что такое проектная группа
Почему проектные группы чаще эффективнее обычных сотрудников?
— Создание проектных групп характерно для тех компаний, которые находятся в стадии изменений. Проектной деятельности становится много, и тогда имеет смысл выделять это в отдельные структурные подразделения, привлекать дополнительный персонал.
Существует и ряд других причин. Либо это абсолютно новая для компании деятельность, и ее невозможно осуществить без помощи внешних специалистов.
Либо это функциональная задача, в которую вовлекаются сотрудники из разных структур и подразделений. Либо это проект, имеющий ограниченные сроки и конкретный результат.
Решить все эти задачи в рамках существующих отделов обычно сложнее, чем в рамках проектной группы. Поскольку в отделах всегда есть текущая операционная деятельность, проект является для них побочным продуктом и осуществляется недостаточно качественно.
А ведь проекты для компании — это прорыв, инновация, шаг вперед в плане развития, обогащения, изменения текущих бизнеспроцессов. Поэтому, когда возникают такие задачи, компания начинает думать о том, что необходимо создание проектной группы.
Как создаются проектные группы? По каким критериям происходит подбор персонала?
— Если проектов мало или они краткосрочны — сотрудника, который бы с ними справился, начинают искать внутри компании. Плюс в том, что он уже находится в структуре — для работы в проекте ему необходимо ознакомиться с основами управления проектами, что можно сделать, лишь прочитав дополнительную литературу.
Основное качество, которым должен обладать сотрудник, вовлеченный в проектную деятельность, — это нацеленность на результат. Для проектов хороши те, кто видит цель, всегда имеет несколько вариантов решения проблемных ситуаций, а еще лучше, если они могут эти проблемы заранее предвидеть. Причем не только свои, но и проблемы других вовлеченных в проект сотрудников, поскольку риски существуют всегда, у любого проекта.
Вообще, успешность любой компании на 90% зависит от людей. Да, наличие бюджета, ресурсов — это хорошо, они облегчают жизнь. Но зачастую лучшие результаты достигаются там, где в первую очередь есть отличная команда. Люди находят варианты для того, чтобы с минимальными затратами достичь желаемого результата. Поэтому правильно подобранные сотрудники могут не только выполнить проект в срок, но и сделать его неожиданно дешевле, чем было заложено.
Участники проектной группы: свои или чужие?
— Иногда проектная деятельность имеет такую тенденцию: внешне красиво, а внутрь лучше не заглядывать. Проектная группа, работающая не на себя, в некоторых ситуациях склонна пойти путем наименьшего сопротивления. Они могут обнаружить проблему, которую нужно решить во время проекта, прикинуть необходимость дополнительных затрат, продления сроков и махнуть на эту проблему рукой. Именно поэтому внутренние проектные команды гораздо успешнее, чем сторонние. Поскольку приходящие со стороны люди не вовлечены в деятельность компании, они контрактники, их задача — сделать работу и получить гонорар, они могут не знать чегото, что для компании очевидно. Например, наша компания должна была открыть выделенное подразделение маркетинга и продаж, причем в условиях ограниченных сроков на реализацию проекта. Я не могла привлечь со стороны людей, которые будут организовывать бизнеспроцессы, потому что внешняя команда долгое время потратила бы на то, чтобы вникнуть в суть бизнеса и его особенности. В итоге данный проект делали внутренние сотрудники компании, и он оказался успешным. И по срокам, и по затратам он соответствовал нашим ожиданиям.
Кто должен возглавлять проектную группу?
— Лучшие руководители проектов — те, для кого проектная деятельность является основной, они несут полную ответственность за результат, не отвлекаясь на оперативную деятельность. Однако не всегда компания может сделать проект отдельным направлением и не всегда видит в этом смысл. А потому часто проекты возглавляют руководители структурных подразделений дополнительно к своей оперативной работе. Это, как правило, усложняет ход проекта, потому что, вопервых, у них есть свои цели и задачи в структурном подразделении; вовторых, как управленцы они могут недостаточно хорошо разбираться в сути проекта; втретьих, для них может оказаться сложным создавать план проекта, отслеживать его критические пути, оценивать эффективность на каждой стадии с точки зрения затрат бюджета и времени. Если у компании всего один проект, то выделять под это отдельную команду, привлекать человека с рынка или изнутри, наделять его полномочиями проектного менеджера, помогать осваивать сложную культуру управления проектами — достаточно затратно как по времени, так и материально.
