что такое пространство переговоров
Что такое пространство переговоров
Подготовка к переговорам
Тщательная подготовка к переговорам — это залог их успешного про¬ведения.
Подготовительный период может начаться задолго до фактического начала переговоров и включает два основных аспекта: организационный и содержательный.
Организационный аспект
Вне зависимости от темы предстоящих переговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд вопросов процедурного характера.
Прежде всего, необходимо выбрать место и время встречи. При выборе места проведения переговоров следует помнить о том, что люди комфортнее чувствуют себя на своей «территории», будь это офис или страна.
Определение повестки дня
Повестка дня выступает неким инструментом для регулирования хода переговоров. В процессе ее составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов.
Организационная сторона подготовительного периода связана и с решением такой задачи, как формирование состава участников переговоров. В этом случае необходимо решить такие вопросы, как: кто возглавит делегацию; каков будет ее количественный и персональный состав. Решая вопрос о главе делегации, важно учитывать не только уровень проведения переговоров, наличие полномочий для принятия тех или иных решений, но и возможные личные симпатии и антипатии оппонентов.
Содержательный аспект
В ходе подготовительного периода стороны обязательно решают ряд задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим переговорам:
■ анализ проблемы и интересов сторон;
■ оценку возможных альтернатив переговорному соглашению;
■ определение переговорной позиции;
■ разработку различных вариантов решения проблемы и формулирование соответствующих предложений;
■ подготовку необходимых документов и материалов.
Анализ проблемы и интересов сторон — важнейшая составляющая содержательной стороны подготовительной работы. Важно разобраться также с хитросплетением интересов, стоящих за той или иной проблемой. Следует анализировать не только собственные интересы, но и интересы оппонентов.
У договаривающихся сторон часто складывается впечатление, что их интересы взаимоисключают друг друга. Расхождение одних интересов не означает отсутствия у оппонентов других — общих интересов. Ведь даже если в переговорном процессе участвуют всего лишь два человека, то и они имеют множество интересов. Что уж говорить о тех ситуациях, в которые вовлечено большое число людей.
Оценка возможных альтернатив переговорному соглашению. Она необходима на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Р. Фишер и У. Юри предложили специальный термин BATNA (аббревиатуру английского Best Alternative To a Negotiated Agreement) — наилучшая альтернатива переговорному соглашению, которую они определяют так: мера, которая способна защитить от принятия нежелательного соглашения и одновременно предотвратить отказ от договоренности, на которую можно было бы пойти.
Стоит определить не только наилучшую альтернативу, но и поду¬мать над вторым и третьим альтернативными вариантами. Можно составить список всех возможных альтернатив, которые имеются в вашем распоряжении на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Если вы ведете переговоры о повышении заработной платы, то в числе ваших альтернатив могут оказаться следующие: ожидание более благоприятной ситуации для решения этого вопроса, согласие на другую должность, перемена профессии, переезд в другой город или страну, принятие решения об открытии собственного дела.
Разработка возможных альтернатив предполагает проведение сле¬дующих операций:
■ обдумывание плана действий в том случае, если соглашение не будет достигнуто;
■ совершенствование нескольких лучших идей и разработка их практического воплощения;
■ выбор наиболее приемлемого варианта для его осуществления в том случае, если во время переговоров соглашение с оппонентами не будет достигнуто.
Определение переговорной позиции. Чаще всего участники переговоров подразумевают под позицией официа
льно заявленную точку зрения, взгляд на проблему. Стороны должны продумать вопрос о первоначально выносимой на переговоры позиции. Оппоненты зачастую склонны начинать обсуждение с рассмотрения тех аспектов проблемы, по которым их позиции не совпадают. Подобная тактика может привести к осложнению переговорного процесса, и перспектива достижения соглашения становится весьма призрачной.
Разработка различных вариантов решения проблемы и формулирование предложений, отвечающих тому или иному варианту решения. Даже если предметом обсуждения является одна проблема, то и в этой ситуации вряд ли можно говорить о наличии только двух вариантов ее решения — по одному на каждого оппонента. Поэтому, готовясь к будущим переговорам, необходимо разработать несколько возможных вариантов решения, учитывая как собственные интересы, так и интересы оппонентов. По словам Р. Фишера и У. Юри, «мастерство в изобретении вариантов — самое полезное качество в переговорах».
