что такое директивное письмо
директивное письмо
Смотреть что такое «директивное письмо» в других словарях:
Директивное письмо ставки ВГК — ДИРЕКТИ́ВНОЕ ПИСЬМÓ СТÁВКИ ВГК от 10 января 1942 об организации прорыва оборонительных линий противника и артиллерийском наступлении. В нач. войны из за отсутствия опыта ведения крупных наступат. операций и недостатка сил и средств не всегда… … Великая Отечественная война 1941-1945: энциклопедия
письмо — а/; мн. пи/сьма, сем, сьмам; ср. см. тж. письмецо, письмишко 1) только ед. умение, навыки писать 1); само писание. Искусство письма. Различные способы письма … Словарь многих выражений
письмо — а; мн. письма, сем, сьмам; ср. 1. только ед. Умение, навыки писать (1 зн.); само писание. Искусство письма. Различные способы письма. Обучать письму. Прописи для письма. 2. только ед. Система графических знаков, употребляемых в данной… … Энциклопедический словарь
письмо — Написанный текст, посылаемый кому нибудь; официальный документ. О размере письма, логичности изложения; об интересном, скучном и т. п. письме. Абсурдное, безалаберное, бесполезное, беспомощное, бессвязное, бессистемное, бестолковое, большое,… … Словарь эпитетов
ПИСЬМО, СЛУЖЕБНОЕ — документ, служащий средством переписки между предприятиями, организациями, учреждениями. С.п. это самый распространенный способ обмена информацией между организациями, а также между ними и отдельными лицами. Различают: директивное С.п. документ,… … Большой бухгалтерский словарь
ПИСЬМО, СЛУЖЕБНОЕ — документ, служащий средством переписки между предприятиями, организациями, учреждениями. С.п. это самый распространенный способ обмена информацией между организациями, а также между ними и отдельными лицами. Различают: директивное С.п. – документ … Большой экономический словарь
Перепись 1937 года в СССР — Плакат 1936 года Проведённая в январе 1937 года перепись населения была единственной в истории проведения переписей в СССР и России однодневной переписью (перепись 1897 года была таковой лишь формально). Она также стала единственной известной… … Википедия
Всесоюзная перепись населения СССР 1937 года — Плакат 1936 года Проведённая в январе 1937 года перепись населения была единственной в истории проведения переписей в СССР и России однодневной переписью (перепись 1897 года была таковой лишь формально). Она также стала единственной известной… … Википедия
Перепись населения СССР (1937) — У этого термина существуют и другие значения, см. Перепись населения СССР. Плакат 1936 года Проведённая в январе 1937 года перепись населения была единственной в истории проведения переписей в СССР и России однодневной переписью (перепись 1897… … Википедия
СОЮЗ СОВЕТСКИХ СОЦИАЛИСТИЧЕСКИХ РЕСПУБЛИК — (СССР, Союз ССР, Советский Союз) первое в истории социалистич. гос во. Занимает почти шестую часть обитаемой суши земного шара 22 млн. 402,2 тыс. км2. По численности населения 243,9 млн. чел. (на 1 янв. 1971) Сов. Союзу принадлежит 3 е место в… … Советская историческая энциклопедия
Евреи во Второй мировой войне — См. также: Участники Второй мировой войны и Катастрофа европейского еврейства Евреи во Второй мировой войне участвовали преимущественно как граждане воюющих государств. В историографии Второй мировой войны данная тема широко рассмотрена в… … Википедия
Письмо-инструкция
Письмо-инструкция (директивное письмо) – это документ, содержащий указания (разъяснения) руководства предприятия (организации), которые носят общий характер. Как правило, такие письма направляют управленческие муниципальные, а также государственные органы по вопросам налогов, отчетности, экологии и прочего. Письмо-инструкция также может направляться одной организацией в адрес другой, которая нуждается в разъяснениях по тому или иному вопросу. Все указания, изложенные в письме, подлежат обязательному выполнению подведомственными организациями.
