что такое веха проекта
Веха (управление проектами)
В дополнение к сигнализации о завершении некоего ключевого этапа, веха употребляется в значении принятие важного, ключевого решения, способного изменить весь ход проекта. В этом смысле вехи отмечают не только контрольные точки процесса, но и указывают направление движения.
Связанные понятия
Упоминания в литературе
Связанные понятия (продолжение)
Holacracy (англ. holacracy; читается «холакраси») это социальная технология или система управления организацией, в которой полномочия и ответственность за принятие решений распределяются по всей холархии самоорганизующихся команд, вместо управленческой иерархии. Holacracy внедрена в коммерческих и некоммерческих организациях США, Франции, Германии, Новой Зеландии, Австралии и Великобритании.
В идеале, оценивание — это непрерывный процесс, который начинается с момента зарождения идеи о создании программы, сопровождает её на протяжении всего времени существования и заканчивается в момент завершения самой программы (хотя в некоторых случаях оценивание может длиться некоторое время после окончания программы). Процесс оценивания включает в себя четыре основных этапа, которые сменяют друг друга в следующем порядке.
Поискóвые исслéдования – это выполнение определенных действий, направленных на получение новых знаний или пополнение багажа уже существующих путем изучения и анализа новых объектов, территорий, банков данных и т.п. Состоят из последовательного логического выполнения определенных организационно-технических, методологических и методических процедур, основанных на постоянном и непрерывном поиске, анализе и систематизации полученной информации. Такой тип исследований может быть связан с изучением новых.
Bus factor (либо truck factor) проекта — это мера сосредоточения информации среди отдельных членов проекта; фактор означает количество участников проекта, после потери которых (в оригинале — «попадания» которых под автобус или грузовик, варианты: увольнения, заболевания, рождения ребёнка, несчастного случая и других форс-мажорных обстоятельств) проект не сможет быть завершён оставшимися участниками.
Вехи проекта: определяйте, достигайте и отмечайте их
Если вы любите управлять проектами (а мы надеемся, что так оно и есть), то знаете, что хорошо подготовленные планы экономят время и ресурсы. На самом деле, Институт управления проектами обнаружил, что «организации, которые инвестируют в управление проектами, снижают непроизводительные затраты в 13 раз за счёт более эффективной реализации стратегических инициатив».
Однако не все планы проектов создаются одинаково хорошо. Допустим, вы работаете над своим текущим планом. В нём есть цели, задачи, исполнители и сроки. В нём прописаны зависимые элементы и ожидаемые результаты. Вы уверены в том, что это произведение искусства планирования, которое непременно приведёт ваш коллектив к успеху. Но не забыли ли вы включить в план проекта его вехи?
Если в вашем проекте нет вех, вы оказываете себе медвежью услугу. Вехи упрощают вашу роль в качестве лидер а проекта, потому что они показывают коллективу отметки, на которые ему нужно ориентироваться, а заинтересованным сторонам — прогресс в важных для них областях. Хорошая новость заключается в том, что вехи легко добавить в любой проект (даже если он уже начат) и они дают массу преимуществ.
Давайте рассмотрим, что такое вехи проекта и чем они могут быть полезны вам.
Что такое веха проекта?
Вехи обозначают определённые точки на хронологии проекта. Эти контрольные точки показывают, когда заканчиваются отдельные действия (группы действий) или когда начинается новая стадия (действие). Вы можете отделять вехи от других элементов хронологии, так как сами по себе они не отнимают время — это, скорее, дорожные указатели, помогающие не сбиться с пути.
Почему вехи проекта важны?
Вехи — это мощный инструмент, позволяющий отслеживать ход реализации плана проекта. Они помогают мотивировать коллектив и держать его в курсе событий, позволяя каждому видеть шкалу прогресса и оценивать приоритеты. Кроме того, по вехам также можно контролировать сроки, определять важные даты и выявлять препятствия на пути выполнения проекта. Даже если убрать все задачи из хронологии проекта, вехи по-прежнему будут давать общее представление о его ключевых этапах или стадиях.
Вехи можно легко спутать с другими аспектами управления проектами, поэтому давайте рассмотрим их отличительные черты.
Вехи и цели
Цели — это то, к чему вы стремитесь в будущем, а вехи позволяют оглянуться на то, что вы уже сделали. Вехи — это своего рода пройденные ступени лестницы к достижению цели.
Пример. Допустим, отдел маркетинга, работающий над инициативой по ребрендингу всей компании — большим проектом с множеством подвижных элементов — поставил цель завершить проект к концу третьего квартала. С помощью вех они могут отмечать выполнение ключевых решений или действий, таких как выбор цветовой палитры, создание шаблонов для дизайна, согласование плана запуска и т. п.
