что такое деловое совещание один правильный ответ

ПОМОГИТЕ С КУЛЬТУРОЙ РЕЧИ Что такое деловое совещание?

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.
Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего деловые совещания проводятся:

при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение

если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы

если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т. е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.
Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

Источник

Деловое совещание

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания представляют собой способ открытого коллек­тивного обсуждения тех или иных вопросов. Формы тако­го обсуждения очень разнообразны. Это такие речевые со­бытия, как собрание, заседание, семинары и конферен­ции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и реаль­ных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый за­ранее участникам и содержащий следующую информацию:

— перечень обсуждаемых вопросов;

— время начала и окончания совещания;

— место, где оно будет проходить;

— фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготов­ку вопросов;

— время, отведенное на каждый вопрос;

— место, где можно ознакомиться с материалами по ка­ждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предвари­тельно ознакомиться с материалами, но и продумать конст­руктивные предложения по решению проблем.

В тех случаях, когда люди не информированы, на сове­щаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоци­рует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Целесообразно проводить деловые совещания в опреде­ленный день недели (за исключением внеплановых, экс­тренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полуто­ра-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

— начать его вовремя;

— сообщить о регламенте;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса (например, эмоциональные оценки людей и собы­тий, мнения вместо конструктивных предложений, сооб­щение по поводу. и т.п.).

Деловые совещания могут классифицироваться по те­матике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Совещания подразделяются на инст­руктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель проблемныхсовещаний — поиск наилучших реше­ний определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптималь­ное решение можно получить, используя следующие способы:

1) нахождение решения без предварительной подготов­ки возможных решений на основе обсуждения всех предло­жений, внесенных участниками в ходе заседания;

2) выбор оптимального решения из двух или несколь­ких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3) принятие решения, найденного руководителем до за­седания, посредством убеждения сомневающихся в его пра­вильности.

В качестве основной коммуникативной задачи следует определить необходимость принятия коллективного реше­ния на основе равного права каждого высказать и обосно­вать свое мнение. При условии, что решение вопроса затра­гивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, необходимо вос­пользоваться мнениями различных работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые сове­щания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Деловое совещание может предполагать свободную дис­куссию.

В композиционно-структурное единство совещания входят:

1) открытые вопросы для получения общей картины про­блемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания отношения к этим фактам;

2) поощрение, которое заключается в повторении клю­чевых слов, тем самым вы получаете более полную инфор­мацию;

3) обратная связь, которая может осуществляться в ви­де пересказа, чтобы выступающий понимал, что его пра­вильно услышали;

4) отражение и признание чувств, что дает понять собе­седнику, что вы заметили основные эмоции выступающего;

5) резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

Структура делового совещания включает :

1) установление контактов (содержит только приветствие);

2) уточнение содержания и целей делового совещания; краткое содержание сути проблемы без комментариев и до­полнительных объяснений;

3) обмен сообщениями и обмен мнениями;

4) объяснение сложившейся ситуации, необходимости проведения делового совещания;

5) обоснование мнения (обмен мнениями);

6) предложения (обмен предложениями);

7) речь в прениях (по необходимости);

8) принятие решения или выработка определенного мнения, отношения к полученному(ым) сообщению(ям).

Источник

Деловое совещание

Смотреть что такое «Деловое совещание» в других словарях:

Деловое общение : компетентность — эффективное владение процессами О. в профессионально управленческой деятельности, основывающееся на соответствующих знаниях, навыках, умениях и качествах личности. Осн. составляющие компетентности: 1) этико гуманистические убеждения и ценности,… … Психология общения. Энциклопедический словарь

Лангольеры (фильм) — Лангольеры The Langoliers Обложка DVD издания Жанр(ы) фантастика, драма Автор(ы) идеи … Википедия

Кеннеди, Бенджамин Холл — Бенджамин Холл Кеннеди (англ. Benjamin Hall Kennedy; 6 ноября 1804(18041106) 6 апреля 1880) британский филолог классик и переводчик. Родился близ Бирмингема, учился в Школе Шрусбери (англ.) и Колледже Сент Джон… … Википедия

парторг — а, м. parti m. + organisateur. Партийный организатор руководитель партгруппы, выборное лицо. БАС 1. Беспартийный Кренкель принимал эти сообщения, ставил гриф секретно и вручал парторгу Папанину. Веллер 1994 200. // Совдепия. ♦ Парторг ЦК КПСС.… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

