что такое личная эффективность в работе
Как сотруднику повысить личную эффективность
Вера Бокарева,
Бизнес-тренер, консультант по продажам, маркетингу и личной эффективности, д.с.н.
Сайт автора: verabo.ru
— Такое понятие, как «личная эффективность» сейчас упоминаются часто и всеми. Задумываться об этом не просто модно, но и приносит реальные полезные результаты, поскольку личная эффективность – это конкретные техники и методики. Методы повышения личной эффективности актуальны не только для саморазвития, но и в применении HR и руководителями.
У меня есть тренинг на тему личной эффективности. Руководители выражают интерес к нему в ситуациях, когда из месяца в месяц не достигаются показатели, когда есть рассеянность, несобранность, апатия. Конечно, мало кто думает на перспективу, но зачем доводить ситуацию до крайностей? Когда можно простыми системными действиями планомерно повышать личную эффективность.
Часто мы слышим формулировку «действовать результативнее и эффективнее», чтоб разобраться в сути, важно разграничивать эти понятия. Результативность — способность достигать поставленных целей с минимальными затратами времени и ресурсов.
Эффективность — связь между достигнутым результатом и затратами на его получение.
Например, результативность сотрудника: за месяц совершено 10 продаж новым клиентам, выполнен проект по обустройству тренажерного зала. Эффективность сотрудника: для совершения этих 10 продаж ему потребовалось сделать 100 холодных звонков и 20 встреч с клиентами. Для обустройства тренажерного зала потребовалось 3 месяца, такой-то бюджет и привлечение консультанта.
Разумеется, любой HR или руководитель хочет видеть результативных сотрудников, постоянно повышающих эффективность процессов. Если человек прокачивает в себе связанные с этим навыки, то неизбежно они положительно сказываются на всех сферах его жизни. В первую очередь — на работе.
Личная эффективность – как более короткими, легкими, оптимальными путями достигать желаемых результатов. Это управление своей жизнью и всеми ее составляющими.
Формула личной эффективности: Что + В каком состоянии + Как
— Что мы достигаем – наши цели;
— В каком состоянии мы достигаем – наше настроение, мотивация;
— Как мы достигаем – используемые методы, средства, ресурсы;
Ключевые понятия здесь: осознанность собственных ценностей и целей, планирование и системность действий.
Составляющие личной эффективности
Я выделяю «Семицветик» личной эффективности. Семь «лепестков», семь обязательных составляющих личной эффективности: цель, энергия, интеллект, время, действия, взаимопонимание, баланс.
1) Цель
Все начинается с цели.
У человека, подчеркиваю, в данном случае, у человека, прежде всего, а не у сотрудника должна быть генеральная цель. При ее наличии ему проще себя мотивировать на повышение эффективности на работе. Если у человека ее нет, то нет вкуса к жизни. Соответственно, и на работе он выкладывается на 30%.
Тест на определение стоящая ли генеральная цель:
— Она мотивирует вставать по утрам;
— Она соответствует ценностям конкретного человека;
— В результате ее достижения человек получает кардинально иное качество жизни;
— Есть стратегия по ее достижению;
Поехать в отпуск, иметь стабильную работу, поддерживать себя в хорошей физической форме – это не генеральные цели. Это часть жизни, инструменты.
Стать генеральным директором холдинга, построить большой дом и жить в нем вместе с семьей, стать лучшим резчиком в районе. Это как раз из области генеральной цели.
Упражнения для саморазвития
Уделять внимание анализу своей жизни и долгосрочному планированию. Образы из разряда «мечта», «хочется» переводить в конкретные цели. Важно ежегодно пересматривать свою генеральную цель и при наличии вносить корректировки.
Занятия и упражнения в коллективе
Важно узнавать и понимать – к чему стремится каждый сотрудник и как работа поможет ему в достижении цели. Менеджер по продажам, который строит дом и растит двух маленьких детей, он уже мотивирован на достижение больших результатов, чем человек, которого «все устраивает».