Подготовка необходимых материалов и документов (текстов выступлений, проектов предложений, предполагаемых итоговых документов).
Процесс ведения переговоров
Собственно переговоры начинаются с того момента, когда стороны приступают к обсуждению проблемы. На первой же встрече необходимо согласовать процедурные вопросы, основные параметры которых были определены в ходе подготовки к переговорам. К числу вопросов, требующих взаимного одобрения сторон, относятся:
■ повестка дня;
■ временные рамки как отдельных встреч, так и, предположительно, всего переговорного процесса;
■ очередность выступлений оппонентов;
■ порядок принятия решений.
Процесс ведения переговоров связан с прямым взаимодействием оппонентов и неоднороден по своим задачам. Соответственно можно выделить следующие этапы ведения переговоров:
1) уточнение интересов и позиций сторон;
2) обсуждение, предполагающее выработку возможных вариантов решения проблемы;
3) достижение соглашения.
Уточнение интересов и позиций сторон. На первом этапе ведения переговоров взаимодействие между оппонентами состоит прежде всего в обмене информацией относительно наиболее важных спорных вопросов, интересов сторон, точек зрения и позиций друг друга по имеющейся проблеме.
Если участники переговоров ориентируются на стратегию торга, то зачастую стремятся сразу же изложить свои максимальные требования. Тем более это характерно для переговоров в условиях конфликта. Первоначальная жесткая позиция уменьшает шансы сторон на соглашение. Поэтому подобные действия могут завести начавшиеся переговоры в тупик.
Этот этап имеет существенное значение для формирования атмосферы, в которой будут проходить переговоры. Если стороны не сумели наладить нормальные рабочие отношения, то у них вряд ли есть шанс достигнуть каких-либо договоренностей.
Шесть элементов, способствующих формированию благоприятного климата в процессе ведения переговоров (Р. Фишер, С. Браун)
1) Рациональность. Необходимо сохранять спокойствие, даже если другая сторона проявляет эмоции. Любая несдержанность раз¬рушительно действует на взаимоотношения сторон.
2) Понимание. Постарайтесь понять оппонента. Пренебрежение к его точке зрения ограничивает возможность достижения соглашения.
3) Общение. Прямые контакты всегда могут быть использованы для улучшения отношений между оппонентами.
4) Достоверность. Избегайте использования ложной информации.
5) Отсутствие поучительного тона. Пренебрежительные интонации, менторский тон, безапелляционность высказываний трактуются как демонстрация превосходства, проявление неуважения и вызывают раздражение.
6) Открытость для восприятия другой точки зрения. Постарайтесь вникнуть в суть представлений оппонента. Ведь понять точку зрения другого — еще не значит согласиться с ней. Нетерпимость по отношению к взглядам оппонента — верный путь к разрыву отношений.
Обсуждение
На этом этапе участники переговоров должны выработать основные параметры совместного решения проблемы. Внося предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, и обсуждая их, оппоненты м
огут усилить или ослабить собственные позиции, во многом предопределяя этим исход переговоров. Не в последнюю очередь это зависит от их умения слушать, умения убеждать, умения задавать вопросы, умения мыслить творчески.
Практика делового общения
Методы аргументации
1) Фундаментальный — изложение фактов и конкретных сведений.
2) Метод противоречия — основан на выявлении противоречий в рассуждениях оппонента.
3) Метод извлечения выводов — основан на точной аргументации, которая посредством частных выводов приводит к желаемому итогу.
4) Метод сравнения — придает рассуждению яркость, делает его более зримым.
5) Метод «да. но» — используется в том случае, если оппонент акцентирует внимание либо только на преимуществах, либо толь¬ко на слабых сторонах обсуждаемого варианта решения про¬блемы. Метод позволяет сначала согласиться с говорящим, а за¬тем возразить, что дает хороший психологический эффект.
6) Метод подхвата реплики — предполагает умение применить реп¬лику оппонента в целях усиления собственной аргументации.
Мы уже говорили, что существуют закрытые и открытые, информационные, зеркальные и эстафетные вопросы. Сейчас же выделим следующие виды вопросов:
■ риторические — утверждение или отрицание, выраженное в вопросительной форме и не требующее ответа. Подобные вопросы позволяют ненавязчиво склонить оппонента к мнению говорящего;
■ наводящие — содержат элементы требуемого ответа. Их можно использовать, когда необходимо получить подтверждение точке зрения говорящего или направить переговоры в нужное русло;
■ альтернативные — предоставляют оппоненту возможность вы¬бора из двух-трех вариантов, что позволяет быстрее принять решение.
