что такое расписание проекта
Разработка расписания проекта
Исходные данные для разработки расписания
Исходной информацией для процесса разработки расписания является описание содержания проекта. Оно включает допущения (документированные факторы, относящиеся к расписанию, которые при разработке расписания считаются достоверными) и ограничения (факторы, ограничивающие свободу выбора команды управления проектом при проведении анализа сети расписания и влияющие на составление расписания проекта ). При разработке расписания учитываются два основных типа ограничений по времени:
Для разработки расписания рекомендуется использовать следующие инструменты и методы.
Результаты разработки расписания
Результатами процесса разработки расписания являются:
Технология разработки расписания
При разработке расписания рекомендуется соблюдать следующую последовательность работ [23]:
Переход от списка операций к календарному плану удобно выполнять с помощью заполнения шаблона, состоящего из нескольких таблиц (см. табл. 3.1).
| Список операций | Итерационная детализация информации об операциях | ||||||
| Номер задачи | Номер ИСР | Описание задачи | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Предшествущие задачи и продолжительность их выполнения | |||||||
| Номер задачи | Номер ИСР | Описание задачи | Предшествующая задача | Оценка трудоемкости (человеко-дни) | |||
| Распределение задач по ролям (исполнителям) | |||||||
| Номер задачи | Номер ИСР | Описание задачи | Предшествующая задача | Оценка трудоемкости (человеко-дни) | Исполнитель | ||
| Календарный план | |||||||
| Номер задачи | Номер ИСР | Описание задачи | Предшествующая задача | Оценка трудоемкости (человеко-дни) | Исполнитель | Начало | Завершение |
Далее следует пример его использования для фазы подготовки проекта (см. табл. 3.2).
| Список работ | ||
|---|---|---|
| № задачи | Номер ИСР | Описание задачи |
| 1.1 Подготовка проекта | 1.1 | Инициирующая встреча по проекту |
| 1.2 | Проведение коммуникации ключевым подразделениям оповещения ключевых подразделений и бизнес-единиц компании о начале проекта | |
| 1.3 | Создание рабочей среды для команды проекта | |
| 1.4 | Подписание договоров | |
| 1.5 | Создание и мобилизация проектной команды | |
| 1.6 | Создание и выпуск руководящего документа проекта | |
| 1.7 | Постановка процесса управления проектом | |
Логическая последовательность и трудоемкость работ
| № задачи | Номер ИСР | Описание задачи | предшеств. задачи | Оценка трудоемкости (чел.*дни) |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 Подготовка проекта | 1.1 | Инициирующая встреча по проекту | 2д | |
| 1.2 | Проведение коммуникации ключевым подразделениям и бизнес-единицам оповещения ключевых подразделений и бизнес-единиц компании о начале проекта | 1.1 | 5д | |
| 1.3 | Создание рабочей среды для команды проекта | 1.1 | 5д | |
| 1.4 | Подписание договоров | 1.1 | 5д | |
| 1.5 | Создание и мобилизация проектной команды | 1.2 | 10д | |
| 1.6 | Создание и выпуск руководящего документа проекта | 1.5 | 15д | |
| 1.7 | Постановка процесса управления проектом | 1.6 | 1д |
Закрепление ролей исполнителей за проектными работами
Как разработать хорошее расписание проекта
Наш эксперт Максим Якубович рассказывает о критериях, которым должно соответствовать хорошее расписание проекта, и об инструментах, которые позволяют прогнозировать сроки с учетом имеющихся задач и ресурсов.
– Один из ключевых критериев успеха проекта – срок его реализации. Важно уметь определять, будут ли работы завершены к дате, установленной заказчиком.
Чаще всего руководитель проекта пытается запросить как можно больший срок на реализацию, чтобы иметь временной запас. Заказчик же хочет получить результаты за минимальное время. Так как заказчик имеет больше власти, то именно его точка зрения и будет основополагающей.
