что такое сдр в project
Код структуры задач
Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа трудозатрат и пр. Например, сотрудник может сообщить менеджеру, что выполнил задачу с определенным кодом, и менеджер сможет легко найти ее в плане работ и внести соответствующую отметку. Если для подготовки номера журнала используется типовой проект, то, собрав данные о подготовке нескольких журналов, можно по кодам сравнить одинаковые задачи из разных проектов и оценить производительность разных проектных команд.
Определение кодов задач осуществляется в диалоговом окне WBS Code Definition (Определение кодов СДР), попасть в которое можно, выбрав команду меню Project к WBS > Define Code (Проект > СДР > Определить код).
Название WBS (СДР) расшифровывается как Work Breakdown Structure (Структурная декомпозиция работ) и обозначает один из способов представления плана проекта. В этом представлении коды работ играют важную роль, поскольку именно с их помощью идентифицируются задачи.
Для каждой задачи формируется уникальный код. Он может предваряться префиксным кодом проекта, то есть строкой, с которой начинается код каждой задачи в плане проекта. В диалоговом окне определения кодов (рис. 13.1) для ввода префикса предназначено поле Project Code Prefix (Префикс кода проекта). Например, на рис. 13.1 (файл 11.mpp) в качестве префикса выступает строка МАЙ//, поскольку работы относятся к майскому номеру журнала.
Рис. 13.1. Определение кодов задач проекта
Уникальный код задачи строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. При этом каждая из последовательностей соответствует определенному уровню структуры задач (Подробнее о структуре плана проекта см. в разделе «Структурная фильтрация»). Например, на рис. 13.1 для нумерации задач верхнего уровня используются цифры, для задач второго уровня используются заглавные буквы, а для задач третьего уровня — строчные.
Для добавления уровня нужно просто установить курсор в следующую строку таблицы и выбрать тип последовательности. Для удаления уровня нужно установить курсор на строку уровня и нажать клавишу Delete.
Для определения типа последовательности и связывания ее с уровнем задачи в структуре используется таблица, расположенная в середине диалогового окна.
Цифры в первой колонке таблицы, Level (Уровень), не редактируются и соответствуют уровню задач в структуре. В колонке Sequence (Последовательность) из раскрывающегося списка выбирается тип символов, которые будут использоваться для нумерации задач текущего уровня.
На рис. 13.1 представлены все возможные типы символов: Numbers (ordered) (Цифры (по порядку)), Uppercase Letters (ordered) (Прописные буквы (латиница, по алфавиту))), Lowercase Letters (ordered) (Строчные буквы (латиница, по алфавиту)) и Characters (unordered) (Знаки (без сортировки)) (В русской версии MS Project есть два дополнительных типа последовательностей: Прописные буквы (кириллица, по алфавиту) и Строчные буквы (кириллица, по алфавиту).
Длина последовательности определяется в колонке Length (Длина). Этот параметр определяет максимальную длину последовательности, и от него зависит, сколько элементов на данном уровне может быть пронумеровано с помощью кодов. Например, если выбран цифровой тип символов длиной 1, то пронумеровать можно будет только 9 задач. Если выбраны текстовые символы, то число задач, которые могут быть пронумерованы, увеличивается до числа букв алфавита. Если при добавлении задач вам не будет хватать выбранной длины для корректной нумерации, MS Project отобразит соответствующее предупреждение.
Если в поле Length (Длина) указать длину последовательности больше 1, то при генерации кодов для задач в них будут включаться нули перед значимыми цифрами. Например, если длина цифровой последовательности равна 2, то номера элементов меньше десяти будут начинаться с нуля: 01, 02, 03 и т. д. Для текстовых последовательностей код будет начинаться с А: АА, АВ, АС и т. д., до тех пор пока число пронумерованных задач не превысит число букв в алфавите. Поэтому если вы хотите предусмотреть возможность длинных кодов задач, но не хотите видеть в них нулевые значения, то в поле Length (Длина) нужно установить значение Any (Любая).
Наконец, в поле Separator (Разделитель) из раскрывающегося списка можно выбрать символ, который будет отделять символьные последовательности, идентифицирующие задачи данного уровня и следующего.
Образец кода отображается в поле Code preview (Код). Дополнительные элементы диалогового окна определяют параметры работы MS Project с кодами. Если установить флажок Generate WBS code for new task (Создавать коды СДР для новых задач), то каждой новой задаче автоматически будет присваиваться код. А установка флажка Verify uniqueness of new WBS codes (Проверять уникальность новых кодов СДР) обеспечит проверку уникальности кодов, отредактированных вручную.
