что такое композиция делового письма

КОМПОЗИЦИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Композиция и составление делового письма подчиняется особым правилам как в русском, так и в итальянском языке. Выражения и термины должны подвергаться тщательному отбору, так как неточность формулирования мысли может привести к значительным моральным и материальным убыт­кам. В тексте выражается самое главное, существенное. Нуж­но также помнить о краткости, тактичности и деликатности изложения.

Лица или фирмы, ведущие деловую переписку с итальянца­ми, должны помнить и об эстетике оформления письма: зачастую от внешнего оформления и способа представления дела зависит ответ на ваше предложение или заявление.

Предложения объединяются в параграфы, между параграфа­ми выделяется определенный промежуток; в левой части листа оставляются поля в несколько сантиметров. Письмо, имеющее упорядоченный вид, вызовет у читающего приятное впечатле­ние.

Не рекомендуется перегружать текст специальными сокра­щениями, чтобы не создать впечатления чрезмерной торопли­вости.

Все письма и документы должны быть составлены не менее чем в 2-х экземплярах или сохраняться в памяти компьютера, чтобы в случае необходимости их можно было продублировать.

Письма, касающиеся спорных или особо важных дел, долж­ны быть отправлены с уведомлением о вручении.

Композиция делового письма является строго формализо­ванной и состоит из установленных элементов, расположенных в следующем порядке:

7. Вступительная фраза

9. Окончание текста.

11. Постскриптум (факультативно)

12. Приложение (факультативно)

Odessa, 1112 settembre 1998

3. Получатель.Название фирмы или имя адресата письма
обычно размещаются в правой части листа. При имени и фами­
лии адресата обязательно указываются его титул, профессия или
форма вежливости Signor, Signora, Signorina; сокращенное

Arch. (architetto m) Avv. (avvocato m) Avv. (avvocatessa f) Cav. (cavaliere m) Dott, Dr. (dottore m) Dottssa, D.ssa (dottoressa f) Geom. (geometra m, f) Ing. (ingegnere m) Mons. (monsignore m) Prof, (professore m) Prof.ssa (professoressa f) Proff. (professori m pi) Rag. (ragioniere m) Sig. (signore m) Sig.ra (signora f) Sig.na (signorina f) Sigg. (signori m pi) S.S. (Sua Santità f) S.V. (Signoria f Vostra)

Egr. (egregio/a) уважаемый/ая (если отношения с адресатом носят строго официальный характер) Gent (gentile) любезный/ая, уважаемый/ая Gent.mo/ma (gentilissimo/ma) глубокоуважаемый/ая IH.mo/ma (illustrissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (подчерк­нуто высокопарное)

On. (onorevole) уважаемый/ая (обращение к членам парла­мента, к послу, консулу)

Preg., Preg.mo/ma (pregiatissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (обращение к лицам с высоким общественным положением) Rev. (reverendo) преподобный (обращение к священнослу­жителю)

Если письмо адресовано конкретному лицу, в компетенции которого находится представляемое дело, перед его титулом и именем можно употребить фразу:

Alla cortese attenzione del/della. любезному вниманию (кого?)

Alla cortese attenzione del Dott. Davide Graziani Istituto Pacioli via Paradiso, 11 48018 FAENZA (RA)

Допустимо также использовать сокращения с.а., С.А. (cortese attenzione), att., att.ne (attenzione):

C.A. Prof.ssa Gabriella Rossi Arine Sig. Mario Bortolotti

Если письмо предназначено для сведения лиц, которые не являются его адресатами, то под адресом применяется указание р.с. (per conoscenza):

Spett. Altamira s.r.l.