Чтобы проверить, насколько реально выполнить работы за время, указанное заказчиком, руководителю проекта важно иметь расписание. Оно нужно еще и для постоянной сверки плана с фактическим ходом работ, принятия важных корректирующих решений по ходу проекта.
Критерии хорошего расписания проекта
На мой взгляд, хорошее расписание проекта позволяет:
1. Точно определить потребность в ресурсах на каждый из периодов, для которых создается более детальный план проекта (например, на следующий месяц, неделю или день проекта). Из этого плана руководитель проекта должен понять, сколько сотрудников, какое оборудование и какие материалы необходимы.
Фото с сайта optimistconsulting.co.uk
2. Вносить изменения в проект с минимальными трудозатратами. Это может касаться объема выделяемых ресурсов, перечня задач и сроков их старта.
3. Выполнить сценарное моделирование «Что если?» (об этом ниже).
4. Получить прогноз по срокам реализации.
Чтобы руководитель проекта понимал, в какое время все будет реализовано, ему нужно иметь представление о списке работ и бюджете. В большинстве проектов есть возможность сократить сроки за счет привлечения большего количества ресурсов и увеличения интенсивности работ. Как правило, это приводит к росту бюджета.
Балансировка сроков и бюджета хорошо визуализируется с помощью проектного треугольника, о котором я уже писал.
При создании расписания проекта руководитель может использовать следующие подходы:
1. Разработку Иерархической структуры работ (ИСР) для получения исчерпывающего списка работ по проекту.
2. Сетевой график проекта для определения последовательности выполнения работ.
Фото с сайта legal-business.ru
3. Оценку объемов работ и определение ресурсов на работу по проекту для определения сроков (или определение необходимости в ресурсах, исходя из оценок объемов работы и ее длительности).
4. Метод критического пути для определения общей длительности проекта (или метод критической цепочки).
После создания первой версии расписания может оказаться, что полученный в итоге срок проекта не соответствует ожидаемому.
Создание модели проекта
Чтобы понять, на сколько возможно сократить сроки при увеличении бюджета, руководителю нужно иметь модель проекта. Под ней я понимаю список работ, объединенных в сеть (с определенными связями в последовательности выполнения задач), с оценкой трудозатрат, назначенными ресурсами, оценками длительности и стоимости каждой работы.
Имея такую модель, можно достаточно легко определить потребность в ресурсах на каждый день, неделю или месяц. Вносить изменения в проект и видеть прогнозную дату его завершения становится возможным с небольшими трудозатратами. А еще модель позволяет проигрывать сценарии типа:
У нас появляется возможность в любой момент делать прогнозы относительно того, уложимся ли мы в срок, и если нет, то на сколько превысим его. То есть модель проекта позволяет реализовать все требования к хорошему расписанию.
Фото сайта timefusion.biz
Конечно, создать ее в MS Excel или бумажном ежедневнике очень сложно. Не говоря уже о том, что нужно иметь возможность вносить изменения и проигрывать сценарии. Поэтому для создания и работы с моделью создано специальное программное обеспечение. Например, MS Project, Oracle Primavera, Spiderproject и т.д.
Я убежден в том, что хорошее расписание проекта очень сложно создать на бумаге или поддерживать в непредназначенном для этого программном обеспечении (например, в Excel).
Какие виды расписания, на мой взгляд, должны быть в программном продукте?
1. Сетевая диаграмма.
Фото с сайта renishaw.com
При выборе программного продукта для управления расписанием нужно также определиться с дополнительными возможностями, которые он должен предоставлять руководителю проекта.
О подходе к выбору программного продукта для управления проектом я уже писал здесь.
Эксперт по управлению проектами, консультант и бизнес-тренер консалтинговой группы «Здесь и сейчас».
Опыт работы в сфере управления проектами – более 10 лет.
20 выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов.
Опыт преподавания – 10 лет. Около 2200 студентов, прошедших обучение на его семинарах.
Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления.
Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна.
