Чего нельзя добиться автоматизацией бизнес процессов через эдо
10 мифов об ЭДО: чего на самом деле боится бизнес
Заблуждений о работе с электронными документами гораздо больше, чем 10. Но мы собрали самые актуальные — о тревоге за сохранение конфиденциальной информации, бесполезности операторов ЭДО, сомнительном отношении судов к электронным документам и другие.
Многие компании, возможно, давно бы перешли на ЭДО, но контрагенты говорят, что «нам это не нужно», и необходимость отпадает сама собой. Зачем подключаться к ЭДО, если работать с электронными документами будет не с кем?
Но бизнес на то и бизнес, чтобы масштабироваться и набирать обороты. И если у вас есть амбиции в будущем работать с крупными сетями, производителями или операторами услуг, то вам придется уже сегодня серьезно думать о том, как поставить процессы на новые рельсы. Например, известно, что ритейл уже давно не работает с поставщиками, которые не подключены к ЭДО.
Этой весной многие бизнесы столкнулись с тем, что бумага фактически ограничила их работу на удалёнке. Бухгалтеры, уходя в режим домашнего офиса, не захватили с собой весь архив (да это и невозможно). А ответственные лица не смогли быстро и в сроки подписывать необходимые документы.
Многие ожидают, что именно ситуация с пандемией позволит компаниям от мала до велика наконец определиться в сложном вопросе. Вероятно, именно сейчас стоит активно интересоваться у контрагентов, переходят ли они на ЭДО, чтобы упростить себе, а заодно и вам работу. Кстати, вы можете проверить, работает ли контрагент в Диадоке, по ИНН.
Не менее важно отделить правду от вымысла в теме ЭДО.
ЭДО и распространенные заблуждения
Миф 1. ЭДО нужен в основном крупным компаниям, так как они работают с большим количеством документов.
Некоторые считают, что если бизнес имеет дело с двумя-тремя документами в неделю, то внедрять ЭДО нет смысла. Достаточно распечатывать бумажные документы и отправлять их контрагенту по почте.
Конечно, так делать можно. Но от ЭДО даже микробизнес может извлечь гораздо больше преимуществ. Например, в случае с ЭДО все документы хранятся в «облаке», что исключает их потерю и порчу. Контрагент не может заявить вам о том, что якобы не получил от вас нужные бумаги.
При ЭДО хранение документов на своих серверах обеспечивает оператор. Ваша задача состоит только в том, чтобы отправить документы через оператора. Если вам понадобится документ, вы просто зайдете в программу и скачаете его.
Миф 2. Оператор ЭДО — третья сторона. Доверяя ему пересылку и хранение документов, я повышаю риски утечки конфиденциальной информации.
При переходе на ЭДО вы заключаете с оператором соглашение, которое обязывает его соблюдать определенные требования. К таким требованиям относится в том числе и обеспечение безопасности и конфиденциальности при работе с документами.
На самом деле опасения должны возникать при сотрудничестве с курьерами и логистическими компаниями, когда ваши документы попадают в руки посторонним людям. Фактически они могут сделать с ними всё что угодно. И здесь возникает вопрос: обязуется ли логистическая компания, которой вы доверяете своими документы, обеспечивать их сохранность? И если да, то где и как это прописано.
Миф 3. Контрагент выбрал одного оператора, а я хочу подключиться к другому. Выходит, мы с ним уже не сможет работать. Зачем нам терять из-за ЭДО проверенного контрагента?
На самом деле всё не так страшно. На сегодняшний день технические решения позволяют обмениваться электронными документами, даже если стороны используют разные системы.
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, помотает роуминг.
Операторы настраивают связь между вами и контрагентом. И тогда вы можете отправить документ из своей системы, а контрагент получить его в своей.
Единственная проблема, которая в данном случае может возникнуть, — временная. Для настройки взаимодействия нужно время. Поэтому при переходе на ЭДО стоит заранее поинтересоваться, какой системой пользуется контрагент.
Миф 4. Электронные документы — модное слово, не более того. Юридическая сила таких документов вызывает сомнение. Спокойнее работать с документами вручную и ставить подпись на них обычной ручкой.
