что такое виртуальная касса и как она работает
Что такое виртуальная касса и как она работает
Облачная, или цифровая касса — это сервис, который позволяет учитывать и фискализировать продажи в соответствии с законом. Интернет-магазину и мобильному бизнесу он заменит обычную контрольно-кассовую технику.
Для работы с облачной кассой тоже нужен фискальный накопитель, договор с оператором фискальных данных (ОФД) и регистрация кассы в ФНС. Основное отличие в том, что такая касса не стоит у вас в офисе или на складе — данные о расчётах собираются и хранятся в облаке, и вы подключаетесь к цифровой кассе через интернет.
Кому подходит сервис
Облачная касса нужна компаниям, которые принимают платежи дистанционно или работают на выезде. Она подойдёт:
Цифровую кассу нельзя использовать:
Особенности облачной кассы
Входит в тариф «Оптимальный» от СберБизнеса
Входит в тариф «Оптимальный» от СберБизнеса, делается разово при подключении
Для приема оплаты картой может понадобиться POS-терминал
Как работает облачная касса
Если вы, например, продаёте онлайн и доставляете заказы своими силами, вам пригодится приложение «Мобильный кассир», которое синхронизируется с цифровой кассой. Оно превращает смартфоны курьеров, продавцов, официантов и кассиров в полноценные кассы с эквайрингом. Для приёма оплаты на выезде или в торговом зале больше не нужно покупать и устанавливать отдельную кассу и банковский терминал для каждого сотрудника. Мобильное приложение позволяет принимать все виды наличной и безналичной оплаты, включая оплату по QR-коду, чеки приходят на email или в СМС.
Сколько стоит сервис
Сумма расходов складывается из стоимости ежемесячной аренды кассы и фискального накопителя (ФН). В зависимости от количества транзакций может понадобиться несколько касс и фискальных накопителей, так как одна онлайн-касса может обрабатывать не более 6 тысяч чеков в сутки, а ёмкость фискального регистратора — примерно 250 тысяч документов. При этом аренда облачной кассы обойдётся значительно дешевле, чем покупка онлайн-кассы.
Если у вас есть также офлайн-точка, для приёма платежей понадобится хотя бы одна обычная онлайн-касса.
Как подключить облачную кассу
При подключении цифровой кассы компания «Эвотор» поможет оформить ЭЦП, зарегистрировать кассу в налоговой, настроить взаимодействие с ОФД. И обеспечит бесшовную интеграцию приёма онлайн-оплаты для пользователей интернет-эквайринга от СберБизнеса или «Ю-Касса».
Облачная касса, мой скромный опыт
Есть вещи, которые понимаешь, что делаешь раз в жизни и больше полученный опыт не пригодится. От этого грустно, но делать приходится. Таким опытом и набитыми шишками легко делиться, может поможет кому.
Ниже приведен мой небольшой опыт по поднятию интернет-магазина с приемом оплаты согласно законодательству. Делать это после вступления в силу 54 Федерального Закона стало прилично сложнее и затратнее. Я не настоящий бизнесмен, а инженер. Поэтому, все повествуется с точки зрения инженера, с приличным слоем автобиографичности.
История началась как у многих: мы с друзьями образовали клуб по интересам, и начали кое-что делать для себя, допустим, глиняные свистульки. Потом другие друзья попросили сделать для них. Потом друзья друзей. Деньги в начале не брали, но любовь к искусству быстро опустошила кошелек, а малознакомые люди толкали по срокам. Поэтому, стали брать наличные на комплектующие. Потом как-то выросли объемы, появились заказы из других городов, начались быстрые переводы, в том числе с карты на карту.
Отваги получать большие суммы на карту, ровно как и желания объясняться с налоговой у меня не было, поэтому было решено зарегистрировать ИП, что и было сделано через госуслуги и две поездки в МФЦ, и открыть расчетный счет (неделя).
Бояться стало нечего, знай себе, работай, развивайся, плати 6% налогов и успокаивай-объясняй клиентам, что переводы по 1-2 дня на счет юр.лица — это норма, деньги не пропали, просто сегодня суббота. И, мол, извините, как раньше, за 15 минут по номеру карты больше не можем.