Ведущий блога по управлению проектами.
РАСПИСАНИЕ ПРОЕКТОВ
Расписание проекта определяет выполнение работ (действий) и их последовательность во времени. Материалы и количество людей, необходимых на каждой стадии исполнения, рассчитываются на этой фазе проекта; время выполнения каждой работы рассчитывается также на этой фазе. Частные расписания для персональных нужд каждого вида выполняемых работ (управление, инженерные расчеты или разлив металла, например) представляются графиками. Графики составляются также и для расписания материалов.
Одним из популярных приемов составления расписаний проектов являются графики Гантта (названные по имени Генри Гантта, см. главу 1). Графики Гантта отражают временные оценки и могут быть легко понимаемы.
Горизонтальные полосы нарисованы вдоль линии времени для каждой работы проекта. Буквы слева от каждой полосы указывают планировщику, какие другие работы должны быть завершены прежде, чем начнется данная работа.
Графики Гантта – это недорогостоящие средства, помогающие менеджерам быть уверенными, что: 1) все необходимые работы вошли в план, 2) порядок их выполнения просчитан, 3) длительности выполнения работ установлены и 4) прослежено время выполнения проекта в целом.
Выполнение работ отмечается по мере выполнения проекта путем затушевывания горизонтальных полос полностью, если работа завершена, или частично – в соответствии с объемом ее выполнения. Например, мы видим на рис. 13.3, что работы а, b, с и d выполнены согласно расписанию потому, что соответствующие им полосы затушеваны до линии даты статуса. Линия даты на 1 июля в рассматриваемом случае определяет статус периода, вошедшего в рапорт, и позволяет участникам проекта видеть, что сделано в течение этого периода, отметить, что сделано с опережением, а что оказалось за рамками расписания. Работы е, f и g все вышли из расписания, их линии не полностью заштрихованы и лежат левее линии статуса. на 1 июля в рассматриваемом случае определяет статус периода, вошедшего в рапорт, и позволяет участникам проекта видеть, что сделано в течение этого периода, отметить, что сделано с опережением, а что оказалось за рамками расписания. Работы е, f и g все вышли из расписания, их линии не полностью заштрихованы и лежат левее линии статуса.
Графики расписаний, такие, как рассматриваемый, используются в простых проектах. Они позволяют менеджерам оценивать состояние каждой работы, чтобы отмечать и устранять возникающие проблемы. Графики Гантта нелегко модернизировать. И, что еще более важно, они неадекватно отражают взаимосвязи между работами и ресурсами.
Использование графиков Гантта удобно и для определения расписания выполнения рутинных повторяющихся работ по обслуживанию пассажиров в пути во время коротких остановок до 40 минут. В этом случае они напоминают стандарт – планы с соответствующим периодом обслуживания, в течение которого время исполнения каждого обслуживающего действия известно, известно его начало и окончание, и так это повторяется от рейса к рейсу.
      |
PERT и СРМ – два широко используемых сетевых метода, которые мы рассмотрим конспективно, действительно обладают способностью представлять последовательность взаимосвязанных и не зависимых друг от друга работ. В сложных проектах, составление расписания которых почти всегда компьютеризировано, PERT и СРМ по простоте использования находятся почти на уровне графиков Гантта. Даже в случае громоздких проектов графики Гантта могут дополнять сетевые подходы и использоваться для суммирования результатов проекта.
Подводя итоги, можно сказать: какой бы подход при планировании ни использовал управляющий проектом, расписание проекта служит нескольким целям.
1. Оно устанавливает связи каждой работы с другими работами и проектом в целом.
2. Оно идентифицирует последовательность связей среди работ.
3. Оно способствует установлению реалистических временных и денежных оценок для каждой работы.
4. Оно помогает улучшать использование людских, денежных и материальных ресурсов посредством выявления «узких мест» проекта.
