чем занимается служба доу

Основные вопросы темы. 1. Служба ДОУ: наименование, структура, задачи

1. Служба ДОУ: наименование, структура, задачи.

2. Функции службы ДОУ.

3. Регламентация деятельности службы ДОУ.

1. Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) – самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ. Служба ДОУ может быть также представлена отдельным сотрудником (секретарем-референтом).

Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Наименование и структура службы устанавливаются в соответствии с принадлежностью ее к той или иной группе организаций: в министерствах и ведомствах – управления делами; в государственных организациях среднего и низшего звена – отдел ДОУ или канцелярия; в ассоциациях и концернах, совместных организациях, акционерных обществах – по решению руководства, правления, общего собрания; в общественных организациях – общий отдел; в организациях, не имеющих службы ДОУ, и структурных подразделениях – секретарь руководителя (инспектор) или другое специальное назначенное лицо.

Состав управления делами: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководитель ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Состав отдела ДОУ или канцелярии: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Состав общего отдела: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально- множительное бюро, архив.

Задачи службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, государственными стандартами и другими действующими нормативами;

• сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

2. Функции службы ДОУ:

• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов, внесение в них соответствующих изменений;

• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• организация изготовления документов на компьютере, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

• разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

• осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация работы архива;

• повышение квалификации работников службы ДОУ и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

• организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

3. Работа службы ДОУрегламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе Примерного положения (см. ГСДОУ, с. 63–69). Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации. Должностные инструкции разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструк- циями, методическими рекомендациями и т.д.

Один из важнейших документов, обеспечивающий нормативно упорядоченное функционирование всей системы ДОУ организации с учетом ее специфики, – инструкция по делопроизводству. Инструкция содержит правила, регулирующие все этапы работы с документами (от их составления до сдачи в архив), а также устанавливающие единый порядок составления и оформления документов. В приложении к инструкции помещаются формы бланков организации; примеры или образцы документов; перечень документов, подлежащих регистрации; перечень документов, на которых ставится гербовая печать; формы регистрационных журналов, регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, описей дел, акта о выделении дел к уничтожению, и т.д.

В целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказам Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

Методом упорядочения документообразования в организации может служить табель унифицированных форм документов. Табель форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ДОУ, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие формы документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), правовое основание применения формы документа и т.д. Структура табеля – это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией. Разделы табеля – наименования структурных подразделений или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации. В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются по их значимости.

Источник

Чем занимается служба доу

чЕУШ РТПГЕУУ ХРТБЧМЕОЙС РТПОЙЪБО ЙОЖПТНБГЙЕК, СЧМСАЭЕКУС ПУОПЧПК РТЙОСФЙС ТЕЫЕОЙК, Й РПУФТПЕО ОБ ПРЕТБФЙЧОПК ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ, Ч ЛПФПТЩИ ПОБ ЖЙЛУЙТХЕФУС. рПЬФПНХ ЙОЖПТНБГЙПООП-ДПЛХНЕОФБГЙПООПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ ХРТБЧМЕОЙС (ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧП) МАВПК ЖЙТНЩ, ХЮТЕЦДЕОЙС, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РТЕДРТЙСФЙС ТБУУНБФТЙЧБЕФУС УЕЗПДОС ЛБЛ ЧБЦОЕКЫБС ПВУМХЦЙЧБАЭБС ЖХОЛГЙС ХРТБЧМЕОЙС. пФ ЕЕ ТБГЙПОБМШОПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЪБЧЙУЙФ ВЩУФТПФБ Й ПРФЙНБМШОПУФШ ЧЩВПТБ ТЕЫЕОЙС, ДПЧЕДЕОЙЕ ЕЗП ДП ЙУРПМОЙФЕМС, УЧПЕЧТЕНЕООЩК ЛПОФТПМШ ЪБ ЙУРПМОЕОЙЕН Й, Ч ЛПОЕЮОПН УЮЕФЕ, ДПУФЙЦЕОЙЕ ЬЛПОПНЙЮЕУЛПЗП ЬЖЖЕЛФБ Ч ДЕСФЕМШОПУФЙ ЖЙТНЩ, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РТЕДРТЙСФЙС.

