что такое границы процесса
Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление.
1.2.2. Границы процесса.
Понятие границ процесса является важнейшим при внедрении процессного подхода. Подчеркну, что установление границ осуществляется субъективно – путем достижения договоренности между несколькими сторонами (поставщиками и потребителями). Для обсуждения границ процесса нужно сформулировать несколько определений.
Границы процесса – событие (совокупность событий), инициирующее и завершающее процесс.
Событие – наступление определенной ситуации (времени, перехода ответственности за ресурсы).
Инициирующее событие – событие, при наступлении которого начинается процесс.
Завершающее событие – событие, которым завершается процесс.
Пусть ресурс «А» является результатом преобразования в некотором процессе (рис. 1.2.2). С точки зрения владельца этого процесса ресурс «А» – выход. С точки зрения владельца процесса-потребителя ресурс «А» – вход. В момент передачи ресурса «А» от одного процесса к другому происходит переход ответственности за этот ресурс между владельцами процессов. Факт движения ресурса, сопровождающийся переходом ответственности, может быть идентифицирован при помощи события. С точки зрения владельца первого процесса это событие завершает процесс, с точки зрения владельца второго процесса – инициирует его. Одно и то же событие может быть сформулировано по-разному при описании границ двух рассматриваемых процессов. Первый владелец скажет, что ресурс «А» передан, а второй – что ресурс «А» получен. Чтобы при описании процессов было удобнее увязывать их в единую систему, лучше определять одно событие и давать ему примерно такую формулировку: «Ресурс “А” передан из процесса 1 в процесс 2»[11]. В любом случае формулировки событий должны быть обязательно согласованы между владельцами процессов при регламентации границ.
Рис. 1.2.2. Границы процессов
Приведем примеры формулировки событий, связанных с движением материальных ресурсов:
• «Товар помещен в зону хранения»;
• «Продукция упакована и передана покупателю»;
Примеры формулировки событий, связанных с передачей информации:
• «Поступил заказ клиента»;
• «Руководитель дал отмашку».
Последний пример приведен в шутку. С практической точки зрения такая формулировка события недопустима. Лучше сформулировать так: «Поступило распоряжение руководителя приступить к выполнению работы» (желательно в письменной форме или хотя бы по е-mаil).
Заметим, что переход ответственности за ресурсы возможен и внутри процесса, по ходу выполнения работы различными сотрудниками. Соответствующие события могут использоваться для определения зон ответственности сотрудников внутри процесса.
Рассмотрим более сложные случаи, когда событие, завершающее один процесс, не является событием, инициирующим другой процесс. Допустим, в одном из подразделений организации сотрудник подготовил отчет и поместил его на сервер. Завершающее процесс событие можно сформулировать так: «Отчет подготовлен и размещен на сервере». Через некоторое время (например, в конце месяца) сотрудник другого отдела скачивает или открывает на сервере и использует необходимую информацию. Событие, инициирующее его процесс, казалось бы, можно зафиксировать как «Получен отчет такой-то». В реальности отчет мог пролежать на сервере несколько дней до того момента, пока им воспользовались. Как быть? Ответ в формулировке события, инициирующего второй процесс. Это можно сделать так: «Наступил срок подготовки сводного отчета». Далее сотрудник проверяет наличие отчета на сервере. Результат – следующее событие: «Отчет такой-то присутствует на сервере». Очевидно, что определение такого типа событий зависит от степени детализации при описании процесса.
Еще пример: рассмотрим отправку какого-либо документа по корпоративной электронной сети. Факт отправки документа сотрудником можно описать событием «Документ отправлен по е-mаil». Однако сотрудник, которому отправлен данный документ, может его получить не сразу или вообще не получить (сбой сети, случайное удаление и т. п.). Значит, инициировать процесс второго сотрудника будет событие «Получен документ по е-mаil». Очевидно, что это два разных события. В данном случае можно:
• использовать две разные формулировки событий, как было показано выше;
• рассматривать передачу документа по электронной сети в качестве самостоятельного, но автоматически выполняемого процесса, имеющего своего владельца и т. п.[12]
Мы рассмотрели первую значительную группу событий, которые идентифицируются при проведении анализа движения ресурсов (как материальных, так и информационных). Вторая группа – это события, связанные с достижением некоторого времени по абсолютной или относительной хронологической шкале. Например, событие «Наступило 8 Марта» указывает на календарную дату, то есть привязано к календарной дате (абсолютная шкала[13]). Событие «Прошло два рабочих дня после поступления заказа» указывает на наступление некоторого времени по относительной шкале, измеряемой в днях (начало шкалы приходится на момент поступления заказа). В зависимости от процесса масштаб временной шкалы различен: месяцы, дни, часы и даже минуты.
