что такое глн предприятия
GLN: что это такое и где его взять: этапы получения глобально-уникального номера
В этой статье мы разберем, что это – GLN номер поставщика, как он переводится и для чего нужен. Он серьезно облегчает взаимодействие между ERP и информационными системами, гарантирует уникальность каждой компании, которой присвоена эта комбинация. Если в современном цифровом формате фирма пропускает через себя документы только в бумажном виде, то это плохо. С таким подходом сильно ограничивается потенциал развития предприятия, теряются важные бумаги, совершаются ошибки в реквизитах, адресах и других строчках. Чтобы этого не допустить, стоит развиваться и менять технологии, а не оставаться на месте. Давайте разбираться, как это сделать.
Что такое GLN — личный неповторимый номер и что с ним делают
Это уникальное сочетание цифр, которое помогает определить компанию среди других и создает возможность подключения к электронному документообороту и сервису EDI. Именно поэтому требуется получить идентификационный код. Это не просто очередная формальность, которой обязывают пользоваться всех предприятия в стране. Это инструмент, который открывает интересные возможности, но о них мы поговорим ниже.
Применяется в различных системах для того, чтобы кратко и полно описать юридическое лицо в документах. Он не повторяется, уникален для каждой фирмы. Он создан таким образом, что с его помощью можно легко определить не только конкретное юридическое лицо, но также его физические объекты – о каком подразделении, филиале или складе идет речь.
Обычно состоит из 13 цифр. В начале ставится префикс страны – для России это комбинации 460-469. В конце – контрольное число. Главное требование, которое всегда должно выполняться – неповторимость. Если одному предприятию он был присвоен, то ни для какого другого уже не может быть использован.
Кроме того, EDI работает исключительно в соответствии со своими жесткими стандартами, поэтому без этого номера недоступен обмен данными. Это важная опция, ведь в Финляндии, России и Бразилии все организации идентифицируются только по GLN. Частичным аналогом в РФ допустимо назвать БИК, ИНН и подобные. Каждый из этих видов призван, чтобы выделять организацию среди тысяч таких же. Но в любой стране свои стандарты кодирования, поэтому в случае, когда взаимодействуют две компании из разных государств, нужно использовать международные комбинации цифр, это поможет решить проблему подготовки коммерческих документов.
Сейчас список ГЛН контролируется специально созданной ассоциацией под названием GS1. Она занимается вопросами, связанными со стандартизацией учета и использования ШК на разных логистических единицах. У фирмы есть представительство во всех странах, в том числе и в РФ.
В каких целях пригодится
Когда предприятие использует только бумажный документооборот, то в каждой сделке и договоре придется прописывать все имена, адреса, реквизиты. Нужно вписать информацию для перевозчика, продавца и покупателя. Все эти строчки занимают много места. Часто встречаются ошибки, которые делают документ юридически недействительным. Из-за этих помарок и описок приходится много раз переделывать бумаги, это занимает массу времени. Кроме того, постоянно следует поддерживать рабочую документацию в актуальном состоянии и под рукой.
Если пользоваться электронным документооборотом, то для взаимодействия между разными станциями, ERP или информационными системами потребуется только использовать ГЛН. Если его задействовать, то все нужное легко достать автоматически, не заглядывая в архивы.
Есть глобальный реестр, доступ в который открывается по коду, эта информация хранится партнерами также во внутренних сетях. Регулярно и централизованно проходит обновление.
С помощью идентификатора получается определить компанию или ее подразделение как внутри фирмы, так и за ее пределами. Можно узнать, какой это тип объекта – офис, склад, производственный или распределительный центр, место торговли, уточнить его регион, контактные данные. Становятся видимыми банковские реквизиты, требования к доставке товаров и ограничениям.
Для чего используется:
При помощи ГЛН можно:
Давайте все же уточним, Global location number, что же это такое – код, который используется, чтобы определить:
Для каждого подразделения внутри одной организации создается свой отдельный ГЛН, чтобы можно было их различать, например, отличить один распределительный центр от другого. При желании можно даже отделить какой-то этаж или кабинет, причал в порту или двор.
Можно не формировать каждый раз новый номер, например, для стеллажей. Реально просто задействовать тот же идентификатор, только в виде формулы. Особенно это актуально, если фирме требуется решение для отслеживания товарных запасов. Подобная система помогает организовывать понятное и наглядное управление.
