что такое ресурсный план
Ресурсное планирование. Почему оно не работает? Часть 1
Ценность ресурсного планирования для IT-компании сложно подвергнуть сомнению. Ресурсные планы есть у многих. А действительно работающей системой ресурсного планирования похвалиться могут совсем немногие. Почему же? Давайте разберёмся. 
Что такое действительно работающая система ресурсного планирования?
Давайте рассмотрим одну из самых распространённых моделей работы компании среднего размера по разработке программного обеспечения и не только. Не продуктовую. Обычно, в таковой мы имеем:
Тогда в работающей системе (упрощённо):
Конечно, за каждым пунктом этого списка кроется большой пласт работ, ежедневных обязанностей, внутренних и внешних коммуникаций и серьёзный документооборот. Каждый пункт — это тема для отдельной статьи или тренинга. Однако, если представить, что всё это и некоторые другие условия выполняются, то в компании появляется мощнейший и хорошо масштабируемый инструмент управления бизнесом, где руководство всегда знает:
Конечено, для подавляющего большинства компаний вышеприведённый список ближе к научной фантастике, чем к реальному положению вещей. А почему?
Как обычно бывает на самом деле?
Безусловно, факторов, которые мешают работе системе ресурсного планирования, великое множество. Однако, даже если в компании все действующие лица правильно понимают всю схему и цели взаимодействия (вот поверьте мне на слово, даже это встречается не часто), нередко всё ломается/не взлетает по очень простой причине. Всё дело в ресурсных менеджерах.
Что с ними не так, спросите вы? А вот давайте разберёмся. С одной стороны, именно они должны играть ключевую роль в консолидации и валидации, стафинге респланов и планировании долгосрочной потребности на подбор для HR-службы. С другой стороны, именно ресурсные менеджеры часто работают в статусе «играющего тренера».
Если вы давно в ИТ, то наверняка слышали народную айтишную мудрость из разряда «из хорошего разраба очень быстро получается плохой лид», «из хорошего лида легко получить плохого техменеджера» и т.п. Суть везде одна и та же — при перемещении толкового сотрудника вверх по служебной лестнице, часто бывает так, что сотрудник не успевает перестроиться и по инерции или из принципа (как же я брошу кодить? Мне это так нравится/моя стоимость на рынке снизится) уделяет много времени важным на его взгляд, но не свойственным его текущей позиции активностям.
Давайте попробуем угадать, в пользу чего в недавнем прошлом архитектор/ведущий разработчик, а ныне руководитель отдела и владелец внутреннего ресурсного пула, сделает выбор:
И, более того, если в компании на ролях ресурсных менеджеров находятся лучшие в недавнем прошлом аналитики/разработчики/QA, то кого чаще всего бросают в пекло горящего проекта? Ну конечно же руководителей отделов/ресурсных менеджеров.
Безусловно, это можно и нужно делать, но только на небольшой срок и только в виде больших исключений. Но, как пел великий современник с гитарой:
А что *** если нет?
И вот этот сценарий, по моим наблюдениям, как раз и реализуется чаще всего. Очень многие компании работают в режиме аврала большую часть времени. Ресурсные/функциональные менеджеры задействованы на одном или нескольких проектах в качестве ведущих разработчиков/архитекторов и других героических героев. И, как легко можно догадаться, на выполнение своих обязанностей ресурсного менеджера у наших героев времени просто не остаётся. По совершенно, казалось бы, объективным причинам. Что имеем в сухом остатке:
Я тут немного сгустил краски, но вектор развития событий вполне достоверный.
Что делать?
Какого-то универсального рецепта не существует. Кто-то выделяет ресурсных менеджеров целиком для работы в системе ресурсного планирования (тут есть риск, что менеджер потеряет «связь с землёй»), кто-то пытается найти оптимальный баланс с проектной деятельностью (но тут надо помнить, что при дефиците времени именно задачи ресурсного планирования первыми пойдут под нож), кто-то ставит рядом с ресурсным менеджером ассистентов и т. п. Задачку также осложняет тот факт, что:
Одним из возможных вариантов построения системы ресурсного планирования является запуск внутреннего проекта по трансформации системы управления компании, в рамках которого:
Очевидно, что успех такого проекта кратно перекроет затраты на его реализацию уже в первый год. Можно, конечно, идти и более плавным способом, шаг за шагом внося изменения в систему управления. У каждого подхода свои плюсы и минусы. Но если вы добьётесь своего и заставите правильно работать систему ресурсного планирования, то ваша компания просто перейдёт в другую лигу.