Итак, для четкого определения границ процесса необходимо:
• определить, какие ресурсы движутся внутрь и вовне процесса (входы и выходы);
• определить инициирующие и завершающие события;
• согласовать требования к входам/выходам и формулировки инициирующих/завершающих событий с владельцами соответствующих процессов-поставщиков и процессов-потребителей.
1.2.2. Границы процесса
1.2.2. Границы процесса
Понятие границ процесса является важнейшим при внедрении процессного подхода. Подчеркну, что установление границ осуществляется субъективно – путем достижения договоренности между несколькими сторонами (поставщиками и потребителями). Для обсуждения границ процесса нужно сформулировать несколько определений.
Границы процесса – событие (совокупность событий), инициирующее и завершающее процесс.
Событие – наступление определенной ситуации (времени, перехода ответственности за ресурсы).
Инициирующее событие – событие, при наступлении которого начинается процесс.
Завершающее событие – событие, которым завершается процесс.
Пусть ресурс «А» является результатом преобразования в некотором процессе (рис. 1.2.2). С точки зрения владельца этого процесса ресурс «А» – выход. С точки зрения владельца процесса-потребителя ресурс «А» – вход. В момент передачи ресурса «А» от одного процесса к другому происходит переход ответственности за этот ресурс между владельцами процессов. Факт движения ресурса, сопровождающийся переходом ответственности, может быть идентифицирован при помощи события. С точки зрения владельца первого процесса это событие завершает процесс, с точки зрения владельца второго процесса – инициирует его. Одно и то же событие может быть сформулировано по-разному при описании границ двух рассматриваемых процессов. Первый владелец скажет, что ресурс «А» передан, а второй – что ресурс «А» получен. Чтобы при описании процессов было удобнее увязывать их в единую систему, лучше определять одно событие и давать ему примерно такую формулировку: «Ресурс “А” передан из процесса 1 в процесс 2»[11]. В любом случае формулировки событий должны быть обязательно согласованы между владельцами процессов при регламентации границ.
Рис. 1.2.2. Границы процессов
Приведем примеры формулировки событий, связанных с движением материальных ресурсов:
• «Товар помещен в зону хранения»;
• «Продукция упакована и передана покупателю»;
Примеры формулировки событий, связанных с передачей информации:
• «Поступил заказ клиента»;
• «Руководитель дал отмашку».
Последний пример приведен в шутку. С практической точки зрения такая формулировка события недопустима. Лучше сформулировать так: «Поступило распоряжение руководителя приступить к выполнению работы» (желательно в письменной форме или хотя бы по e-mail).
Заметим, что переход ответственности за ресурсы возможен и внутри процесса, по ходу выполнения работы различными сотрудниками. Соответствующие события могут использоваться для определения зон ответственности сотрудников внутри процесса.
Рассмотрим более сложные случаи, когда событие, завершающее один процесс, не является событием, инициирующим другой процесс. Допустим, в одном из подразделений организации сотрудник подготовил отчет и поместил его на сервер. Завершающее процесс событие можно сформулировать так: «Отчет подготовлен и размещен на сервере». Через некоторое время (например, в конце месяца) сотрудник другого отдела скачивает или открывает на сервере и использует необходимую информацию. Событие, инициирующее его процесс, казалось бы, можно зафиксировать как «Получен отчет такой-то». В реальности отчет мог пролежать на сервере несколько дней до того момента, пока им воспользовались. Как быть? Ответ в формулировке события, инициирующего второй процесс. Это можно сделать так: «Наступил срок подготовки сводного отчета». Далее сотрудник проверяет наличие отчета на сервере. Результат – следующее событие: «Отчет такой-то присутствует на сервере». Очевидно, что определение такого типа событий зависит от степени детализации при описании процесса.
