что такое командировочные документы

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Навигация по статье

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример на налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Какие документы вы должны оформить, чтобы направить работника в командировку

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить.

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе.

Налоговая считает, что оплата проезда в этой ситуации не является расходами на командировку (письмо Минфина от 23.09.2020 № 03-15-06/83264). Это доход работника, не связанный с производством, на него нужно начислить НДФЛ и взносы.

Расходы на проезд получится признать как командировочные, если в приказе указать ту же дату, что в билете. В примере это 2 апреля.

Служебное задание. Этот документ не обязательно оформлять с 2015 года, но с ним удобно:

Если отказались от служебных заданий, подробно описывайте цель командировки в приказе.

Командировочное удостоверение. Этот документ сейчас необязательный. Даты командировки отслеживают по билетам, а дни, когда сотрудник работал в месте командировки, — по данным компании, в которую он командирован.

Что стоит предусмотреть в Положении о командировках

Чем подробнее составлено Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.

Положение о командировках — основной документ компании, где вы работодатель перечисляет все виды расходов в командировках, которые будет возмещать компания.

Работники из этого документа видят, какие расходы они могут понести и какие оправдательные документы должны сдать в бухгалтерию после командировки.

Чем подробнее составили Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.

Так, стоит регламентировать:

Все траты, которые назовете в документе, сможете учесть в расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Если какие-то расходы не регламентируете, то налоговая учтет остальные расходы, а на спорные доначислит налог и взносы.

Разберем подробнее расходы, которые работодатели не регламентируют, а потом спорят с налоговой. Сможете дополнить Положение о командировках вашей компании нужными пунктами.

Дополнительные услуги, которыми могут пользоваться работники. Работникам могут понадобиться дополнительные услуги: упаковка багажа, VIP-зал в аэропорту, интернет в гостинице. Чтобы учесть цену таких услуг при расчете налога на прибыль, не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы, перечислите расходы в Положении и экономически их объясните.

Например, налоговики разрешают доплачивать авиакомпаниям за конкретное место в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629). Компания включила эти расходы в Положение о командировках, так как на удобном месте сотрудник может начать работать уже в пути. Упаковку багажа в аэропорту объяснили тем, что таким образом исключают кражу документов из чемоданов. VIP-зал в аэропорту за счет компании разрешили посещать руководителям, которые между командировками не успевают заехать домой.

Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на суммы услуг VIP-зала в аэропорту.

Фонд социального страхования начислил компании недоимку по страховым взносам, пени и штрафы на 13 345 руб. Фонд начислил их на оплату VIP-зала аэропорта командированному работнику. Аргументы были такие: услуги VIP-зала не входят в Перечень аэронавигационных и аэропортовых сборов, тарифов за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве. Эти расходы не обязательны, а значит на них нужно начислять страховые взносы.

Суд отменил решение Фонда, признал, что компания действовала законно, когда не начислила взносы на эти расходы. Услуги VIP-зала в аэропорту относятся к командировочным расходам, так как их внесли в Положение о командировках (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.08.2020 № А32-573/2020).

Не предусматривайте в Положении компенсацию услуг, которые нужны лично сотруднику, например мини-бар в номере. Учесть такие неоправданные расходы в налоговом учете не получится, придется удержать с них НДФЛ и начислить взносы.

Командированные работники могут пользоваться дополнительными услугами гостиницы: химчисткой, стиркой и глажкой вещей, доставкой багажа и т. п. Компенсацию этих расходов можете предусмотреть в Положении о командировках.

Например: “Командированному работнику оплачиваются расходы на химчистку, стирку и глажку вещей в гостинице, услуги носильщика. Возмещение производится в размере фактических расходов на основании документов, подтверждающих оплату таких услуг. Работник может подтвердить расходы на дополнительные услуги гостиницы квитанцией или чеком на оплату”.

Отличие этих расходов от рассмотренных выше услуг на транспорте и в аэропортах в том, что химчистка, стирка, глажка — это доход работника в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК). А значит, даже если предусмотрели их в Положении о командировках, все равно должны компенсировать их из чистой прибыли, облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Поездки на такси. Перечислите ситуации, в которых работники могут пользоваться такси. Избегайте общих формулировок. Сотрудники должны знать, когда поездка будет за их счет. Чтобы подтвердить расходы, сотрудники должны брать документы у перевозчика (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839).

Например пропишите в Положении, что сотрудники обязаны брать чеки или или расписку, если у таксиста нет кассы. Электронные выписки пригодятся для оправдания расходов, если сотрудник пользовался убером.

