что такое запарафированный документ
Что такое парафирование документа, договора, соглашения
Парафирование договора защищает документ от внезапных поправок текстовой части страниц, что может оказаться выгодно одной из сторон сделки.
Парафирование помогает избежать разного рода нечестных действий, связанных даже с подменой договора перед его итоговым подписанием. Кроме этого, подлог листов можно предотвратить их прошиванием и нумерованием, скреплением печатью с указанием количества листов.
Что такое парафирование договора
Парафирование в переводе с французского языка означает росчерк. Это ориентировочная форма подписания международного контракта (отдельных пунктов) путем фиксирования на всех листах инициалов граждан, участвующих в его разработке и согласовании.
Подобный процесс не является обязательным атрибутом оформления сделки.
Толкование парафирования с юридической точки зрения состоит в демонстрировании факта успешного согласования условий, нюансов контракта сторонами, а также отсутствие возможности отступить от прописанных формулировок. Но до подписания контракта главами государств в текст могут вносится поправки по согласованию.
Когда требуется
Процесс имеет смысл в обстоятельствах, когда все пункты международного соглашение в полном объеме оговорены партнерами, но они требуют одобрения правительств, заключающих договор, а также когда подписание итогового формуляра откладывается не неопределенное время.
Согласованный проект контракта можно оставить без процедуры парафирования, если заседание фиксируется в виде протокола.
Но не стоит забывать, что такая процедура позволяет избежать разногласий и споров в будущем, она является неоспоримым фактом согласования уполномоченными специалистами. Парафирование никогда не заменяет процесса подписания. А после нейтрализации причин по задержке оформления соглашения, текстовая часть меняется на подписанную.
В виду высокой значимости подобного договора (соглашения), так как речь идет о переговорах между разными государствами, политическими системами, прежде чем подписать документ, он проходит несколько этапов развития, выражающиеся в согласовании каждой деталей сделки.
В соответствии со ст.160 ГК РФ контракт любого вида для приобретения юридической силы скрепляется подписью. Ее отсутствие означает недействительность сделки.
В эпоху компьютерных технологий электронный документооборот набирает популярность. Назначение электронно-цифровой подписи (ЭЦП) аналогично обычной подписи, она удостоверяет факт отсутствия искаженных данных, их заверение уполномоченным лицом, владельцем электронного ключа (сертификата).
Следует отметить, что существующий консервативный подход при решении подобных вопросов не допускает применение информационных технологий. Привычным вариантом оформления договоров является письменная форма. Процедура парафирования вообще не подразумевает применение электронной цифровой подписи.
Чем отличается от обычной подписи
Различия между парафированием и подписанием заключаются в следующем:
Подписание является юридическим актом, выражающим волю государства, окончательным этапом оформления сделки после парафирования.
Все держится на специфике российского делопроизводства.
При организации совместного производства необходимо пройти этапы:
В момент регистрации совместной деятельности может возникнуть внезапная необходимость по внесению непредвиденных поправок в уже подписанный контракт. Это происходит, когда процедура переговоров затягивается на длительное время или была достаточно трудоемкой.
В итоге договор может уже приобрести юридическую силу, но к этому моменту не все разногласия были приняты к сведению. В этом случае необходимо снова наладить конструктивный диалог для обсуждения всех пунктов соглашения. В таких моментах безболезненное внесение корректировок способствует парафирование практически составленного соглашение перед непосредственной государственной регистрацией совместного бизнеса.
Парафирование
Добавлено в закладки: 0
Что такое парафирование? Описание и определение понятия.
Парафирование (от франц. “parafe” – «росчерк») – это особая форма предварительного подписания международного договора (либо его 
отдельных статей) посредством написания на всех страницах инициалов лиц, которые принимают участие в его разработке и согласовании. Подобная процедура, то есть парафирование, не может являться обязательной стадией подписания договора. С юридической точки зрения смысл подобных действий состоит в подтверждении всеми сторонами факта того, что переговоры по указанному соглашению прошли успешно, что согласие по всем его нюансам достигнуто, и в итоге это лишает возможности каждой из сторон отступать от выдвинутых формулировок. Однако, до того момента пока соглашение еще не подписано непосредственно самими главами государств, в текст соглашения могут вносится изменения.
Рассмотрим более детально, что значит парафирование.
