конференц зал в отеле что это
30.06.2016 Конференц-залы в гостиницах
Одной из главных задач при организации деловых мероприятий является поиск подходящей площадки для их проведения. Очень крупные компании могут иметь собственную площадку. Средний, а тем более малый бизнес, не могут себе этого позволить. Кроме того, даже при наличии собственных площадок, формат мероприятия иногда заставляет заниматься поиском более подходящего места. И тогда на выручку приходят гостиницы, имеющие свои конференц-залы.
Конференц-залы в отелях обычно используют для проведения съездов, семинаров, тренингов, форумов. в большинстве случаев половина участников подобных мероприятий приезжают из-за границы или из регионов. Поэтому очень удобно арендовать вместе с конференц-залом и номера в гостинице для размещения приезжих гостей.
Кроме самого помещения гостиницы обычно предоставляют множество сопутствующих услуг. Например, техническое обеспечение, кейтеринг, развлекательные и экскурсионные программы. Подобные услуги могут быть собраны в «пакеты» с различной комплектацией или предоставляться независимо друг от друга.
Проводимые в конференц-залах гостиниц мероприятия условно можно на несколько групп.
Крупные статусные мероприятия (международные, межотраслевые и т.п.) с участием более 100 человек.
Средние по величине мероприятия обычно проходят при участии от 40 до 150 человек. Обычно это съезды или конференции средней величины. Также такие площадки могут использоваться как дополнительные при проведении крупных форумов.
Малые по величине мероприятия рассчитаны на 10-40 человек. Это могут быть переговоры, совещания, съезды. Очень часто под такие размеры подходят тренинги.
При аренде конференц-залов в гостинице нужно обращать внимание на следующие детали:
транспортная доступность места проведения мероприятия, удаленность от метро;
конференц-зал должен быть расположен обособленно от номеров, других залов, любых скоплений народа, которые не имеют отношения к вашему мероприятию;
желательно, чтобы у зала было фойе, чтобы участники не мешали друг другу, и имелось достаточно места;
желательно наличие вспомогательных помещений, где можно разместить оргкомитет, хранить привезенное оборудование и т.п.
Предоставление конференц-залов в аренду – обоюдовыгодное сотрудничество. Для гостиниц это не только прямая прибыль от аренды, но и повышение лояльности, продажа дополнительных услуг. А для арендатора это высокий профессиональный уровень и забота об участниках мероприятий.
Для чего используется конференц-зал?
Мероприятия, предполагающие участие большого количества людей, требуют наличия специально оборудованного помещения — конференц‑зала. Его габариты могут быть разными — небольшая комната для нескольких человек или просторная аудитория, вместимостью до сотни либо больше участников.
Ограниченное пространство многих офисов не позволяет собственникам бизнеса проводить масштабные мероприятия в «родных» стенах, а иногда ситуация складывается таким образом, что аренда конференц‑зала остается единственно верным решением. При этом цена на аренду такого помещения вполне приемлема для большинства организаций.
В каких случаях стоит арендовать конференц‑зал?
Аренда хорошо оборудованного конференц‑зала станет отличным вариантом для решения следующих задач:
Преимущества конференц‑зала при гостинице
Выбирая конференц‑зал для организации семинара или деловой встречи, следует учитывать его местоположение. Арендуя в Йошкар‑Оле специальную аудиторию для проведения какого‑либо мероприятия, нужно подумать и о размещении участников, приехавших из других городов. Даже если некоторые йошкар‑олинские гостиницы предлагают достойно оборудованный конференц‑зал и уютные номера, то они не могут предложить особой умиротворяющей атмосферы, которую может подарить только природа.
В ГК «Росинка» вы можете успешно совместить и плодотворную работу, и прекрасный отдых на свежем воздухе. Вдали от городской суеты, сопровождающейся постоянным шумом, вы и ваши партнеры полностью погрузитесь в решение поставленной задачи. Мы организуем для вас кофе‑брейки, обеды или шикарный банкет — изысканные блюда европейской кухни от нашего шеф‑повара, безусловно, придутся по вкусу каждому гостю!
