чем занимается отдел документационного обеспечения
Положение об отделе документационного и информационного обеспечения
I. Общие положения
1. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет _______ заместителя(ей).
II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2. Отдел документационного и информационного обеспечения имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Отдел документационного и информационного
обеспечения
Бюро (сектор, группа)
внедрения технических
средств
3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп; заместителем(ями) начальника отдела)
III. Задачи
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
(наименование структурного подразделения)
— по вопросам: _______________________________________________________
получения ___________________________________________________________
предоставления ______________________________________________________
VII. Ответственность
Документационное обеспечение управления
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции
Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:
Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :
Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Положение об отделе документационного и информационного обеспечения
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]
[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]
1. Общие положения
1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.2. Отдел непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].
1.3. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.4. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет [значение] заместителя(ей).
1.5. Обязанности заместителя(ей) определяются начальником отдела документационного и информационного обеспечения.
1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.
1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:
— законодательством Российской Федерации;
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. Отдел документационного и информационного обеспечения может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).
Например: секретариат, бюро (сектор, группа) внедрения технических средств, канцелярия, архив.
2.3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].
3. Задачи
На отдел документационного и информационного обеспечения возлагаются следующие задачи:
3.1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия.
3.2. Информатизация подразделений предприятия.
3.3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия.
3.4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.
3.5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.
3.6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности предприятия.
4. Функции
Отдел документационного и информационного обеспечения выполняет следующие задачи:
4.1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.
4.2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.
4.3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.
4.4. Ведение делопроизводства.
4.5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы «Делопроизводство», сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.
4.6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.
4.7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.
4.8. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
4.9. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.
4.10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.
4.11. Машинописное изготовление документов.
4.12. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.
4.13. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.
4.14. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
4.15. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.
4.16. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.
4.17. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.
4.18. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.
4.19. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием отделом.
4.20. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.
4.21. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
4.22. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).
4.23. Участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.
4.24. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.25. Создание кабинетных библиотек предприятия.
4.26. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям работников подразделений.
4.27. Анализ печатных и электронных средств массовой информации.
4.28. Создание информационного банка данных, видео и фонотеки по материалам СМИ.
4.29. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации; переписка с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.
4.30. [Вписать нужное].
5. Права
Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:
5.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.
5.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимые для выполнения контрольных функций отдела.
5.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.
5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
5.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:
6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:
— организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;
— подготовки и представления документов;
— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;
— получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;
— информационного обеспечения деятельности предприятия;
6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:
— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;
— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
6.4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.5. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.
7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
— организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;
— организацию оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
— сохранность принятых в работу документов;
— соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;
— обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;
— подбор, расстановку и деятельность работников отдела;
— соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации работниками отдела в служебных целях.
7.3. Ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
Руководитель структурного подразделения
[должностное лицо, с которым согласовывается положение]
Отдел документационного обеспечения
(положение об отделе утверждено приказом Управления от 01.06.2020 № 367)
Основными задачами Отдела являются:
1. Организация контроля выполнения подразделениями Управления документов, а также поручений, поступающих из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минюста России, федеральных органов исполнительной власти, а также иных документов, поставленных на контроль в соответствии с указаниями руководства Управления.
2. Организация делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов.
3. Обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации.
4. Организация предоставления государственной услуги по предоставлению информации по находящимся на исполнении исполнительным производствам в отношении физического и юридического лица (далее – государственная услуга) и осуществление контроля за качеством ее предоставления.
5. Организация и контроль приема граждан в Управлении и его подразделениях.
6. Организация работы со сторонами исполнительного производства и иными гражданами и представителями организаций по предоставлению информации о деятельности структурных подразделений посредством телефонной связи.
7. Организация в пределах компетенции сотрудничества Управления с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта (субъектов) Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.
8. Организационно-методическое руководство подразделениями Управления по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
9. Осуществления зонального контроля деятельности структурных подразделений Управления.
10. Обеспечение в пределах компетенции сохранности и конфиденциальности персональных данных, сведений, затрагивающих частную жизнь граждан, другой конфиденциальной информации, а также сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
11. Обеспечение соблюдения Конституции Российской Федерации, общепризнанных принципов и норм международного права, международных договоров Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов и правовых актов Минюста России, ФССП России, других федеральных органов исполнительной власти, правовых актов Управления в части, касающейся установленной сферы деятельности.