Предыдущие статьи на тему ресурсного планирования:
Ресурсное планирование. Части 2 и 3. Что зависит от ресурсного плана. От чего зависит ресурсный план
В продолжение первой вводной части рассмотрим сразу две важных темы. С одной стороны, эти темы больше отношения имеют к управлению программой проектов или компанией в целом, чем к управлению отдельно взятым проектом. С другой стороны, понимание конкретным руководителем проектов роли ресурсного планирования в ключевых процессах компании существенно облегчают его коммуникации с руководством и делают неуместными дискуссии относительно необходимости ресурсного планирования и качества ресурсных планов.
Что зависит от ресурсного плана?
Да, ресурсное планирование — не самая творческая задача и актуализация ресурсного плана многими воспринимается, как неизбежное зло. Но давайте разберёмся, зачем мы должны тратить столько времени на раскрашивание табличек в экселе, перенос и проверку актуальных часов из таймшитов в ресурсный план и планирование часов на оставшуюся часть проекта с учетом дефицита сотрудников, форс-мажорами у клиента и нового, согласованного скоупа.
Неплохо, да? Оказывается, ресурсный план влияет едва ли не на всё в IT-компании, да ещё как влияет!
Теперь рассмотрим обратную задачку и попробуем разобраться, от чего зависит ресурсный план и его качество?
От чего зависит ресурсный план?
Давайте подумаем, какие у нас должны быть вводные для того, чтобы мы сделали хотя бы первую версию ресурсного плана. Основные вводные, очевидно, это оценка (в виде work breakdown structure) трудоемкости, сроки, сложность и связность работ, бюджет и delivery methodology. Все остальное, как правило, можно учесть в виде поправок к ресурсного плану. Итак, давайте рассмотрим, как каждый из этих и некоторых других пунктов влияет на ресурсный план.
Этот список, безусловно, можно продлять и далее, но основные темы мы подсветили. Получается, что качество ресурсного планирования влияет едва ли не на всё в IT-компании, а на качество самого ресурсного плана влияет довольно много факторов, для правильного учета которых нужна определенная сноровка.
В следующей части мы перейдём к более практическим вещам и рассмотрим тему ресурсного планированию в рамках изолированного проекта.
Ресурсное планирование и ресурсные планы
Что это такое и как это работает
Ресурсное планирование. Часть 4.1. Прежде чем делать ресурсный план
Ресурсное планирование отдельно взятого проекта — большая тема, и мы её поделим на несколько частей. В первой части мы рассмотрим задачи, которые надо решить, информацию, которую надо собрать и решения, которые надо принять при подготовке к ресурсному планированию. А во второй части поговорим о том, как делать ресурсный план.
Ресурсное планирование. Почему оно не работает? Часть 1
Ценность ресурсного планирования для IT-компании сложно подвергнуть сомнению. Ресурсные планы есть у многих. А действительно работающей системой ресурсного планирования похвалиться могут совсем немногие. Почему же? Давайте разберёмся.
Ресурсное планирование. Части 2 и 3. Что зависит от ресурсного плана. От чего зависит ресурсный план
В продолжение первой вводной части рассмотрим сразу две важных темы — что зависит от ресурсного плана и от чего зависит сам ресурсный план. С одной стороны, эти темы больше отношения имеют к управлению программой проектов или компанией в целом, чем к управлению отдельно взятым проектом. С другой стороны, понимание конкретным руководителем проектов роли ресурсного планирования в ключевых процессах компании существенно облегчают его коммуникации с руководством и делают неуместными дискуссии относительно необходимости ресурсного планирования и качества ресурсных планов.
Ресурсное планирование. Часть 1. О чем это вообще?
Что самое ценное для IT-компании? Что является главным активом и ресурсом почти для каждой IT-компании? Вероятно, ваша команда, ваши люди, ваши человеческие ресурсы. И если если в нужный момент у вас будет недостаточное количество вашего ключевого ресурса, то вы не сможете сделать важный проект и упустите выгоду. А если у вас будет избыток ресурсов, то вы будете нести убытки, оплачивая простаивающую часть вашей команды. Ресурсное планирование — вот что многое определяет.
Управление проектами по разработке программного обеспечения. Проблемы и пути решения
В 2001 году, когда вотерфолл был всемогущим, а об эджайле ещё только-только начинали говорить, я немного поисследовал тему методологий разработки и их отличий друг от друга. В результате появилась статья, которую, 19 лет спустя, размещаю здесь. Основной посыл не устарел и 20 лет спустя.
О сайте
Это сайт про ресурсное планирование в software development и IT-компаниях. Здесь иногда появляются интересные статьи и заметки на тему ресурсного планирования и построения систем управления.
Ресурсное планирование. Часть 1. О чем это вообще?
