что такое журнал документов в 1с
Использование журнала документов в 1С 8.2 и 8.3
Журнал документов — объект метаданных, созданный для удобства отображения документов в программе 1С 8.3.
Журнал позволяет объединить в один список документы различных типов. Обычно в журнал объединяются документы, схожие по назначению. Например: заказы/резервирование/снятие заказа, поступление/списание/оприходование и т.д.
Настройка журнала документов в конфигураторе 1С
Добавить в систему новый журнал очень просто, рассмотрим создание журнала и его основные свойства:
Главная вкладка, которую мы рассмотрим, — Данные.
В верхнем поле Регистрируемые документы необходимо указать список документов, которые будут входить в данный журнал.
В нижнем поле указываются Графы, которые войдут в список будущего журнала регистрации, и соответствие им в выбранных документах:
Помимо Граф в журнал войдут Стандартные реквизиты — номер, дата, тип документа, пометка удаления.
В итоге выходит красивый журнал со списком всех выбранных документов:
Обработка Универсальный журнал документов
В типовых конфигурациях, как правило, встроена универсальная обработка, аналог механизма журнала документов. Она располагается в «Сервис — Универсальный журнал документов»:
Настраивается он также очень просто, аналогично настройке в конфигураторе:
Настройки журнала можно сохранить и вызвать для каждого пользователя по требованию.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Справочники — это агрегатный тип данных, средство для работы со списками однородных элементов данных. При помощи справочников организуется ввод стандартной информации в документы, а также ее просмотр и, если необходимо, корректировка. В большинстве своем справочники являются электронными аналогами каталогов. Каждая карточка — это строка справочника, а сведения, заносимые в карточку, являются реквизитами справочника.
Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор однозначно понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково, т. е. в соответствии с однажды утвержденным справочником товаров. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник товаров хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.
Название и структура каждого конкретного справочника определяется при его создании в конфигураторе. У любого справочника существует два обязательных реквизита, которые создаются автоматически — «Код» и «Наименование». Другие реквизиты справочника, которые могут содержать различную дополнительную информацию помимо наименования, определяются в конфигураторе конкретно для каждого создаваемого справочника.
Реквизиты справочников могут быть периодическими или нет (это задается в конфигураторе при создании реквизита). Периодические реквизиты — это реквизиты, значения которых связаны с датой. При изменении значения периодического реквизита старое значение сохраняется, при этом новое значение действует с указанной даты, а старое — до указанной даты. Работа с периодическими реквизитами осуществляется при помощи методов Получить и ИспользоватьДату, а также при помощи специального агрегатного типа данных — Периодический.
Система 1С:Предприятие дает возможность создавать и использовать многоуровневые справочники. Количество уровней вложенности конкретного справочника устанавливается в конфигураторе. Кроме того, справочникам можно указывать их подчиненность другим справочникам, образовывая таким образом связи типа «один ко многим».
Документ — одно из основных понятий системы 1С:Предприятие. При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и, если необходимо, корректировка.
В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, являющихся основаниями для тех или иных учетных действий или расчетов. Тем на менее, использование этого типа данных может выходить далеко за рамки простой фиксации изменений внесенных в регистры и журналы расчетов.
Структура каждого конкретного вида документа определяется при его создании в конфигураторе. У любого вида документа существует два обязательных реквизита, которые создаются автоматически — дата и номер документа. Другие реквизиты документа определяются в конфигураторе конкретно для каждого создаваемого вида документа.
В документах выделяются две основные структурные части: шапка документа и многострочная табличная часть, поэтому реквизиты документа можно подразделить на «Реквизиты шапки» и «Реквизиты табличной части».
Как правило, в шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Реквизиты шапки принадлежат всему документу в целом и принимают только одно значение.
Например, в случае расчета заработной платы, документ «Больничный лист» в заголовочной части может содержать процент оплаты, сведения о сотруднике.
Многострочная (табличная) часть документа представляет собой список однотипных строк. Реквизиты табличной части принадлежат строке документа, т. е. каждая строка содержит свои собственные значения этих реквизитов.
