Нестеров А.К. Деловая беседа // Энциклопедия Нестеровых
Понятие и особенности деловой беседы
Деловая беседа – это особая форма коммуникации между людьми, которые наделены полномочиями и выступают от имени организаций, которые они представляют. В ходе деловой беседы происходит обмен мнениями, озвучиваются позиции сторон по каким-либо вопросам, целенаправленно обсуждается конкретная проблема для нахождения вариантов ее решения.
Такая форма беседы может рассматриваться в понятии запланированного или организованного разговора на определенную тему, а также ориентированного на конкретные задачи, проблемы и т.д., которые должны быть решены в ходе беседы.
Как построить беседу, какие вопросы в ней осветить, как изложить свою точку зрения в беседе так, чтобы ее приняли или хотя бы подумали над ней – это круг основных вопросов, с которыми сталкиваются предприниматели. Искусство постигается с трудом, и искусство ведения деловой беседы не является исключением из правила.
Особенности деловой беседы:
Этапы деловой беседы
Беседа отличается от переговоров тем, что она менее жестко регламентирована, ориентирована на конкретную личность и чаще всего она происходит между представителями одной организации, вместе с тем, ей присуща определенная последовательность этапов. Технике ведения деловых бесед необходимо следовать на любой встрече.
Условно, беседа состоит из четырех этапов, которые соответствуют основным фазам диалога.
Этапы и фазы деловой беседы
Этап деловой беседы
Описание фазы деловой беседы
В процессе подготовки к беседе инициатор должен определить ее целесообразность и необходимость.
Начальный этап деловой беседы.
Теперь необходимо как бы подготовить собеседника к разговору: создать атмосферу взаимопонимания, заинтересовать собеседника и установить с ним контакт, который облегчит проведение беседы.
Содержательный этап деловой беседы
Эта фаза характеризуется обсуждением интересующей проблемы, предоставление подготовленной информации, определением позиции собеседника по обсуждаемой проблеме.
Заключительный этап деловой беседы.
Успешное окончание беседы означает закрепление достигнутых результатов. Дополнительной задачей этого этапа является обязательное заверение в дальнейшем плодотворном сотрудничестве.
Следует отметить, что соответствие этапов и фаз деловой беседы является объективным и не зависит от их восприятия собеседниками.
Правила деловой беседы
Для успешного ведения дел, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Цивилизованное общение является неотъемлемой частью современного делового мира.
Хотя беседа является более раскрепощенной формой делового общения, чем переговоры, совещания, собрания и т.д., она также имеет определенные правила, которые необходимо соблюдать, при организации деловой беседы. При ведении деловой беседы нужно неукоснительно следовать следующим основным правилам:
Проведение деловой беседы
Деловая беседа сопутствует таким управленческим действиям, как консультирование, переговоры, встречи, прием сотрудников, партнеров, посетителей и т.д.
Виды деловой беседы:
Сравнивая деловую беседу с другими формами межличностного коммуникативного взаимодействия, можно отметить, что для нее характерен тесный контакт, легкость в общении и наличие моментальной обратной связи. С помощью беседы на практике можно добиться развития более простых отношений между руководителем и подчиненными, между сотрудниками одного уровня внутри компании, между представителями разных организаций, в том числе и государственных. Деловая беседа может проводиться в кабинете руководителя, в рабочем помещении персонала компании, в специальном зале для совещаний, также нередки случаи, когда беседа может проходить и вне стен организации. Представителей сторонних организаций принимают либо в специальной переговорной комнате, либо на рабочем месте или в кабинете пригласившего.
Вступительная часть деловой беседы не должна превышать 5% времени, отведенного для нее. Снятие напряжения и нервозности, которые могут возникнуть возлагается при этом на хозяина или старшего по служебному положению.
В течение основной части беседы инициатор играет доминирующую роль, постепенно, но планомерно и настойчиво доводя его собственные идеи и намерения до своих собеседников. Время от времени вставляются уточняющие вопросы, чтобы выяснить, правильно ли собеседник понял изложенную точку зрения, воспринял рассматриваемую ситуацию. Но такие вопросы должны задаваться спокойно, доброжелательно, аргументировано, не вызывая ощущения в попытке категорично утвердить свою точку зрения. Такой метод поведения позволяет удержать собственные позиции в разговоре, в то же время не превращая собеседника во врага, а помогая ему правильно понять сложившееся положение дел и подводя к наиболее желательному исходу беседы.
