личные карточки сиз что это

Обоснование обеспечения работников СИЗ

Ст. 221 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить СИЗ работников, которые выполняют трудовые функции в условиях:

Практически для всех отраслей деятельности существуют установленные нормы выдачи СИЗ, утвержденные главным образом приказами либо постановлениями Минтруда или Минсоцразвития РФ.

В этих документах с разбивкой по соответствующим специальностям приведены перечни минимально необходимых для работника СИЗ. Работодатель может, утвердив соответствующий внутренний нормативный документ, установить собственные нормы выдачи СИЗ. Однако они не должны быть снижены по сравнению с утвержденными для отрасли.

Правильно разработать и использовать нормативы выдачи СИЗ вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по кадрам.

О том, в каких случаях допускается снижение норм, читайте в материале «Выдача СИЗ: типовые нормы — это минимум, но кому-то положена лишь половина».

Нормы содержат не только перечни СИЗ, но и сроки, на которые они выдаются. Работодатель должен с соблюдением этих сроков производить замену изношенных СИЗ на новые и при необходимости обеспечивать процесс их стирки, сушки и ремонта.

Обратите внимание! Если специальная одежда в бухгалтерском учете была отнесена к запасам, то она может быть списана при выбытии в случаях, отличных от продажи (пп. «б» п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утв. Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н).

Организация учета выданных СИЗ

Общие для всех отраслей деятельности и любого работодателя правила, в соответствии с которыми производится хранение, выдача, использование и обеспечение ухода за СИЗ, отражены в приказе Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.

Согласно этому документу работодатель обязан:

У работодателя есть право на:

За работником закрепляются обязанности:

Права работника сводятся к следующему:

Рекомендации экспертов по отражению спецодежды в бухучете и ее налогообложению можно посмотреть в Типовой ситуации от КонсультантПлюс «Как выдать и учесть спецодежду», получив бесплатный доступ к системе.

Личная карточка выдачи спецодежды: скачать бланк и образец

Лицевая сторона карточки учета выдачи СИЗ содержит информацию:

Оборотная сторона отражает данные о фактическом движении СИЗ по конкретному работнику: выдаче СИЗ, их возврате на склад.

О том, в какой ситуации могут потребоваться данные о выданных СИЗ, читайте в статье «Порядок оформления несчастного случая на производстве».

Образец заполнения личной карточки СИЗ на работника есть на нашем сайте.

Если СИЗ востребованы не постоянно, а нужны для периодического использования (например, при периодическом проведении работ или посещении объектов проверяющими или руководителем), для них может быть заведена карточка с записью «Дежурные» вместо данных работника.

Скачать бланк личной карточки СИЗ также можно на нашем сайте.

На нашем форуме можно узнать, как заполняют и ведут различную документацию ваши коллеги. Вот, например, ветка, где делятся опытом по заполнению личной карточки учета выдачи СИЗ.

Итоги

За работодателем законодательно закреплена обязанность по обеспечению защиты работника от вредных воздействий, которым он подвергается во время исполнения своих обязанностей, посредством СИЗ. Задачи по приобретению, хранению, уходу за СИЗ и их учету ложатся на работодателя.

Источник

Средства индивидуальной защиты: порядок выдачи, учета и возмещения из средств ФСС

эксперт по технологиям оценки профессиональных рисков, систем мотивации и обучения персонала, аудитор систем менеджмента качества

Разберемся, как обеспечивать работников средствами защиты и какова ответственность работодателя за нарушение сроков выдачи СИЗ. Расскажем о покупке средств защиты за счет средств ФСС России

Нормы выдачи СИЗ

Работодатель обязан приобретать и выдавать сотрудникам средства индивидуальной защиты, имеющие сертификат или декларацию соответствия, если:

Определить, какие СИЗ надо выдавать, помогут три категории документов:

Эти документы определяют номенклатуру СИЗ, количество и периодичность замены. Работодатель вправе установить свои нормы выдачи СИЗ, но они должны улучшать уровень защиты: например, для ног допустимо использовать более эффективные кевларовые подноски вместо металлизированных. Либо разрешено заменить один типовой вид СИЗ на аналогичный или равноценно защищающий от опасных или вредных производственных факторов. Любые отклонения от типовых норм необходимо согласовать с профсоюзом и утвердить приказом.

