что такое карточка складского учета
Карточка учета материалов по форме М-17
Под обозначением М-17 скрывается документ первичного учета, который называется «Карточка учета материалов». Он применяется для контроля за движением товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе предприятий и организаций. Оформление данного документа входит в функции кладовщиков и др. работников складов, которые выписывают его как при поступлении, так и при отгрузке товаров и материалов. Он должен заполняться непосредственно в день совершения операции по движению товарно-материальных ценностей и запасов.
Основные правила оформления карточки М-17
На сегодня нет единого, обязательного к применению образца карточки учета материалов, поэтому предприятия и организации имеют возможность на свое усмотрение разрабатывать шаблон документа и использовать его в своей деятельности (иногда так и поступают, заказывая в типографии тиражную печать бланков собственной разработки или печатая их на обычном принтере). Но чаще всего работники складов по старинке заполняют ранее общепринятую форму М-17, в которой отражаются все необходимые сведения о поставщике, потребителе и товарно-материальных ценностях.
На каждый вид товара или материалов заполняется своя карточка учета, которая затем обязательно пронумеровывается в соответствии с нумерацией складской картотеки. К карточке прилагаются все нужные приходники, расходники и накладные.
Документ может быть написан как от руки, так и заполнен на компьютере. При этом вне зависимости от того, каким образом будут вноситься в него данные, он обязательно должен содержать «живую» подпись кладовщика, как материально-ответственного лица, который отвечает за сохранность вверенного ему имущества. Печать на документе ставить не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации.
Неточности и помарки в карточке учета материалов допускать нельзя, но если какая-то ошибка все же произошла, лучше заполнить новый бланк, или, в крайнем случае, аккуратно зачеркнуть неверные сведения и сверху написать правильные, заверив исправление подписью ответственного сотрудника. Точно также недопустимо оформлять документ карандашом – делать это можно только шариковой ручкой.
После окончания отчетного периода (как правило, это один месяц), оформленная карточка учета материалов сначала передается в бухгалтерию предприятия, а затем, как и другие первичные документы – в архив предприятия, где должна храниться не менее пяти лет.
Инструкция по заполнению карточки учёта материалов по форме М-17
В первый раздел документа вписывается:
Затем указывается структурное подразделение, в котором содержится товар.
Ниже идет таблица, где в первый столбец еще раз включается информация (но уже точнее) о структурном подразделении, которое является получателем и хранителем данных товарно-материальных ценностей:
Далее указываются подробности о продукции:
Потом вносится все, что касается единиц измерения:
Далее указывается стоимость материала, норма его запаса на складе, срок годности (если такой установлен) и полное наименование поставщика.
Вторая часть карточки учета материалов включает в себя две таблицы. В первую таблицу вносится наименование товарно-материальных ценностей, а также, если в составе присутствуют драгоценные камни и металлы – их название, вид и пр. параметры, в том числе данные из паспорта изделия.
Во вторую таблицу вписываются сведения о движении товаров и материалов:
В последней части карточки учета материалов, сотрудник, который ее заполнил должен удостоверить все внесенные сведения своей подписью с обязательной расшифровкой. Также здесь должна быть указана должность работника предприятия и дата заполнения документа.
Форма карточки складского учета материалов
Какие бланки использовать в работе
Закон № 402-ФЗ «О бухучете» предусматривает право выбора экономическими субъектами форм первичной и учетной документации. Использовать унифицированные формы совсем не обязательно. Допустимо разработать собственные форматы либо доработать утвержденные документы. Например, дополнить унифицированные таблицы разделами и графами, необходимыми для детализации специфической информации о деятельности.
Каждая компания принимает решения самостоятельно. О том, по каким бланкам работать, нужно прописать в учетной политике. В противном случае у контролеров могут возникнуть вопросы по документальному оформлению бухучета.
