что такое свойство документа
Свойства документов
Документ как социальный феномен имеет ряд существенных отличий от других предметов вещного мира. Эти отличия позволяют использовать документ в практике жизнедеятельности в разных аспектах. Поскольку документ многомерен, то каждая из его сторон проявляет в процессе использования различные свойства, среди которых можно выделить ряд сущностных, эксплуатационных и ценностных свойств.
Сущностные свойства характеризуют документ как социальный феномен, вызванный потребностями социальной практики на определенном этапе развития общества. К ним относится, во-первых, соответствие психофизиологическим возможностям человека, использование выразительных единиц, адекватных сенсорной системе, т.е. способность быть воспринятым, а также способность хранить информацию в пассивной форме и легко трансформировать ее в активную и наоборот.
Сущностным свойством документа является предоставление возможности многократно использовать заключенную в нем информацию, при этом не уменьшая ее объем в зависимости от частоты использования.
Документ обладает свойством массовости, позволяющим ему существовать в многократно растиражированном виде, в силу чего быть доступным по цене, тиражу, наличию в фондах библиотек. Он обладает также свойством компактности — в небольшом физическом объеме заключать большие массивы информации.
Эксплуатационные свойства документа — совокупность свойств, характеризующих пригодность документа для использования и постоянного хранения. К ним относятся:
• долговечность — способность документа длительно удерживать информацию;
• прочность — способность документа противостоять механическим воздействиям;
• эластичность — способность документа к обратимым деформациям после механических воздействий;
• износостойкость — способность документа противостоять стиранию при использовании;
• биостойкость — сохранение документом эксплуатационных свойств при воздействии биофакторов.
Все эти названные свойства определяют сохранность документа — состояние, характеризующееся степенью удержания эксплуатационных свойств. Сохранность зависит от материального носителя, разрушение которого вызывает старение документа. Старение документа представляет собой изменение свойств документа вследствие естественного разрушения входящих в его состав материалов.
Из большого числа ценностных свойств документов в первую очередь выделяются такие, как: актуальность, оригинальность, полнота, достоверность, оригинальность, доступность, наглядность, точность и другие.
Актуальность трактуется как общественная значимость тематики документов в конкретной социально-политической ситуации. Она определяется интересом к тематике социальных групп и общества в целом. Косвенными признаками актуальности документов может служить их тираж и место опубликования.
Полнота характеризуется числом представленных в тексте сведений о социальном объекте, степенью охвата и детализации данных. Максимально полный документ должен позволить понять, представить читателю данный социальный объект, а при необходимости оценить и участвовать в управлении его развитием.
Оригинальность документа предполагает максимум сведений, неизвестных ранее данному читателю (группе читателей).
Доступность — свойство документа быть понятным по содержанию читателю. Доступность документа по содержанию включает наличие знакомой терминологии, облегченный стиль изложения, четкость структуры текста.
Наглядность — это свойство документа содержать эмоционально и логически убедительные сведения о социальном объекте. Характеризуется наличием в документе фактических примеров, иллюстраций, яркой эмоциональной окрашенности текста,
статистических данных, представленных в виде схем, таблиц, графиков.
Точность — это способность документа адекватно воспроизводить полученные в ходе исследования или обсуждения данные о социальном объекте, а также текст автора в издании или переиздании его работ.
Ценностные свойства документов относительны, изменчивы с течением времени. Среди документов нет абсолютно ценных, так как некоторые свойства несовместимы, противоречат друг другу. Например, полнота и оригинальность, достоверность и актуальность.
Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.
Свойства документа:
2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени.
3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру.
Признаки документа:
1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации.
3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве.
4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.
Функции документов можно условно разделить на три блока:
1) информационные функции:
– информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;
– социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах.
– политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидер ах.
– коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).
2) функции, обеспечивающие процесс управления:
– управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
– правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления).
– учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.
3) функции, носящие культурно-исторический характер:
– культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества.
– функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен.
— кино-, фото- и фонодокументирование.
