что такое кадровая справка
Справки с места работы: виды и сроки выдачи
Автор: Манохова С. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:
о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.
Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.
Справки о заработной плате
Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.
Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.
Во-вторых, работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения с работы (службы, иной деятельности) справку для целей начисления будущим работодателем пособий по временной нетрудоспособности. В данной справке, в частности, отражается информация (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»):
о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы;
о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.
При невозможности вручить справку непосредственно в день увольнения работодатель должен направить работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте (о своем согласии на отправление справки по почте работник должен уведомить работодателя письменно). Если в день увольнения работник указанную справку не получил, он вправе обратиться за ней позже. Работодатель в этом случае обязан представить справку в трехдневный срок с даты обращения бывшего работника с соответствующим заявлением. Приведем пример такого заявления.
Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.
В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.
В-четвертых, если сотрудник после увольнения примет решение встать на учет на биржу труда, ему понадобится справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма данной справки рекомендована Письмом Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Она также может быть составлена в произвольной форме – при условии, что в ней содержатся реквизиты организации и сведения о среднем заработке сотрудника за указанный период. Пример заполнения рекомендованной формы справки приведем ниже.
В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.
Справки о стаже и персонифицированном учете
Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.
Законодательством установлено, что в день увольнения сотрудника (или в день прекращения действия договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы) работодатель обязан передать этому застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 названного закона):
справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);
справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);
заполненный разд. 3 «Персонифицированные сведения» расчета по страховым взносам (форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).
За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.
Иные справки
Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Подтверждаем, что ее работа не связана с вредными или опасными факторами.
Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).
Заведующая детским садом Ткачева С. Н.
Работник может потребовать информацию об утвержденномграфике отпусков по основному месту работы для получения отпуска по работе по совместительству (напомним, что в соответствии со ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе; и даже если по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, отпуск ему предоставляется авансом).
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Согласно графику отпусков на 2018 год (утвержден приказом от 04.12.2017) очередной отпуск Смирновой Н. Г. приходится на периоды:
– с 05.02.2018 по 18.02.2018;
– с 03.09.2018 по 16.09.2018.
Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).
Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).
Настоящая справка подтверждает, что Егоров Иван Федорович, работающий в МБУ ДО СДЮШОР № 8 по футболу в должности тренера, в период с 01.08.2018 по 31.08.2018 дополнительные выходные дни для ухода за своим ребенком-инвалидом не использовал (если использовал частично – указывается, сколько дней).
Справка дана для предъявления по месту работы супруги (ООО «Престол»).
Фиксируем факт выдачи справки
Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:
дата выдачи справки;
описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);
наименование органа, в который будет представлена справка;
Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.
Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.
Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).
Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:
либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.
Образец заполнения справки о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) – «СКАЧАТЬ»
Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк
Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что нужно для получения справки с места работы
На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.
Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки
По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.
Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.
Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.
Кто выдает справку
Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.
Срок действия справки
Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.
Имеет ли право требовать справку уволившийся работник
По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.
Правила по составлению справки
Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:
Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).
Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.
Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.
Правила оформления справки
Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.
При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.
Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.
Образец справки с места работы
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кадровое делопроизводство: информационно-справочная документация
Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.
Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
Докладные записки могут быть двух видов:
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке.
Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:
· в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.
Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:
— обоснования (изложения причин составления);
— предложения, просьбы, заявки и тому подобное.
Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:
1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.
2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.
Объяснительная записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:
— первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
— второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
Представление оформляется на стандартном листе бумаги.
Текст представления, как правило, содержит следующую информацию:
— фамилия, имя, отчество (представляемого);
— наименование структурного подразделения;
— стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);
— оценка трудовой деятельности;
— оценка служебной деятельности;
— повышение профессионального уровня;
— оценка политических, деловых и моральных качеств;
— информация об участии в общественной работе;
— мотив назначения, перемещения или поощрения;
— наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;
— структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить (Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995).
Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
По содержанию заявления подразделяются на две группы:
— по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);
— сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.
В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.
В зависимости от количества заявителей заявление может быть:
— коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).
Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
— подтверждающие факты биографического или служебного характера;
— отражающие основную (производственную) деятельность организации.
Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.
Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:
2) должность, профессия, специальность;
3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);
4) размер заработной платы;
5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.
Перечислим некоторые нормативно установленные случаи оформления справки с места работы.
При оформлении паспорта для пребывания за границей гражданин должен представить документы, перечисленные в пункте 2.1. Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, утвержденной Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 26 мая 1997 года №310 «Об утверждении инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию», в том числе документы, подтверждающие его трудовую деятельность, одним из которых является справка с места работы.
В соответствии с пунктом 2 Постановления Минтруда Российской Федерации №26, Фонда социального страхования Российской Федерации №34 от 4 апреля 2000 года «Об утверждении разъяснения «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми – инвалидами», при предоставлении своему работодателю заявления о предоставлении дополнительных выходных дней работник должен представить также справку с места работы другого родителя о том, что на момент обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично.
Также при назначении и выплате единовременного пособия при рождении ребенка в случае, если оба родителя работают, представляется справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что такое пособие не назначалось. Требование о предоставлении таких справок содержится в пункте 22 Постановления Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 года №883 «Об утверждении положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей».
