что такое документально подтвержденные расходы

Что такое документально подтвержденные расходы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Минфина России от 15 марта 2021 г. N 07-01-09/17846 О документальном подтверждении расходов для целей налогообложения прибыли

В связи с обращением Департамент регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 14 сентября 2018 г. N 194н, Министерством не осуществляется разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, практики применения приказов Министерства, а также толкование норм, терминов и понятий по обращениям, не рассматриваются по существу обращения по проведению экспертиз договоров и иных документов организаций, а также по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Согласно статье 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Налоговый учет ведется на основе первичных учетных документов, составленных в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также иных документов, составленных в соответствии с требованиями законодательства. При этом специальные требования к оформлению документов, подтверждающих понесенные расходы, налоговое законодательство не устанавливает.

Учитывая изложенное, подтверждением расходов при оказании услуг могут служить любые документы, подтверждающие фактическое выполнение определенных договором услуг, соответствующие требованиям статьи 252 НК РФ.

Обзор документа

Подтверждением расходов при оказании услуг могут служить любые документы, свидетельствующие о фактическом выполнении определенных договором услуг, соответствующие требованиям НК.

Источник

Ассоциация международных
автомобильных перевозчиков

Создана в 1974 году

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

11.04.2018

Документальное подтверждение расходов является одним из обязательных условий для их признания в целях налогообложения прибыли.

Таким образом, исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов в целях налогообложения, не существует. Кроме того, налоговое законодательство не предъявляет каких-либо конкретных требований к их оформлению. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены.

Базу по налогу на прибыль исчисляют на основе данных налогового учета ( ст. 313 НК РФ). Система налогового учета должна содержать:

— порядок формирования суммы доходов и расходов;

— порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде;

— сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах;

— порядок формирования сумм создаваемых резервов;

— сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Налоговый учет ведется в стоимостной оценке (см. также письмо Минфина России от 17.01.2014 N 03-03-06/1/1156).

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (см. также письма Минфина России от 19.01.2015 N 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458 ).

Так, если в документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки, или наименование купленных товаров указано не четко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки), отсутствует дата составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствует подпись продавца, то такие документы признают оформленными с нарушениями требований закона и не принимают к учету (см. определение ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450).

Среди обязательных реквизитов первичного учетного документа, установленных законодательством, не упоминается печать организации. Отсутствие печати на первичке не является основанием для отказа в принятии к учету такого документа. В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной или унифицированной форме первичного документа не может рассматриваться в качестве нарушения. Кроме того, в случае отсутствия у организации печати налоговые органы не могут требовать ее проставления на налоговых декларациях (расчетах) и копиях документов, представляемых в налоговые органы. См. письма ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105, Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390.

Стоит отметить, что у налоговых органов по вопросу использования электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, несколько иное мнение. Руководствуясь ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, ФНС России в письме от 19.05.2016 N СД-4-3/8904 указала, что хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (см. также письма от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@ ). То есть такой документ будет приниматься в качестве документального подтверждения расходов и пр. хозопераций. В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашением между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

См. также письмо Минфина России от 04.08.2015 N 03-03-06/44905, в котором упомянуты и банковские документы. Пунктом 4.7. Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У установлено, что документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия.

Законом N 402-ФЗ упрощен порядок ведения хозяйствующими субъектами первичных учетных документов без обязательного применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Организация должна сама разработать и утвердить формы документов первичного учета (за основу для такой документации могут быть приняты формы, утвержденные Госкомстатом России).

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Обратите внимание, что приказ ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@, которым утверждены рекомендуемые форматы накладной ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг), утратил силу с 1 июля 2017 года. Однако такие первичные учетные документы, созданные в электронной форме до 1 июля 2017 года по прежним форматам, будут приниматься по 31 декабря 2020 года.

С 1 июля 2017 года ТОРГ-12 и акты в электронном виде можно составлять только по форматам, утвержденным приказами ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@.