Вехи и стадии проекта
Вехи часто совпадают с началом и окончанием стадий проекта (первоначальное обсуждение, планирование, выполнение и завершение). Одна такая стадия может длиться неделями и даже месяцами, включать в себя множество задач, над которыми работает большой коллектив. Веха — это «галочка» за достижение некой отметки в общем прогрессе. Это событие должно быть достаточно важным, чтобы удостоиться отдельного упоминания и отчёта.
Пример. Стадия первоначального обсуждения нашего проекта по ребрендингу подразумевает под собой ряд задач, таких как создание фокус-групп для сбора идей нового брендинга и творческие собрания для обсуждения таких идей. Веха в конце этой стадии будет обозначать готовность коллектива перейти к этапу планирования.
Вехи и результаты проекта
Ожидаемый результат проекта — это конечный продукт или иной актив, тогда как веха — это момент времени. Иногда достижение вехи сопровождается получением результата.
Пример. В числе ожидаемых результатов проекта по ребрендингу могут быть утверждённое руководство по стилю в формате PDF и связанные с ним файлы логотипов. Завершение этих проектов следует выделить (и даже отпраздновать!), поэтому менеджер по маркетингу может добавить веху в честь этого достижения.
Вехи и задачи
Задачи — это строительные блоки вашего проекта, и на их завершение требуется время. У вех нет продолжительности. Они представляют собой линии на песке, которые указывают на то, что была завершена группа задач.
Пример. В проекте по ребрендингу множество малых и больших задач — создание логотипов, ведение страниц в социальных сетях и подготовка пресс-релизов. Веха может обозначать завершение группы схожих задач.
Включение вех в планы проектов
Вехи можно добавить в любой проектный план для облегчения его выполнения. Они могут оказаться особенно полезными, когда речь идёт о хронологическом графике, потому что вехи выставляются рядом с соответствующими задачами или стадиями. Определение вех помогает вам сосредоточиться на целевых датах и при необходимости корректировать план проекта.
Вехи не обязательно должны быть серьёзными! Например, вы можете планировать праздники по поводу завершения важных этапов проекта. Такой способ признания заслуг сотрудников повышает моральный дух и уровень вовлечённости коллектива.
Добавлять вехи можно к любой стадии текущего проекта, поэтому можете начать делать это, не дожидаясь начала следующего. Если у вас есть повторяющиеся проекты, то вехи также можно встроить в шаблоны уже сейчас для использования в будущем.
Как создать график вех проекта
Вехи проектов следует воспринимать как моменты времени, а не цели, результаты или задачи. Таким образом, с помощью вех следует отмечать важные контрольные точки проекта. Проанализируйте график своего проекта и отметьте на нём значимые этапы или моменты. Например, если вы планируете запуск продукта, то вехами стоит отметить окончательное согласование маркетинговых текстов, запуск веб-страницы продукта, а также начало продаж самого продукта.
ЧаВо: сколько вех должно быть в проекте?
Какое-либо конкретное число вех в проекте не предусмотрено. Некоторым проектам хватит и 2–3 вех, а в других их будет около десятка. Не стремитесь выставить строго определённое количество вех. Предусмотрите их для важных событий, которые должны произойти во время работы над проектом. Помните: вехи следует считать моментами времени, а задачи, которые выполняются для достижения вех, должны отображаться в вашем проекте иным образом.
Определение сроков достижения вех проекта
Так как вехи — это моменты времени, которые не предназначены для отслеживания ведущих к ним процессов, вам следует связывать сроки достижения вех с запуском или реализацией конкретных инициатив. Например, если вы планируете виртуальное мероприятие, веха должна быть приурочена ко дню его начала. Её не следует привязывать к подготовительной работе. Вехи обозначают важные моменты хода работ по проекту и помогают оценивать его успешность.
Примеры вех проекта
Веха обозначает важный момент времени. Вы можете использовать вехи в своих проектах для выделения таких событий, как достижение значимого результата, завершение предварительной подготовки проекта, согласование окончательного плана, завершение анализа требований, одобрение дизайна, завершение стадии проектирования и многого другого.
Давайте рассмотрим четыре примера того, как вехи могут работать на ваш коллектив.
Выделяйте критически важные задачи. Эти задачи непременно должны быть выполнены к определённому сроку, иначе проект застопорится. К ним можно отнести согласование творческой концепции для маркетинговой кампании.
Выделяйте завершение этапа или стадии. Это может быть завершение большого объёма работ, например составление бюджетных смет для каждого подразделения компании в целях планирования проекта.