(p.c.) Ing. Concetta Nassone

4. Ссылкачаще всего указывает на номер или дату по­
следнего полученного или отправленного письма, дела, прото­
кола и т.п. Ссылка (riferimento) помещается у левого края листа.
Приняты следующие сокращенные обозначения:

n/, n/s (nota nostro scritto) наше письменное сообщение V/, V/s (nota Vostro scritto) ваше письменное сообщение

Vs. Rif. 22.06.1998 Ваше сообщение от 22.06.1998

Risposta a V.nota п. 12 del Ответ на Ваше сообщение № 12

5.04.1998 от 5.04.1998

5. Тема(oggetto) размещается под ссылкой; в этом разделе
указывается тип сообщения, например:

Oggetto: Richiesta di informazioni commerciali запрос о

Oggetto: Ordine заказ

Oggetto: Avviso di consegna извещение о доставке

6. Обращение.Имя и фамилия адресата, указанные в ад­
ресе, повторяются во вступительном обращении вместе с титу­
лами и эпитетами. Обращение выделяется красной строкой (на
расстоянии 5 или 10 знаков от левого края текста):

Egregio Sig. Frondaroli Gentile Sig.ra Raffaelli

Общепринятым обращением к деловому партнеру являются следующие выражения:

Egregio Sig. Preg. mo Dott. Gent. то Sig.

Если письмо адресовано учреждению и фирме в целом или если нам не известно лицо, занимающееся нашим делом, приня­то обращение Spett. (Spettabile) уважаемый

Spett. Collegio S.Umiltà

или обращение во множественном числе к коллективному адре­сату:

Обращение от последующего текста отделяется запятой. Все слова в обращении пишутся с большой буквы.

В современной деловой и коммерческой корреспонденции до­пускается отсутствие обращения, т.е. основной текст письма мо­жет следовать непосредственно за адресом (в случае, если кор­респонденты поддерживают строго официальные отношения):

Spett. MODATESSILE Р. del Popolo, 26 48018 FAENZA (RA)

In risposta alla Vostra lettera del. В ответ на ваше письмо от.

7. Вступительная фраза.В письмах-ответах вступление
рекомендуется начинать со ссылки на предыдущее сообщение, с
указанием даты его отправки, номера протокола и т.п.

В итальянской языке вежливой формой обращения к одному лицу является обращение в 3 лице ед. числа: Lei Вы, La Вас, Le Вам, il Suo Ваш, la Sua Ваша, i Suoi Ваши (м, м+ж), te Sue Ваши (ж).

В отношении юридических лиц (организаций, фирм, компа­ний) употребляется обращение во 2 лице мн.числа Voi; соот­ветствующие притяжательные прилагательные и местоимения при этом пишутся с прописной буквы: Vostro, Vostra, Vostri, Vostre. Письменной формой вежливого обращения к множе­ственному адресату является также форма Loro, использую­щаяся в официальных документах коммерческой корреспон-

Имена и фамилии пишутся с прописной буквы; в тексте имя предшествует фамилии. Обратный порядок (фамилия + имя) употребляется при перечислении в разного рода списках, со­ставленных в алфавитном порядке.

В составных именах, которые пишутся слитно, прописная буква употребляется только в начале имени:

Piercarlo Magagnoli Gianfranco Gucci

В составных именах, соединенных дефисом, с прописной буквы пишется каждое имя:

Если в состав фамилии входит частица, то она пишется со строчной буквы в том случае, если фамилии предшествует имя (Luca della Rabbia); если же фамилия употребляется самостоя­тельно, то частица пишется с прописной буквы (Della Rabbia).

Гражданские, военные, религиозные, профессиональные, общест­венные, почетные, дворянские и другие титулы в текстах пишутся со строчной буквы, если после них употребляется имя и фамилия:

il presidente Scalfaro l’avvocato Serafino Camiolo

il generale Mario Gussoni il direttore generale d’Amelia don Paolo Ranocchia

В обращениях к лицам принято писать титул с прописной буквы:

Gentile Signor Bianchi Egregio Ing. Di Pietro

Stim.mo Dottor Rizzoli Ill.ma Prof.ssa Giovannetti

Для корреспонденции на итальянском языке характерна по­вышенная форма вежливости, для чего используются выраже­ния, содержащие просьбы и благодарности, а также конструк­ции с глаголами в Condizionale; желательно избегать форм по­велительного наклонения (Imperativo):

Saremmo lieti di ricevere. Мы были бы рады получить.