В 2013 году ФНС России выступила с инициативой о замене накладных и актов универсальным передаточным документом (УПД), составляемым на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (см. письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96). Такой документ, поступивший от поставщика, может служить как подтверждением выставленной суммы НДС, так и подтверждением факта поставки. О порядке применения УПД см. также письма ФНС России от 05.03.2014 N ГД-4-3/3987@, от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@.

Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

Источник

Прямое и косвенное обоснование расходов: попробуй разберись

Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых нет в Налоговом кодексе. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода. Для подтверждения расходов можно использовать документы, как прямо подтверждающие расходы, так и косвенно. А что это за документы?

Какими документами подтверждать расходы

Таким образом, как следует из письма, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные такими документами:

Документы, прямо подтверждающие расходы

Если в затраты включена стоимость материалов — это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры.

Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера — это договор и акт их сдачи-приемки.

Для документального подтверждения арендных расходов необходимы следующие документы:

А вот ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для подтверждения таких расходов в целях налога на прибыль не требуется (письмо Минфина России от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).

Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ о бухучете разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны для применения и изменять их запрещено.

Экспедиторские документы

Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:

Перевозка грузов

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).

Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.

Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Документы, косвенно подтверждающие расходы

Кассовым чеком можно подтвердить только факт совершения расхода. И только в случае, если он содержит сведения о продавце и о покупателе (письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455). Но для подтверждения экономической обоснованности расходов кассовый чек не годится. Для этого нужны другие документы.

Чем можно подтвердить оказание услуг

Самый простой способ подтвердить, что услуги по договору были фактически оказаны, — это двусторонний акт об оказании услуг.

Чем еще, кроме такого акта, можно подтвердить факт оказания услуг?

Рассмотренный судом спор касается охранных услуг. Доказать их оказание можно:

Источник

НК РФ Статья 252. Расходы. Группировка расходов

1. В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

2. Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

2.1. В целях настоящей главы расходами вновь созданных и реорганизованных организаций признается стоимость (остаточная стоимость) имущества, имущественных и неимущественных прав, имеющих денежную оценку, и (или) обязательств, получаемых в порядке правопреемства при реорганизации юридических лиц, которые были приобретены (созданы) реорганизуемыми организациями до даты завершения реорганизации. Стоимость имущества, имущественных и неимущественных прав, имеющих денежную оценку, определяется по данным и документам налогового учета передающей стороны на дату перехода права собственности на указанные имущество, имущественные и неимущественные права.

Дополнительные расходы, связанные с передачей (получением) имущества (имущественных и неимущественных прав) при реорганизации организаций, в целях налогообложения учитываются в порядке, установленном настоящей главой.

3. Особенности определения расходов, признаваемых для целей налогообложения, для отдельных категорий налогоплательщиков либо расходов, произведенных в связи с особыми обстоятельствами, устанавливаются положениями настоящей главы.

4. Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

5. Понесенные налогоплательщиком расходы, стоимость которых выражена в иностранной валюте, учитываются в совокупности с расходами, стоимость которых выражена в рублях.

Понесенные налогоплательщиком расходы, стоимость которых выражена в условных единицах, учитываются в совокупности с расходами, стоимость которых выражена в рублях.

Пересчет указанных расходов производится налогоплательщиком в зависимости от выбранного в учетной политике для целей налогообложения метода признания таких расходов в соответствии со статьями 272 и 273 настоящего Кодекса.

В целях настоящей главы суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщиков, не подлежат повторному включению в состав его расходов.

Источник

Расходы должны быть документально подтверждены

Автор: Тимофеева Л. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В целях применения гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 настоящего кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Прямое и косвенное подтверждение расходов

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством РФ;

оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

косвенно подтверждающими понесенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

При этом с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

К сведению: налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы. В свою очередь, подтверждением данных налогового учета на основании ст. 313 НК РФ являются первичные учетные документы (см. Письмо Минфина России от 16.10.2019 № 03-03-06/1/79498).

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Формы первичных учетных документов устанавливает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. В указанном законе не закреплены конкретные виды документов, которые могут использоваться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни.