Сделайте центром внимания важное событие или результат. К подобным событиям или результатам можно отнести расширение офисного пространства компании и начало перемещения туда сотрудников.
Сконцентрируйтесь на достижении целей и ключевых результатов. К подобным целям и ключевым результатам можно отнести получение запланированного квартального объёма выручки от недавно запущенного продукта.
Отчётность по вехам проекта
Определение вех — это хорошее начало, но вы не добьётесь всех преимуществ, пока не начнёте отслеживать вехи и готовить по ним отчёты. Вехи являются отличным инструментом представления отчётности и обмена информацией с заинтересованными сторонами, которым не нужны новости по конкретным задачам. Такая картина «широкими мазками» помогает вам моментально видеть, какие стадии были завершены, идёт ли проект по графику на пути к будущим вехам и насколько близко вы находитесь к своей цели. Вы всегда можете углубиться в детали и просмотреть задачи, привязанные к вехам. Это поможет вам увидеть, за счёт каких этапов и исполнителей была достигнута веха, или распознать препятствия, которые могут встретиться на пути.
Отслеживание вех позволяет анализировать самую важную работу и видеть истинное состояние проектов, предоставляя при этом информацию о ходе работ по проекту, которой можно уверенно поделиться. Проверьте, поддерживает ли ваш инструмент для управления проектами обновления статуса с отчётами по вехам, чтобы можно было держать коллег и заинтересованные стороны в курсе достижений коллектива и ближайших вех.
Совет: что делать, если вы не достигли целей, связанных с вехой
Иногда коллектив будет срывать сроки достижения вехи. Так бывает, и в зависимости от важности данной вехи, это может существенно замедлить прогресс и привести к задержке реализации инициативы или запуска продукта.
Если вы не достигли цели по вехе, оглянитесь вместе с коллективом на проделанную работу, чтобы понять, почему это произошло. Может быть, веха была некорректно запланирована или оказалась слишком амбициозной? Посмотрите на задачи и результаты, которые лежат в основе этой вехи. Были ли задержки там? Зачастую при наличии большого количества подвижных элементов бывает трудно понять, что и когда происходит. Чтобы предотвратить подобные ошибки в будущем, подберите себе инструмент управления проектами с визуальной составляющей. Тогда у вас будет возможность отображать свои проекты графически с помощью хронологий, календарей и канбан-досок.
Как не надо делать: подводные камни вех
Определение вех — это искусство, а не наука. Здесь нет «правильных» и «неправильных» методов. Как бы то ни было, вам следует принимать во внимание частые ошибки, с которыми сталкиваются коллективы, когда только начинают пользоваться вехами:
Создание слишком большого количества вех. Количество нужных вам вех зависит от размера и масштабов инициативы. Избегайте ориентации на фиксированное количество вех только потому, что вам «так нравится». Вместо этого обращайте внимание на главные задачи, которые необходимо выполнить коллективу, чтобы успешно завершить проект.
Использование вех в качестве задач. Вехи должны представлять момент времени. Задачи же используются, чтобы отслеживать работу по достижению вех. Поэтому вехами следует обозначать время, когда должна быть завершена некая группа задач.
Отделение вех от остальной работы. Лучший способ соблюдать сроки и успешно сдавать проекты — это управление всей своей работой из единого центра. Проверьте, позволяет ли ваше средство управления проектами работать с задачами, расставлять вехи и получать наглядное представление о проекте в одном месте.
Теперь можно перейти к определению вех
Теперь, когда вы знаете, что такое вехи проекта, они могут оказать положительное влияние на планирование и выполнение ваших проектов, а также подготовку отчётности по ним. Считайте их одним из инструментов на поясе для управления проектами — причём этим конкретным инструментом вам придётся пользоваться довольно часто. Как только вы добавите вехи в свой процесс планирования, вам больше никогда не захочется разрабатывать планы проектов без них.
Вы готовы начать планирование проектов с применением вех? Тогда вам понадобится правильное средство управления проектами. Попробуйте Asana — это лидер на рынке и лучший инструмент управления работой для вашего коллектива.
Что такое веха
Веха (milestone) – важное (ключевое) событие проекта, контрольная точка, в которой будет понятно, что достигнут определенный промежуточный результат проекта.
Обычно в списке задач в MS Project вехи формулируются так: что-то утверждено, что-то завершено, что-то подписано. Т.е. веха констатирует совершение какого-то факта. В качестве вех часто указывают подписание актов, получение денег на проект. Также принято в конце каждой крупной группы работ (суммарной задачи) ставить «техническую» веху – Группа работ завершена, даже если по смыслу в конце этой группы не подписывается никаких документов.
