что такое дашборд в excel
Что такое дашбоард в Excel
Доброго времени суток друзья!
В этой статье я хочу затронуть такую тему как создать дашборд в Excel, он же «dashboard». В статье я не могу детализировать и описать всё возможное о дашбоарде, так как это тема не только цикла статей, а целого мини курса, который я сделаю в ближайшее время. Но всё же сейчас я хочу сделать небольшой обзор, который сможет вас ознакомить с такой возможностью, для чего она нужна и как ее использовать, в своей работе.
Такое явление как дашборд в Excel используют в структуре отчётов для их лучшей визуализации и подведения общего итога. Как вы знаете, любая отчётность имеет разную структуру и схему отображения, но у всех есть общая черта, это наличие на начале составления первичных данных и в конце создается итоговый отчёт, который включает в себя все данные, тренды, показатели на уровне высшего менеджмента и помещается на одной странице, несмотря на то что первичные данные были жутко огромные.
Могу, с сожалением, сказать, что во многих предприятиях отчётность заканчивается на самых нижних уровнях, что не позволяет получать классной визуализированной отчётности по самым нужным показателям. 
Несмотря на то, что есть множество программ, которые специализируются на создании дашбоардов, тем не менее, долгое время Excel был за бортом этих тенденций и работ. Хотя это и странно, так как Excel просто идеален, для создания дашбоардов. Но в защиту Excel могу сказать, что основная проблема была не в программе, а в пользователях, а точнее в их уровне знаний. Люди просто очень привыкли к созданию стандартных отчётов, поэтому игнорируют возможность выйти на новый уровень в работе с отчётностью с высоким качеством. Посмотрите на примеры созданных в Excel дашбоардов, и вы сразу сможете оценить высокое качество и уровень таких типов отчётов, а также громадное отличие от стандартного типа отчётов.
Рассмотрим в чём же преимущества дашбоардов, более подробнее:
Создать, нужный вам дашборд в Excel возможно различными способами и задействовать разнообразнейшие инструменты Excel, об этом, я поговорю немного попозже. Но могу сказать, что начинать всё нужно с эскиза и макета вашего дашбоарда. Вам просто нужно взять в руки листик бумаги, ручку и нарисовать что же именно вы, или от вас, хотите увидеть в вашем отчёте, как и где эти данные будут размещены и в каком виде. Только после того как вы тщательно проработаете все модули вашего дашбоарда на бумаге, вы сможете перейти к его созданию в программе Excel. 
Вот, в принципе, я кратко описал, что собой представляет дашборд в Excel, для чего он служит, его преимущества и с чего нужно начинать его создание. Я понимаю, что это очень краткий обзор, но, тем не менее, вам для начала нужно понять подойдет ли вам такой тип отчёта или же всё же классические отчёты, типа создание умных или сводных таблиц, вам привычнее.
Собственно, хочу у вас спросить, стоит ли развивать эту тему сильнее? Написать цикл статей? Создать видео курс? Написать книгу? Или ничего не делать по этой теме или сделать всё перечисленное? Мне важно знать ваше мнение, напишите, пожалуйста, в комментариях, ваше мнение по этому вопросу!
До новых встреч на страницах сайта!
Бедняк лучше наслаждается розой на своем окне, чем богач своими обширными садами
П. Буаст
Аналитика данных: как построить дашборд в Excel
В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.
Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel. Статья будет полезна всем, кто начинает знакомство с этим мощным инструментом аналитики данных.
ОНЛАЙН-ШКОЛА ВИЗУАЛИЗАЦИИ ДАННЫХ EXCELLENT
Дашборд помогает решать задачи менеджерам по продажам, HR-специалистам, бухгалтерам, маркетологам, руководителям
Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.
Основные задачи дашборда:
Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.
Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.
Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.
Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.
Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.
Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.
Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:
Создаём классический дашборд для руководителя отдела продаж
Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.
Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.
Собираем данные
Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.
Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.
Пример плоской таблицы:
В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.
Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.
Выбираем макет дашборда и цели
Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.
Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.
Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:
Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.
Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.
Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:
Построим несколько сводных таблиц по продажам
— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.
Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.
Пример как сделать простой дашборд в Excel скачать шаблон
Простой, но полезный дашборд в Excel для интерактивной визуализации данных отчета по показателям: уровень обслуживания, качество и производительность. С помощью этой управляемой панели отчета можно продемонстрировать, как визуализировать свой небольшой набор данных с помощью интерактивных элементов.
Создание дашбордов в Excel шаг за шагом
Так будет выглядеть готовый результат построения дашборда в Excel с возможностью интерактивного взаимодействия отчета с пользователем.
Чтобы создать свой такой же или подобный визуальный отчет в виде дашборда следует выполнить ряд последовательных действий в Excel.
В первую очередь создадим новую книгу с 3-ма листами:
Сначала создадим табличку с входящими данными на листе «Данные» так как показано ниже на рисунке:
После чего на листе «Дашборд» создадим первый управляющий элемент – выпадающий список. В данном случае рационально использовать поле со списком, так как оно имеет больше настроек. Конечно можно было бы воспользоваться стандартным выпадающим списком в Excel выбрав инструмент: «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных»-«Тип данных: Список». Но мы так делать не будем, так как он неудобен из-за своей боковой полосы прокрутки, которая появляется уже при 10-ти значений. А у нас в выпадающем списке должны отображаться 12 месяцев. Поэтому выберите другой инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Поле со списком».
После выбора инструмента рисуем прямоугольник размером на полторы ячейки и получился выпадающий список.
Теперь нам необходимо его настроить. Щелкаем правой кнопкой мышки по выпадающему списку и из появившегося контекстного меню выбираем опцию: «Формат объекта». После чего появилось окно «Формат элементов управления», которое следует заполнить параметрами так как показано ниже на рисунке:
Как видно из параметров данный выпадающий список в данном примере настраивается 3-мя параметрами на вкладке «Элемент управления»:
Готовый желаемый результат выглядит так:
Далее начинаем упорно работать с 3-тим листом «Обработка». На данном листе обрабатываются и подготавливаются все данные для вывода на дашборд. Будем двигаться с верху вниз. Сначала подготовим данные для верхних подписей. Для этого создаем табличку выборки показателей при условии полученного номера месяца, переданного выпадающим списком на лист «Обработка» в ячейку A1. В ячейке A2 определяем название месяца на основе полученного числа в ячейке A1, по формуле:
Делаем выборку из входящей таблицы на листе «Данные» для всех показателей с помощью функции =ВПР() скопировав формулу во все остальные ячейки:
Данные для верхних подписей показателей – подготовлены!
Как сделать вафельный график в Excel
Подготавливаем значения для графического вывода информации на верхних вафельных графиках дашборда. Сначала делаем данные для вафельной диаграммы по показателю «Уровень обслуживания».
В первую очередь нам необходимо преобразовать процентное значение в числовое сохраняя самое значение числа перед знаком %. Естественно для этого нужно умножить его на 100, но для предотвращения ошибок и простоты отображения на графике мы еще и округлим значение данного показателя до целого числа:
Теперь в ячейку G1 вводим число 0, а целый диапазон ячеек G2:P11 заполняем формулой:
=$F$1;»»;1)’ > 
Диапазон G2:P11 состоит из 100 ячеек (10×10) и 100 единиц – соответственно. В каждой ячейке формула, которая проверяет количество единиц в диапазоне. Если оно больше или равно числу (процентов) в ячейке F1 значит следует прекратить заполнять данный диапазон единицами. Как видно, пока-что формула не работает, так как ей не хватает значений в диапазоне H1:P1, к которым она также обращается. В этом диапазоне будут вычисляться итоговые суммы чисел для подсчета количества единиц из предыдущих столбцов с помощью формулы, которую копируем во все ячейки диапазона H1:P1:
Теперь как видно все работает и диапазон ячеек G2:P11 заполняется единицами по условию, в зависимости от числового значения в ячейке F1.