Вопрос о юридической силе электронных документов — самый распространенный среди тех, кто еще не подключился к ЭДО.
На самом деле юридическая сила обеспечивается просто — при подписании электронного документа сертификатом электронной подписи. Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, это делает их равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью. Сертификат ЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания и обеспечивает ему юридическую силу.
Квалифицированная электронная подпись с базовым набором возможностей для решения бизнес-задач. Сертификат для взаимодействия с контролирующими органами и их системами.
Миф 5. Оператор ЭДО — лишний посредник. Зачем ему платить деньги, если всё можно сделать через электронную почту.
Например, можно отсканировать бумажный документ и отправить его на почту контрагенту. Почему бы и нет?
Если вы хотите обмениваться с контрагентами по электронной почте не счетами-фактурами, то такая возможность не исключается. Для этого вам нужно заключить с контрагентом соглашение, где будет прописано, что такие документы, как договоры, счета или любые другие неформализованные документы, вы будете подписывать сертификатом ЭП и отправлять по электронной почте. И эти документы будут иметь юридическую силу.
При этом вы должны помнить о том, что электронные счета-фактуры, согласно ст. 169 НК РФ, должны передаваться только через оператора ЭДО. Конечно, вы можете отправить их по почте, но ни налоговая, ни другой контролирующий орган такой документ не примет. И этот документ не будет иметь никакой юридической силы.
Миф 6. ЭДО — дорогое удовольствие.
На самом деле стоимость зависит от объема документов, с которыми вы работаете, наличия сертификата ЭП, необходимости интеграции с другими системами.
Если у вас есть сертификат ЭП, то для получения документов достаточно подключиться, например, к Диадоку — это бесплатно. Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа.
До внедрения ЭДО важно оценить все риски и понять, сколько вы готовы заплатить за них и в каком объеме. После выбора оператора производится работа внутри компании. Вы должны:
Только после этого стоит переходить к этапу обсуждения деталей с оператором.
Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и другими. Получение документов бесплатно.
Как показала ситуация с пандемией, в определенный момент ЭДО превращается в инструмент, который помогает справиться со многими трудностями, особенно, когда все коммуникации, кроме как через интернет, запрещены.
Миф 7. Формы документов часто обновляются. Внедрим ЭДО, а потом будем мучиться с загрузкой новых форм в систему.
Задача с обновлением форм документов лежит на операторе. Его главные компетенции — это экспертность и опыт. Оператор должен быть в курсе изменений.
Ситуации, когда выходит новая форма документов либо новый формат обмена, а вы сами проявляете инициативу и спрашиваете оператора о том, что вам делать, должны быть исключены.
Именно оператор должен заранее уведомлять вас об изменениях. Он должен уметь работать в ситуации быстрых изменений и высокой нагрузки.
Миф 8. Пользы от ЭДО никакой — документы придется дублировать на бумаге.
Вы переходите на ЭДО как раз для того, чтобы избавиться от бумажных стопок. В этом суть ЭДО.
Электронные документы не нужно дублировать на бумаге. П.5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Таким образом, выставленные по всем требованиям электронные документы являются полностью юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге.
Миф 9. Тревожно доверять документы какому-то оператору. А вдруг он их потеряет?
Этот миф хорош тем, что раскрывает такую важную тему, как хранение электронных документов.
Законодательство предъявляет к электронным документам такие же требования по времени хранения, что и для бумажных: 4 года для счетов-фактур и 5 лет для всех остальных документов.
Тем не менее для электронных документов обозначен ряд обязательных условий хранения. Во-первых, нужно обеспечить не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, они должны находиться на разных физических устройствах.
Во-вторых, оператор ЭДО обязан располагать техническими и программными средствами для воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов, для контроля их физического и технического состояния.
В-третьих, компания также должна обеспечивать надежный режим хранения электронных документов, чтобы исключить их утрату. Самый оптимальный вариант — это «облачное» хранение.
Чаще всего в системах ЭДО используется троекратное копирование. Причем документы копируются на разных серверах, что исключает вероятность потери, поломки, утраты. Документы всегда доступны для бизнеса и контролирующих органов.
Миф 10. Иногда возникает необходимость предоставить документы в суд. Но суды не принимают электронные документы.