Что касается письма-инструкции как части внутреннего оборота предприятия, в нем излагают указания, касающиеся внутренних производственных вопросов. Письмо унифицированной формы составления не имеет и оформляется на фирменном бланке организации или стандартном листе формата А4. При этом обязательно указывается полное наименование отправителя и получателя, их адреса и контактные данные. Письму-инструкции должен быть присвоен регистрационный номер и указана дата регистрации.
Текст письма содержит конкретную информацию о вопросе, подлежащем разъяснению. Если письмо направляется органом исполнительной власти с целью разъяснения законодательного, нормативного акта или инструкции, в нем должна быть соответствующая ссылка на эти документы. Подписывается письмо руководителем организации, направляющей его, а также ставится печать этой организации. Если письмо направляется нескольким подведомственным организациям одновременно, оно составляется в количестве экземпляров, равном количеству адресатов. Что касается внутреннего письма-инструкции, то оно часто оглашается под расписку всем сотрудникам или только тем, кого эта информация касается непосредственно.
Информационное письмо: образец, задачи, виды и правила написания
Формат информационного письма используется не только в деловом общении, но и в email маркетинге. В этой статье мы рассмотрим образцы информационных писем, их виды и задачи.
Содержание
Что такое информационное письмо
Информационное письмо — это письмо делового характера, в котором сообщаются официальные сведения. Например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах, расширении ассортимента или внедрении новых услуг.
Образец информационного письма:
Информационное письмо — образец документа
В email маркетинге такими письмами являются сообщения, которые как привлекают новых клиентов, так и удерживают постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей или вебинаров, информация о товарах или услугах, свежие новости о событиях из жизни компании.
Пример информационной рассылки — уведомление о свежих статьях в блоге, предстоящем мероприятии и вебинаре, а также анонс конференции и нового материала на портале про технологии для бизнеса.
Вариант информационной рассылки
Зачем нужны информационные письма
Цель информационного письма в корпоративной среде — донести важную информацию конкретному лицу.
Задачи:
Цель информационного письма в email маркетинге — это не прямая, а косвенная продажа продукта. Оно служит для поддержания общения с подписчиками, информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.
Задачи рассылки:
В информационных рассылках могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.
Автоматизация email рассылок
Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.
Разновидности
В этом разделе рассмотрим разновидности писем на примерах.
Письмо-уведомление
Этот формат уведомляет адресата о событиях, изменениях, нововведениях или фактах, которые представляют взаимный интерес.
Ниже показан пример письма с уведомлением — адресата ожидает посылка в месте вручения. Человек может выбрать, как ее удобнее забрать: прийти самостоятельно или заказать доставку.
Пример письма с уведомлением
А здесь показано официальное письмо с уведомлением в виде документа, который может быть отправлен по отделам института или с помощью онлайн-рассылки.
Официальное письмо с уведомлением. Источник
Письмо-напоминание
В этом письме адресату напоминают о том, что ему следует сделать. Например, ответить на предыдущее извещение, выполнить обязательства или прийти на запланированную встречу.
Ниже пример рассылки с напоминанием о том, на какое время намечено начало мастер-класса.
Пример рассылки с напоминанием
А здесь представлен образец письма с напоминанием в корпоративной среде:
Информационное письмо — пример сообщения с напоминанием. Источник
Письмо-подтверждение
Сообщение, которое закрепляет ранее оговоренные между собеседниками договоренности. Например, проведение оплаты или согласование предложений.
Ниже показан пример письма, которое подтверждает сотрудничество между компаниями.
Образец письма с подтверждением. Источник
А здесь — письмо от службы доставки, которая подтверждает получение заказа от клиента.
Пример письма с подтверждением от службы доставки
Письмо-заявление
Сообщение, в котором адресант объясняет изменения в условиях договоренности.
Пример письма заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника, который занимается данным вопросом.
Пример письма с заявлением
Рекламно-информационное письмо
Этот формат похож на коммерческие предложения, но при этом он носит скорее ознакомительный или рекомендательный характер. В подобных письмах можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.
