетной деятельности, передоверив неключевые функции управления сторонним организациям, для которых эти функции выступают объектом профессиональной компетенции. Каковы же выгоды и риски, связанные с передачей части процессов БУ на аутсорсинг?
Понятие, сущность и правовые основы аутсорсинга
Термин «аутсорсинг» (outsourcing) пришел к нам из английского языка и означает использование чужих ресурсов. В русском языке аутсорсинг также называют удаленным администрированием. Сторонами по договору аутсорсинга выступают заказчик и поставщик услуг, последний еще именуется аутсорсером или провайдером.
Аутсорсингом в БУ можно считать такую стратегию управления, при которой непрофильные функции, непосредственно не связанные с выполнением государственного задания, передаются на обслуживание в другие организации с целью сосредоточения усилий на уставной деятельности. Аутсорсинг предполагает долгосрочные отношения, связанные с переносом выполнения части постоянных функций за пределы БУ. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом обслуживания, на аутсорсинг передаются функции на основе длительного контракта (не менее одного-двух лет).
В гражданском законодательстве понятие «аутсорсинг» отсутствует. Однако в соответствии с пп. 1 – 3 ст. 421 ГК РФ стороны свободны при заключении договора и могут заключить как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами договор, а также договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). Так, направление работодателем своих работников с их согласия на временной основе к лицу, не являющемуся работодателем данных работников, для выполнения ими определенных их трудовыми договорами трудовых функций в интересах, под управлением и контролем принимающей стороны предусмотрено ст. 18.1 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1. Кроме этого, впп. 4 п. 1 ст. 148 и пп. 19 п. 1 ст. 264 НК РФ назван такой вид деятельности, как услуги по предоставлению персонала сторонним организациям, что свидетельствует о признании легитимности аутсорсинга налоговым законодательством.
Причины эффективности аутсорсинга
В государственном секторе аутсорсинг получил взрывной рост, когда благодаря повышению конкуренции на рынке коммерческих услуг стала возможной реальная экономия от передачи непрофильных функций на сторону. Наибольший эффект достигается за счет минимизации такой категории расходов, как затраты капитального характера. Для региональных и местных бюджетов особенно болезненны единовременные затраты значительной величины, подчас они просто непосильны. При аутсорсинге эти затраты берет на себя аутсорсер (поставщик услуг), что сглаживает колебания в расходовании средств бюджета.
Основные цели, которые достигаются при передаче функций на аутсорсинг:
оптимизация и повышение эффективности деятельности учреждения;
оптимизация затрат, связанных с выполнением непрофильных (вспомогательных) функций;
привлечение внешних специалистов, обладающих необходимой квалификацией, компетенцией, знаниями и опытом работы в областях, являющихся вспомогательными или непрофильными для учреждения;
снижение зависимости от ресурсных ограничений (в первую очередь финансовых и кадровых) по сравнению с ситуацией, когда учреждение задействует собственные ресурсы для выполнения вспомогательных или непрофильных функций;
доступ через аутсорсера к передовым технологиям управления непрофильными процессами;
перевод издержек БУ из категории постоянных в переменные;
высвобождение времени руководителя БУ для выполнения государственного задания и развития внебюджетной деятельности;
сокращение расходов на содержание персонала;
высвобождение производственных помещений.
Наконец, для малых БУ, масштаб деятельности которых не оправдывает выполнение какой-либо непрофильной функции даже одним сотрудником, передача этой функции внешнему провайдеру может стать единственным приемлемым способом ее выполнения.
Какие функции передаются на аутсорсинг?
Известный американский криптограф, писатель и специалист по безопасности Брюс Шнайер считает, что операции, передаваемые на аутсорсинг, имеют одну из трех следующих характеристик: «Они сложны, они важны или они обременительны». На аутсорсинг обычно передается та часть работы, которая выполняется в подавляющем большинстве организаций, но при этом не является для них ключевой. Как правило, профессиональная подготовка в госучреждениях рассчитана на развитие навыков персонала, занятого в основных, а не вспомогательных процессах. Аутсорсер, напротив, становится профессионалом в тех областях, которые для его заказчиков являются второстепенными зонами внимания, а для него самого – основной компетенцией, что позволяет аутсорсеру предлагать услуги на уровне самых передовых технологий.