Перечень документов по типовым отраслевым нормам выдачи СИЗ вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Если во время проверки ГИТ установит, что локальный документ ухудшает положение работников, он будет признан недействительным. Организацию привлекут к ответственности и назначат штраф, работодателя обяжут обеспечить работников теми средствами защиты, которые положены по типовым нормам.

Все действующие типовые нормы выдачи СИЗ рассчитаны на полную занятость работника. И если в организации есть сотрудники, которые работают на 0,5 или на 0,25 ставки, то СИЗ можно выдавать пропорционально их занятости во вредных или опасных условиях труда или на работах, связанных с загрязнением.

Пример. Если сотруднику на полную ставку положено четыре пары перчаток, то на 0,5 ставки вы вправе выдавать только две, потому что он работает меньше по времени. Правила обеспечения работников средствами защиты это допускают.

Классы средств защиты

При покупке средств защиты важное значение имеет их класс. Он зависит от степени риска, которому подвергается работник.

Первый класс защиты — это СИЗ простой конструкции, они применяются в условиях минимальных рисков причинения вреда здоровью и подлежат декларированию. Простой пример — медицинская маска, которую применяют медики и все население Земли в пандемию. Приобретая СИЗ первого класса, запросите у поставщиков декларацию соответствия.

Второй класс — это СИЗ сложной конструкции, защищающие от гибели или от опасностей, которые могут причинить необратимый вред здоровью работника. Например, привязь для работы на высоте: если она окажется некачественной, работник упадет и травмируется. При покупке таких средств защиты запросите у поставщика сертификат соответствия.

В копиях сертификатов и деклараций должны стоять печати поставщиков. Копии должны быть заверены (п. 9 Правил оформления сертификатов, утвержденных Коллегией Евразийской экономической комиссии № 293). Эти документы подтвердят качество и надежность средств защиты, которые вы выдаете работникам.

Срок использования СИЗ

Работодатель не вправе увеличивать первоначальный срок носки СИЗ. По истечении срока носки работодатель может проверить их защитные свойства, провести чистку, восстановление и выдать снова. Если работодатель видит, что СИЗ еще можно использовать, он собирает комиссию, проверяет защитные средства, чистит и определяет период, на какой выдает СИЗ во второй раз.

Учет средств индивидуальной защиты

Факт выдачи СИЗ фиксируйте в личной карточке выдачи СИЗ (приложение к Приказу № 290н). Ее можно вести на бумаге или в автоматизированной системе. Важно, что факт выдачи на руки СИЗ работнику нужно подтвердить только непосредственно подписью в его личной карточке. В электронном варианте необходимо зафиксировать номер и дату документа бухгалтерского учета, что подтвердит факт выдачи средств защиты работнику.

Важно утвердить полномочия сотрудника, который ведет личные карточки. Это можно сделать с помощью приказа о вменении ему дополнительной обязанности. Законодательно не урегулировано, кто из работников организации должен вести личные карточки.

Можно организовать выдачу средств индивидуальной защиты через автоматизированные системы выдачи — вендинговые аппараты. Сейчас этот способ становится все более распространенным. Важное условие — сотрудник должен быть персонифицирован, то есть в системе он должен зарегистрироваться с помощью электронного ключа. Система понимает, кто к ней обратился, и вносит данные о выданных средствах защиты в электронную форму карточки учета.

Многие поставщики СИЗ предлагают такие аппараты работодателям. Это удобно, потому что работник в любой момент может получить средство защиты, а система в автоматическом режиме все это фиксирует. Конечно, не все средства защиты можно выдавать через вендинговый аппарат. Например, костюм защитный так выдать нельзя, а вот перчатки и респираторы — вполне реально.

Порядок выдачи СИЗ

Если вы самостоятельно организуете закупку и выдачу средств защиты, алгоритм действий должен выглядеть примерно так:

Второй вариант — доверить процесс выдачи средств защиты поставщику СИЗ. В договоре аутсорсинга вы разграничиваете зоны ответственности: работодатель определяет номенклатуру, а подрядчик организует поставку и процесс выдачи.

Если вы выдаете СИЗ, которые требуют практических навыков применения, например противогазы, организуйте сами или поручите аутсорсеру инструктаж и тренировки по их применению. Обязательно зафиксируйте это, чтобы не попасть на штрафные санкции.