Сигналом к завершению беседы является подведение инициатором итогов беседы, он показывает возможные варианты действий, подчеркивает важность проведенной беседы и как бы призывает к началу активной деятельности.
После беседы инициатор должен обязательно сделать критический взгляд на нее и определить, была ли достигнута цель беседы, на все ли вопросы были получены четкие однозначные ответы, были ли они удовлетворительны, насколько собеседники были откровенны, считать ли результат беседы удовлетворительным. Также необходимо ответить на вопрос, есть ли необходимость в продолжении обсуждения затронутых в беседе вопросов, а также времени их последующего обсуждения.
Правила ведения деловой беседы
Универсальные правила проведения деловой беседы:
Рекомендации по ведению деловой беседы:
Выводы
Деловая беседа – один из наиболее востребованных стилей общения в профессиональной деятельности специалистов. Она может быть успешной для обеих сторон, когда собеседники четко представляют цель общения, используют речевые этикетные средства и профессиональные речевые клише.
В процессе бесы происходит установление контактов между участниками, уточняются решаемые задачи, происходит обмен информацией, ставится проблема, требующая решения, определяются позиции, которые занимают участники беседы, затем происходит обмен мнениями по обсуждаемой проблеме и в конце беседы подводятся итоги, которых достигли участники.
Деловая беседа: хорошо разыгранная пьеса. Деловые переговоры. Телефон: наш друг и наш враг. Собрание и совещание: в чем разница. Презентация.
С какой целью проводят деловые беседы? Как подготовить и провести деловую беседу? Каковы этапы деловой беседы? Что такое совещание, как его подготовить и провести? В чем разница между совещанием и собранием?
Что такое презентация как форма делового общения? С какой целью проводят презентацию? Какие бывают презентации? Как организовать презентацию? Как подготовить презентационную речь? Какие ошибки допускаются в презентации?
Модератор – (лат. moderator удерживающий в повиновении) – человек, который регулирует процесс какого-либо взаимодействия, мероприятия, направляя его ход на достижение результата.
Конфликтоген – слово, которое может привести к возникновению конфликтной ситуации и перерастанию ее в конфликт.
Кворум – установленное законом или инструкцией такое число присутствующих на собрании или заседании, при котором решения собрания (заседания) являются правомочными.
4.1. Деловая беседа: хорошо разыгранная пьеса
По мнению специалистов, предприниматель тратит на деловые беседы от 50 до 90% своего рабочего времени.
Виды внутренних деловых бесед
Вид деловой беседы/ситуация
Прием или увольнение персонала
Выявить профессиональный потенциал и личностные качества кандидата на должность или причины на увольнение.
Информировать о производственном задании и инструктировать обособенностях его выполнения.
Подготовка персонала к внедрению инноваций
Настроить сотрудников на положительное восприятие инноваций: сообщить о цели, причинах и способах внедрения.
Беседы дисциплинарного характера с подчиненными
Выявить причины нарушения дисциплины, некачественного выполнения работы.
Стимулировать необходимые изменения в поведении сотрудника (в зависимости от причин).
Улучшить психологический климат в коллективе: узнать, как складываются отношения между сотрудниками, выявить проблемы и вовремя их разрешить; предотвратить конфликт.
Специалисты утверждают, что хорошо подготовленная и правильно проведенная деловая беседа в 7-ми случаях из 10-ти помогает достичь результатов; повышает производительность труда на 20-30%.
Подготовка включает 2 аспекта: организационный и аналитико-содержательный.
