что такое буфетное обслуживание
Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики
Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.
Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:
К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.
Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.
Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.
Официальный прием и обслуживание
Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.
Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.
Место и время проведения переговоров
Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.
Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.
Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.
Если переговоры оказались безрезультатными
При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.
Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.
Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.
Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.
Транспорт
Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.
Проживание
Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.
Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль
Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.
Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.
Особенности документального оформления представительских расходов
При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:
Приказ на проведение расходов
Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.
Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»
Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.
О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»
В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей
ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев
Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.
В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.
Смета на представительские расходы
Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.
Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям
Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.
Директор ООО «Профит»
Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»
20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:
— от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.
— от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.
В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.
Расходы на проведение переговоров составили:
Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.
Ответственный за организацию
и проведение переговоров Петров И.А.
На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:
Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;
Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;
Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;
Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.
При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Буфетное обслуживание и цветы во время деловых переговоров
Представительские расходы в налоговом учете
В отличие от бухгалтерского учета, где все затраты, сделанные компанией, принимают к учету, в налоговом учете (НУ) представительские расходы учитывают обособленно и включают в состав прочих расходов только в пределах 4%.
Также важно, чтобы представительские расходы были связаны с проведением официального приема. В противном случае они не могут быть приняты в целях НУ. Также в НУ не принимают расходы на проведение праздничных, развлекательных и оздоровительных мероприятий.
НДС с представительских тоже принимают к учету в пределах только той суммы расходов, которая была принята в целях налогообложения прибыли.
Более подробно о нормировании и расчете представительских расходов можно прочитать в статье “Как нормируются представительские расходы“.
Буфетное обслуживание и представительские расходы
Деловые мероприятия могут проходить не только в банкетном зале или в ресторане. Иногда бизнес-встреча имеет место в кабинете у руководителя или переговорной. В этом случае представители фирмы-партнера могут в перерыве или по окончании деловой части выпить чашечку кофе/чая со сладостями и т. п. В некоторых крупных компаниях даже есть специальные сотрудники, которые подают напитки, воду, убирают посуду со стола.
Если встречи проходят в кабинете у руководителя, то угощения могут стоять на столе во время всех переговоров. В таком случае об этих представительских затратах говорят как о буфетном обслуживании.
Как правило, продукты, напитки, посуду и салфетки компания приобретает самостоятельно. Поэтому при их списании также необходимо подтвердить целесообразность этих расходов.
По буфетному обслуживанию подтвердить расходы также необходимо первичными документами (товарными накладными, актами, чеками на приобретение) и отчетом.
Отчет о проведении переговоров, для которых на представительские списывают продукты, может быть представлен в виде таблицы. Этот отчет отличается по форме от отчета по деловой встрече, которая прошла в ресторане.
Представительские в командировке
Бывают ситуации, когда руководитель компании в командировке и ему надо провести переговоры с партнером. Так вот: представительские расходы можно нести не только по месту нахождения компании, но и в командировке, в т. ч. за пределами РФ.
Комплект документов по представительскому мероприятию такой же, как и в общем случае. Единственное, что бухгалтеру нужно сделать при зарубежных представительских – это перевести в рубли по курсу на дату принятия авансового отчета расходы в иностранной валюте. Можно использовать предлагаемую нами форму расчета представительских расходов в excel или разработать свою.
Расходы на цветы
Для оформления помещения приема важных гостей часто используют цветы. В связи с этим возникает вопрос: можно ли принять расходы на цветы как представительские?
Если цветы были использованы для оформления зала переговоров, то такие расходы можно принять как представительские. Однако не исключено, что их правомерность будете доказывать в суде.
Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2006 № Ф04-2610/2006(22165-А46-40) по делу № А-1700/05 суд встал на сторону налогоплательщика и признал правомерным включение в состав представительских затрат покупку цветов.
А позже Минфин России выразил сомнение в обоснованности расходов на украшение зала делегаций. Эта позиция указана в письме от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176: расходы на цветы не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК. Значит, они не могут быть учтены в составе представительских расходов в НУ.
Для того, чтобы у проверяющих не возникало сомнений, надо документально все оформить и обосновать.