Классификация документов
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Что такое свойство документа
рПОСФЙЕ «ДПЛХНЕОФ» СЧМСЕФУС ГЕОФТБМШОЩН, ЖХОДБНЕОФБМШОЩН Ч РПОСФЙКОПК УЙУФЕНЕ ДПЛХНЕОФПЧЕДЕОЙС. пОП ПФТБЦБЕФ РТЙЪОБЛЙ ТЕБМШОП УХЭЕУФЧХАЭЙИ РТЕДНЕФПЧ, УМХЦБЭЙИ ПВЯЕЛФБНЙ РТБЛФЙЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ РП УПЪДБОЙА, УВПТХ, БОБМЙФЙЛП-УЙОФЕФЙЮЕУЛПК ПВТБВПФЛЕ, ИТБОЕОЙА, РПЙУЛХ, ТБУРТПУФТБОЕОЙА Й ЙУРПМШЪПЧБОЙА ДПЛХНЕОФОПК ЙОЖПТНБГЙЙ Ч ПВЭЕУФЧЕ.
ьФП РПОСФЙЕ ЫЙТПЛП ЙУРПМШЪХЕФУС ЧП ЧУЕИ УЖЕТБИ ПВЭЕУФЧЕООПК ДЕСФЕМШОПУФЙ. рПЮФЙ Ч ЛБЦДПК ПФТБУМЙ ЪОБОЙС ЙНЕЕФУС ПДОБ ЙМЙ ОЕУЛПМШЛП ЧЕТУЙК ЕЗП РПОЙНБОЙС Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ УП УРЕГЙЖЙЛПК ФЕИ ПВЯЕЛФПЧ, ЛПФПТЩН РТЙДБЕФУС УФБФХУ ДПЛХНЕОФПЧ. дПЛХНЕОФ СЧМСЕФУС ПВЯЕЛФПН ЙУУМЕДПЧБОЙС НОПЗЙИ ОБХЮОЩИ ДЙУГЙРМЙО. рПЬФПНХ УПДЕТЦБОЙЕ РПОСФЙС «ДПЛХНЕОФ» НОПЗПЪОБЮОП Й ЪБЧЙУЙФ ПФ ФПЗП, Ч ЛБЛПК ПФТБУМЙ Й ДМС ЛБЛЙИ ГЕМЕК ПО ЙУРПМШЪХЕФУС.
оБ НЕЦДХОБТПДОПН ХТПЧОЕ ОБЙВПМЕЕ ПВЭЙН РТЙЪОБОП ПРТЕДЕМЕОЙЕ ДПЛХНЕОФБ ЛБЛ ЪБРЙУБООПК ЙОЖПТНБГЙЙ, ЛПФПТБС НПЦЕФ ВЩФШ ЙУРПМШЪПЧБОБ ЛБЛ ЕДЙОЙГБ Ч ДПЛХНЕОФБГЙПООПН РТПГЕУУЕ.
оБЪЧБООЩЕ Ч ПРТЕДЕМЕОЙСИ РТЙЪОБЛЙ ДПЛХНЕОФБ РТЕДРПМБЗБАФ:
дПЛХНЕОФ УРЕГЙБМШОП УПЪДБЕФУС У ГЕМША ИТБОЕОЙС Й РЕТЕДБЮЙ УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ Ч РТПУФТБОУФЧЕ Й ЧТЕНЕОЙ. йНЕООП РПЬФПНХ ЕЗП ТБУУНБФТЙЧБАФ ЛБЛ ЙУФПЮОЙЛ ЙОЖПТНБГЙЙ Й УТЕДУФЧП УПГЙБМШОПК ЛПННХОЙЛБГЙЙ. йУФПТЙС ЧПЪОЙЛОПЧЕОЙС Й ЬЧПМАГЙС ФПМЛПЧБОЙС ФЕТНЙОБ «ДПЛХНЕОФ» ЙЪХЮЕОБ ОЕДПУФБФПЮОП. ъБ ДМЙФЕМШОЩК ЙУФПТЙЮЕУЛЙК РЕТЙПД ЪОБЮЕОЙЕ РПОСФЙС «ДПЛХНЕОФ» РПУФПСООП НЕОСМПУШ.
a) МАВБС ВХНБЗБ, УПУФБЧМЕООБС ЪБЛПООЩН РПТСДЛПН Й НПЗХЭБС УМХЦЙФШ ДПЛБЪБФЕМШУФЧПН РТБЧ ОБ ЮФП-ОЙВХДШ (ЙНХЭЕУФЧЕООЩИ, УПУФПСОЙС, ОБ УЧПВПДОПЕ РТПЦЙЧБОЙЕ) ЙМЙ ОБ ЧЩРПМОЕОЙЕ ЛБЛЙИ-МЙВП ПВСЪБООПУФЕК (ХУМПЧЙС, ДПЗПЧПТЩ, ДПМЗПЧЩЕ ПВСЪБФЕМШУФЧБ);
В) ЧППВЭЕ МАВПЕ РЙУШНЕООПЕ УЧЙДЕФЕМШУФЧП.