Для любой организации важно (а для бюджетного учреждения вдвойне – из-за особенностей антимонопольного законодательства), чтобы на аутсорсинг передавались только те функции, которые не связаны с принципиально важными процессами. Возможность заменить поставщика в любой момент, если в этом возникнет потребность, – признак того, что переданный процесс не относится к категории принципиальных. Выполнимость названного условия обеспечивается большим количеством независимых друг от друга поставщиков.
Практика показывает, что бюджетные учреждения передают на аутсорсинг такие хозяйственные функции, как:
обслуживание, содержание зданий, сооружений;
обслуживание систем охранной и пожарной сигнализации, кондиционирования, вентиляции, электро- и водоснабжения, канализации;
учет потребления тепло- и электроэнергии, холодной и горячей воды, расчет оптимизации энерго- и водопотребления;
управление системами связи, интернет-, радио-, телекоммуникаций, сервисными системами, аварийными системами, системами доступа;
организация горячего и лечебного питания в образовательных и медицинских учреждениях;
организация медицинского обслуживания учащихся в образовательных учреждениях;
клининг (уборка) помещений, зданий и территории учреждений, озеленение территории;
организация доставки школьников в образовательные учреждения;
организация транспорта с экипажем для скорой помощи.
Риски аутсорсинга
Хотя привлечение аутсорсеров призвано повышать эффективность деятельности, в большинстве случаев передача сторонним исполнителям выполнения функций приводит к формированию новых рисков.
Основные риски аутсорсинга
Вид риска
Сущность риска
Проявление риска при аутсорсинге
Размывание сущности БУ из-за чрезмерного злоупотребления аутсорсингом
Зависимость от деятельности поставщика услуг.
Зависимость непрерывности выполнения функции от возможных сбоев в работе аутсорсера (риск нарушения бесперебойности оказания им услуги)
Нарушение аутсорсером нормативных правовых актов и положений договора
Наличие в договоре об аутсорсинге положений, ущемляющих интересы учреждения.
Зависимость от добросовестности выполнения соглашения об аутсорсинге (риск несанкционированных действий со стороны исполнителя).
Досрочное одностороннее прекращение предоставления услуг
Нарушения и ошибки со стороны аутсорсера и его сотрудников
Неверная оценка ресурсов, возможностей (кадровых, финансовых, технических) и потенциала поставщика услуг, необходимых для выполнения взятых им на себя обязательств.
Недостаточный уровень качества услуг аутсорсера.
Утечка конфиденциальных сведений в публичное пространство, несанкционированный доступ к защищаемой информации, несанкционированное изменение, уничтожение, потеря или хищение защищаемой информации.
Приписки при подсчете гонораров
Проявление как отдельной угрозы крупного риска, который может вызвать нежелательные последствия вплоть до неспособности учреждения продолжать свою деятельность
В случае, когда относительно небольшое количество аутсорсеров оказывает услуги многим учреждениям (например, на несколько регионов приходится всего-навсего один поставщик), образуется системная угроза
Требования к аутсорсеру
Идеальный аутсорсер – это компетентная, добросовестная, финансово устойчивая организация, имеющая сотрудников с передовыми знаниями и экспертным опытом.
Поскольку аутсорсинг предполагает длительные отношения, важно, чтобы аутсорсер был заинтересован в БУ как клиенте. Достигается эта цель путем поиска такого аутсорсера, финансовый потенциал которого существенно, но не кардинально зависел бы от денежного потока, направляемого в его адрес БУ в качестве платы за услуги. В переводе на язык цифр это означает, что выручка от услуг, предоставляемых БУ, должна составлять 5 – 7% от общей выручки аутсорсера.