Более подробно о документальном оформлении вы можете узнать из статьи «Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году».
Суды часто высказывают мнение, что состав представительских не ограничен. Однако налогоплательщик должен раскрыть экономическую обоснованность расходов на покупку цветов, иначе данные расходы нельзя отнести к представительским (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15.03.2006 № А29-1822/2005а).
Итоги
Налоговым законодательством не установлен закрытый перечень представительских расходов. Поэтому расходы на буфетное обслуживание и украшение цветами места деловой встречи можно принять в расходы по налоговому учету. Главное при этом – суметь обосновать их необходимость и целесообразность, а также подтвердить документально.
Виды буфетного обслуживания
Тема буфета или шведского стола не является чем‐то новым для мирового гостиничного бизнеса, но и на сегодняшний день профессионально практикуется лишь в 25-30% средств размещения. Поэтому мы думаем, что будет полезно освежить информацию на страницах нашего издания.
Мы предлагаем нашим читателям материал для слушателей одного из тренингов, который проводился Немецко-украинским центром гостеприимства в рамках улучшения качества подготовки отелей и ресторанов принимающих городов к Евро-2012. К материалам тренинга, представленным господином Паулем Канваром, мы добавили ряд комментариев от экспертов редакции журнала «Гостиничный и ресторанный бизнес». При этом в авторском тексте вместо привычного словосочетания «шведский стол» мы будем употреблять именно термин «буфет», который широко применяется в европейской кулинарной практике.
Понятие «БУФЕТ»
Буфет — это особый способ подачи блюд. Вместо стандартного набора блюд (закуски, салатов, главного блюда, десерта), которые сервируются на столе для гостя, в буфетном обслуживании эти блюда предлагаются одновременно на отдельных столах или специальных буфетных стойках. Таким образом, гость получает возможность для самообслуживания согласно своим предпочтениям.
Различают холодный буфет и теплый буфет: холодный буфет предусматривает подачу сыра, колбас, рыбы, салатов, выпечки, масла, небольшие блюда и различных десертов; теплый буфет — кроме всех вышеперечисленных блюд подаются супы, различные мясные и рыбные блюда, а также ряд гарниров.
В современном ресторанном бизнесе буфетное обслуживание стало особенно популярно в США в 70‐х годах прошлого столетия, когда началось развитие сетей буфетов‐ресторанов, где за фиксированную плату клиент получал возможность есть до полного насыщения. А если говорить об истории, то буфет со стойками как решение в обслуживании изобрели в 17веке, а в конце 18 — начале 19 столетия во Франции Наполеон ввел моду на быстрое употребление пищи стоя («еда, что берется руками») в верхушках общества.
Буфеты становятся все более популярными у потребителей и выступают важным инструментом маркетинга для многих гастрономических предприятий. Главной особенностью с точки зрения экономики ресторана является именно то, что при таком обслуживании клиенту предлагается определенный набор блюд по паушальной (общей) цене.
Виды БУФЕТОВ
Существует достаточно широкий спектр буфетного обслуживания: постоянные стационарные буфеты, которые функционируют в течение всего периода обслуживания с постоянным ассортиментом. Выделяют также тематические буфеты, предлагающие блюда отдельного вида — при этом выбор блюд может быть весьма ограниченным. Существуют также, так называемые, «летающие» буфеты, где готовые блюда разносят на подносах официанты и каждый клиент может взять именно то блюдо, которое ему по вкусу. Такой вид буфетов подходит для мероприятий, проходящих на ограниченных площадях или при организации импровизированных мероприятий.
Ресторатор должен понимать, какой тип буфета лучше подходит для отдельной целевой аудитории — постоянного стационарного буфета, буфета тематического праздничного, буфета для завтраков, ланчей или ужинов, фуршета, специализированного буфета при проведении рекламных мероприятий и распродаж или «летающего буфета».
Разумеется, в зависимости от вида буфет подготовительные мероприятия по устройству буфета различаются очень серьезно, требуют разного количества официантов и различающегося по характеру меню.