Ответственность работодателя

В Кодексе административных правонарушений предусмотрены штрафные санкции за невыдачу средств индивидуальной защиты:

на должностное лицо — от 20 до 30 тыс. руб.

на организацию — от 130 до 150 тыс. руб.

на должностное лицо — от 2 до 5 тыс. руб.

на организацию — от 50 до 80 тыс. руб.

Финансирование из средств ФСС

Ст. 212 Трудового кодекса содержит требование к работодателю обеспечить социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве. Обязательному страхованию подлежат (Федеральный закон № 125-ФЗ) физические лица:

Задачи социального страхования: снизить профессиональные риски и сократить производственный травматизм, в том числе возместить вред, который причинен жизни и здоровью. Это касается расходов на медицинскую помощь, социальную и профессиональную реабилитацию и пр. Один из пунктов Приказа Минтруда № 580 «О порядке условий финансирования предупредительных мер» дает право направить 20% от суммы выплачиваемых в ФСС взносов на мероприятия по охране труда, в том числе на закупку средств индивидуальной защиты в соответствии с типовыми нормами.

Андрей Любимов, эксперт по технологиям оценки профессиональных рисков:

Если вы планируете возместить часть средств, затраченных на приобретение средств индивидуальной защиты, за счет ФСС, то до 15 декабря текущего календарного года надо направить заявление на возмещение. Обычно мы подавали такое заявление в срок до 1 августа, но в 2021 году произошли существенные изменения в порядке финансирования затрат на охрану труда из ФСС. Постановлением от 30.12.2020 № 2375 Правительство РФ установило новый срок подачи заявления и пакета документов. При этом, если вы готовы, вы можете сделать это уже сейчас.

Обратите внимание, что с 2021 года фонд перешел на систему прямых выплат. Если раньше мы деньги из фонда не получали, а просто в следующем году происходил вычет тех сумм, которые мы тратили на охрану труда, то сейчас компании получают реальные деньги на реализацию указанного в заявлении контракта.

Если хотите детально разобраться, как возместить через ФСС России затраты на охрану труда в 2021 году, смотрите запись вебинара Натальи Герасименко и Марины Шобохоновой.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Типовые отраслевые нормы выдачи СИЗ 685.6 КБ

Источник

Электронный учет средств индивидуальной защиты

Наталия Карлова,
специалист в области промышленной безопасности,
охраны труда

Что нужно принимать во внимание при ведении учета средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ) в электронном виде? Чем электронная карточка отличается от бумажной? Каковы преимущества выдачи СИЗ с помощью вендингового оборудования? Ответы на эти вопросы — в материале.

1. Особенности ведения личной карточки учета СИЗ в электронном виде

Наниматель обязан обеспечить бесплатную выдачу работникам СИЗ в порядке, установленном в Инструкции N 209. При этом при выдаче СИЗ он должен организовать их учет путем ведения личной карточки учета СИЗ (далее — личная карточка) в электронном или бумажном виде (абз. 2 ч. 1 ст. 28 Закона об охране труда, п. 43 Инструкции N 209).

Обратите внимание!
В Инструкции N 209 не устанавливается форма личной карточки. Вместе с тем перечисляется, какие сведения необходимо отразить в этом документе независимо от того, ведется он в бумажном или электронном виде (ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209).

Ведение электронной личной карточки особенно актуально тогда, когда в организации СИЗ выдаются большому количеству работников и когда отдельные виды СИЗ с нормой выдачи «до износа» требуют частой замены (перчатки, беруши, респираторы и т.п.).

Кроме того, очевидно, что при ведении личной карточки в бумажном виде велик риск ее непреднамеренной порчи или утери, на ее заполнение требуется больше времени, чем на заполнение электронной формы такого документа.

Одной из важнейших функций, которые должны обеспечиваться при ведении учета СИЗ с помощью личной карточки, является идентификация конкретного работника, получившего те или иные СИЗ: по личной подписи или, что применимо при выдаче СИЗ с помощью вендингового оборудования, по личному пропуску, отпечатку пальца и т.п.