Вафельный график будет состоять из двух слоев динамического (переднего плана – желтый цвет) и статического (задний план – черный цвет). Мы составили динамически изменяемые данные для первого желтого графика. Нам нужно еще создать черный статический график, который послужит задним фоном. Для этого понадобится диапазон размером 10×10 ячеек которые просто статически заполнены единицами. Поэтому рядом заполняем диапазон ячеек R2:AA11 единицами и строим по ним статический по такому же принципу, как и предыдущий – динамический.
Сначала создадим черный статический график. Для этого выполним ряд последовательных действий:
Черный график для фона готов! Теперь создадим динамический желтый, но сначала следует временно изменить значение 50% на 100% в таблице входящих данных (или временно вместо формулы ввести 100% в ячейку F1). Иначе не получится создать линейный график с накоплением для диапазона ячеек G2:P11.
Для создания динамической вафельной диаграммы выполняем все выше перечисленные действия, только цвет фигуры круга должен быть желтый.
ВНИМАНИЕ: Не забудьте обратно поменять значение 100% на 50%!
Так же для динамического желтого графика следует убрать заливку фона области. Для этого делаем двойной щелчок мышкой по фоновой области и вносим настройки: «Формат области диаграммы»-«ПАРАМЕТРЫ ДИАГРАММЫ»-«ЗАЛИВКА»-«Нет заливки».
Далее выделите два графика удерживая клавишу CTRL на клавиатуре и выберите инструмент: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«Формат»-«Упорядочивание»-«Группировать», как показано выше на рисунке.
После чего наложите один на другой и переместите группу (вырезать, вставить) на главный лист «Дашборд»:
Для управления слоями наложения диаграмм используйте инструмент: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Упорядочение»-«Область выделения», как показано выше на рисунке.
Динамический вафельный график в Excel – готов!
Аналогичным образом создаем еще два вафельных графика для показателей: «Показатель качества» и «Производительность».
Полезный совет. При создании остальных двух вафельных графиков можно не создавать фоновую черную диаграмму, а просто скопировать ее из первой уже созданной вафельной диаграммы.
Готовый шаблон дашборда в Excel
Ниже под вафельными диаграммами у нас на дашборде расположены 3 переключателя для нижнего графика (под ними). Чтобы создать переключатели на листе «Дашборд» выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Переключатель». После щелкаем по нему правой кнопкой мышки и в контекстном меню выбираем опцию «Формат объекта»:
В появившемся диалоговом окне «Формат элемента управления» на вкладке «Элемент управления» в поле ввода «Связь с ячейкой:» указываем ссылку для вывода числовых значений в ячейку по адресу: Обработка!$A$6.
Копируем новый элемент управления – переключатель, 2 раза для создания его копий остальным показателям. Теперь при переключении переключателя на листе «Обработка» в ячейке A6 будут возвращаться числовые значения 1,2 и 3. В зависимости от выбранного пользователем переключателя.
Пришло время подготовить данные для нижнего динамически изменяемого графика при переключении. Но сначала на листе «Обработка» сделаем подготовку и обработку всех необходимых значений. Снова выполним ряд последовательных действий:
Данные подготовлены и обработанные!
Теперь выполним ряд действий для создания самого нижнего графика:
Можно еще сделать несколько шагов для оформления:
После всех оформлений переносим график на главный лист «Дашборд». Там же делаем все необходимые дополнительные оформления на свой вкус. После настраиваем расположение элементов и наслаждаемся готовым результатом:
В результате получился простой аналитический дашборд в Excel. Научившись делать такие простые дашборды для интерактивных и презентабельных отчетов с динамической визуализацией данных, постепенно можно переходить к более сложным.
Что такое дашборд: примеры и способы применения
Дашборд (или, по-русски, инфопанель) — это умные отчеты в реальном времени, с помощью которых руководители и менеджеры понимают, что прямо сейчас происходит с определенными показателями и группами показателей.
Эффективный маркетинг с Calltouch
На инфопанели встречаются ползущие графики, цветные диаграммы, колонки цифр — все самое важное из того, что нужно знать при принятии решения. Очевидно, что в мире бизнеса, как и генералам из фантастического боевика, необходима аналитическая работа с поступающими данными. И иметь перед собой самые важные «боевые» сводки критично важно. Поговорим о том, что такое дашборд для бизнеса, как сделать себе дашборд и чем он будет полезен.