Например, в уже упоминавшемся больничном листе табличная часть — это набор данных за прошлые расчетные периоды, предназначенные для расчета средней заработной платы.
В системе 1С:Предприятие журналы являются средством для работы с документами. Работая с журналом, пользователь может вводить документы, просматривать их, редактировать и удалять. Журналы позволяют группировать документы для просмотра и быстрого доступа к ним.
Все журналы в системе 1С:Предприятие можно подразделить на несколько типов, отличающихся друг от друга способами создания и функциональными возможностями. Однако, в журнале любого типа можно работать с документами — вводить, просматривать, редактировать и так далее.
Обычный журнал — основное средство для работы с документами. При создании документа в Конфигураторе можно указать, в каком журнале будет осуществляться работа с документами этого вида при использовании конфигурации. Один обычный журнал может быть назначен одновременно нескольким видам документов, но документы одного вида всегда будут доступны только в одном обычном журнале.
В дальнейшем под словом «журнал» будет пониматься обычный журнал, а для обозначения журналов прочих типов будет использоваться соответствующий термин.
Общий журнал позволяет работать со всеми документами. Помимо этого, он позволяет выполнять отбор документов но значениям их реквизитов. Такой отбор организуется при помощи общих реквизитов документов и при помощи граф отбора.
Дополнительный журнал, как и обычный журнал, также позволяет работать с документами разных видов. Но, если назначение документу обычного журнала выполняется в процессе редактирования документа, то выбор документов, которые будут доступны в дополнительном журнале, выполняется при редактировании дополнительного журнала. В отличие от обычных журналов, документы одного вида могут быть доступны одновременно в нескольких дополнительных журналах.
Например, в процессе настройки конфигурации задачи было создано 3 обычных журнала: для приходных накладных, расходных накладных и для накладных на перемещение. Кроме этого, для удобства работы с этими документами был создан также дополнительный журнал «Складские документы», объединивший документы трех видов.
Различие между дополнительным и общим журналом можно кратко сформулировать так: дополнительный журнал служит для разделения документов по видам, а общий журнал позволяет разделять документы по значениям их реквизитов.
В дополнительном журнале нельзя выполнять отбор документов, однако, в конфигурации может быть создано необходимое число общих журналов для группировки документов в соответствии с требованиями учета и желаниями пользователей.
Журнал подчиненных документов предназначен для работы с документами, подчиненными выбранному документу.
Система 1С:Предприятие позволяет устанавливать между любы ми документами отношения подчиненности типа «один ко многим» (см. п. «Подчиненные документы» на стр. Ошибка! Закладка не определена.). При работе с системой 1С:Предприятие пользователь имеет возможность открыть журнал подчиненных документов, содержащий документы, подчиненные выбранному документу.
В качестве журнала подчиненных документов может быть назначен один из общих журналов, существующих в конфигурации. Если журнал подчиненных документов не назначен, он создается системой автоматически при работе в режиме «1С:Предприятие». Автоматически создаваемый журнал подчиненных документов имеет только экранную форму, которая также создается автоматически и не может настраиваться в Конфигураторе.
Полный журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в конфигурации. По своим свойствам он схож с журналом подчиненных документов.
Полным журналом может быть назначен один из общих журналов, существующих в конфигурации. Если полный журнал не назначен, он создается системой автоматически при работе в режиме «1С:Предприятие».
Перечисленные выше типы журналов могут быть созданы в процессе разработки конфигурации. При их создании специалист, осуществляющий конфигурирование, может настраивать состав колонок журнала, разрабатывать его экранное и печатное представления.
Кроме этих журналов, в системе 1С:Предприятие существует 1 системный журнал.
Журнал «Прочие» используется для работы с документами, для которых в процессе создания конфигурации не указаны конкретные журналы. В отличие от журнала подчиненных документов и полного журнала, журнал «Прочие» всегда создается автоматически и имеет только экранную форму, которая также не может настраиваться.