Организуя многодневные конференции или тренинги, забронируйте номера заранее. У нас представлены как стандартные, так и люксовые номера, а также студия Делюкс и отдельный комфортабельный коттедж.
Зачем нужны конференц-услуги в отеле?
Серьезные мероприятия требуют ответственной и тщательной подготовки. К примеру, вы со своими бизнес-партнерами решили провести тренинг и вам необходимо найти помещение. Стоит заметить, что для таких мероприятий нужно выбирать презентабельную обстановку. Лучший вариант для организации событий — конференц-услуги в отеле http://hillshotel.ru/events/.
Для проведения различных мероприятий предоставляются просторные и оборудованные залы с различной площадью и интерьером. Если вы решили арендовать конференц-зал, то в первую очередь, стоит определиться с тематикой и масштабом события.
Конференц-зал – специальное просторное помещение, которое предназначено для проведения различных мероприятий:
Для того, чтобы ваше мероприятие прошло успешно, необходимо заранее продумать все детали. В первую очередь, вместительность зала. Данный параметр стоит выбирать, исходя из того, какое количество человек будет присутствовать. В отелях, для вас оборудуют зал, так как нужно.
Выбор конференц-зала в отеле
У таких помещений имеется множество предназначений, для мероприятий любого масштаба. К примеру, вам может пригодиться конференц-зал для проведения презентаций.
Подбор правильного места для организации делового события – важный процесс, который требует тщательной и основательной подготовки.
В первую очередь, выберите масштаб помещения и его дизайн. Для семинара и конференции отлично подойдет зал, который выполнен в деловом стиле. К примеру, это могут быть синие или песочные тона – сдержанно и стильно.
Затем, стоит подумать о мебели, так как ее качество влияет на комфорт и удобство гостей. Для мероприятия нужно использовать удобные стулья и столы, которые помогут гостям чувствовать комфорт на протяжении длительного времени.
Необходимо отметить важность проведения событий именно в конференц-залах. Их главное преимущество состоит в том, что по завершению, гости могут отправиться отдыхать по номерам. В таком случае, у них не будет необходимости уезжать после мероприятия, ведь можно остаться в гостинице со всеми удобствами. Особенно в том случае, если это ночное время суток.
Стоит заметить, что аренда конференц-зала в отеле обеспечит вам и вашим гостям обслуживание на высшем уровне, а также комфортный отдых после мероприятия.
Арендуйте презентабельные конференц-залы и проводите в них успешные мероприятия любого масштаба.
10 простых вопросов о конференц-залах
Не так давно мы написали текст “10 “глупых” вопросов о видеостенах”, после чего почувствовали некоторую неловкость: а не обидели ли мы кого-либо столь “фривольным” названием? Очень надеемся, что нет. Но чтобы впредь не ставить себя в подобное положение, мы больше не будем давать нашим экспертным статьям столь неоднозначные заголовки. А интересных текстов в ближайшем будущем у нас планируется немало.
Сегодня мы бы хотели поговорить о переговорных комнатах в формате конференц-зала: это больше, чем небольшая переговорная комната, но гораздо меньше, чем большой концертный зал.
1.Что такое конференц-зал и для каких мероприятий его можно использовать?
Конференц-залы обычно используются для:
2.Что такое многофункциональные конференц-залы?
Как правило, так называются залы, когда сложно выявить одну из преобладающих задач, которые выполняет оборудование этого конференц-зала. Такие конференц-залы могут использоваться и для проведения обычных голосовых совещаний, и для прослушивания докладчика с одновременным просмотром видеоматериалов, и для организации видеоконференций и даже для просмотра фильмов, как в обычном кинотеатре.
3.Каково оптимальное количество мест в конференц-зале?
Не существует какой-либо универсальной цифры. Все зависит от размера помещения, финансовых возможностей заказчика, а также функционала, который будет выполнять будущий конференц-зал.