Для систематизации сведений о товарно-материальных ценностях допустимо использовать унифицированный бланк М-17 «Карточка складского учета материалов». Формат бланка М-17 утвержден Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Актуальный бланк: карточка складского учета М-17
Принципы заполнения
Составлением карточек учета должен заниматься работник, которому вменена такая обязанность Обязанности следует прописать в должностных инструкциях. Должностная инструкция не должна быть формальным документом, спрятанным глубоко в архивах: работник обязательно должен прочитать документ и поставить подпись, подтверждающую, что он согласен с формулировками.
Заполняйте учетную документацию, руководствуясь следующими требованиями:
Документы прошлых лет подлежат сдаче в архив на ответственное хранение. Срок хранения карточек учета — не менее 5 лет.
Пошаговая инструкция по заполнению
Разберемся, как заполнить карточку учета материалов. Пошаговая инструкция для бланка М-17 состоит из 5 шагов.
Шаг 1. Прописываем номер и дату составления документа.
Шаг 2. Указываем наименование организации, вписываем структурное подразделение.
Шаг 3. Заполняем табличную часть:
Затем указываем характеристику объекта учета. Прописываем марку, сорт, профиль, размер и иные данные о ТМЦ. Вписываем номенклатурный номер, единицу измерения, стоимость, цену, норматив запасов, срок годности и полное наименование поставщика. При отсутствии сведений ставим прочерк.
Шаг 4. Следующая таблица М-17 — сведения о наличии драгоценных металлов или камней в учетном активе. Заполните соответствующие позиции таблицы при наличии соответствующей информации. Данные вносите согласно паспорту материального актива.
Шаг 5. Третья таблица отражает информацию о движении ТМЦ внутри организации. Заполняем сведения по столбцам:
Последний столбец предназначен для подписи ответственного работника. Обязательно укажите дату проведения операции.
Заполненные карточки складского учета (образец М-17) подписывает материально-ответственное лицо. Вписывается его должность, Ф.И.О., дата подписания.
Карточка учета материалов М-17, образец заполнения
Исключения для бюджетников
Учреждения бюджетной сферы работают по иным правилам и нормативам. Государственные и муниципальные организации обязаны применять первичные учетные документы, утвержденные Приказом № 52н.
Карточки складского учета (бланк для бюджетников) имеют код по ОКУД 0504043. Применяются для отражения информации о товарах и материальных ценностях, хранящихся на складах учреждения. Форма предусматривает раскрытие сведений о типе ТМЦ, их месте нахождения (структурное подразделение), их учетной стоимости, поставщике и прочей детализации.
Первичный документ обязан заполнять ответственный сотрудник. Например бухгалтер, ответственный за учет ТМЦ в учреждении. Бланк удобно использовать при небольших объемах ценностей на хранении, так как для каждого актива придется завести отдельный лист карточки ТМЦ (карточка учета материальных ценностей).
Карточка складского учета материалов
Карточка складского учета материалов
Похожие публикации
Предприятия для отслеживания перемещений хранящихся на складах материальных ценностей, используют специальные карточки учета. Бланки могут разрабатываться учреждениями самостоятельно (при условии, что в шаблоне будут показаны все обязательные для бухгалтерской документации реквизиты). Альтернативный вариант – типовая форма М-17, которая утверждена Госкомстатом РФ постановлением от 30.10.1997 г. № 71а.
Где и как применяется карточка складского учета материалов
Все имеющиеся на складах у предприятия ценности должны быть оприходованы, информация о них отражается в карточках учета. Эти документы заводятся сроком на 1 год. Учет должен быть организован с разбивкой материалов по отличительным свойствам (например, марка товара, сорт продукта, размер изделия).
Карточка складского учета служит документальным подтверждением факта получения и отпуска сырья и других материалов со склада. Данные из этого бланка используются при проведении инвентаризации и документальной сверке. Ответственные лица проверяют, правильно ли заполнены графы по приемке и передаче ценностей в другие отделы, соответствуют ли указанные объемы сведениям из первичной документации, верны ли итоги по колонкам.
