что такое закрытие месяца и как определить что он закрыт
Советы по закрытию месяца в Бухгалтерии предприятия 2.0
В этой статье мы c Вами уделим особое внимание подготовке к закрытию месяца, непосредственно самой процедуре закрытия, рассмотрим наиболее часто встречаемые ошибки и пути их решения, а также, познакомимся с разнообразными сервисами и отчетами, предоставляемыми программой «1С: Бухгалтерия предприятия 8», редакции 2.0.
Проведение инвентаризации
Было бы не лишним в конце года, а иногда и месяца (зависит от нашей учетной политики и специфики деятельности организации), провести инвентаризацию, чтобы уже наверняка знать, что же у нас будет в остатках на начало нового года.
Обратим внимание, что документ инвентаризация товаров на складе, проводит инвентаризацию отдельно по каждому складу. И если в нашей организации несколько складов, то и документов инвентаризации должно быть несколько, соответственно количеству складов.
Колонка учетное количество заполняется по остаткам по данным бухгалтерского учета, т.е. показывает то количество, которое у нас осталось после отражения операций документами системы. В колонке фактическое количество, мы можем проставить то количество каждой номенклатуры, которое имеется в физическом наличии на складах.
На основании документа инвентаризация, могут быть введены документы оприходование товаров, если фактическое количество номенклатуры превышает учетное. Документ оприходования будет сформирован автоматические на количество превышения. Все излишки будут отнесены на счет прочих доходов.
Также на основании документа инвентаризация, может быть введен документ списание товаров, документ также заполниться автоматически при превышении учетного количества над фактическим. Вся недостача будет отнесена на счет 94 «недостачи и потери ценностей».
Экспресс-анализ
Для этих целей, программа 1С предлагает нам воспользоваться экспресс проверкой ведения учета («Отчеты – Экспресс проверка ведения учета»).
Открыв наш помощник, необходимо выбрать организацию, период, которым будет являться календарный год. По кнопке выполнить проверку, программа начнет проверять учет по 4 разделам:
Если в учете по какому-нибудь разделу будут найдены ошибки, то программа напротив наименования раздела высветит количество ошибок. Развернув каждый раздел, можно подробно посмотреть в каком пункте была допущена ошибка, в дополнение к этому, можно раскрыть сообщение об ошибке еще подробнее, и программа сама посоветует в какой области искать ошибку, возможные пути устранения, также программа может сослаться на конкретный документ, в котором возможно есть ошибка.
Переходят от ошибки к ошибке, исправим все неточности нашего учета. Получив отчет, в котором уже нет ошибок, можно переходит к следующему этапу проверок.
Анализ состояния бухгалтерского учета
Отчет предназначен для: анализа плана счетов в части состава счетов (субсчетов) и структуры аналитического учета с целью выявления возможных ошибок формирования отчетности;
Перед формированием отчета, необходимо выбрать организацию, по которой будет производиться анализ.
Технологический анализ бухгалтерского учета включает в себя 4 этапа.
1. Анализ рабочего плана счетов
Этот раздел анализирует состояние рабочего плана счетов. Программа сравнивает рабочий план счетов с эталонным планом счетов, рекомендованным фирмой «1С». В случае, если требуемый счет не найдет в плане счетов, у счета изменен признак активности, будут выдаваться предупреждения. Также проверяется структура аналитического учета на счетах, задействованных в алгоритмах составления форм регламентированной отчетности.
2. Анализ счетов, подлежащих закрытию в конце отчетного периода.
Анализируются бухгалтерские итоги на конец отчетного периода. Если счета, подлежащие закрытию на конец отчетного периода, имеют сальдовые остатки, выдается информация о таких счетах.
3. Анализ бухгалтерских итогов.