Если же у компании много филиалов или сложная структура, то предпочтительнее все же формировать для каждого случая отдельные комбинации.
Получение GLN-кода
GLN (Global Location Number) — это специальный код, по которому можно идентифицировать производителя, узнать о его местонахождении. Номер GLN используется для электронного документооборота, присваивается индивидуально для каждого предприятия, его подразделений и отдельных объектов.
С 2021 года GLN код необходимо указывать при регистрации деклараций и оформлении сертификатов на продукцию. Данное требование распространяется на иностранных производителей, выпускающих продукцию в обращение на территории стран-участниц ЕАЭС.
Что такое GLN простыми словами
Обмен информацией в коммерческой деятельности может осуществляться письменными документами, в электронной форме. Цифровой документооборот осуществляется в различных информационных системах, приложениях и онлайн-сервисах. Чтобы избежать хаоса при идентификации компаний, была введена международная кодировка GLN. Суть ее заключается в следующем:
Использование GLN отменяет необходимость заполнять множество документов и форм с реквизитами и адресными данными юридического лица. Вся информация будет подставлять автоматически при считывании сканером, обработке программами и приложениями.
Сведения о владельце номера хранятся в глобальном международном реестре. Это позволяет использовать систему идентификации в документообороте с партнерами со всего мира. Российские компании могут получить Global Location Number через национальных операторов GS1.
Где применяется
Global Location Number изначально вводился для упрощения документооборота и идентификации торговых партнеров. По указанному коду можно получить следующую информацию:
Для компаний с большой и сложной структурой можно оформить GLN на каждый отдел, филиал, структурное подразделение. Например, крупная торговая сеть может оформить номера на каждый свой магазин и склад. Для считывания номера на документы и товар наносятся штрих-коды, либо электронные метки EPC/RFID. Их использование ускоряет и оптимизирует поставки, отгрузку и приемку продукции.
Большинство крупных торговых сетей и маркетплейсов работают с поставщиками через электронный документооборот. Поэтому предпринимателям, которые планируют продавать товары таким способам, необходимо иметь ЭЦП, получить Global Location Number. Для многих видов продукции использование кода в маркировке является обязательным требованием. Например, изготовители, импортеры и оптовые продавцы лекарств обязаны указывать этот номер на транспортной упаковке.
С января 2021 года вступил в силу Приказ МЭР № 478. Им введен новый порядок регистрации деклараций соответствия на продукцию. Одним из новых требований является указание в декларации GLN-номера для производителей. Поэтому до прохождения декларирования необходимо получить код GLN.
Как выглядит GLN
Идентификатор GLN всегда включает 13 цифр. В нем «шифруются» данные об организации. предпринимателе или их объектах. Первые 2 или 3 цифры в коде всегда отданы под национальный префикс. Например, для российских компаний присваивается префикс в диапазоне 460-469. По префиксу можно сразу понять, из какой страны ваш партнер по сделке.
Последний символ является контрольным числом. Остальные цифры используют для кодирования информации о компании или объекте. Произвольно сделать себе набор из 13 цифр и использовать его в документах нельзя, так как его не распознает система электронного документооборота.
Как получить номер GLN
Реестр кодов Global Location Number ведется в международной системе GS1. В каждой стране есть официальные операторы указанной системы, которые занимаются проверкой заявок и документов, присвоением GLN. Также эти услуги могут оказывать официальные провайдеры международной системы электронного документооборота EDIN.
Процесс получения Global Location Number заключается в следующем:
Есть еще один вариант получения кодов. Для этого можно вступить в ассоциацию GS1, после чего коды будет присваиваться бесплатно. Но членство в ассоциации GS1 обязывает платить вступительные и ежегодные взносы. Поэтому такой вариант подойдет только крупным компаниям.
До истечения срока действия Global Location Number его можно продлить. Для этого также необходимо обращаться к провайдерам GS1. При продлении числовая комбинация не изменится, поэтому вносить изменения в договоры, документы и маркировку не придется.
Электронный обмен данными (EDI)
Сфера применения
В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов.
Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами существенно ограничивает потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков.
Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие действия:
На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.
Что плохо
Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы работы:
Также применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые позволяют существенно увеличить оборот между партнерами и повысить их конкурентноспособность на рынке.
Где же выход?
Существует решение, которое позволяет преодолеть все названные ограничения и предоставить новые возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange).
Что это такое?
EDI – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.
При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)).
Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.
В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.
На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.