Поездки на каршеринге. Если во время командировки сотрудник берет в аренду автомобиль, можете возместить ему затраты и затем списать эти расходы как командировочные. Налоговики расценивают затраты на каршеринг как затраты на такси (письмо Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901). Главное, чтобы в вашем Положении были правила возмещения таких расходов.

Укажите, что когда работник арендует машину и оплачивает поездки своей картой, компания возместит эти расходы только после того, как сотрудник подтвердит их документами и докажет, что цель поездки была служебной. Например он арендовал машину, чтобы добраться из аэропорта или вокзала до места командировки и обратно, использовал для деловых поездок по городу.

В Положении перечислите, какие документы должен сдать работник после командировки. Так, он может составить докладную записку и приложить к ней распечатку скриншота из мобильного приложения с отчетом о поездке.

Сумму, которую работник потратил на аренду автомобиля, он может указать в авансовом отчете и приложить к нему подтверждающие документы: договор об аренде автомобиля, кассовые чеки на оплату и выписку со своего счета.

Электронные чеки из мобильных приложений налоговая принимает, если в них есть обязательные реквизиты. Это в частности:

Поездки на общественном транспорте. В командировках работники часто оплачивают проезд и провоз багажа в общественном транспорте. По общему правилу эти затраты не относятся к расходам на проезд к месту командировки, которые разрешают компенсировать ст. 168 ТК и Положение, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Сможете компенсировать расходы на проезд в месте командировки, если определите условия и порядок их возмещения в Положении о командировках (письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37447-6-1).

Например, укажите в Положении, что оплачиваете командированному работнику расходы:

Когда такие расходы назовете в числе командировочных в Положении о командировках, сможете не облагать стоимость проезда НДФЛ (письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180) и страховыми взносами (подп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК).

Возможность остаться в месте командировки или приехать раньше. Если хотите разрешать сотрудникам отдохнуть в месте командировки до или после того, как они выполнят служебное задание, учтите особенности списания таких расходов.

Если сотрудник остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, он получит экономическую выгоду. Со стоимости билета нужно удержать НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 22.02.2019 № 03-04-06/11746). Пропишите все особенности таких расчетов в Положении о командировках.

Например, вы компенсируете расходы на дорогу сотруднику, который остался в месте командировки на несколько дней после работы.

В этой ситуации вы не включаете стоимость билетов в расходы по налогу на прибыль, начисляете на эту сумму взносы и удерживаете НДФЛ.

Учтите, что можете не удерживать НДФЛ только в том случае, когда даты командировки и билетов совпадают (письмо Минфина от 25.06.2019 № 03-04-06/46418). Также у сотрудника не возникает доходов, если он выезжает в командировку из места отпуска (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974).

Компенсации в однодневной командировке. Когда сотрудник едет в командировку одним днем, суточные ему не положены. Но если вы установите, что компенсируете сотруднику подтвержденные расходы, то сможете их признать при исчислении налога на прибыль (ст. 168 ТК). В локальном акте установите лимит расходов при однодневной командировке. Он может совпадать с суточными, которые платите работникам в командировках больше одного дня.

Например, по Положению компании сотрудники получают суточные 1200 руб. Сотрудники, которые в однодневной командировке тратят деньги на питание и представительские расходы, получают такую же компенсацию.

Обратите внимание: в Положении о командировках не пишите, что работники получают суточные при однодневной командировке. Безопаснее указать, что компания компенсирует издержки, связанные с однодневной командировкой.

Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на компенсацию однодневной командировки.

Организация назначила компенсацию тем, кого направляет в однодневную командировку. Налоговики решили, что эту компенсацию нельзя относить к суточным или к документально подтвержденным расходам, а значит, надо платит ее из прибыли и начислять взносы.

Компания в суде заявила, что компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от взносов (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). В такие обязанности входит и однодневная командировка, в которой возможны дополнительные расходы сотрудника, например на питание. Поэтому компания ввела в Положение о командировках компенсацию в размере 700 руб. Сотрудники, которые ездят в командировки больше, чем на день, получают суточные в этом же размере. Значит, компенсация не завышена и оснований для взносов нет.

Суд поддержал в этом споре работодателя (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 07.08.2020 № Ф06-64076/2020).

Какие документы должен оформить работник, когда вернется из командировки

Работник оформляет документы, чтобы подтвердить и оправдать командировочные расходы. Обязательный документ один — авансовый отчет. Но без билетов, талонов, чеков и посадочных работник, а значит и компания, не сможет подтвердить расходы в командировке. Желательно не только запросить такие документы, но и попросить сотрудника, чтобы он написал подробные объяснения — это могут быть заявления или докладные записки, а к ним приложил чеки, билеты и т. д. Расскажем, какие документы стоит запросить у сотрудников после командировки.

