что такое обеспечивающие процессы

Состав обеспечивающих процессов

Вспомогательные процессы (вторичные, или обеспечивающие, по приведенной выше классификации) связаны с закупкой сырья и материалов, развитием технологии и управлением человечески­ми ресурсами; их состав может быть представлен следующими ви­дами работ:

Внешняя среда характеризуется как совокупность переменных, которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента. Факто­ры, образующие внешнее окружение организации, подразделяют­ся на две группы: прямого и косвенного воздействия.

В первой группе представлены организации и люди, которые связаны с данным предприятием в силу выполняемых ими целей и задач: поставщики, потребители, акционеры, кредиторы, конку ренты, профессиональные союзы, торговые организации, прави­тельственные органы, общества потребителей и пр. В условиях рыночной экономики давление рынка является самым существен­ным внешним фактором, поэтому необходимо постоянно отсле­живать следующие параметры факторов деловой среды организа­ции:

• сложность рынка, определяемая тем, насколько рынок влияет на способы, темпы и технологию выполнения работ внутри самой организации;

• степень диверсификации, характеризующая спектр продуктов, клиентов или услуг, предлагаемых на рынке и требующих от­ветных действий со стороны предприятия;

• определенность и стабильность, помогающие или, наоборот, мешающие предприятию предсказывать ход и темпы изменений на данном рынке;

• соотношение возможностей и угроз на данном рынке, предопре­деляющее его результирующую оценку для предприятия;

• характер отношений с другими организациями, определяющий предсказуемость требований и запросов с их стороны, наличие прямых или опосредованных связей, степень зависимости от них и т.д. (см.: Хант Дж. У. Управление людьми в компаниях: Руководство для менеджера. М.: Олимп-Бизнес, 1999. С. 201). Во второй группе переменных внешней среды находятся фак­торы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на опе­ративную деятельность организации, предопределяют стратегически важные решения, принимаемые ее менеджментом. В их составе от­метим в первую очередь такие группы факторов, как политические, экономические, демографические, социально-культурные, техно­логические, экологические, географические, климатические. Рас­смотрение содержания каждой из этих групп позволяет определить силу и возможное направление их воздействия на деятельность организации.

Влияние политических факторов вызывает необходимость изу­чения таких явлений общественной жизни, как стабильность влас­ти, изменения в составе и политике правительства, характере про­водимых реформ. Смена программ правительства может вызвать весьма серьезные сдвиги в характере поддержки национальной экономики, частного бизнеса, предпринимательства, государствен­ного сектора экономики. Политическая нестабильность может увеличить риск долгосрочных инвестиций в экономику.

Экономические факторы оказывают влияние на организацию через такие параметры экономики, как динамика и темпы роста валового внутреннего продукта и продукции отраслей, оплата тру­да, производительность и эффективность.

Появление в результате структурной перестройки новых сфер деятельности с высокими показателями прибыльности и эффективности может оказать негативное влияние на положение организации из-за снижения инвестиций в ее отрасль. Изменение систем и размеров оплаты труда в экономике в целом или в конкретной отрасли может потребовать радикального пере­смотра стратегии управления персоналом. В этой группе факторов следует рассматривать и другие экономические параметры, например: ситуацию с предложением денег, кредитно-денежную и налоговую политику, наличие рабочих мест и уровень безработицы, динамику доходов населения, разме­ры инфляции и т.п. Рост инфляции сокращает покупательную способность населения и таким образом влияет на оплачиваемый спрос со стороны потребителей продукции. Новые налоги могут привести к перераспреде­лению доходов и вызвать неблагоприятные изменения в покупательной способности клиентов организации и т.д.

Анализ демографических факторов производится по показателям подвижности, половозрастного состава населения, коэффициен­там смертности и рождаемости, динамики спроса и т.п.

Сокращение коэффициента рождаемости, например, может в какой-то период времени привести к снижению спроса на детские вещи, игрушки, учебники, детские сады и школы. Тенденция к старению общества заметно меняет вкусы населения и характер его покупок, увеличивая потребность в более удобных, но менее модных вещах, повышая спрос на определенные медицинские препараты, учреждения, социальное обслуживание.

Социально-культурные факторы оказывают существенное влия­ние на выбор товаров и услуг, которые стремятся приобрести люди. Он отражает определенные вкус и моду, нравственные и религи­озные нормы и характеризует отношение отдельного человека к работе, условиям и оплате труда.