Пример рассылки рекламного характера, в которой компания рассказывает об изменениях в своем сервисе и сообщает о новых инструментах для ведения процессов при удаленной работе.
Пример рассылки рекламного характера
Скриншот письма, в котором адресант предлагает ознакомиться с услугами и возможностями компании.
Пример рекламно-информационного письма. Источник
Как написать информационное письмо
Информационные письма в корпоративном документообороте оформляются в произвольной форме. Главное — придерживаться основ деловой переписки:
В email маркетинге такое письмо тоже оформляют в свободной форме, но рассылку нужно сделать релевантной и интересной, чтобы подписчик захотел его прочесть, а не удалить.
Информационное письмо легко создать и отправить бесплатно в сервисе SendPulse. Зарегистрируйтесь на главной странице и выберите «Создать рассылку».
Как быстро создать рассылку в кабинете SendPulse
Далее выбираете шаблон, настраиваете шапку и тело письма.
Ниже показаны примеры готовых бесплатных шаблонов и удобный конструктор писем в SendPulse, в котором вы можете поменять все оформление под свои цели или создать шаблон с нуля:
Пример, как можно создать рассылку в SendPulse
После нажимаете «Сохранить и продолжить» и настраиваете рассылку:
Настройка рассылки
Проверяете корректность письма, выставляете время рассылки:
Настройка времени отправки
Рекомендуем к прочтению! Узнайте больше об email маркетинге:
Образцы информационных писем от интернет-магазинов
В этом разделе мы собрали примеры информационных писем от интернет-магазинов.
Adidas. Компания не так давно разработала коллекцию одежды из переработанного пластика. В своей рассылке бренд рассказывает, как любой человек может помочь избавиться от пластиковых отходов, приняв участие в челлендже, который начался в 2017 году.
Рассылка от интернет-магазина одежды
Samsung. Компания периодически присылает полезные рассылки, в которых рассказывает о нововведениях, о товарах, сравнивает продукты, предлагает варианты решения бытовых проблем.
Рассылка от интернет-магазина бытовой техники
Ubisoft Store. Компания уведомляет клиента о том, что безопасность личного кабинета пользователя усилена за счет двухэтапной аутентификации.
Пример письма от магазина онлайн-игр
Заключение
В данной статье мы рассмотрели информационное письмо и варианты рассылок, познакомились с видами писем и разобрали образцы их оформления.
В SendPulse вы можете настроить не только отправку email, но и подключить SMS, WhatsApp и Viber рассылки, push уведомления, использовать CRM и конструктор лендингов, а также чат-ботов в мессенджерах Facebook Messenger, ВКонтакте, WhatsApp и Telegram!
Директивные письма, положения, рекомендации и др.
В бесплатном доступе с нашего сборника Вы можете скачать все ГОСТы (государственные стандарты), СНиПы (строительные нормы и правила), ТУ (технические условия) и нормативные документы.
Нормативные документы
Статус: Действует | Дата введения: 24.09.1993
Статус: Действует | Дата введения: 01.08.1971
Статус: Не действует | Дата введения: 06.02.1996
Статус: Действует | Дата введения: 29.12.1989
Статус: Не действует | Дата введения: 03.02.1992
Статус: Действует | Дата введения: 04.04.1992
Статус: Действует | Дата введения: 29.05.1992
Статус: Не действует | Дата введения: 21.06.1993
Статус: Действует | Дата введения: 29.06.1993
Директивные письма, положения, рекомендации и др.
Директивные письма, рекомендации, положения – это документы, которые содержат какие-либо указания руководства, а также распоряжения, носящие общий характер. Все письма и рекомендации такого типа являются обязательными для выполнения.
Директивные письма и прочие документы создаются либо в органах исполнительной власти, либо отдельными организациями для предприятий, занимающихся строительными или ремонтными работами. Они могут содержать указания о каких либо методах, снижающих строительные затраты; требования к охране окружающей среды, утилизации отходов; рекомендации по снижения вредных факторов на производстве и т.д.