В) ДПЛХНЕОФБНЙ СЧМСАФУС НБФЕТЙБМШОЩЕ ПВЯЕЛФЩ У ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙЕК, УПВТБООЩЕ ЮЕМПЧЕЛПН ДМС УПЪДБОЙС ЛБЛЙИ-МЙВП ЛПММЕЛГЙК. уАДБ ЧИПДСФ ЛБЛ РТЕДНЕФЩ ЙУЛХУУФЧЕООЩЕ, УПЪДБООЩЕ ЮЕМПЧЕЛПН, ФБЛ Й РТЙТПДОЩЕ, ФЕИОЙЮЕУЛЙЕ РТЕДНЕФЩ, ОБИПДСЭЙЕУС Ч НХЪЕЕ;
Ч) Ч УПУФБЧ ДПЛХНЕОФПЧ ЧИПДСФ ФБЛЦЕ НБФЕТЙБМШОЩЕ ПВЯЕЛФЩ, УПЪДБООЩЕ ЮЕМПЧЕЛПН УРЕГЙБМШОП ДМС ЖЙЛУЙТПЧБОЙС, ИТБОЕОЙС Й ЧПУРТПЙЪЧЕДЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ У ГЕМША ЕЕ РЕТЕДБЮЙ Ч РТПУФТБОУФЧЕ Й ЧТЕНЕОЙ, ОЕЪБЧЙУЙНП ПФ УРПУПВБ ЖЙЛУЙТПЧБОЙС. ьФП Й ДПЛХНЕОФЩ «РЙУБООЩЕ» (Ф.Е. У ЙОЖПТНБГЙЕК, ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПК ЪОБЛБНЙ РЙУШНБ), Й ЙЪПВТБЪЙФЕМШОЩЕ, ЖПОПЪБРЙУЙ Й ЖЙМШНЩ (ТЕЪХМШФБФЩ НБЫЙООПК ЪБРЙУЙ ЙЪПВТБЦЕОЙС Й ЪЧХЛБ).
фБЛЙН ПВТБЪПН, ЪБ ДМЙФЕМШОЩК ЙУФПТЙЮЕУЛЙК РЕТЙПД ЪОБЮЕОЙЕ РПОСФЙС «ДПЛХНЕОФ» РПУФПСООП НЕОСМПУШ. й ДП ОБУФПСЭЕЗП ЧТЕНЕОЙ РТЙНЕОСАФУС ПРТЕДЕМЕОЙС, ФП РТЙДБАЭЙЕ ЕНХ УБНЩК ЫЙТПЛЙК УНЩУМ, ФП УХЦБАЭЙЕ ЕЗП РПОЙНБОЙЕ ДП ПДОПЗП ЛБЛПЗП-ОЙВХДШ ЧЙДБ ДПЛХНЕОФБ. пРЕТЙТХС РПОСФЙЕН «ДПЛХНЕОФ», ОЕПВИПДЙНП ЧУСЛЙК ТБЪ ХФПЮОСФШ, ЛБЛПЕ ЙНЕООП ЪОБЮЕОЙЕ Ч ОЕЗП ЧЛМБДЩЧБЕФУС, ДМС ТЕЫЕОЙС ФЕПТЕФЙЮЕУЛЙИ ЙМЙ РТБЛФЙЮЕУЛЙИ ЪБДБЮ.
