конференц зал для чего нужен
Преимущества конференц-залов при гостиницах
Развитие экономики страны приводит к благополучному развитию среднего и малого бизнеса. Предпринимателям требуются места для проведения конференций, семинаров, тренингов. Частые поездки в другие города и страны, для продвижения своего бизнеса, встречи с потенциальными партнерами, требуют от предпринимателя организованности и практичности.
Как правило, отправляясь в командировку, бизнесмен подыскивает гостиницу, где имеется конференц-зал. Это прекрасная возможность провести необходимые переговоры на месте и разместить партнеров и коллег в гостинице. Поэтому выбирая конференц залы минска следует обращать внимание на оснащение и возможности гостиницы.
Преимущества гостиниц с залами
Можно отметить, что секрет успеха гостиницы в том, что оно способна решить сразу несколько задач:
Актуальность гостиниц с конференц-залами высока, она распространяется на все сферы бизнеса. Часто крупные компании, имеющие филиалы в различных городах, устраивают тренинги, поэтому им крайне важно найти подходящую гостиницу с конференц-залом. Это даст возможность разместить иногородних и совместить с полезным, нужным делом.
Очень актуальны предложения и для бизнесменов, которые занимаются сетевым маркетингом. Люди, работают на одну и ту же компанию, но проживает, как правило, в разных городах. Совместные мероприятия компании объединяют большое количество людей в одном месте. Тренинги, позволяют развивать командный дух, увеличивать продажи, поднимать настрой коллектива.
Можно сказать, что современный бизнес нуждается в гостиницах и конференц-залах. Это то место, которое объединяет, помогает продвигать бизнес и заключать выгодные контракты. Место, которое поднимает командный дух, позволяет чувствовать себя не только сотрудником компании, но и творцом бизнеса, новых идей и возможностей.
Конференц залы как важный элемент повышения эффективности управленческих решений в организациях любого размера и уровня
Конференц-залы и их роль 
В советские времена существовал термин «актовый зал», и все хорошо знают и помнят, что это за помещение и какие функции оно выполняло. Примечательно, что такие помещения востребованы и в современном мире. Правда, название «актовый зал» безнадёжно устарело, и теперь оно используется для обозначения места, где можно провести школьное или институтское собрание. Серьёзным компаниям нужна не менее серьёзная информационная площадка, и называть её актовым залом как-то не солидно. Да и не нужно использовать советские словосочетания, от которых так и веет пионерскими галстуками, комсомольскими значками и партсобраниями, тем более что в русском языке появились новые словосочетания: «конгресс-холл», «коворкинг-центр», «конференц-зал».
А нужен ли конференц-зал компании?
Современные конференц-залы, оборудование в которых должно соответствовать своему времени, предназначены для проведения, как внутрикорпоративных, так и более масштабных мероприятий, далеко выходящих за рамки одной компании. К примеру, это могут быть: семинары, совещания, презентации, интерактивное общение с партнёрами по бизнесу (видеомосты), брифинги, пресс-конференции. Как правило, конференц-залы располагаются в бизнес-центрах, и являются неотъемлемым атрибутом успешной компании.
И если одни прямо горят желанием купить конференц-зал и обустроить его по собственному усмотрению, то другие предпочитают аренду. Неважно, какой способ изберёт руководство, а важно то, что конференц-залы можно смело назвать отличным маркетинговым инструментом, позволяющим организовывать бизнес-процессы и управлять ими, а также воздействовать на потенциальных клиентов и партнёров по бизнесу. И для этого одного ораторского искусства «спикера» мало, поскольку техническое оснащение (зал ведь должен иметь не только трибуну с микрофоном), порой, играет решающую роль.
«Зеркало успеха» компании
Этого несколько «высокопарного» словосочетания вполне заслуживают современные конференц-залы, оснащение которых имеет немаловажное значение. Информационная площадка должна быть удобной во всех отношениях, и каждый человек, участвующий в брифинге или просто присутствующий на семинаре, не должен испытывать ни малейшего дискомфорта. Визуальный комфорт имеет огромное значение, и добиться его можно только за счёт привлечения к работе высококлассных дизайнеров, работающих вместе с архитекторами. Правильный выбор отделочных материалов крайне важен, так как если этим пренебречь, то излишняя звукопроницаемость, зашумленность, неразборчивость речи и другие «недостойные явления» не позволят донести информацию так, как хотелось бы. Разумеется, оборудование для конференц-зала просто обязано быть качественным и заслуживающим доверия.