Что самое ценное для IT-компании? Что является главным активом и ресурсом почти для каждой IT-компании? Вероятно, ваша команда, ваши люди, ваши человеческие ресурсы. И если если в нужный момент у вас будет недостаточное количество вашего ключевого ресурса, то вы не сможете сделать важный проект и упустите выгоду. А если у вас будет избыток ресурсов, то вы будете нести убытки, оплачивая простаивающую часть вашей команды. Ресурсное планирование — вот что многое определяет.
Тема ресурсного планирования на удивление скудно представлена и в специализированной литературе и на пространствах рунета. Предполагается, что руководители проектов и компаний сами знают, что это такое и как с этим работать. Как показывает опыт, это немного не так. Безусловно, все понимают, что платить зарплату сотруднику, который ничего не делает — это плохо. Также плохо, когда у тебя не хватает нужных ресурсов. Но этого понимания не всегда достаточно для того, чтобы наладить в компании эффективное ресурсное планирование. И что же делать? Попробую поделиться своим пониманием вопроса.
Свое понимание планирую изложить примерно так:
Что такое ресурсный план?
Для затравки приведу пример ресурсного плана:
На примере мы видим ресурсный план для условного проекта вместе с финансовой информацией и некоторой аналитикой. В зависимости от уровня доступа руководителя проекта и специфики внутренних процессов, ресурсный план может видоизменяться в широких пределах. В частности, убрав зарплаты и часовые ставки, можно ограничиться только планированием человеко-часов.
Если попробовать погуглить на тему resource management/resource planning tool, то вы получите довольно внушительный список платных (в большинстве своем) и бесплатных инструментов, которые в той или иной мере помогают в решении задачи управления ресурсами. Ну а мы будем пользоваться старым добрым MS Excel.
Теперь давайте договоримся о терминах:
Так чем же люди отличаются от денег?
Для лучшего понимания сути управления ресурсами проведем аналогию с управлением финансами:
| Деньги | Ресурсы |
| В моменте не хватает своих денег (например, чтобы выплатить зарплату — кассовый разрыв) — занимаем в банке или у друзей. | Нужен конкретный ресурс на небольшой период времени (например, чтобы сделать срочную работу без ущерба для основного скоупа) — договариваемся “пошарить” ресурс у соседнего проекта, где ресурс недозагружен |
| Есть излишек денег — кладем их в банк или инвестируем в прибыльный проект. | Разработка “заблочена” длительным согласованием требований заказчиком — отдаем людей во временное пользование проекту, где они нужнее. При этом, затраты на этот период переносятся на соседний проект, экономим бюджет своего. |
| На рынке появились дешевые деньги — перекредитуемся. | На соседнем проекте освободились свои разработчики, стоимость которых ниже, чем используемый на нашем аутсорсный ресурс — делаем замену |
Этими кейсами аналогия не исчерпывается. Общая подмеченная закономерность — почти в каждом случае управления ресурсами можно найти аналогию из управления финансами и наоборот. Однако, между деньгами и ресурсами есть очень существенная разница, которая определяет специфику этой предметной области.
В мире денег, если вы возьмете в банке в долг 100 000 рублей, вы сразу же сможете их начать тратить, инвестировать и т.п. — деньги сразу же начнут работать, их не нужно учить. В мире управления ресурсами, если вы возьмете “в долг” двух разработчиков, они, как правило, не могут сразу же начать приносить пользу вашему проекту. Потому что, в отличие от денег, ценность ресурса определяется не только его квалификацией и уровнем владения тем или иным инструментом, но и знанием специфики конкретно вашего проекта. А это знание можно приобрести только находясь внутри вашего проекта, потратив определенное время на его изучение.
Именно на эту тему часто возникают споры с заказчиком, которому нужно в кратчайшие сроки реализовать ту или иную внеплановую функцию. Как правило, риторика заказчика бывает примерно такой “В вашей компании работает ХХХ десятков/сотен/тысяч людей, добавьте еще Y на проект и сделайте, что мы хотим”. Правда заказчика в том, что да, в вашей компании, как правило, действительно достаточно много квалифицированных людей, которые могли бы сделать то, что он хочет. Но он не учитывает тот факт, что для того, чтобы приступить к реализации этих требований, квалифицированным специалистам с других проектов нужно приобрести необходимые знания о вашем проекте, а на это нужно время, которого у вас нет.
Отсюда вывод — при управлении ресурсами всегда нужно помнить о том, что вновь добавленный ресурс, каким бы квалифицированным он не был, потребует определенного времени на погружение в проект и только потом начнет приносить результат. Время, которое требуется на погружение, зависит от квалификации ресурса, степени его знакомства с предметной областью и проектом, информационной инфраструктуры проекта и наличия людей рядом, которые смогут в доступной форме рассказать про проект и показать, как он устроен.