Умение мыслить творчески. Все усилия сторон в процессе обсуждения предложений по разработке возможных вариантов решения проблемы могут обернуться крахом, если оппоненты сами создают препятствия на этом пути. Проблема состоит в том, что люди нередко склонны к шаблонному мышлению.
Особенности делового общения
Шаблонность мышления участников переговоров препятствует поиску возможно большего числа вариантов решения проблемы. Чтобы это препятствие преодолеть, оппонентам необходимо умение мыс¬лить творчески. Это качество предполагает умение:
■ отказаться от того или иного стереотипа;
■ свободно переходить от одного аспекта вопроса к другому;
■ находить неожиданные, уникальные решения.
Переговорное пространство
Стороны приступают к разработке итоговых договоренностей. При работе над соглашением участникам переговоров предстоит сделать окончательный выбор, который должен находиться в зоне допустимых для обеих сторон решений. Допустимые решения предполагают меру того, на что в принципе оппоненты могут согласиться. Область, в рамках которой возможно достижение соглашения, называется переговорным пространством.
Любые договоренности могут быть достигнуты только в его рамках.
Типы решений:
Серединное, или компромиссное — типичное решение на переговорах. В этом случае стороны идут на взаимные уступки. Легче всего это определить в ситуации «купли-продажи». Продавец запрашивает максимальную цену за свой товар, а покупатель предлагает минимальную. Если стороны заинтересованы в заключении сделки, то начинается «переговорный менуэт»: продавец и покупатель, не упуская из виду собственной выгоды, делают последовательные уступки.
Однако чаще участники переговоров находятся в такой ситуации, когда сложно определить равноценность уступок. Размен уступками может осуществляться в соответствии с их различной значимостью для сторон: уступая оппоненту в одном вопросе — менее важном для себя, участник переговоров получает взамен преимущество в другом вопросе — более значимом для него. Непременное условие при таком поиске компромисса заключается в том, чтобы уступки не пересекали границы минимальных значений интересов обеих сторон.. Это условие получило название принципа Парето, по имени известного итальянского социолога и экономиста В. Парето, разработавшего этот принцип в 1904 г.
Асимметричное
отличается тем, что уступки одной из сто¬рон значительно превышают уступки другой. Соглашение на основе такого решения чаще всего принимается в следующих ситуациях:
■ имеет место значительное различие в соотношении сил оппонентов;
■ одна из сторон готова в значительной мере поступиться своими интересами ради грядущей ожидаемой выгоды;
■ проблема, требующая решения, для одного из участников менее важна в сравнении с перспективами дальнейших взаимоотношений;
■ переговоры ведутся на фоне конфликтных отношений;
■ один из участников переговоров считает дальнейшую конфронтацию рискованной и грозящей большими потерями.
Все эти факторы могут иметь место, например, в ситуации переговоров между руководителем и подчиненным по вопросу о возможном повышении в должности. В итоге подчиненный соглашается на принятие асимметричного решения: подождать следующей вакансии в обмен на незначительное повышение зарплаты. Степень асимметрии может быть различной. Крайним ее выражением является почти полное пренебрежение интересами одной из сторон.
Принципиально новое решение — это то, которое максимально удовлетворяет интересы каждой из сторон. Поиск такого решения наиболее сложен и требует кропотливой работы участников переговоров.
Принципиально новое решение может быть найдено на основе тщательного анализа соотношения интересов сторон. Это позволяет выявить непересекающиеся интересы и тем самым завершить переговоры к взаимному удовлетворению сторон. Эффективность такого пути можно увидеть на классическом примере с двумя сестрами, которые ссорились из-за апельсина. В конце концов, они пошли на компромисс и разделили апельсин пополам. После чего одна сестра выжала из своей половины сок, выбросив кожуру, а другая использовала кожуру для торта, выбросив сам фрукт. Если бы одна сестра получила весь фрукт, а другая — всю кожуру, они бы выиграли обе, избежав взаимных потерь.
Другой путь к принципиально новому решению возможен через изменение интересов или их переоценку.