— с кем встречаться (участники);
— когда и почему (время; например: лучше первая половина дня, чтобы знать, как действовать в течение дня);
— где и почему/зачем (место; в своем кабинете, в нерабочей зоне за круглым столом, например: чай попьем, заодно и выясню…);
2) Моделируем ход деловой беседы в разных вариантах:
— четко формулируем цель беседы, и ожидаемый результат (информировать о чем-либо; склонить собеседника к принятию нужного решения; принять решение; решить проблему);
-прогнозируем собеседника (составляем психологический портрет, уточняем репрезентативную систему восприятия (кинестетик, аудиал, визуал), а также его интересы и намерения, цели, оценки, суждения, компетенцию и др.). Задаем вопрос: Если бы я был на его месте, то что мне было бы интересно/ важно?;
-выбираем стратегию достижения результата (принятие решений на основе общих выводов; достижение своей цели любой ценой; компромисс), способы и приемы воздействия;
— обозначаем основные вопросы (идеи), которые нужно обсудить, чтобы получить наилучший результат (не более 3-х);
-определяем ключевые слова беседы и используем их при формулировке вопросов и выражении основных положений проблемы;
— формулируем вопросы к собеседнику и предполагаемые варианты его ответов на них, а также возможные вопросы собеседника и наши ответы на них;
— подбираем необходимый материал: документы, факты, статистические данные, официальные данные, публикации, наглядный материал (лучше один раз увидеть!) и др.;
-анализируем и систематизируем материал по проблемам; комментируем его согласно цели беседы;
— продумываем процесс взаимодействия (как начать беседу; что сказать, о чем промолчать: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все» (Вольтер); как преодолеть барьеры, которые могут возникнуть; как создать нужную атмосферу; как вести себя, если возникнет конфронтация; как не упустить главное в беседе (записывать); как завершить беседу).
При моделировании хода деловой беседы используем конструкции:
Проведение деловой беседы включает 5 этапов.
Этап 1. Начало беседы: установление контакта
Задачи этого этапа:
Вошел бодро, размахивая руками, плечи расправлены, голова приподнята ИЛИ
вяло, опущены плечи, голова поникла.
Выходит из-за стола, энергично направляется к собеседнику, использует личную зону, предлагая ему занять позицию угловую/сотрудничества ИЛИ поднимает голову от бумаг, легкий кивок головы в направлении стула, ИЛИ углубляется в бумаги, недовольный вид.
Улыбка, открытый взгляд ИЛИ губы поджаты/уголки губ опущены, взгляд исподлобья/искоса поглядывает
Улыбка, открытый взгляд ИЛИ губы поджаты/уголки губ опущены, взгляд исподлобья/искоса поглядывает.
Сразу проходит к собеседнику, садится, занимая угловую позицию, использует личную зону ИЛИ
стоит у дверей, присел на краешек стула, использует общественную зону.
Встречает рукопожатием «наравне» (короткая дистанция) ИЛИ «сверху» (длинная/ короткая дистанция),
ИЛИ «снизу» (длинная/короткая дистанция).
Улыбка + доброжелательный взгляд + приветствие (при необходимости – рукопожатие) + обращение по имени-отчеству (при необходимости – представление, знакомство, обмен визитными карточками).
Создаем благоприятную атмосферу, заинтересовываем партнера, используя эффективные методы начала деловой беседы. Цель считается достигнутой, если ваши слова, сопровождающиеся соответствующими невербальными средствами, вызовут у партнера улыбку, смех, открытые жесты, позу.
Имя-отчество+ «рад нашей встрече», «рада вас видеть», «опять мы вместе», «счастлив, что нам предстоит совместно» и др.;
б) хвалим или делаем комплимент.
Полная форма комплимента:
улыбка + имя-отчество + чему делаем комплимент (предмет комплимента) + почему это так (причины, подтверждающие справедливость сказанного) + открытый вопрос (позволит партнеру вступить в диалог).
Например: Сергей Львович, Вы организованный человек: несмотря на загруженность, выполнили такое сложное задание вовремя. Как Вам это удалось?
Например: Ирина Михайловна, Вы так быстро включаетесь в работу! Что Вы для этого делаете?
г) подчеркиваем значимость партнера:
«Вот и главный эксперт подошел. Только Вы можете нам помочь…»;
д) уместно шутим (если знаем аудиторию).
2. Метод «зацепки» (или ассоциации) можно использовать для образного представления сути проблемы, которая будет обсуждаться, что позволит с самого начала направить беседу на реализацию цели. Сказанное должно быть связано с темой, проблемой беседы:
в) делимся личным впечатлением: что понравилось, что особенно интересно;
г) рассказываем анекдот, интересный случай;
д) задаем нестандартный вопрос.
4. Метод «прямого подхода» целесообразно использовать только в следующих ситуациях:
Шаги по реализации метода:
1. Использовать метод, не соответствующий ситуации общения; без учета социально-психологических особенностей партнера.