С учетом изложенного расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (Письмо Минфина России от 21.03.2019 № 03-03-07/19097).

Если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.

О документах, составленных на иностранном языке

Согласно п. 31 ФСБУ «Концептуальные основы» документирование фактов хозяйственной жизни, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется на русском языке. Первичные (сводные) учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, осуществляемый субъектом учета в соответствии с правилами, установленными в рамках учетной политики.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, поскольку согласно действующему законодательству на территории РФ официальное делопроизводство ведется на русском языке как государственном (см. Письмо ФНС России от 11.07.2012 № ЕД-4-3/11376@ вместе с Письмом Минфина России от 26.06.2012 № 03-08-13).

Обратите внимание: перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена данная функция в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе от руки. При этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик (Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Необходимость построчного перевода составленных на иностранном языке документов подтверждает и арбитражная практика. Так, в Постановлении ФАС ДВО от 20.03.2012 № Ф03-912/2012 по делу № А04-4017/2010 говорится о командировочных документах, составленных на японском языке.

Именно на налогоплательщике лежит обязанность переводить на русский язык представленные оправдательные документы на иностранном языке, если налоговый орган приостановит проведение выездной налоговой проверки для осуществления такого перевода (см. Постановление ФАС ДВО от 01.07.2011 № Ф03-2632/2011 по делу № А04-4017/2010).

Как отмечено в Письме Минфина России от 18.05.2017 № 03-01-15/30422, фирменное наименование товара может не переводиться на русский язык, поскольку при переводе могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Однако тут должно быть соблюдено условие: из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. В письме финансовое ведомство сослалось на пример из арбитражной практики – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК по делу № А50-7727/2006-А7.

В случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа) (см. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Составление первичных документов в электронной форме

Как отмечалось выше, п. 5 ст. 9 Закона о бухучете определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП).

Условия признания электронных документов, заверенных ЭП, равнозначными бумажным документам, содержащим собственноручную подпись лиц, их оформивших, указаны в ст. 6 Закона об ЭП. Так, информация в электронной форме признается электронным документом, равнозначным подписанному документу на бумажном носителе, при ее заверении:

1) квалифицированной ЭП – во всех случаях, за исключением ситуаций, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе закреплено на законодательном уровне;

2) простой или усиленной неквалифицированной ЭП – в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами илисоглашением между участниками электронного взаимодействия. Указанные нормативные акты (соглашения):

при использовании простой ЭП должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона об ЭП;

при применении неквалифицированной ЭП должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона об ЭП (Письмо Минфина России от 05.03.2019 № 03-03-07/14313).

Итак, из взаимосвязи вышеуказанных положений следует (Письмо Минфина России от 25.09.2019 № 03-03-06/1/73637):

1) расходы, подтвержденные электронными документами, для целей налогообложения прибыли признаются в том же порядке, что и составленные на бумажном носителе. Их наличие подтверждает факт произведенных расходов;

2) документы, составленные в электронном виде, для целей учета при налогообложении прибыли должны соответствовать требованиям Закона о бухучете, Закона об ЭП и ст. 252 НК РФ;

3) дата признания расходов при методе начисления определяется положениями ст. 272 НК РФ.

Сроки хранения документов, подтверждающих налоговые расходы

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, налогоплательщики обязаны в течение 5 лет.

Аналогичная обязанность установлена пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов.

Отметим, что до 17.03.2021 эти нормы предусматривали другой срок – в течение 4 лет. Изменения были внесены Федеральным законом от 17.02.2021 № 6-ФЗ.

Обратите внимание: течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Для отдельных видов расходов предусмотрены специальные сроки хранения документов:

при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. Основание – п. 4 ст. 283 НК РФ (при расчете налога на прибыль), абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ (НДФЛ), абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ (УСНО) и абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ (ЕСХН);

при расчете амортизации в целях исчисления налога на прибыль срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (см., например, Письмо Минфина России от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257);

при учете для целей исчисления налога на прибыль расходов на обучение работника согласно абз. 4 п. 3 ст. 264 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы в течение всего срока действия соответствующего договора с образовательным учреждением и 1 года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком согласно заключенному ими трудовому договору, но не менее 4 лет.