желательнее употребить вместо

Mandateci, per favore. Пришлите нам, пожалуйста.

9. Окончание текставыдерживается в таком же стиле,
что и все письмо; здесь не используются сокращения.

В тех случаях, когда не ожидаем обязательного ответа или поддерживаем сугубо официальные отношения, достаточно ограничиться оборотом:

Distinti saluti С уважением

10. Подписьв итальянских деловых бумагах, сделанная
собственноручно, помещается в правой части листа под име­
нем, фамилией и указанием должности подписывающего:

D-ssa Lucia Damiani L DIRETTORE

Presidente del Dipartimento di studi eurasiatici

prof. Giuliano Tamani

11. Постскриптум.В некоторых случаях после текста
письма и подписи бывает необходимо сообщить что-либо в до­
полнение к сказанному. Постскриптум обычно вводится словами:

P.S. Comunichiamo in supplemento che. Дополнительно сооб­щаем, что.

P.S. (Ancora) dobbiamo aggiungere che. (Еще) должны доба­вить, что.

АН.: Un listino dei prezzi прайс-лист

Allegato: Depliant pubblicitario рекламный проспект

Allegati: 1. Un listino dei prezzi 2. Depliant pubblicitario

Новые слова и выражения

allegato m приложение egregio уважаемый

distinto изысканный; firma f подпись

distinti saluti с уважением gentile любезный

oggetto m тема spettabile уважаемый

p.c (per conoscenza) к сведению stimatissimo глубокоуважаемый

riferimento in ссылка

# Задание 2.Обратитесь по-итальянски:

уважаемый адвокат; уважаемый преподаватель (к женщине); глубокоуважаемый синьор; Ваша Милость; уважаемая фирма; многоуважаемый профессор; любезный доктор; глубокоува­жаемый директор; любезный архитектор; многоуважаемая док­тор; уважаемый консул, уважаемые господа.

# Задание 3.Подберите итальянский эквивалент:

Любезному вниманию профессора. ; наше письменное сообще­ние; ваше письменное сообщение; Тема: извещение о доставке; заказ; В ответ на ваше письмо от. ; С уважением; Дополнитель­но сообщаем, что. ; Должен добавить, что. ; Приложение

Щ 1.3. ТЕКСТ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ЧТЕНИЯ И

Italia

La capitale è Roma (2 804 000 ab.). Altre città importanti sono: Milano (1 449000 ab.). Napoli (1 204 000 ab.), Torino (1 003 000 ab.), Palermo (731 000 ab.), Genova (707 000 ab.), Bologna (43)7 000 ab.).

Situata nell’Europa meridionale, l’Italia confine a ovest con la Francia, a nord con la Svizzera e l’Austria, a est con la Jugoslavia. Nella parte peninsulare è bagnata a ovest dal Mar Ligure, dal Mar di Sardegna e dal Mar Tirreno, a sud dal Mar di Sucilia e dal Mar Ionio, a est dal Mar Adriatico.

La popolazione, in gran parte di etnia italiana, presenta alcune minoranze, tra cui 280 000 altoatesini di lingua tedesca, gruppi di lingua francese (Valle d’Aosta) e slovena.

Le isole maggiori sono: laSicilia e la Sardegna. I fiumi più importanti: il Po, il Tevere e l’Arno. I monti: le Alpi e gli Appen­nini. I laghi maggiori: il lago di Garda, il lago Trasimeno, il lago Maggiore e il lago di Como.

Lingua: ufficiale è l’italiano. Religione: cattolica; esistono minoranze di protestanti, ortodossi e una comunità ebraica.

Unità monetaria: lira italiana. Amministrativamente l’Italia è divisa in 20 regioni e 95 province.