Например, при концентрации внимания общественности на идее социальной ответственности бизнеса последний должен отреагировать введением ряда ограничений на свою деятельность или расширением своих социальных функций.

Группа технологических факторов отражает уровень научно-технического развития в обществе или в отрасли и в известном смыс­ле предопределяет возможности проектирования и создания тех­нической системы предприятия. Поэтому среди факторов этой группы особенно большое значение имеет анализ исследований и новых разработок, выявление прогрессивных изменений в инте­ресующих данное предприятие отраслях. Все это в конечном счете предопределяет способность компании быстрее других применять новые технологии и продукты, а это, как правило, приводит к по­вышению конкурентоспособности организации.

Анализ географических факторов становится особенно актуаль­ным в условиях нарастающей глобализации, когда мир все чаще воспринимается как единое целое, не разделенное на части отдель­ными государствами. Национальные границы теряют свое значе­ние при определении масштабов распространения деятельности организаций, которые широко используют мировые технологиче­ские достижения и информационные технологии, принимают на работу людей из разных стран, ориентируют свой бизнес на удо­влетворение потребностей людей разных национальностей и куль­тур. Все это существенно влияет на формирование организаций, а к их менеджменту предъявляются требования учитывать разно­образие мира, людей и культур.

Такой же детальный анализ должен быть проведен по осталь­ным группам факторов внешней среды второй группы.

Значение факторов внешней среды для развития организации повышается в связи с усложнением всей системы общественных связей и отношений. Их влияние на организацию может прояв­ляться в виде:

• возможностей, использование которых может оказать положи­тельное влияние на деятельность организации;

• угроз, характеризующих факторы, которые при их реализации представляют опасность для организации.

Источник

Виды бизнес-процессов

Дать чёткое и исчерпывающее определение тому, что такое бизнес-процесс, не так просто. Бизнес-процессы – это всё то, что происходит в компании. При этом каждый такой процесс имеет отношение в равной степени к работникам компании и её клиентам, потому что конечная цель каждой компании – создавать ценности для клиента. От бизнес-процессов неотделимо и понятия продукта. Продуктом может быть не только продукция, но и, например, отчёт, заявка, любой документ.

Существуют разные виды бизнес-процессов, которые выделяются в зависимости от того, к какой области работы предприятия они относятся.

Основные, дополнительные и вспомогательные бизнес-процессы

Основным бизнес-процессом, как правило, является производство продукции/оказание услуг. Неразрывно связанным с ним и также основным бизнес-процессом является продажа товаров/услуг.

К основным процессам могут примыкать те, которые обеспечивают дополнительную ценность. Например, производство конфет – основной процесс, но без яркой упаковки их не получится продать дорого, поэтому все действия, направленные на производство коробок для конфет и их расфасовывание, также можно причислить к основным процессам.

Дополнительным бизнес-процессом может стать деятельность, связанная с основной и также приносящая доход, но менее важная. Для отеля такой деятельностью может стать обеспечение работы ресторана рядом с главным корпусом; для питомника, продающего саженцы деревьев – торговля новогодними ёлками.

Вспомогательные бизнес-процессы потому так и называются, что не нужны компании сами по себе, однако без них невозможна основная и дополнительная деятельность. Для подавляющего большинства компаний вспомогательные процессы – это закупка сырья и оборудования, ведение бухгалтерии, кадровая политика.

Для наглядности взаимосвязей между бизнес-процессами разных видов используется высокоуровневая карта бизнес-процессов или, другими словами, карта бизнес-способностей. Такая карта представляет процессы компании в виде деятельности, потребляющей ресурсы и выпускающей продукцию или услуги, и наглядно отображает, что организация должна уметь делать, чтобы систематически и предсказуемо достигать своих целей.

Заказать демо

Виды вспомогательных бизнес-процессов

Наиболее важными из вспомогательных являются следующие виды бизнес-процессов:

Бизнес-процессы развития необходимы, чтобы предприятие могло улучшать свои показатели. К примеру, обучение сотрудников, внедрение систем BPM, применение новых технологий помогают не отставать от конкурентов и повышать уровень дохода.

