Хочу напомнить вам что
4 совета о том, как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте
Обычно вы отправляете письма-напоминания по двум причинам: вы просто хотите напомнить о себе, либо вам очень срочно нужен ответ на важный вопрос.
Если вы когда-либо проходили собеседование, то вам наверняка знакома первая ситуация. Возможно, вы несколько раз на дню проверяли входящие сообщения, надеясь услышать какие-нибудь новости по поводу работы. Да уж, гробовая тишина в таком случае действует угнетающе.
Второй вариант событий — когда вам срочно нужен ответ по какому-либо вопросу, но вам не пишут — тоже может вывести из себя.
Но хуже всего, когда вам приходится ждать просроченный проект или новости от начальника по крайне важному вопросу. Такие ситуации требуют несколько иного подхода. Дружелюбные напоминания о себе уже не сработают.
Если вам нужно напомнить о себе и срочно получить ответ на вопрос, воспользуйтесь этими четырьмя советами.
Не извиняйтесь
«Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю».
Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание. Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос?
В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого.
Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.
Пишите проще
Если вы пишете письмо-напоминание, значит вы уже связывались с этим человеком. А значит, в ваших предыдущих сообщениях уже была вся необходимая информация.
Конечно, контекст не помешает — получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните — вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.
Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто — а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.
Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание». Лучше напишите там суть вопроса. Старайтесь разбить само письмо на параграфы, используйте короткие предложения и маркированные списки — так его будет легче воспринять.
Что еще? Добавьте в конце точный срок, к которому вам нужно получить ответ — желательно, выделить его жирным шрифтом. Чем проще читается ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят и вы получите желаемое.
Вот пример короткого письма:
Хочу напомнить, что у меня до сих пор нет ваших графиков для ежемесячного отчета. Пришлите пожалуйста:
Мне нужно их получить не позднее 28 ноября. Заранее спасибо!
Попробуйте другие методы
Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»
Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.
Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже — вот только «позже» так никогда и не наступает.
Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.
Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.
Опишите ваши дальнейшие действия
Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.
Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.
Да, звучит немного угрожающе. Но важно донести суть до получателя. Добавьте в конце письма примерно такие строки:
«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»
Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.
Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.
Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.
Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».
Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.
Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.
Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.
Образец письма-напоминания о выполнении обязательств
Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001
№18/16 от 24.11.2016 г.
НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11
В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.
Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88
Грамотная речь
Я работаю администратором в крупной стоматологической клинике. На днях я обзванивала пациентов, напоминая им о предстоящем визите. Выглядело это следующим образом: «ЗДРАВСТВУЙТЕ, ИВАН ИВАНОВИЧ. НАПОМИНАЮ ВАМ, ЧТО ЗАВТРА У ВАС ЗАПИСЬ НА 15 ЧАСОВ».
Это услышала врач-терапевт, сделала мне категоричное замечание, сказав, что фраза безграмотна. Настаивая при этом на примерно такой фразе: «ЗДРАВСТВУЙТЕ, ИВАН ИВАнОВИЧ. НАПОМИНАЕМ ВАМ, ЧТО ВЫ ЗАПИСАНЫ НА ЗАВТРА НА 15 ЧАСОВ».
Буду очень признательна, если получу аргументированный ответ, и просто счастлива, если смогу так же аргументированно ей возразить.
6 ответов 6
По сути. Ваш вариант неправилен уже потому, что вводит в заблуждение. Предложенный вам вариант «от терапевта» лучше, но тоже далеко не идеален с точки зрения русского языка.
Идеальный диалог звучит как-то так.
—Здравствуйте. С вами говорит клиника «Зуб за Зуб» [менеджер Птичка-говорун] (-если того требует корпоративный этикет).
—Это Такой Сякоевич Разэтакий?
—Хотим напомнить, что Вы записаны [на прием] к стоматологу в пятницу, 32 мартобря, на 15 часов.
Оно и вежливее, и доходчивее.
Здравствуйте И.И.! Говорит секретарь стоматологической клиники Алина. Хочу напомнить, что Ваш прием к доктору Фролову назначен на завтра в 15.00. Прошу Вас сообщить нам заблаговременно, если Вы будете вынуждены отменить прием.
Его Величество Русский Язык
По-русски: грамотно и литературно, но сперва о двух обращениях: они просторечны, а просторечие признак неграмотности или пренебрежения в официальном общении. Я последую примерам, которые используются здесь, в США, врачами. 1. Здравствуйте Ив. Ив., я Алина Круглова, медсестра/секретарь/помощник доктора Филатова. Напоминаю, завтра у Вас приём у стоматолога Сереброва на 15 часов. Если Вы не сможете прийти, позвоните нам, чтобы мы сумели выбрать с Вами время нового приёма.