При отсутствии первичных документов организация не только не сможет принять расходы при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. Она сама может быть привлечена к налоговой ответственности, а ее должностные лица – к административной ответственности.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучету. Оно влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. (ч. 1). Повторное нарушение наказывается штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или может повлечь дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 2 лет (ч. 2).

Что касается налогового учета, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 руб.; за то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20 % суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Кроме того, непредставление в установленный срок в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Отдельные виды расходов и документов

Документы на проживание командированного работника в гостинице

Для целей налогообложения прибыли организаций расходы на проживание работника в гостинице при пребывании в служебной командировке должны быть подтверждены документами, свидетельствующими о фактически осуществленных затратах (подтверждающими оплату проживания) и оформленными в соответствии с законодательством РФ (Письмо Минфина России от 16.08.2019 № 03-03-07/62263).

Если гостиница находится на территории РФ и при этом она нарушает соответствующие нормы отраслевого законодательства РФ, то, по мнению финансового ведомства, такое нарушение само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов налогоплательщика (Письмо от 24.09.2019 № 03-03-06/1/73290).

Расходы на оплату такси командированному сотруднику

Документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, должны быть оформлены в соответствии с критериями, названными в ст. 252 НК РФ.

В пункте 5.1 Положения об осуществлении расчетов без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359) закреплено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров (Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 № 112).

Расходы работника в командировке могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов (см. Письмо Минфина России от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357).

В этом письме финансисты отвечали на запрос налогоплательщика, где тот представил подробнейший перечень документов, подтверждающих, что расходы на такси действительно произведены командированным сотрудником во время нахождения в командировке. Полагаем, что в этом случае налогоплательщик с полным основанием может учесть расходы на такси в целях исчисления налога на прибыль. Назовем эти документы.

Положением о командировках работников в организации предусмотрено возмещение расходов на проезд, в том числе на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.

Для заказа такси работники пользуются мобильным приложением. Оплата производится в безналичной форме. При завершении поездки с банковской карты работника автоматически списывается сумма поездки. Электронный кассовый чек приходит уведомлением на телефон работника, которое можно распечатать.

Перевозчик представляет работникам электронные кассовые чеки, которые содержат необходимые реквизиты:

наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

стоимость пользования легковым такси.

Также в чеке указан телефон работника, который пользовался такси.

Вместе с чеком работники представляют маршрут следования с пунктами отправления и назначения, а также суммой и временем поездки, которые совпадают с данными электронного кассового чека, что косвенно подтверждает экономическую обоснованность расхода.

Если утрачен проездной документ, оформленный на бланке строгой отчетности

По общему правилу в качестве подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль организаций выступают подлинники документов.

При этом исходя из того, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, Минфин считает: в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо от 24.09.2019 № 03-03-07/73284).

Чеки самозанятых и кассовые чеки подтверждают только факт расчетов

Следует отметить, что экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться исходя из обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не исходя из наличия первичного документа.

В силу ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники.

Согласно ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом обложения НПД, плательщик НПД обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику).

Таким образом, для организаций наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы (Письмо Минфина России от 31.03.2021 № 03-11-11/23570).

Пунктом 3.1 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» предусмотрено, что при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

С учетом изложенного при проведении расчетов с использованием банковской карты слип является одним из документов, подтверждающих осуществленные расходы в целях налогообложения прибыли организаций. При этом в случае его отсутствия расходы могут быть подтверждены другими документами, предусмотренными законодательством РФ, например кассовым чеком, при условии, что такой чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации (Письмо Минфина России от 24.03.2021 № 03-03-07/21069).

Обратите внимание: кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности (Письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212).

То есть наличие кассового чека или чека, сформированного «самозанятым», является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. Обязательным, но не достаточным. Обоснованность расходов должна подтверждаться соответствующими первичными документами.

Источник