В идеале, чтобы избежать возникновения непредвиденных ситуаций и негативных факторов, необходимо, чтобы специалисты, занятые в сфере акустических технологий, тесно взаимодействовали с архитекторами и дизайнерами, поскольку такой термин, как «акустика помещения» ещё никто не отменял. Чтобы создать идеальный конференц-зал, проект его должен предусматривать использование акустических панелей, обладающих определёнными свойствами (звукоотражение, звукоизоляция, звукопоглощение). Разумеется, функциональные системы информационной площадки необходимо выбирать в соответствии с конкретными условиями. Оснащение конференц-зала подразумевает наличие подходящей по всем критериям мебели и спецоборудования.
Перечень основного конференц-оборудования
Состав технических средств для передачи и воспроизведения информации зависит от того, какие мероприятия будут проводиться на информационной площадке. Здесь нет единого стандарта, и конференц-оборудование подбирается с учётом потребностей, и в этот перечень может входить:
Система видеоконференцсвязь. Обеспечивает аудиовизуальное общение сразу нескольким собеседникам в режиме онлайн. Видеоконференцсвязь – это отличный способ наладить коммуникативные связи между людьми, находящимся на значительном удалении друг от друга. Производители таких систем предлагают усовершенствованные модели, в состав которых входит: встроенный кодек, микрофон и «самонаводящаяся» видеокамера.
Экраны для конференц-залов. Подобный вид конференц-оборудования в узких кругах принято называть «видеостенами», предназначенными для «донесения» видеоинформации. В роли «поставщика картинки» могут выступить всевозможные видеопроигрыватели, ПК и ноутбуки, видеокамеры и другие устройства, способные воспроизводить изображение. В роли экрана может выступить «плазма», а также другие устройства.
Подсистема коммутации. Теперь она тоже может входить в комплекс акустического оборудования информационной площадки, и функции подсистемы коммутации сводятся не только к переключению источников звука, но и к звукообработке.
Проекционная система. В её состав может входить пара приспособлений: проектор и экран. Это достаточно распространённый элемент конференц-зала, оснащённый целым рядом дополнительных функций.
Конференц-система. Это конференц-оборудование, в состав которого входит множество элементов, и нередко оно обозначается другим термином – конгресс-система. При желании, можно оснастить конференц-систему дополнительным функционалом, чтобы она могла регистрировать участников мероприятия, вести подсчёт голосов при голосовании. А оборудование для синхронного перевода – это есть не что иное, как составной элемент конгресс-системы. Кстати, благодаря конференц-системе, в диспуте смогут принимать участие сразу несколько человек.
Конференц-связь. Даёт возможность для общения сразу нескольким людям. При желании, можно организовать как аудио-, так и видеоконференцию, благодаря чему собеседники смогут друг друга видеть. Такой «визуальный полилог» очень уместен при проведении многосторонних рабочих совещаний, презентаций, вебинаров, пресс-конференций и пр.
Конференц-микрофон. Это настоящий помощник, без которого невозможно проведение бизнес-мероприятий. Разумеется, в большинстве случаев такое приспособление используется «во множественном числе», и очень часто предпочтение отдаётся радиомикрофонам различных моделей, что и понятно: никто не хочет путаться в проводах. Существует невероятное количество разновидностей конференц-микрофонов, и одной из них является спикерфон – устройство, в состав которого может входить несколько динамиков и микрофонов.
Многофункциональный конференц-зал
Нередко один конференц-зал решает сразу несколько задач. Например, он может служить не только залом для совещаний и презентаций, но и взять на себя функцию помещения, где можно устроить банкет, провести круглый стол, устроить корпоративную вечеринку или использовать в качестве кинотеатра. То есть, конференц-зал можно обустроить так, чтобы он выполнял сразу несколько функций, и это будет лучшим решением из всех возможных. Но как обеспечить конференц-залу подобную трансформацию? Это можно сделать путём перестановки мебели и тщательного подбора разнородного оборудования, которое обязательно должно быть современным, поскольку его возможности по-настоящему безграничны.
Как выбрать конференц-зал?
Мероприятия с большим количеством человек всегда требуют наличия оборудованного конференц-зала. Подобное помещение поможет решить проблемы с оборудованием, пространством и техникой. Сейчас стало модно брать такие помещения в аренду, поскольку таким образом можно сэкономить время и средства.
Для чего нужен конференц-зал?
Различные презентации, встречи, семинары и деловые переговоры успешнее пройдут в соответствующей обстановке. Современные офисы из-за ограниченного пространства не всегда обладают нужными помещениями либо переговорные комнаты малы по размеру и не имеют качественного мультимедийного оборудования. Конференц-зал поможет решить эти проблемы. Обычно он используется для:
Как выбрать?