Экономика буфета, особенности обслуживания гостей. Устройство буфета как маркетингового инструмента имеет важное экономическое значение для гастрономического производства. Буфеты становятся все более популярными у потребителя, а меню — все более и более конкурентным на рынке.
Буфет требует значительно меньше затрат на обслуживание, чем при традиционной подаче блюд, поскольку гости обслуживаются в основном самостоятельно. Персонал должен только добавлять на стойке те блюда, которые пользуются большей популярностью, при необходимости подавать напитки и убирать посуду — это классический подход, например при завтраке, обеде, ужине в гостиничном ресторане. Ход работы буфета абсолютно понятен, расходная часть имеет четкий и конкретный характер.
Каждый гость надеется на присутствие профессионального и компетентного персонала, который сделает приятнее его пребывание в ресторане и гарантирует нормальный уровень обслуживания. Разумеется, существуют различные типы гостей: одни стремятся питаться вкусно и экономно, другие — привыкли только к самому лучшему и мало обращают внимание на цену. Последние обычно заказывают на завтрак фреши и специально сваренный для них кофе, стимулируют официантов чаевыми.
Гости ожидают обслуживания от компетентного персонала, который всегда сможет помочь сориентироваться в меню буфета и с учетом особых требований отдельных посетителей к питанию, дать разъяснения по поводу ингредиентов блюда. Понятно, что толковый совет может дать гостю только тот сотрудник, который хорошо знаком со всеми предложениями буфета. Поэтому обслуживание гостей квалифицированным и обученным персоналом является предпосылкой успешной работы заведения.
Наряду с предложениями в буфете за паушальную цену (для одного гостя), необходимо обеспечить также возможность дополнительного выбора блюд, чтобы гости без ограничений могли есть и пить то, что они любят и столько, сколько они сами хотят. При этом, разумеется, качественный сервис напитков выступает одним из важных экономических факторов.
Экономические требования учреждения в рамках отношение цена — сервис должны быть подстроены под ожидания и желания гостей. За ту цену, которую платит гость, он должен получить набор соответствующих его ожиданиям услуг, которые побуждают его вернуться в заведение снова. Довольный гость — это один из самых важных маркетинговых инструментов, он не только чаще посещает заведение, но и рекомендует его другим людям. Отсюда — больше посетителей, больше работы, больше прибыли.
Повторимся, что существует очень много концепций и вариантов устройства буфетов. Это может быть формат, где разливают шампанское со снеками или без; буфет, где подают канапе, которые потребляются руками; «стоячие» буфеты, где подаются небольшие бутерброды, холодные иили горячие блюда; буфеты с обычным порядком блюд (закуска, главное блюдо, десерт); буфеты с напитками или без них (только эспрессо кофе); бары с местами для сидения или без них.
Необходимо четко понимать потребности клиента и организовывать предложение в соответствии с бюджетом средств и времени, выбирая и комбинируя соответствующие возможности для достижения максимального эффекта.
Праздничные буфеты проводятся в основном с организацией мест для сидения гостей. Речь идет о корпоративных мероприятиях (празднования юбилеев компании, празднование рождественских праздников) и семейных торжествах (день рождения, свадьба).
При устройстве стационарных праздничных буфетов важно сохранять соответствующую дистанцию между столами, чтобы гости не чувствовали ограниченности в пространстве и дискомфорта.
Буфет на завтрак
Буфетное обслуживание на завтрак является наиболее распространенным в гостиничной индустрии. Выбор меню зависит от класса отеля и может ограничиваться иногда лишь чаем, кофе, несколькими видами хлопьев, хлеба, сыра, масла, джемов.
Но в гостиницах класса 4-5 звезд, понятие о нормальном буфете означает предложение горячих блюд, омлетов с беконом, колбасок, бульонов и т. д., широкий выбор фруктов. Вполне естественным может быть и предложение шампанского на завтрак, особенно в выходные.