В договоре аутсорсинга должны быть четко прописаны права и обязанности БУ и аутсорсера. Желательно оговорить, что руководитель БУ имеет право доступа в любой момент к записям аутсорсера, касающимся оказания им услуг БУ. Не стоит упускать требование о соблюдении конфиденциальности со стороны аутсорсера, а также ответственности за нарушение условий соглашения. Кроме этого, рекомендуется ввести в договор понятие «инцидент», под которым понимается событие, вызвавшее снижение качества услуг, прекращение или задержку в оказании услуг, несоблюдение режима технологического процесса, нарушение положений федеральных законов и иных нормативных актов РФ.
Кроме стандартных условий, в договоре можно прописать следующие положения:
обязанность аутсорсера информировать бюджетное учреждение об инцидентах в течение трех часов после их выявления, а также о мерах, принятых для управления наступившими инцидентами;
возможность проведения регулярных (не реже раза в квартал) встреч представителей учреждения и аутсорсера для обсуждения статуса исполнения договора;
основания для отказа бюджетного учреждения от исполнения договора аутсорсинга в одностороннем внесудебном порядке в случае смены владельцев (участников) аутсорсера, изменения его финансового состояния, потенциала, ресурсов и возможностей в отношении выполнения услуг, а также в случае возникновения инцидентов.
Оценку поставщика услуг целесообразно проводить и перед заключением договора с ним, ив дальнейшем на регулярной основе. Анализ аутсорсера включает в себя:
оценку ресурсов, потенциала и возможностей для обеспечения надлежащего объема и качества услуг;
оценку опыта и репутации поставщика;
оценку его финансового состояния;
проверку наличия у поставщика программ повышения квалификации персонала;
проверку наличия у него необходимых лицензий, предусмотренных законодательством о лицензировании отдельных видов деятельности;
выявление прошлых инцидентов;
изучение политики поставщика по устранению последствий инцидентов.
Для оценки качества услуг в процессе исполнения договора ниже приведен примерный перечень показателей работы.
Показатель качества услуг
Порядок определения показателя
Абсолютное или процентное выражение количества инцидентов за определенный период времени
Удовлетворенность качеством обслуживания
Степень соответствия реализации договора потребностям учреждения
Время реакции на обращение БУ
Время, прошедшее с момента поступления и регистрации сообщения учреждения об инциденте до фактического начала работ по факту обращения
Время закрытия инцидента
Время, прошедшее с момента фактического начала работы над инцидентом до его фактического устранения
Время решения инцидента
Суммарное время, прошедшее с момента поступления и регистрации сообщения БУ об инциденте до его фактического устранения
Максимальное время реакции аутсорсера
Время, необходимое поставщику услуг при сбоях в работе для устранения их последствий
В качестве иллюстрации инцидентов, получивших широкую огласку, назовем три события:
отравление детей в школах;
забастовка водителей скорой помощи (опасения работников о том, что аутсорсинг ущемляет их права, подтвердились в период коронавируса, так как возникли затруднения в получении ими надбавок за работу с больными COVID-19);
нарушение режима утилизации бланков с персональными данными клиентов (например, вынос документов вместе с бытовым мусором).
Заключение
Делающему ставку на аутсорсинг бюджетному учреждению надо подстраховать себя как минимум планом мероприятий на случай отказа поставщика от выполнения своих обязательств (то есть иметь так называемую стратегию выхода). Ведь в случае расторжения действующего договора БУ потребуется гораздо больше времени (по сравнению с коммерческими организациями) на возобновление выполнения функций собственными силами либо с привлечением иного поставщика услуг. Связано это с необходимостью получения дополнительного бюджетного финансирования или проведения незапланированных закупочных процедур.
Оптимизация штата и передача на аутсорсинг непрофильных функций
«Руководитель автономного учреждения», 2012, N 12
Документ функционального назначения
В прежней системе взаимоотношений с учредителем, основанной на сметном финансировании, руководитель ОУ был заинтересован в «раздувании» штата, чтобы работники получали более или менее достойную зарплату. Сейчас появилась возможность обеспечить ее на уровне экономики региона (в нашем учреждении этот уровень уже достигнут) и выше именно за счет оптимизации штатного расписания и использования преимуществ автономии.