Значение процедуры парафирования и отличие подписи от парафа
Парафирование может иметь значение в тех ситуациях, когда международное соглашение полностью оговорено между его участниками, однако требует ещё одобрения правительств, которые заключают договор, либо в том случае, когда подписание итогового варианта уже оформленного текста соглашения по каким-либо иным причинам откладывается.
Парафирование не может являться обязательным этапом подписания соглашения. Согласованный текст договора может быть оставлен и без процедуры парафирования до подписания акта соглашения, особенно если договоренность между сторонами зафиксирована в протоколах заседаний. Но следует помнить, что парафирование дает возможность избежать в будущем различного рода споров и недоразумений, так как оно служит неоспоримым доказательством одобрения ранее оговоренного текста уполномоченными лицами. Парафирование никоим образом не может заменить подписания. А после того, как причины, по вине которых формальное заключение соглашения задержалось, устранены, парафированный текст заменяется на подписанный.
В виду того, что значение такого договора или соглашения, который оговаривается двумя сторонами может быть очень высоким, так как 
речь идет о договорах между разными государствами и разными политическими системами, значит, прежде чем указанный договор будет заключен, он проходит не одну стадию своего развития, каждая из которых может характеризоваться определенными способами выражения согласия или несогласия сторон.
Согласно действующему федеральному законодательству (ст. 160 ГК РФ) любого рода контракт должен скрепляется подписью, для обретения им юридической силы. Отсутствие подписи на таком документе значит, что соглашение не достигнуто, а сделка в итоге не может считаться действительной.
Что такое подпись? Подпись – это определенная совокупность графических символов, которые служат для идентификации любого человека или как лица физического, или как юридического. Словарь “Ожегова” определяет подпись как собственноручно написанную фамилию. Пункт 3 ст. 160 ГК РФ косвенно подтверждает подобную мысль, а п. 1 ст. 19 ГК РФ, в свою очередь, недвусмысленно гласит, что каждый гражданин приобретает свои любые права только под своим именем, фамилией и отчеством.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что, юридически грамотно называть подписью только собственноручно написанное гражданином его полное имя.
В качестве оговорки стоит упомянуть то, что слово «роспись» к заключению каких-либо договоров совершенно не имеет ни малейшего отношения. Это объясняется тем, что в отличие от понятия “подпись”, оно образовывается не от глагола “расписаться”, а от лексически схожего с ним глагола “расписать”, значение которого может определятся словами “украшать” или “разрисовывать”.
В современную эпоху развития электронного документооборота набирает популярности и распространения электронная цифровая подпись (ЭЦП). Такая подпись имеет по сути то же назначение, что и у обычной, упомянутой выше подписи, а именно – удостоверить тот факт, что документ не содержит в себе никакой искаженной информации, и т, что он заверен гражданином или юридическим лицом, владельцем сертификата-ключа такой электронной подписи.
Однако, необходимо сказать, что с учетом некоторого консервативного подхода, который присущ определенному социальному классу социума РФ, решение подобного рода вопросов с применением новых информационных технологий вряд ли будет повсеместно распространено в ближайшее время. Таким образом составление документов в письменной форме, то есть на бумажном носителе, остается всеобще доступным и привычно простым.
При выполнении процедуры парафирования электронная цифровая подпись не используется.
Понятие парафа и применение парафирования
Говоря коротко параф — это то, что на территории РФ обычно именуется как подпись. Можно выделить некоторые его составляющие, которые состоят из:
Параф характеризуется сугубо уникальным для конкретного субъекта набором буквенных символов и соответствующим оформлением. Буквально слово “параф” имеет значение “росчерк”, изначальной целью которого является защита подписи от подделки. Однако, стоит помнить, что, уникализируя непосредственно само изображение подписи, росчерк обычно сводит на нет возможность ее читаемости и правильного понимания, что, в свою очередь не работает на его юридическую силу.
Таким образом, когда речь идет о парафировании, не стоит подразумевать под этим факт только лишь подписанного документа. Однако и сам параф не может заменить подпись.
На данный момент, современная юридическая практика употребляет термины “параф” и “парафирование” чаще всего применительно лишь к международному праву, в том числе когда речи идет о дипломатической либо внешнеторговой деятельности.
При прохождении документом процедуры парафирования, уполномоченные лица могут ставить под текстом договора только параф. Парафом может быть либо монограмма, либо росчерк, либо часть фамилии, однако не печать или полная подпись. Зачастую в данном случае используются только лишь инициалы лица, подписывающего соглашение. Иногда, в некоторых случаях параф может проставляется не только лишь в самом конце всего текста соглашения, но и на всех его страницах.