После того как все настройки осуществлены, присвоить новые коды задачам можно с помощью команды меню Project > WBS > Renumber (Проект > СДР > Изменить нумерацию). Для того чтобы просмотреть коды для каждой задачи, нужно добавить в таблицу столбец WBS (СДР).
На рис. 13.2 приведен фрагмент плана проекта (11.mpp), в котором коды задач расставлены в соответствии с настройками на рис. 13.1. Как мы видим, коды всех задач имеют префикс МАЙ//. Задачи и фазы верхнего уровня нумеруются (например, строки с идентификаторами 1, 8, 26, 33).
Коды задач второго уровня включают префикс, номер фазы верхнего уровня и заглавную букву, идентифицирующую задачу внутри фазы. Например, первая задача в фазе с номером МАЙ//2.А-а.
Просмотреть и отредактировать номер любой задачи можно в диалоговом окне сведений о задаче на вкладке Advanced (Дополнительно). В поле WBS Code (Код СДР) можно указать новое значение кода (рис. 13.3, файл 11.mpp), которое будет проверено на соответствие формату.
СДР и Календарный план
Структурная декомпозиция работ (СДР) имеет следующие характеристики:
СДР является средством для разделения всех работ по проекту на управляемые пакеты работ, позволяющие достичь такого уровня детализации информации, который соответствует потребностям руководства проекта для осуществления контроля.
Разработка СДР имеет две основные цели:
Для руководителя проекта важны обе эти цели. Если в плане отсутствуют все необходимые работы, проект будет задержан, бюджет, скорее всего, будет превышен. Если выполняются работы, не относящиеся к данному проекту – деньги заказчика тратятся нецелевым образом. Если СДР не объединяет обе эти цели, проект может потерпеть неудачу.
Проект разворачивается вокруг СДР. СДР является основным «стержнем» для четырех основных и одного вспомогательного процессов:
Структурная декомпозиции работ может разрабатываться «с нуля» либо с использованием компонентов уже созданных СДР.
Прежде всего, нужно ответить на целый ряд вопросов:
Правила разработки СДР
При разработке СДР необходимо принимать во внимание следующие основные правила:
Этапы разработки СДР
СДР разрабатывается путем итерационного рассмотрения целей и результатов проекта, критериев планирования объема работ, реализации технических требований. Верхние уровни СДР могут быть разработаны на ранней, концептуальной стадии проекта. Дальнейшая детализация СДР возможна, как только будет определен проект и подготовлены спецификации.
Очень важно понять, что первоочередная задача составления СДР – разделить проект на подпроекты до той степени детализации, когда появится возможность распределить элементарные работы.
Основной процесс разработки СДР состоит из следующих шагов:
Подготовку структурной декомпозиции работ можно считать законченной, когда определены мелкие индивидуальные (элементарные) работы. Ответственность за каждую элементарную работу должна быть поручена одному и только одному члену команды проекта. Если этот человек (или группа) собираются выполнять работу, а не руководить ее выполнением, этот уровень может быть признан самым нижним уровнем СДР.
Календарное планирование в управлении проектами – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.
Календарное планирование включает в себя:
Рис.2. Алгоритм планирования проекта
Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Мы должны спланировать сроки и длительности работ, определить их последовательность и взаимосвязи, подумать о необходимых ресурсах, учесть стоимость этих работ и ресурсов. В дальнейшем, когда проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных действий, именно по этому плану-графику мы отслеживаем ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так, можно, сверив с первоначальным планом проекта, внести соответствующие изменения.
Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области. Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству; а мероприятия по продвижению продукта, скорее всего, спланирует маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ (СДР).
Рис.3. Диаграмма Ганта
Кроме составления перечня работ, календарное планирование включает в себя также создание ресурсной модели проекта. Нам нужно подумать о том, кто будет выполнять те или иные работы или этапы работ, какие люди нам для этого нужны, кто является ответственным за результат работы или этапа. Кроме человеческих ресурсов, в проектах могут потребоваться расходные материалы, сырье, а также – использование машин и механизмов, техники, транспорта и т.д. Все это – ресурсы для проекта, и все они имеют свою стоимость. Помимо стоимости, ресурсы обладают такими характеристиками, как:
Ресурсный план проекта можно составить в виде таблицы:
Рис.4. Ресурсный план проекта
В специализированных программных продуктах, таких, как Microsoft Project сегодня можно легко и быстро построить диаграмму Ганта, назначить на каждую работу нужные ресурсы, определить сроки и стоимость проекта. На календарном плане-графике наглядно показаны ресурсы и их занятость на той или иной работе.