Только на создание этой группы с привлечением внешнего ресурса может уйти времени больше, чем при реализации проекта в рамках обычных структурных подразделений.
Хорошо, если у компании есть лидер , который может взять на себя роль руководителя проекта. Им может стать, например, исполнительный или операционный директор. Имея высокий ранг, он в состоянии контролировать ход работ этого проекта и обеспечивать его выполнение в рамках функциональных подразделений. Вообще, статус сотрудника (и формальный и неформальный), который является руководителем проектной группы, имеет большое значение.
Поскольку в России вся деятельность строится на коммуникациях и личностных отношениях. Таков российский менталитет: для нас сказанное слово чаще имеет большее значение, нежели то, что написано в должностной инструкции или регламенте.
Часто проекты осуществляются за рамками рабочего дня, что требует от сотрудников дополнительных затрат времени, усилий. Именно поэтому задача любого руководителя проекта состоит в том, чтобы вовлечь участников. Не заставить, а именно вовлечь, чтобы они ощущали значимость и важность этой деятельности, понимали, для чего она делается в компании. Руководитель должен понимать и чувствовать, какая мотивация необходима для каждого конкретного человека, с которым он работает. Для одних сотрудников важна мотивация достижения, для других — это деньги, для третьих — интерес к задачам, и все эти мотивы можно удовлетворить в проектной деятельности.
Насколько в этих случаях важен бренд компании?
— Бренд оказывает влияние тогда, когда человек устраивается в компанию. А дальше важно, насколько бренд компании соответствует тому, что сотрудник увидит внутри.
Насколько охотно работает за идею сотрудник, которого привлекли на временный проект?
— Все зависит от корпоративной культуры компании. Люди действительно могут приходить на работу потому, что им там интересно. Зарплата и удобное территориальное расположение офиса у них на втором месте. В таких компаниях люди работают, потому что понимают: они могут быть частью чегото, что активно растет и развивается. Поэтому проектная деятельность может существовать на голом энтузиазме. Однако лучше, когда люди осознают, что у них есть конкретная цель и по результатам выполнения этого проекта (с соблюдением бюджета и сроков) они получат дополнительную мотивацию.
В этом случае человек понимает, за что он перерабатывает, для чего прикладывает дополнительные усилия. Поощрение в виде благодарности не менее важно, и, мне кажется, недооценивать это нельзя.
Почему некоторые проектные группы не столь успешны?
— Причин может быть очень много. Надо понимать, что это изначально был за проект, насколько его задачи были реализуемы, насколько интересен он был для компании. Можно прекрасный проект задумать и с энтузиазмом отслеживать, что происходит, а потом потерять к нему интерес — в этом случае проект можно считать умершим. Хорошо, если менеджер доведет его до конца просто в силу своей заинтересованности, но это все равно будет уже не тот проект.
Проектная группа может быть сформирована напрасно, поскольку все задачи можно было выполнить как текущие, в рамках структурных подразделений.
С каким бы умом мы ни подбирали людей — никто не застрахован от ошибок. Сотрудник, попавший в несвойственную для него среду, может проявить себя совершенно иным образом. Даже если его взяли в проект из отдела, где он был успешен. Поскольку проектная деятельность устроена иначе и требует многих дополнительных навыков. Если конкретный человек не справляется, то причина может быть в том, что он находится не на своем месте. Один неверно подобранный человек может развалить всю проектную команду.
В ходе выполнения проекта может оказаться, что его выполнение требует от компании значительных изменений, к которым она не готова. В этом случае невозможен и успех проектной группы.
Кроме того, ошибки могут возникнуть при планировании бюджета, при разработке концепции, определении сроков, неправильной постановке задачи работникам.
Существуют ли для участников проектной группы какието наказания?