2. Начинать беседу с «коммуникативного самоубийства», используя
обилие извинений «Извините, можно войти; простите, я вам не помешал»; «Извините, Вам, кажется не до меня…».
3. Проявлять неуверенность: не уметь вовремя сказать «нет»; не говорить открыто о своих желаниях и требованиях, позитивных и негативных чувствах; не уметь устанавливать и завершать контакт; использовать не соответствующие ситуации невербальные средства.
4.Проявлять неуважение, пренебрежение к собеседнику:
«Шел мимо, думаю, дай зайду; надо обсудить…», «Давно хотел зайти к Вам, а тут шел мимо…».
5.Не вынуждать собеседника с самого начала занимать оборонительную позицию, задавая некорректные вопросы, упрекая и обвиняя его в чем-то. Например, встречаете собеседника словами: «Вы всегда опаздываете, когда Вас приглашают/ждут?», с издевкой: «Вы, как всегда вовремя. », «Где Ваши материалы? Вы, как всегда, не подготовились…».
Этап 2. Передача информации
Используем форму диалога: задаем уточняющие (кто?, где?, когда?, сколько?, что?) и открытые вопросы (почему?, зачем?, как?).
Слушаем ответы и записываем необходимую для решения проблемы информацию.
Например: сообщаем, что необходимо 200 тыс. рублей (!) на ремонт детского сада; благотворитель, слушая, активно кивает головой, доволен, не выражает озабоченности…. Добавляем – «и 100 тыс. рублей на обновление мебели». Он соглашается.
Этап 3. Аргументирование и опровержение доводов партнера
· выслушиваем сразу несколько возражений и пытаемся их понять;
· не спешим с ответом;
· задаем уточняющие вопросы: не говорим ли мы о разных вещах, например: «Вы предлагаете…?», «Что это значит…?»;
· выясняем, чем вызваны возражения: разными точками зрения или формулировками вопросов, проблем.
Например: решаем, можем ли увеличить заработную плату без ущерба производству. Требуется один ответ: «можем/ не можем увеличить заработную плату без ущерба производству» (обозначаем позиции и аргументируем их), а вместо этого партнер называет причины личного характера, почему необходимо повысить заработную плату. Деликатно направляем партнера: «Вы совершенно правы, есть веские причины, и Вы их четко обозначили, но все-таки можно ли увеличить заработную плату без ущерба производству? Какие у нас есть для этого основания? Что Вы можете предложить?»
· возражая, остаемся благожелательными (называем по имени-отчеству, демонстрируем открытость и дружелюбие); не говорим категорично;
· используем, в зависимости от ситуации разные методы опровержения;
· признаем доводы, которые не влияют на принятие нужного решения;
· используем конструкции вопросов: «Если…, Вы …?» или «Вы бы…?»
Например: «Если выйдет приказ о Вашем назначении на должность до 10 апреля…, Вы сможете организовать поставку …к 15 апреля?»; «Вы бы пользовались этим?», «Вы бы хотели это иметь?».
Этап 4. Принятие решения
Задача – достижение основной или альтернативной (запасной) цели.
Подводим партнера к принятию нужного решения. Для этого:
· перефразируем (Вы-подход): «Если я Вас правильно понял, Вы сказали, что…»;
· задаем вопросы, ставящие партнера перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа.
А: Хорошо, вот материалы, готовьте совещание/ приказ;
· метод Сократа: задаем первые два простых однозначных вопроса, на которые партнер легко сможет дать утвердительный ответ, тогда и на последующий, более существенный, вопрос он ответит, скорее всего, согласием.
Этап 5. Завершение беседы: выход из контакта
1. Резюмируем результаты деловой беседы.
«Закон края» требует четко и кратко сформулированных выводов, поэтому используем следующие фразы: «Итак, мы договорились…», «Давайте подведем итоги…», «Мы с Вами говорили… и решили…»;
при необходимости четко обозначаем пункты: «во-первых/первое…», «во-вторых/второе…», «в-третьих/третье…» (не более трех).
2. Стимулируем собеседника к выполнению намеченных действий, используя фразы: «Надеюсь, Вы справитесь…», «Ваш опыт гарантирует…», «Это Вам по плечу, Вы легко сможете…», «Ваша компетентность поможет это выполнить на должном уровне…» и др.