Лангольеры (мини-сериал) — Лангольеры The Langoliers … Википедия

Tugcan Hotel — (Газиантеп,Турция) Категория отеля: 5 звездочный отель Адрес: Ataturk Bulvari No:24, 27 … Каталог отелей

Novotel Marseille Centre Prado — (Марсель,Франция) Категория отеля: 4 звездочный отель Адрес: 103, Ave … Каталог отелей

Протекционизм — (Protectionism) Протекционизм это политика защиты внутреннего рынка от иностранной конкуренции Протекционизм, как осуществляется политика протекционизма, каковы методы и последствия протекционизма, не тарифный и торговый протекционим Содержание… … Энциклопедия инвестора

Аракчеев, граф Алексей Андреевич — генерал от артиллерии, род. 23 го сентября 1769 г., ум. 21 го апреля 1834 г. Род Аракчеевых, старинных дворян Новгородской губернии, ведет свое начало от новгородца Ивана Степанова Аракчеева, получившего в 1584 г. «за службу предков и отца… … Большая биографическая энциклопедия

Источник

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы

Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.

Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.

Зачем проводить совещания?

Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.

Преимущества:

Систематичность проведения совещаний

Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.

Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.

Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.

Виды собраний

Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.

Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).

По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:

Готовимся к совещанию правильно

Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.

1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.

2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.

3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.

4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.

5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.

6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.

7. Подготовьте все необходимые материалы.

Правила проведения рабочего совещания

Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.

Этап 1. Подготовка

На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.

Этап 2. Организация

После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.

Этап 3. Реализация

Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.

Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.

Пример протокола совещания:

Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.

Этап 5. Анализ

Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?

Пример плана делового совещания

Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.

Примерные пункты плана:

Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.

Источник

Раскрытие понятия «деловое совещание»

Деловое совещание — это форма коллегиального обсуждения вопросов, целью которого является информирование и принятие решений по ним.

Подобные совещания/собрания могут занимать довольно много времени, которое не всегда расходуется рационально. Часто совещания с плохой организацией не приносят результатов из-за этого, а также из-за ошибок технического и психологического характера, которые были допущены в процессе их поведения. Чтобы повысить продуктивность подобных собраний, и сократить их длительность стоит совершенствовать порядок их проведения.

Основы правильной подготовки делового совещания

Наиболее важным в подготовке делового совещания является четкое определение его цели (ожидаемого результата), а также нужного типа решения и желательного итога проделанной работы. Получению необходимого результата существенно поможет точная формулировка предмета обсуждения.

Тема совещания — собственно, предмет обсуждения. Она должна иметь конкретную формулировку и быть интересной всем участникам совещания. Также целесообразно выдвигать в качестве темы обсуждения только те вопросы, которые не получается решить в рабочем порядке.

Не менее важным в подготовительном этапе является разработка повестки дня.

Повестка дня подобной встречи представляет собой документ в письменной форме, который заранее рассылается участникам совещания.

Правильно разработанная повестка дня должна содержать следующие пункты:

Таким образом правильная повестка дня позволяет провести собрание по намеченному курсу и направить мысли участников в нужном направлении.

Деловые совещания желательно проводить в конкретный день недели (кроме экстренных случаев), лучше всего во второй половине или в конце рабочего дня.

Длиться такое совещание не должно более 1,2-2 часов — иначе после длительной непрерывной работы многие участники станут безразлично относиться к решаемым проблемам чисто по физиологическим причинам. Отсюда следует, что самое продуктивное деловое совещание — непродолжительное.

Число участников также должно находиться в разумных пределах и они все должны иметь отношение к рассматриваемым вопросам.

Согласно мнению П. Берда, которое он излагает в своей книге «Тайм-менеджмент », можно определять стоимость такого совещания в денежном эквиваленте в пересчете на зарплату участников.

Например, на собрании, которое длится 1 час, присутствуют 10 участников. Суммарно они тратят на этой действо 10 часов рабочего времени. Чтобы определить стоимость совещания нужно сложить стоимость рабочего часа каждого из участников. Итогом будет довольно внушительная сумма, особенно если среди них были сотрудники высокого ранга.

Оптимальным количеством совещающихся считается численность в 6-7 человек. Если имеется веская необходимость, то это количество можно увеличить, но опять же в разумных пределах — общее число участников не должно превышать 15 человек. Увеличение количества присутствующих приводит к резкому снижению среднего коэффициента отдачи (иначе — участия), а также удлиняет совещание. Желательно на совещания приглашать исключительно тех руководителей среднего звена и специалистов, которые напрямую относятся к обсуждаемым проблемам (в чьей компетенции эти темы находятся).