В случае, когда положение или рекомендация создается на отдельной организации, оно может быть использовано не только в рамках этого предприятия, но и распространяться на остальные, занимающиеся похожей деятельностью.
В директивных письмах могут быть указаны виды строительной деятельности, постановления министерств, а также различные разрешительные указания. Тут же описывается порядок проведения какого-либо мероприятия (например, заседание тендерного комитета, проведение конкурсов на выполнение строительных работ).
Виды служебных писем, используемые в современном делопроизводстве
Деловая переписка является неотъемлемой частью корпоративной культуры общения. Важно не только знать, какие виды служебных писем составляются в тех или иных ситуациях, но и правила их оформления.
Определение понятия
Каждое коммерческое предприятие обязано надлежащим образом вести документооборот с деловыми партнерами. Правильное оформление бумаг при взаимодействии с подведомственными структурами и населением – залог успешной работы государственных учреждений. Ошибки, неточности и некорректные формулировки в документации препятствуют оперативному обмену информацией между коммерческими компаниями и бюджетными организациями.
Служебное письмо – это документ, в котором рассматривается один или несколько взаимосвязанных между собой вопросов делового или управленческого характера.
Использовать указанный инструмент коммуникации следует исключительно по необходимости, чтобы исключить риск излишней волокиты и бюрократизма.
К служебным письмам относят объемный перечень дифференцированных по содержанию бумаг, адресуемых посредством услуг курьера, почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи или электронной почты. В бюджетной сфере официальные документы подготавливаются в рамках императивного формата, когда вышестоящие структуры требуют определенных действий от подведомственных субъектов.
Население также может выступить инициатором составления служебного письма, когда нарушаются права и свободы граждан. Игнорирование их требований может быть оспорено в суде.
Цель составления
В основе подготовки официального документа заложен побудительный мотив. Его текст должен быть четким, лаконичным, обоснованным и недвусмысленным. Инициируя написание служебного письма, руководитель компании или чиновник намеревается решить одну или несколько задач (см. таблицу 1).
Наименование
Описание
повышение качества взаимодействия между структурными подразделениями
получение дополнительного доказательства правильности принятого решения на случай возникновения спорных ситуаций
систематизация фактов, экспертных мнений, сведений и данных по конкретному вопросу, чтобы грамотно обосновать позицию перед адресатом
оптимизация дисциплины среди подчиненных, а также повышение уровня их квалификации
расширение внешних контактов с деловыми партнерами
Конечной целью составления документа является оперативное исполнение императивных требований подчиненными, работающими в одном или нескольких структурных подразделениях.
Правила составления на видео:
Необходимость в деловой корреспонденции
Посредством служебных писем происходит обмен информацией, осуществляются деловые переговоры, создаются коммерческие предложения. Также указанный инструмент коммуникации позволяет сообщать партнерам события, факты и обстоятельства, которые необходимо принять к сведению.
Принципы делопроизводства обязывают государственные учреждения вести деловую переписку с вышестоящими/ подчиненными структурами, а также населением в пределах наделенных полномочий.
Требования к составлению
Правила ГОСТа обязывают оформлять деловые бумаги на фирменном бланке предприятия с угловым расположением реквизитов. Государственные учреждения используют формуляры, на которых контактная информация отражена в продольном формате. В целях оптимизации деловой переписки допускаются бланки должностных лиц или структурных подразделений, но при условии, что чиновник или топ-менеджер получил доверенность на подписание документа. В его нижней части ставится отметка об исполнителе. Используются бланки формата А4 или А5.
Служебное письмо составляется в 2 экземплярах (один направляется адресату, другой – попадает во внутреннюю корреспонденцию предприятия). Документ подписывается начальниками структурных подразделений (в рамках наделенных полномочий) и руководителем компании. Если служебное письмо составлялось с целью урегулирования вопросов финансового характера, то оно заверяется печатью.
Внесение правок или исправлений в подписанный руководителем учреждения документ недопустимо.
