личное дело номер что это
Как формируются личные дела сотрудников?
Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.
Определение
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Какие документы включать в личное дело?
Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.
Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.
Наименование документа
Анкета, заполненная работником при приеме на работу
Экземпляр трудового договора
Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка
Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*
Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров
Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор
Экземпляр договора о полной материальной ответственности
Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)
Документы о прохождении аттестации
Докладные и объяснительные записки
Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну
* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).
К личному делу могут приобщаться и иные документы.
Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.
Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.
Как оформляются личные дела?
Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.
Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:
Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.
Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.
Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.
Страницы в любом случае нужно нумеровать.
Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.
В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________
Номера листов дела
Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
Как осуществляется ведение и хранение личных дел?
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:
внесение записей в опись;
помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).
Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.
Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.
Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.
Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.
Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).
Когда работник увольняется
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Состав личного дела работника
Личное дело — это папка, в которой хранятся документы для систематизации данных о трудовой деятельности работника. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.
В соответствии с требованиями Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, правила ведения личных дел работников предусматриваются для государственных учреждений и распространяются на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.
Что такое личное дело работника
Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в папку личного дела, то есть в отдельную обложку. Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить положение о ведении личных дел и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:
Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2021 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
В первую группу входят:
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
На что обратить внимание
Для правильного оформление личных дел работников в 2021 году следует учесть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что включить в состав ЛД и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (п. 2 ст. 5 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»).
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.2014 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.
Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах, и доступ к ним имеет ограниченный круг лиц (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.
Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах: карточки Т-2 всегда хранятся отдельно, поскольку являются документами воинского учета.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сколько хранить дело
В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, которым и установлены все сроки хранения документов. Персональные дела сотрудников хранятся от 50 до 75 лет (п. 445 Приказа Росархива № 236).
Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.
Как оформить титульный лист
Первым в личном деле всегда заполняют титульный лист. Форму титульного листа персонального дела организации утверждают сами или используют ту, которую утвердили в вышестоящем ведомстве. Если разрабатываете форму титульного листа самостоятельно, возьмите за основу бланк из приложения № 6 Приказа Ростехнадзора № 372 от 30.05.2008.
На титульном листе пишут название компании, номер личного дела и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.
Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале — это удобно для поиска. Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.
Вот образец, как оформить личное дело работника в 2021 году:
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.
Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Как правильно присвоить номер личному делу сотрудника
Как правильно определять номер личного дела сотрудников в школе
Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.
Вместе с тем, личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации и формируется в картонной обложке, на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.
Следовательно, личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел.
При этом, законодательством не установлены правила ведения и нумерации личных дел сотрудников, поэтому каждая организация может установить внутренним локальным документом свои правила формирования и нумерации личных дел (например, организация может вести единую нумерацию, т.е.
нумерация будет сплошной независимо от года (1, 2, 3, ….888, 889 и т.п.). Кроме того, организация может вести нумерацию по нарастающей внутри каждого года, прибавляя к номеру дополнительный индекс в виде года (1/2012, 2/2012, 3/2012….
Эти сведения о каждом томе потом заносятся в лист-заверитель и во внутреннюю опись документов тома (Пример 10), а также в опись передаваемых в архив дел в графу «Количество листов» (см. Примеры 6–9). У каждого тома обложка должна быть оформлена полностью (Пример 3).
Это стандандартные правила полного оформления дел, под которые подпадают все дела по личному составу, передаваемые из подразделений в архив организации.
Стандартные правила полного оформления дел описаны подробно и с примерами в статье «Готовим документы к передаче в архив организации» журнала № 2′ 2016 Пример 8
Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу
Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу
Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)
Прокомментируем особенности написания дат в описи дел.
В личных карточках указывают только год увольнения (см. Примеры 7 и 9). В силу того, что карточки сформированы по алфавиту, а даты увольнения у всех разные, установить начальную дату и конечную довольно сложно, а указывать формально «01.01.2016 – 31.12.2016» не имеет смысла.
Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год.
Как пронумеровать личные дела сотрудников
Вместе с тем, личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации и формируется в картонной обложке, на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.
Следовательно, личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел.
При этом, законодательством не установлены правила ведения и нумерации личных дел сотрудников, поэтому каждая организация может установить внутренним локальным документом свои правила формирования и нумерации личных дел (например, организация может вести единую нумерацию, т.е.
нумерация будет сплошной независимо от года (1, 2, 3, ….888, 889 и т.п.). Кроме того, организация может вести нумерацию по нарастающей внутри каждого года, прибавляя к номеру дополнительный индекс в виде года (1/2012, 2/2012, 3/2012…. 1/2014, 2/2014 и т.п.)).
Формирование личного дела работника
Вопрос Добрый день. Как нумеруются личные дела сотрудников? Я устроилась инспекторам по ОК. Дела не пронумерованы. Номеру дела можно присвоить табельный номер сотрудника? Или как поступить.
Подскажите пожалуйста. Благодарю.
Как правильно определять номер личного дела сотрудников в школе 2018
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:
Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.
Внутренняя опись
Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты.
Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито.
При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель.
На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125).
Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет
Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления. Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно. Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел.
Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.
Как нумеруются личные дела сотрудников?
Чем предусмотрено ведение личных дел Для госслужащих регламентируют такую обязанность:
Номер личного дела сотрудника как присваивается
Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4 x 6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы. Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу.
Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку. При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.
Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.
Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения.
Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.
Законодательные требования Для государственных организаций Трудовой кодекс (далее — ТК РФ) не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело.
Исключение составляют государственные и муниципальные служащие. Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г.
N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Голосование:
Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него. Обязательными для отображения являются следующие элементы:
Как правильно сформировать личное дело работника
Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.
Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.
Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.
Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.
Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п.
3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Личное дело: формируем и оформляем
Вопрос Добрый день. Как нумеруются личные дела сотрудников? Я устроилась инспекторам по ОК. Дела не пронумерованы. Номеру дела можно присвоить табельный номер сотрудника? Или как поступить.
Подскажите пожалуйста. Благодарю.
Ответ Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.
Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.
Личное дело работника
Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ. Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников. Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника.
На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок. Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель.
Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.
N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ), а также нормы гл. 14 ТК РФ.
В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы).
Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел. На практике часто возникает вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя.
В соответствии со ст.
В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки.
Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь:Обложка для личного дела (титульный лист) Из чего состоит папка? Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках.
Как нумеровать личные дела работников
/ Хозяйственное право / Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет
Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:
Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав).
Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению.
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.
Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.
Личное дело сотрудника
Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении.
Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.
Перечень (опись документов) Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления.
Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.
Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе.
На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего.
Оформление личного дела сотрудника
Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.
Как правильно присвоить номер личному делу сотрудника
В личное дело по усмотрению работника кадровой службы могут не включаться документы временного срока хранения — справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.
Также не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.
Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел.
Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную.
В конец дела подшивается лист-заверитель дела. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно.
В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.
Личное дело работника – как его правильно оформить
Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4 x 6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы. Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу.
Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.
При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.
Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в
Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п.
3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Личное дело сотрудника: оформление, ведение и хранение + образцы
Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.
Сегодня вы узнаете:
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
На кого оформлять
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Кто обладает допуском к делам
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Предоставление дел правоохранительным органам
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Оформление личного дела
Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:
Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.
Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:
Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.
Итак, образец оформления личного дела:
Что должно быть в личном деле сотрудника
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.
Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Образцы и бланки документов для личного дела
Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.
Порядок ведения дел
Этот процесс включает в себя:
Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.
Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.
Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.
Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.
Журнал регистрации: как вести
Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.
В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».
Электронное личное дело
Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.
Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.
В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.
Заключение
Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.
Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.