Высший пилотаж кадрового управленца, когда он знает генеральную цель сотрудника по жизни и вместе с ним определяет генеральную цель в работе, которая поможет ее достижению.
— Определение генеральной цели компании на год. В разработке или хотя бы корректировке стратегии компании должны участвовать все сотрудники. Это помогает выработать не только оптимальные решения, но формировать вовлеченность в процессы и повышать понимание деятельности.
2) Энергия
Чтобы совершать действия в направлении генеральной цели сотруднику нужна энергия.
К блоку энергия относятся силы и настрой что-то делать. Это здоровье, позитивное мышление, мотивация к действию.
Упражнения для саморазвития:
Несмотря на то, что каждый творец своей судьбы, в руках работодателя очень многое.
Следить за здоровьем и прислушиваться к своему эмоциональному состоянию. А еще важно определить – что является Вашим индивидуальным источником энергии. Для кого-то это возможность побыть в одиночестве, а для другого – спортивные достижения, для третьего – творчество.
Занятия и упражнения в коллективе:
— Влиять на отношение сотрудника к здоровью. Арсенал инструментов от пятиминуток с аэробикой до корпоративных фитнес-абонементов или централизованной организации качественного питания для персонала.
— Создавать мотивацию. В этом материале речь не о KPI, не о материальных выгодах, а об эмоциональных выгодах. Вот для этого нужны планы развития сотрудников, годовые встречи по определению его перспектив в компании, поддержание здорового климата в коллективе.
— Позитивное мышление. Идеально, когда сотрудник положительно относится к себе, всему происходящему в его личной жизни и на работе, а вместо наваливающихся проблем видит задачи, которые просто нужно решить. Реализовать в компании культуру позитивного мышления трудно, но можно. Прежде всего, примерами поведения руководителя, стилем общения с сотрудниками.
— Ежедневное формирование позитивного настроя. В таких отделах, как прямые продажи, колл-центр, сервисная служба это достигается за счет утренних мини-игр и просто пятиминуток позитива. Если сам руководитель относится серьезно к этому упражнению и своим видом демонстрирует заинтересованность, то сотрудники будут копировать эту модель.
3) Действия
Осознанно поставить цель и иметь энергию для ее достижения – этого недостаточно.
Нужны шаги, то есть действия. Прокрастинация, страхи, неуверенность и банальная лень знакомы каждому. Лень – губительное состояние, возникает оно тогда, когда человеку неинтересно то, чем он занимается.
Упражнения для саморазвития:
Брать на себя ответственность принимать решения и действовать. А еще важно искать причину лени, что называется, «на месте». Если чувствуете, что теряете интерес к какому-то занятию или неоправданно его затягиваете, то сразу соотнесите его с достижением генеральной цели. Хоть каким-то образом это действие должно работать на ее достижение.
Занятия и упражнения в коллективе:
— Приучить сотрудников брать ответственность на себя. Это начинается с формулировки задач, с постановки вопросов.
— Учить бороться со страхами. Любой страх преодолим, если его сначала победили в голове. Нужно менять людям привычную зону комфорта, давать им новые проекты.
— Формулировать задачи в «поле» действия. Никаких «я постараюсь», «если будет возможность». Нужно «я сделаю», «я смогу».
— На утренней планерке или другом общем собрании раздать задачи сотрудникам, которые выводят их из зоны комфорта. Главное, чтобы для их выполнения не требовалось много времени, иначе некоторые могут уйти в депрессию. Помню случай, когда директор торгового комплекса в кризисный период дал задание абсолютно каждому работнику офиса сделать по исходящему звонку с целью поиска арендаторов. В тот день звонили все: и бухгалтер, и секретарь, и главный инженер.
— День борьбы с ленью. Это упражнение хорошо подходит для проведения внутри отдела или в коллективе небольшой фирмы, когда у большинства сотрудников накапливаются незавершенные дела, срок сдачи которых сдвигается на неопределенный период без видимых причин. Если Вы будете обвинять каждого сотрудника в прокрастинации, то он начнет защищаться, саботировать. Поэтому лучше собрать все такие затянувшиеся проекты и предложить другим сотрудникам поменяться этими проектами.
