что такое коммуникационный план

Как написать хороший план коммуникаций проекта

План управления коммуникациями проекта – это очень нужная бумажка, которая регламентирует то, кто, как, когда и какую информацию будет узнать о вашем проекте.

Важно понимать, что план этот нужен не везде и не всегда. С моей точки зрения, делать полноценный план коммуникаций имеет смысл при количестве участников от 15 и выше. Если участников меньше, держать все коммуникации в голове еще можно, если больше – велик риск что-то упустить.

Что нужно отразить в плане коммуникаций:

2. Ознакомление с перечнем планируемых контрактов по проекту в ближайший месяц

3. Обсуждение хода уже заключенных контрактов1. За 2 дня до созвона высылается повторное приглашение-напоминание

2. По итогам руководитель проекта готовит протоколПетров П.П., Руководитель закупок материалов по РФ, отсутствует с 1 по 5 число каждого месяца (в командировке), в случае если созвон попадает на эту дату необходимо приглашать его заместителя Авдееву А.А.18Все участники проектаАдминистратор проектаРассылка по emailРаз в месяцПрезентация с информацией о ходе проектаИспользуется такой-то шаблон–

В примере перечислена коммуникация типа «push» (мы практически «насильно» доносим информацию), но в этой же таблице можно указывать коммуникацию типа «pull» (участник сам отвечает за получение информации, например, зайти раз в неделю и посмотреть обновления списка задач на корпоративном портале).

Процесс согласования документов и решений по проекту, вовлекающий больше 1 заинтересованного лица и не отраженный в специфичных планах (план управления сроками или бюджетом, например). Например, если нужно решить только по срокам – согласуем с Заказчиком (остальных просто ставим в известность), если по деньгам – только со Спонсором, если надо выбрать «быстро и дорого» или «медленно и дешево» – собираем встречу с такими-то участниками. Часто делает тоже в виде таблички, очень похожей на предыдущую.

Это минимальный набор пунктов, но план может расти и дополняться в зависимости от того, насколько сложна коммуникация в вашем проекте. Если в нем задействовано 5 команд из разных стран, люди постоянно ездят в командировки или есть необходимость четко регламентировать совместную работу над проектными документами – все это тоже включается в документ. Вот тут можно скачать шаблон плана управления коммуникациями, в котором все эти нюансы уже учтены.

Иногда план коммуникаций «бьют» на несколько для разных групп заинтересованных лиц, чтобы его было проще согласовать, с моей точки зрения это имеет смысл при 50+ участниках проекта. Основное правило тут – степень зарегулированности плана должна быть пропорциональна рискам его неисполнения и как-то коррелировать с количеством участников и объемом проекта Именно из-за ситуаций, когда на проект из 10 человек пишется план на 15 страниц, регламентирующий, сколько раз в неделю они вместе пьют кофе, и бытует мнение, что «управление проектами – это про бессмысленные бумажки».

Также важно помнить, что в подготовка плана управления коммуникациями включает в себя описание того, как вы будете управлять ожиданиями заинтересованных лиц, но в сам план, который вы будете согласовывать, это не выносится. Управление ожиданиями – отдельная большая тема, обсудим ее отдельно.

Как всегда, ниже дежурный пример плана коммуникаций для проекта «ремонт дома», чтобы стало понятнее.

Исходим из того, что руководитель проекта я.

2. Сразу после согласования разводки сантехникиПодача документов…………………

Ну и напоследок прописная истина – не стоит тратить время на разработку плана, чтобы потом положить его на полочку с мыслью «вот такой я классный руководитель проектов» и не использовать. Лучше потратить это время на что-то другое, более полезное.

Источник

Организация эффективного управления

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта, встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе зачастую забывают и пренебрегают им. А потом сетуют на то, что коммуникации хаотичны, отнимают много времени и сил, не приносят ожидаемой эффективности.
О том, из чего должен состоять план коммуникаций проекта и как правильно его составить, читайте в этой статье.

Зачем нужен план коммуникаций проекта

Коммуникации — это клей, который позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать и выполнять свои задачи. Причем это касается не только проектной деятельности, но и процессной, операционной и т.д.
Основная цель плана коммуникаций проекта — обеспечить эффективность взаимодействия сотрудников.

Почему план коммуникаций проекта улучшает взаимодействие?

Таким образом, план коммуникаций проекта имеет непосредственное влияние на эффективность проекта.

План коммуникаций проекта — содержание

План коммуникаций проекта содержит описание средств, используемых инструментов и периодичности выполнения коммуникаций как с внутренними, так и с внешними сторонами проекта.
План способствует взаимодействию со всеми заинтересованными сторонами проекта с помощью создания контролируемых и управляемых потоков информации.

РАЗДЕЛЫ ДОКУМЕНТА

Анализ заинтересованных сторон

Не всегда заинтересованные стороны являются очевидными. В таком случае лучше провести небольшой анализ, который позволит выявить все заинтересованные стороны проекта.

Источник

План коммуникаций для проектов

Исходная ситуация

Однако линейная организация, как правило, не предусматривает таких структур межотдельских коммуникаций. В большинстве организаций довольно необычно пересекать границы отделов, и, за исключением столовой или кофейного автомата, контакты с сотрудниками других «филиалов» на организационной схеме практически отсутствуют. Поэтому общение с сотрудниками проекта из других секторов должно быть предписано.

Для поддержания связи между отделами институционализированы проектные совещания, на которых избранные члены проекта встречаются через определенные промежутки времени.

В большинстве случаев это происходит раз в две недели или раз в месяц. На этих встречах обсуждается текущий прогресс, текущие задачи, возможные проблемы и трудности, а также их решения.

Цели коммуникационного плана

Путь к цели

Обычно первый проект коммуникационного плана проекта, основанный на организации проекта, готовится менеджером проекта и представляется на стартовом совещании. На последующих стартовых совещаниях этот проект пересматривается командой проекта до тех пор, пока план коммуникаций не будет представлен в окончательном варианте. Здесь содержится информация о дате и времени, содержании и участниках совещаний.

В течение всего хода проекта план коммуникаций проверяется на обоснованность и осмысленность, и при необходимости встречи вставляются, продлеваются или сокращаются, либо вообще удаляются. Потому что если в ходе проекта выясняется, что на еженедельных статусных совещаниях всегда обсуждаются в принципе одни и те же вещи, потому что проект развивается недостаточно быстро, чтобы появлялись новости, имеет смысл изменить периодичность совещаний, например, до двух недель.

6 шагов к коммуникационному плану

Вы хотите довести проект до провала в любом случае?
==> Предотвратите любое общение!

Примерные элементы плана коммуникации

Начальная встреча:

Заседание руководящего комитета:

Встреча с клиентом (клиент и менеджер проекта):

Статусное совещание (команда проекта), включая отчет о состоянии:

Рабочая встреча:

Информационные мероприятия:

Пример коммуникационного плана проекта

Для наглядности коммуникационный план проекта оптимально представлять в графической форме, сжатой на нескольких страницах. Он также может быть представлен в табличной форме, например, в MS Excel. Конечно, большая часть информации передается обоими видами представления вместе.

Источник