Цифровые инструменты в современном офисе что это
Цифровое рабочее место: повышаем эффективность и вовлеченность сотрудника
В чем заключается концепция Digital Workplace и какие инструменты выбрать для ее реализации.
Чем малый и средний бизнес отличается от крупных корпораций? Можно назвать много разных факторов. Но давайте остановимся на различиях в деятельности персонала.
Очевидно, что в малых и средних компаниях сотрудники (как рядовые, так и занимающие руководящие позиции) вынуждены решать большое количество разнородных бизнес-задач, активно коммуницировать с коллегами и контрагентами, работать с большим объемом различной информации. И «новая экономическая ситуация» только способствует росту подобной нагрузки.
А значит, задачи, связанные с автоматизацией совместной работы, вспомогательных бизнес-процессов, управлением проектной работой, корпоративным контентом (информацией), становятся критически важными для бизнеса.
Для решения каждой конкретной задачи давно придуманы специализированные информационные системы (ИС) (BPMN, ECM, PM и пр.). Однако осилить затраты на внедрение таких ИС не всегда может даже средний бизнес. Поэтому на практике какие-то задачи решаются с помощью open-source ПО, какие-то на условно-бесплатных облачных приложениях (иногда даже без ведома ИТ-подразделения), что-то работает на приложениях, дописанных к системам учета (как правило 1С).
И в результате внедрение ИС вместо повышения эффективности деятельности персонала зачастую может оказать обратный эффект. Когда каждое подразделение использует свое приложение для автоматизации бизнес-задач, а админ хватается за голову от необходимости администрировать и поддерживать все это многообразие, о совместной работе и эффективном взаимодействии говорить не приходится. Добавим сюда отсутствие единого пользовательского интерфейса, сложность адаптации, и станет понятным, почему сотрудники изо всех сил стараются избежать использования корпоративных систем.
Чтобы решить эту проблему, потребовалось полностью изменить подход к автоматизации. Если раньше основной упор делался на автоматизацию бизнес-процессов, и действия пользователя были жестко ограничены этими рамками, то теперь фокус сместился на самого пользователя и инструменты, позволяющие организовать его эффективную работу. И так возникла концепция Цифрового рабочего места (Digital workplace), в которой сотрудник стал, прежде всего, потребителем контента и сервисов, необходимых именно ему «в нужное время в нужном месте».
Вот что говорит на этот счет Gartner:
«Digital Workplace обеспечивает новые, более эффективные методы работы, повышает вовлеченность и гибкость сотрудника, использует стили и технологии, ориентированные на потребителя»
Идеи цифрового рабочего места изначально закладывались в экосистему MS Office 365, но только с появление MS Teams они обрели четкую форму.
Цифровое рабочее место на платформе MS Teams в большей степени соответствует описанным выше требованиям, а также предоставляет еще несколько приятных бонусов как пользователям, так и администраторам:
Простота интеграции с приложениями и службами Microsoft, речь в том числе и о наземных сервисах и службах, таких как AD.
Поддержка популярных офисных форматов файлов (Microsoft Office, PDF).
Доступность для малого и среднего бизнеса за счет гибкой системы лицензирования и выгодной стоимости.
Более подробно об архитектуре и возможностях, а также конкретных бизнес-сценариях, реализуемых на платформе Teams, мы расскажем в следующих статьях.
Цифровизация офиса
Цифровизация офиса
Использование цифровых технологий в современном офисе применяется для решения трех основных проблем компаний:
разработки схем взаимодействия сотрудников с корпоративными системами. Применение современных коммуникаций повышает конкурентоспособность компаний, поскольку их сотрудники более оперативно получают необходимую деловую информацию и максимально эффективно взаимодействуют с клиентами и коллегами;
защиты бизнеса. Цифровизация офиса сокращает риск кибератак, а разработка специализированных инструментов не только повышает продуктивность работы сотрудников и позволяет более эффективно планировать использование IT-ресурсов, но и обеспечивает более высокую степень защиты клиентских платформ и данных.
Инициативы по созданию «цифрового офиса» кардинально изменяют все уровни работы офиса, предоставляю широкий перечень возможностей:
специалистам IT-подразделений, которые будут затрачивать меньше времени на выявление и ликвидацию поломок и сбоев и на управление системами на рабочих местах пользователей, на обслуживание всех аппаратных и программных элементов IT-конфигурации, на восстановление систем в любом состоянии без урона производительности работы конечных пользователей;
руководителям информационных служб и генеральным директорам. Стабилизация профессиональных бизнес-платформ и стандартизация вычислительных систем на их основе значительно упростят принятие IT-решений и позволят снизить совокупную стоимость владения, то есть сосредоточиться на инновационных технологиях, а не на сопровождении систем.