1.2.2 уППФОПЫЕОЙЕ РПОСФЙК «ДПЛХНЕОФ», «ЙОЖПТНБГЙС» Й «НБФЕТЙБМШОЩК ОПУЙФЕМШ»
ч ОБУФПСЭЕЕ ЧТЕНС ПВЭЕУФЧП РЕТЕЦЙЧБЕФ ЙОЖПТНБГЙПООЩК ВХН. мАВБС ПТЗБОЙЪБГЙС, ФБЛЦЕ ЛБЛ Й ЛБЦДЩК ЮЕМПЧЕЛ Ч ПФДЕМШОПУФЙ, НПЦЕФ УХЭЕУФЧПЧБФШ, ФПМШЛП ПВНЕОЙЧБСУШ ЙОЖПТНБГЙЕК. ч ОЩОЕЫОЙИ ХУМПЧЙСИ ПЮЕОШ ЧБЦОП ЧПЧТЕНС РПМХЮЙФШ ОХЦОХА ЙОЖПТНБГЙА Ч ОЕПВИПДЙНПН ПВЯЕНЕ. дТХЗЙНЙ УМПЧБНЙ, ЛФП ЧМБДЕЕФ ЙОЖПТНБГЙЕК, ФПФ ЧМБДЕЕФ УЙФХБГЙЕК.
мАВБС УЖЕТБ ЮЕМПЧЕЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ, ФБЛ ЙМЙ ЙОБЮЕ, УЧСЪБОБ У ДПЛХНЕОФОПК ЙОЖПТНБГЙЕК, Ф.Е. ЙОЖПТНБГЙЕК, УПДЕТЦБЭЕКУС Ч ДПЛХНЕОФЕ. йОЖПТНБГЙС, УПДЕТЦБЭБСУС Ч ДПЛХНЕОФЕ, ЙНЕЕФ ПРТЕДЕМЕООХА УРЕГЙЖЙЛХ, ЧЩТБЦБАЭХАУС Ч УМЕДХАЭЕН:
Б) ДПЛХНЕОФ СЧМСЕФУС ОПУЙФЕМЕН УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ, УПЪДБООПК ЮЕМПЧЕЛПН ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС Ч ПВЭЕУФЧЕ;
Ч) ЙОЖПТНБГЙС РЕТЕДБЕФУС ДЙУЛТЕФОП, Ф.Е. Ч ЧЙДЕ УППВЭЕОЙК. уППВЭЕОЙЕ, ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПЕ ОБ ЛБЛПН-МЙВП НБФЕТЙБМШОПН ОПУЙФЕМЕ (РБРЙТХУЕ, ВХНБЗЕ, РМБУФНБУУЕ, ЖПФПРМЕОЛЕ), УФБОПЧЙФУС ДПЛХНЕОФПН. дМС ДПЛХНЕОФБ ИБТБЛФЕТОБ ЪБЧЕТЫЕООПУФШ УППВЭЕОЙС. оЕЪБЧЕТЫЕООПЕ, ЖТБЗНЕОФБТОПЕ УППВЭЕОЙЕ ОЕ НПЦЕФ ВЩФШ РПМОПГЕООЩН ДПЛХНЕОФПН. йУЛМАЮЕОЙЕ УПУФБЧМСАФ ОЕЪБЛПОЮЕООЩЕ МЙФЕТБФХТОЩЕ РТПЙЪЧЕДЕОЙС, ЬУЛЙЪЩ, ОБВТПУЛЙ, ЮЕТОПЧЙЛЙ, ИБТБЛФЕТЙЪХАЭЙЕ ФЧПТЮЕУЛЙК РТПГЕУУ ЙИ УПЪДБФЕМС (РЙУБФЕМС, ХЮЕОПЗП, ИХДПЦОЙЛБ);
Е) ДПЛХНЕОФ ПВМБДБЕФ УХВУФБОГЙПОБМШОПУФША (ЧЕЭОПУФША). дМС ДПЛХНЕОФБ ЧБЦОБ УФБВЙМШОБС ЧЕЭЕУФЧЕООБС ЖПТНБ.