Новый термин от Forrester

Есть идея о том, что нужно «закрепить» в сообществе BPM практику взгляда на бизнес-процессы в большом масштабе. Вместо того, чтобы заниматься изолированными проектами, нам нужно проводить большие трансформирующие BPM-программы, лидирующую позицию в которых будет занимать клиент. Нам также необходимо глобализировать, стандартизировать и гуманизировать наш подход к процессам. На самом деле, я бы даже сказала, что нужно избавиться от «жаргона процессов» и говорить на бизнес-терминах. […] То, что мы в Forrester называем «большим процессом», нужно начать делать прямо сейчас. Большой процесс – это способ мышления в большем масштабе, чем сейчас делают многие профессионалы в области бизнес-процессов, особенно когда они думают об отдельных проектах. Конни Мур (Connie Moore) – Всемирно признанный консультант по автоматизации процессов и управлению клиентским опытом. Возглавляет исследовательские и консультационные службы в области цифровой трансформации в Deep Analysis, концентрируясь на интеллектуальной автоматизации цифровых процессов, RPA, интеллектуальном анализе процессов, интеллектуальном захвате, управлении информацией и управлении коммуникациями с клиентами.

Зачем нужно знать виды бизнес-процессов

Но всё, о чём мы говорили выше – теория. Есть ли практическое применение у этих знаний?

Самым главным здесь является хорошее понимание, где у нас центр, а где периферия; что первично для бизнеса, а что вторично.

Отдел бухгалтерии, охраны, IT в любой момент можно упразднить и отдать на аутсорсинг сторонним специалистам. Зачастую для развития руководству фирмы важно это осознать, и не только на теоретическом уровне, но и на практическом.

То же самое касается BPMS. Часто их внедрение становится самоцелью и как бы превращается в основной процесс, который нужно поддерживать всеми силами. Это приводит к некоторой узости мышления, при которой не рассматриваются альтернативные варианты – более доступные по цене и более простые в использовании.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник

Классификация бизнес-процессов организации

Виды процессов

Большинство руководителей совершенно не задумываются о бизнес-процессах. И это вполне естественно. Хотят они того или нет в их бизнесе процессы происходят постоянно: процессы маркетинга и продаж, производственные процессы, процессы закупки и логистики, финансовые процессы. Чем крупнее бизнес, тем большее количество процессов происходит в единицу времени и тем острее становится вопрос регламентации таких процессов. Особенно это становится актуальным если компания решает произвести их автоматизацию.

Хаос невозможно автоматизировать. Автоматизация хаоса приводит к еще большему хаосу. Дм.Потапенко

Давайте представим, что наша компания это организм в котором происходят множество бизнес-процессов. Наша компания занимается оптовой и розничной торговлей. Компания небольшая – всего несколько человек. Клиенты приезжают в офис компании, небольшой склад находится в том же здании что и основной офис.

Мы только что описали процесс продажи товара постоянному покупателю и этот процесс можно представить в виде 3 шагов:

Схематически это выглядит так:

Только что мы с вами описали сквозной бизнес-процесс.

Сквозной (или межфункциональный) бизнес-процесс – бизнес-процесс, полностью или частично включающий деятельность, выполняемую структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную подчиненность.

Рассмотрим процесс обслуживания клиента или, другими словами, процесс сбыта. С одной из точек зрения можно отнести к этому процессу следующие виды деятельности:
– анализ рынка (отдел маркетинга);
– анализ заявки клиента и подготовка договора (отдел сбыта);
– согласование договора (юридический отдел);
– анализ возможностей производства (производственный отдел);
– расчет плановой себестоимости заказа (планово-экономический отдел);
– анализ состояния расчетов с клиентом (финансовый отдел);
– мониторинг состояния заказа в производстве (отдел сбыта);
– отгрузка готовой продукции (склад);
– фактурирование (бухгалтерия);
– и проч.
Таким образом, рассматриваемый сквозной процесс будет включать деятельность, выполняемую в следующих подразделениях: отдел маркетинга, отдел сбыта, юридический отдел, производственный отдел, планово-экономический отдел, финансовый отдел.

Внутри сквозного процесса находятся подпроцессы, которые находятся в каждом шаге сквозного процесса. И этих подпроцессов есть свои участники: продавец и клиент, бухгалтер и клиент, кладовщик и клиент. Каждый из участников совершает определенный набор действий которые приводят к определенному результату.

Вложенный бизнес-процесс (подпроцесс) – cамостоятельный бизнес-процесс, инициируемый в ходе выполнения некоторого родительского бизнес-процесса.