Поэтому можно сказать, что под подписью нельзя подразумевать параф. Поэтому, использование подписи и парафа весьма различно.
А параф, в свою очередь не может подменить собой подпись. Более того, если документ заверен только лишь инициалами с росчерком, а полное имя заверителя отсутствует, тогда данный документ вполне может при необходимости считаться как неподписанный.
Юридическое значение парафирования
Как уже было упомянуто, если документ уже парафирован, а причины, в связи с которыми его подписание полностью устранены, тогда он подписывается всеми сторонами в установленном действующим законодательством порядке.
Процедура парафирования документа не является обязательным этапом при заключении соглашения между сторонами. Обязательным этапом является факт подписания этого договора, вне зависимости от того, был он ранее парафирован или нет.
В итоге, только подпись в абсолютно точном ее правовом смысле может закрепить за сторонами их права и обязанности в согласии с текстом заключенного договора.
Юридический смысл парафирования подтверждает, что полностью все согласования по тексту договора уже пройдены обеими сторонами-участниками данного соглашения и договор составлен. Однако момент юридических обязательств сторон при этом еще не наступает. Текст договора также еще является обязательным к исполнению сторонами, и в будущем, до момента его подписания, еще может подвергаться некоторому редактированию, так как возможность внесения небольших коррективов в текст договора после этапа его парафирования сохраняется. Однако, подобные изменения не могут вноситься без участия второй стороны данного соглашения.
Использование парафирования в хозяйственной деятельности
На сегодняшний момент, парафирование в основном применимо в практике международного права. Нормы данного юридического 
действия прописаны в определенных нормативных актах, которые так или иначе связанны с правовым регулированием внешнеэкономической деятельности. Однако, если говорить о возможности парафировать соглашение, достигнутое между несколькими субъектами хозяйственной деятельности внутри государства, то в принципе эта процедура вполне допустима. В определенных случаях парафирование такого рода договоров даже рекомендовано экспертами. Так, например, подобный опыт заключения договоров имеется при организации совместного предприятия.
К слову о промежутке между парафированием и окончательным подписанием соглашения. Все упирается в специфику отечественного делопроизводства. Таким образом, допустим, определенный гражданин взялся организовать совместное предприятие. Он обязан пройти следующие этапы:
Есть один небольшой нюанс. Дело в том, что в момент государственной регистрации совместного предприятия может внезапно возникнуть необходимость внесения непредвиденных коррективов в уже подписанное соглашение. Это может произойти, если процесс переговоров о совместной хозяйственной деятельности был достаточно трудоемким и длительным. В итоге может оказаться так, что договор уже вступил в силу до государственной регистрации, но в ее процессе оказывается, что не все моменты были учтены. Таким образом, всем снова необходимо садится за стол переговоров для выяснения всех пунктов. Именно при таких обстоятельствах и рекомендуется парафировать практически составленное соглашение, чтобы при очередных переговорах можно было безболезненно внести в него все корректировки уже непосредственно перед самой государственной регистрацией совместного предприятия.
Во избежание различного рода нечестных действий, которые могут быть связанны даже с подменой договора перед его окончательным
подписанием существует ряд методических рекомендаций. Например, все соглашение можно прошить, а его листы пронумеровать и скрепить простой бумажной печатью, на которой будет указанно общее количество листов договора. Данные сведения о соглашении 
подтверждаются печатями и подписями. Используя печать. ее оттиск должен захватывать ту часть текста, где указанно наименование должности ответственного лица и, непосредственно саму бумажную печать, которая закрепляет концы нити прошивающей сам документ. Второй способ перестрахования от подделки документа или его отдельной части – это парафирование либо визирование каждой страницы данного соглашения. Подобная процедура может быть выполнена только уполномоченным на то лицом и только после издания специального приказа. К слову, визирование документа в данном случае намного предпочтительнее, чем то же парафирование. Так как визирование осуществляется не ограничиваясь только обычной подписью, но и при помощи печати или штампа, который содержит в себе название предприятия, полные фамилия, имя, отчество и, непосредственно должность либо структурное подразделение уполномоченного лица, а также и номер страницы, и общее количество страниц в из которых состоит данное соглашение.