Новые слова и выражения

abitantem житель ortodossoправославный

confinareграничить popolazione fнаселение

densità fплотность provincia fпровинция

essere bagnatoомываться regione fобласть

essere divisoбыть разделенным superficie fповерхность minoranza fменьшинство

Задание 4. Ответьте на следующие вопросы:

Quanti abitanti ci sono in Italia? Quali sono le città più grandi? Con quali paesi confine l’Italia? Quali sono le religioni in Italia?

_________ 1.4. ЛЕКСИЧЕСКИЙ КОММЕНТАРИИ

ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА

Сравните следующие названия должностных лиц в италь­янском и русском языках и запомните их:

агент agente, бухгалтер contabile, ragioniere; директор direttore; генеральный директор direttore generale; коммерческий дирек­тор direttore commerciale; заведующий responsabile, direttore; заведующий магазином direttore /gestore/ di un negozio; заве­дующий отделом caposezione; заведующий складом magazzi­niere; заместитель vice-; заместитель директора vicedirettore; заместитель председателя vicepresidente; инженер ingegnere; главный инженер ingegnere capo; консультант consulente; ма-

стер caposquadra, operaio capo; министр ministro; монтажник montatore; начальник capo; начальник отдела caposezione, ca­poufficio; начальник отдела кадров capo del personale; начальник отдела сбыта capoufficio vendite; начальник цеха capoofficina, caporeparto; начальник управления capodivisione, capodiparti-mento; начальник участка caporeparto; подрядчик appaltatore; председатель presidente; представитель rappresentante; секре­тарь segretario /-ria; товаровед merceologo; управляющий ges­tore, direttore; экономист economista; эксперт perito; юрискон­сульт consulente legale

Задание. Переведите на русский язык следующие слова и словосочетания:

agente; contabile, ragioniere; direttore; direttore generale; direttore commerciale; responsabile; direttore /gestore/ di un negozio; ca­posezione; magazziniere; vicedirettore; vicepresidente; ingegnere; ingegnere capo; consulente; caposquadra, operaio capo; ministro; montatore; capo; caposezione, capoufficio; capo del personale; ca­poufficio vendite; capoofficina, caporeparto; capodivisione, capo-dipartimento; caporeparto; appaltatore; presidente; rappresentante; segretario /-ria; merceologo; gestore.direttore; economista; perito; consulente legale

Улыбнемся!

Il capo del personale di una ditta riceve un giovanotto che ha risposto a un’offerta d’impiego.

capo del personaleначальник отдела кадров

ricevereпринимать

offerta d’impiegoпредложение о приеме на работу

ripassareвозвращаться

stipendio inizialeначальный оклад

—Ш 2.1. ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ ВЩДД

Источник

КОМПОЗИЦИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Композиция и составление делового письма подчиняется особым правилам как в русском, так и в итальянском языке. Выражения и термины должны подвергаться тщательному отбору, так как неточность формулирования мысли может привести к значительным моральным и материальным убыт­кам. В тексте выражается самое главное, существенное. Нуж­но также помнить о краткости, тактичности и деликатности изложения.

Лица или фирмы, ведущие деловую переписку с итальянца­ми, должны помнить и об эстетике оформления письма: зачастую от внешнего оформления и способа представления дела зависит ответ на ваше предложение или заявление.

Предложения объединяются в параграфы, между параграфа­ми выделяется определенный промежуток; в левой части листа оставляются поля в несколько сантиметров. Письмо, имеющее упорядоченный вид, вызовет у читающего приятное впечатле­ние.

Не рекомендуется перегружать текст специальными сокра­щениями, чтобы не создать впечатления чрезмерной торопли­вости.

Все письма и документы должны быть составлены не менее чем в 2-х экземплярах или сохраняться в памяти компьютера, чтобы в случае необходимости их можно было продублировать.

Письма, касающиеся спорных или особо важных дел, долж­ны быть отправлены с уведомлением о вручении.

Композиция делового письма является строго формализо­ванной и состоит из установленных элементов, расположенных в следующем порядке:

7. Вступительная фраза

9. Окончание текста.