Рис.5. Диаграмма Ганта с назначенными ресурсами
Поскольку стоимость любого из ресурсов, будь то люди, материалы или машины, можно измерить в денежном выражении, то при планировании работ и назначении на них ресурсов автоматически в программе считается и стоимость тех или иных работ, этапов и в целом проекта. Когда проект переходит в стадию исполнения, менеджер проекта и руководство компании всегда сможет отслеживать ход выполнения, фактически выполненные работы или процент их выполнения, а также фактические затраты по работам, этапам и проекту в целом. Применение программных продуктов дает возможность отслеживать в любое время в оперативном режиме исполнение проекта, вносить изменения при необходимости и принимать управленческие решения. Многие считают, что на планирование не требуется специально выделять время. Однако, как показывает практика, ошибки или небрежности в планировании, могут привести компанию к значительным финансовым (и не только) потерям. «Сэкономив» на стадии планирования, можно потратить гораздо больше времени, сил и финансов на постоянном исправлении ошибок, внесении дополнительных работ (не учли ранее!), привлечении дополнительных ресурсов (потому что не успеем!) и т.д. Есть такой афоризм: «Когда мы тратим время на планирование, его становится больше».
Microsoft Office Project 2002 является одним из программных продуктов поддержки управления проектами. Система предназначена для разработки календарного графика проекта, его оптимизации с учетом временных, ресурсных, финансовых и иных ограничений, а также автоматизации процессов контроля и анализа хода выполнения проекта.
Использование системы обеспечивает поддержку следующих процессов:
Алгоритм работы с Microsoft Office Project 2002
Описание работы с пакетом Microsoft Office Project 2002
Ввод информации о структурной декомпозиции работ.
Календарный план работ по проекту строится в виде сетевой модели, которая носит название диаграммы Ганта. Для построения диаграммы Ганта необходимо иметь разработанную на предыдущей лабораторной работе структурную декомпозицию работ. Ввод информации об СДР нового проекта начинается после выбора команды Файл/Создать. В терминологии MS Office Project работа называется задачей.
Ввод данных о задаче осуществляется в окне «Сведения о задаче», которое появляется после выбора команды Проект/Сведения о задаче или двойным щелчком мыши по строке таблицы (рис. 1).
Рисунок 1. – Ввод сведений о задаче.
Иерархия работ должна соответствовать СДР. Выбор уровня иерархии для каждой задачи или для группы задач осуществляется по команде Проект/Структура/На уровень выше (на уровень ниже).
Следующим шагом для построения календарного плана-графика является логическое связывание работ. Существует 4 типа логической связи между работами.
Для связывания двух задач нужно выделить их в таблице и выбрать команду Правка/Связать задачи, тогда по умолчанию между задачами установится связь «Окончание – начало». Можно указать другой тип связи, выбрав в окне «Сведения о задаче» вкладку Предшественники.
Рисунок 2. – Логическое связывание задач.
После того, как определены связи между работами, можно задать их длительность. Это можно сделать как в таблице, так и в окне «Сведения о задаче». Среди работ можно отметить такие, которые являются контрольными точками (вехами) при выполнении проекта. Это такие работы как, например, утверждение технического задания, принятие решения о прекращении или начале работ и т.д. Вехи имеют нулевую длительность и отмечаются в диаграмме Ганта в виде черных ромбиков.
Следует помнить, что MS Office Project учитывает субботу и воскресенье как нерабочие дни. Следовательно, одна неделя соответствует 5 дням, а один месяц – 4 неделям. Чтобы устранить такое несоответствие, необходимо изменить настройки календаря.
Последний шаг при построении календарного плана-графика – указание типа работ. Использование работ разного типа позволяет построить наиболее оптимальную модель проекта.
Любую работу можно оценить по трем параметрам:
В соответствии с формулой:
Трудозатраты = Длительность х Ресурсы
в зависимости от этих параметров можно выделить три типа работы.
Трудозатраты = Длительность х Ресурсы
Длительность =Трудозатраты / Единицы ресурсов
Ресурсы = Трудозатраты / Длительность
Примечание: начинающим пользователям рекомендуется придерживаться следующего правила – задавать работам тип Фиксированная длительность, опция Фиксированный объем работ должна быть выключена. Эти параметры можно задать, выбрав Сервис/Параметры/Планирование.
В результате проделанных на предыдущих шагах действий диаграмма Ганта должна иметь следующий вид (рис. 3).
Рисунок 3. – Пример сетевой модели в виде диаграммы Ганта
Для визуализации информации о характеристиках не отдельных работ, а всего проекта, нужно включить опцию Показывать суммарную задачу проекта на закладке Вид диалогового окна Параметры. В диаграмме Гантта появляется суммарная строка проекта, которая на графике отображается серым цветом. Она недоступна для редактирования. Характеристики этой задачи будут являться характеристиками всего проекта.