Авансовый отчет. Авансовый отчет с приложениями подтверждает командировочные расходы. Это обязательный документ. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.

Авансовый отчет работник обязан сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздник, трехдневный срок считайте со дня, когда он вышел на работу (п. 26 Положения № 749).

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № АО-1 или форме, которую утвердили в компании. Часть отчета заполняет командированный сотрудник, часть — бухгалтер. На лицевой стороне отчета указывают:

Сотрудник на обратной стороне отчета должен указать перечень документов о расходах, даты их выдачи, номера, вид и истраченную сумму.

Сотрудник был в командировке в Екатеринбурге. После поездки он представил авансовый отчет 19 мая. К нему приложил маршрут/квитанцию электронного пассажирского авиабилета № 262 24017991410 от 18 мая на сумму 16 500 руб. (в том числе НДС — 1500 руб.). Билет приобрели и оплатили в кассе транспортного агента. Продавец билета — АО «Уральские авиалинии».

Оборотную сторону авансового отчета по форме АО-1 заполнили так:

Отчет о командировке. Этот документ необязательный. Если вы не требуете отчеты, расходы по командировке можно признать на основании:

Налоговая запросила отчеты о командировках. В компании такие отчеты не составляют, но оставить требование без ответа нельзя. В течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК) компания представила в инспекцию пояснения, почему отчетов нет и на основании каких документов списывают расходы.

Заявление о возмещении командировочных расходов. Заявление сотрудник пишет, если тратил в командировке свои деньги в служебных целях. В отличие от авансового отчета, сроков, когда работник должен написать заявление, нет. Но работнику выгодно сделать это как можно быстрее.

Работник в командировке оплачивал расходы собственными деньгами. По возвращении он представил в бухгалтерию вместо авансового отчета чеки. Бухгалтер побоялся признать командировочные расходы по обезличенным чекам и возместить работнику его траты. Работника попросили написать заявление с подробным объяснением трат по каждому чеку.

В этом примере бухгалтер поступил правильно. Иначе пришлось бы доказывать налоговикам связь расходов с командировкой, а также объяснять, почему с выплаты работнику не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.

Заявление о подтверждении расходов на проезд. Проезд до места командировки и обратно оплачивает компания. Также расходы работодателя — плата за проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций в разных населенных пунктах (пп. 11, 12 и 22 Положения № 749).

Вариантов оплаты два: либо компания покупает билеты заранее, либо выдает сотруднику аванс с учетом стоимости билетов. Если денег сотруднику не хватило и он заплатил из своего кармана, надо компенсировать перерасход.

К расходам на проезд относятся:

Вы не обязаны возмещать стоимость страховки в билетах. Можете это сделать, если предусмотрели компенсацию в Положении о командировках.

Как работник подтвердит расходы зависит от того, какой купили билет — бумажный или электронный.

Бумажный билет. К авансовому отчету сотрудник приложит билет и кассовый чек. Альтернативный вариант — бумажный билет с распечатанным на нем QR-кодом или реквизитами чека.

Если сотрудник потерял бумажный билет, его можно заменить: дубликатом, копией экземпляра билета, которая осталась у перевозчика, справкой из транспортной компании. Обратиться за заменой должен сам сотрудник или его представитель по доверенности.

Если сотрудник потерял посадочный талон или на нем нет отметки о досмотре, для подтверждения проезда сотрудник должен получить справку перевозчика. Справка не бесплатная. Стоимость такой услуги каждый перевозчик устанавливает сам. В справке должны быть указаны Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.

Электронный билет. Сотрудник должен приложить к авансовому отчету распечатку электронного билета, а также подтверждает оплату билета и посадку.

Расходы на приобретение билета подтвердит:

Оплату билета подтверждает:

Факт служебной поездки подтвердит посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета. В документах должны быть указаны реквизиты, которые подтверждают, что сотрудник ездил в командировку.

Например, в посадочном талоне на самолет должны быть указаны:

Особая ситуация с электронными посадочными. Налоговики считают, что расходы на перелет подтверждает только бумажный посадочный талон со штампом о досмотре.

С 25 февраля 2019 года пассажирам не обязательно иметь бумажный посадочный талон, чтобы попасть в самолет. Достаточно пройти онлайн-регистрацию на рейс и получить электронное подтверждение.

Налоговики заявили, что для подтверждения расходов на авиаперелет простой распечатки электронного посадочного талона недостаточно (письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409). Получается, что если сотрудник оформил электронный документ, то подтверждения посадки у него нет.