4) Время
Часто говоря про личную эффективность, на первое место ставят именно навыки тайм-менеджмента. Сделать что-то можно только если у тебя есть время на это.
Грамотное планирование времени – это только одна его составляющая. Прежде всего, нужно научиться управлять временем. Это понимание приходит, когда у человека есть генеральная цель. Просто высвободившиеся два часа в день субъекту без цели и не нужны. Какая разница, как он их проведет? Например, не отрываясь от монитора рабочего компьютера или лежа дома на диване?
Упражнения для саморазвития:
Не просто слушать тренинги по тайм-менеджменту, а отрабатывать все методики на практике, например, в неделю или в день по какой-то технике. Так, спустя месяц, каждый может подобрать инструментарий, работающий в его конкретном случае.
Занятия и упражнения в коллективе6
Прокачка базовых навыков тайм-менеджмента – это must-have любого человека, не пускающего на самотек свою жизнь. По данному блоку очевидно, что делать с сотрудниками:
— Обучать тайм-менеджменту. Не просто прошли тренинг, прослушали курс и поставили галочку. Они обязательно сами должны предлагать изменения по оптимизации своей работы
— Соизмерение плана дня с долгосрочной целью. Если в день не сделано несколько шагов по достижению генеральной цели работника, то трудовой день прошел зря. Вот так будет меньше тянущихся годами проектов по автоматизации или выводу нового продукта на рынок.
— Делиться опытом по применению техник. Прочитать книгу или прослушать материал – это 10% эффективности, а попробовать – это уже 80%. А если испытал сам и пробуешь научить кого-то – это 100% отдачи.
— Централизованно внедрять какие-то методики. Например, многие знают про правило «красного флажка» (если он стоит на столе, то сейчас руководителя тревожить нельзя) – можно использовать его в каждом отделе. Или про часы максимальной продуктивности 10:00-12:00, 15:00-16:00, в которые не назначать совещаний, а оставлять время для индивидуальной работы или напротив, организовать мозговой штурм, посвященный разработке годовой стратегии.
5) Интеллект
Наверное, все помнят притчу прорубку леса ненаточенным топором? Как раз реализуемые нами жизненные программы и используемые алгоритмы мышления помогают определять точки повышения эффективности.
Чтоб интеллект развивался и наш мозг задействовал больше потенциала, который имеется, важны постоянное развитие, умение концентрироваться и свобода.
Упражнения для саморазвития:
Просто осознать, что кроме тебя самого никто развитием твоего интеллекта не займется. 1 полезная статья в день, 1 книга в неделю, 1 знакомство с человеком из интересующей области в месяц. Нужно самому задавать себе рамки и им следовать.
Занятия и упражнения в коллективе:
— Постоянное развитие – это обучение персонала всеми возможными и доступными способами. Но не только. Это значит давать возможность сотруднику освоить новое, выйти за рамки.
— Умение концентрироваться — наведение фокуса внимания, сосредоточение на основной проблеме.
— Свобода. Любые решения человек принимает на основе информации. Для развития свободы мышления важно не просто прохождение обучения по актуальным темам, но и смелость взглянуть на себя со стороны, и упомянутая выше работа со страхами.
— Создание и ведение корпоративной библиотеки. Знаю много компаний, где это стало не только полезным инструментом, но и доброй традицией. При чем фонд библиотеки пополняется не только из бюджета компании, многие сотрудники приносят литературу из дома.
— Чаще практиковать мозговой штурм. Предметом «штурма» может стать повышение эффективности какого-то направление, борьба с закоренелой проблемой и просто идея креативного корпоративного праздника. Это не только развивает, но помогает существенно оптимизировать процессы.
6) Взаимопонимание
Любой из нас живет и работает в социуме. Как показывают исследования, качество нашей жизни определяет не IQ, а способностью договариваться с людьми, умением быть настойчивыми в нужный момент.