Ввод информации о ресурсах.
Под ресурсами в Microsoft Office Project 2002 понимаются люди, механизмы и материалы, которые используются при реализации проекта и должны быть учтены. Финансовые ресурсы в модель ресурсов не входят и учитываются отдельно.
Ввод информации о ресурсах осуществляется в представлении Лист ресурсов, который включается из меню Вид (рис. 4).
Рисунок 4. Пример заполнения листа ресурсов
Для создания нового ресурса щелкните два раза по строке таблицы ресурсов левой кнопкой мыши и заполните диалоговое окно Сведения о ресурсе/Общее. В этом диалоговом окне задается:
Рисунок 5. – Сведения о ресурсе.
На закладке Рабочее время задается информация о базовом календаре, по которому рассчитывается доступность и загрузка ресурса.
На закладке Затраты задается стоимость одной временной единицы использования трудовых ресурсов и стоимость за единицу измерения для материальных ресурсов. Для трудовых ресурсов на этой закладке могут быть заданы различные ставки оплаты. Указываются:
Назначение ресурсов на работы.
Расписание проекта, разработанное без учета ресурсных ограничений, не может быть физически реализовано по причине потенциальных ресурсных конфликтов. Бывает, что сроки, на которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые выделены ресурсы, или количество требуемых ресурсов превышает количество доступных. Microsoft Office Project 2002 помогает выявить и разрешить подобные конфликты, но предварительно необходимо указать, какие и в каком количестве ресурсы понадобятся для выполнения.
Для назначения ресурсов на работы есть несколько способов.
Рисунок 6. – Назначение ресурсов на задачи.
Для того чтобы изменить количество ресурсов, назначенных на работу, с целью изменения ее длительности, нужно:
Информацию о назначении ресурсов на проект можно посмотреть в представлениях Использование работ и Использование ресурсов в табличной форме и в Графике ресурсов – в графической. Эти представления можно включить через меню Вид.
Ввод информации о стоимости работ.
Одним из трех основных параметров, позволяющим оценивать успешность проекта, является его стоимость. Наиболее удобной таблицей, содержащей информацию о стоимости работ проекта, является таблица Затраты. Чтобы ее увидеть, нужно выбрать в меню Вид опцию Таблица/Затраты.
Стоимость работы проекта складывается из стоимости ресурсов, назначенных на работу, и количества денежных средств, выделенных на эту работу. Стоимость ресурса, назначенного на работу, равна произведению стандартной ставки данного ресурса на длительность данной работы.
В таблице Затраты отображается следующая информация:
Фиксированные затраты – стоимость работы в виде денег, выделенных на работу. В суммарной строке проекта стоимость работ проекта не складывается, поскольку каждая работа может иметь свои собственные фиксированные затраты.
Общие затраты – сумма стоимости ресурсов и денежных средств, выделенных на работы.
Начисление фиксированных затрат – способ начисления фиксированных затрат на работу – в начале работы, по окончании работы, пропорционально.
Базовые затраты – затраты, зафиксированные в базовом плане. Именно с этим значением будут сравниваться фактические затраты.
Фактические затраты – данные о фактическом выполнении стоимости проекта. Они будут сравниваться с базовыми затратами для определения отклонений по стоимости.
Отклонение – разность между фактическими затратами и базовыми, зафиксированными в базовом плане проекта.
Оставшиеся – значение оставшихся затрат по работе, вычисляемое как разность базовых затрат и данных о фактических затратах по работе.
Сайт создан и администрируется Кемеровской региональной общественной организацией «Молодежная инициатива».
В нашем случае задачу «покупка мебели» можно выполнить и на другом этапе проекта.
1. Выделите строку задачи «покупка мебели» ().
Рис. 121. Выделение строки задачи
2. Поймаете на границе выделенной области черное перекрестие со стрелками на концах.
3. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите задачу на строку между задачами с кодами 1.3.6 (Мелкие ремонтные работы) и 1.3.7 (Сборка и установка мебели) ().
Рис. 122. Перемещение задачи
После чего ваш проект примет вид ().
Рис. 123. Вид после перемещения задачи
На этапе 2 стало 2 подзадачи вместо 3, а на этапе 3 стало на 1 задачу больше.
Таким образом, при изменении иерархической структуры проекта MS Project автоматически генерирует новые СДР коды, если структура кода СДР была создана самим MS Project.
Задание Ошибка! Не указана последовательность.. Создание собственных кодов СДР
Можно определить собственный формат, соответствующий конкретной схеме кодирования СДР. Преимуществом использования собственного формата является поддержание последовательности и единообразия.