Сроки обработки — не радовали и было написано заявление в банк на эквайринг.
Эквайринг — это возможность для юрлиц принимать оплату на расчетный счет картами и другими видами электронных платежей. Сумма списывается с карты клиента, поступает на счет юр.лица, за вычетом комиссии организации предоставляющей услугу. Делается это как физически, например, в продуктовом, так и по интернету, когда заполняется форма оплаты картой.
Все бы ничего, но замаячил 54ФЗ и обязал на любое получение оплаты от физических лиц выдавать электронный чек, с отправкой в налоговую.
Деньги на счет ИП от физических лиц оставалось получать пол года, т.к. законом было предписано всем, кто получает деньги от физиков обзавестись кассами. Интернет-кассами, чтобы они физически были в офисе / торговой точке / квартире, подключены к интернету и информация о пробитом чеке отправлялась в налоговую.
Традиционно, в законе было много разночтений, несколько исключений, были двоякие толкования, а главное, что техники — просто не было. Очередь на кассы была на несколько месяцев вперед. Все были напуганы, т.к. штрафуют у нас легко и непринужденно.
Как увязывать сайт и счет — никто не знал. Те, у кого был подключен эквайринг — забили тревогу.
Мне не очень хотелось иметь кассовый аппарат, дежурить возле него в офисе, а главное, для чего? Я прекрасно получал оплату на счет, клиенты были уже со всей России, физически я никого не видел. Получил оплату, выполнил заказ, отнес на почту. Сколько получено денег — налоговая и так знает, банк ей сообщит. Но, закон есть закон и были начаты работы по поиску легального метода получения оплаты.
Упрощенно, как теперь должна выглядеть интернет-торговля:
Это только и жить возле кассы ради редких покупок и молиться, чтобы у провайдера на чердаке ничего не зависло.
Поэтому, было окончательно решено отказаться от физической кассы в пользу облачной. Это эмулятор кассовой машины. Касса с веб интерфейсом, если можно так выразиться.
Так же регистрируется в налоговой, требует подключения к ОФД, но место нахождения указывается — ЦОД кассового провайдера. Я нахожусь в Петербурге, место установки облачной кассы — Москва. Никого это не смущает.
Чтобы более-менее все наладить, пришлось прикинуть план действий для регистрации кассы и получения пластика на счёт.
Итак, участники цепочки:
Что с чем соединялось:
1. Не очень просто далось заполнение всех форм у того же Атол, за разъяснением по заполнению отдельных полей приходилось писать в поддержку. Менеджер помогал с оформлением и обещал помочь с настройкой кассы через Team Viewer после регистрации в налоговой и это ровно до тех пор, пока организация не получила оплату. Потом пришлось расчитывать лишь на себя.
Для создания электронной подписи на регистрацию кассы пришлось попотеть и обвесить плагинами браузер Chrome. Я не до конца понимал что делаю, все не с первой попытки, но как-то оно получилось.
Налоговая считает, что нет никакого хрома и под неё пришлось ставить плагины для Internet Explorer. Я им не пользовался много лет, и апгрейд с 9й версии на 11ю привело к зависанию Windows при загрузке. После починки — перестала работать часть софта.
2. Банк Т. предоставил для отладки эквайринга тестовые явки: логин с припиской демо и пароль, тестовые номера карт, при которых деньги не списывались и чеки не отправлялись в кассу и ОФД. Тесты — толковые, но.
3. Оказалось, что модуль для интернет-магазина предоставленный банком оказался несовместим по протоколу с партнером банка — Атол. Банк Т. мог работать лишь по протоколу 1.0, в то время как касса работала на несовместимом с ним 1.05. Смена протокола зависла дней на 10 (система писала что все хорошо, ошибок не было, но чеки не пробивались!).
С 2019 года эта проблема закрыта, т.к. государство принудило всех перейти на протокол 1.05. Но это до введения нового протокола.
4. Модуль банка Т. отлично вылетал. Есть платная доставка на сайте — оплата вылетает с неизвестной ошибкой на последнем шаге оплаты. Нужны колбэки, чтобы оплаченный товар списывался автоматом со склада — аналогично. Любой чих и все, оплата не прошла, репутация — подорвана. Что-то поменял на сайте, будь добр остановить сайт и пройти серию тестов заново, иначе не факт, что модуль будет работать.