рПУЛПМШЛХ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЕ ПВУМХЦЙЧБОЙЕ ЙНЕЕФ УЧПЙ УРЕГЙЖЙЮЕУЛЙЕ ЪБДБЮЙ, ПОП ДПМЦОП ЧЩРПМОСФШУС УБНПУФПСФЕМШОПК, ПТЗБОЙЪБГЙПООП ПВПУПВМЕООПК УМХЦВПК, РПДЮЙОЕООПК ТХЛПЧПДЙФЕМА ПТЗБОЙЪБГЙЙ, УМХЦВПК ДПЛХНЕОФБГЙПООПЗП ПВЕУРЕЮЕОЙС ХРТБЧМЕОЙС (УМХЦВБ дпх, УМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ). ч ОЕВПМШЫЙИ ПТЗБОЙЪБГЙСИ, ЗДЕ ПВЯЕН ПВТБВБФЩЧБЕНЩИ ДПЛХНЕОФПЧ ОЕЧЕМЙЛ Й УПЪДБОЙЕ ФБЛПК УМХЦВЩ ОЕГЕМЕУППВТБЪОП, ЧУА ТБВПФХ РП ДПЛХНЕОФБГЙПООПНХ ПВЕУРЕЮЕОЙА ХРТБЧМЕОЙС ЧЩРПМОСЕФ УЕЛТЕФБТШ ТХЛПЧПДЙФЕМС ЙМЙ УРЕГЙБМШОП ЧЩДЕМЕООЩК ДМС РТПЧЕДЕОЙС ЬФПК ТБВПФЩ УПФТХДОЙЛ.

уМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ ЛБЛ УБНПУФПСФЕМШОПЕ УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ ЧПЪЗМБЧМСЕФУС ТХЛПЧПДЙФЕМЕН, ЛПФПТЩК Ч УЧПА ПЮЕТЕДШ РПДЮЙОСЕФУС ОЕРПУТЕДУФЧЕООП ТХЛПЧПДЙФЕМА ПТЗБОЙЪБГЙЙ. пВЯЕДЙОЕОЙЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПК УМХЦВЩ У ДТХЗЙНЙ РПДТБЪДЕМЕОЙСНЙ, ОБРТЙНЕТ ЧИПЦДЕОЙЕ ЬФПК УМХЦВЩ Ч БДНЙОЙУФТБФЙЧОП-ИПЪСКУФЧЕООЩК ПФДЕМ, СЧМСЕФУС ЗТХВПК ПЫЙВЛПК.

оБЙНЕОПЧБОЙЕ УМХЦВЩ дпх, ЕЕ УФТХЛФХТБ, ДПМЦОПУФОПК, ЮЙУМЕООЩК УПУФБЧ ХУФБОБЧМЙЧБАФУС ЧЩЫЕУФПСЭЙНЙ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ Ч ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ХЮТЕЦДЕОЙСИ, Б Ч ОЕЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ЙИ ТХЛПЧПДУФЧПН ЙМЙ ЙИ ЛПММЕЗЙБМШОЩНЙ ПТЗБОБНЙ.

ч УЧПЕК ДЕСФЕМШОПУФЙ УМХЦВБ дпх ТХЛПЧПДУФЧХЕФУС ЪБЛПОПДБФЕМШОЩНЙ БЛФБНЙ, ОПТНБФЙЧОП-НЕФПДЙЮЕУЛЙНЙ ДПЛХНЕОФБНЙ РП ЧПРТПУБН ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й БТИЙЧОПЗП ДЕМБ, РТЙЛБЪБНЙ Й ТБУРПТСЦЕОЙСНЙ ТХЛПЧПДУФЧБ, ЙОУФТХЛГЙЕК РП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧХ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РПМПЦЕОЙЕН П УМХЦВЕ, ДПМЦОПУФОЩНЙ ЙОУФТХЛГЙСНЙ ЕЕ ТБВПФОЙЛПЧ.

уМХЦВБ дпх ДПМЦОБ ТЕЫБФШ ЛПОЛТЕФОЩЕ ЪБДБЮЙ, ЧЩРПМОСФШ ПРТЕДЕМЕООЩЕ ЖХОЛГЙЙ, ЙНЕФШ УФТПЗП ХУФБОПЧМЕООЩК ЛТХЗ РТБЧ Й ПВСЪБООПУФЕК, Б ФБЛЦЕ ЧЪБЙНПДЕКУФЧПЧБФШ У ДТХЗЙНЙ УФТХЛФХТОЩНЙ РПДТБЪДЕМЕОЙСНЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ДМС ВПМЕЕ ЬЖЖЕЛФЙЧОПЗП ЧЩРПМОЕОЙС ЧПЪМПЦЕООЩИ ОБ ОЕЕ ЪБДБЮ Й ЖХОЛГЙК.

ъБДБЮЙ УМХЦВЩ дпх ЧЛМАЮБАФ:

ч УПУФБЧ ФЙРПЧЩИ ЖХОЛГЙК УМХЦВЩ дпх ЧИПДСФ ТБЪОЩЕ ЧЙДЩ ТБВПФ, ЛПФПТЩЕ НПЦОП ТБЪДЕМЙФШ ОБ ФЕИОПМПЗЙЮЕУЛЙЕ, ПТЗБОЙЪБГЙПООЩЕ, НЕФПДЙЮЕУЛЙЕ, ЛПОФТПМШОЩЕ. пОЙ РТЕДУФБЧМЕОЩ Ч ФБВМЙГЕ 3.