Заявление о возмещении расхода на проезд без документов. Если у работника нет проездных документов, компания может либо не возмещать расходы на проезд, либо возместить их в определенной сумме. Порядок оплаты пропишите в Положении о командировках.

На заявлении руководитель укажет сумму компенсации или сделает отметку об отказе в возмещении расходов. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

Заявление о подтверждении расходов на проживание. Гостиница должна выдать сотруднику кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Подтверждающим документом будет кассовый чек. Дополнительно к чеку гостиница может выдать счет или квитанцию. Гостиница также может включить часть реквизитов в кассовый чек. Например, даты заезда и выезда. На кассовых чеках должны быть все обязательные реквизиты, в том числе QR-код (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Сотрудник может снять у частного лица жилое помещение. Кассового чека не будет. С собственником помещения нужно оформить договор, а подтвердить расходы актом или иным документом.

Заявление об оплате парковки. Его сотрудник пишет, если ездил в командировку на автомобиле и оставил его на платной парковке.

Стоимость парковки сможете учесть в расходах по налогу на прибыль, если выполнены два условия:

Но удержать НДФЛ с расходов на оплату стоянки личного автомобиля и начислить взносы придется (письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428). Такой выплаты нет в списке необлагаемых (п. 3 ст. 217 НК).

Есть еще одно письмо Минфина — от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328. Налоговики уточняют, что в одном случае НДФЛ можно не удерживать. Это законно, если компания заключила с работником соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Работник самовольно поехал на личном автомобиле в аэропорт, хотя компания в этом случае оплачивает такси. Автомобиль стоял на платной парковке в Шереметьево пять суток, работник заплатил 4000 руб. На работе он написал заявление на возмещение расходов, приложил чек и объяснил, почему ему важно было поехать на своем автомобиле. Компания учла расходы, но удержала 13%. Работник после вычета НДФЛ получил 3480 руб.

Другой работник использовал личный автомобиль в служебных целях постоянно. Компания заключила с ним письменное соглашение и каждый месяц возмещает расходы на бензин и другие траты. Затраты этого работника на парковку в аэропорту возместят полностью. В нашем примере — 4000 руб.

Докладная записка о поездке в командировку на автомобиле. Если работник ездил в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок командировки он должен указать в докладной записке (п. 6 Положения № 749).

Работник составит документ, когда вернется из поездки, а вы на основании докладной начислите суточные.

Попросите сотрудника указать в докладной записке:

Пробег автомобиля и расходы на бензин в докладной фиксировать необязательно. Но лучше эти данные внести — так будет проще сверить их с путевыми листами и чеками АЗС. Эти документы работник должен приложить к авансовому отчету о командировке. Если в документах будут противоречия, налоговики не учтет расходы.

Докладная записка о возвращении из командировки позже запланированной даты. Такую записку работник составит, если вернется из командировки позже чем должен был, например из-за задержки рейса. Так он обоснует увеличение срока поездки по сравнению с тем, что указали в приказе о командировке.

В докладной записке сотрудник должен указать по каким причинам и на сколько он задержался в поездке, и приложить подтверждающие документы. Например, посадочный талон, на котором поставили штамп о задержке рейса.

Работник составит документ, когда вернется из поездки. Вы на основании докладной начислите работнику дополнительные суточные.

Когда вы должны выплатить работнику суточные и возместить другие траты в командировке

Сроки и правила оплаты командировочных расходов пропишите в Положении о командировке. Так к вам не будет вопросов у работников и проверяющих. Аванс, по определению, компания выдает сотруднику раньше командировки. А вот суточные и средний заработок сотрудники не могут требовать накануне служебной поездки. Объясняем почему.

Аванс. Командированному сотруднику компания обязана выдать аванс. При расчете суммы аванса предусматривают продолжительность командировки, место назначения, возможность дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, которые связаны с проживанием. Если билеты и жилье компания уже оплатила, в составе аванса выдавайте суточные — исходя из планируемого срока поездки (ст. 168 ТК).

Аванс можно выдать наличными, перечислить на корпоративную карту либо личную карту сотрудника.

Суточные. Средний заработок за дни командировки выплачивайте вместе с зарплатой. Оплачивать командировку заранее вы не обязаны (письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422).

Командировочные выплаты вы определяете за три шага.

Если сотрудник ездил в командировку в первой половине месяца, а аванс вы платите в процентах от оклада, выплатите работнику полный аванс, а средний заработок за командировку прибавьте к зарплате за месяц.

Итак, чтобы направить работника в командировку, оплатить командировочные расходы не из прибыли и после не разбираться с налоговой, потребуется:

Как подтвердить расходы на проезд и проживание в командировке

Расходы на проживание

Похожие статьи

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Источник