Сами по себе подпроцессы “висят в воздухе” и без понимания того на каком они находятся месте в сквозном процессе у них нет привязки к результату деятельности компании. Многие руководители не понимают этого и зацикливаются исключительно на части процессов которые происходят в их подразделениях тем самым укрепляя межфункциональные барьеры внутри организации.

Только что мы рассмотрели классификацию процессов по их видам, теперь же давайте перейдем к классификации по их категориям.

Категории процессов

Категория процесса определяется по его цели и добавочной ценности создаваемой в ходе процесса.

Для определения категории процессов можно пользоваться разными подходами:

Для определения того к какой категории относится наш процесс надо ответить на 3 вопроса:

По ответам на эти вопросы можно выделить три категории процессов: основные, вспомогательные и управления

Теперь давайте дадим определение того, кто является клиентом процесса и каким (внешним или внутренним)

Клиент (потребитель) процесса – субъект использующий результаты процесса. Для клиента процесса важно качество, стоимость и время предоставления результата

Внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом, при этом ими являются не только потребители ее продукции или услуг. Можно выделить пять основных групп лиц, которые заинтересованы в том, что деятельность организации была успешной:

Внутренними клиентами процесса являются подразделения (исполнители процессы) использующие результат выполнения (выход) процесса

Основные бизнес-процессы

Основные бизнес-процессы – это процессы зарабатывания денег. Без этих процессов нет бизнеса. Такие процессы могут совершаться разными центрами финансовой ответственности, в том числе и центрами затрат.

Основные процессы направлены на производство товаров и услуг для конечного потребителя, т.е. именно для того, кто в итоге покупает и использует результаты процесса. Основные процессы создают добавочную стоимость. Результат процесса (его продукт) добавляет ценность конечному продукту. К примеру, помимо непосредственно производства, нам необходимо еще “упаковать” жидкость для мыльных пузырей так, чтобы это понравилось клиенту. Упаковка добавляет ценность продукту, а значит, данный процесс является основным.

Каждый основной бизнес-процесс можно рассматривать как решение определенной задачи или проблемы клиента. Но как определить является ли процесс основным? Для этого есть несколько критериев:

Пример процесса “Отгрузка товара клиенту с отстрочкой платежа”

Вспомогательные бизнес-процессы

Вспомогательные бизнес-процессы необходимы для обеспечения нормальной и стабильной работы основных бизнес-процессов. Эти процессы не только помогают бизнесу зарабатывать деньги, но и способствуют наведению в нем порядка. Но вспомагательные процессы – это всегда издержки и их необходимо оптимизировать для повышения рентабельности бизнеса. Таких процессов в компании может быть очень много и их нужно научиться видеть.

К таким процессам можно отнести:

Все эти процессы клиент не готов оплачивать, потому что они ему не нужны, а нужны лишь самому предприятию. Однако без них оно существовать не способно.

Например, бухгалтерия есть в каждой компании, однако она не создаёт никакой ценности для клиента. Тем не менее, услуги бухгалтеров потребуются для того, чтобы предприятие могло нормально работать и производить свои основные ценности.

Критерием выделения вспомагательного процесса может являться использование результатов этого процесса многими подразделениями и процессами. Вспомагательные процессы не являются в организации менее важными и второстепенными. И при этом надо помнить что разделение на основные и вспомогательные тоже может быть достаточно условным.

Процессы управления

Эта группа бизнес-процессов необходима для принятия и реализации управленческих решений, а также для управления ресурсами компании. Эти процессы менее очевидны чем основные и вспомагательные.

Выделение в качестве объектов описания процессов управления требует измерения их эффективности и результативности. Но для большинства организаций (до 300-500 сотрудников) выделение таких процессов будет нецелесообразным и большинство таких процессов будут выступать в роли вспомагательных.

Выводы

Классификация бизнес-процессов на предприятии важна по нескольким причинам:

В рамках устоявшейся практики принято выделять основные, вспомогательные и процессы управления.

Основной процесс – процесс, преобразующий ресурсы для создания продукта, который используется внешними потребителями.

Вспомогательный процесс – процесс, поставляющий на вход других процессов обеспечивающие ресурсы.

Процесс управления – процесс, поставляющий на вход других процессов ресурсы по управлению.

Источник