3. Обеспечиваем благоприятную атмосферу в конце деловой беседы, чтобы было желание и дальше сотрудничать, независимо от результата беседы. Для этого используем формулу:
улыбка + имя-отчество + благодарность за понимание/комплимент/похвала + надежда на дальнейшее сотрудничество.
Во время деловой беседы можно/нужно
Во время деловой беседы нельзя/ не нужно
Вести беседу в личной зоне партнера.
Вторгаться в интимную зону партнера.
Наблюдать за психологическим и физическим состоянием партнера.
Реагировать на изменения.
Не учитывать изменяющееся психологическое и физическое состояние партнера: возбужден, безразличен, расстроен, покраснел/побледнел и др.
Повышать интенсивность беседы по мере приближения к концу.
Ускорять темп беседы, особенно в важных вопросах.
Постоянно направлять партнера: пояснять цель, задачи; использовать ключевые слова; проговаривать не менее 3-х раз (в начале, середине и конце) ключевые фразы беседы; предлагать наглядный материал (таблицы, схемы, диаграммы и др.) для лучшего понимания сказанного.
Подменять ключевые слова; излагать взаимоисключающие цели и задачи, дезориентируя партнера; предлагать большой по объему и сложный для понимания абстрактный материал, не подкрепляя наглядностью.
Начинать с пересекающихся интересов: что объединяет, что важно и вам, и ему.
Использовать «Мы-подход»: «Нам с Вами дороги традиции…, поэтому …предлагаю», «Давайте вместе подумаем/решим…»
Подчеркивать разницу между собой и партнером, например: «В отличиеот Васмне дороги традиции нашего предприятия/ мне важно выполнить задание в срок…», «Если Вам все равно, будет ли наша фирма процветать или зачахнет, то мне…»
Поддерживать партнера, направляя его на нужное решение проблемы. Используем:
1) прием «да –но»:«Ваше предложение, конечно, интересное, и в ситуации… было бы просто незаменимым, но в данных условиях…»;
2) фразу: «Трудно согласиться…».
Переходить на личности, показывать, что разногласия вызваны деловыми или человеческими качествами партнера. Негативно оценивать партнера и его высказывания, например: 1.«Ну что эффективного по этому вопросу Вы можете предложить?, «Ну, Вы как всегда не по делу…»;
2. «Уж тут Вы совершенно неправы…»
Давать возможность высказаться партнеру, чтобы он слушал вас, а не ждал, где бы вставить свое слово;
«держать паузу», чтобы его понять.
Перебивать речь партнера; это может привести даже к агрессии: «Что Вы не даете мне слово сказать»;
не слушать партнера, т.к. может быть отрицательный результат: в последний момент он скажет «нет».
Обсуждать спорные вопросы после достижения согласия по каким-либо пунктам.
Обращаться к достигнутым договоренностям, уточняя детали.
Обсуждать спорные вопросы один за другим, «ходить по кругу»: одни спорные вопросы порождают другие.
Выдвигать альтернативную идею, если не можете принять идею партнера.
Безоговорочно оспаривать идею партнера, которую вы не можете принять.
Если процесс обсуждения «буксует», обращайтесь к более привлекательному для партнера аспекту, а затем вернитесь к проблемному.
Обсуждать проблему, неприятную для партнера.
Практика делового общения показывает, что меньше всего уделяют внимание 1-му и 5-му этапам беседы, забывая, что начало и конец любого события хорошо запоминаются («закон края»).
Анализ результатов деловой беседы
Задаем себе вопросы:
Достигнута ли поставленная цель?
Что способствовало ее достижению?
Почему цель не была достигнута?
Выполнит ли партнер то, что обещал сделать?
Какие из приемов оказались наиболее эффективными?
Как усовершенствовать процесс деловой беседы?
4.2. Телефон: наш друг и наш враг.
4.3. Собрание и совещание: в чем разница
Деловое совещание – одна из форм делового взаимодействия сотрудников (специалистов в определенной области) и руководителей с целью обмена мнениями, информацией, проработки заявленной темы, обсуждения и выработки решения по проблеме, составления и утверждения итогового документа (протокола, решения).
· определенный день недели (кроме внеплановых);
· вторая половина дня;
Пространственная среда – «все видят всех» (например, в форме «круглого стола).
Стадии делового совещания: подготовительная, основная (процесс проведения совещания), заключительная (анализ результатов делового совещания).