Окончательный выбор решения
Рабо¬та над соглашением может осуществляться в двух вариантах. Один предполагает сначала заключение соглашения в общих чертах, а за¬тем — согласование деталей по каждому спорному вопросу. Другой вариант — участники переговоров прибегают к последовательному согласованию каждого спорного вопроса, что создает серию детализированных договоренностей. Комбинация этих частных решений и составляет итоговое соглашение.
Прежде всего, участники переговоров должны разработать объективные критерии, позволяющие оценить выработанные варианты решения проблемы. В качестве таких критериев могут быть использованы:
■ общие ценности, моральные принципы;
■ обычаи и традиции, уважаемые обеими сторонами;
■ законы, инструкции, профессиональные нормы;
■ экспертные оценки;
■ прецеденты;
■ цены.
Используемые критерии должны быть независимы от желаний сторон, иначе они не будут восприниматься как справедливые.
Следующий шаг участников переговоров при работе над соглашением — выбор при помощи объективных критериев наиболее приемлемо¬го решения. Идет ли речь о позиционном торге или о конструктивных переговорах, рассчитывать на прочность договоренностей можно тог¬да, когда в их основе — устраивающее обе стороны решение.
И, наконец, последнее — утверждение решения на основе выбранного метода. На двусторонних переговорах процедура принятия решения достаточно проста. Если оппоненты ориентируются на стратегию торга, то решение принимается, если обе стороны согласны с ним или одна сторона просто капитулировала. В ситуации конструктивных переговоров имеет место не только обоюдное согласие сторон, но и отсутствие вынужденного характера такого согласия. На многосторонних переговорах применяются два метода принятия решения: консенсус и большинство голосов.
Метод консенсуса (от лат. consensus — согласие, единодушие) пред¬полагает согласие всех участников переговоров с выработанным решением. Метод базируется на «признании чужих интересов как условия осуществле
ния интересов собственных». Соглашения, выработанные на основе консенсуса, наиболее прочные, так как этот метод несовместим с отрицательной позицией хотя бы одного из оппонентов. Однако консенсус имеет и недостатки:
■ если хотя бы один из оппонентов возражает, то решение не будет утверждено, и переговоры зайдут в тупик;
■ необходимость многократных согласований может быть использована для затягивания переговорного процесса;
■ опасность срыва переговоров практически у финишной черты может вынудить стороны к принятию решений с расплывчатыми формулировками.
Если же участники переговоров используют для утверждения решения метод большинства, то у них больше шансов достичь согласия. Однако в этом случае актуальной становится проблема выполнения договоренностей.
Закрепление решения
В случае успеха переговоры завершаются закреплением решения в итоговых документах или ограничиваются устными договоренностями — в зависимости от степени официальности ситуации. Ясно, что письменное закрепление договоренностей уменьшает возможность их произвольного толкования в дальнейшем.
Следует иметь в виду, что не всегда переговоры ведутся в жестком соответствии с изложенной схемой. По мере продвижения к исходу переговоров их участники могут возвращаться к уточнению вопросов, рассмотренных ранее. Но общая логика последовательности этапов ведения переговоров должна сохраняться.
Что такое переговорное пространство?
В результате обсуждения участники переговоров определяют основные варианты решения проблемы, после чего они приступают к разработке итоговых договоренностей. При работе над соглашением участникам переговоров предстоит сделать окончательный выбор, который должен находиться в зоне допустимых для обеих сторон решений. Допустимые решения предполагают меру того, на что в принципе оппоненты могут согласиться. Область, где возможно достижение соглашения, называется переговорным пространством.
Любые договоренности могут быть достигнуты только в его рамках. Если вы пришли в антикварный магазин, чтобы купить старинный серебряный сервиз стоимостью в тысячи долларов, а у вас — только сотенная купюра, не стоит ожидать, что с помощью искусных переговоров вы сможете покрыть эту разницу. Торг здесь неуместен.
Графически самый простой вариант переговорного пространства можно представить следующим образом.
Один из вариантов переговорного пространства
Достижение соглашения более вероятно в центральной зоне переговорного пространства, относительно равноудаленной от границ допустимого.
Оформление переговорной в современном гибком офисе: как сделать ее удобной и добиться того, чтобы пространство не простаивало
Когда-то, в классических кабинетных офисах, переговорные использовали только по прямому назначению — для переговоров. Стол, стулья, флип-чарт, экран на стене — вот и всё, что там было.