Руководству, которому вы отчитываетесь, часто не до подробностей проекта, отчетность «по вехам» — общепринятая практика.
Веха обычно не имеет длительности. Поэтому самый простой способ пометить задачу как веху – в столбце Длительность поставить 0, т.е. задать нулевую длительность. Project сразу изменит оформление такой задачи в диаграмме (она будет обозначена ромбом, по умолчанию).
Но иногда бывает нужно пометить как веху задачу с ненулевой длительностью (я считаю это вредной практикой, но тем не менее),
Для пометки задачи как вехи надо открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно поставить флажок Пометить задачу как веху и нажать ОК:
Задача с ненулевой длительностью будет помечена вехой:
Правильное использование вех в управлении проектами
Расстановка вех и создание графика вех – ключевые факторы успеха проекта. Следуя этим небольшим советам экспертов в управлении проектами, вы сможете повысить успех проекта.
Эксперты проектного менеджмента Эрик Ларсен и Клиффорд Грей дают такое определение: веха (milestone) – это значимое событие в проекте, которое происходит в определенный момент времени. График вех использует результаты для выявления основных сегментов работы и конечной даты. Вехи должны быть естественными, важными точками контроля в проекте и легко распознаваемыми.
Пол Брот, эксперт по внедрению проектного управления, постоянно использует вехи в ходе работы над проектами. Он подчеркивает, что их правильное использование cможет помочь вам избежать распространенных ошибок, с которыми сталкиваются опытные планировщики проекта. В своей статье «Правильное использование вех и ограничений» Пол заявляет: «Одна из самых больших ошибок в использовании вех – попытка сводить веху к определенной дате в расписании, вместо того, чтобы ставить их на основании логики. В идеале, вехи, где это возможно, должны быть логически связаны с соответствующими мероприятиями в графике. Это, как минимум, означает, что после начальной вехи должна идти еще одна, а перед конечной вехой тоже должна быть веха».
Руководство по установке вех
Прежде, чем приступить к составлению плана-графика по вехам, необходимо создать структуру декомпозиции работ, чтобы получить список всех задач в управляемой структуре или диаграмме. Получив такой список, приступайте к поиску возможностей для установки вех в области завершения ключевых задач и действий.
Визуализируйте временную шкалу важных событий, которые помогут перенести проект на следующий уровень. Например, в проекте NASA «Лунная гонка», стартовавшем в 1961 году с обещания президента Кеннеди доставить человека на Луну за 10 лет, было несколько значительных вех, предшествующих миссии «Apollo 11». Вехами стали: успешные запуски беспилотных зондов, фотографирование поверхности Луны, успешная мягкая посадка зондов на Луну.
В ходе расстановки вех обратите внимание на следующие параметры:
Придерживаясь этих несложных принципов при планировании вех, вы сможете достичь нужного баланса между простыми и сложными вехами, которые будут вдохновлять вашу команду и помогут ей оставаться замотивированной на всех стадиях реализации проекта.
Вехи (контрольные точки) проекта
Что такое веха проекта
Что такое веха
Веха (milestone, майлстоун) проекта — контрольная точка, значимый, ключевой момент (например, переход на новую стадию, новый этап в ходе выполнения проекта). Как правило, с этим моментом связано завершение какого-либо ключевого мероприятия, подписание важных документов или любые другие значительные действия, предусмотренные планом проекта. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта.
В дополнение к сигнализации о завершении некого ключевого этапа, веха употребляется в значении принятие важного, ключевого решения, способного изменить весь ход проекта. В этом смысле вехи отмечают не только контрольные точки процесса, но и указывают направление движения.
Веха на диаграмме Ганта
Чтобы обнулить длительность задачи, надо:
При обнулении длительности:
Если веху с временем, равными окончанию рабочего дня, преобразовать в задачу, то задача будет перенесена на начало следующего рабочего дня.
Планирование контрольных точек
Контрольные точки – это значимые моменты, связанные, как правило, с выполнением промежуточных этапов проекта. При достижении контрольных точек сравнивают плановые и фактические показатели.
На основе контрольных точек производится мониторинг фактического прогресса проектов. Контрольная точка (КТ) является отражением результата проекта.
Контрольные точки устанавливают соответствие текущих действий составленному плану. В этом случае контрольная точка позволит проанализировать, насколько эффективно выбран путь реализации конкретного пункта плана. Отсюда еще одна дополнительная функция контрольной точки – корректировка плана.