Основой оптимизации штатного расписания стала формула «человек = должность». В условиях сметного финансирования эта формула не действовала: количество сотрудников оказывалось одним, а единиц в штатном расписании было намного больше. Сегодня в учреждении все позиции закрыты, вакансий нет. Но если потребуется включить новую должность в штатное расписание, мы ее введем ради конкретного специалиста.
В 2008 г. штатное расписание состояло из 169,3 единицы (хотя по факту работало 110 человек), а среднегодовой контингент обучающихся был 781 человек. Динамика сокращения штатной численности персонала за последующий период такова:
Как видно из таблицы, общая численность персонала в 2012 г. увеличилась по сравнению с 2011 г. на одного человека, однако это не означает, что оптимизация остановлена. Рост числа работников связан с увеличением объема госзадания, а также числа коммерческих групп (численность обучающихся на 1 ноября 2012 г. составила 1164 человека).
Способы оптимизации штата
Логика перевода основного персонала на договоры гражданско-правового характера заключается в следующем. В штате любого учреждения всегда есть несколько преподавателей, которые по разным причинам не хотят иметь большую нагрузку. Но руководителю это невыгодно, поскольку зарплата таких работников снижает среднюю заработную плату по учреждению. Кроме того, при действующем Порядке аттестации педагогических работников преподавателю пенсионного возраста практически невозможно сохранить ранее полученную высшую категорию, поскольку он снизил темпы и эффективность деятельности. Однако как педагога мы его по-прежнему высоко ценим.
Порядок аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений, утв. Приказом Минобрнауки России от 24.03.2010 N 209.
В связи с этими обстоятельствами учреждение может предложить такому преподавателю перейти на гражданско-правовой договор, определив для работника достаточно высокую стоимость часа, никак не связанную с ученико-часами (после перехода в автономию колледж отказался от применения новой отраслевой системы оплаты труда и разработал свою тарифную сетку, зависящую от квалификации и рейтинга преподавателя, специфики и уровня образовательных программ и др.).
В категорию учебно-вспомогательного персонала входят служащие, специалисты, руководители структурных подразделений (часть из них является педагогическими работниками). Резерв для сокращения здесь ограничивается числом развиваемых направлений и реализуемых проектов в колледже. К примеру, штат библиотеки ранее составлял два человека, включая заведующего. Сегодня библиотека вошла в состав информационно-консультационного центра, который возглавляет один человек.
Однако в отношении этой категории сотрудников применяется другой способ оптимизации. На мой взгляд, надо дать работникам возможность набрать столько функционала, сколько они могут выполнять, поэтому многие совмещают две и более должности. В частности, раньше в штатном расписании колледжа были диспетчер по расписанию и архивариус. Теперь функциональные обязанности, установленные для первой должности, исполняет преподаватель информатики (за что ей полагаются соответствующие доплаты и стимулирующие выплаты), а архивом занимается инженер по обслуживанию здания. Кстати, другому преподавателю информатики переданы функции заместителя директора по информационным технологиям (обеспечение электронного документооборота, ведение сайта учреждения, размещение в Интернете информации о закупках, обучение персонала информационным технологиям и др.).
Вывод из направлений деятельности колледжа вспомогательных, обслуживающих функций на аутсорсинг и аутстаффинг первоначально осуществлялся директивным (сверху) путем. Образовательные учреждения подвигал к этому учредитель (на тот момент его полномочия осуществляло агентство по управлению государственными учреждениями Пермского края), который в первую очередь был нацелен на развитие экономической деятельности подведомственных учреждений. Однако передача непрофильных функций сторонним организациям не происходила в приказном порядке. Для руководителей образовательных учреждений учредитель создал экономические стимулы оптимизации: результаты работы руководителей оценивались в том числе по критерию «вывод непрофильных функций на аутсорсинг» и за выполнение этого показателя предусматривалась хорошая премия. В конечном счете выбор времени передачи, способа и объема применения аутсорсинга (аутстаффинга) оставался за учреждением. В свою очередь, директор выбирал, получить ли вознаграждение за передачу каждой функции на аутсорсинг.