Обратите внимание!
Если работник получит травму, связанную с неприменением полагающихся ему СИЗ, то при расследовании несчастного случая на производстве нанимателю в акте формы Н-1 необходимо будет указать причину произошедшего в соответствии с классификатором причин несчастного случая (приложение 2 к Инструкции N 51/94):
— либо необеспечение потерпевшего СИЗ (2100);
— либо неприменение потерпевшим выданных ему СИЗ (2500).
Поскольку выдача СИЗ подтверждается личной подписью работника, отсутствие таковой (или иной идентификации, свидетельствующей о выдаче потерпевшему соответствующих СИЗ) будет являться доказательством того, что работник не был обеспечен полагающимися ему СИЗ (а это уже основание для привлечения к административной или уголовной ответственности уполномоченных должностных лиц нанимателя и (или) самого нанимателя).

Электронная личная карточка должна содержать сведения, предусмотренные в ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209 (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).

Примечание
Электронная карточка ведется в электронном виде. Дополнительно формировать папки с бумажными экземплярами таких карточек в организации не требуется. При этом при необходимости у соответствующих специалистов должна быть возможность для вывода ее на печать.

Так, электронная личная карточка должна содержать:

— информацию о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), структурное подразделение организации, в котором работник трудится, профессия рабочего (должность служащего), дата приема на работу, дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если имело место), пол, рост, размеры одежды (обуви, СИЗ головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток), показатели корригирующих очков (при их наличии));

— сведения о СИЗ, предусмотренных установленными нормами выдачи (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, норма выдачи).

— сведения о фактически выданных СИЗ (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, дата выдачи, количество, процент износа на дату выдачи, стоимость), которые подтверждаются подписью работника, а также сведения о возвращенных СИЗ (дата возвращения, количество, процент износа, стоимость), которые подтверждаются подписями сдавшего и принявшего СИЗ работников.

При этом в электронных личных карточках подписи работниками и соответствующими должностными лицами, указанными в ч. 3 п. 43 Инструкции N 209, не ставятся. Вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, который личную подпись работника, получающего СИЗ, содержит (например, требование-накладная) (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).

Образец заполнения: требование-накладная для выдачи спецодежды

Перейти на ведение личной карточки в электронном виде можно одним из следующих способов:

1) создается шаблон личной карточки в электронном виде путем внесения ее в электронные таблицы, например на базе MS Excel или MS Access. При этом в случае необходимости можно активировать многопользовательский режим, что позволит одновременно работать с базой данных разным пользователям (например, специалисту склада, инженеру по охране труда, специалисту по кадрам, бухгалтеру). При работе с таблицами можно осуществлять выборки по подразделениям, профессиям (должностям), наименованиям и размерам СИЗ, устанавливать «счетчик» даты окончания периода использования для каждого вида СИЗ и т.д. Однако информация заносится в эти таблицы вручную и так же актуализируется. А это не исключает ошибки из-за человеческого фактора;

2) дорабатываются с помощью специалистов имеющиеся программы бухгалтерского учета (например, такой программный продукт, как «1С: Бухгалтерия»). Это удобно, поскольку в данном случае в одной программе можно будет вести весь учет СИЗ, как бухгалтерский, так и выдачи СИЗ работникам. При этом учетом выдачи по-прежнему может заниматься специалист склада (а не бухгалтер) после соответствующего обучения и получения пароля для доступа к программному продукту;

3) заказывается у специалистов специальный программный продукт, отвечающий всем запросам организации и учитывающий требования Инструкции N 209. Это наиболее приемлемый, хотя и более затратный вариант, имеющий много преимуществ.

В частности, при заказе подобного программного продукта можно предусмотреть различные опции. Например:

— синхронизацию базы данных с базами данных отдела кадров, в том числе по принятым (уволенным), переведенным (перемещенным) сотрудникам;

— синхронизацию базы данных с базами данных бухгалтерии и склада;

— возможность автоматического составления пофамильного списка на закупку СИЗ, в том числе с учетом складских остатков;

— возможность пофамильной выборки сотрудников, у которых находятся в пользовании СИЗ с истекшим периодом использования;

— возможность вывода на печать других форм записей исходя из требований организации — заказчика программного продукта (личная карточка, ведомость выдачи СИЗ, требование-накладная, акт продления периода использования или акт списания СИЗ, графики планирования закупки или выдачи СИЗ и т.д.).