Основываясь на нашем многолетнем опыте разработки инженерных решений и интеграции, скажем так: стоимость оснащения конференц-зала зависит не только и не столько от его размера, сколько от уровня его универсальности и автоматизации: чем шире функциональность зала, тем большее количество оборудования там установлено, а соответственно и сумма затрат выше.
4.Какие существуют схемы расположения аудитории в конференц-зале?
Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах существует немало, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: Т-образного размещения, круглого стола, стола переговоров, школьного класса и театра.
Рассмотрим каждый из них.
Т-образное размещение
Руководитель (ведущий мероприятия) находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или говорит сам.
Круглый стол
Стол переговоров
Этот способ размещения во многом схож с Т-образным размещением, но, тем не менее, имеет ряд особенностей, которые позволяют выделить его в отдельный тип организации конференц-зала.
Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний со всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами: длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или даже закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.
Школьный класс
Театр (или формат классической конференции)
Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения будет наиболее уместным: ведь благодаря отсутствию столов и другой мебели высвобождается дополнительное пространство, а стулья участников располагаются друг за другом рядами, что позволяет всем видеть и слышать выступающих.
5.Какие системы должны быть обязательно в конференц-зале?
Переговорная комната становится конференц-залом, если в ней установлены:
Если хотя бы одной из этих систем нет, то это не конференц-зал, а уже снова просто переговорная комната.
Все чаще к вышеперечисленным системам добавляется и система управления оборудованием зала.
6.Что такое система отображения конференц-зала?
7.Что такое звуковая система конференц-зала?
8.Что такое система управления конференц-залом?
9.Какое оборудование обычно устанавливается в конференц-зале?
10.Что нужно учесть при проектировании конференц-зала?
Обстановку конференц-зала мебелью и оснащение техникой лучше заблаговременно, тщательно и точно спланировать, а проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит Вас от таких неприятностей, как укладка забытых кабельных трасс поверх ламината или линолеума (например в коробе) или штробления при уже законченной финишной отделке и других, нередко, забавных, проблем монтажа.
Укладка кабельных трасс
Камеры и видео
Акустические “нюансы”
На заднем плане можно увидеть кабины для синхронного перевода
А вот так кабина выглядит вблизи
При оснащении конференц-залов большого размера мы рекомендуем в начале провести акустический расчет помещения.
Специалисты компании МедиаСтройИмидж будут рады оборудовать конференц-зал в Вашей организации, учитывая особенности помещения и специфику деятельности предприятия.
Нужен ли конференц-зал в гостинице?
Пустая ли это трата полезной площади или реальная возможность дополнительного заработка? Об этом мы говорили со специалистами компаний Asia Music, «Видеолюкс», «ДЕЛАЙТ 2000», Polymedia, Hoist Technology.
В каких случаях создание конференц-зала в гостинице оправдано?
«ДЕЛАЙТ 2000». В любом отеле три звезды и выше должен быть конференц-зал. В первую очередь это касается отелей бизнес-класса: деловые люди, останавливаясь в такой гостинице, должны быть уверены, что без лишних хлопот смогут провести встречу, переговоры, мероприятие. Будет ли это конференц-зал, переговорная комната или многофункциональное помещение-трансформер решать владельцам и администрации гостиницы. В свою очередь исполнители, AV-интеграторы, опираясь на выработанную заказчиком идеологию конкретного проекта, могут предложить оптимальное комплексное решение.
Видеолюкс. Факторы, при которых конференц-зал оправдан: количество номеров в отеле более 50-ти, расположение рядом с центрами деловой либо развлекательной активности, направленность отеля на бизнес аудиторию, наличие в отеле бизнес-центра.
Polymedia. Создание собственного конференц-зала всегда оправдано. Во-первых, это повышает имидж гостиницы, во-вторых, увеличивает стоимость номерного фонда: проведение конференций и всевозможных мероприятий влияет на заполняемость. Бывает и так, что доход, который приносит сдача конференц-зала в аренду, превышает доход от сдачи номеров.
