что такое архивный шифр
Электронный проект «Архивы – школам»
Возле заголовков документов на нашем сайте вы видите непонятные обозначения, вроде такого:
ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347–347 об., 374.
Что это значит и зачем мы это пишем?
Это называется «архивный шифр» и служит точным адресом документа.
Расшифровываются буквенные сокращения так:
Государственный архив Российской Федерации. Фонд 111. Опись 5. Дело 669. Листы 342, 347–347 оборот, 374.
Все равно непонятно? Давайте разбираться.
Представьте себе огромное здание, в котором десятки больших хранилищ заставлены стеллажами с документами. Речь идет зачастую о сотнях тысяч дел и миллионах листов. Их, конечно же, нужно сохранить в целости. Но в них еще нужно как-то ориентироваться, знать, где что лежит, уметь быстро найти нужное. Как придумать такую систему классификации документов, чтобы их было легко найти, чтобы вновь поступающие части архивов (например, дела какого-то учреждения за следующие несколько лет) легко соединялись с предыдущими, чтобы связанные друг с другом документы не оказались разрозненными? Этим вопросом много занимались теоретики архивоведения в конце XIX – начале XX в. И пришли к убеждению, что лучший способ – это хранить архивы в соответствии с так называемым «принципом единства происхождения». На самом деле, это очень простая и логичная система. Архивы сохраняются так, как они сформировались – как архивы учреждений или частные, фамильные (человек или учреждение, к которым восходит данный архив, называется «фондообразователь»).
Вы, наверное, уже заметили, пока это читали, что слово «архив» имеет два значения: 1) архив как учреждение, где хранятся архивы, 2) архив как комплекс документов одного фондообразователя: архив писателя, поэта, ученого, архив дворянской семьи, архив завода, министерства, правительственного учреждения. Чтобы отличать первое от второго, архивисты пользуются термином «фонд». Фонд – это и есть архив во втором смысле, архив человека или учреждения, хранящийся в государственном архиве. Каждому фонду присваивается свой номер.
Фонд может быть маленьким, всего из нескольких папок («дел»), а может быть и очень большим, из тысяч и десятков тысяч дел. Дело – это документы, хранящиеся в особой папке, или конверте, и имеющие общий заголовок и номер по описи фонда. Листы в каждом деле обязательно пронумерованы, причем, в отличие от книжных страниц, в архивах принято ставить номер именно на листе. В книжке номер есть на каждой страничке, и на лицевой стороне, и на оборотной. Получается, что на листе книги (физическом листе бумаги) стоит два номера, по одному на каждую страницу. В архивах так не делают, номер ставят только на лицевой стороне – каждому физическому листу бумаги один номер. А если при цитировании нужно сослаться на текст, расположенный на обороте листа, то так и пишут, как в нашем примере: Лист 347 оборот (Л. 347 об.)
Остается объяснить, что такое «опись». Опись – это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. А теперь представьте себе, что существует большое учреждение-фондообразователь, которое каждый год (ну, или раз в несколько лет) сдает в государственный архив новую порцию своих документов. То есть этот фонд постоянно пополняется. Тогда поступают так: на документы, сданные за один раз, составляют опись и дают ей номер, и документы в ней нумеруют по порядку (обычно их располагают группами по годам и структурным частям учреждения: материалы секретариата, отдела кадров, других отделов). Когда придет следующая порция документов, на них составят новую опись, дадут ей следующий номер (например: опись 2), и в ней снова пронумеруют дела по порядку, начиная с 1. При этом обе описи, и все последующие, будут относиться к тому же самому фонду. Вот и получается наш архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов.
ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347–347 об., 374.
Архивный шифр — что это такое и как его расшифровать
Каждому документу, подлежащему хранению в архиве, независимо от типа носителя, присваивается определенный шифр. Это позволяет упростить процедуру поиска дела, так как определяет ее местонахождение среди стеллажей. Архивный шифр представляет собой буквенное и числовое обозначение, которое наносится работниками архива на единицу хранения для учета и идентификации.
Шифр — это своеобразный поисковый адрес конкретного документа или дела, используемый в качестве ссылки при работе с архивными данными. Шифр наносится на обложку дела в левом углу снизу и формируется по установленным правилам.
