кто такой бизнес ассистент и чем он занимается
Бизнес-ассистент и помощник руководителя: кто это, что именно они делают и чем отличаются их обязанности
Бизнес-ассистент — это ключевой сотрудник в компании. Он занимается планированием дел руководителя, снимает с него множество задач и вникает в основные бизнес-процессы. Из статьи вы узнаете его функционал, “примерите” на себя эту должность и поймете, насколько она вам подходит.
Кто такой бизнес-ассистент
Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:
Планирует рабочий график руководителя
Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками
Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы
В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию
Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время
Благодаря синтезу этих задач, ассистент значительно разгружает своего работодателя и помогает развивать бизнес. Ассистент знает практически все о деловой жизни руководителя и всех ключевых процессах в компании.
И позицию бизнес-ассистента не стоит путать с должностью
Личного помощника руководителя
Который, главным образом, занимается персональными поручениями руководителя. Да, они могут быть связаны с работой, но большая их часть — это бытовая рутина, а не бизнес-процессы.
В этом главное отличие помощника от ассистента: бизнес-ассистент в меньшей степени занимается решением личных задач руководителя. Да, он может брать дополнительные обязанности, а его основной функционал — решение вопросов, связанных с бизнес-процессами
Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.
Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент?
Возможностью быстро собирать, анализировать и систематизировать нужную информацию, организационными возможностями, владение тайм-менеджментом и т.д.
И это лишь часть, полный перечень нужных качеств вы узнаете из следующей статьи.
Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции?
Один из главных путей развития ассистента — это руководящие позиции. Его работа уже предполагает прокачку навыков, которые нужны для управленческой должности. А вот с позиции личного помощника сложнее расти по руководящей линии.
Мы готовим новые статьи, связанные с: работой личного помощника, бизнес-ассистента, менеджера блогера и т.д. И чтобы такие материалы были для вас максимально полезными и практичными — посоветуйте в комментариях:
Какие качества помощника и ассистента считаете ключевыми
Что вам кажется привлекательным в этой работе
Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается
За каждым успешным бизнесменом или политиком всегда стоит кто-то, кто делает его таковым.
Раньше говорили, что дело в женщине (жене, матери и т. д.). Якобы именно она является той шеей, которая поворачивает голову, прикрывает тыл и успокаивает домашним уютом.
Кто же этим занимается?
Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
Личная преданность руководителю — основной профессиональный навык для данной специальности, который всегда высоко оплачивался, даже во времена кризиса.
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Обязанности бизнес-ассистента
У помощника руководителя много обязанностей. Он не секретарь в обычном понимании, а высококвалифицированный специалист, выполняющий роль ассистента или заместителя начальника.
Задачи бизнес-ассистента:
Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел.
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит.
Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.
Хороший бизнес-ассистент умеет хранить секреты, организован, грамотен, опрятен, надежен, креативен, доброжелателен и инициативен, эрудирован, находчив, стрессоустойчив и поддержит своего руководителя в самые трудные времена.
Именно такие специалисты, по мнению бизнесменов, на вес золота и особенно востребованы в крупных компаниях и корпорациях.
Хотите получить профессию будущего и стать успешным бизнес-ассистентом?
Рекомендуем рассмотреть обучение у нас в школе на курсе «Ассистент на миллион». Оставьте заявку на обучение уже сегодня!
Бизнес-ассистент: обязанности и функции
Другой вопрос, что каждый из перечисленных помощников делает свою работу. Причем функции секретаря, например, или персонального помощника многие себе представляют. А какие дела выполняет бизнес-ассистент — обязанности какого характера на него возлагаются?
Поскольку такой специалист сегодня очень востребован, всем, кто планирует строить карьеру в сфере менеджмента, нужно разобраться с «содержанием» его работы. Так, разбираемся с ролью приближенного к руководителю эксперта, его сферой занятости и качествами, необходимыми, чтобы занять привлекательное место рядом с опытным топ-менеджером (у которого есть чему поучиться).
Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен
Что можно заключить из самого определения должности:
Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффективность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.
Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60−80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80−100 тыс. рублей в Москве.
Функции и обязанности
Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.
Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:
Функции
Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента.
Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях — предварительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся все жестче (в плане ответственности юридических лиц по части проверки потенциальных партнеров), ассистент может также:
Отдельный список функций может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник руководителя. В сервисных организациях, например, он часто занимается еще и поиском (проработкой возражений) новых клиентов. А на предприятиях, которые относятся к категории опасных объектов, ассистент может следить за соблюдением правил техники безопасности и заполнением соответствующей документации по регламенту.
Какими качествами должен обладать хороший ассистент
Набор обязательств, предписанных к исполнению штатным расписанием для ассистента, может отличаться в зависимости от профиля, размеров и укомплектованности персоналом работодателей. То же касается перечня функций, которые исполняются де-факто.
А вот требования, которые наниматель к нему предъявляет при приеме на работу, обычно одни и тот же. В частностях они, конечно, отличаются, но общих моментов больше.
Минимальный набор обязательных качеств
Так, в большинстве случаев помощник руководителя должен:
Диплом
Требования к профессиональной подготовке — это те самые частности, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях от претендента нужен диплом бакалавра или магистра по одному из направлений менеджмента (управление проектами, персоналом, финансами). Часто на работу в такой должности принимают людей с квалификацией:
Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с видом деятельности компании). В помощники руководителя на горнодобывающих, например, предприятиях, берут выпускников программ экономики или менеджмента в горном деле. В юридические бюро — выпускников юрфака. В образовательные заведения — педагогов с магистерским дипломом или бывших студентов факультета управления в образовательной сфере.
Управленческие и коммуникативные навыки
5 ключевых управленческих умений, которые если и не требуются, то точно пригодятся ассистенту руководителя по корпоративным вопросам: расстановка приоритеты, делегирование заданий, формирование команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Для эффективного общения полезны презентационные, письменные, переговорные навыки, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект.
Работа с компьютером
В век IT нельзя оказаться на высоком посту без владения профессиональным софтом. Бизнес-ассистент руководителя, скорее всего, будет иметь с таким ПО дело чаще, чем начальник. Потому ему нужно хорошо разбираться в сетевом этикете, сервисах удаленного сообщения и контроля производительности работников. Важно уметь искать, фильтровать и обрабатывать данные, в том числе, с помощью специализированных программ, которыми пользуется компания.
Адрес поступления:
Москва, Ленинградский пр-т. д. 80, корп. Г (м. Сокол)
Москва, ул. Измайловский вал, д. 2, корп. 1 (м. Семеновская)
Телефон: 8 (800) 100 00 11
График работы приёмной комиссии:
Пн — Пт: 09.00−20.00;
Сб — Вс: 10.00−17.00.
Профессия бизнес-ассистент
Эта специальность подходит новичкам и людям без опыта. Она позволяет работать как в офисе, так и удаленно. Задача специалиста – помогать руководителю в организации работы. Ассистенты с опытом могут получать до 100 тыс. рублей в месяц.
В статье расскажем, что это за профессия, какие знания и навыки в ней требуются, где искать такую работу.
Содержание статьи:
Кто такой бизнес-ассистент и что он делает?
Это сотрудник, который помогает руководителю организовать работу и выполняет его поручения. В обязанности ассистента может входить решение личных вопросов начальника, но это не основной функционал.
Чем занимается бизнес-ассистент? Обычно в его должностные обязанности входит:
Напоминание о днях рождений партнеров и коллег.
Часто в обязанности бизнес-ассистента входит перевод документов с иностранных языков, чаще всего – с английского. В небольших компаниях он может заниматься поиском и наймом персонала, закупать товары для офиса, выполнять функции контент-менеджера (обновлять сайт организации).
Бизнес-ассистент – это профессия, которая требует от кандидата разнообразных знаний и навыков. С другой стороны, она помогает получить опыт во многих сферах. Может быть первой работой для молодого специалиста, которому сложно сразу устроиться по специальности.
