что такое проектное управление простыми словами

Проектное управление: как сохранить проект и мотивировать команду

«Проектный Руководитель» — конкурс, направлен на развитие проектной культуры в учреждениях и организациях Российской Федерации

Что такое проектное управление и в чем его важность для бизнеса

Проектное управление — набор методов и инструментов, которые позволяют достигать результатов, представляющих ценность для их потребителя, в условиях неопределенности и с соблюдением некоторых формальных ограничений. В бизнесе проекты — главный, а сегодня, наверное, единственный способ эффективного развития и сохранения конкурентоспособности.

Через проекты реализуется разработка новых продуктов, модернизация оборудования, внедрение новых производственных и организационных технологий. При этом неопределенность, в которой реализуются проекты велика, а ее источники очень разнообразны: от макроэкономики и рыночной конъюнктуры до внутренней среды самой организации.

И в этих условиях в проектах необходимо получать результаты более высокого качества, быстрее и дешевле, чем это делают ваши конкуренты.

С чего начать проект и как его закончить

Традиционную идею жизненного цикла проекта можно представить в виде более или менее стандартного сценария. Сначала общая идея или концепция, далее проектирование, потом реализация и наконец сдача готового объекта. Такая логика, конечно, во многих случаях работает и сегодня, но в условиях высокой неопределенности ее эффективность падает.

Именно поэтому начали развиваться альтернативные подходы к построению жизненного цикла проекта — инкрементальные, итерационные, гибкие, гибридные. Эти подходы позволяют успевать за изменениями и создавать результаты до того, как они перестанут представлять ценность для заказчика.

Первым шагом — еще до начала проекта — должна быть оценка бизнес-выгод этого проекта, а заключительным — анализ достижения этих выгод.

Почему в проектном управлении часто используется роудмап

Дорожная карта (или план по вехам) фиксирует ключевые события и моменты промежуточных и итоговых результатов проекта. Такая картина очень удобна для координации различных направлений работ внутри проекта.

Еще одна важная область применения плана по вехам — управление портфелями и программами проектов, в которых этот инструмент позволяет определять возможные сроки запуска проектов, связанных по результатам или используемым ресурсам.

Как собрать необходимую команду и мотивировать ее до финала

Прежде всего, вы должны понять, какие именно люди вам нужны — специализация, уровень профессионализма, опыт. Для некоторых типов проектов важна психологическая совместимость членов команды. Значительную часть нужных вам людей вы найдете без особого труда — в своей организации или на рынке. Но вот с заполнением определенных позиций, как правило, наиболее значимых для проекта, могут возникнуть проблемы. Подбор таких людей следует начинать заблаговременно, не рассчитывая на то, что все как-нибудь устроится.

И конечно, чем серьезнее и сложнее проект, тем более продуманной должна быть система мотивации для его участников. Просто интересной задачи для сохранения мотивации на длинной и даже средней дистанции недостаточно. Конечно, важно соблюдать баланс материальной и нематериальной мотивации, но универсальных рецептов здесь нет.

Как справляться с выгоранием сотрудников

Работа в проектах часто требует экстраординарных усилий от команды. Если есть риски того, что это станет повседневной жизнью команды, нужно заранее подготовиться к подобной ситуации. Тут важно не только удержать сотрудника в проекте до его завершения, но и не отбить у него желание и дальше работать в проектах, и не спровоцировать его уход из организации.

Основные решения здесь лежат в области создания рабочей среды, способствующей эффективной работе.

Что может повысить эффективность:

Почему дедлайны это важно и как их соблюдать

Чаще всего в проектах красивое слово дедлайн означает всего лишь срок завершения работы. Если он нарушен, может возникнуть эффект домино, когда по цепочке сдвигаются все последующие процессы, появляются дополнительные риски задержек для параллельных работ и в результате нарушаются обязательства по сдаче проекта или его этапов перед заказчиком. Конечно, такие ситуации плохо сказываются на имидже исполнителя, а для заказчика это влечет серьезные убытки.