Правила ведения карточек учета на складских объектах предписывают оформление отдельного документа для каждого номенклатурного номера материалов. Все составляемые экземпляры должны быть пронумерованы и завизированы сотрудником бухгалтерии, зарегистрированы в реестре. Записи вносятся в бланк на основании сведений из приходных ордеров, накладных и других первичных документов. Каждая произведенная операция с материальными ценностями показывается в отдельной строке с указанием даты и сути действий.
По окончании года в карточке выводится остаток, который переносится в новый регистр, а завершенные карточки хранятся в архиве.
Карточка складского учета – образец документа
В шаблоне документа должны быть предусмотрены поля для информации о наименовании организации, к которой относится конкретный склад, названии места хранения. При обозначении местонахождения ценностей необходимо прописывать номер склада, кодировку стеллажа или полки на нем, номер ячейки, в которой лежит объект учета.
Карточка складского учета – образец документа
Карточка складского учета материалов (неважно, бланк типовой или самостоятельно разработанный) должна содержать реквизиты первичной документации, на основании которой осуществляются все операции с конкретной материальной ценностью. Для каждого актива указываются его ключевые характеристики, единицы измерения и данные об имеющемся в наличии объеме. Дополнительно надо прописать стоимостную оценку материалов, срок их пригодности, сведения о поставщике продукции. Все записи в карточках вносятся в день совершения операции и визируются материально ответственными лицами.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Для чего нужна карточка складского учета материалов
Рассматриваемый документ используется в целях отражения перемещения материалов в рамках склада. Он позволяет фиксировать данные по материалам с указанием их сорта, категории, размера и иных значимых характеристик. Для каждого номенклатурного номера объекта учета (то есть разновидности материала) формируется отдельная карточка.
Ведет документ кладовщик, завскладом либо иное материально ответственное лицо (МОЛ). Внесение записей в карточку осуществляется исходя из наличия у МОЛ первичных приходных либо расходных документов. Данные вносятся в документ в тот же день, когда совершены операции, отраженные в соответствующем документе.
Как изменился порядок оприходования материалов с принятием нового стандарта «Запасы» (ФСБУ 5/2019), подробно рассказывается в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
О том, как оприходовать материал, если он поступил без документов поставщика, читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?» .
Карточка может вестись в свободной форме, утвержденной приказом руководителя, или составляться по унифицированной форме № М-17, введенной в деловой оборот постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Бланк карточки складского учета материалов можно скачать на нашем сайте.
Структура бланка карточки складского учета материалов
В документе указываются:
Каждая запись в карточке удостоверяется подписью МОЛ. Его же подпись необходима для подтверждения факта завершения заполнения документа.
Где можно скачать образец карточки складского учета
Загрузить образец рассматриваемого документа вы можете на нашем портале.
Итоги
В целях учета движения материалов на складах может применяться унифицированная форма М-17, утвержденная Госкомстатом. Она заполняется материально ответственным сотрудником и заверяется им же.
Инструкция: заполняем карточку складского учета
Назначение документа
Материалы, товары и сырье — неотъемлемая часть деятельности любого хозяйствующего субъекта. В некоторых компаниях запасов совсем немного, несколько единиц хозинвентаря. В больших предприятиях количество видов материальных запасов может доходить до нескольких тысяч. Но независимо от объемов запасов, руководство должно обеспечить сохранность и целевое использование ценностей. В противном случае хищения и порчи имущества не избежать.
Для отражения операций по перемещению материалов предусмотрены специальные учетные формы. Это карточка складского учета товаров и прочих материальных ценностей. Бланк позволяет проследить движение конкретной номенклатуры от момента поставки до фактического использования.
В карточке складского учета материалов регистрируются не только сведения о поступлении, перемещении и выбытии активов. Формуляр детализирует информацию о качественных характеристиках ТМЦ, стоимостном и количественном выражении.
С каким бланком работать
Единый бланк складской карточки учета материалов отсутствует. С введением закона «О бухучете» № 402-ФЗ компании не обязаны применять унифицированные образцы. Формы, утвержденные Госкомстатом и Минфином, остаются только рекомендацией.