Отличия бизнес-ассистента от личного помощника
Бизнес-ассистент заточен на решение деловых задач. Он должен понимать, что такое бизнес-процессы, уметь вести деловую переписку и знать особенности делового этикета.
В обязанности бизнес-ассистента могут входить задачи, связанные с решением личных вопросов. Но обычно их немного – не более 10% от всех поручений. В отличие от личного помощника, который основное время тратит на решение личных вопросов.
От бизнес-ассистента требуется больше навыков и знаний. В ряде случаев он также берет на себя функции HR-менеджера, может вести переговоры с подрядчиками, проверять документы и решать другие задачи, которые личный помощник не выполняет.
Плюсы и минусы профессии
Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?
Если рассматривать вакансии в крупных городах, то новичкам могут платить от 30-40 тыс. рублей в месяц. В Москве средняя зарплата составляет 50-60 тыс. рублей в месяц. В крупных организациях она доходит до 70-80 тыс. рублей. К этой сумме могут прибавляться премии, которые руководитель выплачивает в случае успешной работы.
Больше зарабатывают бизнес-ассистенты в международных компаниях и фирмах, работающих с иностранцами. В этом случае сотрудник должен знать английский, а часто – несколько иностранных языков. Заниматься переводами и переговорами на английском. За такую работу могут платить порядка 100 тыс. рублей в месяц.
На фрилансе ставка почасовая. Она может составлять от 100-200 рублей в час и выше в зависимости от сложности задач и уровня специалиста. Например, свои услуги удаленные бизнес ассистенты часто предлагают на сайте Кворк.
Что нужно знать и уметь?
Список знаний и навыков зависит от компании и функционала бизнес-ассистента.
Что требуется знать и уметь
Личные качества, которые нужны помощнику руководителя
Как стать бизнес-ассистентом?
Если нет опыта или высшего образования
При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.
Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.
Рекомендации, как пройти собеседование:
Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).
Где искать работу?
Свои услуги можно предлагать на сайте Кворк. Там нужно зарегистрироваться и добавить в каталог информацию о том, что вы можете делать и сколько стоит ваша работа. Например, по переводу текстов или выполнению поручений.
Где найти бизнес ассистента?
Разовые услуги проще заказывать на биржах, например, Кворк. Нужно найти в каталоге то, что требуется сделать, и оформить заказ. Фрилансер его выполнит и после приемки получит деньги.
Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях
Бизнес-ассистент Харитона Матвеева, основателя Skyeng
Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?
Первое решение – нанять персонального помощника, который будет помогать справляться с рутиной. Это человек, который составит ваше расписание на день, напомнит коллеге о встрече, принесет кофе, когда вы устали, закажет цветы для мамы и найдет удобный фитнес-центр. Валерия Филатова, бизнес-ассистент и второй пилот Харитона Матвеева, основателя Skyeng, дает инструкцию, как нанять идеального помощника для руководителя.
Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.
Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.
Второй пилот может стать вашими руками, вашим голосом, а иногда и продолжением вашего мозга. Вы заявили о проблеме, а второй пилот додумался записать ее, развить, передать соответствующему сотруднику, принять результат и презентовать его.
Тест: узнай, сможешь ли ты грамотно выйти на рынок в другой стране
Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря?
Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.
Конечно, я занимаюсь и обычной рутиной, но даже здесь я могу проявлять больше инициативы и творчества, усиливая эффективность руководителя.
Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.
Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:
Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.
Что делает Ассистент 2.0?
Когда вы будете искать бизнес-ассистента, вы в первую очередь составите список требований – личных пожеланий, критериев, диктуемых компанией и навыков, необходимых для этой работы.
Чтобы вам было проще, приведу для ориентира список требований, который был у Харитона, когда он искал меня.
Похож на руководителя
Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?
«Мэтчинг» — близость по духу, общие интересы, ценности, установки и представления о жизни.
Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, репетитора или дизайн для лендинга, важно, чтобы вкусы руководителя и ассистента совпадали или перекликались.