Мы коротко рассмотрели что такое парафирование, отличие от подписи и визирования документов, а также практику его применения при подписании международных договоров и при ведении совместной хозяйственной деятельности. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
ПАРАФИРОВАНИЕ
Смотреть что такое «ПАРАФИРОВАНИЕ» в других словарях:
ПАРАФИРОВАНИЕ — (французское paraphe росчерк), предварительное визирование международного договора представителями договаривающихся сторон. Означает согласие с подготовленным текстом. Практикуется также парафирование проектов национальных законов … Современная энциклопедия
парафирование — подписывание, подписание, скрепление Словарь русских синонимов. парафирование сущ., кол во синонимов: 3 • подписание (8) • … Словарь синонимов
Парафирование — (французское paraphe росчерк), предварительное визирование международного договора представителями договаривающихся сторон. Означает согласие с подготовленным текстом. Практикуется также парафирование проектов национальных законов. … Иллюстрированный энциклопедический словарь
Парафирование — англ. paraphing форма подтверждения согласия с выработанным в результате переговоров текстом договора посредством нанесения представителями сторон своих инициалов на каждой странице документа. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
ПАРАФИРОВАНИЕ — (от франц. paraphe сокращенная подпись росчерк), предварительное подписание согласованного текста международного договора инициалами уполномоченных … Большой Энциклопедический словарь
Парафирование — (от фр. paraphe сокращенная подпись; англ. initialling) предварительное подписание международного договора или его отдельных статей инициалами уполномоченных на то лиц до официального подписания договора. Согласно Венской конвенции о праве… … Энциклопедия права
ПАРАФИРОВАНИЕ — форма подтверждения согласия с выработанным в результате переговоров текстом договора путем нанесения представителями сторон своих инициалов в конце текста, а иногда на каждой его странице … Юридическая энциклопедия
парафирование — (от франц. paraphe сокращённая подпись, росчерк), предварительное подписание согласованного текста международного договора инициалами уполномоченных. * * * ПАРАФИРОВАНИЕ ПАРАФИРОВАНИЕ (от франц. paraphe росчерк), подтверждение аутентичности… … Энциклопедический словарь
Парафирование — Форма подтверждения согласия с текстом договора, согласованным между сторонами в результате переговоров, с обязательной росписью представителей сторон в конце согласованного текста, а иногда на каждой странице. Парафирование производится в тех… … Юридический словарь по патентно-лицензионным операциям
Парафирование — (от франц. paraphe росчерк, сокращённая подпись, гриф) предварительное подписание международного договора инициалами лиц, участвовавших в его выработке (инициалы ставятся на каждой странице согласованного текста проекта договора). П.… … Большая советская энциклопедия
ПАРАФИРОВАНИЕ — форма подтверждения согласия с выработанным в результате переговоров текстом договора путем нанесения представителями сторон своих инициалов в конце текста, а иногда на каждой его странице … Энциклопедический словарь экономики и права
Парафирование договора: что это такое простыми словами? Как в 2021 году проходит процедура парафирования документации от А до Я? Пошаговая инструкция для чайников
Лучший брокер по бинарным опционам! Огромный раздел по обучению! Идеально для новичков! Бесплатный демо-счет! Заберите бонус за регистрацию:
Бонусы для новых трейдеров!
Доброго времени суток, уважаемые читатели проекта 50baksov.ru!
Что такое парафирование договора простыми словами (2021 год)?
Договориться иногда бывает сложно. Даже, если это два человека, прийти к однозначному решению порой так трудно! Что же говорить, когда пытаются договориться две организации? Или даже две страны? А если две разные политические системы?
Неудивительно, что прежде чем договор будет заключен, он проходит несколько стадий своего развития, каждая из которых характеризуется определенными способами выражения согласия или несогласия сторон. Что такое подписание договора? Или, что значит «соглашение парафировано»? Это то же самое, что подписано, или нет?
Парафирование (от фр. parafe — росчерк) — предварительное подписание договора (или его отдельных статей) в том случае, если международный договор полностью согласован между сторонами, но требует ещё одобрения правительств, заключающих договор, или когда подписание окончательно оформленного текста по каким-либо причинам откладывается.
Парафирование состоит в том, что уполномоченные ставят под текстом договора не свои подписи и печати, а лишь параф — росчерк, часть фамилии или инициалы каждого из них. Иногда инициалы ставятся не только в конце текста, но и на каждой странице.