Идея метода контрольных точек в Адванте в том, что вместо контроля исполнения проекта руководство компании концентрируется на контроле своевременного получения ключевых результатов. Таким образом, в фокусе остается требуемый результат, успех выполнения оценивается на основании отклонения сроков его получения, а приемка качества делегируется специалисту или непосредственно оценивается заказчиком.
Конкретные результаты, которые формулируются для контрольных точек, могут быть разного уровня: от завершения согласования рабочего документа до заключения миллионного контракта. В зависимости от уровня результатов выделим следующие КТ.
Уровни КТ
**0. Вехи**
КТ, результаты которых критически важны для продолжения работы над проектом.
Например, заключение контрактов с основными поставщиками, получение результатов исследований, факты поставки по внешним контрактам, приемка в эксплуатацию ключевых продуктов.
Контроль таких результатов выполняет сотрудник высокого уровня (Генеральный директор, заместитель Генерального директора) или специальное подразделение (Проектный офис).
**1. Критические**
Промежуточные результаты и события, которые критически важны для заказчика проекта.
На этом уровне могут находиться результаты, приемку которых производит непосредственно заказчик (отбор поставщиков, принятие решений по разработкам) или события, срок наступления которых является критичным с экономической точки зрения (конкурентная борьба, требования законодательства).
Контроль получения этих результатов выполняется на высоком уровне.
Отклонение сроков достижения таких результатов рассматривается первым лицом или специальным органом – проектным комитетом.
**2. Ключевые**
Промежуточные результаты, необходимые для получения критических результатов:
Такие контрольные точки зафиксированы базовым планом работ, который утверждается для проекта и контролируется проектным офисом.
Базовый план – рабочий документ руководителя проекта, а на основании его отклонений проектный офис определяет риски отклонения контрольных точек более высокого уровня и предупреждает заинтересованных сторон.
**3. Оперативные**
На нижних уровнях расположены оперативные результаты.
Результаты, которые определил руководитель проекта в рамка ежедневных, еженедельных планов – завершение разработки какого-то модуля, согласование документа, наладка конкретного механизма. Для масштабных проектов такие контрольные точки помогают Руководителю проекта сконцентрироваться на управлении результатами и экономить время на управлении.
Разделение уровней позволит каждому руководителю сосредоточиться на контроле важного дня него результата, не погружаться в тонкости более низкого управления. Для исполнителей работ разделение на уровни гарантирует политику невмешательства в ход работ до момента сдачи плановых результатов, что предоставляет определенную свободу действий, а не расстрельный контроль за каждый неверный шаг.
Генеральный директор контролирует ход выполнения, отклонения от планов, и для этого не нужно разбираться в диаграммах с большим количеством работ и этапов проектов.
За счет постоянной актуализации планов и перепланирования директор получает надежную информацию о выполнении проектных работ.
Руководителю планирование контрольных точек помогает видеть, кто из сотрудников за какую контрольную точку отвечает, быстро понимать состояние дел в проекте и принимать управленческие решения, анализировать, как отклонения одних КТ повлияли на другие, и принимать решения.
Даёт максимально прозрачную отчётность, которая не требует изучения лишней информации.
Контроль получения плановых результатов дает понимание движения проекта и не позволяет откладывать проблемы «на потом».
Аналитик, который организует запуск процесса управления проектом по контрольным точкам, получит инструменты создания и редактирования объектов на каждом этапе текущего процесса.
Для исполнителя планирование КТ – инструмент мотивации.
На диаграмме Ганта чётко отображено, на каком этапе произошли отклонения от плана, и какая контрольная точка повлияла на ход других. В случае успешного выполнения у сотрудника будет осознание того, что в назначенный срок удалось достичь то, что планировалось. Это дает новые силы шагать дальше, помогает почувствовать себя увереннее.
Диаграмма контрольных точек
Что такое «контрольная точка»
Контрольная точка (веха проекта) – это значимый, ключевой момент (например, переход на новую стадию, новый этап в ходе выполнения проекта). Как правило, с этим моментом связано завершение какого-либо ключевого мероприятия, подписание важных документов или любые другие значительные действия, предусмотренные планом проекта. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта.
С т.зр. системы ADVANTA контрольная точка – это объект с нулевой длительностью.
Что такое диаграмма контрольных точек
Диаграмма контрольных точек в отчёте «Проекты и работы» – это визуальное представление прохождения, выполнения задач в рамках проекта.
Диаграмма строится на основе данных «Дочерние объекты».
Столбец с текущим периодом на диаграмме подкрашен светло-голубым цветом. Беглый взгляд на диаграмму позволит оценить аналитику по отклонению фактической даты от плановой/утвержденной.