Согласно статье 283 ТК РФ при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
Кроме того, при оформлении приема на работу по совместительству, подтверждением наличия основного места работы может быть не только экземпляр трудового договора по основному месту работы, но и справка, полученная работником по собственной инициативе у работодателя по основному месту работы.
Справки с места работы могут понадобиться работнику и в иных, помимо вышеперечисленных, случаях: при оформлении льготной пенсии, туристических документов, оформлении субсидий и так далее.
В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверена надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.
Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.
ТК РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.
Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов.
На практике для указания адресата в справке используются два подхода:
· адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;
· адресат выносится в правый верхний угол бланка.
Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник, номера телефонов и факса и так далее.
В справке о размере заработной платы указываются банковские реквизиты, ИНН работодателя. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя. В справках, содержащих финансовую информацию, кроме подписи работодателя или руководителя организации, обязательным реквизитом является проставление подписи главного бухгалтера и печати.
По общему правилу справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати.
Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.
Образец справки с места работы.
ООО «Виктория» Адресат
Иванова Мария Ивановна работает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.
Подпись (расшифровка подписи)
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).
По содержанию различают следующие виды актов:
· приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);
· испытаний (образцов, систем, технологий);
· выделения к уничтожению документов;
· о списании материальных ценностей;
· о нарушении установленных правил;
· расследования аварий, несчастных случаев;
· о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
· об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
· об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.
Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.
Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).
Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.
Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.
Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.
Более подробно рассмотрим правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины, поскольку именно они являются составной частью кадрового делопроизводства.
Эти акты обязательны при документировании процедуры наложения любого из дисциплинарных взысканий, перечисленных в статье 193 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение.
Наиболее распространенными дисциплинарными проступками, которые фиксируются в актах, являются:
— несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
— несвоевременное или некачественное выполнение заданий, приказов (распоряжений) руководства;
— появление на работе в состоянии опьянения.
Законодательно форма этих актов не установлена, но существует сложившаяся практика составления данных документов.
Акты о нарушении трудовой дисциплины, как правило, содержат следующие сведения:
· дата, место составления акта (в актах об опоздании или прогуле, как правило, указывают и время составления акта);
· составитель акта (указать должность, фамилию и инициалы составителя акта);
· фамилии, инициалы и должности свидетелей (не менее двух человек), в присутствии которых составлен акт;
· дисциплинарный проступок, который совершил работник;
· предварительные объяснения работника по поводу нарушения трудовой дисциплины (необходимо записать дословно), которые в дальнейшем работник должен подтвердить документально;
· подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта;
· подпись составителя акта;
· подпись работника, свидетельствующая о том, что он ознакомлен с актом (если работник отказывается подписать акт, об этом в акте необходимо сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи).
Согласно статье 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
В тексте акта об отказе от дачи объяснений по поводу дисциплинарного проступка, совершенного работником, обязательно указывается, какое именно нарушение дисциплины работник отказался объяснить, и чем он свой отказ мотивировал.
В случае применения к работнику дисциплинарного взыскания работодателем издается соответствующий приказ (распоряжение), который должен быть объявлен работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то также составляется соответствующий акт (статья 193 ТК РФ).
Оформления акта о нарушении трудовой дисциплины.
об опоздании на работу
Мною, директором Петровым И.И., в присутствии главного бухгалтера Фокиной М.М. и машинистки Светиковой Н.Н составлен настоящий акт о нижеследующем:
«02» ноября 2006 г. в 12 – 00 часов мною проверена явка на работу в отдел бухгалтерии бухгалтера Ивановой М.И.
В ходе данной проверки комиссия в составе директора Петрова И.И., главного бухгалтера Фокиной М.М. и машинистки Светиковой Н.Н. установила, что бухгалтер Иванова И.И. опоздала на работу на один час пятьдесят минут, что зафиксировано в табеле учета рабочего времени и выявлено с помощью докладной записки Сидорова М.М., осуществляющим учет рабочего времени.
В соответствии со ст.193 ТК РФ с работника было затребовано объяснение в письменной форме. Свое опоздание Иванова М.И. объяснила задержкой движения транспорта, однако предоставить справку, либо иное подтверждение данного факта, отказалась.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах:
Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:
1. главный бухгалтер ____________ /Фокина М.М./
(должность, подпись, расшифровка подписи)
2. машинистка ______________ /Светикова Н.Н./
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Настоящий акт составил: директор __________ /Петров И.И./
(должность, подпись, расшифровка подписи)
С актом ознакомлен (а)___________ /Иванова М.И./
(подпись) (расшифровка подписи)
Акт вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Если какой-либо член комиссии не согласен с содержанием акта, то он обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии, а свое мнение оформить на отдельном листе в виде приложения к акту. В законодательно установленных случаях акты проходят процедуру утверждения руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Акт может оформляться на общем бланке или на специальном бланке акта (например, для актов о несчастном случае на производстве существует утвержденная форма бланка).
На оформление актов распространяются требования государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).
Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».