Парафирование означает, что согласование и редактирование договора закончены, и выработанный текст одобрен уполномоченными. Юридическое значение парафирования состоит в том, что оно связывает подписавших лиц обязательством считать переговоры по конкретным частям или по тексту в целом законченными. Тем не менее, парафирование не создаёт юридически обязательного согласованного текста, то есть оставляет возможность внесения изменений.
Парафирование не является обязательным этапом заключения договора; подписание уже оформленного и согласованного договора может быть отложено без парафирования. Парафирование не заменяет подписания договора. Парафированный договор может быть подписан после того, как отпадут обстоятельства, вызвавшие отсрочку заключения договора.
Итак, что означают различные термины права, подразумевающие способ закрепления между сторонами условий договоренности? Попробуем разобраться в смысловой нагрузке общеизвестных и часто употребляемых слов. Например, что такое подпись и чем она отличается от росписи. Как вообще правильно сказать: подписаться или расписаться под договором? А как используется монограмма? Что такое визирование документа? Каким может быть параф, и что значит словосочетание «парафировать соглашение»?
Без понимания значений этих терминов: подписать, завизировать, парафировать, значение слова «договор» не раскроется до конца. А, следовательно, и невозможно будет постичь основ договорной работы, к какой бы отрасли права она ни относилась.
Надежный брокер по бинарным опционам. Огромный раздел по обучению.
Парафирование договора означает процедуру защиты документа от всевозможных изменений страниц одной из сторон, подписавших его, которые могут быть выгодны для каждого из участников заключаемой сделки. В настоящий момент времени известно несколько способов оберегания официального документа от возможных корректировок.
Наиболее распространенным видом защиты стоит отметить нанесение защитных элементов, водяных знаков и т.д. Не менее редко применяется и парафирование страниц договора. Данная процедура заключается в постановке подписи на каждой странице. Более доступным и упрощенным вариантом можно отметить проставление специального штампа. В любом случае обеспечивается максимально надежная защита от внесения изменений.
Также не менее редко применяется простановка штампов или личной подписи на каждом листе документа с последующей прошивкой. Это позволяет избежать подмены страниц в дальнейшем. Этот метод менее надежный, т.к. невозможно заменить лишь последний лист. Важно отметить, что парафирование договора – это особый способ, требующий профессиональных навыков и наличия определенных материалов.
Как правило, это применяется в случаях, когда документ оформлен давно, но личные подписи проставить не удалось. Каждая из сторон может инициировать парафирование штампом того или иного документа. Суть данного способа заключается в поставке подписи под текстом. Это делается исключительно после того, как участниками обеих сторон были согласованы все условия, и уполномоченные на то органы могут одобрить документ.
Парафирование международного договора – это часто применяемый способ защиты, подтверждающий намерения сторон. Если же у вас возникли вопросы или сомнения относительно данного процесса и надежности его применения на практике, то можете проконсультироваться с нашими юристами, практикующими в данном правовом направлении. Они проинформируют вас и помогут подобрать наиболее надежный способ защиты официальной документации от внесения нежелательных изменений.
Какие документы визируются полистно и постранично? Как это делается?
Полистное визирование проектов документов, т.е. парафирование, всегда применялось по отношению к международным и внешнеторговым договорам, в международной переписке. Параф – это особая разновидность визы, которая защищает носитель документа, т.к. должна существенно затруднить подмену листов многостраничных документов. Оформляется параф после завершения процедуры согласования на уже окончательно согласованном и подготовленном к подписанию проекте документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24) и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.21), который вступит в силу 01.07.2018, предусматривают, что полистное визирование документа и его приложений может применяться по усмотрению организации. Поэтому в Инструкцию по делопроизводству организации можно включить обязательность полистного визирования многостраничных документов и документов с приложениями, которые оформляются по наиболее значимым для организации вопросам деятельности.
К ним относятся, например: учредительные и иные корпоративные документы (Устав, изменения в него, Положения о филиалах, Положение об общем собрании участников и пр.); локальные нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников и пр.);
документы, издаваемые совместно с профсоюзной организацией (коллективный договор, Положение о комиссии по трудовым спорам) или по согласованию с ней (Правила внутреннего трудового распорядка);
а также договоры (в своей инструкции вы можете определить, все ли договоры парафировать с вашей стороны, а если не все, то каких разновидностей);
документы с грифами ограничения доступа и т.п.