При создании любого журнала для него автоматически создается экранная форма в виде таблицы, содержащей графы для отображения обязательных реквизитов документов — названия вида документа, номера, даты и времени. Помимо этого, для журнала может быть задано произвольное количество дополнительных граф для отображения значений любых других реквизитов документов из числа доступных в этом в журнале.
Журналы документов в системе 1С:Предприятие предоставляют пользователю развитые средства для работы с документами. Помимо операций, уже упоминавшихся выше, пользователь может искать любой документ в журнале по содержимому граф, выполнять поиск документов но их номерам.
Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.
Система 1С:Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.
С точки зрения пользователя, следует иметь в виду, что в Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».
Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции но кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.
В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.
Журнал документов в 1С 8.3
Любая типовая конфигурация 1С отличается наличием одной проблемы – слишком большое количество документов. Новичку будет сложно разобраться во всем предоставленном функционале, из-за чего поиск требуемого документа заберет большое количество времени. Чтобы решить такую проблему, разработчики 1С 8.3 предусмотрели журналы документов, которые позволяют поместить разный тип документации в одном меню интерфейса. Данная настройка способна значительно облегчить пользовательскую работу. Также это сопровождается уменьшением количества запросов к админам, чтобы найти тот или иной документ.
Процесс создания журнала документов в 1С 8.3
Перед созданием журнала документов следует продумать, какие документы будут находиться в новом объекте метаданных в виде журнала. Как правило, один журнал документов содержит одинаковые по смыслу виды документов: продажи, покупки, финансовые расходы и тому подобное. Когда такой анализ был завершен, необходимо действовать по следующему алгоритму:
Теперь остается сохранить конфигурацию и запустить программу 1С в режиме «Предприятие». Пользователю будет доступна ссылка в подсистеме, которая позволит открыть созданный журнал документов. После открытия будут обнаружены не только стандартные реквизиты документов, но и те графы, которые были заполнены ранее.
Предоставленный метод является отличным решением, чтобы создавать перечни для регулярного пользования. Но также бывают случаи, когда необходимо создать объект метаданных для единоразового пользования. В данной ситуации изменение конфигурации является нецелесообразным. Разработчики программного обеспечения 1С предусмотрели удобный инструмент для простых пользователей, которым является универсальный журнал документов.
Журнал документов для пользователей
Предоставленный инструмент нацелен на решение таких же задач, но после предварительной настройки. Параметры можно будет в любой момент сохранить или вызвать, а также можно использовать любые документы. Обычный журнал, который был создан в конфигураторе, предназначен только на просмотр документации, которая предусмотрена параметрами.
Для использования универсального журнала следует его открыть. Чаще всего его можно найти при помощи меню «Сервис» –> «Универсальные обработки».
После выбора требуемого меню откроется пустая таблица, которую следует заполнить. При первом запуске отсутствует наличие каких-либо настроек. Поэтому придется все заполнять самому. Чтобы выбрать нужный тип документов и их поля, необходимо выбрать «Действия» –> «Состав документов и граф журнала».
Контекстное меню или специальные кнопки помогут добавить необходимые типы документов. Рекомендуется добавлять только те документы, которые будут применяться под конкретные задачи. При добавлении только документов программа 1С предоставит таблицу, которая будет содержать минимальное количество полей для сортировки: номер, дата и тип. При добавлении других данных необходимо добавить графы с указанием реквизитов документов, входящие в них.
Чтобы добавить новые графы, необходимо перейти в нижнее поле интерфейса. В левой части будет находиться список с наименованиями, а в правой половине следует отметить галкой соответствующие реквизиты. Это позволит программе при сворачивании показывать, где уже были установлены соответствующие реквизиты, а где еще нет. Это и является настройкой универсального журнала, который можно сохранить.
Когда будет утверждена созданная схема, пользователь получит список документов, которые были выбраны по типу. Для выполнения изменения можно повторно последовать в настройки, чтобы отредактировать графы и список документов. Работа с универсальным журналом ничем не отличается от обычного. Можно также будет открывать документы, изменять их, настраивать, создавать новые и тому подобное.