жХОЛГЙС НБФЕТЙБМШОЩИ ПВЯЕЛФПЧ ПВХУМПЧЙМБ ЙИ ПУПВХА, УРЕГЙЖЙЮЕУЛХА НБФЕТЙБМШОХА ЛПОУФТХЛГЙА (ЖПТНХ), РТЕДУФБЧМЕООХА РТЕЙНХЭЕУФЧЕООП Ч ЧЙДЕ ЛОЙЗ, ЦХТОБМПЧ, ВХЛМЕФПЧ, НЙЛТПЖЙЫ, НБЗОЙФОЩИ ДЙУЛЕФ, ПРФЙЮЕУЛЙИ ДЙУЛПЧ Й Ф.Р. вЩМЙ ФБЛЦЕ ЙУФПТЙЮЕУЛЙЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ЧЙДЕ ЗМЙОСОЩИ ФБВМЙЮЕЛ, РБРЙТХУОЩИ Й РЕТЗБНЕОФОЩИ УЧЙФЛПЧ Й Ф.Д. фБЛБС ЛПОУФТХЛГЙС ДБЕФ ЧПЪНПЦОПУФШ ДПЛХНЕОФБН ВЩФШ ХДПВОЩНЙ ДМС РЕТЕНЕЭЕОЙС, ИТБОЕОЙС Й ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЙИ (ЮФЕОЙЕ, РТПУНПФТ, УМХЫБОЙЕ) Ч УПГЙБМШОЩИ ДПЛХНЕОФОЩИ ЛПННХОЙЛБГЙСИ. пДОБЛП УРЕГЙБМШОБС ЖПТНБ ПВЯЕЛФБ ФБЛЦЕ ОЕ НПЦЕФ УМХЦЙФШ ЕДЙОУФЧЕООЩН ЛТЙФЕТЙЕН ДМС ФПЗП, ЮФПВЩ УЮЙФБФШ ЕЗП ДПЛХНЕОФПН (ЮЙУФЩК МЙУФПЛ ВХНБЗЙ, ДЙУЛЕФБ ЙМЙ ЖПФПРМЕОЛБ), ФБЛБС ЙДЕОФЙЖЙЛБГЙС ЧПЪНПЦОБ МЙЫШ РТЙ ОБМЙЮЙЙ ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПЗП ОБ ОЕН УППВЭЕОЙС, ФЕЛУФБ.
1.2.3 уЧПКУФЧБ, РТЙЪОБЛЙ Й ЖХОЛГЙЙ ДПЛХНЕОФБ
йЪХЮЕОЙЕ ДПЛХНЕОФБ ЛБЛ УЙУФЕНЩ УПУФПЙФ Ч ЧЩСЧМЕОЙЙ ЕЗП ЬМЕНЕОФПЧ, РПДУЙУФЕН Й УЧСЪЕК НЕЦДХ ОЙНЙ, Ф.Е. Ч ЙЪХЮЕОЙЙ ЕЗП УФТХЛФХТЩ. хУФБОБЧМЙЧБАФУС РТЙЪОБЛЙ Й РБТБНЕФТЩ, ИБТБЛФЕТЙЪХАЭЙЕ ДПЛХНЕОФ ЛБЛ УЙУФЕНХ. пРТЕДЕМСАФУС ЖХОЛГЙЙ, ЧЩРПМОСЕНЩЕ ЬМЕНЕОФБНЙ, РПДУЙУФЕНБНЙ ЧОХФТЙ Й ЧПЧОЕ ЬФПК УЙУФЕНЩ, ЕЕ УЧПКУФЧБ, Ф.Е. ЛБЮЕУФЧЕООЩЕ ПФМЙЮЙС, ПВХУМПЧМЙЧБАЭЙЕ ПФОПУЙФЕМШОХА УБНПУФПСФЕМШОПУФШ, ХУФПКЮЙЧПУФШ Й УФБВЙМШОПУФШ ДБООПК УЙУФЕНЩ, РТЙЗПДОПУФШ ДПЛХНЕОФБ ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС Ч УПГЙБМШОПК ЛПННХОЙЛБГЙЙ.
рТЙ УЙУФЕНОПН РПДИПДЕ ЙЪХЮБЕНЩК ДПЛХНЕОФ ТБУУНБФТЙЧБЕФУС ЛБЛ ЮБУФШ ВПМЕЕ ЛТХРОПК УЙУФЕНЩ УПГЙБМШОЩИ ЛПННХОЙЛБГЙК. рПЬФПНХ, РТЕЦДЕ ЧУЕЗП, ЧБЦОП ЧЩСУОЙФШ, ЮБУФША ЛБЛПК ВПМЕЕ ПВЭЕК УЙУФЕНЩ (ГЕМПЗП) СЧМСЕФУС Ч ДБООПН УМХЮБЕ ДПЛХНЕОФ. йНЕООП ЬФЙН ПРТЕДЕМСАФУС ЕЗП ЧПЪНПЦОПУФЙ, ЪБДБАФУС ГЕМЙ УХЭЕУФЧПЧБОЙС, ЖХОЛГЙЙ, ЧЩРПМОСЕНЩЕ Ч ПВЭЕУФЧЕ, ЪБЛПОПНЕТОПУФЙ ЖХОЛГЙПОЙТПЧБОЙС.