За счет введения в базу данных норм организации или типовых норм будет сэкономлено время, которое бы потребовалось на занесение этих сведений по каждому работнику вручную. В базе данных целесообразно предусмотреть такие позиции, как наименование и классификация (маркировка) СИЗ по защитным свойствам, норма выдачи СИЗ в штуках, парах на определенный период использования (1 год, 2 года и т.д.), и привязать их к определенной профессии рабочего (должности служащего).

Ведение личной карточки в электронном виде также позволит нанимателю организовать выдачу СИЗ и их сменных компонентов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа по порядку применения, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом должны обеспечиваться идентификация работника и автоматическое занесение данных о выданных СИЗ в электронную форму личной карточки работника (п. 44 Инструкции N 209).

Примечание
При выдаче СИЗ, применение которых требует от работников практических навыков (респираторы, противогазы, самоспасатели, страховочные привязи, каски и т.д.), наниматель должен организовать проведение инструктажа работников по правилам пользования и простейшим способам проверки работоспособности и исправности этих СИЗ, а при необходимости и тренировку работников по их применению (абз. 7 п. 49 Инструкции N 209).

2. Выдача СИЗ с помощью вендингового оборудования

С помощью вендингового оборудования целесообразно выдавать рукавицы, перчатки, беруши, защитные очки и подобные СИЗ с нормой выдачи «до износа«. Так, износ перчаток на некоторых предприятиях может исчисляться неделями, а на других часами. При этом независимо от периода износа все СИЗ должны выдаваться работнику под подпись (или с использованием другого способа идентификации личности).

Очевидно, что при ведении личной карточки в бумажной форме специалисту склада для учета выдачи подобных СИЗ необходимо будет выполнить большое количество записей в ней вручную, а это отнимет много времени и приведет к необходимости скорой замены бланка. В данном случае электронная форма будет более приоритетной, хоть и не избавит соответствующего специалиста от необходимости заполнять множество документов бухучета (к примеру, требований-накладных), которые будут содержать подпись работника, и впоследствии вносить необходимые сведения в электронную базу.

Выдача СИЗ через вендинговое оборудование имеет массу преимуществ. Это:

— рациональная организация рабочего времени. При таком способе выдачи СИЗ минимизированы потери рабочего времени как самого работника, который в обычной ситуации вынужден каждый раз обращаться за требуемыми СИЗ к специалистам, так и для работников, которые ведут учет и выдачу СИЗ;

— доступность СИЗ. Работник в любое время может получить необходимые ему для работы СИЗ, что снижает риск его травмирования или получения им профзаболевания. Выдача СИЗ не зависит от человеческого фактора (например, на выдачу не повлияет отсутствие на рабочем месте соответствующего специалиста);

— рациональное потребление СИЗ. Вендинговые аппараты имеют возможность выставления индивидуальных лимитов выдачи СИЗ для конкретных работников, а пофамильный учет и контроль ведет к осознанному потреблению СИЗ работниками;

— упрощенный учет СИЗ. Идентификация работника при получении СИЗ через вендинговое оборудование осуществляется, как правило, посредством именного пропуска (RFID-карты) (также возможны варианты идентификации работника по отпечатку пальца или с помощью технологии распознавания лиц Face ID). И поскольку вендинговое оборудование связано через интернет с помощью Wi-Fi, GSM-модема или локальной сети с соответствующими электронными базами данных предприятия по учету СИЗ («1С: Бухгалтерия» и т.д.), полученные сведения быстро синхронизируются и обновляются в этих базах данных без участия специалистов.

Примечание
Поскольку работнику нужно не только получить новые, но и сдать пришедшие в негодность СИЗ, разработчики вендинговых аппаратов для того, чтобы максимально автоматизировать процесс выдачи СИЗ, предлагают модели, которые могут принимать СИЗ в стирку, и накопители СИЗ, утративших защитные свойства и не подлежащих повторной носке (рукавицы, перчатки, защитные очки и т.п.). Указанные модели также синхронизированы с базой данных организации по учету СИЗ. Информация об утилизации СИЗ, сданных через накопитель, сразу попадает в соответствующую базу данных, и работник может получить новые СИЗ вместо отслуживших.

Источник

Личная карточка учета спецодежды: сборник вопросов-ответов

Движение средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ, спецодежда), т.е. их выдачу работнику и возврат, отражают в личной карточке учета СИЗ. Форму документа разрабатывают самостоятельно, в связи с чем возникает немало вопросов. Например: каким образом внести в карточку сведения? как скорректировать в ней записи? кто ее должен заполнять и хранить?

1. Может ли организация изменить форму личной карточки учета спецодежды?

Типовую форму личной карточки учета СИЗ применяли до 25.08.2019. Теперь же организации разрабатывают ее самостоятельно с учетом обязательных сведений:

1) о работнике (абз. 2 ч. 2 п. 43 Инструкции о СИЗ). Как то:

— структурное подразделение организации, в котором он работает;

— профессия рабочего (должность служащего);

— дата приема на работу;

— дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если изменение имело место);

— размеры одежды (обуви, СИЗ головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток);

— показатели корригирующих очков (при их наличии);

2) спецодежде, предусмотренной установленными нормами выдачи (абз. 3 ч. 2 п. 43 Инструкции о СИЗ). Это:

— их классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям;

Если необходимо, можно предусмотреть в форме личной карточки поля (строки, графы) для внесения иных сведений. Например, об условиях труда работника. Напомним, исходя из таких сведений определяют, надо ли обеспечивать работника СИЗ, которые предусмотрены типовыми нормами дополнительно (п. 14 Инструкции о СИЗ).

Пример
Грузчику при погрузке и разгрузке кислот концентрацией от 20 до 50% дополнительно положен целый ряд спецодежды (костюм для защиты от кислот, сапоги ПВХ, кислотостойкие рукавицы, защитные очки, респиратор и т.п.). Если такой вид работ предусмотрен технологическим процессом, надо дополнительно выдавать названные СИЗ (п. 14 Инструкции о СИЗ). Отметку о том, что работник задействован в указанных работах, можно внести в личную карточку.

2. Кто должен заполнять личную карточку учета СИЗ?

Законодательство называет лишь сведения, которые должны отражаться в личной карточке учета спецодежды. Порядок ее заполнения каждая организация определяет самостоятельно.

На кого возложить обязанности по ведению личной карточки, решают в том числе с учетом общей численности работников организации, особенностей производственного процесса.

Соответствующую функцию могут выполнять:

1) один работник (например, кладовщик). В таком случае желательно предусмотреть, кто будет передавать ему нужную информацию. Например, некоторые сведения можно почерпнуть из приказов о приеме на работу, которые находятся в распоряжении специалиста отдела кадров. Это, в частности, Ф.И.О. (отчество — при наличии) работника, его пол, структурное подразделение, в котором он работает, профессия рабочего (должность служащего), дата приема на работу;

2) несколько работников. Чтобы упорядочить их работу, стоит регламентировать, за какие сведения отвечает каждый из них. Например:

— кладовщик заполняет блок «Сведения о работнике» (за исключением строк «Дата поступления на работу», «Дата увольнения, изменения профессии (должности)»), таблицу «СИЗ, предусмотренные по установленным нормам» и столбцы «Наименование СИЗ», «Классификация (маркировка) СИЗ по защитным свойствам или конструктивным особенностям», «Выдано», «Возвращено»;

— инспектор по кадрам указывает дату поступления на работу, дату увольнения, изменения профессии (должности).

Обратите внимание!
Полагаем, поручать заполнение личных карточек специалисту по охране труда не стоит, поскольку в рамках своих должностных обязанностей он контролирует правильность их ведения. Вместе с тем у службы охраны труда можно получать необходимые для заполнения карточки сведения. Например, о полагающихся работнику СИЗ.

Зафиксировать порядок заполнения личной карточки можно в ЛПА, регламентирующем выдачу СИЗ.

3. Как вести личную карточку учета СИЗ в электронном виде? Надо ли ее распечатывать?

Согласно законодательству личные карточки можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. В целом названные способы схожи. Тем не менее второй вариант имеет свои нюансы.

Во-первых, для ведения карточки в «электронке» нужны специальные компьютерные программы. По выбору организации это может быть:

— программа для работы с таблицами или базами данных (к примеру, Microsoft Excel, Microsoft Access);

— адаптированная для учета СИЗ программа бухучета;

— специальное программное обеспечение.