Упражнения для саморазвития:
Это тема для вечного поиска и исследования. Отправная точка — научиться принимать и любить себя. Следующий этап – слушать, понимать и принимать других. Нужно каждый день «ловить» себя на недоработках в этом направлении и на следующий день стараться это исправить.
Нужно уделять внимание эмоциональному интеллекту. Эта работа, как известно, начинается с понимания себя. Только поняв себя, человек сможет понять окружающих.
Занятия и упражнения в коллективе:
Важно обращать внимание на процессы коммуникации в компании и отлаживать их. Насколько четкие сообщения доносятся, получается ли обратная связь, устранены ли банальные помехи коммуникации?
— Учиться слушать самим и учить этому других. Это вечная проблема людей всех статусов и возрастов.
— Хотя бы раз в год уделять время на психологический тренинг или игру. Всегда хорошо срабатывают упражнения с самопрезентацией, когда каждый рассказывает о своих личных целях и достижениях, чем ему нравится работа.
7) Баланс
Никакая топовая карьерная позиция не заменит личного счастья, никакие деньги не принесут радости без здоровья. Важен баланс всех сфер жизни: работа, личное (семья, друзья, отношения), здоровье, самовыражение. Важно определять свои долгосрочные цели по всем этим направлениям.
Хорошо будет работать сотрудник, проживающий полноценную жизнь!
Упражнения для саморазвития:
Хотя бы раз в месяц уделять время и прислушаться к своим ценностям, еще раз расставить приоритеты, скорректировать долгосрочные цели.
Занятия и упражнения в коллективе:
В этом блоке нет советов, что делать руководителю. Лучше сказать, что не делать: по возможности не препятствовать реализации всех этих целей, быть лояльным, без ущерба для компании, разумеется.
Уделяйте внимание повышению личной эффективности сотрудников, это обязательно положительно скажется на их работе!
Личная эффективность по-настоящему
Однажды крупный корпоративный клиент пригласил меня провести для сотрудников тренинг личной эффективности. В процессе переговоров и подготовки я всегда спрашиваю, для чего заказчику тренинг, чего он рассчитывает добиться с его помощью. Ответ был таким: «Хотим, чтобы сотрудники стали лучше работать, показывать более высокие результаты и стабильно выполнять KPI». Я тогда внутренне улыбнулся и похвалил себя за своевременный вопрос заказчику. А то сделал бы, как изначально озвучивалось, тренинг личной эффективности — и можно было бы потерять хорошего клиента. Ведь никакая личная эффективность сотрудников ему не нужна.
Личная эффективность vs рабочая производительность
Многие компании попадают в ловушку англоязычной терминологии и смешивают личную эффективность и производительность сотрудников. Производительность или продуктивность — это как раз показатель успешности работника с точки зрения работодателя: количество и качество выполненных задач, сумма заработанных денег, выполненные KPI. Эффективность, тем более личная — это совсем другое: это оптимальное соотношение результата и затраченных усилий.
Личная эффективность сотрудников совершенно не интересует большинство работодателей. Директорам и даже мидл-менеджерам важно видеть именно продуктивность, и неважно, какой личной ценой сотрудник оплатил выполнение KPI: временем, эмоциями, энергией, взаимоотношениями, балансом работы и личной жизни. Логика компаний проста и понятна: сотрудник получает деньги за выполнение поставленных задач, и все параметры обмена «деньги — продукт» зафиксированы в его контракте. О чем тут еще говорить и спорить? Неудивительно, что мой клиент заказывал тренинг личной эффективности, ведь «эффективность» с его точки зрения — это возможность компании получить от сотрудника максимальный результат за сумму его заработной платы. Слова «личная эффективность» красиво и современно звучат и прекрасно помогают маскировать правду: стремление работодателя выжать из работников максимум производительности, часто не считаясь с дополнительными эмоциональными и социальными затратами.