дПЛХНЕОФ РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК ПФОПУЙФЕМШОП УБНПУФПСФЕМШОХА УЙУФЕНХ ВМБЗПДБТС ОБМЙЮЙА УПВУФЧЕООЩИ РТЙЪОБЛПЧ Й УЧПКУФЧ, ПВХУМПЧМЙЧБАЭЙИ ЕЗП ТБЪМЙЮЙЕ Й УИПДУФЧП У ДТХЗЙНЙ НБФЕТЙБМШОЩНЙ ПВЯЕЛФБНЙ. рТЙЪОБЛ ПФТБЦБЕФ ЧОЕЫОАА РТЙНЕФХ; РП УПЧПЛХРОПУФЙ РТЙЪОБЛПЧ НПЦОП ПФОЕУФЙ ОБВМАДБЕНЩК ПВЯЕЛФ Л ДПЛХНЕОФХ. ч ПФМЙЮЙЕ ПФ РТЙЪОБЛБ УЧПКУФЧП ПФТБЦБЕФ ЛБЮЕУФЧЕООПЕ, Ф.Е. ЧОХФТЕООЕ РТЙУХЭЕЕ ДПЛХНЕОФХ ПФМЙЮЙЕ. дПЛХНЕОФ ИБТБЛФЕТЙЪХЕФУС ОБМЙЮЙЕН ЧУЕИ УЧПКУФЧ ПДОПЧТЕНЕООП (ТБЪМЙЮОБ МЙЫШ УФЕРЕОШ ЙИ РТПСЧМЕОЙС), Б ОБВПТ РТЙЪОБЛПЧ ДПЛХНЕОФБ Ч ЛБЦДПН УМХЮБЕ НПЦЕФ ВЩФШ ЙОДЙЧЙДХБМШОЩН.
лБЛ Й ЧУСЛЙК ПВЯЕЛФ, ДПЛХНЕОФ ПВМБДБЕФ НОПЦЕУФЧПН УЧПКУФЧ (ПФМЙЮЙФЕМШОЩИ ЛБЮЕУФЧ). оБЙВПМЕЕ УХЭЕУФЧЕООЩЕ ЙЪ ОЙИ УМЕДХАЭЙЕ:
Ч) УФТХЛФХТОПУФШ ДПЛХНЕОФБ, Ф.Е. ФЕУОБС ЧЪБЙНПУЧСЪШ ЕЗП ЬМЕНЕОФПЧ Й РПДУЙУФЕН, ПВЕУРЕЮЙЧБАЭБС ЕЗП ГЕМПУФОПУФШ Й ФПЦДЕУФЧЕООПУФШ УБНПНХ УЕВЕ, Ф.Е. УПИТБОЕОЙЕ ПУОПЧОЩИ УЧПКУФЧ РТЙ ТБЪМЙЮОЩИ ЧОЕЫОЙИ Й ЧОХФТЕООЙИ ЙЪНЕОЕОЙСИ. фЙРПЧХА УФТХЛФХТХ, Ф.Е. ПДЙОБЛПЧЩК ОБВПТ ЬМЕНЕОФПЧ ДМС ПРТЕДЕМЕООПЗП ЧЙДБ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙНЕАФ РТБЛФЙЮЕУЛЙ ЧУЕ ЖХОЛГЙПОЙТХАЭЙЕ Ч УЙУФЕНЕ УПГЙБМШОЩИ ЛПННХОЙЛБГЙК ДПЛХНЕОФЩ. фЙРПЧБС УФТХЛФХТБ ДПЛХНЕОФПЧ ТБЪМЙЮОЩИ ЧЙДПЧ ПРТЕДЕМСЕФУС УРЕГЙБМШОЩНЙ УФБОДБТФБНЙ, РПМПЦЕОЙСНЙ, ЙОУФТХЛГЙСНЙ Й Ф.Д. йНЕООП УФТХЛФХТБ ПВЕУРЕЮЙЧБЕФ ЬЖЖЕЛФЙЧОПУФШ ЙУРПМШЪПЧБОЙС Й ДПМЗПЧТЕНЕООПУФШ ИТБОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
л ПФМЙЮЙФЕМШОЩН РТЙЪОБЛБН ДПЛХНЕОФБ ПФОПУСФУС:
В) УФБВЙМШОБС ЧЕЭЕУФЧЕООБС ЖПТНБ, ПВЕУРЕЮЙЧБАЭБС ДПМЗПЧТЕНЕООХА УПИТБООПУФШ ДПЛХНЕОФБ, ЧПЪНПЦОПУФШ НОПЗПЛТБФОПЗП (ДПМЗПЧТЕНЕООПЗП) ЙУРПМШЪПЧБОЙС Й РЕТЕНЕЭЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ Ч РТПУФТБОУФЧЕ Й ЧТЕНЕОЙ;
З) ЪБЧЕТЫЕООПУФШ УППВЭЕОЙС. жТБЗНЕОФБТОПЕ ОЕЪБЧЕТЫЕООПЕ УППВЭЕОЙЕ ОЕ НПЦЕФ ВЩФШ РПМОПГЕООЩН ДПЛХНЕОФПН. фТЕВПЧБОЙЕ ЪБЧЕТЫЕООПУФЙ СЧМСЕФУС ПФОПУЙФЕМШОЩН, РПУЛПМШЛХ ЙНЕЕФУС ТСД ОЕЪБЧЕТЫЕООЩИ УППВЭЕОЙК, ЙНЕАЭЙИ ПУПВПЕ ЪОБЮЕОЙЕ ДМС ОБХЮОЩИ ЙУУМЕДПЧБОЙК (ОБВТПУЛЙ, ЮЕТОПЧЙЛЙ, ЬУЛЙЪЩ).
л УРЕГЙБМШОЩН ЖХОЛГЙСН ДПЛХНЕОФБ НПЦОП ФБЛЦЕ ПФОЕУФЙ УФБФЙУФЙЮЕУЛХА, ЙУФПЮОЙЛПЧХА, РПДФЧЕТЦДЕОЙС БЧФПТУЛПЗП БЧФПТЙФЕФБ Й ДТ. лПМЙЮЕУФЧП УРЕГЙБМШОЩИ ЖХОЛГЙК ДПЛХНЕОФБ, ЛБЛ Й РПФТЕВОПУФЕК ПВЭЕУФЧБ, ОЕЙУЮЙУМЙНП.
ъОБОЙЕ ЖХОЛГЙК ДПЛХНЕОФБ РПЪЧПМСЕФ:
жХОЛГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ ЧЩТБЦЕОЩ ОЕ Ч ЕДЙОЙЮОПН ДПЛХНЕОФЕ, Б Ч ЛПНРМЕЛУЕ ДПЛХНЕОФПЧ, ЛТХРОПН ДПЛХНЕОФБМШОПН НБУУЙЧЕ.
ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА, ФУНКЦИИ И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Итак, информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)
– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.
Требования, предъявляемые к управленческой информации:
• Доступность для восприятия.
К информации, помимо вышеперечисленных, предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Рассмотрим свойства и функции документа.
Документ имеет два свойства— информативное и эксплуатационное.
Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
Свойства и признаки документа
Свойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характердокументированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. «relevant» – уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации – её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более, невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа, изменения и искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних свойств документа, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Любой документ обладает определенным набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами.
Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определенной целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Авторство – важнейший признак документа. Авторами документов могут выступать учреждения, предприятия, организации. Вместе с тем авторами документов могут быть отдельные лица.
Важным документообразующим признаком является наименование вида документа. Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.
К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – время создания документа. Дата создания документа необходима для правовой оценки, содержащейся в нем информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления.
Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.
В совокупности, рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем, следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, и для круга участников управленческих действий, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа– это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ обязаны:
— соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
— издавать документы только в пределах своей компетенции;
— соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет, что:
– законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации;
– в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти;
– электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе;
– в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами;
– право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.