Люди по-разному относятся к дедлайнам. Самая комфортная для руководителя проекта категория — это люди, которые хорошо организованы, аккуратны и ответственны. Для них естественным поведением будет выполнение основной части работы заблаговременно, и дедлайн они не нарушат ни при каких обстоятельствах.

Вторая категория — люди, которым свойственен «студенческий синдром». Они все сделают и сделают неплохо, но всю работу выполнят в последний момент. Риски для проекта в этой ситуации достаточно высоки. Самое простое решение в этой ситуации — назначать для таких людей искусственные опережающие дедлайны. Им с их «студенческим синдромом» все равно, а проектные риски снижаются.

Еще одна категория — люди, для которых дедлайн вообще ничего не значит. Они просто не думают о нем, работают так, как им комфортно. Для таких людей нужно дробить задачу на мелкие части и назначать множество мелких дедлайнов.

Важно понимать, что в «неправильном» отношении к дедлайнам нет какой-то злонамеренности, просто разные люди по-разному устроены, и это обязательно нужно учитывать.

Как договориться с заказчиком и не сойти с ума

Приходится признать, что сегодня изменение ожиданий и требований заказчика в ходе проекта становится неизбежной реальностью. Это не его капризы, это не проявление его непрофессионализма или иррациональности. В подавляющем большинстве случаев такое поведение — следствие высокой неопределенности на старте проекта и не менее высокой изменчивости окружения проекта в ходе его реализации.

Эту новую реальность нужно принять и научиться жить в ней. Гибкие и гибридные подходы — это те инструменты, которые позволяют создавать ценность для заказчика в условиях неопределенности и изменчивости. Родившись как инструменты управления ИТ-проектами, сегодня эти методы (самые известные — скрам, канбан) широко применяются и в других областях.

Но не нужно забывать и о социальных навыках. Очень важна работа с заинтересованными сторонами, ведение переговоров, демонстрация эмпатии.

В целом нужно признать, что современный руководитель проекта не может рассматриваться как технический менеджер, что часто встречалось в прошлом. Сегодня он должен быть не просто настоящим профессионалом в области управления проектами, но и разносторонней гармоничной личностью

Как планировать бюджет и ничего не забыть

Если вы понимаете, что и как вы будете делать, и какие вам понадобятся для этого ресурсы, рассчитать бюджет проекта не составит большого труда. Это всего лишь вопрос аккуратности и опыта. Даже для инфраструктурных мегапроектов удается делать такие расчеты с очень высокой точностью.

Но тут самое время еще раз вспомнить о неопределенности и изменчивости. Расчет, сделанный в начале проекта, может стать неактуальным очень скоро и при том по независящим от вас причинам.

Чтобы избежать этих неприятностей, есть две возможности. Во-первых, нужно подумать об этих рисках заранее и предусмотреть в бюджете необходимый резерв. Во-вторых, использовать гибкие контракты, в которых определяется только рамочная стоимость работ, а состав работ и их стоимость фиксируются в ходе проекта дополнительными соглашениями.

Конечно, обе эти возможности имеют серьезные ограничения, и реальный эффект достигается только при создании по-настоящему партнерских отношений заинтересованных сторон.

Как стать руководителем, за которым пойдут

Понятие лидер ства в стандарте Международной ассоциации управления проектами (IPMA) включает множество элементов. В их числе: инициативность, ответственность, заинтересованность в результате, адекватное применение власти, авторитет и влияние. Кроме лидер ства, в стандарте определены и еще восемь элементов, составляющих личностную характеристику правильного руководителя проекта.

Другой вопрос, сможете ли вы проявлять себя таким образом, даже если вы знаете все эти девять заповедей и даже владеете соответствующим инструментарием. Это точно необходимо, но, на мой взгляд, все-таки недостаточно. Некоторые качества должны просто быть неотъемлемой частью вашей натуры. Вам должно быть интересно работать с людьми, их проблемы должны быть вашими проблемами, вы должны понимать и уважать их ценности.

Как закрывать сделки и ставить красивую точку в проекте

О завершении проекта часто забывают, особенно в организациях, где проектная деятельность поставлена на поток, и люди переходят из проекта в проект практически без перерывов.

Завершение проекта обязательно нужно праздновать, и это должно стать заметным событием в жизни каждого участника проекта. А значит, нужно понять, что имеет значение для команды и искать правильные решения. Чем менее шаблонными они будут, тем больший эффект приверженности общему делу они создадут.

9–11 июня в Казани состоится финал всероссийского конкурса «Проектный руководитель 2021». В последний этап прошли 28 специалистов из 500 заявившихся. Мероприятие пройдет в казанском технопарке «ИТ-парк».

Источник

Что такое управление проектами

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.

Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.

Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.

Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Предикт

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Сквозная аналитика

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

« Kanban » переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.

Источник

Проектное управление на предприятии

Проектное управление на предприятии

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Что считается проектом

Проектное управление начинается с понимания термина «Проект». Различные школы определяют проект, как совокупность действий, имеющих временный характер и общую цель по созданию уникального продукта, услуги или любых других уникальных результатов. На практике же проектом можно назвать любую деятельность, которую руководство компании решает контролировать отдельно от операционных задач. И в этом заключается суть понимания проектного управления на предприятии. Если управление любой инициативой целесообразно осуществлять отдельно от регулярных операционных задач, то эту инициативу следует оформить как проект.

Выделим основные факторы, которые могут обосновать целесообразность обособленного контроля за группой задач, объединенных одной целью (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Условия выделения группы задач в проект

Отдельного пояснения заслуживают два признака для выделения задач в проект:

Итак, проект – это совокупность объединенных общей целью задач, исполнение которых целесообразно контролировать индивидуально. К обоснованию целесообразности индивидуального контроля необходимо подходить взвешенно. На одной чаще весов преимущества повышенного внимания руководства к исполнению задач, на другой – понимание материальной и нематериальной стоимости такого контроля.

Инструментарий управления проектами

Управление проектами – это деятельность, в ходе которой определяются и достигаются цели проекта, при этом соблюдается баланс между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Наиболее популярными подходами к управлению проектами являются:

Отличия у подходов существуют, но общего значительно больше. Основные различия обусловлены масштабами управляемых проектов и гибкостью использованного инструментария. Мой взгляд на различные подходы к управлению проектами представлен в таблице 1. Важно помнить, что все это – инструменты проектного управления. Использование тех же принципов в рамках рутинных операционных задач необоснованно перегрузит ресурсы компании.

Таблица 1. Общее сравнение наиболее популярных подходов проектного управления

Каждый из представленных вариантов достаточно хорошо изучен и активно применяется, в том числе в российской практике. Это своего рода скелеты, на которые накладывается конкретика, индивидуальная для каждой компании и проекта. При формировании собственной методологии и инструментария стоит избегать следующих крайностей:

Основные этапы проекта

Каждый проект уникален в своем роде. Общая логика этапов реализации проекта должна сводиться к тому, чтобы минимизировать затраты на снятие неопределенности. То есть чем выше уровень уверенности в успешности проекта, тем большая сумма инвестиций может быть доступна для расходования. И это очень важный момент, который часто недооценивается. Например, закупается дорогостоящее производственное оборудование до того, как технология производства в малых масштабах доказала свою состоятельность. Оборудование может не подойти под конечный вариант оптимальной технологии производства.

Можно выделить группы процессов, которые свойственны каждому проекту (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Группы процессов проекта

Далее рассмотрим их подробнее.

Инициирование проекта

Инициирование проекта можно разделить на две части:

Устав проекта – это относительно небольшой по объему документ (6–7 слайдов максимум). Напомню, что мы говорим о внутренних проектах, где исполнитель и заказчик работают в одной компании. Устав проекта преследует следующие цели:

Устав проекта резюмируется в небольшую таблицу (см. таблицу 2).

Таблица 2. Резюме проекта.

Наименование проекта: Улучшение процесса обслуживания покупателей

покупатели выражают недовольство длительным сроком или отсутствием ответов на свои запросы

Периметр проекта: подразделение Южного-Федерального округа

Документация проекта будет рассмотрена не позднее20 декабря 2019 г.

Проектная команда будет утверждена в предложенном составе

Утверждение проекта – январь 2020 г.

Анализ и протоколирование источников – февраль 2020 г.

Утверждение рекомендаций – апрель 2020 г.

Внедрение рекомендаций – май 2020 г.

На всех прочих листах устава при необходимости детализируются положения, отраженные в резюме. Этот этап важен для одобрения последующих затрат. Проект может не заинтересовать заказчика или спонсора. Тогда его отклонят, чтобы исключить неоправданные затраты. Устав и утверждение команды проекта часто разделяют на два разных этапа. Это связано с принципиальным различием между решением о необходимости реализации задачи и согласованием ресурсов на ее исполнение. Но критичных ограничений для объединения двух этапов в один документ тоже не существует.

Планирование проекта

Этап должен ответить на следующие вопросы:

Самая главная мысль, которая определяет специфику планирования проекта, заключается в том, что планы не выполняются ни по срокам ни по согласованным задачам. Нет такого плана, который выдерживает встречу с реальностью. И этот тезис подтверждается многолетней практикой управления проектами без единого исключения. Из этого вытекает основная задача планирования проекта – снижение неопределенности строго ограниченными ресурсами.

Результатом завершения этого этапа должен стать документ «План проекта», который будет включать в себя следующие разделы (см. рисунок 3).

Рисунок 3. Структура плана проекта

Описание требований и допущений должно конкретизировать ожидания заказчика с одной стороны и сопоставить их с возможностями. Наиболее эффективным способом реализации этой задачи на практике будет совместный мозговой штурм команды проекта и его заказчиков. В этом случае снимается большая часть возможных противоречий, а также формируется первое понимание потенциальных затрат. Как бы мы ни любили совещания, обсудить требования к проекту необходимо совместно и очно.

Два других раздела итогового плана, о которых стоит упомянуть отдельно – это финансовая модель и план мероприятий. Приведем несколько основных тезисов, обязательных при формировании этих разделов.

Планирование проекта – это сложный и порой дорогостоящий процесс. Самое важное на этом этапе понять два ключевых момента:

Исполнение проекта

Из всего, что важно для успешного исполнения задач проекта, можно подчеркнуть следующее:

Мониторинг и контроль проекта

Этап контроля реализуется параллельно с этапом исполнения. Эффективным инструментом контроля станут различные процедуры контроля для разных ступеней иерархии проектов (см. рисунок 4). Функции контроля за портфолио может исполнять совет участников или акционеров общества. При этом отдельные проекты и программы проектов можно контролировать на уровне совета директоров или проектного офиса. Важно обеспечить контролирующий орган полномочиями и инструментами мониторинга и контроля за ходом реализации проекта, программы и портфолио.

Рисунок 4. Иерархия проектов

Из российской практики можно утверждать следующее: без высокой степени контроля за ходом реализации проект с большой долей вероятности превратится в бездонный колодец. И этот колодец будет долго и бесперспективно поглощать ресурсы компании.

Закрытие проекта

Проект должен закончиться. В отличие от операционной деятельности, проект носит подчеркнуто временный характер. Причины закрытия проекта я привел на рисунке 5.

Рисунок 5. Варианты закрытия проекта

Специфика этого этапа в контексте предприятия, являющегося и исполнителем и заказчиком в одном лице, состоит в том, что чаще всего проекты нацелены на переход в операционную деятельность. Команда, успешно реализовавшая задачи проекта, по инерции переходит в операционное руководство. Это не всегда эффективное решение. Достаточно сложно воспитать команду, которая умеет исполнять задачи в условиях повышенной неопределенности. Поэтому есть смысл не следовать инерционным решениям и переключить успешную команду на другие перспективные участки.

Заключение

Суть проектного управления состоит в понимании того факта, что для разной степени осведомленности и предсказуемости нужны разные подходы к управлению. Применение неэффективных подходов может привести к упущенным возможностям или убыткам, на порядок превышающим дополнительные затраты на внедрение инструментария проектного управления.

Безусловным минусом внедрения проектного менеджмента в компании являются дополнительные расходы и бюрократизация процессов. В малых масштабах оно не окупается.

Источник