Для того чтобы настроить формат кодов СДР, создается маска кода СДР. Маска состоит из цифр или символов для каждого уровня структуры, начиная с первого уровня, с разделяющим символом между уровнями.
Создадим собственную маску:
1. Выберите команду Проект\СДР\Определить код ().
Рис. 124. Вызов диалогового окна
Рис. 125. Диалоговое окно «Определение кода СДР»
3. В таблице маска кода щелкните на первой строке столбца Последовательность и выберите «Прописные буквы (кириллица по алфавиту)» ().
Рис. 126. Определение последовательности обозначений
4. Длину установите 2.
5. Разделителем выберите тире.
6. На второй строке последовательность – «Знаки (без сортировки)», Длина – Любая, разделитель знак «—».
7. На третьей строке последовательность – «Цифры (по порядку)», Длина – 2, разделитель знак «.». После чего ваше диалоговое окно должно выглядеть следующим образом ().
Рис. 127. Диалоговое окно после определения новых масок кода
Рис. 128. Результат определения нового кода СДР
Вместо второго уровня везде стоят «*», так программа реагирует на последовательность «Знаки (без сортировки)», вместо «*» можно подставить аббревиатуру суммарной задачи:
9. Встаньте на суммарную задачу Этап 1 ().
Рис. 129. Суммарная задача Этап 1 и ее код СДР
10. В поле ввода замените «*» на Этап 1.
Рис. 130. После изменения названия в коде СДР в одной из задач
12. Аналогичным образом измените код у задач Этап 2 и Этап 3.
Вы должны получить получите ():
Рис. 131. После изменения в коде СДР во всех суммарных задачах второго уровня
13. Переместите задачу «Покупка мебели» на прежнее место (Этап 2, после задачи «Покупка материалов»). У вас получится следующая картина ().
Рис. 132. После перемещения задачи
Можно увидеть, что в данном случае поменялась нумерация у второго уровня с Этапа 3 на Этап 2, а порядковый номер задачи 07 остался прежним. Для того чтобы пересчитать коды необходимо:
14. Выберите в меню Проект\СДР\Изменить нумерацию.
15. Выберите пункт всего проекта ().
Рис. 133. Изменение нумерации
17. В появившемся сообщении выберите «ДА» ().
В результате у вас должно получиться ():
Рис. 135. Вид проекта после перенумерации
При изменении иерархической структуры проекта MS Project генерирует новые СДР коды.
Задание Ошибка! Не указана последовательность.. Определение кодов структуры
В некоторых случаях коды задач должны оставаться постоянными, даже если задачи перемещаются. Например, иногда требуется назначать задаче код выполняющего его подразделения, чтобы просмотреть организацию проекта; или необходимо назначать задача коды затрат организации, чтобы просматривать их по кодам затрат.
(Коды структуры. Метки, отличные от кодов СДР или номеров структур, которые определяются для задач или ресурсов и позволяют отобразить иерархию задач в проекте.
В проекте можно создать до 10 наборов настраиваемых кодов структуры.
Коды структуры функционируют аналогично кодам СДР, однако коды структуры полностью настраиваемы и не изменяются и их можно не связывать со структурой проекта (можно связать со структурой организации или структурой финансовых затрат).
Одной задаче могут быть назначены одновременно как коды структур, так и СДР.
Для того чтобы определить коды структуры, выполните следующие действия:
1. Выберите команду Сервис\Настройка\Поля. В появившемся диалоговом окне Настройка поле ().
Рис. 136. Диалоговое окно Настройка полей
2. Перейдите на вкладку Настраиваемые коды структуры.
3. Выберите Код структуры 1.
4. Щелкните на кнопку Переименовать.
5. Присвойте имя ЛР5 ().
Рис. 137. Переименование поля
6. Щелкните по кнопке Определить маску ввода, чтобы отобразить диалоговое окно Определение кода структуры.
7. Введите значения как указано на (Рис. 138).
Рис. 138. Определение кода структуры
8. Установите флаг в поле «Допускаются только коды из таблицы подстановки».
10. Нажмите Изменить таблицу подстановки.
11. Наберите данные как показано на рисунке 142.
a. на 1 уровне указываем номер структурного подразделения предприятия;
b. на 2 уровне отображаются исполнители, набирать только прописными буквами, как указано в маске;
c. на 3 уровне цифровыми кодами обозначаются порядковые номера задач, как они зарегистрированы у исполнителей.
Понижение или повышение уровня происходит с помощью стрелок вправо или влево.
Рис. 139. Изменение таблицы подстановки
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).