Реквизиты
Залог правильного оформления служебного письма – это указание на формуляре необходимого объема контактной информации, позволяющей идентифицировать бюджетную организацию или коммерческую структуру. Фирменный бланк должен содержать:
В левом верхнем углу формуляра фиксируется исходящий номер и дата составления документа.
Структурно документ состоит из мотивировочной части (излагаются причины составления документа), основной части (изложение просьбы, аргументация позиции) и заключения (констатируется согласие или отказ).
Виды писем
Существует множество критериев, по которым можно классифицировать служебные письма (степень важности, срочность, статус адресата, способ/технология передачи, назначение/содержание и прочее).
В практике делопроизводства принято делить официальные бумаги на следующие:
Рассмотрим каждый вариант деловой переписки подробно.
Информационное письмо
Документ, в котором содержится разнообразный по содержанию набор исходных данных. Компания может предлагать потенциальному партнеру товары/услуги, заявлять о необходимости произвести предоплату, напоминать о смене тарифа, оповещать о предстоящих акциях. Информационное письмо адресуется партнеру в виде предложения, напоминания, извещения, сообщения, уведомления, подтверждения.
В бюджетной сфере указанный документ составляется по типовому шаблону и направляется по принципу «сверху – вниз».
В информационных письмах, изданных вышестоящими учреждениями, содержатся сведения, которые касаются вопросов правоприменительной практики. Такие бумаги методического характера ориентированы на консультирование населения в случаях принятия новых законов/правовых актов. Чиновники могут подготавливать приложения к информационным письмам в целях упрощения восприятия сведений, содержащихся в документе.
Извещение
Неотъемлемый элемент деловой переписки, где фиксируются данные о проведении мероприятий публичного характера (конкурсы, выставки и прочее).
Такой документ адресуется широкому кругу субъектов с целью их привлечения к участию в предстоящих проектах. В извещениях в обязательном порядке содержится информация о месте, времени проведения и условиях участия в нем. Документ может сопровождаться приложениями – программа конференции или анкета посетителя.
Этот вид писем рассылается по списку, а выбор адресата носит формальный характер. Право подписи указанного документа распространяется не только на директора компании, но и руководителя подразделения, курирующего организацию выставки или конкурса.
Сообщение
Указанный вариант актуален в тех случаях, когда необходимо привлечь внимание контрагента к фактам или событиям, представляющим обоюдный интерес.
В форме сообщения может быть дан ответ на запрос или просьбу сторонней организации. Документ начинается со следующих фраз:
В 99% случаев письма-сообщения состоят из 3-4 предложений.
Уведомление
Данный формат деловой переписки позволяет в лаконичной форме сообщать контрагенту о необходимости исполнения взятых на себя обязательств. В уведомлении следует фиксировать конкретные сведения или события с указанием времени, даты и места, где они будут происходить.
Информационное письмо может составляться и в рамках принятого руководством компании решения, которое изменяет договорные отношения. В документе часто используются фразы: «Уведомляем Вас о…» и «В ответ на Ваше обращение…». Поводом к его оформлению может послужить форс-мажорное обстоятельство.
В уведомлении допускается употребление этикетных оборотов – «С радостью сообщаем о том…» или «Нам приятно проинформировать Вас о том…».
Напоминание
Документ используется, когда контрагент по тем или иным причинам нарушает условия партнерского договора. Структура письма-уведомления включает:
Стандартные обороты указанного формата деловой переписки – «Обращаем ваше внимание…», «Несмотря на неоднократные напоминания, ваша организация…», «Вторично обращаем ваше внимание на…».
В данном письме может содержаться еще один структурный элемент – упоминание о мерах превентивного характера в случае, если условия договора не будут соблюдаться в будущем (штрафы, пени, неустойка и прочее).
Сопроводительное письмо
Указанный формат деловой переписки носит факультативный характер для субъектов предпринимательства. Но компании, занятые в сфере бизнеса, предпочитают им не пренебрегать.