В малых городах, как правило, такая практика не развита вообще: конференц-залы есть только на крупных и градообразующих предприятиях.
Как рассчитывается пропускная способность и возможности конференц-зала исходя из общих возможностей отеля?
«ДЕЛАЙТ 2000». Когда мы делаем проект конференц-зала, всегда даем рекомендации по его использованию, максимальной наполненности, рассчитываем расстановку оборудования и другие параметры.
Видеолюкс. 30-40 % емкости номерного фонда отеля.
Polymedia. Небольшая гостиница должна иметь несколько переговорных комнат, средняя по размерам и уровню подразумевает наличие не только переговорных, но и конференц-зала на 30-50 человек. Крупные же гостиницы должны располагать конференц-залом на 150-250 человек, банкетным залом на 200-300 человек и блоком переговорных комнат.
Каковы основные требования к помещению с точки зрения подключения и использования оборудования?
«ДЕЛАЙТ 2000». Помещение должно рассматриваться с точки зрения комфорта пребывания в нем и удобства проведения мероприятия. Не рекомендуется размещать конференц-зал в низком, длинном или узком помещении. Что касается подключения оборудования, важно, чтобы такая возможность предусматривалась в принципе, а как это будет реализовано,;- задача проектировщиков, AV-интеграторов. Для каждого помещения и каждого варианта оснащения и применения можно предложить оптимальную строительную подготовку. Рассчитать таким образом, чтобы заказчик эксплуатировал конференц-зал с использованием как стационарного, так и переносного оборудования в зависимости от потребностей проводимого мероприятия.
Polymedia. Все зависит от размеров помещения и его предназначения. В небольших переговорных необходимы правильно организованое зонирование света и вентиляция. Если же речь идет о создании крупного конференц-зала, должны быть: дизайн-проект, проект по свету, вентиляции и слаботочке, акустический проект и технический проект по оборудованию.
Каков базовый набор оборудования, необходимого для гостиничного конференц-зала?
Polymedia. Типовой набор включает в себя системы отображения информации, озвучивания, конференц-систему с синхропереводом, системы видеоконференцсвязи, аудио/видео протоколирования мероприятий, технологического телевидения, единого мониторинга и интегрированного управления комплексом, систему, предусматривающую возможность подключения оборудования, которое приносят с собой посетители. Опционально может быть установлена система концертного звука и света.
Видеолюкс. Презентационное оборудование: видеопроектор, видеостена, мониторы Digital Signage; звуковое оборудование; система синхронного перевода.
В современном конференц-зале конференц-системы лишь часть комплекса оборудования, в котором могут быть дополнительные звукоусилительные и звукозаписывающие системы, оборудование обработки звука в помещении, подавители акустической обратной связи, устройства согласования с телефонной линией, всевозможные системы управления, системы синхронного перевода речи и трансляции звукового сигнала в Интернет, не говоря уже о видео оборудовании.
Существуют ли какие-либо тенденции и даже фишки для оборудования конференц-залов?
Другой «фишкой» для серьезных или резонансных мероприятий может быть онлайн-трансляция. Это весьма актуально, если организаторы хотят расширить аудиторию за счет интернет-пользователей или предоставить услугу тем участникам, которые по тем или иным причинам не смогли присутствовать на мероприятии. Причем, онлайн-трансляция возможна с обратной связью.
Видеолюкс. Digital Signage оборудование, бесшовные видеостены, профессиональные мониторы 50»-80»; профессиональные системы видеоконференций (телеприсутствия); 3D видеопроекторы.
Polymedia. Тенденций и фишек много. Это и система бронирования переговорных и конференц-залов, и система распределенного вещания контента по различным (разноформатным) системам отображения, система интерактивных киосков и интерактивной навигации по гостинице, виртуальная гостевая книга, различные креативные решения по входным зонам на основе светодиодной и лазернофосфорной технологий.