Еще пример: рассмотрим отправку какого-либо документа по корпоративной электронной сети. Факт отправки документа сотрудником можно описать событием «Документ отправлен по e-mail». Однако сотрудник, которому отправлен данный документ, может его получить не сразу или вообще не получить (сбой сети, случайное удаление и т. п.). Значит, инициировать процесс второго сотрудника будет событие «Получен документ по e-mail». Очевидно, что это два разных события. В данном случае можно:
• использовать две разные формулировки событий, как было показано выше;
• рассматривать передачу документа по электронной сети в качестве самостоятельного, но автоматически выполняемого процесса, имеющего своего владельца и т. п.[12]
Мы рассмотрели первую значительную группу событий, которые идентифицируются при проведении анализа движения ресурсов (как материальных, так и информационных). Вторая группа – это события, связанные с достижением некоторого времени по абсолютной или относительной хронологической шкале. Например, событие «Наступило 8 Марта» указывает на календарную дату, то есть привязано к календарной дате (абсолютная шкала[13]). Событие «Прошло два рабочих дня после поступления заказа» указывает на наступление некоторого времени по относительной шкале, измеряемой в днях (начало шкалы приходится на момент поступления заказа). В зависимости от процесса масштаб временно?й шкалы различен: месяцы, дни, часы и даже минуты.
Итак, для четкого определения границ процесса необходимо:
• определить, какие ресурсы движутся внутрь и вовне процесса (входы и выходы);
• определить инициирующие и завершающие события;
• согласовать требования к входам/выходам и формулировки инициирующих/завершающих событий с владельцами соответствующих процессов-поставщиков и процессов-потребителей.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Личные границы
Личные границы – Прежде всего, Глеб, пойми, личная власть – это не то, чему можно научить теоретически. Она вырабатывается упражнениями, тренировками. Внутренняя сила – это свойство характера, личности. Навык, а не информация, которой ты владеешь. Навыки развиваются в
Мои границы и меры за их пресечение
Мои границы и меры за их пресечение Я не допускаю следующих ситуаций:1. Опоздание на встречу со мной более чем на пятнадцать минут.Звоню и спрашиваю: «Ты где?» Если отвечают: «Еще еду, пробки, все дела» то говорю:– Послушай, я тебя жду уже пятнадцать минут, и твое опоздание
Здравствуйте, я письмо из-за границы!
Здравствуйте, я письмо из-за границы! Об этой хитрости мне рассказал один заказчик из Москвы, который ее перенял у своего очень находчивого и предприимчивого товарища.Их письма не попадали к руководству, терялись по пути к главному кабинету. Чтобы обойти секретаря
3.1. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА
3.1. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки.Даже если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к ней следует уже начинать. Процедура подготовки к
10.3.9 Умение управлять дистанцией, способность вести себя в рамках формальной ситуации с одновременным умением разрушать границы, привлекая к себе людей, создавая контакт более близкий и прямой
10.3.9 Умение управлять дистанцией, способность вести себя в рамках формальной ситуации с одновременным умением разрушать границы, привлекая к себе людей, создавая контакт более близкий и прямой Давайте взглянем на уровни общения лидер а с подчиненными:? Формальное
Установите свое присутствие и очертите его границы
Установите свое присутствие и очертите его границы Поняв полный контекст своей стратегии, расставив приоритеты и узнав, как о вашем бренде говорят люди, вы готовы к установлению своего официального присутствия на сайтах социальных сетей.Почему компании вообще должны
Риторические парадоксы – камень преткновения аргументации или границы языковых способностей?
Риторические парадоксы – камень преткновения аргументации или границы языковых способностей? В общении риторически провокационное парадоксальное сообщение приводит, так сказать, к кризису мысли слушателя, что является следствием противоречивости. От собеседника
Организация эффективного управления
Главная страница » Блог » Как правильно определить границы процесса
Как правильно определить границы процесса
По моим наблюдениям, порядка 90% компаний, приступающих к управлению бизнес процессами, сталкиваются с одной проблемой — они могут составить список бизнес процессов, но не могут связать их в систему на уровне описания. Причина проста — чтобы получить связанную систему, необходимо правильно определить границы процессов.
Почему так важно правильно определить границы процесса
Не стоит недооценивать значимость определения границ бизнес процессов.
От того, насколько верно определены границы, зависит эффективность дальнейшей работы по управлению бизнес процессами.
Если границы будут определены неверно, вы рискуете столкнуться со следующими проблемами:
— детальное описание бизнес процессов будет неприменимо в практической деятельности
— анализ эффективности бизнес процессов будет изначально неверным
— оценка стоимости и длительности процессов также будет ошибочной
— владельцы и участники процессов будут определены неверно, а значит, и распределение ответственности будет далеко от эффективности
— если бизнес процессы определены некорректно, то продукты процессов также могут быть определены с ошибками. А это, в свою очередь, может привести к веренице последствий.
В методологии управления бизнес процессами существует раздел под названием Process discovery — открытие или определение процессов, который включает в себя идентификацию процессов и определение границ.