Именно поэтому многие из моих клиентов на психологическом консультировании — внешне успешные люди с отличными должностями и зарплатами. Они сделали блистательные карьеры, добившись выдающейся производительности, но заплатили за это здоровьем, энергией, настроением, возможностью принадлежать себе и делать то, что нравится. Обращаясь ко мне, они рассчитывают восстановить баланс в жизни и найти подлинную личную эффективность, ту, что в книгах западных коучей называется Peak Performance (англ. «пиковое состояние»). Именно от неоднозначности этого термина и множества вариантов перевода и пошла русская терминологическая путаница — и сейчас мы разберемся, что к чему и как найти это «пиковое состояние».
Peak Performance — это психологическое состояние устойчивой высокой внутренней мотивации, субъективное ощущение уверенности и удовлетворенности, которое позволяет человеку работать на пике возможностей и добиваться выдающихся результатов. Ключевые слова здесь «субъективное ощущение» и «внутренняя мотивация». «Пикового состояния» невозможно достичь за счет только внешнего стимулирования: приказов, угроз, оплаты труда, премий и благодарностей. Еще меньшее влияние имеют тренинги, развивающие прикладные рабочие навыки. Потому что пиковое состояние — это индивидуальное настроение и вектор мышления человека, который может совпадать, а может и радикально расходиться с потребностями и интересами компании. И если работодатель хочет выводить своих сотрудников на пик, ему приходится учиться пользоваться психологическими инструментами: видением и миссией, корпоративной культурой, качественными коммуникациями, элементами коучинга в практике управления.
Все это непривычно и для многих управленцев довольно сложно, прежде всего потому, что не имеет очевидных алгоритмов, гарантированных результатов и количественных метрик. В России все еще популярно мнение, что все подобные «психологические игры» являются выдумками эйчаров и бизнес-коучей, инфоцыганщиной и, в лучшем случае, необязательными занятиями для мегакорпораций, которым уже некуда девать деньги.
Удивительно, но от внимания этих «прагматичных руководителей» ускользает тот факт, что развитая внутренняя мотивация явно коррелирует с производительностью труда. Более того, современные исследования отмечают, что необходимым элементом, позволяющим совместить внутреннюю мотивацию сотрудника и его рабочую продуктивность, является именно корпоративная культура, ориентированная на творчество и инновации.
Если такой культуры на предприятии нет, достижение «пикового состояния» сотрудниками по-прежнему возможно, но вот их максимальная производительность будет не связана с работой. Чаще всего такие максимально мотивированные люди, не находя на работе благоприятной психологической среды, уходят и реализуются в другом месте: или в более развитой компании, или в собственном проекте. Поэтому индустрия стартапов и малых бизнесов столь привлекательна для многих творческих людей: они часто согласны на меньшую стабильность и более низкий гарантированный доход (а иногда и вовсе его отсутствие), если деятельность согласуется с их ценностями и позволяет максимально самореализоваться. В конце концов, люди, находящиеся в «пиковом состоянии», отличаются не только повышенной творческой производительностью, но и субъективным ощущением счастья, полноты жизни, постоянного потока положительной энергии. То есть эмоциональные награды, ради которых другим приходится проходить долгий путь «работа — деньги — траты — радость», доступны им немедленно, бесплатно и прямо в процессе деятельности.
Фото: Visuals/Unsplash
Как там оказаться
Чтобы достичь собственного «пикового состояния», максимальной личной эффективности, прежде всего нужно понять, чего не делать или делать по минимуму. Эффективность — это соотношение результата к затратам, а личная эффективность — соотношение личного результата к затратам. Вся деятельность, в рамках которой вы создаете результат, не осознаваемый как личный, неизбежно ведет к нулевой личной эффективности. Сколько бы вы ни закрыли рабочих задач, сколько бы ни заработали денег своей компании — это ничего не прибавит к субъективному ощущению счастья, удовлетворения и самореализации, если в рабочих задачах нет того, что важно лично для вас, что создает личный результат.
Проблема в том, что затрачиваемые нами ресурсы всегда личные: время, силы, эмоции, энергия, здоровье. Более того, эти ресурсы еще и ограниченные: потраченное время не вернуть никогда, все остальное возвращается долго и часто не полностью. Трата ресурсов без всякого результата — прямой путь к неврозам и тоске. Поэтому первое правило для тех, кто стремится к максимальной личной эффективности: перестать тратить ресурсы на решение заведомо чужих задач. Бросайте нелюбимую работу, не пытайтесь понравиться посторонним людям, перестаньте измерять свою жизнь чужой меркой: должностью, зарплатой, квартирой, машиной, семьей.