В зарубежном менеджменте широко распространен опыт делегирования полномочий по участию в таких собраниях специалистам, имеющим наибольшую компетенцию в вопросах, требующих обсуждения. За счет этого руководитель может эффективно экономить время.

Делегировать полномочия можно не только для участия, но и для ведения совещания. Вести его также поручают специалистам с наибольшей компетенцией в затрагиваемой теме. Благодаря такому ходу отмечается рост ответственности за принимаемые решения и повышение активности участников в генерировании идей и конструктивных предложений.

Однако стоит принимать во внимание, что существует разница между собраниями, которые проводит первый руководитель и теми, что ведет компетентный специалист. В первом случае на главное место в подсознании участников встает самосохранение, поэтому часто они не думают о том, как правильно и эффективно решить проблему, а сразу принимают версию, продвигаемую руководителем. Это не говорит о том, что такие руководители не должны проводить совещания, а о том, что всегда необходимо учитывать такие психологические эффекты и стараться отходить от стереотипов хотя бы время от времени.

Организация пространственной среды — порядок размещения участников, который также играет немаловажную роль в подготовке совещания.

Желательно, чтобы совещание проходило в просторном помещении за большим столом — иначе велик риск нарастания конфликтных ситуаций, так как скученность часто провоцирует агрессию. Доказано, что нахождение в маленьком помещении непроизвольно приводит к учащению пульса и повышению артериального давления.

Размещение приглашенных должно проводиться таким образом, чтобы они могли видеть друг друга (выражение лица, взгляда, мимику, жесты) — это улучшает восприятие информации. Поэтому лучше всего использовать стол в форме круга или овала и избегать длинных и узких столов. Лучше в таком случае сформировать из нескольких узких столов один большой, предпочтительнее квадратной формы. Обязательно нужно придерживаться следующего железного правила: руководитель совещания должен смотреть в глаза как можно большему числу участников собрания. Поэтому наиболее неудачным местом расположения руководителя является торец стола длинной и узкой формы. Такое размещение приводит к потере контроля над участниками, размещенными в противоположном конце.

Эффективности подобных заседаний также способствует знание участниками своих задач и правил поведения.

Что входит в задачи и правила поведения руководителя совещания

Чтобы совещание прошло успешно, его руководителю необходимо решить не только общие, но и специальные задачи.

К общим задачам можно отнести следующие:

К правилам контроля за ходом совещания, которых должен придерживаться руководитель, относятся следующие пункты:

Авторитет руководителя совещания в большой степени зависит от степени его компетентности и последовательности проведения мероприятия, а также от того, насколько он следит за соблюдением регламента. Если он позволяет кому-то опоздать, пререкаться между собой в процессе совещания или приходить на него неподготовленным, то он сильно рискует полной утратой авторитета.

Никогда руководитель совещания не должен терпеть ситуацию, когда несколько невоспитанных коллег накаляют атмосферу, которая складывается в процессе обсуждения. Если человек занимает руководящую должность, то от него ожидают основательной подготовки к совещанию, дисциплинированности на всем его протяжении и попыток сделать все возможное для его успешного завершения.

По окончании совещания руководителю необходимо подвести его итоги с четкой проработкой решения и наметкой пути его реализации. Также нужно не упускать возможность поблагодарить за активное сотрудничество тех, кто оказался в меньшинстве в ходе дискуссий, так как именно совместные усилия всех присутствующих помогли достичь требуемого результата.

Благодарность, которая высказывается в адрес потерпевших поражение, является стимулом к их дальнейшим выступлениям на подобных мероприятиях.

Правила поведения участников совещания

Не менее важно для продуктивности совещания и поведение принимающих в нем участие. Участник совещания должен:

Ход совещания и полученные результаты вносятся в протокол — его необходимо вести кратко. Очень важно ознакомление с таким протоколом лиц, которые будут ответственны за выполнение принятых решений.

В деловом общении для руководителей среднего звена нужно разрабатывать модели результативных деловых совещаний.

Совещания, которые проходят на высшем иерархическом уровне, выглядят совершенно иначе. Здесь учитывается не только фактор полезности принятия решения для организации, но и фактор распределения власти и положения менеджеров, которые заняты в выработке решения — это играет значительную роль. Фактически, решения оказываются приняты еще до начала совещания — в ходе закулисных переговоров или борьбы.

Источник