При этом необходимо установить, кто из руководителей или сотрудников-исполнителей имеет право визировать подготовленные проекты соответствующих документов, а также правила оформления парафа. ГОСТ Р 7.0.97-2016 состав атрибутов парафа и примеры его оформления не устанавливает, но в деловом обороте сложились следующие варианты:
самый распространенный – это проставление только личного росчерка;
реже к нему добавляют его расшифровку (в виде И.О. Фамилии) и совсем экзотическим вариантом становится добавление сюда еще и даты;
практически никогда параф не оформляется с полным составом атрибутов визы, т.е. с наименованием должности, личным росчерком, расшифровкой и датой визирования.
Местоположение парафа – нижнее поле документа.
Параф располагается на лицевой стороне листа там же, где и текст. Если вы все-таки столкнетесь с документом, распечатанным на двух сторонах листов, то достаточно будет парафировать лишь одну сторону каждого листа для защиты его от подмены (если иное особо не оговорено в самом документе).
Если в тексте подписываемого договора не указано, какое лицо его должно парафировать (например, только то, которое его подписывает, то парафировать документ может и другой человек (например, юрист все проверяет и парафирует, а гендиректор потом спокойно подписывает).
Как защитить договор от фальсификации
Заключение договора требует бдительного отношения как в правовом поле, так и в организации специфических процедур для его защиты.
В современном мире защита информации становится одной из первостепенных задач какого-либо важного проекта, а пренебрежение элементарными средствами безопасности может привести к очень значительным репутационным и финансовым потерям. К сожалению, порядочность ведения бизнеса в Украине все еще страдает, потому, заключая какое-либо соглашение, следует применять разумные средства защиты от недобросовестных контрагентов.
Защита договора невозможна без его скрупулезного анализа. При любых договорных отношениях за выгодой всегда следуют риски. Сущность всех мер и методов защиты договора сводится к тому, чтобы минимизировать вероятные риски и потери.
Выбор в пользу того или иного метода зависит от конкретной ситуации и от степени риска, который стороны соглашения считают для себя допустимым, а также от их технических возможностей. Считается, чем выше выгода от соглашения, тем риски увеличиваются. Разумным стремлением в данном случае является намерение снизить риски, сохранив прибыльность соглашения. Сегодня благодаря комбинированию разных методов и приемов это становится вполне реальной, даже необходимой мерой.
Проверьте своего контрагента
Как уберечь себя при заключении договора и какие способы защиты будут действенными? Первое, с чего необходимо начинать деловые переговоры, – это проверка полномочий лиц, заключающих соглашение. Риск признания договора незаключенным в случае его заключения лицом, не имевшим на это права, вполне реальный.
Попросите контрагента также выслать вам копию устава, поскольку в документах об учреждении компании могут быть ограничения полномочий исполнительного органа. Например, относительно максимальной суммы купли-продажи имущества. Если такие ограничения существуют, попросите руководителя дополнительно предоставить вам решение общего собрания или другого уполномоченного органа на заключение договора с вами.
Если контрагент отказывается или уклоняется направлять вам копию собственного устава, то тут следует задуматься над целесообразностью заключения договора с таким контрагентом. Конечно, все должно быть уместно, и если вы покупаете у приятеля ноутбук, то проверять тут нечего. Но если вы покупаете квартиру за несколько миллионов у незнакомца или у неизвестной компании, то тут, безусловно, проверка полномочий – процедура вполне уместная.
Избегайте доверенностей партнеров При заключении договоров старайтесь избегать использования вашими партнерами доверенностей, поскольку законность доверенности, которая была выдана юридическим лицом, достаточно тяжело проверить.
Если предоставленный вам образец доверенности предприятия не оформлен нотариально, настаивайте на том, чтобы договор был подписан действующим руководителем официально. В случае использования нотариальной доверенности для заключения соглашения обратите внимание на полномочия представителя, определите сроки действия документа, проконтролируйте, нет ли ограничений на суммы заключаемых соглашений, а также уточните, не отменена ли доверенность. Действительность доверенности совсем просто выяснить, обратившись к любому нотариусу.
Способы избежания подмены документов
Из-за недобросовестности некоторых контрагентов риски могут возникнуть уже с заключенным договором. Так просто заменить одну или несколько страниц договора другими с уже отредактированными положениями, условия которых не были предварительно согласованы сторонами. Риски такой подмены документов встречаются не так часто, однако в то же время остаются актуальными.