Отдел осуществляет следующие основные полномочия:
1. Организует и контролирует работу Управления по документационному обеспечению.
2. Осуществляет хранение документов архивного фонда Российской Федерации, обеспечивает сохранность документов, находящихся на оперативном хранении в подразделениях Управления.
3. Осуществляет контроль сроков выполнения подразделениями Управления документов, а также поручений, поступающих из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минюста России, федеральных органов исполнительной власти, а также иных документов, поставленных на контроль в соответствии с указаниями руководства Управления.
4. Обеспечивает и контролирует работу Управления по предоставлению государственной услуги.
5. Осуществляет взаимодействие с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг (далее – МФЦ) по вопросам оказания государственной услуги в МФЦ.
6. Обеспечивает актуализацию сведений в федеральной государственной информационной системе «Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)».
7. Организует прием граждан и представителей организаций.
8. Составляет (по согласованию) сводный график приема граждан начальниками подразделений и руководством Управления, осуществляет контроль за его реализацией.
9. Осуществляет взаимодействие в пределах компетенции с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.
10. Участвует в пределах компетенции в исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минюста России, плановых мероприятий и решений коллегий Минюста России, ФССП России и Управления, поручений руководства ФССП России и Управления.
11. Осуществляет в пределах компетенции рассмотрение парламентских запросов, запросов и обращений комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращений граждан и организаций.
12. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту персональных данных, а также сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
13. Обобщает практику применения законодательства Российской Федерации.
14. Ведет в соответствии с компетенцией банки данных, необходимые для выполнения задач, поставленных перед Управлением.
15. Осуществляет формирование и анализ статистических показателей по направлению деятельности.
16. Взаимодействует с иными подразделениями Управления по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
17. Вносит в пределах компетенции предложения в планы работы Управления.
18. Вносит на рассмотрение руководства Управления предложения о проведении проверок деятельности подразделений по вопросам компетенции Отдела, участвует в их проведении и по результатам вносит предложения о мерах реагирования.
19. Осуществляет подготовку информационных, статистических, аналитических и иных материалов, проектов приказов и распоряжений Управления по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
20. Получает от подразделений Управления и должностных лиц информацию и материалы о реализации полномочий в установленной сфере деятельности, необходимые для выполнения возложенных задач в пределах своей компетенции.
21. Осуществляет координацию и контроль деятельности подразделений Управления по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
22. Оказывает практическую и методическую помощь подразделениям по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
23. Проводит в пределах компетенции обобщение соответствующей информации и анализ эффективности работы подразделений, вносит на рассмотрение руководства Управления предложения по повышению эффективности их деятельности.
24. Организует заслушивания руководителей подразделений и их заместителей по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
25. Принимает участие в проведении служебных проверок.
26. Осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, сохранность документов, находящихся на оперативном хранении.
27. Вносит в пределах компетенции предложения по наполнению разделов официального интернет-сайта ФССП России, обеспечивает поддержание актуальности информации, размещенной в его соответствующих разделах.
28. Эксплуатирует подсистемы АИС ФССП России, иные государственные информационные системы в ходе осуществления своих функций.
29. Вносит предложения об изменении функциональности подсистем АИС ФССП России, предназначенных для автоматизации работы по направлению деятельности Отдела.
30. Участвует в пределах компетенции в доработке функциональности подсистем АИС ФССП России, предназначенных для автоматизации работы по направлению деятельности Отдела.
31. Осуществляет мониторинг правоприменения и подготовку в пределах компетенции предложений по совершенствованию законодательства, затрагивающего деятельность органов принудительного исполнения Российской Федерации.
32. Принимает участие в контрольных (проверочных) мероприятиях, проводимых ФССП России.
33. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, если эти функции предусмотрены федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами и правовыми актами Минюста России и ФССП России, правовыми актами Управления.
И.о. начальника отдела – Крылова Татьяна Александровна – 268-72-58
Время создания/изменения документа: 13 июля 2011 03:02 / 08 июля 2020 13:30