Архивный шифр включает в себя следующие сведения:
В зависимости от масштабов архива и правил присвоения архивных шифров, на обложке также может указываться номер коробки или количество листов.
В качестве примера можно привести следующее обозначение, проставленное на обложке дела:
Где Ф – номер архивного фонда, Оп. – № архивной описи, Д. – № дела.
Сначала указывают наименование организации, где хранится определенный документ. Если учреждение входит в число источников комплектования Архивного Фонда РФ, то документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение после выполнения надлежащего оформления и проверки правильности формирования дел.
Единицей хранения принято обозначать обособленный документ или их сборник, который имеет самодостаточное значение.
Архивным фондом называют совокупность документов фондообразователя. В его роли могут выступать государственные и местные органы, организации и фонды личного происхождения. Каждому из них в архиве присваивают уникальный номер. В фонде могут содержаться тысячи дел.
В описи обозначается номер, заголовок и количество листов в деле. На завершенные дела независимо от сроков их хранения, прошедшие экспертизу ценности, необходимо формировать опись. После истечения сроков архивные документы уничтожаются.
Опись определяется как определенным образом сформированный архивный справочник, который содержит систематизированную совокупность единиц хранения и предназначен для их учета и закрепления принципов систематизации.
Опись дела вмещает в себя титульный лист, описательную статью и относится к категории учетных документов, поэтому является частью научно-справочного аппарата. В ней перечисляются заголовки и дополнительные сведения о составе единиц хранения. Если в фонде произошли некоторые изменения, то это должно быть зафиксировано в учетных документах.
В дело складываются документы, которые впоследствии подшиваются в общую папку, и им присваивается единый заголовок. Листы должны быть пронумерованы на лицевой стороне. Номера проставляют простым карандашом.
Листы в делах с постоянными и долговременными сроками хранения необходимо нумеровать для обеспечения удобства работы с ними в дальнейшем и обеспечения сохранности документов. Иллюстративные материалы необходимо нумеровать на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.
Результаты нумерации листов фиксируются архивистами в доверительной записи, расположенной на последнем листе. В ней указывают цифровым обозначением и прописью количество пронумерованных листов, а также число листов внутренней описи, литерных и пропущенных номеров.
На этапе подготовки дел к сдаче в архив работниками архива заблаговременно проверяется корректность формирования и соответствие количества, включенных в опись дела, числу дел, которые были заведены, если основываться на тех сведениях, что указаны в номенклатуре дел.
Дела, выдаваемые из архивного хранилища во временное пользование читателям для ознакомления или сторонним организациям, должны обладать архивным шифром, включать пронумерованные листы и лист-заверитель дела. Взамен выданных единиц хранения необходимо размещать карту-заместитель.
Помимо оформления обложек дел на бумажных носителях, в настоящее время существует потребность в ведении электронной документации. Архивный шифр должны содержать и документы, созданные в электронной форме и внесенные в информационную архивную систему.
Подготовка электронных документов к сдаче в архив для временного или вечного хранения предполагает проведение проверки физического состояния носителей и запись на них файлов, составление описания, проставление архивных шифров в соответствии с архивной описью, а также оформление сопроводительной документации с указанием сведений о рассматриваемом документе. Архивный шифр документа является обязательным условием при составлении описания контейнера документа.
Архивный шифр документа: как составляется и для чего нужен
С понятием «путь до чего-либо» знаком наверное каждый. В компьютерном деле это, например, может быть путь до нужного файла, лежащего в определенной папке. Если мы запишем его как D:/my-photos/photo-1.jpg, то даже минимально знакомый с компьютером человек поймет, что речь идет об изображении photo-1, лежащем в папке «my-photos», в свою очередь эта папка находится на диске D. Вот так вот расшифровывается этот «путь» во всем нам знакомой бытовой информатике. Обратите внимание, что при указании данного «пути» мы движемся от большего к меньшему, т.е. сначала указывается большой диск, потом папка в нем, потом изображение, лежащее в этой папке.
Такая стандартизированная система наименования документа служит двум основным целям:
Таким образом, архивный шифр упрощает работу как читателям так и сотрудникам архива.
Архивный фонд
Опытные историки и сотрудники архивов знают, что номер фонда это не только сухая комбинация букв и цифр. Т.е. для указания пути до нужного нам документа этой комбинации достаточно, но в то же время у фонда есть другое свойство, которое может помочь историку в поиске необходимых документов. Дело в том, что часто документы объединяются в фонды по какому-либо признаку. Т.е. фонд это, как правило, не просто условный ящик или шкаф с разнородными документами. Обычно, фонд содержит документы, отобранные по определённому критерию. Например, документы, связанные с жизнью какого-либо человека, могут составить отдельный фонд. При этом совершенно не обязательно, чтобы этот человек был широко известен, главное, что в результате его жизни образовались какие-либо документы, представляющие историческую ценность.
Архивная опись
В описи так же делается отметка в случае если дела по каким-либо причинам выбывают из фонда (например переносятся в другой архив). По описям так же периодически проверяется комплектация фонда. Сотрудник, вооружившись описью, проверяет все ли дела фонда, указанные в описи, находятся на своём месте. После такой проверки, как правило, в опись ставится штамп или пометка о том, что такая проверка была проведена.
По характеру оформления описи бывают как рукописные так и печатные. Составляемые сейчас описи конечно печатные, но описи в старых архивах бывают и заполненными от руки. В некоторых случаях архивы предоставляют отсканированные копии своих описей, для того, чтобы читатель мог удалённо заказать интересующее дело и прислать соответствующий архивный шифр (без указания листа, разумеется).
Вот собственно и все составные части архивного шифра документов, используемых историками и сотрудниками архивов.
Архивный шифр тесно связан с понятием «исторический источник». Подробнее об исторических источниках Вы можете прочесть тут
Архивный шифр и его характеристики
Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.
Архивный шифр — обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации.
Архивный шифр состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения, номера единицы учета.
Характеристики архивного шифра:
1.Является цифровым учётным обозначением, наносится в левом нижнем углу единиц хранения на бумажных носителях в целях идентификации
2.Состоит из: номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения
3.Архивный шифр документов на электронных носителях указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр является обязательным элементом описания контейнера электронного документа
Архив организации вправе самостоятельно разрабатывать формы учетных документов для учета использования архивных документов организации.
Для того чтобы осуществлять их учет, каждой единице хранения в составе архивного фонда присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра (п. 3.4. и приложение № 28 Правил). Пример архивного шифра: Ф. 53. Оп. 3. Д. 148,
Понятие контейнера электронного документа.
Что такое архивный шифр
У каждого архивного дела есть свой архивный шифр – определенное обозначение, которое наносится на единицу хранения с целью присвоения ей уникального имени. Это необходимо для ведения учета архивных дел.
В этой статье мы подробно расскажем, из каких элементов состоит архивный шифр.
В качестве примера возьмем обозначение:
Показать полностью.
ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7.
Разделим архивный шифр на составляющие:
ГААОСО – сокращенное название архива (в данном случае Государственный архив административных органов Свердловской области), в котором находится представленный документ.
Ф.Р-7 – номер фонда, в котором хранится архивный документ.
Архивный фонд – это комплекс архивных документов отдельного человека, семьи, организации, ведомства и т.д. У каждого фонда в архиве свой номер.
Оп.1. – номер описи документов.
Опись – это перечень архивных дел с указанием их номера, заголовка, крайних дат и количества листов.
У фонда может быть несколько описей. Например, на документы на бумажном носителе и фотодокументы архивисты составляют разные описи. Это связано с учетом архивных документов.
Архивное дело – это комплекс документов, которые имеют общий заголовок, номер по описи и хранятся в отдельной папке либо прошиваются и формируются в виде книжки.
Л.7. — номер архивного документа.
Каждый лист в архивном деле имеет свой номер. Иногда, на архивном документе можно увидеть номер листа с буквой (чаще всего встречаются «а» и «б»). Например: 2а или 4б. Такие листы называют литерными. Литерный номер присваивается тем документам, которые изначально были пропущены. Также можно встретить написание 5об. Обозначение «об.» обозначает оборот документа.
Надеемся, что информация была для Вас полезной.
Павлова Анастасия,
главный архивист отдела комплектования архивными документами ГААОСО