Каким должен быть цифровой офис
использование персональных средств коммуникации в качестве рабочего оборудования (BYOD, Bring Your Own Device, и BYOT, Bring Your Own Thing) для более быстрого переключения между техникой и ведения деятельности без привязки к рабочему модулю;
Цифровые инструменты в современном офисе
Как вписать все эти новшества в проекты цифровизации бизнеса или цифровой трансформации государственных и муниципальных предприятий, вы узнаете, пройдя курсы по программам MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.
«Цифровые инструменты в современном офисе»
Образовательный процесс, строится с учетом уровня квалификации слушателя и ориентирован на совершенствование его профессиональных компетенций.
Набор модулей (дисциплин) данной программы предназначен для специалистов отделов/департаментов, связанных с административной работой, подбором персонала, администраторов, офис-менеджеров, делопроизводителей, менеджеров, служащих контактных информационных центров, административного и иного исполнительного среднетехнического персонала В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ ОТРАСЛИ ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ.
Предварительный Режим занятий обучения:
5 (пять) дней в неделю по 8 академических часов. Первый день обучения по программе, а также итоговая аттестация (экзамен) проводятся в очном, аудиторном формате. Остальные учебные дни обучение проводится в Системе Дистанционного обучения Mirapolis LMS. По модулям (дисциплинам) производится промежуточный контроль в форме зачета, который проходит в формате как тестирования, так и выполнения лабораторных, практических или самостоятельных работ.
Форма обучения:
Дистанционная (Система Дистанционного обучения Mirapolis LMS)
Недельная нагрузка:
40 академических часов
Категория обучающихся:
граждане возраста 50+ г. Москвы
женщины, имеющие детей дошкольного возраста
Минимальный уровень образования принимаемых на обучение:
среднее профессиональное образование (с навыками работы на персональном компьютере)
Планируемые результаты освоения программы:
Знать:
Модуль 1. Приоритетные задачи государства
Модуль 2. Использование современных инструментов для планирования и коллективной работы
Модуль 3. Офисный пакет
Модуль 5. Удаленная работа и особенности ее организации
Модуль 6. Инструменты для проведения совещаний, вебинаров и мероприятий
Модуль 7. Взаимодействие в соцсетях
Цифровое рабочее место: что же это на самом деле?
Сколько организаций – столько и определений цифрового рабочего места (digital workplace). Однако в свете последних тенденций было бы крайне полезно окончательно избавиться от путаницы в том, чем на самом деле является цифровое рабочее место, а чем – нет.
Определение термина «Цифровое Рабочее Место»
Чаще всего под цифровым рабочим местом понимается виртуальный эквивалент физического рабочего места. Он требует тщательного планирования и управления в связи с его фундаментальной ролью в производительности, вовлеченности и здоровом рабочем климате.
Понимание концепции цифрового рабочего места варьируется между организациями. Тем не менее, по своей сути она включает в себя три основных элемента:
Цифровое рабочее место предоставляет организациям пять возможностей (внешнее кольцо на рис.):
Технологии Цифрового Рабочего Места
Видимые части цифрового рабочего места – это технологии и методы работы, которые позволяют людям объединяться, общаться и взаимодействовать, не обязательно находясь лицом к лицу. Одна из статей Deloitte показывает это следующим образом:
«Цифровое рабочее место включает в себя все технологии, которые люди используют с целью выполнения работы на современном рабочем месте… Эти технологии варьируются от HR-приложений и бизнес-приложений до электронной почты, мгновенных сообщений, а также корпоративных социальных коммуникации и виртуальных встреч».
Электронная почта, интранет и веб-конференции являются типичными элементами цифрового рабочего места. Тем не менее, именно акцент на сотруднике делает цифровое рабочее место чем-то большим, нежели чем просто собирательным термином для всех указанных технологий.
Чем НЕ является Цифровое Рабочее Место
Почему всё это имеет значение
Эффективное цифровое рабочее место отделяет работу от физического местоположения на протяжении большей части времени. Подобное «освобождение» человека имеет ряд важных последствий не только для того, где работают люди, но и для того, как формируются команды и как люди собираются вместе, чтобы решить локальные проблемы. Вице-президент Microsoft в Западной Европе Klaus Holseс формулировал это так:
«В будущем успешными будут те компании, которые сломают барьеры между людьми, их рабочим местом и технологиями, а также дадут возможность сотрудникам быть продуктивными и креативными, где бы они ни находились. Это требует такой корпоративной культуры, которая ставит на первое место именно людей».