что такое внутренняя среда организации
Внутренняя и внешняя среда организации (среда менеджмента)
Среда организации, что это такое? Организационная среда это элементы и факторы, которые окружают любую организацию, и влияет на процессы, которые в ней протекают. Насколько они разнообразны? Тут можно провести параллель с астрономией, факторов столько, сколько звезд на небе. И пусть это образное сравнение, но доля правды в нем есть, факторы разнообразны, и уровень и степень их влияния различна, а потому их можно выделить очень много.
В теории менеджмента принято подразделять среду организации. При этом деление проводится, как правило, на две структурные части. Это внутренняя среда организации и внешняя среда. Учитывая их название, эти две среды отличаются друг от друга как вход и выход или как верх и низ. В общем виде организационная среда выглядит как многослойный пирог.
Непосредственное и дальнее окружение представляют собой внешнюю среду организации. Далее разберем подробнее элементы организационной среды.
Внутренняя среда
Внутренняя среда – это элементы или факторы, которые находятся внутри организации. Здесь стоит говорить о родстве понятия внутренней среды и системного похода к управлению. Именно система состоит из частей, которые взаимосвязаны между собой. Точно также и внутренние переменные взаимодействуют друг с другом и дают или не дают возможность организации эффективно работать.
Основные элементы внутренней среды это собственно подсистемы внутри организации. При выделении элементов можно использовать два подхода. Общетеоретический или классический и технологический или административный.
Технологически любая организация состоит из ряда внутренних элементов, о которых говорил еще Анри Файоль. Опираясь на его виды деятельности, мы им ожжем сказать, что к элементам внутренней среды относятся:
В этом подходе можно проводить выделение элементов внутренней среды и по отделам, которые есть в организации – кадры, экономический, продаж, производственный и так далее.
Более же распространенный подход выделяет пять основных элементов внутренней среды. При этом считается, что внутренние переменные неразрывно взаимосвязаны. Эту взаимосвязь можно представить схематически.
Неразрывная взаимосвязь внутренних переменных организации
Охарактеризуем кратко перечисленные элементы внутренней среды.
Цели – это основа любой организации, это основа всего менеджмента, организации создаются для целей.
Люди – это вторая базовая основа организации, нет без человека действий даже при очень хороших целях.
Структура – это своеобразный каркас или скелет организации, расставляет все и всех по местам.
Задачи – говорят, кто и что должен делать в организации.
Технология – это процесс работы, то, как организация работает, и делают продукцию или оказывает услуги.
Таким образом, все переменные оказывают влияние на деятельность всей организации. Кроме того даже если одна переменная отсутствует, то уже и организации не будет, это и есть неразрывная взаимосвязь внутренних переменных организации. Нет людей, некому работать, нет целей, не для чего работать, нет задача, неизвестно кто и что делает и так далее.
Внешняя среда
Внешняя среда или как часто ее называют, деловая среда, находится за пределами организации. Эта среда очень разнообразна и оказывает существенное влияние на деятельность всех организаций. Влияние это может быть как положительным, так и отрицательным.
К примеру, введение продуктового эмбарго в России отрицательно сказалось на деятельности торговых сетей особенно крупных, им пришлось искать новые каналы поставок, новые продукты внутри страны. В тоже время для отечественных производителей это положительный факт, так как они могу продавать свою продукцию в большем объеме не испытывая конкуренции с иностранными производителями, прежде всего Европейскими.
Уровень и степень влияния также различна. Если конкурент предложил новый вид продукции, то организация может ответить тем же. А вот если случился экономический кризис, то здесь что-то противопоставить нечего, нудно будет приспосабливаться. Такие различия и обусловили появление двух элементов внешней среды – среды прямого воздействия и среды косвенного воздействия.
Схематически внешнюю среду можно представить следующим образом.
Среда прямого воздействия – это факторы в непосредственной близости от организации, которые влияют на нее непосредственно, но и организация на такие факторы также влияет. Получаем взаимовлияние фактора на организацию и организацию на фактор.
Элементы внешней среды организации прямого воздействия:
— конкуренты – предлагают аналогичную продукцию, отвлекают на себя наших возможных потребителей, предлагают им более интересную продукцию;
— потребители – те, кто приносит нам основную прибыль, покупают нашу продукцию, но могут и уйти от организации вслед за конкурентами;
— поставщики – дают возможность работать организации, предоставляя необходимые материалы, но могут и не предоставить и тогда у организации возникнут трудности, к поставщикам относят и организации инфраструктуры;
— трудовые ресурсы – самый уникальный фактор, присутствует и во внутренней среде и во внешней, в данном случае это те, кто в организацию может прийти, влияют уровнем квалификации или наоборот ее отсутствием, улучшая или ухудшая эффективность работы компании;
— законы и органы государственного регулирования и контроля – устанавливают правила игры всех организаций, обязывают выполнять их и наказывают за несоблюдение норм законодательства.