Сейчас владельцы компаний не готовы платить за аренду помещений, которые большую часть времени будут пустовать. Переговорная в офисе теперь одновременно может выполнять функции учебного класса, временного рабочего места для коллег из других филиалов и конференц-зала, где проводятся мероприятия. На смену массивным деревянным столам пришли складные, которые легко хранить и перемещать, производители предлагают штабелируемые стулья, появилась масса интересных решений для зонирования пространств, обеспечения их звукоизоляции, грамотного освещения.
Проектирование переговорных — задача, которую мы решили уже для десятков крупных российских и международных компаний. Хотим рассказать о том, какие мебель и технологичные решения используются в современных гибких офисах и как сделать так, чтобы пространство «жило», использовалось по-максимуму.
Прочтите эту статью, чтобы узнать:
Как менялся интерьер переговорной с течением времени
Переговорные менялись вместе с подходом к ведению бизнеса и офисами в целом.
Сначала в компаниях практиковалась строгая вертикальная иерархия, ей соответствовал интерьер офисов. Были популярны брифинг-столы: за основным столом, во главе, сидел руководитель, а за приставкой, перед ним — участники встречи. Сразу понятно, кто тут главный.
Сейчас такую мебель можно встретить в редких офисах с консервативными владельцами и управленцами «старой школы».
На смену вертикальной структуре пришла горизонтальная, теперь сотрудники и руководители — члены одной команды. Изменился и формат офисов — они превратились в гибкие многофункциональные пространства, где у каждого помещения может быть несколько сценариев использования и ни один квадратный метр не простаивает.
В лаунж-зоне офиса компании Kemira мебель модульная, используются мобильные перегородки. При необходимости всё можно расставить иначе, чтобы, например, провести здесь встречу.
Современную переговорную в офисе можно описать четырьмя словами:
Такие пространства создаются с использованием трансформируемой и штабелируемой мебели, сценариев освещения, современных технологичных решений, ролл-штор, которые автоматически выдвигаются и задвигаются, перегородок для зонирования и других элементов, о которых мы подробно рассказали в этой статье.
Проектирование переговорных: сколько, какие и где
Сколько переговорных нужно и какими они должны быть
Общих рекомендаций по количеству и размерам нет — всё зависит от площади помещения, его конфигурации и специфики деятельности компании (приходят ли в офис клиенты, как часто сотрудники встречаются для обсуждения проектов и т. д.). Чтобы понять, сколько и каких переговорных нужно, мы задаем вопросы заказчику и проводим архитектурный анализ объекта.
Иногда делаем одно большое пространство. Так было, например, с компанией-дистрибьютором медицинского оборудования. В офис приходят на обучение врачи, плюс для внутренних целей нужно было просторное помещение. Мы спроектировали переговорную, которая разделена на две части трансформируемой перегородкой, а если ее убрать — превращается в просторный лекторий. В той части, где проходят образовательные мероприятия для медиков, использовали износостойкие отделочные материалы, т. к. там проводятся операции.
Бывает и наоборот — нужно много маленьких переговорных. Такой формат выбрали для офиса IT-компании, где много команд, работающих над разными проектами. Площадь помещения — около 2 000 м², важно было эффективно использовать каждый уголок. Делать большую переговорную бессмысленно, т. к. сотрудники просто не собираются такими группами. Зато они постоянно взаимодействуют друг с другом в рамках команды. Комната площадью 5 м², в которой 2 стула и экран на стене — уже переговорная, которая будет активно использоваться.
В некоторых офисах мы проектируем малые переговорные в дополнение к основным. Если сотруднику нужно пообщаться с коллегой, позвонить заказчику или поработать в тишине, он может использовать такое помещение, не занимая большое пространство. Также малые переговорные могут использоваться как временные рабочие места для тех, кто приехал в командировку или обычно работает из дома либо на выезде, но время от времени приходит в офис.
В офисе компании Kemira мы предусмотрели малую переговорную, рассчитанную на двоих.
Небольшое пространство использовано максимально эффективно. Одна из стен полностью пробковая, на нее можно крепить листочки с заметками. На другой стене висит белая доска для записей.
Кроме классических переговорных мы время от времени проектируем нестандартные. Для одного из заказчиков создали вот такое пространство, обособленное радиусными стеклянными перегородками, где вместо классических стульев и кресел использованы шары от Technogym. Для многочасовых встреч такой вариант не подойдет, но для неформальных коротких переговоров и обсуждения проектов с коллегами — вполне. Сидя на шаре, человек не расслабляется, потому что вынужден держать баланс, благодаря чему включен в процесс и концентрируется на генерации идей.