Сопроводительное письмо – это бумага, в которой содержится полный перечень документов, направляемых контрагенту, и является неоспоримым доказательством того, что они были адресованы своевременно.
Неотъемлемый атрибут служебной корреспонденции подлежит обязательной регистрации, которую осуществляет секретарь предприятия-партнера. Сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке организации и начинается со слов: «Направляем Вам для ознакомления следующий пакет документов…» или «Высылаем вам оферту договора поставки продукции…».
Рекламное письмо
Документ составляется с целью увеличения сбыта производимых товаров или повышения спроса на оказываемые услуги. Важно заинтересовать партнера в приобретении продукции, указав в документе возможность предоставления различных бонусов или скидок при оптовой закупке.
Структура рекламного письма включает:
Документ составляется по общим правилам деловой переписки. Но для придания особой значимости рекламному письму допускается использование различных вариантов оформления текста (выделение важных фрагментов).
Гарантийное письмо
Указанный инструмент корпоративной культуры общения распространен в предпринимательской среде.
Гарантийное письмо – это залог исполнения договорного обязательства в определенный срок (оплата или доставка товара, проведение работ и прочее).
Участники гражданского оборота нередко позиционируют документ в качестве оферты (предложение оказать услугу или произвести расчет после поставки товара). Гарантийное письмо может восприниматься коммерческими структурами и в форме акцепта (намерение заключить партнерское соглашение). В тексте документа достаточно в нескольких предложениях сформулировать согласие сотрудничать на предложенных условиях.
С правовой точки зрения гарантийное письмо является определенной альтернативой гражданскому договору. Но рассматриваемый формат деловой документации не устанавливает пределы материальной ответственности контрагентов и не содержит детальный перечень их прав и обязанностей.
Претензионное письмо
Документ составляется в случаях, когда выявляется факт нарушения договорных обязательств (поставка некачественной продукции, отсутствие предоплаты за товар, несоблюдение условий о его количестве и прочее). Посредством претензионных писем пострадавшая сторона предпринимает попытки возместить причиненные убытки и урегулировать спор без привлечения суда.
Документ составляется в письменном виде. В нем фиксируются основания для взыскания денежных средств (пункты договора, статьи нормативно-правовых актов, которые были нарушены контрагентом) и содержится требование в определенный срок исполнить обязательство надлежащим образом. Претензия адресуется партнеру заказным письмом с уведомлением. При игнорировании документа пострадавшая сторона вправе обратиться в суд.
Письмо-запрос
Данный вариант деловой переписки предназначен для получения сведений официального характера. В тексте должны быть указаны юридические основания, которые предоставляют право истребовать информацию из первоисточников. Письма-запросы в обязательном порядке визируются должностным лицом в рамках наделенных полномочий.
Документ является неотъемлемым атрибутом делопроизводства в системе государственной службы.
Письмо-заявка
Указанный формат служебной переписки актуален в случаях, когда организация соглашается принять участие в конкретных мероприятиях, организованных усилиями партнера. В предпринимательской среде письмо-заявка может позиционироваться в качестве первичного документа для составления гражданского договора или оформления заказа.
Документ начинается с фраз: «Просим Вас расширить состав группы для участия…», «Просим Вас предусмотреть участие трех делегатов от нашей компании», «Сообщаем Вам, что согласны на закупку товара в объеме…».
Служебные ответные письма
Важнейшие элементы деловой переписки, которые составляются в целях реагирования на запросы, просьбы или предложения, поступившие от контрагентов. По содержанию такие письма схожи с инициативной документацией, поскольку тематика корреспонденции изначально задана и партнеру остается на бумаге зафиксировать согласие или отказ на участие в коммерческих проектах.
Ответ должен излагаться в четкой и лаконичной форме. Но важно соблюдать и принцип языкового параллелизма, который предусматривает использование формулировок и оборотов, аналогичных тем, которые содержатся в инициативных письмах.
Ответное письмо начинается с фраз: «Извещаем Вас о…» или «Доводим до вашего сведения, что…».