— Если работники сорвали сроки, превысили бюджет, не выполнили условия — наказания могут быть выражены в разной форме. Например, отсутствие позитивной обратной связи от коллег и руководства является достаточно мощным стимулом для людей, которые заинтересованы в своей деятельности. Помимо этого, работнику могут сказать о том, что он неуспешен. Понимание того, что твоей работой недовольны, в достаточной степени наказывает тех, кто ориентирован на достижение результата.
Какова судьба участников проекта после его окончания?
— Если проектная деятельность в компании является постоянной, то для людей это прекрасный шанс вертикального продвижения, вовлечения в следующие проекты, получения возможности функционального развития. Бывает и так, что проект краткосрочный, и после него человек возвращается к текущей деятельности. И тут возможны варианты.
1. Сотруднику нравится его основная работа, и он спокойно к ней вернулся, довольный приобретенным дополнительным опытом.
2. После проектного драйва некоторым сотрудникам становится неожиданно скучно на текущей работе. Они начинают искать этот драйв на стороне, желая уйти туда, где этот ритм проекта будет нормой. Зачастую этими сотрудниками оказываются лучшие люди компании. Они чувствуют, что способны на гораздо большее.
Если руководство в данный момент не может предложить им ничего более интересного, то вероятность их ухода становится выше.
От чего зависит успешность проектной группы?
— Успешность зависит от интереса компании к конкретному проекту и людей, которые вовлечены в этот проект. Если эти два фактора в порядке, то все остальные препятствия вполне преодолимы.
5.3. Проектная группа
5.3. Проектная группа
Проектная группа может состоять из людей, привлекаемых на временной или постоянной основе. Многие участники проектной группы могут совмещать эту деятельность с какой-либо еще. Проектная группа – это ядро проекта, в нее входят все основные для проекта люди, в том числе менеджер, администратор, консультант и другие необходимые для успешной реализации проекта люди.
Для плодотворной работы группы люди должны быть распределены в команде проекта по ролям. Выделяют следующие основные роли в проектной команде:
? генератор идей / мыслитель;
? наблюдатель / оценщик / критик;
? работник / исполнитель / «рабочая пчелка»;
? человек, расставляющий точки над «i» / доводчик.
Проектная группа как некий организм имеет в своем развитии некоторые стадии (рис. 17). Жизненный цикл проектной группы шутливо подразделяют на следующие этапы:
? награждение тех, кто не участвовал.
Рис. 17. Стадии развития проектной команды
Менеджер проекта – особое ответственное лицо, которое для успеш ного руководства проектом должно обладать следующими характерными чертами:
? ориентацией на результат;
? способностью к решению проблем;
? энергией, инициативой, ответственностью;
? уверенностью в себе;
? стратегическим мышлением, умением видеть перспективу;
? умением вести переговоры.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Группа просмотра
Группа просмотра В группу просмотра входят источники, которые еще не попали в основной состав, но могут там оказаться. Они должны пройти через просмотр – это своего рода длительное собеседование, в ходе которого они могут доказать, что пригодны для медиадиеты. Поскольку
3.1. Группа «сырьевые материалы»
3.1. Группа «сырьевые материалы» 3.1.1. Нефтепродукты Первое собеседование в залоговой службе, которое судьбой мне выпало проходить в Альфа-банке, началось с вопроса о возможности залога нефти в магистральном нефтепроводе. Залог нефтепродуктов, не хранящихся стационарно, а
Группа и организация
Группа и организация Организации не имеют саморазвития. Их могут развивать только люди. Организации окостеневают, заходят в тупик, становятся неадекватными ситуации. Люди должны выйти из них и начать их перестраивать. Поэтому самое главное, определяющее пути развития —
31. ПРОЕКТНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ
31. ПРОЕКТНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ Проектная структура используется в тех случаях, когда принимается решение сосредоточить максимальное количество ресурсов организации на определенном проекте в течение конкретного срока. Проектом считается любой процесс
Группа розничных магазинов
Группа розничных магазинов «Самой главной задачей является сохранение нашего конкурентного преимущества, а чтобы добиться этого, мы должны по-прежнему привлекать высококвалифицированных сотрудников. Главное отличительное свойство любой компании, чем бы она ни
Референтная группа