11. Постскриптум (факультативно)

12. Приложение (факультативно)

Odessa, 1112 settembre 1998

3. Получатель.Название фирмы или имя адресата письма
обычно размещаются в правой части листа. При имени и фами­
лии адресата обязательно указываются его титул, профессия или
форма вежливости Signor, Signora, Signorina; сокращенное

Arch. (architetto m) Avv. (avvocato m) Avv. (avvocatessa f) Cav. (cavaliere m) Dott, Dr. (dottore m) Dottssa, D.ssa (dottoressa f) Geom. (geometra m, f) Ing. (ingegnere m) Mons. (monsignore m) Prof, (professore m) Prof.ssa (professoressa f) Proff. (professori m pi) Rag. (ragioniere m) Sig. (signore m) Sig.ra (signora f) Sig.na (signorina f) Sigg. (signori m pi) S.S. (Sua Santità f) S.V. (Signoria f Vostra)

Egr. (egregio/a) уважаемый/ая (если отношения с адресатом носят строго официальный характер) Gent (gentile) любезный/ая, уважаемый/ая Gent.mo/ma (gentilissimo/ma) глубокоуважаемый/ая IH.mo/ma (illustrissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (подчерк­нуто высокопарное)

On. (onorevole) уважаемый/ая (обращение к членам парла­мента, к послу, консулу)

Preg., Preg.mo/ma (pregiatissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (обращение к лицам с высоким общественным положением) Rev. (reverendo) преподобный (обращение к священнослу­жителю)

Если письмо адресовано конкретному лицу, в компетенции которого находится представляемое дело, перед его титулом и именем можно употребить фразу:

Alla cortese attenzione del/della. любезному вниманию (кого?)

Alla cortese attenzione del Dott. Davide Graziani Istituto Pacioli via Paradiso, 11 48018 FAENZA (RA)

Допустимо также использовать сокращения с.а., С.А. (cortese attenzione), att., att.ne (attenzione):

C.A. Prof.ssa Gabriella Rossi Arine Sig. Mario Bortolotti

Если письмо предназначено для сведения лиц, которые не являются его адресатами, то под адресом применяется указание р.с. (per conoscenza):

Spett. Altamira s.r.l.

(p.c.) Ing. Concetta Nassone

4. Ссылкачаще всего указывает на номер или дату по­
следнего полученного или отправленного письма, дела, прото­
кола и т.п. Ссылка (riferimento) помещается у левого края листа.
Приняты следующие сокращенные обозначения:

n/, n/s (nota nostro scritto) наше письменное сообщение V/, V/s (nota Vostro scritto) ваше письменное сообщение

Vs. Rif. 22.06.1998 Ваше сообщение от 22.06.1998

Risposta a V.nota п. 12 del Ответ на Ваше сообщение № 12

5.04.1998 от 5.04.1998

5. Тема(oggetto) размещается под ссылкой; в этом разделе
указывается тип сообщения, например:

Oggetto: Richiesta di informazioni commerciali запрос о

Oggetto: Ordine заказ

Oggetto: Avviso di consegna извещение о доставке

6. Обращение.Имя и фамилия адресата, указанные в ад­
ресе, повторяются во вступительном обращении вместе с титу­
лами и эпитетами. Обращение выделяется красной строкой (на
расстоянии 5 или 10 знаков от левого края текста):

Egregio Sig. Frondaroli Gentile Sig.ra Raffaelli

Общепринятым обращением к деловому партнеру являются следующие выражения:

Egregio Sig. Preg. mo Dott. Gent. то Sig.

Если письмо адресовано учреждению и фирме в целом или если нам не известно лицо, занимающееся нашим делом, приня­то обращение Spett. (Spettabile) уважаемый

Spett. Collegio S.Umiltà

или обращение во множественном числе к коллективному адре­сату:

Обращение от последующего текста отделяется запятой. Все слова в обращении пишутся с большой буквы.