Все коммуниканты готовятся к совещанию и участвуют в нем.
Если вы организатор и модератор (руководитель отдела, один из ведущих сотрудников) совещания, то:
Если вы участник совещания, то:
-перечень обсуждаемых вопросов;
-количество участников совещания (от 6-9 до 12 максимально);
-состав участников: докладчиков (ответственных за подготовку вопросов);
-место и время проведения (с 15.30 до 17.00);
-регламент выступления и обсуждения;
· готовите документ – повестку совещания, в которой все это прописывается, включая указания места, где можно познакомиться с материалами по обсуждаемым вопросам;
· рассылаете заранее повестку совещания всем участникам.
· произносите вступительное слово: обращаетесь к присутствующим, настраиваете на деловой и конструктивный характер совещания, уточняете повестку дня.
· следите за регламентом в течение всего совещания;
· одобряете участников, которые вносят конструктивные предложения;
· продвигаете решение проблемы («а если на это посмотреть с другой стороны…», « а какие есть еще варианты…»);
· активизируете участников, используя приемы: «высказывание по кругу» и «мозговой штурм» (высказываются все, идеи безоговорочно принимаются, фиксируются);
· перефразируете сказанное с целью
уточнения («если мы вас правильно поняли,…», «…то есть вы хотели сказать…»);
· указываете на совпадение точек зрения;
· обозначаете альтернативные точки зрения;
· подводите промежуточные итоги.
· произносите заключительное слово: подводите итоги, комментируете работу совещания и принятое решение, определяете задачи на будущее, настраиваете участников на эффективную работу,
Анализ процесса и результатов
· редактируете протокол совещания:
уточняете формулировки мнений, предложений, вопросов, позиций, решения совещания;
· задаете себе вопросы:
Правильно ли был подобран состав участников?
Одинаково ли все понимали проблему, если нет, то почему?
Была ли дискуссия конструктивной? Почему?
Возникали ли конфликты между участниками, если да, то почему?
Все ли участники были достаточно активны?
Что может сделать совещание более продуктивным? Как это сделать?
· рассылаете краткий протоколтем, кто будет выполнять решения;
· контролируете ход и выполнение решений.
1.Подавлять мнение меньшинства – оно может быть самым конструктивным.
2. Пускать совещание на «самотек»: не улавливать настроение, не видеть угрозу конфликта, бесполезность дискуссии.
3. Использовать слова-конфликтогены, некорректные вопросы.
-с материалами по вопросам, которые будут обсуждаться;
необходимые для обсуждения и решения проблемы документы;
-предложение по решению проблемы и
аргументы в защиту своего предложения;
· слушаете пассивно, чтобы услышать сказанное, и активно, задавая открытые и закрытые вопросы, перефразируя сказанное, например: «Если я вас правильно понял, вы сказали…»,резюмируя основные положения, чтобы их понять, уточнить;
· задаете корректные вопросы, указывая их цель;
· внимательно выслушиваете ответы на свои вопросы;
· предлагаете свое суждение по проблеме и аргументы в его поддержку;
· используете местоимение «Я», показывая, что вы можете взять ответственность на себя;
· участвуете в дискуссии:
-переводите «атаку на себя» в «атаку на проблему», как бы объединяясь с оппонентом, например:
«Я рад, что Вас волнует тот же вопрос, и вы пытаетесь найти наилучшее решение…»;
— используете конструктивную критику (называете факты и их причины, действия и ошибки; предлагаете пути решения проблемы, устранения недостатка).
Анализ своего участия
· задаете себе вопросы:
Четко ли я сформулировал и представил свою позицию?
На что обратить внимание при подготовке к следующему совещанию?
1.Задавать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликт, а не продвигают решение проблемы.
Прослывете конфликтным человеком!
3.Интерпретировать чужие идеи (например: «Вот Вы все время говорите…») вместо высказывания собственных предложений (например:«Я думаю /предлагаю/считаю…», «Мне представляется это следующим образом…», «На это можно посмотреть и с другой стороны…»).
Сравним эти формы делового общения.
Организаторы готовят один или несколько докладов.
Роль остальных участников –слушать пассивно.
Как правило, готовятся и организаторы, и остальные участники, т.к. во время совещания любому, а докладчикам тем более, могут быть заданы вопросы. Выслушиваются мнения всех.