На этом с первой частью закончим. В следующей части поговорим о том, на что влияет ресурсный план и качество ресурсного планирования.
Первая версия статьи была опубликована на Хабре.
О сайте
Это сайт про ресурсное планирование в software development и IT-компаниях. Здесь иногда появляются интересные статьи и заметки на тему ресурсного планирования и построения систем управления.
Ресурсный план проекта и как его разработать
Давно не было теоретических постов, давайте сегодня про ресурсное планирование поговорим, что ли.
Что такое ресурсный план
Ресурсный план проекта или план ресурсного обеспечения проекта – это документ, в котором зафиксировано, какие ресурсы будут использоваться в проекте, и процессы получения и возврата этих ресурсов.
Так как блог про управление проектами в ИТ, под ресурсами, конечно, в первую очередь подразумеваются люди, а во-вторую – оборудование и сопутствующие вещи, количество которых в компании ограничено.
В самом простом случае ресурсный план выглядит так – “на проекте длительностью полгода нужны 2 разработчика-мидла на джаве на полный день, один ручной тестировщик на полставки и адекватный руководитель проекта”. или даже “на этом проекте пару месяцев поработает Петя, а потом еще кого-нибудь возьмем, да и тестировать пока сами будем”. Если в вашей компании все вас при этом понимают, риски осознают и проблемы с получением этих ресурсов нет – ну и отлично, значит, эта та степень детализации, которая вам нужна.
В самом сложном случае ресурсный план представляет собой список всех задач проекта, для каждой из которых обозначены требования к ресурсам (например, на задачу составления ТЗ нужен аналитик с опытом 3+ года в аналогичной должности, знанием строительной отрасли, высшим техническим образованием и свободным английским, объем задачи – 180 часов). Такая степень детализации имеет смысл для крупных проектов типа внедрения SAP, под которые набираются или запрашиваются у партнеров целые команды.
В жизни чаще всего встречается нечто среднее – руководитель проекта просто планирует ресурсы с привязкой к роли (разработчик, аналитик, тестировщик и т.д.) и получает их из пула ресурсов компании. И тут уже не до выбора “с опытом 3+ года именно в стройке”, кого дали – того дали.
Также в зависимости от специфики компании ресурсный план может предполагать привлечение фрилансеров или сторонних подрядчиков.
Еще есть такое понятие, как календарно-ресурсный план или ресурсный план-график – как легко понять из названия, это ресурсный план, наложенный на план-график проекта. Т.е. мы уже не просто говорим, что на проекте у нас будет два разработчика, а что у нас будет два разработчика, занятых на проекте три месяца подряд с 15 августа по 15 ноября.
Важно различать ресурсный план проекта, который отвечает на вопрос “кто будет работать в конкретном проекте”, и ресурсный план отдела/компании/портфеля проектов, который отвечает на вопросы “чем будут заниматься наши сотрудники на в ближайшие полгода” и “есть ли у нас люди, чтобы начать вот эти два проекта”. В посте мы в первую очередь говорим о ресурсном плане конкретного проекта, про ресурсное планирование уровня отдела или портфеля – в следующий раз.
Как составить ресурсный план проекта
Составление ресурсного плана проекта – это обязательный этап при составлении базового плана проекта.
Шаги:
На выходе у вас и у основных стейкхолдеров должно появиться понимание того, кто будет работать в проекте, когда эти люди должны приступить к своим задачам, и когда они освободятся для других проектов. Степень формализации может быть от заметки в чате в телеграме (но лучше, чтобы это было хотя бы письмо по электронной почте) до полноценного документа на 50 страниц, утвержденного протоколом заседания управляющего комитета.
Мои принципы составления ресурсного плана
Это все была теория, а вот дальше – мои личные набитые шишки в части обеспечения проектов ресурсами.
Пример ресурсного плана проекта
Если поискать в интернете, то можно найти сотню разных вариантов того, как выглядит ресурсный план. Все примеры из Яндекса, так что за качество сорри.
Например, так (с детализацией по задачам и, видимо, на full-time):
Или так (c наложением на календарь, но без учета процента привлечения):
Или даже так (очень крутой план, кстати, я его еще до написания поста в статье на хабре встречала):
Лично я сейчас делаю ресурсные планы только на уровне всего портфеля проектов, а не для отдельных проектов. Но когда делала – мои планы выглядели примерно так:
В зависимости от проекта мог быть указан как абстрактный ресурс, так и ФИО конкретного исполнителя.
Используете ресурсные планы в проектах? Поделитесь лайфхаками!