Пояснение. Звонящий называет себя и позицию в компании. Здесь стоит имя владельца компании или название компании (даже если в компании один доктор и один помощник). Здесь имя и позиция специалиста, даже если имя его уже упомянуто как владельца). В США больных по записи принимают также медсёстры, косметологи, протезисты, техники, гигиенисты этой же компании. До того как пациенты привыкли, обращение было более полным. Пациенту ещё объясняли, что своевременный отказ даст возможность в это время помочь другому нуждающему. Эта часть факультативна.
или
2. Здравствуйте Ив. Ив., я Алина Круглова, медсестра/секретарь/помощник доктора Филатова. Напоминаю, на завтра Вы *записались на приём у стоматолога Сереброва в 15 часов. Если Вы не сможете прийти, позвоните нам, чтобы мы сумели выбрать с Вами время нового приёма.
Устал писать. Обращайтесь за помощью. Помогу.
Как написать письмо-напоминание — Образец
Письмо-напоминание – это информационное письмо, целью которого является тактичное напоминание об исполнении принятых обязательств. Послание необходимо отправлять в том варианте, когда отсутствует реакция на телефонное напоминание или при личном общении нет нужной реакции по выполнению взятых обязательств.
Также напоминание можно отправить, если отправитель не уверен, что до адресата дошел запрос, отосланный ему ранее. В этом варианте, текст предыдущего запроса дублируется в напоминающем послании с отметкой «повторно».
Что это?
Письмо-напоминание считается разновидностью делового общения между юр. лицами и ИП. Такая форма общения может применяться в различных обстоятельствах, для напоминания контрагенту:
Примером такого напоминания может стать:
Напоминание можно отсылать несколько раз. Если такое послание отсылается не в первый раз, то в этом случае, можно предупредить, что в случае неисполнении обязательств, фирма вынуждена будет направить иск в суд.
(Видео: «Письмо напоминание образец»)
Кто выдает?
Назначение письма-напоминания — воздействие на контрагента для активизирования действия по невыполненному обещанию, а также напоминание о мерах, которые автор послания может применить при срыве обязательств.
Выдачу таких писем может осуществлять фирма, в отношении которой контрагентом не были выполнены взятые на себя обещания. В зависимости от уровня, на котором между сторонами существует сотрудничество, письмо-напоминание может быть выдано и соответственно подписано:
Кто занимается составлением письма?
Подготовкой письма, напоминающего о каком-то действии или событии может заниматься по поручению директора предприятия начальник структурного отдела, интересы которого затрагиваются, юрист, если есть такая штатная единица, или секретарь компании.
При этом, не взирая на то, кто подготовил такое письмо, рекомендуется предоставлять его на подпись директору фирмы. Это придает документу официальный статус и вес.
Правила составления письма-напоминания
Составить напоминающее послание в дружеском тоне не так-то просто. Здесь, важным обстоятельством является отсутствие назойливости и нетерпеливости, однако, в то же время, нужно достучаться до контрагента. В послании рекомендуется использовать уважительное приветствие и доброжелательные формулировки. При этом, необходимое напоминание должно четко отобразить желание отправителя, чтобы контрагент понял намерение автора письма.
Письмо обязано быть написано грамотно, без ошибок, исправлений и зачеркиваний. Заполнение основного текста рекомендуется начинать с приветствия получателя. При этом, можно упомянуть личные отношения с ним с использованием мягких формулировок. Быть вежливым.
В качестве примера можно привести следующие фразы:
Послание лучше заполнять на фирменном бланке предприятия.
Если контрагент не реагирует на напоминание отправителя документа, нужно направить уже письмо-предупреждение, где тон уже будет более жестким, с предупреждением о введении санкций в случае неисполнения обязательств.
Форма составляемого письма может быть свободной, так как унифицированного шаблона такого послания не существует. В то же время, при его формировании рекомендуется соблюдать правила написания деловых документов.
Как и любое деловое письмо, оформление письма-напоминания необходимо начинать с заполнения «шапки», которая включает следующие пункты.
1) Реквизиты предприятия-получателя послания, с указанием:
2) Реквизиты предприятия-отправителя, в том числе:
Примечание. Если письмо составляется на фирменном бланке отправителя, то этот пункт можно опустить.
3) Далее можно предусмотреть место для заполнения номера документа и даты его регистрации.
4) Ниже заполняется заголовок документа «Напоминание о …», и далее отмечается, о чем желает напомнить отправитель письма.
5) После заполнения «Шапки можно переходить к изложению сути напоминания. При этом, начинать заполнение текста нужно с приветствия адресата, выраженного в уважительной форме «Уважаемый …! и далее указывается имя и отчество адресата.