Определить границы процесса можно двумя способами — вручную и автоматически. Для автоматического определения необходима регистрация большого количества событий процессов в информационной системе. Наличие подобной системы доступно далеко не всем, так что сосредоточимся на ручном определении границ бизнес процессов.
Начнем с очевидного, границы бизнес процесса определяют то, где заканчивается один процесс и начинается другой.
Завершение одного процесса всегда является началом другого.
Как вы помните, каждый бизнес процесс «производит» один или несколько продуктов. Их часто называют выходы. Продукты бизнес процесса всегда используются (или должны использоваться) в других процессах.
Вход — это то, что процесс берет в работу, перерабатывает и из чего производится продукт процесса.
Исходя из концепции «входов-выходов», именно по поступающим в процесс входам (по совместительству продуктам других процессов) и продуктам на выходе рассматриваемого процесса определяют границы процесса. Проще говоря, границы процесса определяются поступлением входов и завершением производства продуктов.
Так вот. Это неверно!
Определить границы процесса — это решить несколько задач. Одна из них — установить, в каком случае процесс начинает свое выполнение и когда можно сказать, что процесс завершен. Можно ли сказать, что процесс всегда начинается при поступлении в него входа? Нет. Вход необходим для «производства» продукта, но поступление входа вовсе не означает, что процесс сразу же начнет работу. Процесс может начаться задолго до или после поступления входа. И на это может оказывать влияние куча факторов.
Входы, выходы и события границ процесса
Вы находитесь на рабочем месте и захотели есть. Но в компании не принято уходить на обед «когда вздумается» и есть отведенное для этого время. Именно наступление времени обеденного перерыва начнет выполнение процесса «Обед». В данном случае чувство голода или потребность в его удовлетворении является входом процесса. Но лишь время обеденного перерыва будет являться тем спусковым крючком, тем событием, которое начнет выполнение процесса.
Событие начала
У каждого процесса есть одно или несколько событий, которые стартуют процесс. С точки зрения рассматриваемого процесса, событие — это просто то, что случилось. Это не действие, а свершившийся факт, который не имеет длительности. Например, звонок клиента, входящее электронное письмо, полученное распоряжение руководства, начало рабочего дня и т.д.
Событие начала — это спусковой крючок, который стартует цепочку действий в рамках бизнес процесса.
Событие начала может совпадать, а может и не совпадать с поступлением входов процессов.
Событий начала может быть несколько.
Любое событие имеет источник. Это может быть другой процесс или внешняя относительно процесса или компании среда.
То же самое касается завершения процесса. Любой процесс должен завершаться событием окончания, которое удобно рассматривать как условие, при наступлении которого мы считаем, что процесс завершен.
Опять же, процесс может не заканчиваться производством своего продукта. В нашем примере с обедом продуктом процесса является удовлетворенный голод. Но означает ли это, что процесс «Обед» будет завершен тогда, когда вы наелись? Конечно же, нет. Более того, есть несколько событий, которыми может закончится обед. Это может быть истечение установленного времени, возвращение на рабочее место или нечто иное.
Зачастую процесс не завершается до тех пор, пока не будет произведен контроль качества произведенного продукта и/или процедура передачи права собственности на продукт. Проще говоря, пока клиент, который использует продукт процесса, не скажет, что все ок.
Событий окончания процесса может быть несколько. Они могут быть как позитивными, так и негативными. Это означает, что разные сценарии процесса могут приводить к разным событиям окончания.
Событие окончания одного процесса обязательно должно иметь логическую связь с событием начала другого процесса.
Событие окончания одного процесса логически связано с событием начала другого
Определение событий начала и окончания может быть непростым делом. Порой сложно сказать, что именно стартует процесс. А если процесс начинается тогда, когда этого просто кому-то захотелось? Ну что ж, значит, процесс начинается по желанию. Такова реальность, которая отличается от строгой и сухой теории — зачастую процессы работают не по формальным правилам.
Не все события, которые начинают процесс, формальны
И чтобы заниматься управлением бизнес процессами нельзя подгонять реальность под формальную копирку. Нужно действовать ровно наоборот. Только так можно установить связь между тем, что существует в жизни, и тем, как формализован процесс.
С событиями разобрались. Теперь вернемся ко входам и продуктам процессов.
Правильное определение входов и продуктов процессов позволяет создать единую систему, в которой все бизнес процессы взаимосвязаны.
Продукт одного процесса — это вход для другого процесса. При определении входов и продуктов нужно обязательно указывать источники входов и потребителей продуктов. Это позволит сделать следующий шаг — определить переход права собственности на продукт. Благодаря этому понятию определяются границы процессов, соответствующих обязанностям, полномочиям и правам участников бизнес процессов.
