что такое бумажный носитель документа
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному
Распространение электронного документооборота предполагает, что цифровой вариант документа будет обладать такой же юридической силой, как и его бумажная версия.
Электронные документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая делает их равнозначными бумажным, пoдписанным собственноручной пoдписью, закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Такие документы могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
Все электронные документы, переданные через систему ЭДО Диадок и подписанные действующей КЭП, по умолчанию равнозначны бумажным, поэтому нет необходимости дублировать их.
Однако некоторые документы могут быть созданы исключительно на бумажном носителе. Кроме того, бывают случаи, когда готовый бумажный документ необходимо перевести в электронный вид. При этих обстоятельствах потребуется удостоверить равнозначность документа у нотариуса.
Что означает удостоверение равнозначности
Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:
Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.
Удостоверение равнозначности в России появилось в 2013 году. Законное обоснование — статьи 103.8–103.9-1 «Основ законодательства РФ о нотариате». Практика позволяет любому гражданину или организации быстро передавать заверенные электронные документы в любую точку России.
Как заверить равнозначность документов
Разберем конкретный пример. Нужно продать недвижимость в Екатеринбурге. Продавец живет в Новосибирске и не может быстро приехать на завершение сделки. Он обращается к нотариусу в своем городе и оформляет доверенность на родственника из Екатеринбурга.
Далее нотариус продавца в Новосибирске подготовит нотариально удостоверенную доверенность и ее электронный образ. После документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса продавца. Теперь цифровая версия равна бумажной.
Доверенность в электронном виде отправляется нотариусу родственника в Екатеринбурге. Специалист переводит ее обратно из электронной формы на бумажный носитель, удостоверяет и выдает доверенному лицу.
То же касается и других документов физических лиц: согласие на совершение супругом сделки с недвижимостью, разрешение на выезд детей за границу и т. д.
Применительно к юридическим лицам таким способом допускается удостоверить лист записи ЕГРЮЛ, полученный от ФНС в цифровом формате. Нотариус распечатает документы и удостоверит их равнозначность электронному листу записи.
Основные этапы процедуры
Если дополнительно необходимо перевести документ из электронного вида в бумажный, далее происходит следующее:
Какие документы нужны для удостоверения
Список зависит от того, кто обращается за нотариальными услугами.
Для физического лица
Юридическое лицо, зарегистрированное в России
Список документов для иностранной организации
Кроме того, документы для иностранной компании подают вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык.
Исчерпывающий перечень уточняйте у нотариуса.
В каких случаях может понадобиться удостоверение
Обменивайтесь документами по сделке. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы в Диадоке.
Исключения
Нельзя удостоверить равнозначность:
Документы из списка подаются только в оригинале.
Вопрос-ответ
Кто подписывает электронную версию документа?
Как сказано выше, нотариус подписывает своей КЭП электронный образ документа. Однако если его содержание и форма предполагают подпись заявителя, последний также использует электронную подпись.
Что такое тождественность документа?
Это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Созданный специалистом электронный документ по закону обладает той же силой, что и бумажный оригинал, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Как перевести цифровой документ в бумажный формат?
Обратная процедура — удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Процесс аналогичный: специалист подтверждает тождественность документов.
Если документ подписан КЭП клиента, нотариус сначала проверит подпись на достоверность, а после проведет процедуру.
Проверяет ли нотариус содержание и подлинность документов?
Нет, специалист, к которому обратились за указанной услугой, не занимается проверкой. Специалист исключительно свидетельствует о тождественности электронной и бумажной версий.
Какой формат?
Специалист создает документ в виде, установленном в законодательстве: файл XML, КЭП в формате PKCS#7, кодировка DER, приказ Минюста России от 30.09.2020 № 227.
Когда клиент планирует перевести электронную версию в бумажную, лучше заранее уточнить требования к документу: формат, способ отправки, вес и т. д. Чаще это файлы с расширением PDF или TIFF.
Сколько стоит?
Расценки на услугу зависят от региона и конкретного специалиста, но в среднем колеблются от 50 до 70 рублей за страницу.
Как правильно сделать бумажную копию электронного документа
В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.
Подлинник & копия
ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:
Кому нужны бумажные копии
Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.
ТОРГ 12: как заполнять, исправлять и хранить
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.
Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.
Как подготовить копию
Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.
Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:
Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.
О том, как выгружать из сервиса обмена бумажные копии электронных документов, чтобы они обладали юридической силой, вам расскажет видеоинструкция:
Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование
Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».
Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.
Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:
Даже в органах госвласти отметки отличаются.
Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.
Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.
Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.
Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
ЭДО vs. Бумажная документация – что лучше?
Всего пятьдесят лет назад компьютеры представляли из себя громоздкие устройства, для обращения с которыми подчас действительно требовались уникальные навыки и познания в программировании. И объем их памяти не позволял хранить ничего «лишнего», соответственно, логично, что вся документация велась исключительно на бумаге. Но стали появляться привычные нам персональные компьютеры с операционной системой, не требующей от пользователя длительного обучения в обращении с ней, специальные программы, хранилища данных, сеть, мобильные устройства. А документация так и осталась бумажной.