Некоторые версии обработки будут предоставлять возможность сохранять созданную схему, чтобы выполнять с ней дальнейшую работу. Это можно сделать при помощи «Сохранить значения». Когда данная кнопка была нажата, то откроется список с уже сохраненными схемами, где можно будет пересохранять уже имеющиеся варианты или добавлять новые объекты.
При перезапуске 1С созданные журналы будут доступны в нормальном режиме. Ничего не придется настраивать заново. Данный функционал значительно экономит время и силы пользователей, чтобы не тратить их на решение разного рода проблем.
Объект 1С «Журналы документов»
Объекты 1С «Журналы документов» предназначены для визуальной группировки документов разных видов при просмотре: они позволяют объединить несколько документов по одной теме в один список. Работая с журналом документов, пользователь может вводить документы, просматривать их, редактировать и удалять.
Таким образом, журнал 1С – это интерфейсный объект, предназначенный для удобства пользователя.
Например, на складе товар привозят (оприходование) и увозят (отгрузка, реализация). Это два разных документа (списка). Журнал позволяет объединить оба документа в один список и показать пользователю общие (одинаковые) поля, которые есть у разных документов.
Обычно создают журналы 1С по подсистемам (областям учета, рабочим местам). Например: журнал складских документов, журнал кассовых документов, журнал банковских документов и так далее.
В 1С:Предприятии 8 в конфигурации можно создать несколько объектов метаданных «Журнал документов». В метаданных для журнала документов:
Для каждого журнала система создает в базе данных таблицу, в которой:
При записи документа в базу данных система вносит записи в таблицы тех журналов, к которым относится данный документ или обновляет уже существующие там записи документа.
Особенности использования «Журналов документов» 1С:
Таким образом, реализация журналов с большим количеством документов является проектным решением конкретной конфигурации и принимается исходя из назначения конфигурации и типовых способов работы пользователей.
Работа с журналами документов
Работа с журналами документов при реструктуризации
Таблица журнала документов имеет следующий состав полей:
При сохранении конфигурации информационной базы, реструктуризация журналов документов выполняется в тех случаях, когда:
Реструктуризация журнала из-за добавления в него нового для данной конфигурации документа (т.е. такого, по которому пока еще нет данных) на первый взгляд не нужна и требует некоторого комментария. Действительно, изменения данных в журнале документов при таких обстоятельствах не требуется, но следует учитывать влияние каждого включенного в журнал документа на тип поля «Номер», тип поля «Ссылка» и, возможно, тип полей, соответствующих графам журнала.
Например, даже включение в журнал документа, который не отображается в графах журнала, может привести к тому, что поля граф журнала теперь должны поддерживать тип Неопределено >. Если в журнале отображался только один вид документов, то добавление в него еще одного документа также приведет к необходимости реструктуризации, даже если типы полей, соответствующих графам журнала и тип поля «Номер» при этом не изменились. Это связано с тем, что поле «Ссылка» ранее имевшее тип ДокументСсылка. теперь должно поддерживать хранение ссылок на документы разного вида.
Работа с журналами документов при тестировании и исправлении информационной базы
Действия, которые выполняются при тестировании и исправлении журнала документов также следует из его «вторичности». Проверяется соответствие записей журнала и записей таблиц документов. При этом, если данные рассогласованы, то при исправлении информационной базы выполняется «дозаполнение» журналов по таблицам документов и, наоборот, удаление записей журнала, которые не соответствуют таблицам документов.
Работа с журналами документов при записи документов
При записи документов в одной транзакции с записью документов выполняется запись строк во всех журналах, в которых документ регистрируется. Такая регистрация в журналах выполняется:
Во всех этих случаях также выполняется «перерегистрация» во всех журналах документов, в которых регистрируется документ.
Удаление документов также будет выполняться с удалением в той же транзакции соответствующих записей журналов документов.