И когда почувствуете, что у вас накопился внутренний ресурс, следуйте трем простым правилам:
1. Живите так, словно денег не существует
Деньги — неизбежное социальное зло, часто затуманивающее нашу картину мира и заставляющее принимать плохие решения. Навязываемые нам извне представления об успехе чаще всего связаны с количеством зарабатываемых денег. Эта многовековая манипуляция «Счастлив и успешен только тот, у кого много денег» заставляет нас соглашаться с сумасбродными заказчиками, терпеть токсичных боссов, жертвовать хобби и семьей ради сверхурочных. Но время, потраченное на то, чтобы терпеть и жертвовать, не способно принести удовлетворение и счастье. Да, определенный уровень материального комфорта необходим, но гонка за постоянно увеличивающимся финансовым результатом ведет в никуда. Выбирая между высокой зарплатой и интересной работой, выбирайте второе. Иначе деньги все равно уйдут на психотерапевтов.
2. Стройте свои сообщества
Лучший источник энергии и эмоций — люди. В одиночку сложно оставаться в «пиковом состоянии» долго. Нужна поддержка от людей, которые разделяют ваши ценности, страсти и интересы. Как хорошо, что сейчас есть масса возможностей для того, чтобы транслировать свои смыслы в интернете и привлекать к себе близких по духу людей. Создавайте группы единомышленников и наполняйтесь их энергией. Иногда такие группы возникают на работе, а их интересы близки к интересам компании — тогда и появляются легендарные «команды», достигающие невероятных результатов. Научитесь говорить о своих ценностях и предлагать пути — у вас будет собственная команда.
Если хотите реализовать одновременно и первый, и второй советы — задумайтесь над участием в волонтерских инициативах. В России, увы, часто присутствует мнение, что добровольческие общественные организации — приют студентов и бездельников, а серьезным взрослым господам там делать нечего. К счастью, Запад предлагает нам множество обратных примеров: известные миллиардеры почти поголовно активно жертвуют на благотворительность и создают огромные фонды и экосистемы для некоммерческой деятельности (Цукерберг, Гейтс, Хилтон и др.), а опытные профессионалы объединяются в сообщества, чтобы безвозмездно делиться своими знаниями и связями с теми, кто в них нуждается.
Мне тоже повезло оказаться в такой тусовке, где калифорнийские инвесторы российского происхождения объединились, чтобы помогать российским стартапам, делиться с ними секретами венчурной индустрии. Группа называет себя Startup Kotiki, создает десятки обучающих видео и статей и планирует строить платформу, где стартапы будут развиваться и находить подходящих инвесторов. Что важно — участие для стартапов полностью бесплатно, а сами организаторы не получают за свою деятельность никаких денег. Почему же работают? По их собственным словам, «ради кайфа от большого дела и общения с замечательными людьми». Это похоже на рецепт «пикового состояния».
3. Разрешите своей жизни меняться чаще
Ничто не длится вечно, даже ваш интерес к делу, которое вы по-настоящему любите. «Пиковое состояние» — это не о том, как всю жизнь заниматься чем-то одним, оттачивая мастерство, а о том, как быть внимательным к себе, уметь прислушиваться к своим интересам и понимать, что для вас в настоящий момент времени наиболее важно, а что утратило значимость. Для «пикового состояния» нужна постоянная эмоциональная энергия, а рутина и скука — ее главные враги. При их наступлении нужно обращаться к новым источникам интереса и вдохновения: новым проектам, новым людям, новым местам. Если принять этот факт и связанную с ним готовность к неопределенности, вы сможете не только выйти на «пиковое состояние», но и удерживаться в нем очень долго.
Больше текстов о психологии, отношениях, детях и образовании — в нашем телеграм-канале «Проект «Сноб” — Личное». Присоединяйтесь