Референтная группа Референтная группа состоит из людей, с которыми человек себя идентифицирует. Это означает, что он принимает групповые нормы, а если возникают затруднения в отношении того, что сделать или сказать, он ссылается на эти нормы или на других членов группы,
Группа оценки
Группа оценки Как это делается?Консультируя какую-либо компанию, я формирую команду из тех, кого в организации считают «белыми воронами», или enfant terrible – людьми, которые во всеуслышание заявляют о своем несогласии с политикой компании и возражают против принятого курса. Я
Принятие решений «ála группа»
Принятие решений «?la группа» Это желание привлекать других к принятию важных решений не значит, что геймеры – демократы в бизнесе. Более того, как мы и ожидали, люди из этой группы чаще других стараются взять бразды правления в свои руки. Большинство членов поколения
Проектная группа
Проектная группа Создайте проектную группу, в которую входят ключевые стейкхолдеры – линейные менеджеры, HR-сотрудники из корпоративных служб и подразделений, специалисты, и при необходимости внешние консультанты. Поставьте перед группой задачу: создать модель
Группа проектных решений
Группа проектных решений Группа проектных решений должна решать как можно больше вопросов, чтобы не передавать их в комитет по управлению проектом. В нее должны входить главы всех подгрупп пользователей, а возглавлять ее должен главный руководитель процессов или
Группа интересов BPM
Группа интересов BPM В главе 28 рассмотрено позиционирование BPM внутри структуры организации. Во многих организациях есть люди, заинтересованные в BPM или даже страстно увлеченные им, но им часто трудно убедить руководство предпринять какие-либо структурные шаги по
Глава 2 Группа 10×
Глава 2 Группа 10? Победа ожидает того, у кого все в порядке, – и это называют удачей! Поражение безусловно постигает того, кто не принял вовремя необходимые меры предосторожности, – и это называют неудачей![7] Руаль Амундсен В октябре 1911 года две команды готовились
Консалтинговая группа «Bakster».
Консалтинговая группа «Bakster». Консалтинговые агентства, входящие в группу «Bakster», работают на российском рынке уже восемь лет. Мы имеем уникальный опыт разработки и применения на практике самых передовых социальных, маркетинговых и PR-технологий. Сферы, в которых мы
Референтная группа
Референтная группа Референтная группа – это группа людей, которую вы используете как ориентир для поведения в определенных ситуациях. Основными примерами референтных групп являются политические партии, религиозные сообщества, этнические организации, клубы по
Swedwood – производственная группа
Swedwood – производственная группа Амбициозную идею ИКЕА по строительству фабрик по соседству с лесом первоначально разработала производственная группа Swedwood AB. Для осуществления этой идеи были подобраны огромные участки леса, но когда понадобилась обработанная древесина
Почему проектные группы чаще эффективнее обычных сотрудников?
Автор: Арина Бондаренко, директор по персоналу по Восточной Европе компании FleetCor
Почему создаются проектные группы? В чем они эффективнее простых отделов?
— Создание проектных групп характерно для тех компаний, которые находятся в стадии изменений. Проектной деятельности становится много, и тогда имеет смысл выделять это в отдельные структурные подразделения, привлекать дополнительный персонал.
Существует и ряд других причин. Либо это абсолютно новая для компании деятельность, и ее невозможно осуществить без помощи внешних специалистов.
Либо это функциональная задача, в которую вовлекаются сотрудники из разных структур и подразделений. Либо это проект, имеющий ограниченные сроки и конкретный результат.
Решить все эти задачи в рамках существующих отделов обычно сложнее, чем в рамках проектной группы. Поскольку в отделах всегда есть текущая операционная деятельность, проект является для них побочным продуктом и осуществляется недостаточно качественно.
А ведь проекты для компании — это прорыв, инновация, шаг вперед в плане развития, обогащения, изменения текущих бизнеспроцессов. Поэтому, когда возникают такие задачи, компания начинает думать о том, что необходимо создание проектной группы.
Как создаются проектные группы? По каким критериям происходит подбор персонала?
— Если проектов мало или они краткосрочны — сотрудника, который бы с ними справился, начинают искать внутри компании. Плюс в том, что он уже находится в структуре — для работы в проекте ему необходимо ознакомиться с основами управления проектами, что можно сделать, лишь прочитав дополнительную литературу.
Основное качество, которым должен обладать сотрудник, вовлеченный в проектную деятельность, — это нацеленность на результат. Для проектов хороши те, кто видит цель, всегда имеет несколько вариантов решения проблемных ситуаций, а еще лучше, если они могут эти проблемы заранее предвидеть. Причем не только свои, но и проблемы других вовлеченных в проект сотрудников, поскольку риски существуют всегда, у любого проекта.
Вообще, успешность любой компании на 90% зависит от людей. Да, наличие бюджета, ресурсов — это хорошо, они облегчают жизнь. Но зачастую лучшие результаты достигаются там, где в первую очередь есть отличная команда. Люди находят варианты для того, чтобы с минимальными затратами достичь желаемого результата. Поэтому правильно подобранные сотрудники могут не только выполнить проект в срок, но и сделать его неожиданно дешевле, чем было заложено.
Участники проектной группы: свои или чужие?
— Иногда проектная деятельность имеет такую тенденцию: внешне красиво, а внутрь лучше не заглядывать. Проектная группа, работающая не на себя, в некоторых ситуациях склонна пойти путем наименьшего сопротивления. Они могут обнаружить проблему, которую нужно решить во время проекта, прикинуть необходимость дополнительных затрат, продления сроков и махнуть на эту проблему рукой. Именно поэтому внутренние проектные команды гораздо успешнее, чем сторонние. Поскольку приходящие со стороны люди не вовлечены в деятельность компании, они контрактники, их задача — сделать работу и получить гонорар, они могут не знать чего-то, что для компании очевидно. Например, наша компания должна была открыть выделенное подразделение маркетинга и продаж, причем в условиях ограниченных сроков на реализацию проекта. Я не могла привлечь со стороны людей, которые будут организовывать бизнеспроцессы, потому что внешняя команда долгое время потратила бы на то, чтобы вникнуть в суть бизнеса и его особенности. В итоге данный проект делали внутренние сотрудники компании, и он оказался успешным. И по срокам, и по затратам он соответствовал нашим ожиданиям.
Кто должен возглавлять проектную группу?
— Лучшие руководители проектов — те, для кого проектная деятельность является основной, они несут полную ответственность за результат, не отвлекаясь на оперативную деятельность. Однако не всегда компания может сделать проект отдельным направлением и не всегда видит в этом смысл. А потому часто проекты возглавляют руководители структурных подразделений дополнительно к своей оперативной работе. Это, как правило, усложняет ход проекта, потому что, во-первых, у них есть свои цели и задачи в структурном подразделении; во-вторых, как управленцы они могут недостаточно хорошо разбираться в сути проекта; в-третьих, для них может оказаться сложным создавать план проекта, отслеживать его критические пути, оценивать эффективность на каждой стадии с точки зрения затрат бюджета и времени. Если у компании всего один проект, то выделять под это отдельную команду, привлекать человека с рынка или изнутри, наделять его полномочиями проектного менеджера, помогать осваивать сложную культуру управления проектами — достаточно затратно как по времени, так и материально.
Только на создание этой группы с привлечением внешнего ресурса может уйти времени больше, чем при реализации проекта в рамках обычных структурных подразделений.
Хорошо, если у компании есть лидер , который может взять на себя роль руководителя проекта. Им может стать, например, исполнительный или операционный директор. Имея высокий ранг, он в состоянии контролировать ход работ этого проекта и обеспечивать его выполнение в рамках функциональных подразделений. Вообще, статус сотрудника (и формальный и неформальный), который является руководителем проектной группы, имеет большое значение.
Поскольку в России вся деятельность строится на коммуникациях и личностных отношениях. Таков российский менталитет: для нас сказанное слово чаще имеет большее значение, нежели то, что написано в должностной инструкции или регламенте.
Часто проекты осуществляются за рамками рабочего дня, что требует от сотрудников дополнительных затрат времени, усилий. Именно поэтому задача любого руководителя проекта состоит в том, чтобы вовлечь участников. Не заставить, а именно вовлечь, чтобы они ощущали значимость и важность этой деятельности, понимали, для чего она делается в компании. Руководитель должен понимать и чувствовать, какая мотивация необходима для каждого конкретного человека, с которым он работает. Для одних сотрудников важна мотивация достижения, для других — это деньги, для третьих — интерес к задачам, и все эти мотивы можно удовлетворить в проектной деятельности.
Насколько в этих случаях важен бренд компании?
— Бренд оказывает влияние тогда, когда человек устраивается в компанию. А дальше важно, насколько бренд компании соответствует тому, что сотрудник увидит внутри.
Насколько охотно работает за идею сотрудник, которого привлекли на временный проект?
— Все зависит от корпоративной культуры компании. Люди действительно могут приходить на работу потому, что им там интересно. Зарплата и удобное территориальное расположение офиса у них на втором месте. В таких компаниях люди работают, потому что понимают: они могут быть частью чего-то, что активно растет и развивается. Поэтому проектная деятельность может существовать на голом энтузиазме. Однако лучше, когда люди осознают, что у них есть конкретная цель и по результатам выполнения этого проекта (с соблюдением бюджета и сроков) они получат дополнительную мотивацию.
В этом случае человек понимает, за что он перерабатывает, для чего прикладывает дополнительные усилия. Поощрение в виде благодарности не менее важно, и, мне кажется, недооценивать это нельзя.
Почему некоторые проектные группы не столь успешны?
— Причин может быть очень много. Надо понимать, что это изначально был за проект, насколько его задачи были реализуемы, насколько интересен он был для компании. Можно прекрасный проект задумать и с энтузиазмом отслеживать, что происходит, а потом потерять к нему интерес — в этом случае проект можно считать умершим. Хорошо, если менеджер доведет его до конца просто в силу своей заинтересованности, но это все равно будет уже не тот проект.
Проектная группа может быть сформирована напрасно, поскольку все задачи можно было выполнить как текущие, в рамках структурных подразделений.
С каким бы умом мы ни подбирали людей — никто не застрахован от ошибок. Сотрудник, попавший в несвойственную для него среду, может проявить себя совершенно иным образом. Даже если его взяли в проект из отдела, где он был успешен. Поскольку проектная деятельность устроена иначе и требует многих дополнительных навыков. Если конкретный человек не справляется, то причина может быть в том, что он находится не на своем месте. Один неверно подобранный человек может развалить всю проектную команду.
В ходе выполнения проекта может оказаться, что его выполнение требует от компании значительных изменений, к которым она не готова. В этом случае невозможен и успех проектной группы.
Кроме того, ошибки могут возникнуть при планировании бюджета, при разработке концепции, определении сроков, неправильной постановке задачи работникам.
Существуют ли для участников проектной группы какието наказания?
— Если работники сорвали сроки, превысили бюджет, не выполнили условия — наказания могут быть выражены в разной форме. Например, отсутствие позитивной обратной связи от коллег и руководства является достаточно мощным стимулом для людей, которые заинтересованы в своей деятельности. Помимо этого, работнику могут сказать о том, что он неуспешен. Понимание того, что твоей работой недовольны, в достаточной степени наказывает тех, кто ориентирован на достижение результата.
Какова судьба участников проекта после его окончания?
— Если проектная деятельность в компании является постоянной, то для людей это прекрасный шанс вертикального продвижения, вовлечения в следующие проекты, получения возможности функционального развития. Бывает и так, что проект краткосрочный, и после него человек возвращается к текущей деятельности. И тут возможны варианты.
1. Сотруднику нравится его основная работа, и он спокойно к ней вернулся, довольный приобретенным дополнительным опытом.
2. После проектного драйва некоторым сотрудникам становится неожиданно скучно на текущей работе. Они начинают искать этот драйв на стороне, желая уйти туда, где этот ритм проекта будет нормой. Зачастую этими сотрудниками оказываются лучшие люди компании. Они чувствуют, что способны на гораздо большее.
Если руководство в данный момент не может предложить им ничего более интересного, то вероятность их ухода становится выше.
От чего зависит успешность проектной группы?
— Успешность зависит от интереса компании к конкретному проекту и людей, которые вовлечены в этот проект. Если эти два фактора в порядке, то все остальные препятствия вполне преодолимы.
Беседовала Ольга Абакумова