Суть доклада, а иногда даже и тема, заранее неизвестна.
Заранее готовится решение, декларация, которая может быть утверждена общим голосованием.
Тема совещания объявляется заранее. Предложения для решения могут быть собраны заблаговременно, но не всегда.
Участвует широкий круг лиц – весь профессиональный коллектив.
Участвуют лица, заинтересованные в решении указанных проблем.
Председательствующий напоминает об объявленном в повестке дня регламенте, дает слово докладчикам, предлагает задавать вопросы участникам, является модератором беседы.
Докладчик доводит информацию до присутствующих, не предполагая вопросов из зала.
Докладчик доводит информацию до присутствующих, отвечает на заданные вопросы.
Выступление воспринимается позитивно или нейтрально.
Выступление может быть воспринято как негативно, так и позитивно.
Не предполагаются вопросы из зала, активное участие слушателей
От каждого присутствующего ожидается активное участие в форме вопросов, дополнений, сообщений, выступлений.
Имеет характер сообщения, отчета, возможно побуждение осознания необходимости, правильности каких-либо действий.
Имеет «более рабочий» характер: предлагаются сроки и определяются роли конкретных лиц в решении проблем.
Председательствующий контролирует ход мероприятия, соблюдение регламента.
Приветственное слово = обращение к участникам + повод для встречи + благодарность
Например:Дорогие дамы и господа! Сегодня у нас знаменательно событие…
Дорогие друзья! Мы рады вас приветствовать на празднике комфорта…
При обозначении повода для встречи выражаем положительные эмоции (радость). Для этого используем метафору, которая должна вызывать приятные чувства у присутствующих, желание участвовать в этом мероприятии.
Обращение со словами благодарности к тем, кто принимал участие в создании предмета (представителям власти, организаторам, спонсорам), требует обязательного полного сообщения имен людей и названий организаций.
ЭтапII.Показ фильма по предмету презентации (10-15 мин.).
В зависимости от этого в речь включаем: — нужную информация о предмете презентации, которая не столько будет знакомить, сколько подчеркивать его значимость, необходимость, уникальность, актуальность, конкурентоспособность и др.;
Предлагаемой на презентации информации должны поверить, поэтому, кроме оценочных суждений, даем достаточно объективную информацию (например, заключение экспертов +опыт авторитетного лица по использованию этого предмета).
-слова, побуждающие к действию.
В речи сочетаем черты делового мероприятия (информация для присутствующих о новом товаре/услуге) и торжества (торжественная форма сообщения). Она должна вызвать у присутствующих чувство гордости от причастности к событию.
Содержание и построение речи определяются сущностью представляемого предмета.
Речь может включать:
1) описание проблемы, которую решает появление нового предмета/услуги;
2) рассказ о тех людях, которые принимали участие в разработке, производстве и т. п. нового предмета;
3) сообщение о перспективах, открывающихся в связи с появлением нового предмета;
указание на отличительные черты рассматриваемого предмета от других аналогичных.
Отвечая на вопросы, помним о главном: конечный результат презентации.
Сообщениямогут быть только информативного (выступление эксперта) или побудительного плана (общий пафос речи: как же раньше жили без этого!? А теперь….).
Заключительное слово = краткие выводы + значимость события + благодарность организаторам и присутствующим + слова прощания.
ЭтапV. Фуршет или коктейль (1,5 – 2 часа).
1.) Полное отсутствие в речи эпидейктических элементов (похвалы, благодарности, выражения чувства радости и гордости и т. п.).
2) Отсутствие вступления и заключения.
3) Прямой призыв к совершению определенного действия в конце презентационной речи (учиться в нашем вузе, покупать нашу продукцию и т. п.).
· рассчитана на небольшую аудиторию – до 15 человек;
-в удобное для аудитории время;
— на территории клиента (организации, предприятия) и на территории презентующего (дома, в арендуемом помещении);
-как для незнакомых или малознакомых людей, так и для знакомых, приятелей, подруг;
-в непринужденной обстановке;
· предполагает создание доброжелательной, доверительной атмосферы.
Камерная презентация = небольшой монолог об уникальных (для этой аудитории) характеристиках товара + живой непосредственный диалог (учет индивидуальностей каждого!).
Чем больше времени уделяется непосредственному общениию, тем успешнее презентация.