уПЪДБОЙЕ УМХЦВЩ дпх ДПМЦОП ПВСЪБФЕМШОП УПРТПЧПЦДБФШУС ЧЩВПТПН ПТЗБОЙЪБГЙПООПК ЖПТНЩ ТБВПФЩ У ДПЛХНЕОФБНЙ. рТБЛФЙЛПК ЧЩТБВПФБОП ФТЙ ЖПТНЩ: ГЕОФТБМЙЪПЧБООБС, ДЕГЕОФТБМЙЪПЧБООБС Й УНЕЫБООБС.

гЕОФТБМЙЪПЧБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС ЮБЭЕ ЧУЕЗП ЙУРПМШЪХЕФУС Ч ЖЙТНБИ Й ОЕВПМШЫЙИ ХЮТЕЦДЕОЙСИ. пОБ РТЕДРПМБЗБЕФ РПМОХА ГЕОФТБМЙЪБГЙА ТБВПФЩ У ДПЛХНЕОФБНЙ ПФ НПНЕОФБ РПМХЮЕОЙС ДП ИТБОЕОЙС. гЕОФТБМЙЪБГЙС ЧУЕИ ПРЕТБГЙК РП ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ ОБЙВПМЕЕ ТБГЙПОБМШОБ, ФБЛ ЛБЛ РПЪЧПМСЕФ НБЛУЙНБМШОП Й У ОБЙВПМШЫЙН ЬЖЖЕЛФПН НЕИБОЙЪЙТПЧБФШ Й БЧФПНБФЙЪЙТПЧБФШ ЧЩРПМОЕОЙЕ УПУТЕДПФПЮЕООЩИ Ч ПДОПН НЕУФЕ ПРЕТБГЙК.

дЕГЕОФТБМЙЪПЧБООБС ЖПТНБ РПУФБОПЧЛЙ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ РТЕДРПМБЗБЕФ, ЮФП ЛБЦДПЕ УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ ЙНЕЕФ УЧПА УМХЦВХ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й УБНПУФПСФЕМШОП ЧЕДЕФ ЧУЕ ЧЙДЩ ТБВПФ У ДПЛХНЕОФБНЙ.

юБЭЕ ЧУЕЗП Ч ВПМШЫЙИ ЖЙТНБИ Й ПТЗБОЙЪБГЙСИ ХУФБОБЧМЙЧБЕФУС УНЕЫБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС, ЛПЗДБ ЮБУФШ ПРЕТБГЙК ЧЕДЕФУС ГЕОФТБМЙЪПЧБООП, Б ЮБУФШ Ч УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙСИ. фБЛ, ПВЩЮОП РТЙЕН, ПФРТБЧЛБ, РЕТЧЙЮОБС ПВТБВПФЛБ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙИ ТЕЗЙУФТБГЙС, ЛПОФТПМШ ЪБ УТПЛБНЙ ЙУРПМОЕОЙС, НБЫЙОПРЙУОЩЕ Й ЛПРЙТПЧБМШОП-НОПЦЙФЕМШОЩЕ ТБВПФЩ РТПЧПДСФУС ГЕОФТБМЙЪПЧБООП, Б ФЕЛХЭЕЕ ИТБОЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙИ РПДЗПФПЧЛБ Л УДБЮЕ Ч БТИЙЧ Ч УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙСИ.

оП ЮБУФП Й ТЕЗЙУФТБГЙС ЧОХФТЕООЙИ ДПЛХНЕОФПЧ ФБЛЦЕ РТПЧПДЙФУС Ч ФЕИ ПФДЕМБИ, ЗДЕ ПОЙ УПЪДБАФУС. оБРТЙНЕТ, ВХИЗБМФЕТУЛЙИ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ВХИЗБМФЕТЙЙ, РТЙЛБЪПЧ РП МЙЮОПНХ УПУФБЧХ Ч УМХЦВЕ ЛБДТПЧ, ДПЗПЧПТПЧ Ч ЛПННЕТЮЕУЛЙИ ПФДЕМБИ. чОЕДТЕОЙЕ ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК НЕОСЕФ ПТЗБОЙЪБГЙПООЩЕ ЖПТНЩ, РПЪЧПМСЕФ ДЕГЕОФТБМЙЪПЧБФШ РТПГЕУУЩ РПМХЮЕОЙС Й ТЕЗЙУФТБГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ, ОП Ч ФП ЦЕ ЧТЕНС УПЪДБФШ ГЕОФТБМЙЪПЧБООХА ВБЪХ ДБООЩИ П ДПЛХНЕОФБИ ХЮТЕЦДЕОЙС. фБЛЙН ПВТБЪПН, УМПЦЙЧЫБСУС РЕТЧПОБЮБМШОП ПТЗБОЙЪБГЙПООБС ЖПТНБ РПУФБОПЧЛЙ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ НПЦЕФ РТЕФЕТРЕЧБФШ ЙЪНЕОЕОЙС, ЛПФПТЩЕ ЮБЭЕ ЧУЕЗП УЧСЪБОЩ У РЕТЕЕЪДПН Ч ДТХЗЙЕ РПНЕЭЕОЙС Й ЛПНРШАФЕТЙЪБГЙЕК ХРТБЧМЕОЮЕУЛПЗП ФТХДБ.

чЩВТБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС ЪБЛТЕРМСЕФУС Ч рПМПЦЕОЙЙ П УМХЦВЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й Ч йОУФТХЛГЙЙ РП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧХ.

оЕ НЕОЕЕ ЧБЦОЩН ЧПРТПУПН Ч РПУФБОПЧЛЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ СЧМСЕФУС ПРТЕДЕМЕОЙЕ УФТХЛФХТЩ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПК УМХЦВЩ Й ЕЕ ДПМЦОПУФОПЗП УПУФБЧБ.

ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ПВЯЕНБ ТБВПФ (ПВЯЕНБ ДПЛХНЕОФППВПТПФБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ) УМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ НПЦЕФ ЧЛМАЮБФШ ОЕУЛПМШЛП УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК:

ч ХЮТЕЦДЕОЙСИ НЕОШЫЕЗП НБУЫФБВБ ЧПЪНПЦОП УПЧНЕЭЕОЙЕ ОЕУЛПМШЛЙИ ЖХОЛГЙК Ч ПДОПН РПДТБЪДЕМЕОЙЙ ЙМЙ ЧНЕУФП УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ЧЩРПМОЕОЙЕ УППФЧЕФУФЧХАЭЕК ТБВПФЩ ПФДЕМШОЩНЙ УПФТХДОЙЛБНЙ, Ч НБМЕОШЛПК ЖЙТНЕ ЧУА ТБВПФХ ЧЕДЕФ ПДЙО УЕЛТЕФБТШ.

Источник

Организация службы документационного обеспечения

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

— характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

— объем документооборота организации;

— наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Источник

Служба документационного обеспечения управления

ЛЕКЦИЯ 7.

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, эта служба может называться служба документационного обеспечения управления, служба делопроизводства. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

· секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;

· инспекция при руководителе.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить:

· подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан,

· бюро печати и размножения документов,

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа.

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят, прежде всего, от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства. Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:

· положением о службе ДОУ;

· инструкцией по делопроизводству;

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:

Права и обязанности.

В разделе «Общие положения» определяют место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции».

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих документов; организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); контроль за сроками исполнения документов; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:

· право иметь доступ к информации (документам и базам данных);

· право запрашивать сведения, необходимые для работы;

· право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.

В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».

Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.

Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы – управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.

Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».

Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.

Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа – инструкции по делопроизводству, в которой приводится возложенные на службу ДОУ задачи и функции.

Инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.

При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью – такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства.

Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 01.01.01 г. № 000р-1, состоит из следующих разделов:

2. Прием, регистрация, доставка документов.

2.1. Служебные документы.

2.2. Корреспонденция депутатов.

Работа с обращениями граждан.

Организация работы с документами в структурных подразделениях.

Подготовка и оформление служебных документов.

5.1. Общие требования.

5.2. Распорядительные документы.

5.3. Документы заседаний и совещаний.

5.4. Служебные письма.

5.5. Служебные телеграммы.

Исходящие служебные документы.

Контроль исполнения документов и поручений.

Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений Аппарата.

8.1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.

8.2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.

8.3. Обеспечение типографскими изданиями.

Использование бланков, печатей, штампов.

10. Машинописные работы.

11. Копировально-множительные работы.

12. Запись заседаний.

13. Формирование дел и хранение документов.

13.1. Составление номенклатуры дел.

13.2. Формирование дел.

13.3. Экспертиза ценности документов.

13.4. Оформление дел.

13.5. Составление и оформление описей дел.

13.6. Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.

14. Справочная работа.

Инструкции по делопроизводству обычно имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.

В заголовке должностной инструкции приводится наименование должности, для которой она разработана, в соответствии с наименованиями должностей, приведенными в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 01.01.01 г.

В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).

Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший», например, старший инспектор. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3–4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.

Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций по приему, передачи, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.

Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств 12–15%, для промышленных предприятий – 0,5%. Для расчета численности работников службы ДОУ применяют различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.

1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспече­ние управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций?

2. Какова типовая структура управления делами?

3. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?

4. Какие функции службы ДОУ вы знаете?

5. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы текста могут быть включены в нее?

6. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?

7. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема документооборота?

Источник