Что такое дашборд
Дашборды — это современный формат сбора и визуального представления массивов данных. Это аналитическая панель с понятным интерфейсом для интерактивного взаимодействия с огромным количеством постоянно изменяющихся показателей. Мощные средства аналитики обрабатывают данные, сравнивают цифры и выдают человеку перед монитором индивидуально настроенные визуализации.
По сути, диаграмма, график, отчет в Excel, столбики цифр на папирусе — все это «родственники» дашборда. Ключевое отличие дашборда в динамичности и интерактивности предоставляемых пользователю данных.
Понятно, что больше всего этим инструментом пользуются не руководители, которым достаточно периодически иметь понятную и красивую визуализацию бизнес-показателей, а аналитики, по долгу службы каждый день работающие с данными. Дашборд становится удобным интерфейсом между аналитическим движком и пользователем, и поэтому должен быть интуитивно понятным, кастомным, то есть настраиваемым под себя. Чтобы сам инструмент, как говорится, был незаметным, но работа шла быстро и качественно.
Кто работает с дашбордами
Визуальные элементы дашборда
Наглядность представления аналитических данных достигается за счет разнообразных виджетов: от стрелочных индикаторов как в автомобиле до более привычных таблиц и диаграмм. Есть инструменты с готовыми виджетами, есть решения с возможностью реализовывать анимацию под свои задачи.
С какими данными можно работать
Источником данных может служить любое хранилище информации: от таблички в Excel и соцсетей до специализированных дата-баз Data Warehouse и многомерных кубов OLAP и MDX.
Чем дашборд отличается от отчета
Вроде бы дашборд — это и есть отчет, только в динамичной форме. Собственно, в этом и есть ключевое различие. Отчет фиксирует некие цифры во времени (месячный отчет, годовой отчет).
Дашборд — это набор модулей, которые постоянно собирают и обновляют информацию. Это динамический отчет, позволяющий практически в режиме реального времени наблюдать за самыми важными показателями и быстро реагировать (вспомним биржевые программы). Почему «практически» в реальном времени? Потому, что далеко не каждому бизнесу нужны отчеты ежесекундно. Достаточно быть в курсе и регулярно автоматически получать важные сводки на инфопанели.
Еще есть отличие в том, что дашборды традиционно строятся в связке с системами бизнес-аналитики (это решения вроде Power BI и Qlik), а слово отчет ассоциируется с таблицами в более «народном» Excel. Но дашборд, как мы уже упомянули, можно построить и в «эксельке», и в онлайновом Google Spreadsheets.
Всем известный пример дашборда
При всей загадочности и элитарности термина примеры дашбордов знакомы всем. Если отойти от приборных панелей в авто и обратиться к максимально близкому и массовому аналогу «бизнесовых» инфопанелей, сразу вспоминается Яндекс.Метрика. Это дашборд как он есть: сбор данных и их визуализация с помощью виджетов — графиков, диаграмм, отчетов. Информация постоянно обновляется, а самые важные показатели демонстрируют виджеты на главной панели.
Цели дашборда
Преимущества использования дашбордов
3 типа дашбордов
1 Дашборд для управления процессами
Такие аналитические панели собирают информацию по бизнес-процессам компании: число продаж и прибыль, например. Классический дашборд: наблюдаем за динамикой цифр и делаем выводы. Помогает оптимизировать процессы, сократить убытки, найти слабые места в организации работы.
2 Дашборд для мониторинга кампаний
3 Дашборд для отслеживания состояния
Приборная панель, мониторящая «состояние здоровья» какой-либо системы, тоже знакома нам по фильмам. В бизнесе тоже нужны системы мониторинга в реальном времени, и дашборд — прекрасная визуализация для такого анализа данных.