Все сотрудники должны четко понимать свои задачи и выполнять их на должном уровне. Чистота, подготовка столов, правильное размещение, понятное распределение обязанностей, рациональное устройство буфета, приготовление кофе являются важными предпосылками успешной работы буфета и удовлетворения требований клиентов. При этом вся смена и в кухне, и в зале равным образом отвечает за надлежащее обслуживание.
Абсолютно все — от директора до официанта должны понимать важность завтрака. В менталитете многих иностранных гостей завтрак играет важную роль и именно от него зависит, как сложится день. Завтрак является важной составляющей общего имиджа отеля, не меньшим, чем интерьер холла.
Заключительное положение
Сегодня буфеты являются очень распространенными и модными форматами организации питания. Правильно разработанная концепция буфета, учитывающая его целевое назначение и целевые группы посетителей, делает его важным инструментом маркетинга, который сможет принести большие прибыли.
Вариативность предложений является неограниченной, поэтому, в зависимости от повода, трендов, сезона, возможно разработать соответствующую концепцию его проведения.
Расходы по обслуживанию буфета ниже, поскольку гость обслуживает себя самостоятельно. Главными задачами гастрономического предприятия являются чистота, правильное формирование меню, разумная расстановка раздаточных столов, размещение и пополнение запаса блюд для буфета, сервировка напитков и уборка.
Посетители буфета должны иметь возможность выбрать блюда и напитки, которые им нравятся, при необходимости взять дополнительную порцию и принять пищу в спокойствии и комфорте. Быстрый сервис при заказе напитков повышает уровень комфорта гостей, а также увеличивает оборот заведения.
Дополнительная информация
Термин «шведский стол» прижился только в русском и украинском языках. В Европе и США, где родились эти демократичные форматы питания, а также в Азии, где они не только успешно прижились, но и получили новый толчок к развитию, этот вид обслуживания изначально называется buffet («буфет»).
В самой же Швеции такой формат подачи блюд называют smorgasbord, то есть «бутербродный стол». Бутербродный в том смысле, что посетитель может самостоятельно сформировать «меню» своего бутерброда из набора разных продуктов, которые (что очень важно) не портятся и не теряют вкусовых качеств в течение долгого времени.
Другая особенность формирования такого стиля подачи блюд связана с менталитетом жителей Скандинавии — разумным самоограничением, основанным на определенных пуританских подходах протестантской веры и честностью в отношении общества даже в отсутствие контроля. Читаем у Александра Куприна путевые заметки о Финляндии в начале XX века: «Длинный стол был уставлен горячими кушаньями и холодными закусками. Все это было необычайно чисто, аппетитно и нарядно. Тут была свежая лососина, жареная форель, холодный ростбиф, какая-то дичь, маленькие, очень вкусные биточки и тому подобное. Каждый подходил, выбирал, что ему нравилось, закусывал, сколько ему хотелось, затем подходил к буфету и по собственной доброй воле платил за ужин ровно одну марку тридцать семь копеек. Никакого надзора, никакого недоверия. Наши русские сердца, так глубоко привыкшие к паспорту, участку, принудительному попечению старшего дворника, ко всеобщему мошенничеству и подозрительности, были совершенно подавлены этой широкой взаимной верой».
Формат буфета, кстати, был очень распространен на железной дороге и начал приживаться даже и в России — он часто предлагался заведениями на вокзалах, поскольку в ограниченное время остановки поезда было довольно сложно индивидуально обслужить большое количество клиентов — оказалось, что экономически значительно выгоднее взять с них сразу фиксированную плату за возможность брать со стойки все что угодно, и сколько угодно, разумеется, в рамках предложенного меню.
Говоря об истории развития буфета или шведского стола, наверное, стоит выделить два момента. Первый — это, собственно, особенность подачи и потребления блюд, которая практиковалась уже достаточно давно в богатых домах. Второй — это экономический подход к организации питания, когда за определенную сумму можно есть до отвала. Это определило и его популярность, скажем так, в массовом сегменте потребления. Например, за три копейки клиенту предлагалось неограниченное количество капусты с клюквой.
«Гостиничный и ресторанный бизнес»