Победит ли когда-нибудь электронный документооборот физические архивы? Кому актуально вести учет документации «на бумаге»? Что выбрать современной компании – электронку или папки и подшивки?
Немного терминологии
В статье будут использоваться сокращения, чтобы избежать громоздких речевых оборотов и избыточной канцелярщины:
Время и деньги – достоинства ЭДО
Консалтинговая компания Siemens Business Services заинтересовалась тем, насколько продуктивен бумажный документооборот в сравнении с электронным.
Вот некоторые данные из их отчета:
Всего около 6% своей прибыли компании тратят на поддержание бумажного документооборота. Многие говорят, что оплата установки и настройки СЭД и дальнейшей техподдержки – дело затратное, однако стоит предложить подсчитать расходы на бумагу, картриджи, содержание принтеров, и слова «на бумаге дешевле» становятся очень быстро развеиваемым мифом. В среднем компания от 50 до 100 сотрудников расходует 20-30 пачек бумаги, и уже даже эта цена эквивалентна или превосходит стоимость обслуживания многих СЭД, а если вспомнить про расходы на картриджи и замену принтеров…
Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный. Так почему же он еще не вытеснил традиционный документооборот или хотя бы не занял более глобальную нишу?
Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей
Множество сотрудников самых «бумажных» отделов, а также лиц, непосредственно ответственных за закупку ПО и расходы – люди старшего возраста, и речь вовсе не об обучаемости – техподдержка СЭД и грамотные курсы во время внедрения системы эту проблему успешно решают. Основной преградой становится банальное недоверие, увы, диктуемое опытом. Первые версии многих известных программ, которые сейчас заметно облегчают расчеты и финансовое планирование на предприятиях, стабильностью похвастаться не могли, и если система «рушилась», то выручали именно старые-добрые бумажные архивы, по которым можно было все восстановить. К тому же, малые предприятия старались экономить и, к примеру, вместо 1С внедряли более дешевые программы, которые помимо означенной проблемы, попросту не отличались удобством и функционалом.
В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:
Эти опасения находятся «на поверхности», они просты и понятны, однако довольно быстро развеиваются. Введение СЭД на предприятии не должно быть спонтанным решением – необходимо внимательно изучить программы и обслуживание, которые предлагают поставщики, и лучше всего заранее допустить в инициативную группу, которая будет влиять на выбор, сотрудников ключевых подразделений, которым и предстоит работать с СЭД. Таким образом решится не только оценка системы, но также и понизится стресс от нововведений.
Можно ли обойтись без ЭДО?
В некоторых случаях действительно возможно обойтись без нововведений. К примеру, для небольшой фирмы, у которой практически отсутствует внутренний документооборот, вполне объяснимо и обосновано нежелание тратиться на введение новой системы. Однако все больше компаний стремится к избавлению от лишней бумаги, и, возможно, переход на ЭДО и в этом случае окажется всего лишь вопросом времени.
Также бумажный документооборот остается уделом предприятий, связанных с повышенной секретностью – перед целенаправленной хакерской атакой не может устоять даже виртуальная оборона Пентагона, а вот доступ к архивам получить намного сложнее. Однако СЭД, как и любое технологичное решение в наше время, довольно быстро эволюционируют – на бытовом уровне достаточно оценить развитие сайта Госуслуг за последние годы, который в первое время своей работы «прославился» сбоями и накладками, однако сейчас позволяет свести к минимуму не только бумажную волокиту, но и необходимость стоять в очередях.
Пока в России преобладает смешанный документооборот – многие важные документы предпочитают все же подшивать в архивы, однако средние и крупные компании активно внедряют ЭДО и стремятся пользоваться надежными системами и онлайн-сервисами. Будущее определенно за электронным документооборотом, но к его внедрению требуется комплексный и продуманный подход, а также значительное время на адаптацию.
А вот кому действительно не обойтись без электронной документации и печати – так это активным участникам торгов и госзакупок. Электронная подпись и документы позволяют крайне эффективно участвовать в тендерах, не говоря уже о том, что только они открывают доступ к электронным торговым площадкам. ЭП и подготовленные блоки документов позволяют намного быстрее получить доступ к выгодным заказам, а также к банковской гарантии, кредитным продуктам и многим выгодным предложениям от сотрудничающих с ЭТП банков. К тому же, руководителю для принятия решений касательно торгов нет нужды просиживать в офисе или тратить время на личные походы по инстанциям – ЭДО прекрасно позволяет не упустить выгодное предложение из любой точки мира, где есть мобильный интернет.
Вопрос здоровья
Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.
Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.
Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.
Электронный документ и сканы: в чем разница для налоговиков
Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.
Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.
Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.
Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте
При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?
Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.
Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).
При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.
Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.
Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.
А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.
Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:
1) понимание того, что такое электронная первичка;
2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;
3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.
Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями
Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?
Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).
При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.
Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»