6.5 Разработка расписания
Пространства имён
Действия на странице
Разработка расписания — это процесс анализа последовательностей операций, их длительности, потребностей в ресурсах и ограничений расписания для создания модели расписания в целях исполнения проекта, а также мониторинга и контроля. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет создать модель расписания с плановыми датами завершения каждой операции. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта.
Содержание
Модель расписания
Результатом составления расписания проекта является подробный план, который содержит сведения о том, как и когда будет осуществляться поставка продуктов, услуг и результатов проекта, предусмотренных в содержании проекта, а также служит инструментом для коммуникации, управления ожиданиями заинтересованных сторон и основой для подготовки отчетности об исполнении.
Метод разработки расписания, такой как критический путь или гибкий подход, выбирает команда управления проектом. Затем в инструмент составления расписания для создания модели расписания вводятся данные конкретного проекта, такие как операции, плановые даты, длительности, ресурсы, зависимости и ограничения. Результатом является расписание проекта.
В небольших проектах определение операций, определение последовательности операций, оценка длительности операций и разработка модели расписания настолько тесно связаны, что их рассматривают как единый процесс, который может быть выполнен человеком за сравнительно короткий период времени. Здесь эти процессы представлены как дискретные элементы, потому что инструменты и методы каждого процесса различны.
По мере возможности подробное расписание проекта должно оставаться гибким на всем протяжении проекта для корректировки с учетом приобретенных знаний, более глубокого понимания рисков и создающих добавленную стоимость операций.
Разработка расписания проекта
Организация управления расписанием проекта
Исходная информация для процесса управления расписанием
Отчеты об исполнении задач дают информацию об исполнении расписания.
Одобренные запросы на изменение используются для обновления базового плана расписания и прочих компонентов плана.
Управление расписанием выполняют с использованием следующих инструментов и методов.
| «Наименование проекта» Еженедельный статус-отчет Отчетный период: | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Кому: | |||||||
| От: | |||||||
| Дата: | |||||||
| Работы, проведенные в отчетном периоде | |||||||
| № | Название операции | Плановая дата начала | Плановая дата окончания | Отклонение | Ожидаемая дата окончания | % завершения | Комментарий |
| Наименование пакета операций | |||||||
| 1. | |||||||
| Наименование пакета операций | |||||||
| 2. | |||||||
| 3. | |||||||
| Выводы и предложения | |||||||
| Выводы: | |||||||
| Предложения: | |||||||
| Открытые вопросы и проблемы | |||||||
| № | № в журнале | Описание | Решение/ Проект решения | Срок решения | Ответственный | Приоритет | |
Система управления изменениями расписания должна быть согласована с процедурами интегрированного управления изменениями проекта и определяет порядок изменения расписания проекта ; включает в себя работу с документами, системы отслеживания и уровни авторизации, необходимые для авторизации изменений; является частью процесса общего управления изменениями.
Измерение эффективности.Методы измерения эффективности выдают отклонение по срокам и индекс выполнения сроков, используемые для оценки величины любых возникающих отклонений от расписания.
Анализ отклонений.Ключевой функцией управления расписанием является проведение анализа отклонений по срокам. Сравнение директивных дат начала и выполнения с фактическими/прогнозируемыми дает информацию для осуществления корректирующих действий в случае задержки.
Линия исполнения
Линия исполнения показывает, на какое количество времени каждая операция проекта опережает базовое расписание или отстает от него [18].
Построение линии исполнения проекта
Шаг 2 может быть пропущен, если существует отлаженная система сбора реальной информации о ходе выполнения проекта.
Диаграмма контрольных событий
Основное отличие от линии исполнения состоит в том, что диаграмма сфокусирована на контрольных событиях проекта.
Построение диаграммы контрольных событий
Рисуют запланированную линию исполнения проекта, она проходит под углом в 45 градусов к каждой из осей. На линии исполнения отмечают запланированные контрольные события (см. рис. 3.2).
Графически представленная информация о ходе выполнения проекта дает наглядное представление о внутренней динамике проекта.