Отказ
Несогласие с позицией контрагента должно быть мотивированным. Следует обосновать причину отказа, ссылаясь на нормы закона или конкретные статьи соглашения. В тексте письма необходимо проинформировать партнера о том, на каких условиях может быть достигнута договоренность по тем или иным вопросам.
Стандартные обороты указанного формата служебной переписки – «Рассмотрев ваше предложение…», «В связи…».
Согласие
Документ, который является письменным подтверждением предстоящего сотрудничества. Но не следует дублировать в письме информацию, содержащуюся в инициативной корреспонденции (исключения – ответы на обращения граждан).
Документ начинается с фраз: «Сообщаем о готовности подписать договор…», «Информируем о намерениях сотрудничать на предложенных Вами условиях».
Обязательный регламент
Порядок оформления деловых писем, протоколов, приказов, распоряжений, являющихся неотъемлемой частью ОКУД, класс – 0200000, зафиксирован в ГОСТе (Р 7.0.97 – 2016).
На основе указанного стандарта представители Росархива составили Методические рекомендации, которыми следует руководствоваться при создании инструкций по делопроизводству в госучреждениях федерального уровня и на предприятиях, занятых в сфере бизнеса.
Правила регистрации
Каждая бумага (как входящая, так и исходящая) в коммерческом предприятии или бюджетной организации подлежит учету. Регистрация корреспонденции предполагает внесение записи о документе в специальный журнал, присвоение ему номера и указания даты, когда письмо составлено или получено. Дополнительно оно фиксируется в электронной базе данных.
Как составить шаблон, смотрите на видео:
Особенности написания электронных писем
Субъекты бизнеса начали активно использовать данный инструмент коммуникации с наступлением 21 столетия. Сегодня каждая компания, занимающаяся предпринимательской деятельностью, адресует корреспонденцию посредством электронной почты. За считанные секунды деловое письмо доходит до адресата, что позволяет экономить время и сосредоточиться на решении вопросов производственного характера.
Но с внедрением в повседневную практику электронного письма у сотрудников компании возникают дополнительные трудности, связанные с поиском нужного документа и выяснением того, на каком этапе работы он находится (согласован ли с топ-менеджерами структурных подразделений, завизирован ли руководителем компании и прочее).
Сегодня основной массив деловой документации составляется на бумажном носителе – 80%, а на электронный формат приходится только 20%. Но специалисты прогнозируют, что с каждым годом указанное соотношение будет стремиться к равновесию.
Каждое письмо, подготовленное в электронном виде, нуждается в грамотном оформлении. Существуют общие правила делопроизводства, которые применимы и к указанному варианту служебной переписки.
Ставить на письме печать нет необходимости, но оно должно заверяться электронной подписью. Указанная норма является императивной при подаче заявок и заключении контрактов в сфере госзакупок, а также при предоставлении отчетности контролирующим структурам (ФНС, ФСС, ПФР и прочее).
При обращении в Арбитражные суды истец вправе предоставлять договора, счета-фактуры и деловые письма, подписанные ЭЦП. Такие бумаги могут использоваться в качестве доказательств с целью отстаивания собственных интересов. Завизировать документ можно посредством специальных компьютерных программ («Крипто АРМ», «Крипто-ПРО»).
Как избежать ошибок, смотрите на видео:
Контрагенты используют электронный формат деловой переписки исключительно на добровольной основе. Возможность обмена документов, визируемых посредством ЭЦП, обличается в договорную форму. Контракт о переходе на электронный формат деловой корреспонденции можно составить на бумажном носителе.
Служебные письма – важнейшая составляющая корпоративной культуры общения. Запросы, обращения, уведомления, рекламации по-прежнему позиционируются как основной инструмент коммуникации между организациями, учреждениями и предприятиями. Неправильное составление официальных документов увеличивает риск волокиты и бюрократизации в государственных структурах, а также причинение убытков в виде упущенной выгоды в предпринимательской среде.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.