что такое ведомственный архив
Ведомственный архив
Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.
Задачи ведомственного архива:
ü комплектование документами, законченными делопроизводством;
ü учет и обеспечение сохранности документов;
ü создание к ним научно-справочного аппарата;
ü использование хранящихся в архиве документов;
ü оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;
ü подготовка и передача в госархивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.
В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:
ü центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;
ü центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения;
ü объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
ü архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.
Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.
Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.
Ведомственные архивы и их функции
Виды и функции архивов. Ведомственный архив как часть государственного Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика разделов ведомственного архива, источники его комплектования. Создание объединенных ведомственных архивов, правила их работы.
Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.
Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.
ГОСТ Р 51114 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает видовое понятие ведомственного архива.
Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.
Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.
1. Виды ведомственных архивов
Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия «ведомственный архив». Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.
Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.
Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.
Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
2. Функции ведомственных архивов
Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
ведомственных архив российский фонд
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Функция комплектования архива.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками «постоянно» и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.
4. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.
1. Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.
4. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
Функция использования документов.
1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
3) организацию учета использования документов архива.
Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.
2. Заведующий архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.
3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения.
6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.
Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.
Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.
1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.
2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.
4. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
5. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.
Итак, в своей практической деятельности архивы организаций руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых они входят.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие архивы: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации; центральный отраслевой архив; объединенный архив; архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях.
Ведомственные архивы осуществляет следующие функции:
ѕ учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
ѕ создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
ѕ организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
ѕ проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
ѕ организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
ѕ оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
ѕ участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
Список использованных источников и литературы
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Госстандарт России, 1998.
2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.)
4. Алексеева Е.В. Архивоведение. М., 2007
5. Вовкотруб О.В. Архивоведение: учебное пособие. Пенза, 2005
6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996
7. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005.
Подобные документы
Особенности комплектования архивного фонда. Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы. Виды архивных коллекций. Характеристика фондов личного происхождения. Организация документов в Государственном архиве Оренбургской области.
курсовая работа [44,0 K], добавлен 03.06.2014
История развития государственных архивов в Республике Беларусь. Государственное регулирование деятельности архивов. Характеристика и структура Учреждения «Государственный архив Минской области». Его задачи, функции, формы использования документов.
курсовая работа [55,0 K], добавлен 17.02.2011
История становления и условия развития архивного дела в Киевской Руси. Архивы в Российской империи. Развитие архивного дела в годы советской власти, в довоенный и военный периоды. Государственный архив Российской Федерации и основные цели его работы.
курсовая работа [73,6 K], добавлен 23.05.2013
Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
курсовая работа [42,1 K], добавлен 19.07.2008
Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.
курсовая работа [52,1 K], добавлен 01.09.2008
Понятие, задачи и функции архивной работы. Организационные требования к ней. Направления автоматизации архивов. Современные проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования архивного дела как предмета совместного ведения РФ и её субъектов.
курсовая работа [1,3 M], добавлен 29.12.2016
Характеристика состава и изучение структуры архивного фонда Российской Федерации. Понятие, классификация и систематизация архивных документов как ценных, материальных носителей информации. Этапы работы по распределению документов между архивами России.
презентация [54,3 K], добавлен 14.04.2014
Нормативно-правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства. Порядок проведения экспертизы и основные критерии ценности документов. Последовательность их отбора и хранения. Комплектование государственных, муниципальных, ведомственных архивов.
реферат [34,0 K], добавлен 28.11.2014
Характеристика и комплектация негосударственной части Архивного фонда РФ. Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда и Государственной архивной службой. Изучение комплектации архива политических партий и общественных организаций.
реферат [19,7 K], добавлен 17.10.2014
История Оренбурга и Оренбургской губернии. Современная система организации архива, его нормативно-правовые акты. Основные задачи, функции, полномочия комитета по делам архивов. Обеспечение сохранности комплектов, учет и использование архивных документов.
курсовая работа [34,9 K], добавлен 20.03.2014
Ведомственные архивы и их функции
Виды и функции архивов. Ведомственный архив как часть государственного Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика разделов ведомственного архива, источники его комплектования. Создание объединенных ведомственных архивов, правила их работы.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 19.01.2012 |
| Размер файла | 28,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.
ГОСТ Р 51114 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает видовое понятие ведомственного архива.
Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.
Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.
1. Виды ведомственных архивов
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.
Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.
Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.
Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
2. Функции ведомственных архивов
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
ведомственных архив российский фонд
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Функция комплектования архива.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками «постоянно» и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.
4. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.
1. Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.
4. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
Функция использования документов.
1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
3) организацию учета использования документов архива.
Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.
2. Заведующий архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.
3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения.
6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.
Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.
Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.
1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.
2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.
4. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
5. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.
Заключение
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие архивы: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации; центральный отраслевой архив; объединенный архив; архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях.
Ведомственные архивы осуществляет следующие функции:
ѕ учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
ѕ создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
ѕ организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
ѕ проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
ѕ организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
ѕ оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
ѕ участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
Список использованных источников и литературы
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Госстандарт России, 1998.
2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.)
4. Алексеева Е.В. Архивоведение. М., 2007
5. Вовкотруб О.В. Архивоведение: учебное пособие. Пенза, 2005
6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996
7. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Особенности комплектования архивного фонда. Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы. Виды архивных коллекций. Характеристика фондов личного происхождения. Организация документов в Государственном архиве Оренбургской области.
курсовая работа [44,0 K], добавлен 03.06.2014
История развития государственных архивов в Республике Беларусь. Государственное регулирование деятельности архивов. Характеристика и структура Учреждения «Государственный архив Минской области». Его задачи, функции, формы использования документов.
курсовая работа [55,0 K], добавлен 17.02.2011
История становления и условия развития архивного дела в Киевской Руси. Архивы в Российской империи. Развитие архивного дела в годы советской власти, в довоенный и военный периоды. Государственный архив Российской Федерации и основные цели его работы.
курсовая работа [73,6 K], добавлен 23.05.2013
Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
курсовая работа [42,1 K], добавлен 19.07.2008
Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.
курсовая работа [52,1 K], добавлен 01.09.2008
Понятие, задачи и функции архивной работы. Организационные требования к ней. Направления автоматизации архивов. Современные проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования архивного дела как предмета совместного ведения РФ и её субъектов.
курсовая работа [1,3 M], добавлен 29.12.2016
Характеристика состава и изучение структуры архивного фонда Российской Федерации. Понятие, классификация и систематизация архивных документов как ценных, материальных носителей информации. Этапы работы по распределению документов между архивами России.
презентация [54,3 K], добавлен 14.04.2014