6) Затем можно приступить к изложению темы, например, с фразы «Настоящим письмом напоминаем …», с последующим изложением сути обстоятельств, которые стали поводом для составления такого послания. Здесь можно сослаться на документы, которые были подписаны сторонами, о взятых обязательствах и сроках их выполнения, отметив при этом, что контрагент срывает сроки.
7) Далее нужно обратится к адресату, чтобы тот устранил недоразумение и принял все меры для выполнения обещания. Текст рекомендуется заполнять в мягкой и вежливой форме, не прибегая к эмоциональным выражениям. Если такое напоминание направляется повторно, то в этом случае можно предупредить адресата о принятии более жестких мер, например, о подаче иска с взысканием штрафа.
8) Завершается оформление письма подписью отправителя с расшифровкой фамилии подписанта. Можно подпись скрепить печатью, но это не обязательно.
К письму, при необходимости можно прикрепить копии документов, которые подтверждают взятые контрагентом обязательства. В этом варианте, в письме нужно перечислить список прикрепленных бумаг, с указанием названия и числа листов в каждом документе.
Письмо не должен быть длинным в пределах одной страницы. Документ можно заполнить вручную или распечатать на принтере, предварительно «набрав» текст на компьютере. Письмо составляется, обычно, в 2-х экземплярах и регистрируется в книге учета исходящих документов, номер которого затем заполняется в левой части «Шапки» документа.
Ниже предлагаются примеры писем, напоминающих контрагенту о принятых обязательствах.
Руководителю
Письмо-напоминание руководителю составляется, как правило, на фирменном бланке предприятия и состоит из следующих блоков:
1) «Шапки», где отображаются:
2) Основного текста с изложением:
3) На завершающем этапе такого документа ставится подпись отправителя, а также его фамилия и инициалы.
О себе клиенту
Любой предприниматель старается, чтобы клиент, купивший товар обратится еще раз за очередной покупкой. Поэтому, он старается угодить клиенту, обслуживая его быстро и вежливо. И чтобы вызвать интерес потребителя, рекомендуется приложить немало усилий, в том числе напомнить о себе каким-нибудь способом (телефонным звонком, отправкой СМС сообщения и т.д.). Одним из таких способов является отправка письма с приглашением на распродажу или сообщением о планируемой акции.
(Видео: «Как настроить письмо с напоминание о незавершенных покупках»)
Если после приглашения ответа не последовало, то можно выслать письмо-напоминание, используя электронный адрес или СМС сообщение, в котором напомнить о предстоящем событии. Важно не отчаиваться и продолжать напоминать клиенту о себе. Поводом для таких напоминаний могут быть:
Пример такого письма-напоминания.
О сотрудничестве
Если фирма занимается активным поиском партнеров, она может разослать потенциальным контрагентам письма с предложением о сотрудничестве. Подобная рассылка может быть адресной, или отправленной нескольким фирмам для ознакомления. Рассылку таких предложений можно организовать различными способами.
После прохождения определенного времени такое послание можно будет переформулировать в письмо-напоминание, если ответа на первое предложение не поступило. При составлении такой рассылки нужно обратить на следующие обязательные элементы:
Письмо непременно должно быть подписано руководителем, заверено печатью и указана дата его составления.
Если письмо составляется на фирменном бланке, то печать ставить нет необходимости.
О предоставлении информации
Современный мир отличается быстрым течением времени и различных событий в результате чего люди нередко забывают свои обещания. Это доставляет некоторые проблемы другим людям. Для напоминания человеку о своем обещании можно воспользоваться письмом, которое нужно отправить забывчивому партнеру.
Как правило, такой документ составляется в вежливой форме, начиная с уважительного обращение к партеру.
Сам текст рекомендуется начинать с фразы, «Хочу напомнить Вам …», и далее излагается просьба о том, что недавно был прислан запрос о предоставлении информации, однако ответа не последовало. Далее нужно попросить партнера, чтобы он обратил внимание на это и выслал нужный документ.
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Подобное послание отсылается компании, если та по какой-нибудь причине не исполнила в срок обязательства, либо срок их исполнения приближается, а действия контрагента не понятны. Важным моментом при составлении такого напоминания является, чтобы это было напоминание, а не упрек или угроза.
Непременным условием должно быть — доброжелательность тона, так как причина неисполнения обязательств может быть уважительной.
Если контрагент не реагирует и приходится повторно направлять такое послание, то в этом варианте, уже можно в конце письма предупредить контрагента о принятии более жестких мер, если им не будут исполнены обязательства.
Форма и структура оповещения аналогична другим подобным деловым письмам.
Как отправить письмо-напоминание?
Рассылку писем, напоминающих об обязательствах, можно организовать следующими способами:
При использовании электронной почты, рекомендуется продублировать напоминание почтовым отправлением.