В процессе выполнения анализа в этом разделе выявляются:
Для удобства, в верхней панели формы расположена кнопка «Все проводки», нажав на которую, можно перейти перейдете в журнал проводок бухгалтерского учета. Также, в случае наличии ошибок в каком-либо разделе отчета, дважды щелкнув мышкой по строке с ошибкой, можно вызвать карточку счета или форму операции с ошибочной проводкой.
Распечатать отчет можно стандартными средствами, выбрав в меню «Файл» пункт «Печать».
Убедившись, что во всех разделах отчета нет ошибок, можно переходить к закрытию месяца. Как нам уже всем известно, процедура «Закрытия месяца» является одной из самых сложных и ответственных в работе каждого бухгалтера.
И для того, чтобы облегчить Вам проведение этой операции, мы поделимся с Вами нашим опытом, и дадим несколько рекомендаций по исправлению возможных ошибок.
Начисление налогов (взносов) с ФОТ
Но не следует забывать снимать установленный флажок корректировка расчета, поскольку если вдруг мы решим что-то переначислить в заработной плате, то при перепроведении документа начисления налогов с ФОТ данные не обновятся и не изменятся. И как следствие в нашем учете появится ситуация когда база для начисления налогов будет одна – ту которую сформирует документ начисление заработной платы, а сумма налогов будет посчитана с другой – той, которая закреплена документом Начисление налогов, и поскольку на нем стоит корректировка, то данные в нем не обновляются.
Закрытие счета 97 «Расходы будущих периодов»
Расчет долей списания косвенных расходов
Закрытие 20х счетов
При закрытии 26 счета организации необходимо определить в первую очередь, на какой счет он будет закрываться, тут вариантов не так уж много, либо он закроется на 20, либо на 90. Если в организации установлено, что 26 счет закрывается на 20, то для осуществления данной операции необходимо установить методы распределения «Общепроизводственных расходов», это можно сделать в учетной политике на закладке «Производство». Нажав по кнопке «Установить методы распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов», мы можем перейти к правилам описания их закрытия. В данном регистре необходимо отразить, как минимум следующие сведения: указать дату, выбрать организацию, указать счет затрат, и обязательно выбрать базу распределения. Остальные поля можно оставить незаполненными, и тогда настроенные правила будут распространяться на все подразделения и статьи затрат. Особое внимание следует уделить выбору базы распределения, так как именно от этого будет зависеть правильность закрытия счета. Для выбора предоставлены следующие базы распределения: выручка, объем выпуска, плановая себестоимость выпуска, оплата труда, материальные затраты, прямые затраты, отдельные статьи затрат, либо выбрать способ «не распределяются», чтобы производить закрытие счета вручную.
Нельзя забывать, что если выбрана та или иная база, она должна реально присутствовать, например, если выбрана база оплата труда, то это значит, что на 20й счет должна быть начислена заработная плата, или например, если выбрана база объем выпуска, то обязательно должен быть документ «Отчет производства за смену» в котором будет указан хоть какой-то объем выпуска. Аналогичным образом, будут работать и другие базы распределения. Таким образом, если вдруг после закрытия месяца остался незакрытым 26 счет, необходимо проверить, а была ли за данный месяц требуемая база распределения.
Если же в нашей организации используется метод директ-костинг, то есть 26 счет должен закрываться на 90.8 «Управленческие расходы», то для правильно работы программы следует обратить внимание на следующие моменты: Необходимо в учетной политике на закладке «Производство» поставить соответствующую галочку, а также обязательно убедиться в том, что в «Методах распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов» нет строк по 26 счету. А в противном случае в программе возникнет конфликт порядка закрытия счета, т.к. установленные методы распределения расходов говорят о том, что счет должен закрыться на 20й, а галочка директ-костинг – что на 90.8. Еще необходимо проконтролировать, при использовании метода директ-костинг, что в учетной политики на закладке «Налог на прибыль» нажав по кнопке «Указать перечень прямых расходов», требуется убедиться, что в перечне прямых расходов отсутствует счет 26, так как включение счета в данный перечень говорит о том, что все расходы по нему являются, прямыми, что некорректно с точки зрения метода директ-костинг, так как при его использовании считается, что данные расходы считаются косвенными, и признаются в качестве расходов текущего периода для целей учета по налогу на прибыль.