Для предупреждения подмены документов есть большое количество способов. Наиболее распространенные из них:
Проставление подписи уполномоченного лица на каждом листе договора – распространенная практика. Есть две разновидности данной процедуры: парафирование и визирование. Парафирование является формой согласия сторон с текстом документа, выработанным (согласованным) в результате переговоров, путем проставления уполномоченными представителями сторон своих подписей на каждой странице.
В отличие от парафирования, где подписи проставляются каждой из сторон, визирование может быть и односторонним – одной стороной соглашения. И визирование, и парафирование самый простой, но относительно эффективный способ защиты договора от подмены. В некоторых организациях существуют даже специальные лица (юристы, главные бухгалтеры, начальники отдела службы безопасности и т. п.), уполномоченные на осуществление такой процедуры.
Чтобы избавить руководителя от такой рутины, целесообразнее в положении о договорной работе (о документообороте) уполномочить на такие действия соответствующее лицо. В этом же положении целесообразно описать, какие именно виды договоров и на какую сумму подлежат визированию (парафированию). Дополнительное условие о парафировании каждой страницы договора может быть прописано в самом его тексте в разделе «Дополнительные условия» и предусмотрено в колонтитуле каждой страницы договора.
Прошивание договора является также довольно распространенным способом его защиты от подмены листов. Вариантов прошивания существует несколько. Самый популярный способ – «на три дырки», используемый большинством нотариусов. Иногда вместо прошивания договор скрепляют специальными заклепками – люверсами. Количество листов на обратной стороне сшивки, как правило, указывается не только в цифрах, но и прописью. Удостоверяется сшивка подписью уполномоченных лиц с проставлением печати или без таковой.
Экзотические способы защиты
Использование для договора специальной бумаги более экзотический, но от этого не менее эффективный способ защиты. При его применении данный способ может давать очень высокую степень защиты от подмены документов. С использованием фирменной бумаги заменить страницу в договоре становится практически невозможно. Однако использование фирменной бумаги с защитными свойствами предусматривает дополнительные расходы, которые может позволить себе далеко не каждая компания.
Использовать данный способ защиты или нет, должно решить руководство компании, оценив все риски. Использование специальных средств и специальных печатей – способы защиты, применяемые довольно нечасто. Они появились относительно недавно и только сейчас стали набирать популярности.
Связаны эти способы с развитием технологий. Стороны могут использовать практически все что угодно, что способствует предоставлению уникальности документу: например, использование (наклеивание) специальной голограммы на договор, проставление на листах уникального штрих-кода и т. п.
Нотариальное удостоверение соглашения хотя для большинства видов договоров и необязательно, однако в некоторых случаях – незаменимое средство от мошенников. Данный способ защиты позволяет снизить не только риски подмены документов, но и практически сводит на нет риск признания договора впоследствии незаключенным.
Как видим, способов и методов защиты договоров существует немало и их количество с развитием технологий будет только увеличиваться. Идеального рецепта, как их использовать, не существует. Для минимизации рисков их целесообразно комбинировать, чтобы выработать собственный неповторимый стиль защиты, который неосведомленное лицо вряд ли сможет подделать. Пренебрежение этими простыми механизмами защиты в сегодняшних реалиях – довольно рискованная позиция при налаживании взаимоотношений с бизнес-партнерами.
Документооборот договоров
Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ). Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.
Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.
В статье мы подробно рассмотрим: подготовку проекта договора; его согласование; заключение договора (подписание и заверение печатью); регистрацию (включая государственную регистрацию); учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров; формирование базы по документам контрагентов; организацию исполнения договоров; подготовку договоров к сдаче в архив.
Главное — принцип! На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться: централизованный или децентрализованный. Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия.
На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы: конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).
Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.
В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий. На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.
Подготовка проекта договора
Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.
Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.
На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров: как правило, по количеству сторон; для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.
В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены: Преамбула. Предмет договора. Права и обязанности сторон. Стоимость и порядок осуществления расчетов. Особые условия договора. Ответственность сторон. Изменение, расторжение и прекращение договора. Конфиденциальность. Разрешение споров. Обстоятельства непреодолимой силы. Срок действия договора. Адреса и реквизиты сторон. Подписи сторон.
Проверяем контрагента! На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов.
Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента. Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров.
Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства. Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации.
Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень: документы, содержащие сведения о контрагентах: документы, предоставляемые юридическим лицом:
Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:
Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты.
Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте:
Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.
Согласование проекта договора
Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из: проекта договора в электронной форме; документов, подготовленных контрагентом; листа согласования, содержащего следующую информацию:
Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает, визу ответственного исполнителя, визы руководителей ответственного исполнителя, вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение), наименование контрагента, список визирующих, дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.
Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение; пояснительную записку (в необходимых случаях).
Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию: обоснование необходимости заключения договора, обоснование выбора контрагента, о контрагенте, предмет договора (кратко), сумму договора, условия платежа, условия получения платежа либо исполнения обязательств; технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости.
Оно содержит следующую информацию: обоснование целесообразности совершения сделки, предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия, смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки, сроки исполнения сделки, описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.
Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.
Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.
В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.
Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел). Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия.
Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.
Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются: юрист; финансовый директор; главный бухгалтер; руководитель заинтересованного подразделения. Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.
Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации. Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.
При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.
Следует различать типовые договоры, утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.
Заключение договора (подписание и заверение печатью)
Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания. Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности.
Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов: визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы.
При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов».
Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.
Учет документов контрагентов
Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).
Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.
При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет: права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия; срока действия лицензии, доверенностей; адреса регистрации; соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом. Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.
Хранение договоров
Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения. Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия.
Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения. Справка Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.
Обязательными элементами заголовка дела являются:
название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
Далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.
Использование парафирования в хозяйственной деятельности
Сегодня парафирование применимо в основном в международном праве, и нормы этого юридического действа прописаны в нормативных актах, так или иначе связанных с правовым регулированием ВЭД. Но кто сказал, что этот удобный инструмент достижения договоренности доступен только дипломатам. И почему нельзя, к примеру, парафировать контракт между двумя или более субъектами хозяйственной деятельности внутри государства?
Можно! Мало того, в некоторых случаях это рекомендовано экспертами. К примеру, подобный опыт подписания договоров имеется у разного рода СП.
Почему важно соблюсти некоторую паузу между согласованием и окончательным подписанием документа?
Все дело в специфике нашего делопроизводства. Допустим, вы взялись организовать совместное предприятие. Какие работы вам предстоит проделать?
Стоит иметь в виду, что во время государственной регистрации СП может возникнуть необходимость внесения поправок в уже подписанные документы. Такие, к примеру, как долго и трудно согласовываемый договор о совместной хозяйственной деятельности.
Может получиться так, что договор вступит в силу до государственной регистрации, а в ее процессе выяснится, что учтено было не все. И вот вам опять нужно собираться с силами и партнерами, чтобы провести переговоры заново. Вот в этом случае и можно порекомендовать парафировать договор, чтобы при необходимости безболезненно внести в него все поправки уже непосредственно перед государственной регистрацией СП.
Резюмируя
Теперь, когда мы разобрались в том, что значит парафировать документ, есть смысл сделать некоторые важные выводы:
Как ясно из вышесказанного, парафирование не подменяет собой подписания согласованного документа. После того, как будут устранены причины, по которым заключение договора было отсрочено, он подписывается сторонами в установленном законом порядке.
Парафирование не является обязательным этапом заключения соглашения сторон. Обязательным является подписание, вне зависимости от того, было ранее парафировано это соглашение или нет. И только подпись в точном правовом смысле этого слова закрепляет за сторонами их права и обязанности в соответствии с текстом заключенного договора.
К сожалению, при заключении договоров любого рода между партнерами по бизнесу никогда нельзя быть полностью уверенным в том, что одна или даже несколько страниц тщательно подготовленного, согласованного и подписанного одной стороной документа не будут подменены перед окончательным подписанием другой из сторон.
Чтобы избежать этого, имеются некоторые методические рекомендации. Так, договор можно прошить, листы его пронумеровать и скрепить бумажной печатью с указанием количества листов (не страниц). Эти сведения о документе подтверждаются печатями и подписями. При этом оттиск печати должен захватывать часть текста с наименованием должности ответственного лица и, собственно, бумажную печать, закрепляющую концы нити, которой прошит документ.
В чем же тогда юридический смысл парафирования? Оно подтверждает, что все согласования по тексту сторонами уже пройдены и договор составлен. После парафирования подписавшие документ лица связаны обязательством принимать переговоры, результатом которых и является парафированный документ, как состоявшиеся и законченные.
Но момента юридической ответственности сторон при этом не наступает, текст не является обязательным к исполнению, и в дальнейшем, до подписания, еще может редактироваться. Возможность внесения изменений в текст соглашения после его парафирования сохраняется. Но эти изменения не могут вноситься только одной стороной договора.