Оптимизация отбора по графам журнала
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.
Журнал документов в 1С
Здравствуйте, коллеги! В данной статье будет рассмотрен объект журнал документов в 1С. Мы подробно рассмотрим алгоритмы работы с журналом документов, а далее последуют рекомендации по разработкам, которые связаны с использованием журнала документов.
1. Понятие электронного журнала документов
Журнал документов – это некоторый прикладной объект внутри конфигурации 1С. Данный объект нужен, чтобы просматривать документацию различного вида. В электронном журнале документов можно определить графы, предназначение которых – это вывод реквизитов из документов различных типов и видов, которые относятся к этому журналу.
Рис. 1 Графы журнала документов в 1С
На практике в решениях может находится любое количество данных объектов – электронных журналов документов. Пример можно посмотреть на скриншоте:
Рис. 2 Список журналов документов в 1С
В свою очередь, любой из документов можно вывести в любом количестве журналов, например:
Рис. 3 Документы в нескольких журналах документов в 1С
2. Особенности ведения журналов документов
Главная специфика ведения журнала документов – это представление журналов документов, как вторичных данных. В них нет первостепенной информации, они лишь представляют список документов. Как раз от данного свойства и зависят действия журнала документов.
Рассмотрим случай проведения реструктуризации.
Колонки в журнале документов будут иметь следующие составляющие внутри полей:
6. Различные поля, которые дублируют графы внутри документа, являются реквизитами.
Условия проведения реструктуризации (когда конфигурация в базе сохраняется):
· перемена в реквизите внутри документа типа;
· какой-то из документов был удалён;
· меняются составляющие граф, которые находятся внутри некого документа, который регистрируем;
· добавляются новые документы в журнал из нового или прошлого сеанса;
· перемена номера документа.
При проведении реструктуризации журнала данных является обязательным учёт влияния любого поля внутри документа из журнала.
Замечание: стоит не забывать, что если добавить в журнал новый документ, у которого будет тип, отличный от тех, которые уже содержатся в журнале, то журнал также станет подлежать реструктуризации.
Когда происходят тесты или правки журнала документов, то все действия должны следовать из вторичности данного объекта. Необходимо снова провести сверку между записями внутри документов и в журнале. В случае, когда данные не совпадают, нужно принять меры по заполнению журнала документов по таблицам внутри документов, а также удалять лишнее, ссылаясь на таблицы внутри документов, так как документы имеют главенствующую позицию.
3. Процедура записи документов
Когда происходит процедура записи документов, которые находятся в одной и той же транзакции, необходимо одновременно выполнить запись всех строчек в журнале (или журналах, в зависимости от того, где документ проходит регистрацию). Данная процедура будет исполнятся при следующих условиях:
1. внутри реквизитов документа (кроме части таблиц) имеются какие-либо перемены;
2. запись нововведённой документации.
Также к перемене реквизитов относят изменения таких свойств как:
· пометка о том, что документ переведён;
· пометка о том, что документ удалён;
· пометка с номером документа;
· пометка с датой документа.
4. Настройка конфигурирования журналов документов
Стоит отметить, что можно регистрировать бесконечное количество документов в одном журнале. Но стоит учесть производительность и подумать о настройках конфигурирования: в случае, когда вся документация содержится в одном журнале, то может случится, что много человек будет работать с одним журналом, и система даст сбой. Данная ситуация работает и в обратную сторону. Это аналогично будет касаться базы информации в виде файла.
Так как журнал ставится в соответствие с некоторой таблицей, которая находится в базе, благодаря этому для оптимизации отбора по графам удобнее всего индексировать графы в журнале документов в 1С 8.3.
В данной статье были рассмотрены журналы документов в системе 1С, а именно: общий вид журнала документов, свойства, где их найти и как с ними работать. Также были рассмотрены проведение реструктуризации журнала документов, особенности записи документации, даны рекомендации по настройке конфигурирования журналов и оптимизации отбора по графам внутри журнала.