Платформа для мониторинга отзывов и привлечение клиентов из онлайн-карт
15 дней бесплатного пользования функционалом платформы
Технический аудит вашего сайта за 50 рублей
CRM для отдела продаж
Скидка 10% на внедрение CRM
Инструмент автоматизации контекстной рекламы
Скидка 25% на 3 месяца тарифа «Старт» + индивидуальный практикум по работе с инструментом
Конструктор для создания маркетинговых квиз-опросов
Месяц бесплатного использования на создание квизов и получение заявок
Сервис управления интернет-рекламой
Получите 3600 бонусов на рекламу в Google Ads от Aori
Типы отчетов, которые можно делать в дашборде
Аналитические отчеты — регулярные отчеты по выбранным показателям, позволяющие отслеживать тренды, получать сводку по конкретной ситуации и корректировать тактические планы компании.
Оперативные отчеты — предоставляют информацию постоянно, так как специфика данных заключается как раз в их изменчивости.
Стратегические отчеты — предоставляются периодически и служат базой для долгосрочных управленческих решений.
Принципы работы с дашбордами
Для начала дашборд нужно настроить для эффективной работы. Эксперты выделяют несколько принципов визуализации данных для удобства аналитика.
Инструменты для создания дашбордов
Эти решения активно используются для работы с дашбордами.
Google Spreadsheets и Excel — две всем известные «таблички» содержат набор инструментов, достаточный для понятной визуализации анализа данных. Подходит для небольших проектов.
Tableau — самый мощный специализированный инструмент. Работает с любыми базами данных. Строит сложные диаграммы и предоставляет отчеты в разных форматах.
Klipfolio — также довольно мощный «подписной» аналог Tableau с массой настроек и широкими возможностями.
Как сделать свой дашборд
В создании вашего первого дашборда действительно нет ничего сложного. Главное знать, зачем он нужен и где лежит информация для решения ваших задач.
Проведите подготовительную работу
Дашборд состоит из трех вещей:
Следовательно, первым шагом до выбора технического решения будет выбор источников информации. А это напрямую зависит от того, кто и зачем будет эти данные анализировать.
На подготовительном этапе мы задаем себе вопросы:
Теперь должно быть ясно, какие базы данных должен анализировать дашборд. Помните, что идеология хорошего дашборда — лучше меньше виджетов, да лучше (только ключевые показатели на главном экране).
Выберите технический инструмент визуализации
Можно применять профессиональные решения, программировать самостоятельно или создавать инфопанели в доступных программах, тех же таблицах Google. Начните с простого, того, что под рукой.
Создайте дашборд
Создайте новую панель, подключите источники данных, поставьте задачи, выберите нужные виджеты для визуализации результатов. Звучит сложно, но дашборды настолько наглядны, что даже первый опыт должен быть удачным.
Дашборд — это динамика, гибкость мышления и оперативная реакция
Тем более, что дашборд — это живой организм. Сама его суть — постоянные изменения. Тестируйте дашборд на реальных данных и целях, заменяйте виджеты и их расположение на панели, экспериментируйте. Ведь визуализация создана для удобства не только аналитика, но и маркетолога. Давайте мы покажем на примере.
Смотрите, в Calltouch вы видите множество показателей, а точность определения источника отслеживаете вплоть до ключевого слова. Таким образом, отчеты настолько подробные, что смотреть их ежедневно, например, перед планёркой, достаточно долго.
То ли дело дашборды. Они позволяют быстро оценить текущее положение дел. В нем собрана только главная информация: воронка продаж, динамика лидогенерации и мониторинг ключевых метрик. И что удобно, его легко настроить под себя. Для более детального изучения можно погрузиться в другие отчеты.
Сквозная аналитика
Заключение
Дашборд только звучит сложно, потому что ассоциируется с бизнес-аналитикой. Все просто и ясно, если начать с ним работать. Дашборд — это наглядное представление отчетов этой самой аналитики, выполненное в самой удобной и понятной форме, где вы выбираете что и как визуализировать. Свобода настроек, контроль, динамика — кажется, что дашборды нельзя не полюбить. Это не скучные офисные таблицы, а интерактивный инструмент современного аналитика. Создавайте свои аналитические панели и владейте информацией.