Как устроен EDI?
Базовые принципы:
Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов.
При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных “бумажных” документов, применяемых в экономической деятельности.
Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц – глобальные справочники данных и технология их синхронизации.
Стандарты
EDI базируется на следующих основных стандартах:
В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными из которых являются:
Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:
Зачем нужен GLN?
Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код, идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента или его структурное подразделение или объект).
Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1( в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС.).
Идентификационные номера GLN ежедневно широко используются более чем 200.000 компаний, занимающихся различными видами предпринимательской деятельности
Преимущества идентификационных номеров GLN
Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании.
При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:
Основные виды сообщений
Основными считаются следующие сообщения EDI :
Технология работы
Технология EDI предполагает использование единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация контрагентов ведется с использованием GLN-номеров. Присвоение кодов GTIN и GLN номеров осуществляет национальная ассоциация GS1 (в РФ – Ассоциация Автоматической Идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС).
Для перехода к использованию технологии EDI необходимо подключение партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими сообщениями (платформа электронной коммерции), использование средств преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных» сообщений адресату. Такая схема взаимодействия позволяет один раз подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, а не создавать и настраивать способ обмена документами с каждым контрагентом.
Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – авторизованные провайдеры EDI. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса. Важно участие именно авторизованного провайдера, т.к. это гарантирует как высокий технический уровень предоставляемых услуг и уровень сервиса, так и соответствие услуг стандартам GS1, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в т.числе и с международными).
Первоначально сообщения передавались по специализированным (частным) сетям и каналам связи, что могли позволить себе лишь крупные компании. Появление Интернет и возможность использования его в качестве канала передачи EDI-сообщений произвело революцию и EDI стал доступен малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям.
Типичная цепочка взаимодействия контрагентов при использовании EDI выражается следующей схемой:
При этом все сообщения передаются максимально оперативно и с уведомлениями о гарантированной доставке.
В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:
Гарантии достоверности и конфиденциальности
Провайдер обеспечивает достоверность, конфиденциальность, оперативность и гарантированность передачи сообщений.
Безопасность и конфиденциальность обеспечиваются шифрованием сообщений и использованием алгоритмов защиты информации и протоколов и каналов передачи конфиденциальной информации (содержимое EDI-сообщений не доступно никому, кроме отправителя и получателя (даже администраторам платформы)).
Достоверность – использованием технологий передачи сообщений, исключающих возможность коррекции документа в процессе передачи (проверка контрольных сумм сообщений на каждом участке и т.д.).
Гарантированность доставки – механизмом оповещений о местонахождении сообщений и автоматическим оповещением отправителя о доставке сообщения.
Удобство и выгоды
Основные преимущества технологии:
Преимущества появляются за счет:
Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии.
Наиболее восприимчивые области применения:
Практические рекомендации по внедрению
Чтобы начать обмениваться документами по EDI необходимо:
Для более детального знакомства с технологией EDI и практикой ее применения приглашаем посетить наш семинар «Электронный обмен данными (EDI)»
Памятка для получения GLN-номера
Для получения GLN-номера необходимо обратиться в Ассоциацию ГС1 Бел. Также на сайте Центра Систем Идентификации размещен пошаговый алгоритм для получения GLN.
GLN (Global Location Number) – единый международный идентификационный номер, предназначенный для точного и краткого обозначения как предприятий в целом, так и их филиалов и подразделений; отделов, не имеющих статуса самостоятельного субъекта хозяйствования, (например, бухгалтерия, расчетный отдел, отдел снабжения, отдел сбыта и т.д.).
Кроме этого GLN предназначен для идентификации физических объектов (отдельное помещение в здании, склад, пункт поставки, пункт передачи).
В первую очередь GLN используются в EDI для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений EANCOM, а также других сторон, участвующих в коммерческой транзакции: покупателя, продавца, перевозчика и т.д. Может также применяться в автоматической идентификации для обозначения физических объектов и адресатов, нанесения информации на транспортных единицах.
Эти номера однозначно идентифицируют набор информации, известной только партнёрам по торговой сделке, заключаемой с использованием сетей передачи данных.
Каждый объект определяется уникальным идентификационным номером. Система GS1 гарантирует неповторяемость этих номеров в масштабе международной сети товарообмена. По значению GLN, введенному в память компьютера, в базах данных (поиск по GLN номеру) происходит проверка всей информации, соответствующей именно этому GLN.