Перед первой настоящей оплатой, тестовых оплат было сделано порядка 60 штук и это вместо 5. Тех поддержка банка сама просила отключать колбэки и разные фичи сайта, лишь бы пройти тест. Сейчас многие баги подлатаны, причем, втихаря. То, что они починили свой модуль — даже письмом не обмолвились. Сейчас все равно страшно что-то менять на сайте, потому что придется останавливать сайт и делать серию тестов. А еще, глядя в логи CMS, если человек дошел до оплаты, но не оплатил, сразу думается, что модуль оплаты вылетел.
5. Приходится жить в логах. Смотреть логи CMS, и логи ОФД, вдруг опять пропадет касса из эфира. Атол часто встает на профилактику, 9 писем за 2019й год об остановке на профилактику и одно про технический сбой. Потом надо смотреть логи были ли продажи и «пробивать» чеки вручную.
Во-первых, надо прочитать закон 54-ФЗ и пояснения к нему, возможно, для Вашей деятельности касса пока не нужна.
Если все же нужна, а возможности и желания нет, есть сервисы вроде РобоМаркет, который берет продажи физическим лицам на себя: принимает заказ и оплату от физика, потом пересылает заказ продавцу и тот отправляет заказ клиенту. Затем, сервис переводит оплату на расчетный счет как юридическое лицо юридическому лицу. Но, там достаточно запутанный и пугающий договор, за любой чих штрафы в 1000 евро. В результате, сервис оказался непопулярным, как у продавцов, так и у покупателей.
Можно поставить обычную, онлайн (физическую) кассу. Она получает данные о продажах с сайта/банка и отправляет чек. На момент поиска решений о принятии оплаты от физических лиц такая схема работала с CMS Bitrix + какой-то конфой 1С. Скорей всего, сейчас таких решений стало больше.
Мне оно не подошло, потому что не верю в надежность доступных интернет-соединений и нет потребности в физическом кассовом аппарате, нет желания дежурить у него, в случай чего, т.к. прямого контакта с покупателями практически нет.
В целом, задача решена, принимать оплату по интернету от физических лиц — получилось.
Удалось распутать достаточно запутанную схему и привести её в работоспособное состояние, но даже простое решение в лоб на всем готовом состоялось на троечку (хорошо, что хватило ума взять готовую CMS, а не заказывать самописную).
Процесс тормозила несогласовка между отдельными участниками, даже несмотря на заявленные партнерские соглашения, плюс не очень хорошее качество ПО, да и работа с клиентами могла быть получше, т.к. оповещения о новых услугах приходят на регулярной основе, а сообщение об обновлениях модуля для CMS приходили примерно никогда.
В общем, удовлетворительно, граничащее с плохо.
Отдельно нужно отметить, что нужна подготовка в IT хотя бы на уровне колледжа. Быть готовым читать логи, прописывать явки, добывать их из XML, и в целом понимать что с чем соединяется.
Если бы начал этот квест проходить заново сегодня, возможно бы сменил банк или эквайера на более компетентного с точки зрения софта и с комиссией поменьше. Поискал бы других провайдеров облачных касс, у которых есть самотесты, которые проверяют, жива ли касса. Чтобы телефон техподдержки круглосуточный, с номером 8-800. А пока, приходится поглядывать в логи.
В целом, я более менее доволен работой и не стал бы менять CMS, ОФД и, внезапно, налоговую.
Все вышеприведенное — мой личный опыт, без претензии на абсолютную истину.
Что такое облачная касса, как работает и кто может использовать ее по закону
В 2021 году почти все предприниматели обязаны пользоваться онлайн-кассами — с 1 июля даже ИП без сотрудников, которые продают товары своего производства, либо выполняют работы или оказывают услуги (за исключением тех, кто выберет режим «налог на профессиональный доход»). При этом есть сферы бизнеса, в которых покупатель и продавец не контактируют физически, но совершают расчеты. Чтобы и они могли принимать оплату по закону, существует облачная касса. Это сервис, который позволяет арендовать кассу в дата-центре, подключаться к ней через интернет и выдавать чеки, не покупая физическую кассу.
Но с облачными кассами многое непонятно — что это, как работает и кто может использовать ее по закону. Разберем сложные моменты и однозначно ответим, кто и как может использовать облачную онлайн-кассу в 2021 году.
1. Кто может использовать облачную кассу в 2021 году?
Основное правило: вы можете использовать облачную кассу, если не контактируете с покупателем в момент расчета и используете автоматическое устройство для приема платежей. Например, если покупатель заказывает и оплачивает заказ на сайте интернет-магазина или в приложении. Если же покупатель пришел к вам в магазин и оплачивает товар картой, применять облачную кассу нельзя.
Дополнительное правило: вы можете использовать облачную кассу, даже если контактируете с покупателем в момент расчета, но при условии, что оплату принимает:
Вот наиболее распространенные ситуации, когда можно использовать облачную кассу:
Интернет-магазин. Покупатель выбирает товар на сайте и оплачивает его на сайте или через платежную форму, платежным поручением в банке или через курьера в момент доставки. Оплата через мобильное приложение. Если вам платят за услуги через смартфон, при этом взаимодействия с продавцом нет. Например, у вас фитнес-клуб со своим приложением, в котором можно купить абонемент сидя дома или на работе. Либо вы продаете электронные книги, фильмы через сайт.
Автоматическое устройство. Деньги принимает вендинговый аппарат, терминал для оплаты парковки, автомат для продажи билетов, автоматическая мойка. При этом на экране автомата обязательно должен отображаться QR-код с реквизитами кассового чека.
Поездка в транспорте. Если пассажир не покупает билет в кассе, а платит либо внутри транспорта через транспортный POS-терминал, либо через мобильное приложение, например, как в Яндекс.Такси.
ЖКХ. Важно, чтобы оплата была онлайн — на сайте, в приложении, через банкомат или платежным поручением.
Услуги на выезде. Вы или ваши сотрудники приезжаете к клиенту и рассчитываетесь на месте. Например, делаете маникюр на дому или отправляете сантехников отремонтировать кран. Тогда вы можете принять от клиента оплату наличными или безналом, и отправить чек через облачную кассу.
Если вы ИП без сотрудников, который оказывает услуги или продает товары собственного производства, и при этом вы не перешли на налоговый режим НПД, с 01.07.2021 вы обязаны использовать онлайн-кассу. Вы можете не покупать устройство, а пользоваться облачной кассой, если соответствуете условиям выше. Например, если у вас свой магазин в соцсетях или вы оказываете услуги по клинингу.
2. Кто точно не может использовать облачную кассу в 2021 году?
Закон не разрешает использовать облачную кассу всем. Она точно не подойдет вам, если:
3. Что такое вообще облачная касса?
Это онлайн-касса, которая стоит не у вас, а в специальном дата-центре. Вы подключаетесь к ней через интернет, проводите платежи и пользуетесь ей, как обычной кассой.
Аналогия. Вы можете хранить файлы на флешке. А можете скинуть файлы в облачное хранилище вроде Яндекс-Диска, и вам не придется всюду таскать с собой флешку, бояться, что она потеряется или когда-нибудь перестанет работать. Функцию персонального хранилища данных и его техническое обслуживание берет на себя облачный сервис.
Так и с кассами. Можно купить и поставить в офисе кассовый аппарат, самостоятельно следить за его работоспособностью, менять фискальные накопители, обновлять прошивки. А можно арендовать кассу в облаке, у сервиса, который разместит ее в своем дата-центре, а вы будете подключаться к ней из любого места расчета и не думать о техническом обслуживании.
4. Чем облачная касса отличается от онлайн-касс?
Онлайн-кассы — это все современные кассы, других сейчас быть не может. Приставка «онлайн» означает, что касса в момент расчета передает фискальные данные в ОФД по интернету, а ОФД отправляет их в ФНС. Таким образом, ФНС видит данные о совершенных расчетах в режиме онлайн.
До 2017 года кассы были обычными. Они записывали фискальные данные в фискальную память и электронную контрольную ленту защищенную (ЭКЛЗ), информация о совершенных расчетах в налоговую оперативно не поступала.
Облачная касса — тоже онлайн-касса, но особенная. Она стоит не у вас в офисе, а в дата-центре, а вы пользуетесь ей на расстоянии, через интернет. 54-ФЗ это не противоречит. В отличие от обычной онлайн-кассы, облачная касса формирует только электронные чеки. Но в этом нет ничего страшного: электронный и бумажный чек в 2021 году для закона равнозначны.
5. Облачная касса и касса для удаленной фискализации — это разное?
Можно купить кассу в собственность, держать ее у себя дома или в офисе и настроить так, чтобы она формировала чеки удаленно. Например, чтобы со смартфона курьера на нее уходила информация о продаже, а на смартфон приходил электронный чек. Такое решение нельзя назвать облачной кассой — это стационарная касса для удаленной фискализации. Разница в том, что касса — у вас в собственности, и вы сразу оплачиваете всю ее стоимость целиком, а также все услуги по настройке, интеграции, регистрации в ФНС. Вам все еще нужно самостоятельно следить за ее работоспособностью, обновлять, заменять фискальные накопители, регистрировать и перерегистрировать.
Облачная касса — это не совсем касса, а скорее сервис. И у этого сервиса есть услуга — предоставление кассы для удаленной фискализации. Вы физически не храните у себя кассу и не берете ее в собственность, а пользуетесь ей как онлайн-сервисом. А за работоспособностью кассы и ее соответствием новым требованиям 54-ФЗ следят специалисты сервиса. Кроме того, вы не платите сразу полную стоимость кассы и настройки, а отдаете понемногу каждый месяц. И если касса станет не нужна, сможете отключиться от сервиса и ничего не платить.
6. Как работает облачная касса?
Вы арендуете у сервиса кассу в защищенном дата-центре. Туда не могут пройти посторонние лица, в помещении поддерживается благоприятная температура и влажность, есть резервное питание в случае отключения электроэнергии и параллельное подключение к нескольким провайдерам для гарантированной постоянной связи с интернетом.
В идеальных условиях дата-центра касса ломается редко. Но если такое случается, то дежурный инженер исправляет ситуацию в среднем за 20 минут — длительные простои в работе кассы исключены.
Сервис облачных касс выдает вам доступ в личный кабинет, через который вы можете следить за платежами и чеками, открывать и закрывать кассовые смены, вручную формировать чеки и корректировать уже сформированные чеки, если в них была ошибка. Там же вас предупреждают об изменениях — например о том, что система обновится или о том, что пора заменить фискальный накопитель.
Облачную кассу можно интегрировать с:
Если одновременно происходит несколько платежей — например, в одну секунду платеж поступает с сайта и от курьера, — облачная касса выстраивает их в очередь и последовательно формирует по ним чеки. Одной облачной кассы достаточно для фискализации расчетов в разных местах.
7. Чем удобна облачная касса?
Стабильная работа. Облачная касса находится в защищенном месте под присмотром специалистов. Риск, что она сломается, минимален. А даже если сломается — ее быстро починят, не придется ничего ждать и платить.
Предсказуемые траты. Каждый месяц пользователь платит одну и ту же сумму и точно знает, сколько потратит на ККТ в ближайший год. Расходы на владение стационарной кассой менее предсказуемы: в любой момент может понадобиться помощь технических специалистов, которую потребуется дополнительно оплатить.
Удобная интеграция с интернет-магазином или приложением. Облачную кассу можно быстро «прикрутить» к сайту, чтобы она получала информацию от CMS или приложения. Наш облачный сервис АТОЛ Онлайн сотрудничает с наиболее популярными системами управления сайтов, платежными системами, сервисами для курьеров и выездной торговли. Можно настроить все в пару кликов, без сложной интеграции.
Заменяет несколько стационарных касс. Когда мест расчетов много, выгоднее использовать одну облачную кассу, чем снабжать стационарными кассами каждого водителя, курьера или выездного специалиста.
Как подключить облачную кассу?
В АТОЛ Онлайн процесс выглядит так:
Готово! Ваша касса автоматически формирует чеки по платежам с сайтов, приложений или автоматических устройств, а вы и ваши сотрудники формируете чеки через личный кабинет или другие удобные для вас сторонние приложения. Если возникают затруднения, наша служба технической поддержки всегда на связи и готова вам помочь.
С первым шагом мы поможем прямо сейчас
О принципе работы облачных касс, который не все понимают и боятся спросить
Без сложных формулировок и воды расскажем о принципе работы облачных касс. Когда и где именно с ними будет особенно удобно работать. Плюсы и минусы применения.
Удаленные онлайн-кассы появились достаточно недавно в связи с расширением сфер бизнеса, обязанного ежесекундно отчитываться о продажах в налоговую. Благо 54-ФЗ не запрещает пользоваться арендованной и даже виртуальной техникой. Опустим прочие лирические отступления и подводки, потому как статья предназначена для предпринимателей, руководителей и их бухгалтеров, которые не тратят время на пустые разговоры.
Для кого подходит
Сам процесс
Как и стационарная, облачная ККТ должна быть зарегистрирована в ФНС и привязана к ОФД. Пользователю потребуется фискальный накопитель, который можно купить самостоятельно или совместно с арендой. И да, удаленную кассу нельзя выкупить, она всегда в аренде. Потому что физически аппарат находится в дата-центре компании.
Может кто-то помнит, как по магазинам ходили инспектора и проверяли наличие заводских голограмм и марок на ККМ. Теперь достаточно удостоверится, что выбранная компания предоставляет в аренду кассу, находящуюся в реестре ФНС.
Там обязательно должны быть отражены сведения о регистрации кассы и сроке действия ФН. Дополнительно указывается место, количество аппаратов и работающих кассиров, т.к. сведения о месте покупки и продавце должны быть отражены в платежном документе.
Пункт 6 статьи 1.2 закона 54-ФЗ обязывает пользователей обеспечить передачу данных кассового чека в момент расчета в налоговые органы через оператора фискальных данных. При игнорировании — штрафные санкции до 10 000 руб.
Регистрацию ККТ можно провести самостоятельно или поручить поставщику кассы, в любом случае потребуется время, КЭЦП и внимательность. Далее можно формировать чеки или получать их автоматически.
Рассмотрим череду происходящих событий при оплате покупки в интернет-магазине:
И всё это происходит в течение нескольких секунд.
Вместо печати кассового бумажного документа клиент получает письмо на электронную почту или смс в телефон с ссылкой на онлайн-чек. Полученный чек с QR-кодом имеет такую же законную силу, что и бумажный аналог.
В личном кабинете отображаются все возможные виды чеков и операции с ними. Это удобно, ведь если чек выбит неправильно или требуется возврат, нужно отправлять чек коррекции.
В случае с интернет-торговлей чек формируется автоматически, но можно и самостоятельно создать документ для продажи на торговой точке.
Этот вариант подходит при совмещении налоговых режимов. Например услуги на ПСН, а товары на УСН. На одной кассе можно сформировать чеки для разных систем налогообложения. Важно, чтобы ФН подходил одновременно для всех товаров и услуг.
Мы уже рассказали, что облачная касса может быть установлена для интернет-магазина и на торговой точке. При наличии онлайн и офлайн торговли достаточно приобрести одну физическую кассу, работающую на облачных технологиях. Тогда кассир может пробивать бумажный чек, а в это время, клиенты на сайте совершают удаленные покупки.
Но это не все функции облачной кассы
Для удобства кассиров закрытие смены происходит автоматически в 23:55, а открытие — при первом чеке. Упрощенцам не составит труда заполнить КУДИР на основании итогового чека. В нем будет отражена выручка от наличных и безналичных расчетов, включая банковскую комиссию за эквайринг, которая как известно учитывается в составе доходов на дату поступления денег на р/с.
Всевозможные виды отчетов облегчат управленческий и бухгалтерский учет. За любой период работы арендованной кассы вы можете:
За внесение ассортимента продукции в личный кабинет кассы не стоит волноваться, каждая уважающая себя облачная-ККТ умеет общаться с любой стационарной или дистанционной товарно-учетной базой. Аналогичным образом происходит выгрузка продаж с помощью открытого API.
Какие плюсы получают владельцы облачной техники:
Минусы тоже присутствуют:
Остались вопросы? Обращайтесь за консультацией.