В 2008 г. многие из нас не знали значения слов «аутсорсинг» и «аутстаффинг». Внедрение этих инструментов наталкивалось на серьезное сопротивление директоров, которое, например, возникало из-за того, что неправильно просчитывалась будущая выгода от аутсорсинга. Некоторые руководители считали, что выгоднее содержать своих уборщиц. Конечно, услуги клининговой компании стоят дороже, чем оплата труда собственного обслуживающего персонала. Однако кроме зарплаты уборщиц существуют начисления на нее, оплата больничных, отпусков, расходы на спецодежду, инвентарь, моющие средства, содержание подсобных помещений, объявления о поиске работника (по этой позиции всегда большая текучка). Если суммировать все перечисленные расходы, получится, что совокупные затраты на уборку помещений собственными силами значительно выше, чем стоимость услуг клининговой компании.
Аутсорсинг и аутстаффинг
Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
Особого подхода требует перевод на аутсорсинг столовой. Если в учреждении сохраняется контингент обучающихся по программам начального профессионального образования, предметом договора становится предоставление услуг по приготовлению горячего питания для этой категории учащихся. В других случаях столовая передается в аренду индивидуальному предпринимателю или коммерческой организации, а сам договор оформляется в соответствии с действующим в регионе порядком.
Однако наиболее трудным вопросом является покупка у аутсорсера бухгалтерских услуг. В первую очередь надо решить, какие бухгалтерские функции будут переданы. В Пермском крае большинство образовательных учреждений оставили в штатном расписании главного бухгалтера и кассира, при этом передали на аутсорсинг учет товарно-материальных ценностей и заработной платы, начисление стипендии и др. Наш колледж предпринимательства принял решение о передаче на аутсорсинг бухгалтерии в полном объеме, включая функции главного бухгалтера (кстати, учредитель отнесся к этому хорошо). Мы считаем такой путь правильным. Ведь если в учреждении остается главбух, его роль сводится к тому, чтобы собирать первичные документы, составлять реестр и отдавать аутсорсеру.
Аудиторской фирме передана вся ответственность за ведение бухгалтерского учета и отчетности (в том числе перед учредителем, налоговой и другими организациями). За собой мы оставили функцию финансово-хозяйственного планирования и контроля: главный специалист по экономике разрабатывает план ФХД, ведет сбор, подготовку и обработку первичных документов (в том числе платежных), составляет реестр, контролирует сроки платежей, а также проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности.
Выбранный путь полтора года назад позволил получить наибольший эффект от аутсорсинга. Цена договора оказалась значительно ниже, чем затраты на содержание бухгалтерии (пять ставок бухгалтеров, включая главбуха, помещение, компьютеры, оргтехника, канцелярские товары, другие расходные материалы, транспорт и коммунальные платежи, переобучение и пр.).
Аутстаффинг используется в том случае, если выгоднее «купить» работника, а не услугу. Например, в штатном расписании колледжа до 2011 г. значилась должность главного специалиста по вычислительной технике. В его обязанности входили обслуживание всей компьютерной и оргтехники, компьютерной сети, обеспечение образовательного процесса программными средствами обучения и многое другое. Его присутствие на работе требовалось иногда в первую, а иногда во вторую смену.
Передача такой функции на аутсорсинг обойдется очень дорого, зато аутстаффинг позволяет взять работника «в аренду» и пользоваться его услугами по своему усмотрению. При этом в период больничного, отпуска специалиста фирма предоставляет другого работника. А в каникулярный (зимний, летний) период можно отказаться от услуги, что сэкономит учреждению деньги.
Аутсорсинг основных услуг
Экономический эффект от оптимизации штатного расписания трудно поддается исчислению. Однако, поскольку этот процесс рассматривается как инструмент повышения заработной платы, можно использовать в качестве индикатора эффективности динамику изменений средней зарплаты работников:
Таким образом, заработная плата за этот период выросла более чем в два раза. Достичь этого позволило сокращение штатной численности персонала при одновременном увеличении фонда оплаты труда, снижении расходов на содержание учреждения и росте внебюджетных доходов.