Переход права собственности на продукт процесса.
И тут начинается самое интересное.
Дело в том, что если вы попытаетесь определить границы процессов в соответствии с функциональными границами организационных единиц, то обнаружите множество несоответствий.
В одних случаях вы найдете разрывы — когда перехода права собственности на продукт попросту нет, а может, даже никто конкретно не несет ответственность за продукт. В других случаях, наоборот, несколько участников процессов несут ответственность за продукт и переход права собственности. Фактически это равнозначно отсутствию ответственности, ведь не секрет, что когда за что-то отвечают многие, значит, не отвечает никто. Как в том старом анекдоте, » вот поэтому нас и не любят».
Поэтому для правильного определения границ процессов, нужно обязательно определить, где и как переходит право собственности на продукт процесса — с процессной, а не с функциональной точки зрения.
Входов и продуктов процесса может быть множество.
Существуют основные и второстепенные продукты. И о второстепенных не стоит забывать.
Для определения начальной границы должна быть четко определена связка «поставщик — переход права собственности — вход — событие начала»
Для определения конечной границы должна быть связка «продукт — переход права собственности — клиент процесса — событие окончания»
Участники бизнес процесса
Участники бизнес процесса в общем и владелец процесса в частности — это неотъемлемые части полноценного определения границ процесса. Это позволяет связать процесс с организационной и функциональными структурами организации.
К слову, при определении бизнес процессов мы избегаем понятия «организационная единица», будь то отдел, департамент или конкретная должность. В управлении бизнес процессами базовой единицей участника процесса является роль.
Фактически роль определяется набором взаимосвязанных операций или подпроцессов, выполняемых в рамках рассматриваемого процесса. И фишка в том, что в процессе может быть несколько ролей, но выполняться они будут одним человеком.
Например, сейчас я выполняю роль автора и осуществляю операции, связанные с написанием этого текста. Когда я закончу, то наступит время для роли Редактор, которую я также выполню самостоятельно. И обе эти роли существуют в рамках процесса «Подготовка статьи».
Границы процесса также зависят от того, какие ресурсы использует процесс и каким образом они в него попадают. Определение ресурсов, способа их поступления и перехода права собственности аналогично передаче продукта одного процесса на вход другому процессу. Фактически то, что является ресурсом для одного процесса, является продуктом другого. Надеюсь, эта мысль понятна из вышеописанного.
Управление или осуществление управленческого цикла процесса
Этот пункт очень часто выпадает из внимания при определении бизнес процессов.
Чтобы правильно определить границы процесса, нужно понимать, что каждый крупный процесс может быть разбить на 4 типа подпроцессов:
Да, мы говорим сейчас о цикле Деминга — PDCA.
Не буду вдаваться в детали, но нужно понимать, что это совершенно разные подпроцессы, которые тем не менее объединены в один процесс на более высоком уровне. В таком случае необходимо понимать, как разбить процесс по данным типам и установить взаимосвязи между подпроцессами.
Процесс производства можно разбить на:
Это очень простой, но близкий к реальности пример, который показывает, как важно рассматривать управленческий цикл процесса для правильного определения границ.
Чтобы определить границы процесса, важно сразу определить тип процесса на верхнем уровне — основной, вспомогательный или процесс управления. Это поможет определить клиентов процесса, способ и момент перехода права собственности и способ разбиения процессов в соответствии с управленческим циклом.
И последнее.
После того, как вы определили все, что описано выше, необходимо дать правильное наименование процесса. Наименование процесса должно отражать его суть и быть понятно для всех заинтересованных лиц.
Как правильно определить границы процесса
Резюме
Для того, чтобы правильно определить границы бизнес процесса, необходимо:
1. Определить, к какому типу относится процесс на верхнем уровне — основной, вспомогательный или процесс управления.
2. Конкретизировать продукты процесса и процессы, которые дальше используют эти продукты.
3. Формализовать механизм перехода права собственности продукта процесса.
4. Понять, какие части процесса относятся к непосредственному выполнению операций по производству продукта процесса, а какие к управлению.
5. Определить входы и источники входов процесса.
6. Обозначить события начала и окончания процесса.
7. Определить владельцев процесса и его участников.
8. Понять, какие ресурсы использует процесс и откуда их получает.
9. Дать название процессу, определяющее его суть.
Теперь вы знаете, что нужно делать, чтобы правильно определить границы процесса.
О том, как составить список процессов компании, можно прочитать здесь и здесь.