Подведем итог, что при использовании метода директ-костинг необходимо только наличие данной галочки в учетной политики, и отсутствие 26 счета в методах распределения общепроизводственных расходов и перечне прямых расходов организации. При выполнении данных условий 26 счет без проблем закроется на 90.8.
Теперь рассмотрим, с какими проблемами можно столкнуться, производя закрытие 20 счета.
Если организация занимается оказанием услуг, без производства продукции, то для закрытия 20 счета необходимо уточнить, какая база закрытия счета выбрана для оказания услуг. Эту информацию можно получить также из учетной политики на закладке производство.
Здесь можно выбрать из предложенных трех вариантов. Руководствоваться для выбора необходимо следующим, нужно в первую очередь определиться, с помощью какого документа будет производиться реализация услуг, а именно выбрать, будет это документ «Реализация товаров и услуг», либо «Акт об оказании производственных услуг». В зависимости от сделанного выбора определяем, если используется документ «Реализация товаров и услуг», то следует выбрать способ по Выручке, а если выбран документ «Акт об оказании производственных услуг», то – По плановым ценам. Если выбран способ по выручке, а 20 счет закрылся не полностью, то имеет смысл проверить наличие выручки по всем номенклатурным группам, так как есть возможность, что выручка присутствовала, но скажем не по все группам, это можно проверить с помощью отчета «Анализ субконто», с выбором в качестве субконто – Номенклатурные группы.
В отчете нужно проверить, по всем ли номенклатурным группам присутствует оборот по 90му счету, и есть ли затраты по 20му счету, которые не попали ни на одну номенклатурную группу, и теперь в отчете отражены с пустой аналитикой. Если такие строки в отчете есть, то необходимо зайти в документы, и проставить данную аналитику.
Если организация занимается выпуском продукции, то для закрытия 20го счета необходимо, чтобы для каждой номенклатурной группы был отражен выпуск продукции, то есть введен документ «Отчет производства за смену». Так как именно этот документ создаст базу для закрытия 20го счета при условии ведения производственной деятельности.
Подведем итоги, если при закрытии месяца, остались, не выполнены операции по закрытию счетов 20, то следует внимательно прочитать сообщения об ошибках, так как они содержат пояснения о том, в результате каких действий могли быть допущены ошибки, и советы по их исправлению.
Закрытие 90х счетов
Также при использовании ручных операций следует внимательно отнестись к формированию самой проводки, а именно если проводка будет составлена некорректно, например: использовался Дебет 90.01, либо наоборот использовался Кредит 90.02, то программа расценить данную корреспонденцию некорректной и соответственно закрытия 90х счетов не произойдет.
Также, если после закрытия месяца на 90м счете все же остались суммы, а вся аналитика указана, верно, требуется проверить, не произошло ли за двоение регламентной операции по закрытию 90х счетов. Это можно проверить, открыв журнал регламентных операций. В нем, требуется убедиться, что за текущий месяц регламентных операций с видом «Закрытие 90, 91» всего одна. Если их оказалось больше, то лучше всего удалить обе операции и закрыть месяц заново.Не следует забывать, что в течение года происходит закрытие общего 90 и 91 счета, а суммы по субсчетам остаются на конец месяца, и закроются в конце года при выполнении операции по реформации баланса, а финансовый результат за месяц рассчитывается с использованием субсчета 9. Так что если после закрытия месяца на счете 90.01.1 у вас осталась сумма, то это не означает, что 90 счет не закрылся, правильность закрытия можно проверить, сформировав общую оборотно сальдовую ведомость, как представлено на рисунке.
После успешного выполнения закрытия месяца можно всегда сформировать справки-расчеты и еще раз проверить правильность полученных результатов. И наконец, полностью убедившись в получившихся цифрах, можно переходить к следующему этапу проверки.
Анализ состояния налогового учета
Общая система налогообложения
Рассмотрим обработку по данным налога на прибыль («Отчеты – Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль»).
В отчете также выбирается организация и период, а после этого, можно нажатием мыши на каждый фрагмент, расшифровать цифры более детально.
Блоки иллюстрируют стоимость активов, обязательств, доходов и расходов организации по данным:
В случае если для показателей одного блока не выполняется правило «Оценка стоимости по данным бухгалтерского учета = Оценка стоимости по данным налогового учета + Постоянные и временные разницы«, то блок обводится рамкой красного цвета. Это сигнал наличия ошибок учета. Рекомендуется рассмотреть историю формирования показателей блока, выяснить причину невыполнения правила и устранить ее.
Каждую сумму можно детализировать вплоть до документа, которым она появилась.
Упрощенная система налогообложения
Если же у нас система налогообложения – Упрощенная, то для удобства анализа существует отчет « Анализ состояния налогового учета при УСН»
Отчет предназначен для анализа структуры доходов и расходов налогового учета по УСН
Отчет состоит из общей схемы налоговой базы и расшифровок отдельных блоков этой схемы.
Переход между отчетами разного уровня осуществляется по кнопке Назад и Структура налоговой базы. Его работа осуществляется аналогично анализу по налогу на прибыль. Все цифры также можно детализировать до документов, которые в свою очередь можно открыть и просмотреть
Ну что ж, вот мы с Вами воспользовались средствами проверки правильности учета за весь год, проанализировали все остатки и показатели, и убедились, что все у нас заполнено верно. Если же это было не так, то мы исправили все ошибки, еще раз перепроверили и наконец, остались убеждены, что все у нас правильно и хорошо. И теперь совершенно спокойно можно приступить к формированию отчетности.
Мы еще раз желаем Вам успешной подготовки отчетности, и искренне надеемся, что наши советы смогли Вам помочь и облегчить столь нелегкий процесс.
«Сим-Сим, закройся!» или несколько секретов «Закрытия месяца»
«Сим-Сим, закройся!» или несколько секретов «Закрытия месяца»
Некорректность может заключаться как просто в технической ошибке выбора того или иного способа учета, так и в несоответствии выбранного способа реалиям конкретной организации. И нередко первопричиной этого становится хоть и вынужденная, но неоправданная спешка при выборе и выполнении этих настроек. Хотя бывает и так, что пользователь просто не представляет себе причинно-следственной связи между тем или иным «флажком» и последствиями, которые как раз и проявляются в конечном итоге в момент проведения ежемесячных регламентов.
Так давайте попробуем разобраться: что и к чему.
Почему не закрываются счета затрат
Начать можно с конца. Дедуктивным, так сказать, методом, вспомнив добрым словом самого гениального сыщика Шерлока Холмса.
Итак, как чаще всего формулируется возникающая проблема?
Не закрывается счет затрат.
Эта «незакрытость» может быть либо обозначена как ошибка при выполнении обработки Закрытие месяца, либо (если обработка «промолчала») обнаружена самим пользователем при исследовании сформированной после проведения регламента оборотно-сальдовой ведомости как конечное сальдо по счету затрат.
Разница начинается уже здесь.
Со второй разобраться проще, поэтому с нее и начнем.
Счет 44 «Издержки обращения»
В первом случае незакрытым окажется весь дебетовый оборот по счету издержек обращения за месяц, и тогда возникает необходимо проверить: все ли операции по реализации внесены в базу.
Счета затрат 20, 23, 25, 26
Давайте теперь разберемся с закрытием счетов прямых и косвенных затрат на производство и оказание услуг или выполнение работ.
Здесь контрольных вопросов, которые приведут нас к правильному результату, будет значительно больше. И в обоснование того или иного способа учета придется включать такие показатели, как длительность производственного цикла, необходимость расчета себестоимости продукции, включая или исключая административные расходы, наличие или отсутствие потребности калькулирования себестоимости единицы оказанных услуг, учет серийной продукции (или услуг) и т. д. Будут задействованы такие объекты типовой конфигурации как Учетная политика, справочники Номенклатурные группы и Номенклатура, Статьи затрат и др. Все эти данные и настройки должны «подружиться» между собой в соответствии с конкретикой вашей организации. И тогда результат закрытия месяца будет неизменно радовать (по меньшей мере, в техническом плане).
1. В качестве бызы для распределения косвенных расходов выбран показатель Оплата труда, что означает в понимании программы (в лице регламентной операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26), что базой для распределения будут все суммы затрат по статьям, видом расходов по налоговому учету которых выбрана «оплата труда», отнесенные на счета прямых расходов (20.01 и/или 23). Если при этом (а практика знает достаточно таких случаев) заработная плата основных производственных рабочих относится на счет 25 (то есть на тот счет, для которого было задано распределение), то регламентная операция просто не найдет на счете 20.01 тех сумм, которые послужили бы базой для распределения, о чем и сообщит вам, остановив процесс закрытия месяца.
2. В том же регистре сведений в качестве базы для распределения расходов выбран Объем выпуска, что означает распределение косвенных расходов пропорционально количественному показателю выпущенной продукции. Однако, если производственный цикл не короткий, вполне может случиться месяц, когда просто не будет выпущено ни одной единицы готовой продукции, а, следовательно, также будет отсутствовать база распределения косвенных расходов.
Резюме этих примеров состоит в том, что, выбирая методы распределения косвенных расходов, необходимо относиться к этому не формально, а в соответствии с теми реалиями, которые характерны именно для вашей организации.
Выпуск продукции: проверяем настройки Учетной политики
С торговыми операциями мы разобрались выше. Теперь поговорим о выпуске продукции (производстве) и оказании услуг (выполнении работ).
Начнем с выпуска продукции. Для начала в Учетной политике потребуется установить соответствующий флаг (рис. 2).
Далее необходимо ответить на ряд ключевых вопросов по специфике вашего производства.
Какова длительность производственного цикла?
В отличие от приведенного выше примера с косвенными расходами, встанет вопрос формирования сумм незавершенного производства (НЗП).
В данном случае следует задать вопрос: выпускаемая продукция является серийной (например, мебель) или есть отличия, в связи с которыми важно отслеживать финансовый результат по каждому изделию или заказу (например, самолеты).
Если продукция серийная, то при единой номенклатурной группе потребуется вводить суммы незавершенного производства вручную, исходя из расчета выпущенной продукции и продукции, требующей завершения производственного процесса. Для этого рекомендуется использовать документ Инвентаризация НЗП, в котором нужно отразить суммы, аккумулированные в незавершенных изделиях. Именно они в итоге и станут переходящим на следующий месяц остатком по счету 20.01.
Затраты на производство: прямые или косвенные?
Тут важным фактором является то, что аналитика затрат на счетах 20.01 и 23 содержит субконто Номенклатурные группы (в отличие от счета 25, который этого субконто не содержит). И формулировка «отнесение на прямые затраты» означает: могут ли суммы затрат по тем или иным статьям отнесены на конкретные номенклатурные группы.
Очевидно, что здесь должны «подружиться» стратегия заполнения справочника Номенклатурные группы и необходимость (и возможность!) учета затрат в качестве прямых. Например, если необходимо строго учитывать заработную плату в составе затрат на те или иные виды продукции, то ее следует относить на конкретную номенклатурную группу. Если же это трудоемко и не критично, то удобнее отнести ее на счет 25 и задать правило ее распределения в регистре, о котором шла речь выше.
Наверное, будет не лишним сказать, что в перечисленных вариантах решающую роль играет та цель, тот запрос, ради которого вообще приобреталась программа «1С:Бухгалтерия 8». Если никаких иных задач, кроме сдачи отчетности, нет, то самый главный запрос бухгалтера можно выразить пожеланием, чтобы при любых обстоятельствах обработка Закрытие месяца не находила ошибок и закрыла все, что требуется. Иное дело, если (в полном соответствии с уровнем этой программы) существует реальный управленческий запрос на данные о фактической себестоимости, финансовом результате в разбивке по разным видам деятельности и конкретной номенклатуре, то и подход к комбинации настроек должен быть совсем иным.
Итак, следующий важный вопрос.
Производство: простое или многопередельное?
При простом производстве достаточно будет учесть перечисленные выше вопросы и настройки. При сложном, многопередельном производствое, в котором могут быть задействованы и несколько подразделений, придется определяться еще и с тем, каким образом будут учитываться переходящие с передела на передел полуфабрикаты (см. рис. 4).
И если порядок переделов задается вручную, то придется отслеживать возможное пополнение в списке функциональных подразделений. Например, в каком-то из месяцев появились в организации два новых филиала или подразделения. До этого момента все было хорошо и Закрытие месяца отрабатывало как часы. В месяц появления филиалов, Закрытие месяца пожалуется на то, что «не установлен порядок подразделений. ». Это всего лишь говорит о том, что необходимо заново сформировать список подразделений и выбрать необходимое место для вновь созданных в технологической цепочке.
Кстати, самые большие сложности создаются в том случае, когда при уже ведущемся учете перекраивается (один или несколько раз) список функциональных подразделений. Если учитывать то, что финансовые результаты формируются нарастающим итогом за год, а для их учета важны затраты, аналитикой по которым являются подразделения, то вряд ли переделка одноименного справочника будет способствовать качественному учету затрат, а значит, и удовлетворит управленческий запрос.
Но чудес не бывает и качественный информационный продукт вашей базы не родится сам по себе
Как в процессе производства, так и в процессе оказания услуг или выполнения работ (о чем более подробно поговорим далее) при сложной схеме бизнес-процесса или функциональной структуры организации, может потребоваться ответ на следующий вопрос.
Оказываются ли услуги другим подразделениям?
Анализируем структуру организации и определяем, существуют ли подразделения, оказывающие услуги другим собственным подразделениям (рис. 5).
При этом мы волей-неволей вовлекаем в продуктивную «дружбу» наших настроек еще двух участников.
Второй способ включает в себя плановую себестоимость единицы услуги, и тогда она должна быть также экономически обоснованной, а не взятой с потолка.
Безусловно, именно на факт закрытия счетов не повлияет «штука» или «рубль» плановой себестоимости. А вот на сами суммы расчета повлияет обязательно.
Выполнение работ (оказание услуг)
Теперь обратимся к такой деятельности, как оказание услуг или выполнение работ.
Поэтому во многом вышеперечисленные нюансы первоначальных настроек для производства, безусловно, применимы и к услугам.
В связи с этим возникает вопрос: являются ли ваши услуги производственными, то есть похожими в учете на производство продукции?
Такое позиционирование услуги дает возможность получения калькуляции себестоимости единицы услуги, что тоже роднит ее с такой деятельностью, как производственная.
Что же делать? Сделать правильный (с точки зрения ваших реалий) выбор в Учетной политике.
Он объединяет первые два из описанных выше, но списание затрат с учетом выручки будет работать только по услугам производственного характера.
Остальные затраты по услугам будут списываться даже в отсутствии выручки, и для того, чтобы сформировать корректный остаток незавершенного производства, необходимо его указать явно.
От редакции
В целях методической поддержки пользователи ИТС ПРОФ могут ознакомиться с материалами лекции «Закрытие „затратных» счетов на практических примерах в программе „1С:Бухгалтерия 8″ (ред. 3.0)», которая состоялась 4 июля 2013 года в 1С:Лектории.