В современной деловой и коммерческой корреспонденции до­пускается отсутствие обращения, т.е. основной текст письма мо­жет следовать непосредственно за адресом (в случае, если кор­респонденты поддерживают строго официальные отношения):

Spett. MODATESSILE Р. del Popolo, 26 48018 FAENZA (RA)

In risposta alla Vostra lettera del. В ответ на ваше письмо от.

7. Вступительная фраза.В письмах-ответах вступление
рекомендуется начинать со ссылки на предыдущее сообщение, с
указанием даты его отправки, номера протокола и т.п.

В итальянской языке вежливой формой обращения к одному лицу является обращение в 3 лице ед. числа: Lei Вы, La Вас, Le Вам, il Suo Ваш, la Sua Ваша, i Suoi Ваши (м, м+ж), te Sue Ваши (ж).

В отношении юридических лиц (организаций, фирм, компа­ний) употребляется обращение во 2 лице мн.числа Voi; соот­ветствующие притяжательные прилагательные и местоимения при этом пишутся с прописной буквы: Vostro, Vostra, Vostri, Vostre. Письменной формой вежливого обращения к множе­ственному адресату является также форма Loro, использую­щаяся в официальных документах коммерческой корреспон-

Имена и фамилии пишутся с прописной буквы; в тексте имя предшествует фамилии. Обратный порядок (фамилия + имя) употребляется при перечислении в разного рода списках, со­ставленных в алфавитном порядке.

В составных именах, которые пишутся слитно, прописная буква употребляется только в начале имени:

Piercarlo Magagnoli Gianfranco Gucci

В составных именах, соединенных дефисом, с прописной буквы пишется каждое имя:

Если в состав фамилии входит частица, то она пишется со строчной буквы в том случае, если фамилии предшествует имя (Luca della Rabbia); если же фамилия употребляется самостоя­тельно, то частица пишется с прописной буквы (Della Rabbia).

Гражданские, военные, религиозные, профессиональные, общест­венные, почетные, дворянские и другие титулы в текстах пишутся со строчной буквы, если после них употребляется имя и фамилия:

il presidente Scalfaro l’avvocato Serafino Camiolo

il generale Mario Gussoni il direttore generale d’Amelia don Paolo Ranocchia

В обращениях к лицам принято писать титул с прописной буквы:

Gentile Signor Bianchi Egregio Ing. Di Pietro

Stim.mo Dottor Rizzoli Ill.ma Prof.ssa Giovannetti

Для корреспонденции на итальянском языке характерна по­вышенная форма вежливости, для чего используются выраже­ния, содержащие просьбы и благодарности, а также конструк­ции с глаголами в Condizionale; желательно избегать форм по­велительного наклонения (Imperativo):

Saremmo lieti di ricevere. Мы были бы рады получить.

желательнее употребить вместо

Mandateci, per favore. Пришлите нам, пожалуйста.

9. Окончание текставыдерживается в таком же стиле,
что и все письмо; здесь не используются сокращения.

В тех случаях, когда не ожидаем обязательного ответа или поддерживаем сугубо официальные отношения, достаточно ограничиться оборотом:

Distinti saluti С уважением

10. Подписьв итальянских деловых бумагах, сделанная
собственноручно, помещается в правой части листа под име­
нем, фамилией и указанием должности подписывающего:

D-ssa Lucia Damiani L DIRETTORE

Presidente del Dipartimento di studi eurasiatici

prof. Giuliano Tamani

11. Постскриптум.В некоторых случаях после текста
письма и подписи бывает необходимо сообщить что-либо в до­
полнение к сказанному. Постскриптум обычно вводится словами:

P.S. Comunichiamo in supplemento che. Дополнительно сооб­щаем, что.

P.S. (Ancora) dobbiamo aggiungere che. (Еще) должны доба­вить, что.

АН.: Un listino dei prezzi прайс-лист

Allegato: Depliant pubblicitario рекламный проспект

Allegati: 1. Un listino dei prezzi 2. Depliant pubblicitario

Источник