Под потолком размещены акустические панели, поглощающие звук.
Где расположить переговорные
Ответ зависит от конфигурации и площади помещения, но несколько общих рекомендаций можем дать:
Переговорные могут быть расположены в любых местах и граничить с любыми зонами офиса. Избежать шума поможет грамотная звукоизоляция, о которой мы поговорим ниже.
Общая рекомендация — не стоит отдавать под переговорные помещения с окнами. Пространства с естественным освещением слишком ценны, их лучше отвести под рабочие зоны.
Чем можно заменить переговорные в офисе
Если площадь офиса не позволяет сделать несколько переговорных, нужно обязательно продумать дополнительные места для звонков, встреч и уединенной работы. Иначе менеджеры будут общаться с клиентами по телефону в коридорах, а команды станут собираться прямо в open space, отвлекая коллег от работы.
Можно предусмотреть места для этих целей в лаунж-зоне. Добиться того, чтобы разговоры одних не мешали отдыхать другим, помогут акустическая мебель и перегородки — они гасят звук и обеспечивают приватность. В офисе компании Sever Minerals мы использовали диваны с высокими спинками и бортиками, а над ними повесили акустические панели для дополнительной звукоизоляции.
Деревянные панели и напольные кашпо с живыми растениями также способствуют шумоподавлению.
Еще одна альтернатива малым переговорным в офисе — акустические кабины. Они используются для работы, переговоров, звонков и т. п., могут быть рассчитаны как на одного, так и на нескольких человек.
«Начинка» и вместимость кабин бывает разной. Они оборудованы освещением, системой вентиляции, последние модели — обеззараживателями воздуха. Звукоизоляцию обеспечивают звукопоглощающие панели внутри кабины и двери из ударопрочного стекла. Те, кто внутри, не мешают окружающим, их разговоры остаются конфиденциальными.
Можно заказать кабину без мебели и обставить ее на свое усмотрение, или купить сразу полный комплект.
В своих проектах мы используем акустические кабины для офиса от финского производителя Framery. Покажем варианты на примере их продуктовой линейки.
Модель Framery One рассчитана на одного человека. Подойдет для уединенной работы в тишине, звонков, видеоконференций.
Модель Framery Q вмещает 1-4 человек. В ней можно встречаться с коллегами и клиентами, не занимая большую переговорную и не отвлекая окружающих от работы.
Модель Framery 2Q рассчитана на 4-6 человек. Это — полноценная замена небольшой переговорной комнате, она подойдет для «мозговых штурмов», коротких командных совещаний, встреч с заказчиками, проведения презентаций и конференц-звонков. Благодаря низкому порогу, кабину могут использовать и сотрудники на инвалидных колясках.
Кабины позволяют совсем отказаться от переговорных в офисе либо выделить под них меньшую площадь. Удобно, что их можно установить где угодно и перемещать при необходимости.
Спроектируем для вас офис, в который влюбятся сотрудники, клиенты и партнёры
Какая мебель нужна для переговорной в офисе и что интересного предлагают производители
Если есть отдельное помещение, которое используются только для встреч и переговоров, достаточно стола со встроенными розетками и usb-разъемами и стульев или кресел. Основной критерий — удобство, т. к. люди могут находиться здесь несколько часов подряд.
Посадочные места не должны быть слишком мягкими, расслабляющими, чтобы люди не теряли концентрацию. В большинстве наших проектов вы увидите в переговорных стулья. Но есть несколько исключений:
В переговорной офиса NBCom мы предложили использовать кресла с поддержкой поясницы.
Мы разрабатывали проект офиса логистической компании, куда на переговоры приходили первые лица крупных компаний отрасли. Для переговорной подобрали кресла производства шведской компании Johanson. Комфорт и эргономика были ключевыми ориентирами в процессе разработки модели, кроме того, дизайнер сделал акцент на элегантности и ощущении роскоши. Спинка и сидение имеют мягкую обивку, которая в сочетании с эргономичным дизайном корпуса обеспечивает максимальный комфорт при сидении.
Для неформальных встреч можно приобрести удобные стулья с пространством для вещей и столиками, например, Cila Go от Arper.
Если переговорная в офисе также может служить для проведения мероприятий разного формата, рекомендуем купить трансформируемые столы и штабелируемые стулья, которые удобно хранить, а также присмотреться к модульной мебели. Разберем всё по порядку.
Трансформируемые столы
Мы во многих своих проектах используем Trama от Actiu, но подобные столы есть и у других производителей. Так они выглядят в разложенном виде.
А так — в сложенном.
Трансформируемые столы удобно не только хранить, но и перемещать — у них есть колесики. Также их можно расставлять разными способами: как парты в учебном классе, в виде прямоугольного стола для переговоров, буквой П и т. д. Зависит от задачи: в одном помещении может сегодня проводиться семинар для сотрудников одного отдела, завтра — обучающее мероприятие для всей компании, а через неделю — собрание совета директоров. Купив подобные столы, вы закроете все потребности, не придется выбирать разные модели.
Мобильные складные столы на визуализации переговорной в проекте офиса международной компании Jotun.
Такие столы бывают не только прямоугольными, но и, например, со скругленной столешницей, углами и т. д. Это позволяет использовать их в различных комбинациях.
Можно расставить столы буквой О.
А можно собрать из них большой прямоугольный стол для переговоров.
Как правило, производители дают возможность выбрать «наполнение», которое будет интегрировано в стол: кабель-каналы, розетки, usb-разъемы, беспроводные зарядки, подогрев кружек, экраны, микрофоны и т. д.
В стол Park Avenue от испанского производителя JMM встроены выдвижные экраны.
Еще один стол с встроенными экранами от того же производителя — модель Times Square.
Также у столов могут быть передние панели, которые прикрывают ноги, что важно, если участники сидят друг напротив друга.
Штабелируемые стулья и пуфы
Штабелируемые стулья удобны тем, что занимают минимум места при хранении. Есть много моделей от разных производителей, но хотим показать Stacy от Arper — легкие (5,5 кг) и компактные, как никакие другие. Можно сложить 40 штук друг на друга, поставить на специальную тележку и закатить в кладовку до следующего мероприятия.
Стулья могут быть оснащены различными аксессуарами: столиками, подлокотниками, подставками для сумок и т. д.
Стул с пюпитром и подлокотниками из коллекции Stasy.
Штабелируемыми бывают не только стулья, но и пуфы, которые подходят для неформальных переговоров и других коротких встреч. Пример — CAP от Materia, напоминающие наперстки. Они складываются друг на друга, занимают мало места, хранятся и транспортируются на специальной подставке с колесиками.
Модульная мебель
Для больших переговорных, где могут проводиться мероприятия, идеально подойдет модульная мебель. Используя ее, вы быстро переоборудуете помещение с учетом формата события.
Например, из фанерных блоков PIXEL от Bene можно собрать подиум, скамейки, стол, зонирующий элемент, барную стойку, трибуну или расставить их по помещению в качестве сидений.
Техническое оснащение переговорной в офисе
Компании, которые работают с клиентами из других регионов дистанционно, — не редкость, удаленные команды сотрудников — тоже. Из-за ковида даже тем, кто раньше этого не делал, пришлось отправить работников по домам, клиенты тоже старались лишний раз не ходить по офисам, поэтому на первый план вышло техническое оснащение переговорных. Важную роль играет конференц-связь, производители предлагают всё новые решения для обеспечения ее высокого качества.
Из наших проектов самым технологичным можно назвать офис-шоурум IT-компании NBCom, одного из лидер ов рынка портативной техники и электроники. За техническое оснащение отвечали специалисты заказчика. В большой переговорной они использовали нестандартные решения. Например, микрофон, встроенный в пространство за декоративными панелями на потолке. Его не видно, но он отлично передает речь спикера, подавляя фоновые шумы.
Стену переговорной украшает панно с айдентикой компании.
Набирают популярность системы бронирования переговорных. Раньше приходилось уточнять у коллег, нужно ли им помещение в ближайшее время, чтобы понять, можно ли его занять. Сейчас процесс легко автоматизировать. Сотрудники в приложении увидят, какие переговорные свободны в интересующий период времени, смогут забронировать их, изменить время, продлить бронь и т. д.
В шоуруме NBCom, который мы уже упоминали, есть такая система. Она используется для демонстрации возможностей заказчикам. Сотрудники ее не применяют — в офисе одна переговорная и один конференц-зал.
Освещение для переговорной в офисе
В переговорной должно быть предусмотрено несколько сценариев освещения, т. к. помещение может использоваться для разных целей: встреч, презентаций, проведения мастер-классов и т. д.
Оптимальная яркость светильников для этой зоны — около 300 лк, цветовая температура — порядка 3 000 – 4 000 К. Дополнительно можно разместить группу светильников с яркостью не менее 500 лк и цветовой температурой 3 000 – 5 000 К, чтобы удобно было работать с документами. Для регулировки яркости освещения используются диммеры.
Также необходимо продумать локальное освещение для выступлений. Например, регулируемые трековые или стационарные светильники, с помощью которых можно будет в нужный момент сфокусировать внимание на спикере.
В переговорной центрального офиса билетного оператора Kassir.ru мы использовали несколько сценариев освещения. Вот два из них: на первом фото свет падает на стол для переговоров, зону для презентации и обсуждения проектов, а на втором подсвечивается только зона презентации, что позволяет акцентировать внимание на спикере.
В переговорной в офисе NBCom запрограммировано несколько сценариев освещения, в которых задействованы не только светильники, но и шторы. Нажимаешь на кнопку, и зал трансформируется с учетом формата мероприятия, не приходится точечно настраивать каждый элемент.
Сейчас в тренде биодинамическое (циркадное) освещение в офисах. Датчики присутствия контролируют количество света, температура которого меняется с учетом времени суток, сезона и даже погоды за окном. Это не всегда нужно, поэтому мы предлагаем такое решение, учитывая специфику рабочих процессов в компании. Если переговорные используются только для внутренних совещаний, достаточно стандартного холодного белого света. А если приходят клиенты, может понадобиться создать другую атмосферу, более неформальную, расслабляющую.
Как обеспечить приватность при проектировании переговорной
Акустические решения
Важно обеспечить тишину в переговорной и сделать так, чтобы разговоры собравшихся не были слышны снаружи. Рассказываем, как мы делаем это в своих проектах.
Конструктивные решения
Проектируя переговорную в офисе финской компании Metso Outotec, мы использовали особую конструкцию стен. Вместо обычных перегородок из гипсокартона применили звукоизоляционную перегородку с акустическими листами и вибростойким профилем, а также специальный изолирующий материал.
Звукоизоляцию обеспечивают также прозрачные перегородки с двойным остеклением и подвесные акустические панели.
На матовой пленке, скрывающей происходящее внутри от проходящих мимо, изображены миниатюрные декагоны. Это отсылка к брендбуку компании.
Акустические шторы и напольные покрытия
В переговорной в офисе билетного оператора Kassir.ru мы использовали акустическое напольное покрытие и шторы.
Акустические панели
Если отделать стены или потолок перфорированными листами акустического гипрока, звук будет попадать внутрь и оставаться там.
Пример использования таких панелей для отделки потолка в одном из наших проектов.
В переговорной офиса NBCom панели с перфорацией использованы для отделки одной из стен.
Живые растения
Растения не только украшают пространство, но и поглощают звук. Разрабатывая дизайн-проект офиса логистической компании, мы предложили разместить в переговорной фитостену. Она одновременно выполняет декоративную и шумоподавляющую функцию.
Визуальная приватность
Переговорные в современных офисах обычно отделены от остальных помещений стеклянными перегородками, а не глухими стенами и дверями. Чтобы скрыть происходящее внутри от проходящих мимо, обычно используются плотные шторы, которые одновременно выполняют звукопоглощающую функцию, или матовая пленка с узором. Но есть и нестандартные решения.
В проекте офиса юридической компании «Прайм Эдвайс» мы предложили использовать в переговорной «умное» стекло, которое может менять свои светопропускающие свойства в зависимости от потребностей: становиться прозрачным или матовым.
Когда переговорная свободна, стекло прозрачное.
Когда идут переговоры, стекло непрозрачное — обеспечена конфиденциальность.
Проектирование переговорной: что учесть, чтобы она была удобной и востребованной
В большинстве современных офисов переговорные используются не только для переговоров — это гибкие многофункциональные пространства. Чтобы сотрудникам было удобно, на этапе проектирования важно:
Поможем спроектировать переговорную и другие функциональные зоны офиса так, чтобы ими было удобно пользоваться! Вы можете поручить нам не только разработку проекта, но и закупку мебели и материалов, а также контроль работ на объекте.