Грамотный выбор конференц-зала позволит избежать массу проблем. Чтобы арендовать действительно подходящее помещение, нужно определиться с рядом вопросов:
Сначала следует определиться с количеством участников. Для 10-15 человек достаточно арендовать небольшой зал. Если же людей будет более 50, стоит позаботиться о более просторном помещении. Масштабные мероприятия и презентации обычно проводятся в крупных городах, поэтому количество человек соответствующее. Так, например, конференц залы в Одессе или любом другом крупном городе должны быть достаточно вместительными (важно оставить место еще и для техники).
Если на презентацию или прием приглашены иностранные партнеры, следует позаботиться о дополнительных услугах. К ним относятся кулеры с водой, возможность забронировать билеты, охраняемая парковка, обеды и десерты.
Наконец, важна чистота и само оформление зала. Яркие кричащие цвета в отделке будут отвлекать внимание и даже раздражать. А слишком пастельные оттенки создают сонное настроение.
Как правильно выбрать конференц-зал для проведения мероприятий
Чтобы мероприятие прошло на высоком уровне и заданные цели были достигнуты, необходимо достаточно времени уделить вопросу выбора конференц-зала или помещения, где будут проходить переговоры. Это задача не так проста, как может показаться сначала и требует ответственного подхода.
Зал для конференции можно выбрать тут.
Перед тем, как инициировать активные действия, необходимо определиться с количеством участников. Именно от данного показателя зависит, какой площади будет достаточно, чтобы всем хватило места. Залы могут быть рассчитаны на десять, пятьдесят или даже сто человек. Естественно предположить, что помещение большего размера обойдётся в значительную сумму. При этом важно, чтобы все участники чувствовали себя комфортно, и было достаточно свободного пространства для перемещений. Желательно, чтобы в помещении присутствовала трибуна. Таким образом, оратор будет более заметным.
Большой плюс если присутствует холл для гостей, где они могут отдохнуть в комфортной обстановке. Интерьер помещения также имеет значение. Он должен быть сдержанным и располагающим к деловому общению. Зал должен хорошо проветриваться, поэтому наличие системы кондиционирования является обязательным.
Аренда конференц-зала без современного оборудования не имеет смысла. Речь идёт о технике, которая может улучшить визуализацию и помочь донести информацию до сознания слушателей. Должен присутствовать проекционный экран, проектор, монитор, колонки и усилители звука, доска, микрофоны, а также всевозможные удлинители и переходники. Желательно, чтобы мебель была удобной и функциональной. Если кресла регулируются по высоте и оснащены подлокотниками, то это плюс.
В ситуации, когда происходящее будет сниматься на видео, особое внимание стоит уделить вопросам освещения. Обратите свой взор также на удобство подъезда к месту проведения мероприятия, наличие стоянки и месторасположение. Желательно, чтобы принимающая сторона предлагала широкий спектр дополнительных услуг, например, организацию кофе-брейков, доступ в интернет и так далее. Удачных поисков!
Что такое конференц зал и для чего нужен
Проведение встреч с большим количеством участников требует специально отведенного пространства. Конференц-зал наилучшим образом подходит для лекций, семинаров, тренингов.
Размеры помещения выбираются в зависимости масштаба мероприятия. Аудитория может вмещать от десятка до сотни и более человек.
Конференц-залы чаще арендуют на период проведения встречи. К услугам аренды чаще прибегают компании, фирмы, не располагающие достаточной площадью даже для десятка партнеров. В целях повышения имиджа для корпоративных мероприятий выбирают конференц-зал. Оренда залів у Львові возможна с помощью каталога сайта arendazala.com.ua.
Когда целесообразно арендовать конференц-зал
Особенности размещения конференц-зала
Конференц-залы часто располагаются при отелях, гостиницах. Международные семинары, тренинги для работников филиалов устраивают на нейтральной территории, в другом городе. Логично, что кроме места проведения нужно позаботиться о ночлеге приезжих гостей.
Наряду с арендой зала бронируют номера для участников. Дополнительно организаторы тренинга продумывают мероприятия для досуга. Отели имеют спа-центры, рестораны, бассейн. После нескольких часов бизнес-обучения, научной лекции необходим полноценный отдых, информационный материал лучше усваивается.
Кратковременные перерывы (кофе-брейки) проводятся между лекциями. В конференц-зале или в прилегающем помещении организовывают фуршет, где подаются легкие закуски, горячие безалкогольные напитки. Кофе-пауза – отличная возможность пообщаться с партнерами в неформальной обстановке, обсудить деловые вопросы.
Наличие конференц-залов разной вместимости в отеле дает возможность проводить одновременно несколько семинаров.