Подавать документы в суд в электронном виде позволяет закон. Это непосредственно относится к иску и к сопровождающим документам.
При электронной подаче документов используются либо электронные образы (сканы), либо сами электронные документы, которые обладают юридической силой (в виде файлов).
Практика предоставления электронных документов в суд на сегодняшний день сложилась. Потому переживать по этому поводу нет необходимости.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.
Что значит ЭДО и зачем он нужен?
Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.
Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.
Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.
Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.
Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.
Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:
Плюсы и минусы ЭДО
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
К недостаткам ЭДО можно отнести:
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.
Операторы ЭДО
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.
Переход на электронный документооборот
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?
Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.
ЭДО: мифы и реалии электронного документооборота
Внедрение электронного документооборота позволяет упростить многие процессы внутри предприятия, сократить временные и материальные издержки. Однако многие руководители откладывают переход на «цифру», приводя в качестве аргументов распространенные заблуждения. Рассказываем, как обстоят дела на самом деле и почему работать с ЭДО удобнее, быстрее и безопаснее, чем с бумагой.
Миф 1. Документы на бумаге надежнее, потому что заверяются печатью и подписью
В деловой среде сложилось традиционное представление о процессе заключения нового контракта – руководители предприятий должны на общей встрече собственноручно подписать бумажный договор. Многие компании по привычке ведут бумажный документооборот, распечатывая каждую накладную для подписи руководителя и главбуха. С другой стороны, сотрудники таких компаний в неформальной беседе признаются, что многим из них приходилось подделывать и подписи руководства, и печать.
Использование электронной подписи является современным и безопасным аналогом традиционного оформления документа на бумаге. Она помогает однозначно подтвердить авторство и подлинность документа. С ее помощью можно удаленно сдавать отчетность в контролирующие органы, заключать контракты с партнерами и вести первичную бухгалтерию.
Электронная подпись заменяет подпись руководителя и оттиск синей печати. Фактически она представляет собой пакет зашифрованных данных, прикрепляемый к электронному документу, однозначно определяющий его авторство и подтверждающий подлинность содержания.
Миф 2. Электронные документы легко украсть. Велика вероятность утечки конфиденциальной информации по вине оператора ЭДО
Руководители компаний откладывает внедрение ЭДО, опасаясь за безопасность:
На самом деле информация между контрагентами передается по защищенным протоколам, а доступ в систему производится в одном из двух режимов – путем ввода логина и пароля или по сертификату квалифицированной электронно-цифровой подписи. Пароли хранятся в зашифрованном виде в защищенном облачном хранилище, а ключи сертификатов доступа выпускаются в единственном экземпляре и хранятся у конкретных пользователей. Соответственно, если в компании соблюдаются принципы информационной безопасности, то утечка информации из электронных документов исключена.
Деятельность всех операторов ЭДО четко регламентирована и подлежит обязательному лицензированию. Налоговая служба ведет реестр действующих операторов, ознакомиться с которым можно на сайте ФНС. Каждый оператор несет ответственность за сохранность информации согласно законодательству РФ и договорами, заключенными с юрлицами-потребителями его услуг.
Миф 3. Хранение бумажных документов проще систематизировать
Это заблуждение связано с привычкой. Если в организации в течение нескольких лет действует налаженная система сортировки, хранения и архивирования бумажной документации, то сотрудникам сложно быстро привыкнуть к работе только с электронными версиями документов.
Но никто уже не отрицает того, что компьютер стал основным инструментом создания любого документа. Текст, таблицы, графики и чертежи – все создается в специальных программах, а потом распечатывается. Очевидно, что такая распечатка стала избыточной, гораздо удобнее передавать, обрабатывать и хранить документы только в цифровом виде.
К неоспоримым преимуществам ЭДО можно отнести:
Миф 4. У поставщиков подписи разных удостоверяющих центров, нам не подходит система ЭДО
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документооборот может быть налажен между организациями, каждая из которых использует квалифицированную электронную подпись. Причем не важно, в каких именно удостоверяющих центрах получены подписи. Таким образом, контрагенты могут использовать квалифицированные подписи, выпущенные разными аккредитованными центрами.