Важно чтобы заказчик не просто на хорошем техническом уровне проводил сеанс ВКС, хорошо видел и слышал собеседника, но и собеседник получал четкую, ясную, сбалансированную картинку и звук. Поэтому, надо решать целесообразно ли организовывать такое помещение или достаточно использовать арендуемое оборудование ВКС. Каждая гостиница этот вопрос решает для себя самостоятельно, учитывая свой уровень, статус клиентов, востребованность такой услуги.
Современные технологии позволяют одновременно выводить на экраны расписание мероприятий, видео, бегущую строку с новостями, курсы валют и погоду на улице. Подобные цифровые системы носят название Digital Signage.
Все без исключения гости нуждаются в актуальной и своевременно предоставляемой информации, особенно, если в отеле одновременно проходит несколько конференций. Digital Signage представляет собой цифровую систему предоставления информации, которая позволяет минимизировать риски, часто возникающие при проведении конференций, и повысить эффективность работы персонала.
Незначительное на первый взгляд изменение в расписании или смена места встречи в результате приводит к неизбежной путанице и, возможно, даже к срыву конференции. Отель, который использует бумажные объявления, будет вынужден оперативно распечатать большое их количество с обновленной информацией и распространить между участниками конференции. На распечатку уходит много времени, бумаги и краски, сотрудники отеля вынуждены бросать свои дела и ликвидировать последствия дезинформации, сообщая участникам новое время и помогая найти необходимый конференц-зал. Если это не сделать вовремя, под угрозой успешное проведение конференции, и, соответственно имидж и репутация клиента, которые непосредственно отразятся на удовлетворенности клиента услугами самого отеля.
Цифровые системы легко решают проблемы, традиционно возникающие при использовании бумажных объявлений.
Цифровые системы Digital Signage отличаются высокой отдачей от инвестиций, это выгодное и эффективное вложение средств. Во-первых, возможность запускать презентации и видео компаний-арендаторов повышает стоимость конференц-пакета отеля.
Во-вторых, качественный информационный контент для систем Digital Signage, сделанный с использованием корпоративных стандартов (цветов, логотипов, шрифтов и т.д.), в свою очередь повышает узнаваемость и цену отельного бренда. В-третьих, информационная площадка в свободное от конференций время может служить для размещения рекламы об услугах отеля или сдаваться третьим лицам в аренду. Наконец, профессиональные дисплеи отличаются значительно более высоким сроком службы.
Системы Digital Signage получают все большее распространение не только в 4 и 5-звездочных отелях, но и в отелях уровня 3 звезды. Успех их обеспечивается небольшими инвестициями, их быстрым возвратом (высокий ROI) через продажу дополнительных услуг отеля, рекламируемых через эту систему, а также в привлечении корпоративных клиентов для проведения конференций (отель с цифровой системой навигации и возможностью выводить презентации и видеоролики компаний, арендующих конференц-залы, пользуется неизменно большей популярностью для проведения корпоративных семинаров).
Какие существуют формы сотрудничества гостиницы и компаний, поставляющих оборудование для конференц-залов, кроме продажи, как они юридически оформляются?
«ДЕЛАЙТ 2000». Гостиницы задумываются об оснащении конференц-зала, как правило, в двух случаях: если в их инвест-проектах стоит задача создания конференц-зала или администрация хочет переоснастить существующий конференц-зал.
Во втором случае, когда гостиница планирует модернизацию или реконструкцию уже существующего конференц-зала, поставщик оборудования или решения может полностью выполнить проект, включая и предложение элементов дизайна, и создание архитектурного проекта, и варианты решения по звуку, свету, организации бизнес-пространства.
Polymedia. Помимо продажи, можно, конечно, сдавать оборудование в аренду, но если это делать на постоянной основе, вряд ли это будет рентабельно для гостиницы. Ведь в такую услугу входит не только оплата аренды оборудования, но и техподдержка, оплата которой зависит от времени и квалификации персонала.