GTIN и GLN при подтверждении соответствия
29 января 2021 года был опубликован Приказ Минэкономразвития №877 📄 от 30 декабря 2020 года, в котором, среди прочего, есть изменения в Приказ №478 📄 от 31 июля 2020 года в части указания кодов GLN производителя и GTIN продукции в процессе регистрации декларации.
Глобальный идентификатор продукции GTIN можно не указывать, если его нет.
Глобальный локационный номер изготовителя GLN для импортной продукции можно не указывать только до 1 июля 2021 года. Для евразийской же продукции его по-прежнему можно вообще не указывать.
Аналогичные положения по обязательному указанию GLN для импортной продукции и добровольному указанию GTIN содержатся также в Постановлении Правительства №1856 📄 от 18 ноября 2020 года, определяющем правила ведения реестра сертификатов соответствия.
Но к 1 июля 2021 года были приняты Постановление Правительства №936, определяющее порядок регистрации деклараций, и Постановление Правительства №935, вносящее изменение в Постановление №1856.
Изменения касаются указания кода GLN производителя. Точнее, того, что можно указывать вместо него (иной идентификатор или координаты ГЛОНАСС). Но эти положения вступают в силу только 1 сентября 2021 года. Подробнее в текстах конкретных документов ниже.
GTIN и GLN при декларировании (Постановление №936)
Требования по их указанию содержатся в тексте Постановления Правительства №936 (раздел 1, пункт 8). Изменения, действующие с 1 сентября 2021 года, подчёркнуты:
8. Заявление о регистрации декларации о соответствии содержит следующие сведения: [..]
б) наименование и местонахождение изготовителя продукции, адрес (адреса) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, в том числе с указанием глобального номера местоположения GLN (Global Location Number) в случае декларирования соответствия продукции, произведённой за пределами территории Российской Федерации и территорий государств — членов Евразийского экономического союза.
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number) указываются:
информация об отсутствии сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number);
иной индивидуальный идентификатор, позволяющий в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, из числа включенных в перечень таких идентификаторов, формируемый национальным органом по аккредитации на основе информации, представляемой заявителями, с учётом наличия соглашения с регистрирующим органом (оператором системы), осуществляющим присвоение соответствующих идентификаторов.
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number) и об ином индивидуальном идентификаторе, позволяющем в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, предусмотренном абзацем четвёртым настоящего подпункта, указываются определяемые по сигналам Глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС географические (геоцентрические) координаты (широта, долгота) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции;
в) информацию об объекте декларирования, позволяющую его идентифицировать, в том числе сведения о продукции, включая: [..]
глобальный идентификационный номер торговой единицы (GTIN) (при наличии, по выбору заявителя);
GTIN и GLN при сертификации (Постановление №1856)
Требования по их указанию содержатся в статье 17 Постановления Правительства №1856 (изменения, действующие с 1 сентября, подчёркнуты):
17. Для внесения в единый реестр сведений о сертификате соответствия в единый реестр передаются следующие сведения и электронные образы (скан-копии) документов: [..]
и) наименование и место нахождения изготовителя продукции, адрес (адреса) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, в том числе с указанием глобального номера местоположения GLN (Global Location Number) в случае сертификации продукции, произведённой за пределами территории Российской Федерации и территории стран — членов Евразийского экономического союза;
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number):
указывается информация об отсутствии сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number);
указывается иной индивидуальный идентификатор, позволяющий в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции из числа включенных в перечень таких идентификаторов, формируемый национальным органом по аккредитации на основе информации, представляемой заявителями, с учётом наличия соглашения с регистрирующим органом (оператором системы), осуществляющим присвоение соответствующих идентификаторов.
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number) и об ином индивидуальном идентификаторе, позволяющем в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, предусмотренном в абзаце четвёртом настоящего подпункта, указываются определяемые по сигналам глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС географические (геоцентрические) координаты (широта, долгота) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции; [..]
л) информация об объекте сертификации, позволяющая его идентифицировать, в том числе сведения о продукции, включая: [..]
глобальный идентификационный номер торговой единицы (GTIN) (при наличии, по выбору заявителя);
Требования GTIN и GLN при оценке соответствия по техрегламентам ЕАЭС
Ни в одном из технических регламентов ЕАЭС и ни в любом другом евразийском нормативном документе не содержится никаких требований по указанию идентификаторов GTIN и GLN при прохождении обязательной процедуры оценки соответствия.