Миф 5. Сложно настроить работу ЭДО – у компании сотни контрагентов по всей стране
Руководители таких компаний должны знать, что электронный документооборот – это наилучший вариант организации работы с большим числом контрагентов. Эффективный обмен информацией возможен только в цифровом виде. Почтовая пересылка бумажных документов затягивает решение самого мелкого вопроса минимум на несколько дней. При наличии ЭДО правки можно вносить в режиме телефонного разговора и тут же передавать на подпись контрагенту исправленный вариант.
Миф 6. Малому бизнесу не подходит цифровой документооборот
Собственники небольших компаний или ИП часто считают переход на ЭДО нерациональным вложением денежных средств. Но если оценивать ситуацию объективно, то внедрение ЭДО поможет повысить производительность сотрудников и снизить затраты на оплату труда. Правильно организованная система цифрового документооборота сведет процессы, связанные с распечаткой, сортировкой, регистрацией и архивированием документации, до нескольких щелчков мышкой.
Миф 7. Система ЭДО – это дорого и невыгодно
Конкретная стоимость внедряемой системы ЭДО зависит от оператора и выбранного тарифного плана. Некоторые операторы предлагают платить за каждый отправленный документ, что бывает выгодно для компаний с маленьким документооборотом. Чаще клиентам предлагается приобрести месячный пакет услуг, включающий отправку большого количества документов. Входящая цифровая корреспонденция обычно доставляет бесплатно.
Цена базового тарифа на ЭДО начинается от нескольких тысяч рублей в год. Такая стоимость выгодно отличается от совокупных затрат на оплату почтовых и курьерских отправлений, закупку и обслуживание офисной техники, оплату лишних рабочих часов сотрудников. «Цифра» обычно выходит дешевле, чем ведение традиционного бумажного документооборота.
Миф 8. Компаниям с небольшим документооборотом нет смысла внедрять систему ЭДО
Лучше в самом начале грамотно настроить все бизнес-процессы, в том числе наладить ЭДО. Такой шаг позволит безболезненно наращивать количество контрагентов, легко справляться с возросшим объемом документации. Даже если в данный момент компания обменивается только типовыми контрактами, актами передачи и счет-фактурами, в дальнейшем ситуация может измениться. С системой ЭДО проще расширять бизнес.
Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!
Внедрение электронного документооборота
На электронный документооборот (ЭДО) постепенно переходит всё больше компаний и предпринимателей, потому что это удобно и быстро.
Электронные документы не нужно печатать, хранить, отправлять контрагентам по почте или курьером. Они полностью заменяют бумажные аналоги, а юридическую значимость признают госорганы: например, электронный документ примут как доказательство в суде. А еще большая часть товаров попадает под закон о маркировке, с которой без ЭДО тоже никак.
В статье расскажем, для чего бизнесу необходимо переходить на электронный документооборот, как его внедрить и какие нюансы нужно учесть.
Что такое электронный документооборот и зачем его использовать
Электронный документооборот — это система обмена электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи. Позволяет объединить документы по всем процессам в одном сервисе с целью контроля, оптимизации и автоматизации работы компании или ИП.
Обмен документами внутри компании.
Обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами.
Об электронном документообороте с сотрудниками (КЭДО) читайте нашу статью «Как перейти на электронный кадровый документооборот».
Преимущества от внедрения электронного юридически значимого документооборота
Электронные документы просто обрабатывать, быстро и удобно отправлять. Они не потеряются, как бумажные, их не нужно высылать почтой или курьером. Исправить любую неточность можно за пару кликов.
Это позволит ускорить все рабочие процессы. Например, чем скорее компания получает закрывающие документы, тем быстрее она учитывает расходы и получает налоговые вычеты. У сотрудников, которые раньше тратили много времени на работу с бумажными документами, появится возможность быстрее выполнять другие задачи.
Оператор ЭДО
Налоговый кодекс предписывает обмениваться электронными счетами-фактурами через оператора ЭДО. Поэтому для полноценного юридически значимого электронного документооборота компании или ИП необходимо подключиться к оператору ЭДО, а не решать задачу собственными силами.
ФНС предъявляет строгие требования к оператору в системе электронного документооборота. Поставщик услуги должен: