что такое входящая и исходящая информация для медицинского регистратора
Электронный документооборот в медицине
Переход на электронный документооборот делает работу медицинского учреждения намного проще. Врачи быстрее находят информацию о пациентах, руководство клиники может лучше контролировать работу сотрудников. Также ЭДО усиливает безопасность хранения данных, защищая их от несанкционированного доступа, порчи и утери.
Организация электронного документооборота в здравоохранении требует значительных изменений в ежедневной работе медицинского и административного персонала. Понадобится не только перестроить процессы, но и оснастить все рабочие места компьютерами, специальным ПО, обучить сотрудников новому формату работы.
ЭДО в медицине используют при записи пациента и ведении медкарточек, для основного делопроизводства, обмена документами со страховыми компаниями, страхователями (работодателями), клиниками-партнерами.
Требования законодательства к ЭДО в медучреждениях
Организация электронного документооборота в медицине регламентируется Приказом Минздрава РФ «Об утверждении порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов».
Данный документ вступил в силу 1 февраля 2021 года и закрепил правовой статус электронного документооборота в медицине. Это обеспечило возможность клиникам и другим организациям здравоохранения перейти на ЭДО.
Тезисно разберем основные положения:
В приказе также прописаны требования к документам, которые передаются в Единую государственную информационную систему здравоохранения (ЕГИСЗ).
Преимущества ЭДО в медучреждениях
Цель внедрения электронного документооборота в медицине — оптимизировать работу учреждения и снять нагрузку с врачей. Уменьшение количества рутинной бумажной работы поможет больше внимания уделить пациентам.
Есть и другие преимущества:
Таким образом, электронный документооборот в медицинской организации становится удобным способом оптимизации работы учреждения, дает врачам больше времени на пациентов, а клиентам клиник — больше доступа к информации о собственном здоровье.
Работа медицинской организации со страховыми компаниями в ЭДО
Работая по ДМС, клиники обмениваются документами со страховыми компаниями: договорами, допсоглашениями, прайс-листами, списками открепления и прикрепления, гарантийными письмами, счетами, актами, реестрами оказанных услуг. Такое взаимодействие можно перевести в систему ЭДО.
Работа клиники со страховыми компаниями через оператора ЭДО позволит оптимизировать многие процессы:
Электронный документооборот обеспечивает прозрачное взаимодействие между клиникой и страховой компанией и улучшает контроль процессов с обеих сторон.
Кроме того, работа через сервис ЭДО помогает соблюдать требования законодательства, так как он передает и хранит информацию в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных». Обмениваться документами с медицинскими персональными данными можно только через систему, которая прошла аттестацию.
Вопрос-ответ
В каком виде документы будут выданы пациенту?
Пациент может получить документы от медицинского учреждения как в бумажном, так и в цифровом виде. Если клиника полностью перешла на ЭДО, печатный документ выдается клиенту по письменному заявлению.
Сколько нужно хранить электронные медицинские документы
Сроки хранения такие же, как и у бумажных документов.
Можно ли внести правки в электронный документ?
Да, корректировки в цифровой документ допустимо вносить. Его подписывают своей электронной подписью. Скорректированный файл после следует направить в Реестр электронных медицинских документов.
В статье подробно разобрали, как организовать электронный документооборот в поликлинике и любой другой медицинской организации. Хотите узнать о возможностях ЭДО с любыми контрагентами? Оставьте заявку, наш менеджер расскажет больше о сервисах ЭДО и поможет подобрать решение.
Должностная инструкция медицинского регистратора
Должностная инструкция медицинского регистратора – это правила труда и поведения в учреждении, которые сотрудник обязан соблюдать с момента подписания трудового договора. Этот документ относится к разделу квалификационных характеристик должностей в здравоохранении. Регламентирует компетенцию сотрудника путем подробного перечисления его обязанностей и прав, все, что должен делать регистратор в течение рабочего времени, чьи поручения и какие просьбы он может выполнять, не превышая собственных полномочий.
Инструкции составляются для всего коллектива любого учреждения, включая руководство. Целью такого тщательного описания деятельности работников является создание слаженной системы, которая работает полноценно и эффективно на протяжении всего рабочего дня.
Инструкция предназначена для работника, соответственно, должна быть внимательно им прочитана перед тем, как он приступит к работе. Составляется для конкретного учреждения и предприятия с учетом специфики и направления работы. Может состоять из большего или меньшего количества пунктов.
Образец должностной инструкции медицинского регистратора
Название организации.
Реквизиты.
Общие положения
Должностные обязанности медицинского регистратора
Права медицинского регистратора
Работник имеет следующие права и возможности:
Ответственность медицинского регистратора
С документом ознакомлен _______________.
Пояснения к должностным обязанностям
Медрегистратор – человек, ответственный за документацию каждого пациента. Работает в отделе, который считается важным и значимым.
В его функции входит:
Значение отдела регистратуры
От работы регистратуры зависит организация рабочего дня всего учреждения. Важно внимательно вести запись и выдачу талонов, чтобы не получалось дублирования или бездействия квалифицированного специалиста.
Регистратура обеспечивает хранение, систематизацию медицинских документов каждого пациента. Регистратор следит за состоянием картотеки, а также каждой карты в отдельности. Работник понимает, что в картах содержатся важные сведения о прививках, анамнезе, хронических заболеваниях, обследованиях каждого гражданина.
Ежедневно по окончании рабочего дня медрегистратор раскладывает карточки в соответствии с разделами картотеки, чтобы в следующий раз они были на своих местах.
Знания, которые нужны каждый день
Чтобы обеспечить пациентам действенную помощь и правильно подсказать, куда пойти или к кому записаться, сотрудник регистратуры обязан знать:
Обязанностью регистратора является также своевременное оповещение по телефону записанных ранее пациентов о переносе визита – если доктор по какой-то причине отсутствует, а также в других похожих случаях. Он контактирует с людьми, стараясь предупредить появление недовольных пациентов, чтобы не было сбоев в работе поликлиники или иного учреждения.
С учетом необходимости разговаривать и разъяснять, отвечать на вопросы людей, среди которых много пожилых, от регистратора требуется стрессоустойчивость, вежливость, терпение и благожелательное отношение.
Расписание работы медрегистратора
Начало рабочего дня и его продолжительность зависят от типа учреждения. В государственной поликлинике сотрудник регистратуры заканчивает рабочий день в 15-16 часов. В частных клиниках иное расписание и временные рамки рабочего дня, с учетом высокой оплаты.
Кстати говоря! В соответствии с ТК РФ работникам медицинского профиля предоставляются определенные льготы и компенсации, поэтому в любом случае названия должностей и требований к кандидатам и лицам, работающим на этих позициях, должны соответствовать предусмотренным в официальных справочниках и профессиональных стандартах. Медработникам предоставляется сокращенный рабочий день, что должно соблюдаться во всех медучреждениях, независимо от организационной формы или принадлежности.
Пояснения к требованиям
Работа в любом медицинском учреждении предполагает профильное образование у сотрудника, исключение составляет лишь технический персонал. Согласно положениям Номенклатуры должностей медицинских учреждений, медрегистратора относят к среднему медперсоналу. То есть, устроившись на эту позицию, человек становится медработником.
При этом работать на этой должности можно сразу после школы, без знания азов. Это предполагает, что у кандидата есть желание расширить свой кругозор и обучиться.
Лица со средним образованием проходят специальный курс, во время которого они:
Успешное окончание квалификационного курса является основным показателем профессионального соответствия. С другой стороны, целью курса является повышение уровня человека, недавно принятого на работу, до необходимого, чтобы он мог успешно выполнять свои обязанности в регистратуре.
Кандидаты, имеющие среднее медицинское образование, могут устроиться сразу по окончании среднего медицинского учебного заведения. В этом случае они могут сразу приступить к выполнению обязанностей. Требования по стажу к ним не предъявляются.
В настоящее время действуют нормы профстандарта, принятого в 2016 году, однако есть предположение, что они будут ужесточены.
Что такое входящая и исходящая информация для медицинского регистратора
Обзор документа
Приказ Министерства здравоохранения РФ от 7 сентября 2020 г. N 947н “Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов”
В соответствии с пунктом 11 части 2 статьи 14 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2017, N 31, ст. 4791), подпунктом 5.2.199 пункта 5 Положения о Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 608 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3526; 2017, N 52, ст. 8131), приказываю:
1. Утвердить Порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов согласно приложению.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 февраля 2021 г. и действует 6 лет со дня его вступления в силу.
| Министр | М.А. Мурашко |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 12 января 2021 г.
Приложение
к приказу Министерства здравоохранения
Российской Федерации
от 7 сентября 2020 г. N 947н
Порядок
организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов
I. Общие положения
1. Настоящий Порядок устанавливает правила организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов и распространяется на медицинских работников, фармацевтические организации, фармацевтических работников, территориальные фонды обязательного медицинского страхования, страховые медицинские организации, операторов информационных систем, с использованием которых осуществляется ведение медицинской документации в форме электронных документов, пациентов, органы или организации, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации может предоставляться доступ к медицинской документации, а также на медицинские организации в случае принятия ими решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов.
4. В случае принятия медицинской организацией решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов полностью или частично в медицинской организации локальным актом руководителя медицинской организации устанавливается:
б) перечень используемых медицинской организацией для формирования и хранения электронных медицинских документов, а также для предоставления доступа к электронным медицинским документам, медицинских информационных систем, государственных информационных систем в сфере здравоохранения субъекта Российской Федерации 3 и (или) информационных систем, предназначенных для сбора, хранения, обработки и предоставления информации, касающейся деятельности медицинских организаций и предоставляемых ими услуг 4 ;
в) порядок доступа медицинских работников и иных лиц к электронным медицинским документам;
г) порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные медицинские документы от имени медицинской организации, и подписания ими электронных медицинских документов;
II. Формирование электронного медицинского документа
5. Электронный медицинский документ формируется медицинским работником или фармацевтическим работником с использованием медицинской информационной системы медицинской организации, информационной системы фармацевтической организации, государственной информационной системы в сфере здравоохранения субъекта Российской Федерации, информационной системы, предназначенной для сбора, хранения, обработки и предоставления информации, касающейся деятельности медицинских организаций и предоставляемых ими услуг, или федеральной государственной информационной системы в сфере здравоохранения.
7. В случае если федеральным органом исполнительной власти в сфере охраны здоровья в соответствии с пунктом 11 части 2 статьи 14 Федерального закона N 323-ФЗ утверждена форма первичной медицинской документации, соответствующая формируемому электронному медицинскому документу, то данный документ должен иметь структуру, реквизиты и содержание, которые соответствуют утвержденной форме первичной медицинской документации.
8. Допускается изменение внешнего вида, взаимного расположения полей и других элементов оформления электронного медицинского документа относительно утвержденной формы медицинского документа на бумажном носителе с целью его корректного отображения при формировании в форме электронного документа, а также добавление дополнительных структурных элементов (в том числе штриховые коды, включая QR-коды), не меняющих состав информации утвержденной формы медицинского документа и предназначенных для использования электронного медицинского документа информационными системами при сохранении содержания документа.
III. Подписание электронного медицинского документа
9. Электронный медицинский документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского работника, сформировавшего документ, за исключением случаев, указанных в пункте 12 настоящего Порядка.
12. Электронные медицинские записи оформляются с использованием любого вида электронной подписи в случае, если они соответствуют одному или нескольким из следующих условий:
а) формируются в ходе оказания медицинской помощи без оформления медицинского документа;
б) содержатся в журналах, которые формируются на основе электронных медицинских документов;
в) предназначены для организации взаимодействия с другими информационными системами;
г) порядок ведения их аналогов на бумажных носителях не требует подписи медицинского работника и (или) печати медицинской организации.
Медицинские записи, полученные в автоматическим режиме в результате применения медицинских изделий, допущенных к обращению, не требуют подписания электронной подписью медицинского работника.
13. Электронные подписи должны соответствовать электронным подписям в CMS-формате.
IV. Регистрация электронного документа в федеральном реестре электронных медицинских документов единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения
16. Электронный медицинский документ направляется на регистрацию в РЭМД с использованием информационных систем, указанных в пункте 5 настоящего Порядка.
17. В случае внесения исправлений в электронный медицинский документ создается новая версия электронного медицинского документа, подписанного электронной подписью, которая подлежит регистрации в РЭМД как новая версия электронного медицинского документа.
18. Регистрация электронного медицинского документа в РЭМД обеспечивает подтверждение факта формирования электронного медицинского документа, наличие достоверной информации о дате и времени его регистрации, отсутствие изменений в нем на протяжении всего срока хранения с момента регистрации сведений об электронном медицинском документе.
V. Хранение электронных медицинских документов
19. С использованием информационных систем обеспечивается хранение электронных медицинских документов, предусматривая резервное копирование таких документов и электронных подписей в составе их метаданных, восстановление электронных медицинских документов и их метаданных из резервных копий, а также протоколирование и сохранение сведений о предоставлении доступа и о других операциях с электронными медицинскими документами и метаданными, автоматизированное ведение электронных журналов учета точного времени и фактов размещения, изменения и удаления информации, содержания вносимых изменений.
20. Электронные медицинские документы хранятся в информационной системе, которая используется для формирования электронного медицинского документа, не менее срока хранения соответствующих медицинских документов на бумажном носителе.
21. В случае внесения исправлений в электронный медицинский документ информационная система в сфере здравоохранения должно обеспечиваться хранение всех версий электронного медицинского документа, а также их подписей в составе метаданных версий электронного медицинского документа, на протяжении всего срока хранения электронного медицинского документа.
22. По запросу, поступившему из РЭМД, электронный медицинский документ должен быть передан в РЭМД.
23. При переводе медицинского документа, оформленного ранее на бумажном носителе или предоставленного гражданином на бумажном носителе, в электронную форму медицинский работник или уполномоченный сотрудник медицинской организации должен отсканировать медицинский документ и зарегистрировать его с помощью информационной системы, используемой в медицинской организации для ведения медицинской документации в форме электронных медицинских документов, с указанием реквизитов медицинского документа, включая его наименование, дату формирования, медицинскую организацию, в которой медицинской документ был создан, а также обеспечивает подписание, хранение и предоставление медицинского документа в соответствии с положениями настоящего Порядка.
VI. Выдача документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных медицинских документов
Бумажная копия электронного медицинского документа предоставляется государственному органу в течение 10 дней со дня получения соответствующего запроса, если нормативными правовыми актами не установлены иные сроки предоставления документов (их копий) по запросу соответствующего государственного органа.
26. В бумажной копии электронного медицинского документа не допускается внесение рукописных изменений, бумажная копия электронного медицинского документа должна соответствовать требованиям пунктов 28-30 настоящего Порядка.
27. Соответствие бумажной копии электронного медицинского документа оригиналу должно быть удостоверено подписью уполномоченного сотрудника медицинской организации.
VII. Визуализация электронного медицинского документа
28. Образ электронного медицинского документа должен содержать:
а) наименование медицинской организации и ее адрес в пределах места нахождения;
б) персональные данные гражданина, являющегося получателем медицинской услуги, включая фамилию, имя, отчество (при наличии), пол, дату рождения, местожительства;
в) текст электронного медицинского документа;
г) дату составления электронного медицинского документа;
д) наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за формирование электронного медицинского документа;
е) сведения об электронной подписи, которой был подписан электронный медицинский документ (отметка об электронной подписи).
29. Информация о подписании электронного медицинского документа электронной подписью должна содержать текст «ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ» и должна быть расположена в верхней части отметки об электронной подписи и выравнена горизонтально по центру области.
Сведения о сертификате ключа проверки электронной подписи, использованном при подписании, должны располагаться в нижней части отметки об электронной подписи и содержать следующие элементы:
а) номер сертификата ключа проверки электронной подписи;
б) данные владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;
в) срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи;
г) наименование медицинской организации.
30. Элементы сведений о сертификате ключа проверки электронной подписи, использованном при подписании документа, должны располагаться на отдельных строках друг под другом.
Элемент «Номер сертификата ключа проверки электронной подписи» должен содержать текст «Сертификат» и номер сертификата электронной подписи, использованного при подписании документа.
Элемент «Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи» должен содержать текст «Владелец», фамилию, имя и отчество (при наличии) владельца сертификата электронной подписи либо наименование, место нахождения и основной государственный регистрационный номер юридического лица, в случае если владельцем сертификата электронной подписи является юридическое лицо.
Элемент «Срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи» должен содержать текст «Действителен с», дату начала действия сертификата электронной подписи, текст «по» и дату окончания действия сертификата.
2 Пункт 11 части 2 статьи 14 Федерального закона N 323-ФЗ
3 Часть 1 статьи 91 Федерального закона N 323-ФЗ
4 Постановление Правительства Российской Федерации от 12 апреля 2018 г. № 447 «Об утверждении Правил взаимодействия иных информационных систем, предназначенных для сбора, хранения, обработки и предоставления информации, касающейся деятельности медицинских организаций и предоставляемых ими услуг, с информационными системами в сфере здравоохранения и медицинскими организациями» (Собрание законодательства Российской Федерации 2018, N 17, ст. 2491; 2019, N 6, ст. 533)
5 Пункт 72 Порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию, утвержденного приказом Федерального фонда обязательного медицинского страхования от 28 февраля 2019 г. N 36 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 18 июня 2019 г., регистрационный N 54950)
6 Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 июня 2019 г., регистрационный N 54963
8 Пункты 6 и 7 Положения о единой системе
9 Пункты 15 и 16 Положения о единой системе
10 Пункт 25 Правил предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 4 октября 2012 г. N 1006 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 41, ст. 5628)
Обзор документа
Медицинская документация ведется в форме электронных документов без дублирования на бумажном носителе в случае отсутствия письменного заявления пациента (его законного представителя) о ведении ее в бумажном виде. Этот процесс включает в себя формирование, подписание и хранение таких документов, предоставление доступа к ним и их регистрацию в ЕГИС в сфере здравоохранения.
При принятии решения о ведении медицинской документации в электронной форме локальным актом руководителя медорганизации устанавливается:
— перечень форм и видов электронных медицинских документов;
— перечень используемых информационных систем;
— порядок доступа медработников и иных лиц к таким документам;
— порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные документы;
— порядок предоставления документации в ФОМС и страховую медорганизацию.
Приказ вступает в силу с 1 февраля 2021 г. и действует 6 лет со дня его вступления в силу.
Что такое входящая и исходящая информация для медицинского регистратора
Главный врач N 5, 2016 год,
Центр изучения проблем здравоохранения и образования
Организация делопроизводства в медицинских организациях
* Примерную инструкцию по делопроизводству в медицинских организациях планируется опубликовать в ближайших номерах нашего журнала.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.
Организация документооборота
Движение документов в организациях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, служебными регламентами, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.
При применении электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.
Организация доставки документов
Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Прием, обработка и распределение поступающих документов
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234. Документы для почтовой отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса и (или) обозначение с помощью символов адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.
Почтовый адрес пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи присваивается пользователю автоматически при подтверждении им согласия на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа в соответствии с п.57 Правил оказания услуг почтовой связи.
На почтовых отправлениях отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата
Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи пишутся в следующем порядке:
б) название улицы, номер дома, номер квартиры;
в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название республики, края, области, автономного округа (области);
е) название страны (для международных почтовых отправлений);
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 222 (ред. от 31.01.2012).
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Порядок прохождения внутренних документов
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя. Дата и время отправки сообщения фиксируются компьютером автоматически. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, обычно не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Учет количества документов
Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов.
Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным структурным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Форма справки об объеме документооборота представлена ниже.