Среда косвенного воздействия – это макро факторы оказывающие влияние на деятельность организаций, не всегда сразу, однако сами организации ничего противопоставить им не могут. Косвенная среда заставляет организацию играть по правилам среды. Организация может спрогнозировать и подготовиться или уже приспосабливаться к изменениям. Ну а если не вышло, то значит, организацию ждет разрушение.
Основные элементы среды косвенного воздействия и их влияние на организацию:
— экономическая среда – влияние экономических процессов
— политическая среда – влияние политических процессов и преобразований
— научнотехническая среда – влияние новых технологий и инноваций
— социокультурная среда – влияние общества, моды в обществе, культурного уклада
— природная среда – влияние различных природных факторов и техногенных
— международная среда – влияние событий протекающих в жизни мирового сообщества.
Итого можно сделать вывод, что внешняя среда организации оказывает серьезное влияние на все процессы, протекающие в жизни любых организаций. Современный менеджмент говорит о необходимости постоянно и систематически собирать и анализировать данные о внешней среде.
Процесс сбора информации о среде и особенно ее анализа для современного управления крайне важен, все это дает поле для дальнейших управленческих процедур и действий.
Внутренняя среда организации. Как она влияет на результаты вашего бизнеса? Что нужно об этом знать?
Эта статья является продолжением 2-х предыдущих статей.
Введение.
Системное мышление- одна из важнейших способностей руководителя, позволяющая видеть организацию, как комплекс взаимосвязанных элементов.
Мы привыкли считать, что любая организация производит и продает продукты. Менее привычно осознавать, что она также производит РЕЗУЛЬТАТЫ.
Результаты разнообразны и кому-то они нужны также, как товары и услуги.
Тех, кому нужны результаты, называют заинтересованными сторонами. Например, акционерам/собственникам нужны прибыль, стоимость бизнеса, доля рынка.
Клиентам нужны товары, услуги и соответствующее обслуживание.
Сотрудникам адекватный доход, соответствующий их вкладу, развитие, карьера, творческая работа и т.д.
Удовлетворение ожиданий заинтересованных сторон является одним из ключевых факторов устойчивого развития организации.
Это связано с тем, что каждая заинтересованная сторона обладает ресурсами, жизненно необходимыми для развития компании.
В частности, акционеры/собственники вкладывают капитал, клиенты дают рекомендации и возвращаются за покупками, сотрудники предлагают идеи для развития. Свои ресурсы они будут тем охотнее инвестировать в развитие компании, чем лучше удовлетворяются их ожидания.
Заинтересованных сторон много и для каждой компании свой набор. Однако есть базовый набор заинтересованных сторон, обязательный для любого бизнеса.
Чтобы управлять производством желаемых результатов, нужно хорошо знать как оно работает.
Поэтому вопрос к собственникам и топ-менеджерам организации: Знаете ли как устроено производство результатов в вашей компании?
Описание внутренней среды необходимо для понимания того, каким образом организация получает результаты, которые соответствуют или не соответствуют ожиданиям ключевых заинтересованных сторон.
Первый шаг в этом направлении – увидеть внутреннюю среду целиком, а не отдельные ее части. Ключевое слово – УВИДЕТЬ
В сериале «Метод» один из главных героев, приезжая на место преступления задавал всегда один и тот же вопрос своему стажеру: Что ты видишь? И сразу пресекал попытку начать отвечать – я думаю.
Суть подхода к описанию внутренней среды. Результаты, которые получает организация – следствие ее поведения. Поведение определяется организационным устройством, корпоративной культурой и стратегией.
Последовательность шагов по описанию внутренней среды.
Шаг 2. Описание наблюдаемого поведения сотрудников, которое объясняет итог сравнения желаемых и фактических результатов.
Шаг 4. Определение неформальных ценностей организации, влияющих на поведения и организационную модель.
Данный кейс составлен на основе материалов консалтингового проекта для производственного предприятия, выпускающего сложное электротехническое оборудование.
Выявление причин, снижающих способность организации достигать амбициозные цели.
Есть только краткосрочное прогнозирование темпов роста рынка по продукции завода (на 1-2 года), поэтому запаздываем с вводом новых мощностей
Отсутствие дерева целей и привязанной к ней системы мотивации
Отсутствие четкого взаимодействия между функциями, в т.ч. регламента
Большое количество разномасштабных контрактов: неумение их ранжировать по приоритетности (важности)
Допустим, топ-менеджмент решит, что эти причины существенно осложняют достижение новых целей и решит заняться изменениями внутренней среды.
С какими трудностями они столкнутся?
Ответ на этот вопрос они получили, проведя анализ, часть материалов которого представлена в этом кейсе.
Описание существующей внутренней среды.
Шаг 1.
Желаемые результаты для заинтересованных сторон и их сравнение с реальными результатами. (колонка «реализация» показывает % реализации данного ожидания)
Шаг 2. Поведение организации.
Наблюдаемое поведение, которое приводит к тому, что ожидания не реализованы.
Ожидания клиентов
(пример описания поведения для некоторых сформулированных ожиданий)
Срок подготовки предложения 7 дней (реализовано в 50% случаев)
Менеджер инициирует подготовку КП без собственной проработки вопроса
На совещаниях долго обсуждаются цена и сроки поставки
Скорость заключения контракта (70%) реализовано в 70% случаев)
Длительное согласование юристами
Юристы говорят, что у них много задач. Вы в очереди.
Срок исполнения контракта (реализовано в 30% случаев)
Контакты с поставщиками начинаются только после того, как контракт подписан клиентом
Ответ на технические проблемы в течении суток (20%) (реализовано в 20% случаев)
Специалисты коммерческого блока ищут тех, кто может ответить на вопросы клиента
Технические службы воспринимают эти запросы, как второстепенные
Ожидания сотрудников
(примеры поведения организации, которые могут объяснить невыполнение ожиданий сотрудников)
Менеджеры говорят, что нет нормативов, которые позволили бы установить справедливую оплату
Сотрудники пользуются льготами социального страхования не болея (надо копать картошку, пойду на больничный)
Рабочие пропускают занятия по смежным специальностям
Описание элементов организационного устройства, которые формируют такое поведение.
Сокращение персонала ОГК (Отдел главного конструктора) на 10 процентов
Прибыль и финансовые риски важнее объема продаж
Эффективность использования рабочего времени не контролируется
Кадровая политика направлена на снижение среднего возраста работников предприятия
В первую очередь требуется выполнение действий в соответствии с регламентом утвержденного бизнес-процесса. Выполнение показателей процесса менее значимо
Структурное подразделение входного контроля качества есть только «на бумаге»
Функциональные задачи и показатели для разных подразделений определены без учета соответствующих задач и показателей «соседних» подразделений
Информация о технических характеристиках стандартных изделий «разбросана» по разным подразделениям
Есть информация только по существующим клиентам относительно планов их развития
При оценке временных затрат на производство продукции используются устаревшие плановые нормы
В системе мотивации продавцов отсутствуют критерии оценки за скорость заключения контракта
Система взысканий\наказаний нацелена, в первую очередь, на выполнение действий, определенных разными регламентами
Существующая система вознаграждения ОГК (отдел главного конструктора) ориентирована на внутренние задачи подразделения
Рост объемов продаж и производства не увязан с кадровым планированием
Менеджеры ставят конкретные задачи, не обсуждая со своими сотрудниками целей завода и подразделения в целом
Время обучения не заложено в производственный процесс, поэтому проводится только в личное время сотрудника
Коммерсанты плохо владеют техническими аспектами продаж\закупок (знание продуктов)
Прогнозирование тенденций рынка проводится от случая к случаю. В основном для подготовки материалов к Совету директоров
Есть процесс обучения персонала без увязки с производственными планами и стратегией развития
o Получение заказа
o Планирование производства
o Обратная связь с потребителем
Внутренние ценности
То, чем руководствуется большинство сотрудников в своей повседневной деятельности кроме регламентов и распоряжений.
Как бы я не работал, на моем положении это не скажется
Никто лучше меня не сделает
Выложите мне все на блюдечке
Так было. Мы всегда так делаем
Честь мундира выше целей завода
Мы их кормим, они нам должны
Слишком много директоров
Пока не напишут, делать не буду
A. Описание внутренней среды было выполнено относительно тех результатов, которые не соответствовали ожиданиям, поэтому полученный срез носит негативный характер
B. Этот подход используется также по отношению к результатам, которые соответствуют ожиданиям. В этом случае получится позитивный срез внутренней среды.
D. Топ-менеджеры, отвечая на вопрос о причинах (вопрос 1), выделяют видимую часть проблем. Значительная часть решений, ориентированных на ликвидацию причин, так и остается «на бумаге». Корни видимых причин находятся в корпоративной культуре организации («неформальные ценности») и взаимодействии разных блоков организационного устройства
E. Классическое определение сильных и слабых сторон без детального описания внутренней среды организации позволяет выделить отдельные факторы без понимания их взаимосвязи.
F. Сильные и слабые стороны являются элементами внутренней среды и тесно связаны. В разных ситуациях внешней среды они могут легко меняться местами.
G. Выявление сильных и слабых сторон для задач позиционирования и выявления конкурентных преимуществ компании необходимо проводить после детального описания внутренней среды компании.
Для описания анализа внутренней среды были использованы элементы модели и подход, изложенный в книге Дэвида Хэнны «Лидерство на все времена».
Форматирование текста цитат БОЛЬШИМИ, полужирными шрифтами создаёт впечатление, что на меня орут.
Кому как, но мне читать такое неприятно
Жаль, что у Вас создалось впечатление, что на Вас орут.
Такой цели точно не было:)
Относительно использование понятия «чек-лист»
Мне непонятна связь его использования в связи с текстом статьи.
Что касается взаимосвязи, то она точно есть. И
топ-менеджмент, который принимал участие в этой работе ее увидел.
Другое дело, что «при беглом прочтении» ее трудно установить.
В любом случае спасибо за отклик!
Он, как и многие пользователи и авторы площадки, считает решение неудачным.
Внутренняя среда организации
Внутренняя среда организации – это перечень всех внутриорганизационных факторов, процессов и ресурсов организации, влияющих на функционирование и развитие организации.
Более распространенный подход выделяет пять основных элементов внутренней среды: цели, структура, задачи, технология, люди.
Целями называются конкретные конечные результаты или состояния, которых хотят достигнуть работники предприятия совместными усилиями.
Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли.
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.
Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда.
Задача – это работа или ее часть, которая должна быть выполнена в определенный срок и определенным образом в процессе реализации цели.
С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача будет выполнена тем способом и в те сроки, которые предписаны, то организация будет действовать успешно.
Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.
Технология – это любое средство (машины, механизмы, инструменты, навыки, приемы, знания), с помощью которого элементы входа (заготовки) преобразуются в элементы выхода (готовая деталь).
Включает в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией, является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования.
Люди – это конкретные лица, составляющие коллектив предприятия со всем разнообразием их индивидуальный и коллективных качеств и поведения. Люди являются основой любой организации. Именно кадры организации создают его продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.
Менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий.
Все внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют социотехническую систему (потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).
Изучение внутренней среды направлено на выявление сильных и слабых сторон организации. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны являются предметом пристального внимания со стороны менеджера, обязанного избавиться или минимизировать их влияние.
Внешняя среда
Анализ влияния внешней среды на деятельность организации способствовал выделению факторов и группировке их по характеру воздействия на среды прямого и косвенного воздействия.
К среде прямого воздействия, то есть к факторам, которые непосредственно влияют на организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации, относятся:
1. Потребители – это потенциальные покупатели и клиенты. Покупатели воздействуют на среду посредством изменения структуры спроса, предъявления новых требований к товару (к качеству, цене, многофункциональности, дизайну и др.) и установления определенного уровня цен. Производитель, соответственно, тоже может воздействовать на покупателя, предлагая новый уникальный продукт с совершенными характеристиками, улучшая качество сервисного обслуживания, наконец, снижая цены.
2. Конкуренты – предприятия, реализующие аналогичный продукт на тех же самых рынках. Это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Конкуренция — это соперничество между участниками рыночного хозяйства за лучшие условия производства, купли и продажи товаров. Конкуренция как системообразующая составляющая рыночной экономики, выступает регулятором, «невидимой рукой», которая обеспечивает баланс индивидуальных интересов предприятий и потребителей.
Если организации ведут дела с одним поставщиком, то они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Наглядный пример – обеспечение электроэнергией. Все организации получают электроэнергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергообеспечение слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует электроэнергию.
Некоторые организации зависят от своевременного или непрерывного притока материалов. Например, машиностроительные предприятия; организации, распределяющие товары (дистрибьюторы), торговые дома. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций.
4. Рынок труда. Изучение рынка труда позволяет организации определить для себя контингент рабочих, обладающих определенными трудовыми характеристиками (пол, возраст, образование, квалификация, опыт работы, личностные качества). Адекватное обеспечение рабочей силой требуемых специальностей и квалификации необходимо для выполнения задач, связанных с достижением поставленных целей, т.е. для эффективности функционирования и развития предприятия. Без людей, способных оптимально, рационально, производительно, результативно, эффективно использовать сложную технологию, капитал, материалы и энергоресурсы, организации обречены на прекращение своей деятельности. Развитие российских предприятий в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов.
К среде косвенного воздействия, то есть к факторам, которые могут не оказывать прямого воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании.
Основные элементы среды косвенного воздействия и их влияние на организацию:
— экономическая среда – влияние экономических процессов
— политическая среда – влияние политических процессов и преобразований
— научнотехническая среда – влияние новых технологий и инноваций
— социокультурная среда – влияние общества, моды в обществе, культурного уклада
— природная среда – влияние различных природных факторов и техногенных
— международная среда – влияние событий, протекающих в жизни мирового сообщества.
Выделяют следующие виды отношений организации с внешней средой:
Внешняя среда имеет следующие особенности: сложность, динамика и неопределенность.