Комфорт – с бизнес-ассистентом вам придется проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не надоедало.
Справится с задачами
У бизнес-ассистента есть список задач. Под него вы можете составить список компетенций и личностных качеств, которые позволяют эти задачи выполнить. У Харитона получился вот такой список.
Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи.
Внимание к мелочам. Чтобы добиваться исключительных результатов в бизнесе, вам необходимо фокусироваться на глобальных вещах. О мелочах может позаботиться бизнес-ассистент.
Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и емкий индикатор профессионального опыта в данной сфере.
Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег.
Английский. Безусловно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, вашему ассистенту важно знать английский.
Будет долго работать
Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество?
Вот список критериев, которые снижают вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.
Отсутствие страха рутины. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого ассистента. Важно удостовериться в том, что потенциальный кандидат готов на это.
Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.
Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.
Где искать ассистента?
Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.
Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.
Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.
Понять, как искать
Скилл-сет и процедура отбора
Публичный поиск
Подготовка к работе c BA
Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.
Ситуацию осложняет и то, что в российских реалиях сложно обозначить список задач ассистента и выделить основную цель, которой он будет следовать.
На мой взгляд, подобного человека лучше всего искать по рекомендациям, изучать опыт других топ-менеджеров и бизнес-ассистентов. Собирать референсы — лучшая стратегия при найме такого специалиста.
Как работать с ассистентом?
Нанять хорошего специалиста мало. Важно включить его в процесс, обозначить «правила игры», настроить коммуникацию. Итак, вы выбрали ассистента, подписали договор. Что дальше?
Вводим в курс дела
1 день: посвятите время
На этапе онбординга не жалейте своего времени на ассистента, вводите его в курс дела как можно скорее.
1 неделя: познакомьте с командой
Зовите ассистента на командные встречи, шарьте все возможные доступы в общие каналы. Поверьте, уже на первой совместной встрече взгляд со стороны даст вам кучу инсайтов по вашему стилю менеджмента, по постановке задач и атмосфере на командной встрече в целом. Кстати, обратная связь от ассистента — отличный индикатор его реальных знаний и опыта.
1 месяц: познакомьте с бизнес-стратегией компании и с базовыми принципами принятия решений
Зная, на что ориентироваться при принятии решений, ассистент обретет больше самоходности и быстрее привыкнет к новым задачам.
Настраиваем процессы
Многие ассистенты просто тонут в потоке рутины, потому что не вырабатывают систему работы. Например, работая в одной известной российской компании, я часто сталкивалась с тем, что ассистенты c-level-менеджеров тратили больше 50 часов в неделю в предновогодние праздники, решая проблемы с подарками для партнеров.
Инициируйте работу над системными решениями, чтобы время вашего ассистента тратилось на действительно важные задачи: вводите чек-листы, анализируйте и редактируйте их, если это необходимо.
В конце рабочей недели мы проводим встречу с Харитоном, на которой разбираем, какие процессы могли быть реализованы лучше. Если я что-то замечаю сама или руководитель дает обратную связь, я могу усовершенствовать свой чек-лист, внеся в него дополнительные пункты.
Обсуждаем, если что-то пошло не так
Человеку проще развиваться, если понятно, над чем конкретно нужно работать. Постоянное подкрепление результатом вдохновляет, а вдохновленный ассистент — это вдохновленный руководитель.
Но без конструктивных выводов, без четкого фокуса на развитие работа ассистента быстро превратится в ад и приведет к выгоранию.
Именно поэтому очень важна обратная связь. Вот несколько подсказок, как сделать ее эффективной.
Подведем итог
С определенного этапа для руководителя уже не стоит вопрос о том, необходим ли ему бизнес-ассистент. Но поиск и работа с таким сотрудником — это нетривиальная задача. Бизнес-ассистент — это тоже проект, которому стоит уделить серьезное внимание.
Если вы задумались о том, чтобы нанять бизнес-ассистента, то определите портрет вакансии, составьте стратегию поиска, подготовьтесь к онбордингу сотрудника, настройте процессы и организуйте базу знаний.