Организации вправе разработать собственные формы и документы, которые будут отвечать индивидуальной специфике деятельности. Например, в учреждениях здравоохранения нужно дополнить карточку складского учета информацией о категории и классе медицинских препаратов, требованиями к их хранению.
На практике большинство компаний продолжают работать по установленным формулярам. То есть используют унифицированную форму М-17 — карточку складского учета ТМЦ. Они удобны, универсальны, раскрывают всю необходимую информацию без лишней и ненужной детализации. Актуальный бланк утвержден Постановлением Госкомстата России № 71а. Вы можете скачать карточку складского учета материалов М-17.
Требования к бюджетникам
Государственные и муниципальные учреждения обязаны вести учет по особым правилам. Требования к организации бухучета закрепляет не только закон № 402-ФЗ, но и Инструкция № 157н. Помимо исключительных правил по ведению бухгалтерского учета, учреждения бюджетной сферы работают по унифицированным первичным документам. Бланки утверждены отдельным Приказом Минфина № 52н.
Карточка складского учета в бюджетном учреждении имеет несколько иную структуру. Но принцип заполнения практически не отличается от унифицированной формы М-17. Формуляр для бюджетников имеет ОКУД 0504043. Заполняется отдельно для каждого вида товарно-материальных ценностей на хранении. То есть на каждый актив, поступивший на склад, придется завести отдельный документ. Ведение карточек складского учета в бюджетном учреждении подойдет при небольшом объеме материальных запасов.
Бланк карточки складского учета для бюджетников
Оформление карточки складского учета
Принципиально важно, чтобы оформление складской документации было закреплено в обязанности конкретного работника. Назначить ответственного можно отдельным распоряжением руководства. Включите в должностные инструкции формулировки об ответственности за правильность оформления и сохранность складских формуляров.
При необходимости подготовьте специальную инструкцию или памятку по ведению документации на складе. Ознакомьте ответственного работника с положениями инструкции под подпись. Подчиненный не сможет уклониться от выполнения возложенных на него задач.
Заполнение карточки складского учета материалов осуществляйте с учетом рекомендаций:
Документацию прошлых лет передайте в архив учреждения. Срок ответственного хранения карточек — 5 лет с момента окончания отчетного периода. Либо пять календарных лет с момента проведения ревизии.
Инструкция по заполнению
Пошаговый алгоритм заполнения карточки складского учета материалов представляет собой всего пять этапов.
Шаг 1. Регистрируем дату и номер документа. Указываем реквизиты в хронологическом порядке. Учитываем показатели предшествующего документа, оформленного на складе.
Шаг 2. Фиксируем наименование организации, в которой заведен учетный регистр. При необходимости указываем структурное подразделение. Например, вписываем «Склад № 1» или «Склад продуктов питания».
Шаг 3. Приступаем к оформлению табличной части документа. Поэтапно вносим следующую информацию:
Теперь необходимо детализировать сведения об имущественном объекте, поступившем на хранение. Пропишите качественные характеристики ТМЦ. Пропишите марку, профиль, сорт, размер, стоимость и цену. Данные следует брать из технического паспорта и прочей документации, которая поступает вместе с активами.
Шаг № 4. Отдельная таблица формы М-17 раскрывает сведения о наличии драгоценных камней и металлов в учетном объекте. Регистрируйте информацию в строгом соответствии с паспортной документацией к товарно-материальным ценностям. Не допускается приблизительное и неточное внесение сведений. При отсутствии информации проставьте в табличке прочерк. Либо напишите «Данные отсутствуют».
Шаг № 5. Третья таблица раскрывает сведения о передвижениях ТМЦ внутри предприятия. Информацию отражайте по столбцам таблицы:
В последней графе таблицы ставится подпись ответственного работника. Также необходимо указать от руки дату внесения записи.
Вот так выглядит готовый образец складской карточки: