корпоративное такси что это такое
Корпоративное такси: услуга, формирующая положительный имидж компании
Зачем нужно корпоративное такси?
Само собой разумеется, что теоретически сотрудники могут самостоятельно заказать себе машину. Однако, заказывая услугу корпоративного такси, компания заявляет об определенном статусе бизнеса — показывает уважительное отношение к своему персоналу (корпоративная культура имеет большое значение) и создает мотивационный фактор.
В итоге компания оказывается в выигрыше. Сотрудники понимают, что это делается для них, и, даже из чувства ответственности и благодарности, стараются изо всех сил сделать свою работу более продуктивной. Такая вот простая, но полезная психология.
В Москве наиболее выгодные условия для заказа такой услуги, как «корпоративное такси», представлены у сервиса «Ангел Такси», и вот почему:
То есть ломать голову над тем, где заказать услугу корпоративного такси в Москве и Подмосковье, не придется — положительный имидж гарантирован: о компании, регулярно заказывающей такси для сотрудников, не станут писать в отзывах ничего плохого даже после перехода на другую работу. С 90-процентной вероятностью.
Время — деньги
С какой еще целью компании заказывают корпоративное такси для своего персонала?
Да потому, что время — деньги: это известное выражение в современных условиях стоит воспринимать практически буквально. Сотрудник, вовремя оказавшийся на рабочем месте, сможет в оговоренный час приступить к выполнению своих обязанностей и, соответственно, сделает больше.
Такси для корпоративных клиентов
Еще одна незаменимая услуга — заказ такси для корпоративных клиентов. И вовсе не обязательно держать в своем штате водителя с личным автомобилем, ведь заказ этой услуги обойдется гораздо дешевле, а выглядеть при этом будет эффективнее.
В любое время рабочего дня клиент, которым компания дорожит, может быть доставлен в офис фирмы или в какое-либо другое место.
Естественно, что со стороны клиента оценка такой услуги будет исключительно положительной. А это опять же формирование положительного имиджа компании.
Заказ такси онлайн
Чтобы сотрудничать с такси «Ангел» было удобнее, на сайте этого сервиса есть такой удобный раздел, как «Кабинет клиента».
Там можно посмотреть всю информацию о предыдущих заказах, рассчитать тарифы, создать заявки на новые поездки, ознакомиться с предлагаемыми условиями и подобрать наиболее подходящие услуги. Причем заявки можно оставлять не только в телефонном режиме, но и онлайн!
Оперативность подачи авто, как и удобство и безопасность поездки, гарантируется. Это основные условия, которые клиенты требуют от любой службы такси. В сервисе, где работают квалифицированные профессионалы, это понимают, а потому делают все возможное, чтобы соответствовать вышеуказанным требованиям. 
Чем хорошо Яндекс Такси для корпоративных клиентов? Изучаем кабинет
Рукопожатие.
Плюсы и минусы работы Яндекс Такси для корпоративных клиентов
Кто может стать корпоративным клиентом? Это юридическое лицо, организация, предприятие или гос.структура, которая постоянно использует определенную услугу. В нашем случае – это заказ такси.
Отличия корпоративного клиента от обычного
Согласно статистическим данным в 2018 году 23% корпоративных клиентов использует Яндекс такси, в прошлом отчетном периоде эта отметка составляла всего 16%.
Как и у любого другого сервиса, в Яндекс такси имеются свои преимущества и недостатки работы с корпоративными клиентами. Рассмотрим их по отдельности.
Плюсы
Минусы
Можно заметить, что плюсов у Яндекс такси намного больше, чем минусов. Поэтому можно смело говорить, что использование данного сервиса является очень выгодным и удобным.
Как начать работать таким клиентам с Яндекс такси?
Чтобы компания могла постоянно заказывать поездки для своих сотрудников, необходимо заключить соответствующий договор. Он заключается онлайн от имени юридического лица.
Подача заявки на сайте.
Что необходимо сделать?
Начать работу с Яндекс такси очень легко и просто, достаточно просто зарегистрироваться и подать заявку. Не нужно никуда ездить, все оформляется по интернету. Это очень удобно для любой компании.
Самим корпоративным клиентам необходимо попросить руководителя, администратора или секретаря компании внести их номера телефонов в кабинет Яндекс такси.
Как войти в личный кабинет корпоративного клиента?
У каждого клиента в Яндекс такси может быть зарегистрирован свой личный кабинет, в котором можно посмотреть историю всех поездок и их стоимость. Также с него легче заказывать машину, так как данные предыдущих заказов (адреса) сохраняются.
Чтобы зарегистрироваться в личном кабинете, клиенту необходимо указать свои:
Вход осуществляется после ввода номера телефона и пароля (кода).
Если забыл пин-код, можно выслать сообщение на привязанный номер и создать новый.
В кабинете можно заказывать машину на текущие поездки, фирма сможет отслеживать их активность. Это поможет руководству компании держать под контролем все транспортные расходы своих сотрудников.
Как заказать такси корпоративным клиентам?
Процесс заказа такси для клиентов также прост, как и процесс регистрации. Компания должна вызвать сотруднику такси до определенного места. Система отметит его номер как корпоративный и занесет информацию о поездке в отчет.
Водители Яндекс Такси.
Пошаговая инструкция действий
Также можно заказать такси позвонив в службу Яндекс по предоставленному номеру. В некоторых регионах он отличается, поэтому его лучше посмотреть в интернете. Московский номер – 8 499 550-05-05.
Как отменить такси?
Случается такое, что транспортное средство было уже заказано, но клиенты решили уехать на другой машине. В этой ситуации потребуется отмена заказа.
Можно сделать это двумя способами: по телефону и в приложении:
Оба способа очень просты в использовании и занимают совсем немного времени.
Как получать отчеты о поездках?
С помощью сервиса Яндекс такси можно получать подробный отчет о поездках сотрудников компании. Его можно просматривать в личном кабинете, либо подключить услугу, благодаря которой на личную почту руководителя будет приходить смс-оповещение о поездке. Для этого достаточно привязать свою электронную почту в Личном кабинете.
Какую информацию можно узнать из отчета о поездках?
Просмотр отчета поездок является очень большим плюсом для любой компании. В случае возникновения каких-либо споров или чрезвычайных ситуаций, можно легко узнать все необходимые данные той или иной поездки.
Заключение
За последнее время Яндекс такси стал одним из самых популярных сервисов для совершения различных поездок. Машины используются не только физическими, но и юридическими лицами. Любая компания может заключить договор с Яндекс и заказывать для своих сотрудников такси в любой подходящий момент. Это очень удобно и дешево.
Работа с федеральным партнером Яндекс Такси. Техническая поддержка 24/7. Автоматические выплаты бесплатно, комиссия на заказы 3%
Что такое корпоративное такси? Плюсы Яндекс.Такси для бизнеса
Яндекс.Такси для бизнеса
Все знают, что такое такси. Обычно к его услугам прибегают, если люди куда-то спешат (работа, деловая встреча, свидание и т.д.). Или груз тяжелый и пользоваться другим транспортом (автобус, троллейбус, метро) неудобно.
Однако есть еще корпоративное такси. Данное понятие мы разберем ниже. Посмотрим, что это такое корпоративное такси, зачем оно нужно, кто, где и как пользуется его услугами, есть ли у него преимущества.
Вам также будет интересно
ТОП-10 банков для бизнеса
Для чего нужно корпоративное такси
Как правило, клиентами корпоративного такси являются сотрудники крупных компаний. Конечно, такие предприятия могут иметь свой пар автомашин. Однако потребуется место для стоянки автомобилей, штат водителей, возможно, сотрудники для ремонта транспортных средств. Одним словом, нужно иметь гараж.
Поэтому организации, проведя расчеты, могут посчитать, что выгоднее пользоваться услугами корпоративного такси. Поэтому этот вид обслуживание становится популярным и востребованным в России.
Услуга такси, предназначенное для корпоративных клиентов (составляется договор между заказчиком и исполнителем), выгодно для обеих сторон. Чем больше будет заказов, и чем длительные взаимоотношения, тем выгоднее станет стоимость услуги. Корпоративным клиентам дается скидка, увеличивающаяся со временем. Кроме того, вызовы от них всегда будут в приоритете. И даже если клиент находится в отдаленном районе, машина будет подана своевременно.
Следующий плюс – безналичная оплата. Заплатить за проезд может компания и не обязательно сразу же. Можно в течение недели, декады или полумесяца. Все зависит от соглашения сторон. Так упрощается работа бухгалтерии.
Служба такси также выигрывает от сотрудничества, потому что, большое количество поездок полностью компенсирует выданные скидки.
С помощью корпоративного такси можно решить следующие проблемы:
Как видите, вариантов достаточно. Итак, вы поняли, что это такое корпоративный заказ и есть ли нужда в таком такси.
Теперь расскажем об одном таком крупном сервисе.
Корпоративное такси от Яндекс для бизнеса
Сервис Яндекс Такси предлагает корпоративным клиентам вызывать такси, не пользуясь услугами диспетчера. Заказ доступен для оформления на сайте организации и через приложения:
Сервис Яндекс Такси, предназначенный для бизнеса, предъявляет серьезные требования к партнерским таксопаркам. Все водители обязаны периодически проходить специальную аттестацию, а используемые автомобили — проверку на соответствие стандартам компании.
Корпоративное Такси Яндекс дает следующие преимущества:
Теперь посмотрим, какие машины подходят с тарифами для Яндекс Такси бизнес. Они разделены на следующие классы:
Для чего компании используют корпоративное такси
Отвечают представители «Л’Этуаль», московского ЦУМа, банка «Открытие», сети re:Store и Comedy Club.
Материал подготовлен при поддержке Gett Business Solutions
До весны 2017 года сотрудники ездили на собственном транспорте банка или машинах транспортной компании. Такси приходилось заказывать заранее, и каждая поездка тарифицировалась по часам. Руководство решило заменить транспортные компании агрегаторами такси. Мы выбрали Gett и ещё одну службу.
Раньше рабочие поездки оформлял диспетчер банка. Сотрудник оставлял заявку, и диспетчер включался в задачу. После одобрения заявки назначали либо автомобиль компании, либо Gett.
Мы поняли, что процесс необходимо автоматизировать. Тем, кто задерживался на работе до 23:00, приходилось беспокоить сотрудника, распределяющего заказы, в нерабочее время. Это было неудобно. В итоге Gett интегрировали по API в платформу банка. Сотрудники начали заказывать такси самостоятельно, без помощи диспетчера.
Существенной экономии нам удалось добиться, почти полностью отказавшись от классических поставщиков услуг.
До этого мы тратили больше 2 млн рублей в месяц.
Транспортные компании предоставляли машину на целый день. При этом большую часть времени водитель мог простаивать. После перехода на Gett и еще одного альтернативного поставщика банк сократил расходы на 1 млн рублей. Для сравнения, в четвертом квартале 2017 года мы сэкономили около 30–40% по сравнению с первым кварталом.
В сети «Л’Этуаль» более тысячи магазинов и огромный штат персонала. Многих нужно привезти на работу и отвезти домой. В Москве и области мы используем для этого собственный автопарк. Но в регионах, особенно небольших городах, мы не можем себе этого позволить.
До появления агрегаторов такси «Л’Этуаль» пользовался услугами местных ИП или мелких компаний, с которыми сложно работать прозрачно. Мы требовали строгую отчётность, но не могли её получить. В разных городах приходилось организовывать все процессы с нуля, тратились деньги, время и нервы. В итоге с каждой фирмой мы заключали договор, расплачивались наличными и иногда по безналичному расчёту.
Потом появились агрегаторы, и «Л’Этуаль» пришёл к Gett. Мы ввели политику, где у сотрудников появились ограничения в зависимости от должности и целей поездки. Магазины делятся по регионам с центром расходов в Москве. Кост-центры находятся в крупных региональных городах. От них мы получаем консолидированную отчетность, которая легко сверяется с данными в личном кабинете.
Я курирую делопроизводителей и документооборот компании «Л’Этуаль». После перехода на Gett я ощутил мгновенный эффект — ушёл миллионный наплыв авансовых отчётов и документов. Теперь легко оценить целесообразность расходов и ценообразование каждой поездки. Один контрагент и исчерпывающая информация в личном кабинете упростили задачу. Я получаю отчёт по любому региону и сотруднику в два клика.
Нам удалось сократить расходы примерно на 40%.
С 2016 года сотрудники «ЦУМ Дисконт» ездили на корпоративном такси Gett на работу, домой и между магазинами. В Москве работает шесть дисконтов, и для этих целей все магазины требовалось связать между собой.
К Новому году ЦУМ также начал развозить персонал. В период праздников сотрудникам часто приходилось задерживаться. Но ситуация оставалась дискомфортной, поэтому и ЦУМ подключил корпоративное такси.
Примерно в этот же период мы стали предлагать нашим клиентам возможность бесплатно уехать из магазина с покупками на такси Gett.
Если клиент с бонусной картой потратил больше 100 тысяч рублей, он может воспользоваться такси VIP-класса за счёт ЦУМа.
Кассиры анонсируют клиенту такую возможность, связываются с колл-центром, где оператор через личный кабинет заказывают машину. Услуга быстро обрела популярность. Клиентам больше нравится уезжать с покупками на такси, чем приезжать на личном авто. Так отпадает необходимость в поиске парковочных мест у ЦУМа, которые не всегда есть.В среднем за месяц выходит около 300 поездок, и их число продолжает расти.
Руководство компании использует такси для поездок на деловые встречи. Примерно два-три года назад мы отказались от использования транспортной компании и пересадили сотрудников на Gett. Комфортный автомобиль с вежливым водителем был в приоритете для топ-менеджмента. От транспортной компании мы отказались прежде всего из-за хамства и опоздания автомобилей.
Транспорт для руководителей заказывают их персональные ассистенты. В среднем выходит больше ста поездок в месяц.
Корпоративное такси: варианты использования, способы снижения налоговых потерь и требования к документации
Каждому руководителю важно, чтобы сотрудники работали эффективно. Если в их обязанности входят встречи в разных местах города, то от того, насколько быстро и комфортно сотрудники будут передвигаться между ними, зависит и количество сделок, и мотивация специалистов. Решить вопрос перемещений можно с помощью услуг корпоративного такси у агрегаторов — таких как Яндекс.Такси для бизнеса. По сравнению с общественным транспортом это быстрее, продуктивнее (сотрудники не устают от дороги) и безопаснее для всех во время пандемии. Кроме того, снижается риск утечки информации, если сотрудник ведет в пути телефонные переговоры.
Агрегаторы работают с компаниями на основании договора оказания услуг по организации перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Услуги оплачиваются по безналичному расчету. В этой статье мы рассмотрим, как можно использовать и оформлять услуги такси в рамках договора и оптимизировать налоговую нагрузку.
К сожалению, налоговое законодательство отстает от современных реалий и не всегда считает такси обоснованными бизнес-расходами. Для уменьшения налоговых потерь руководителю нужно заранее определить подходящие варианты использования корпоративного такси. Все возможные ситуации перечислены в таблице 1.
В период эпидемии работники, которые пользуются общественным транспортом (и, следовательно, бизнес работодателя), подвергаются повышенному риску. Весной 2020 года бизнес-сообщество предлагало освободить от НДФЛ доходы от услуг перевозок пассажиров и багажа, в том числе легковым такси, доставки отправлений, услуг краткосрочной аренды автомобилей (услуг каршеринга) и разрешить работодателям включать расходы на данные услуги в расходы для целей налога на прибыль. Однако, эти предложения не были приняты.
Тем не менее, многие работодатели проявили социальную ответственность и разрешили работникам пользоваться такси для поездок из дома на работу и обратно. Несмотря на то, что налоговое законодательство не предусматривает каких-либо льгот для этих услуг в период эпидемии, учесть затраты на такси в расходах по налогу на прибыль всё-таки можно (смотрите случаи 2, 3).
Такси для корпоративных клиентов: варианты использования, налоговые потери и требования к документации
Все варианты можно сравнить по нескольким критериям, которые вы видите в таблице. Первый — это налоговая нагрузка, а именно возможность включения затрат в расходы по налогу на прибыль или УСН, возможность вычета НДС по услугам такси и их исключение из базы по зарплатным налогам (НДФЛ и страховыми взносами). Второй важный критерий — требования к оформлению документов: есть ли необходимость ведения громоздкого персонифицированного учета и большого объема документации или нет. Для кого-то составление и хранение большого набора документов будет оправдано — если включение затрат в расходы экономически выгодно. Но в случае, когда доля расходов на корпоративный транспорт в общем бюджете незначительна, оформлять услуги такси по первому варианту не имеет смысла — из-за огромного документооборота, который нужно не только создать, но и хранить в течение минимум 4-х лет. Также важно учитывать систему налогообложения: некоторым компаниям можно не задумываться о затратах. Сюда относятся компании с УСН 6%, убыточные юрлица, медцентры, которые платят налог на прибыль по ставке 0%, некоммерческие организации, которые могут оплачивать услуги такси из целевых средств и т. д. В таких случаях для использования такси корпоративным клиентам лучше выбрать вариант 4 или 7. Это существенно уменьшит документооборот в организации.
К этой статье прилагается набор документов, которые важно составить в каждой из рассматриваемых ситуаций. В комплекте документов вы найдете в том числе ответы на возможные вопросы налоговых органов. А в каждом блоке — бухгалтерские и налоговые нюансы использования корпоративного такси.
Ситуация 1. Поездки в связи со служебной необходимостью, исключая поездки дом — работа — дом
Одна из самых распространенных ситуаций использования такси как бизнес-расхода — это служебные поездки.
В этом варианте необходимость каждой поездки нужно доказывать и подтверждать актами и отчетами — даже если у сотрудника в трудовом договоре есть пункт о разъездном характере работы. Хранить документы компания обязана в течение 4-х лет.
Лимиты и ограничения
Обычно агрегатор такси позволяет настроить лимит по сумме для конкретного сотрудника, класс такси, который он может заказывать, а также ограничить по времени заказ корпоративного такси определенными часами.
Лимит помогает контролировать затраты и предупреждает злоупотребление со стороны сотрудников. Но для налоговых целей наличие лимита не доказывает служебную необходимость поездок и не исключает налоговые риски: они остаются, хотя, возможно, снижаются. Сейчас лимиты часто используются для нормирования затрат на мобильную связь, а организации могут учитывать эти расходы в налоговых целях и не подтверждать экономическую обоснованность каждого звонка. Это возможно, поскольку по этому вопросу сложилась положительная судебная практика. К сожалению, аналогичных судебных решений по услугам корпоративного такси пока нет.
Некоторые агрегаторы позволяют запретить вызов такси за счет компании в определенное время суток. Поездки вне рабочего времени действительно стоит либо ограничить, либо оформить как вариант 4. В противном случае есть риск получить от работника требования о выплатах за сверхурочную работу.
Календарь как замена большого количества служебных записок
Чтобы включить в расходы затраты на такси, нужно подтвердить факт служебной необходимости поездки. Подтверждающими документами могут быть служебная записка сотрудника (при достаточно редких поездках) или маршрутный лист (при частых поездках). Если поездки случаются хотя бы несколько раз в неделю, то на составление служебных записок уходит много времени. Кроме того вырастает объем документации, которую нужно хранить. Этот пакет можно заменить на один документ — скриншот рабочего календаря за неделю. Календарь может быть любым: привязанным к почте (Яндекс, Google) или календарем из вашей CRM. Важно, чтобы он был распечатан и утвержден руководителем, который, собственно, и заинтересован в улучшении результатов работы конкретного сотрудника. В календаре нужно указывать не только место и собеседника, но и цель встречи. К примеру, «переговоры по условиям поставки мыла» (смотрите рисунок 1 — Пример календаря). Важно, чтобы из записи в календаре было понятно, что поездку совершали именно для служебных целей.
Как настроить процесс использования календаря?
Шаг 1. Сотрудник подключается к системе, где можно отмечать встречи (календарь в Яндекс.Почте, Gmail, календарь из CRM).
Шаг 2. Сотрудник назначает встречи.
Шаг 3. Руководитель подтверждает проведенные встречи.
Шаг 4. Календарь распечатывается каждую неделю, а производственная необходимость поездок подтверждается визой руководителя.
Бухгалтерские проводки в ситуации 1
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по рабочим поездкам на основании счета-фактуры от агрегатора.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора включен в книгу покупок в части рабочих поездок и сумм в пределах лимита.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, служебная необходимость которых не подтверждена, а также деловых поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 – отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (если служебная необходимость была не подтверждена или превышен лимит на деловые поездки).
Налоги в ситуации 1
Включить затраты на служебные поездки в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией). Кроме того, по мнению Минфина РФ, если компания в качестве служебного транспорта использует услуги такси, эти расходы можно признать по статье «Расходы на содержание служебного транспорта» (Письмо Минфина РФ от 20.10.2017 г. № 03-03-06/1/68839).
НДС, указанный агрегатором в счете-фактуре, можно вычесть (включить в книгу покупок) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Компании, которые платят налог по упрощенной системе налогообложения, также могут списать затраты на служебные поездки на основании указанного выше письма Минфина РФ и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (Расходы на содержание служебного транспорта).
Зарплатными налогами расходы на такси не облагаются: это расходы для целей организации, а не физического лица. Поездки сверх лимита, если он был установлен, или нецелевые поездки сотрудники оплачивают сами (их стоимость удерживается из зарплаты). При этом заявления об удержании стоит собрать с сотрудников заранее.
Ситуация 2. Поездки дом — работа — дом как часть оплаты труда
Некоторые организации включают услуги такси в соцпакет как часть оплаты труда сотрудника. Если ограничиться только оплатой поездок на такси из дома на работу и обратно (а в период пандемии это особенно актуально), затраты на такие поездки можно включить в расходы для целей налогообложения. При этом работодатель может устанавливать лимиты на использование такси, чтобы предупредить злоупотребление со стороны сотрудников.
Чтобы подтвердить право на вычет расходов на основании ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, нужно убедиться, что внутренние положения компании, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливается в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».
Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.
Бухгалтерские проводки в ситуации 2
Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отражены расходы, связанные с оплатой услуг такси как часть оплаты труда по подтвержденным суммам в пределах лимита.
Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы на стоимость поездок по подтвержденным суммам в пределах лимита.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре от агрегатора включен в книгу покупок в части подтвержденных сумм в пределах лимита.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость нецелевых поездок или поездок сверх лимита, которые оплачивает сотрудник (удерживается из зарплаты).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита, нецелевые поездки).
Налоги в ситуации 2
Чтобы включить выплаты в систему оплаты труда для целей налогообложения, нужно указать их в таком качестве в положении об оплате труда или другом локальном нормативном акте (по ст. 8 Трудового кодекса РФ). Услуги такси можно включить в расходы для налога на прибыль на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ как расходы на оплату труда.
НДС, который агрегатор выставляет в части подтвержденных поездок в пределах установленного лимита, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Плательщики УСН также могут включить в затраты расходы на такси как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Расходы на такси в пределах лимита являются частью системы оплаты труда и не включены в перечень необлагаемых доходов физических лиц. Поэтому они облагаются зарплатными налогами в полном объеме (НДФЛ и страховыми взносами). Стоимость поездок сверх лимита удерживают из зарплаты сотрудника на основании заявления, которое лучше подписать заранее.
Ситуация 2а. Коллективные поездки дом — работа — дом как часть оплаты труда
Бухгалтерские проводки в ситуации 2а
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с коллективными поездками сотрудников на такси.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — НДС по коллективным поездкам включен в книгу покупок.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, совершенных с нарушениями правил оказания услуг такси (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки с нарушениями правил).
Налоги в ситуации 2а
При использовании коллективного такси включить затраты в расходы для налога на прибыль можно на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ. Эти расходы считаются затратами на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования в силу технологических особенностей производства (за пределами времени работы общественного транспорта). В этом случае в компании обязательно должен быть подписан локальный нормативный акт о включении в систему оплаты труда оплаты проезда сотрудника по маршруту дом — работа — дом. Это подтверждают письма Минфина РФ (от 23.01.2020 г. № 03-03-06/1/3758 и от 16.04.2019 г. № 03-03-07/26913).
НДС, выставленный агрегатором в стоимости коллективных поездок, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Плательщики УСН могут включить в расходы затраты на такси как расходы на оплату труда на основании подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Платить НДФЛ и страховые взносы компания не должна, поскольку объект налогообложения в этом случае отсутствует: доходы физических лиц, которые они получили в натуральной форме, посчитать невозможно (п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Письма Минфина России также подтверждают, что, если сотрудники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по налогу на доходы физических лиц не возникает (письма от 21.04.2014 г. № 03-03-06/1/18198 и от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715).
Если сотрудники нарушают правила вызова такси, стоимость услуг агрегатора с НДС удерживают из зарплаты инициатора поездки. Делается это на основании заявления сотрудника, которое нужно составить заранее.
Ситуация 3. Поездки дом — работа — дом как выплата социального характера
Другой, более рискованный вариант оплаты поездок работа — дом — работа — это оформление их как выплаты социального характера, не связанной с результатами труда. Судя по положительной судебной практике по другим подобным выплатам, в такой ситуации можно сэкономить на страховых взносах. Однако, есть риск, что свое право не начислять страховые взносы компании придется доказывать в суде. Поэтому при оформлении этого варианта важно не ошибиться ни в одном слове.
Такой вариант нельзя использовать в качестве способа мотивации, то есть нельзя устанавливать лимиты и класс такси в зависимости от должности, позиции, грейда или для конкретного сотрудника. Критически важно, чтобы размер выплат никак не был связан с результатами труда. Все условия оплаты поездок, включая лимиты и класс такси, должны быть одинаковыми для всех работников компании вне зависимости от должности и статуса. Исключение можно сделать, если это необходимо, только для надомников и совместителей: для них передвижения между домом и работой не выглядят обязательными. Ситуации 2 и 3 являются взаимоисключающими: в одной компании можно применять только один из этих вариантов оформления поездок из дома до работы и обратно.
Хотя в этой ситуации выплаты не связаны с результатами труда, они включаются в фонд оплаты труда на основании локального нормативного акта (Положения об оплате услуг корпоративного такси для поездок сотрудников из места проживания на работу и обратно как выплат социального характера). Поэтому они подпадают под исключение, установленное п. 26 ст. 270 НК РФ для случаев, «когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами». Как часть фонда оплаты труда они включаются в расходы по налогу на прибыль и УСН и облагаются НДФЛ.
Чтобы подтвердить право на вычет расходов на основании ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, нужно убедиться, что внутренние положения организации, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливаются в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».
Выплаты социального характера, которые основаны на коллективном договоре и не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий выполнения самой работы, не считаются вознаграждением за труд. А значит, не облагаются страховыми взносами. Такой вывод поддержан судами (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 г. № 17744/12 и Определение СКЭС ВС РФ от 25.03.2015 г. № 309-КГ15-602, от 24.09.2018 г. № 310-КГ18-14056, а также Постановление 9ААС № 09АП-39743/2020 по делу А40-147489/19).
Здесь вы найдете комплект документов для оформления расходов на услуги такси для поездок дом — работа — дом как выплат социального характера. В этой ситуации важно вести персонифицированный учет, а также контролировать маршруты между местом работы и местом жительства каждого сотрудника. Только так поездки могут быть включены в расходы организации.
Стоимость поездок сверх лимита и нецелевых поездок удерживают из зарплаты сотрудников на основании заявления. Их стоит собрать заранее.
Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.
Бухгалтерские проводки в ситуации 3
Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отражены подтвержденные расходы в пределах лимита.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора в части подтвержденных поездок и сумм в пределах лимита включен в книгу покупок.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.
Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ с услуг такси в пределах лимита.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость нецелевых поездок и поездок сверх лимита, которые оплачивает сотрудник.
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита, нецелевые поездки).
Налоги в ситуации 3
Включить в расходы для налога на прибыль и УСН оплату услуг такси по маршруту дом — работа — дом в пределах лимита как выплату социального характера можно на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ и локального нормативного акта компании, по которому они считаются расходами на оплату труда. Плательщики УСН также могут включить в затраты расходы на такси по этому же основанию (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
НДС, выставленный агрегатором в стоимости поездок в пределах лимита, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Расходы на такси как выплата социального характера в пределах установленного лимита облагаются налогом на доходы физических лиц. Страховыми взносами эти выплаты не облагаются на основании судебной практики по указанным выше причинам. Превышение лимита не облагается страховыми взносами и НДФЛ, поскольку такие поездки оплачивает работник, а значит, они не являются его доходом. Для того, чтобы удержать стоимость услуг такси сверх лимита, нужно получить письменное заявление сотрудника — желательно заранее.
Ситуация 4. Поездки по личным целям, исключая поездки дом — работа — дом
Некоторые компании разрешают сотрудникам пользоваться такси без подтверждения служебной необходимости и оплачивают эти расходы из чистой прибыли. Например, когда поездки на такси включены в соцпакет организации или для снижения риска заражения в период эпидемии. В этой ситуации не нужно собирать большой пакет документов для включения затрат в расходы. Компенсация в таком варианте считается оплатой труда и поэтому облагается страховыми взносами и НДФЛ.
Чтобы снизить риск доначисления НДС на стоимость указанных поездок, нужно убедиться, что внутренние положения организации, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливаются в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».
Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.
Бухгалтерские проводки в ситуации 4
Дт 91 (20, 26, 44) с субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 70 — отражены расходы, связанные с оплатой услуг такси по личным целям в пределах лимита.
Дт 60 Кт 51 — оплачены расходы агрегатору, включая НДС.
Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок сверх лимита, которую возмещают сотрудники.
Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ со стоимости поездок в пределах лимита.
Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы на стоимость поездок в пределах лимита.
Налоги в ситуации 4
Включить в расходы для налога на прибыль и УСН сами выплаты невозможно, поскольку они идут из чистой прибыли организации. При этом страховыми взносами и НДФЛ услуги такси облагаются в пределах лимита. Суммы страховых взносов уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на основании подп. 1 п. 1 стр. 264 Налогового кодекса РФ и УСН на основании подп. 7 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 28.06.2017 г. № 03-03-06/1/40670, от 17.10.2016 г. № 03-04-06/60254, от 14.10.2016 г. № 03-03-06/1/60067). Услуги такси сверх лимита оплачиваются за счет сотрудника и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как суммы, которые удерживаются из зарплаты. Письменное заявление об удержании из зарплаты стоимости таких поездок лучше получить от сотрудников заранее.
Ситуация 5. Поездки гостиница — объект — гостиница во время командировки
В командировке сотрудникам удобнее использовать такси: так они не будут тратить время на изучение схемы движения общественного транспорта, а займутся решением своих непосредственных задач. При работе с федеральными агрегаторами не нужно заключать новый договор в каждом городе, куда едет командированный сотрудник: он будет пользоваться приложением, как и раньше, выбирая способом оплаты Бизнес-аккаунт.
В варианте с поездками внутри командировки есть риск, что налоговые органы попытаются квалифицировать их не как бизнес-расходы, а как расходы на проживание в командировке, которые покрываются суточными. К сожалению, виды расходов, которые действительно покрываются суточными, в законодательстве не конкретизированы. Есть судебное решение, которое утверждает, что суточные по своей правовой природе призваны компенсировать экономные расходы командированного работника на питание (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 22.05.2017 г. № Ф08-3133/2017 по делу № А32-2698/2016). Тем не менее, расходы на такси без должного обоснования также могут быть квалифицированы как расходы, связанные с проживанием в командировке, а значит уже включенные в суточные.
Чтобы этого избежать, нужно документально подтвердить, что расходы на такси не просто связаны с командировкой, а понесены в интересах работодателя и с его разрешения. В этом случае компания сможет ссылаться на то, что возмещению работнику подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия работодателя (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).
Чтобы подтвердить, что расходы на поездки внутри командировки были понесены в интересах работодателя, а не работника (то есть показать служебную необходимость таких поездок), нужно контролировать маршрут сотрудника и соотносить его с целью командировки. Например, с помощью служебной записки или календаря, как в ситуации 1.
Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси в бизнес-поездке должны быть оплачены как расходы, связанные с командировкой. Эти затраты могут быть включены в состав расходов для целей налогообложения налогом на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Бухгалтерские проводки в ситуации 5
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора в части рабочих поездок и сумм в пределах лимита включен в книгу покупок.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, служебная необходимость которых не подтверждена, а также деловых поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки с неподтвержденной служебной необходимостью и деловые поездки сверх лимита).
Налоги в ситуации 5
Включить затраты на служебные поездки в командировке в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 12, 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Расходы на командировки, другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией). При этом в подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ установлен открытый перечень расходов на командировки (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). Подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ является вторым основанием для включения затрат на услуги такси внутри командировки в расходы.
У организаций, уплачивающих УСН, такого маневра нет: они могут списать затраты на такси внутри командировки только на основании подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, который также содержит открытый перечень расходов на командировки.
НДС со стоимости услуг агрегатора по поездкам внутри командировки принимается к зачету в стандартном порядке (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ).
Зарплатными налогами расходы на такси не облагаются: это расходы, понесенные для целей компании, а не физического лица. Нецелевые поездки и поездки сверх лимита (если он был установлен) оплачивают сотрудники. Стоимость поездок удерживают из их зарплаты на основании заявлений, которые лучше собрать заранее.
Ситуация 6. Поездки до/из аэропорта или вокзала в командировке
Законодательство позволяет включать поездки на такси между домом или работой и аэропортом (вокзалом), а также аэропортом (вокзалом) и местом проживания (гостиницей) в расходы по налогу на прибыль и по УСН. Главное — подтвердить документами факт командировки и маршрут поездки. Такими документами считаются приказ о направлении в командировку с указанием пункта назначения и дат отбытия и возвращения, а также отчет о командировке.
Бухгалтерские проводки в ситуации 6
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора по поездкам, относящимся к командировке, включен в книгу покупок.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, в которых маршрут и даты не соответствуют приказу о направлении в командировку и билетам, а также поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита и поездки, в которых маршрут и даты не соответствуют приказу о направлении в командировку и билетам).
Налоги в ситуации 6
Включить затраты на поездки в аэропорт (на вокзал) или из него в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Расходы на командировки). Сумму НДС по услугам агрегатора, которые относятся к командировке, можно включить в книгу покупок (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ).
Компании, уплачивающие УСН, могут списать затраты на подобные поездки на основании подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Социальными взносами и НДФЛ расходы на такси также не облагаются — как расходы, понесенные для целей организации, а не физического лица. Нецелевые поездки или поездки сверх лимита (если он был установлен) оплачивает сотрудник. Их стоимость удерживается из заработной платы на основании письменного заявления, которое лучше получить от него заранее.
Ситуация 7. Обезличенные поездки на такси
Если ваша компания не может вести персонифицированный учет расходов на такси, оформлять указанные выше документы и контролировать маршрут и цель поездок, выходом станет договор на использование службы такси на иное лицо — например, аффилированную организацию, которая оплатит поездки сотрудников вашей компании. Мы не рекомендуем вводить такую схему оплаты услуг такси: это может привести к доначислению НДС за оказание безвозмездных услуг физическим лицам, штрафам по НДФЛ и страховым взносам и начислению НДФЛ для ваших сотрудников. Однако на практике эта схема широко используется.
Бухгалтерские проводки в ситуации 7
Дт 60 Кт 51 — оплачены расходы агрегатору.
Дт 91 (субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 60 — отражен акт выполненных работ агрегатора.
Дт 19 Кт 60 — отражена стоимость НДС по услугам такси.
Дт 91 (субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 19 — НДС включен в состав внереализационных расходов.
Налоги в ситуации 7
Включить такие выплаты в расходы для налога на прибыль и УСН невозможно, так как они осуществляются из чистой прибыли. Входной НДС не принимается к вычету.
Как видите, использование услуг такси для компании можно оформить разными способами. Вы всегда можете гибко настроить их под требования вашей организации, выбрав подходящее вам сочетание административной и налоговой нагрузки.