Во-вторых, надо учитывать следующее:

— законодательство требует, чтобы при ведении карточки в электронной форме обеспечивалась идентификация работника (ч. 5 п. 43 Инструкции о СИЗ). При этом не раскрывается, что понимать под идентификацией. Можно предположить, что речь идет о возможности установить тождество личности работника по совокупности признаков. По нашему мнению, чтобы соблюсти это требование, достаточно правильно занести в личную карточку сведения о работнике (Ф.И.О., профессию (должность) и т.п.). По ним и можно будет его идентифицировать;

— в личной карточке, имеющей электронный вид, работник не может поставить подпись в подтверждение получения (возврата) СИЗ. Поэтому фиксировать выдачу СИЗ требуется в отдельном документе (ведомость учета выдачи СИЗ и т.п.) с указанием в личной карточке его номера и даты (ч. 5 п. 43 Инструкции о СИЗ). Полагаем, по аналогии целесообразно отражать и возврат СИЗ (к примеру, с использованием ведомости возвращенной спецодежды).

Распечатывать личную карточку, которая имеет электронный вид, нет необходимости, поскольку законодательство предусматривает два способа ее ведения.

4. Надо ли фиксировать в личной карточке учета СИЗ выдачу работникам санитарной одежды?

Главная функция санитарной одежды — защитить предметы труда от неблагоприятных факторов, связанных с работником. Например, участвующий в производстве хлеба работник убирает волосы под колпак, чтобы предотвратить их попадание в пищевые продукты (п. 265 Санитарно-эпидемиологических требований N 130).

СИЗ же предназначены для предотвращения или уменьшения воздействия на работника вредных (опасных) производственных факторов, а также для его защиты от загрязнений, неблагоприятных температурных условий. То есть спецодежда защищает непосредственно работника.

Напомним, нормы выдачи СИЗ устанавливаются ТНПА, принятыми Минтруда и соцзащиты. Порядок обеспечения ими работников определяется Инструкцией о СИЗ. Именно этот НПА обязывает нанимателя делать отметки о выдаче/возврате спецодежды (а не санитарной одежды) в личной карточке учета СИЗ.

Как фиксировать выдачу санитарной одежды, в законодательстве не закреплено. Полагаем, заносить информацию о ней в личную карточку учета СИЗ не стоит.

По нашему мнению, организации, которая обязана обеспечивать работников санитарной одеждой, целесообразно установить в ЛПА собственный порядок выдачи таковой. Например, факт выдачи/сдачи можно отражать в личной карточке учета санитарной одежды или журнале регистрации выдачи/возврата санитарной одежды. Их формы нужно разработать самостоятельно.

Обратите внимание!
Некоторая одежда (халат, комбинезон, нарукавники, куртка и т.д.) может выступать и в роли СИЗ, и в роли санитарной одежды. Поэтому, чтобы не допустить ошибок, обеспечить работника всем необходимым и верно все задокументировать, в каждом конкретном случае с учетом норм выдачи стоит проверять, к какому виду защиты одежда относится.

5. Как отразить в личной карточке учета СИЗ списание спецодежды?

Списание спецодежды — хозоперация. Для того чтобы отразить ее в бухучете, нужен специальный ПУД (абз. 24 ст. 1, п. 1 ст. 10 Закона N 57-З; п. 42 Инструкции о СИЗ). Личная карточка учета СИЗ для этих целей не подходит: она не является ПУД и используется исключительно для фиксации выдачи/сдачи спецодежды.

На практике для отражения списания СИЗ используют самостоятельно разработанные документы. Например, требование-накладную на выдачу СИЗ, ведомость выдачи спецодежды, акт на списание. Какой документ выбрать, зависит от закрепленного в учетной политике метода списания спецодежды.

6. Когда вносятся изменения в личную карточку учета СИЗ и как они оформляются?

Личные карточки учета СИЗ заполняются на протяжении всего периода работы сотрудников в организации, в течение которого они пользуются спецодеждой. За это время может потребоваться внести в документ изменения:

— в связи с корректировкой типовых норм, по которым работник обеспечивается СИЗ;

— изменением сведений о работнике (смена фамилии, изменение антропометрических показателей (рост, размер конкретных СИЗ), изменение показателей корригирующих очков и т.д.);

— с целью исправить ошибки в сведениях о СИЗ (если, допустим, из-за счетной ошибки неверно определены процент износа, стоимость СИЗ) и т.д.

Законодательство не регламентирует, как вносить корректировки в личную карточку. На практике применяются определенные правила в зависимости от того, в каком виде документ ведется. Если в электронном — удаляются старые сведения и вносятся новые. Если в бумажном — прежние сведения обычно зачеркиваются одной чертой (или заключаются в скобки), а новые указываются сверху или рядом. Работник, оформляющий личную карточку, как правило, заверяет изменения своей подписью с расшифровкой (должность и Ф.И.О.).

7. В каком случае требуется указывать в личной карточке учета СИЗ показатели корригирующих очков?

Корригирующие очки используются для коррекции зрения при различных нарушениях: близорукости, дальнозоркости, астигматизме и т.д.

Следовательно, работники с названными заболеваниями нуждаются в коррекции зрения постоянно, в том числе при использовании иных СИЗ глаз (защитных очков). Однако не всегда конструкция последних позволяет надевать их на очки. И зачастую работники пользуются только очками для коррекции зрения, что является причиной производственных травм с повреждением глаз. Чтобы не нарушать правил охраны труда, наниматель должен обеспечить таких работников защитными очками с корригирующим эффектом.

Они выполняют две функции:

— защищают глаза от механического, иного воздействия;

— корректируют аномалии рефракции и аккомодации глаза.

Подобные очки могут понадобиться для сварочных, шлифовальных, фрезеровочных, лабораторных работ и т.д.

Показатели таких очков заносятся в личную карточку учета СИЗ на основании индивидуального рецепта врача офтальмолога.

8. Как отразить в личной карточке учета спецодежды, что период ее использования продлен?

Период использования СИЗ может продлеваться по двум основаниям:

1) если специальная одежда (обувь) эксплуатировалась неполное рабочее время (п. 25 Инструкции о СИЗ);

2) если сохранились защитные характеристики и качества СИЗ (п. 27 Инструкции о СИЗ).

Применяя эти основания, нужно учитывать ряд нюансов.

Первое основание касается исключительно специальной одежды и обуви. Решение о продлении по нему согласовывается с профсоюзом (при наличии). Период использования увеличивается пропорционально разнице между рабочим временем нормальной продолжительности и фактически отработанным.

Второе основание распространяется на все виды СИЗ и согласования не требует. Продлить период использования по нему можно только на срок, в течение которого сохраняются защитные свойства и качества СИЗ, установленные ТНПА (эксплуатационными документами). При этом нужно иметь в виду, что период использования с учетом продления не может превышать срок службы (годности, хранения), определенный изготовителем.

Предложение о продлении периодов использования СИЗ, как правило, выносит специальная комиссия, которая следит за качеством СИЗ и определяет, можно ли б/у спецодежду использовать по назначению и если можно, то как долго. Решение о продлении принимает наниматель (п. 25, 27 Инструкции о СИЗ). Оформить его можно (п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— либо проставив гриф утверждения согласно требованиям делопроизводства в акте осмотра СИЗ, составленном комиссией;

— либо издав соответствующий приказ.

По нашему мнению, информация о продлении периода использования в личной карточке учета СИЗ отражается в том же порядке, что и сведения о выдаче б/у спецодежды. Краткий алгоритм таков:

1) СИЗ по истечении периода использования возвращаются нанимателю, о чем в личной карточке, в графах возврата СИЗ, делаются соответствующие отметки;

— исследуют СИЗ на предмет возможности дальнейшего использования;

— если их защитные свойства сохранились, с учетом п. 25, 27 Инструкции о СИЗ определяют процент износа и период, в течение которого спецодежду еще можно эксплуатировать;

— принимают соответствующее решение;

3) сданную ранее спецодежду выдают работникам. При этом в личной карточке заполняют соответствующие графы о выдаче СИЗ. По нашему мнению, СИЗ должны быть предварительно постираны, при необходимости отремонтированы и т.д.

9. Где хранить личные карточки учета спецодежды, которые ведутся в бумажной форме?

Оперативное хранение личных карточек учета СИЗ законодательством не регламентировано. Соответствующие вопросы регулирует сама организация с учетом своих особенностей. Принятые правила можно закрепить в ЛПА, которым определяется порядок выдачи СИЗ в организации.

Обычно личные карточки хранит ответственный за их ведение (например, кладовщик) с соблюдением требований делопроизводства. В частности, документы должны размещаться в запираемых шкафах, которые обеспечивают их сохранность, предохраняют от пыли и воздействия солнечного света (п. 213 Инструкции по делопроизводству).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник