что такое планирование дня
Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем
Полезные советы, как все успевать и правильно расставлять задачи.
Здесь и далее фото pexels.com
У всех у нас куча планов и целей. Причем помимо профессиональных задач, к ним постоянно добавляются проекты по личностному росту, бытовые проблемы, которые нужно решить, и обязательства перед родными, которые также нельзя игнорировать.
Как научиться планировать свой день так, чтобы 24 часов в сутках, наконец, начало хватать на выполнение всего, что тебе хочется? Ниже шесть подсказок, которые в этом помогут.
1 Сделай регулярную планировку дня привычкой
Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация слишком переоценена: «Перестаньте ждать, когда мотивация или вдохновение придут к вам, и создайте график для своих привычек». Помни, что мотивация проистекает из действия, а не наоборот.
Вот почему так важно иметь ритуал планирования. Начни с установки будильника для ежедневного сеанса планирования в одно и то же время каждый день — либо в конце рабочего дня, либо с утра.
Чтобы упростить создание этой привычки, объедини свою новую ежедневную сессию планирования с уже существующим ритуалом, например, с моментом, когда ты пьешь утренний кофе или слушаешь музыку после завершения работы.
Сохраняй свою привычку ежедневного планирования и в выходные дни, даже если хочешь провести их максимально лениво. Добавь домашние дела, фильм или ужин с друзьями в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы четко знать, что нужно и хочется сделать в свободное время.
2 Строй список дел вокруг своих целей
Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.
Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие
Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».
Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.
Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом
Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.
В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.
Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.
Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь
Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.
3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности
Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования дня. Вот самые популярные из них, которые можно взять на вооружение.
1. Съешь лягушку
Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».
Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.
2. Техника Помодоро
Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).
Этот метод включает в себя следующие шаги:
Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.
Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».
3. Временная блокировка
С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.
Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.
4. Матрица Эйзенхауэра
Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:
Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.
Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Содержание
Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.
Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.
Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.
Основные виды планирования
Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.
Планирование по необходимости
Этот вид в свою очередь делится на:
По времени исполнения задач
Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.
Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.
Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.
Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.
По содержанию плана
Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.
Топ самых популярных методов планирования
Матрица Эйзенхауэра
Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.
Метод Парето
Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Метод OKR
OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.
Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.
Фикс-тайм методы
Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.
Метод декомпозиции
Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.
Простые советы по планированию
1. Определитесь с методом
Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.
2. Введите планирование в привычку
Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.
3. Формулируйте цели четко
Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.
Личный опыт
Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:
«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:
Что такое планирование дня
Любые жизненные перемены и любые великие дела начинаются с тщательного планирования. Ведь с планом проще рассчитать свои силы и принять стратегически важное решение. То же самое касается вашей профессиональной и личной жизни — чтобы оставаться гибким, успевать качественно выполнять свою работу и вовремя отдыхать, вам необходимо научиться составлять план.
Если вы не верите в силу планирования или не знаете, как правильно распределить свои задачи, вам помогут советы из книги «От срочного к важному».
Бизнес-гуру Джим Рон говорил: «Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге». Его мысль продолжил известный консультант Брайан Трейси: «Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда».
Слова этих великих людей подтверждает практическая польза планирования:
• Вы ничего не забываете. Записывая и структурируя план задач, вы освобождаете мозг от необходимости запоминать.
• Вы успеваете больше в более короткий срок. Планируя свой день, вы учитесь грамотно распределять время на выполнение заданий.
• Вы используете активный, а не реактивный способ действия. Когда вы вовремя берётесь за выполнение задачи, у вас появляется возможность сконцентрироваться, сгруппировать похожие задания и быстро с ними расправиться.
• Вы принимаете лучшие решения. Планирование учит правильно оценивать задания и результаты их выполнения.
• Вы лучше восстанавливаетесь после прерываний. Если вас отвлекли во время рабочего дня, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились.
Итак, чтобы изменить свою личную и профессиональную жизнь, вам достаточно купить ежедневник или скачать приложение на свой смартфон и составить план на месяц, неделю и день.
Если вас отвлекли во время работы, благодаря плану, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились. Источник.
План на месяц
Планирование на месяц отлично подходит для обдумывания задач, которые помогут вам достигнуть успеха в будущем. Подумайте, чего бы вы хотели добиться и каким вы видите себя через месяц. Выпишите эти задачи в свой календарь и продумайте способы достижения поставленных целей.
Например, вы хотите подтянуть тело и сбросить два килограмма или вам хочется вовремя сдать отчёт. Это отличные цели, которые вполне реально выполнить за один месяц. Теперь настало время более точного планирования.
План на неделю
Наметьте контрольные точки для каждой своей цели, которые вы сможете выполнить за семь дней. Например, пройти четыре тренировки и замерить своё тело. Или завершить первую главу отчёта и проконсультироваться с коллегами насчёт качества проделанной работы.
Такой подход даст понимание — лучше разбить задачу на шаги и делать в течение недели, иначе вы не успеете добыть информацию у других людей и вовремя зафиксировать промежуточный результат. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.
Ключ к успешному планированию — составление списка до проверки электронной почты. Лучше послушайте музыку. Источник.
План на день
При планировании на день учитывайте краткосрочные задания, решения мелких проблем и выполнение обязанностей. Убедитесь, что вы также включили в них задачи, которые приведут вас к достижению вашей цели. Вы можете составить план вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. План на день даст вам контроль над продуктивностью.
Ключ к успешному планированию на день — составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей — и в соответствии с этим вписывать их в свой план.
Сформируйте привычку планировать
Люди часто говорят, что им не хватает времени на планирование. Однако, уделив всего пять минут, вы сделаете эффективным остаток дня. Ведь стресс и нехватка времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем.
Сделайте планирование регулярной частью своего дня. Источник.
Сделайте планирование своей привычкой, регулярной частью дня. Записывая все задания в отдельном блокноте, вы оградите себя от прокрастинации и сосредоточитесь на качестве. Каждое выполненное задание продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь.
Как планировать день: ТОП-12 ценных советов
Вопросы, рассмотренные в материале:
Как планировать свой день — вопрос, который волнует многих. Говорят, что самое дорогое, что есть у человека, это время. Будучи вечно бегущим вперёд, оно заставляет нас учиться пользоваться им грамотно, расставлять приоритеты и постоянно делать выбор в пользу того или иного дела.
Но как же правильно разобраться в суете повседневности и внести в неё упорядоченность, чтобы вывести жизнь на новый, более качественный уровень? Если вы хотите узнать ответ на этот вопрос, читайте далее нашу статью.
12 ценных советов, как правильно планировать свой день, чтобы всё успевать
1. Следуйте принципу 70/30.
Нет смысла детально планировать свой день до последней минуты – всё равно не удастся реализовать такой план на 100 %, что приведёт лишь к разочарованиям и тревожности. Полностью подчинив себя записям в ежедневнике, где всё поминутно расписано, вы окажетесь в очень жёстких рамках и почувствуете себя пленником графика.
Достаточно запланировать действия, занимающие до 70 % всего времени. Так вы оставляете себе временной запас на случай непредвиденных обстоятельств, чувствуете себя более свободным и готовым к неожиданностям. Другой вариант – предусмотреть небольшой запас свободного времени в каждом промежутке, отведённом для дел.
2. Приучите себя к ранним подъёмам, чтобы времени хватало на всё.
Даже если вам сегодня не нужно идти на работу с самого утра, старайтесь держаться одного и того же режима каждый день. Позаботьтесь о том, чтобы спать достаточно и в одно и то же время. В среднем человеку хватает восьми часов сна в сутки. Рассчитайте, когда вам нужно ложиться, чтобы вставать вовремя и не страдать от недосыпа.
3. Планируйте завтрашний день накануне вечером. 
Планировать новый рабочий день в конце текущего – полезная привычка. Но, чтобы точно ничего не упустить, обязательно вносите в списки все свои дела и задачи. Заведите два списка, разделив страницу блокнота на два столбца: в одном будут срочные, безотлагательные задачи, в другом – менее важные, которые можно перенести на следующий день при необходимости.
Выполненные пункты сразу же вычёркивайте. Это отлично стимулирует к активной деятельности, мотивирует поскорее всё доделать и не тянуть резину! Чем меньше пунктов остаётся в списке, тем больше человек уверен в своей способности справиться с ними и получить результат.
По окончании каждого дня можно писать внизу страницы что-то вроде «Я герой, всё успел!», «Ура, всё выполнено!», «Я молодец, у меня впереди ещё много свершений!». Это тоже мотивирует: увидев эту пометку наутро, вы придёте в бодрое настроение и со свежими силами возьметесь за новый перечень задач.
4. Не растрачивайтесь на дела, результат выполнения которых незначителен.
Соизмеряйте свои трудовые и временные затраты с получаемым результатом.
Для этого нужно сначала проранжировать задачи по приоритетности – составить общий список и затем распределить все пункты по трём столбцам:
Этот список даст вам понимание, за что надо браться сразу же, а что можно перенести на более поздние сроки.
5. Режим дня планировать с целью продумывания всех возможных способов упростить себе жизнь и работу.
Так, если огромное количество времени вы тратите на уборку дома, рассмотрите вариант с наймом домработницы или приходящей уборщицы. Возможно, стоит перебрать все вещи и избавиться от ненужного хлама, а остальное систематизировать, разложив по шкафам, коробкам и пакетам, чтобы уборка производилась быстрее и легче.
6. Старайтесь успеть сделать основную часть списка дел до обеда.
Если к середине дня у вас уже сделаны самые срочные и приоритетные задачи, выполнять всё остальное становится проще. Обеденный перерыв можно посвятить некоторым личным делам, таким как телефонные звонки близким, оплата счетов, обсуждение кредита с банком, просмотр личной почты. Желательно, чтобы к вечеру у вас оставался минимум из намеченного, причём не самое трудоёмкое и сложное: закупка продуктов домой, фитнес, общение с застройщиком и т. п.
Поэтому всегда начинайте с самого значимого и только потом беритесь за второстепенное. Откладывать важные задачи на потом – крайне вредная практика: вы рискуете не успеть сделать их в срок и весь день будете волноваться, отвлекаясь от текущей деятельности.
7. Выясните, что вас обычно отвлекает от работы, отнимает время.
Возможно, это окажутся соцсети, игры или бесконечные телефонные разговоры, либо мысленное «пережёвывание» предстоящих дел. Психологические факторы, такие как страх не уложиться в сроки или провалить важную задачу, прокрастинация, лень отнимают массу ресурсов и мешают правильно планировать день.
8. Каждый час работы обязательно должен включать в себя несколько минут отдыха.
Это одно из главных правил: регулярно давать себе отдохнуть. Чем чаще вы это делаете, тем лучше результаты вашей работы. Выбирайте тот график отдыха, который точнее всего соответствует вашим потребностям. Можно ориентироваться на две основные схемы: 50 минут активной работы + 10 минут отдыха или 45 минут работы + 15 минут отдыха.
Кстати, отдых не означает, что нужно лежать без движения на диване или предаваться вредным привычкам вроде курения. Можно расслабляться с пользой, например, сделать короткую разминку, состоящую из нескольких отжиманий, подтягиваний, стойки на руках (если, конечно, это уместно в текущих условиях), упражнений для глаз и шеи. Наведите порядок на рабочем месте, приберитесь в доме или кабинете, устройте себе небольшую прогулку на свежем воздухе или почитайте любимую книгу. Позвоните родственникам, окажите помощь коллегам, клиентам или членам семьи, если вы работаете из дома.
9. Делите большие задачи на мелкие части.
Эта практика также называется «нарезанием салями» и «съеданием слона по кусочкам». Эйнштейн сделал очень меткое наблюдение: люди любят рубить дрова, поскольку сразу видят результат своих усилий. Разбейте масштабный проект или задачу на маленькие отрезки и старайтесь планировать свой день так, чтобы ежедневно тратить по два часа на выполнение этих подзадач. Конечно, весь проект займёт продолжительное время, но, как только будет достигнута первая промежуточная цель и появятся ощутимые результаты, вырастет и ваша мотивация продолжать работать, чтобы довести все оставшиеся этапы до конца.
Показательный пример – разработка нового продукта. Если каждый день планировать задачу вроде «написать новый видеокурс», то, конечно, вы будете работать над ним, но процесс будет осложняться следующими факторами:
Гораздо эффективнее будет разбить всю работу над курсом на несколько маленьких отрезков и последовательно работать над каждым из них, получая промежуточный результат.
Если задание вызывает у вас массу негативных эмоций или вы не знаете, как его правильно выполнять, лучше делегировать его тем специалистам, которые компетентны в этой области и с удовольствием занимаются подобной работой. Это сбережёт вам время и гарантирует качественное выполнение задачи.
10. Планируйте трезво и реалистично. 
Старайтесь планировать свой день так, чтобы объём задач был выполним для вас. Чрезмерное планирование – огромные списки дел, которые вы просто не в состоянии выполнить за день – не имеет смысла и только демотивирует. Исходите из своих реальных возможностей.
Помните, что план и цели – это разные вещи! Цели могут (и должны) быть дерзкими и амбициозными. Но, чтобы их достичь в обозримом будущем, надо спуститься на землю и начать планировать свой день (неделю, месяц, квартал) грамотно и продуманно. Это вовсе не означает, что ради достижения цели придётся пахать круглые сутки без отдыха. Наоборот, лучше заниматься проектом по чуть-чуть, но каждый день и постоянно, чем посвящать ему всё своё время и хаотично хвататься за всё сразу. Планомерное продвижение не вымотает вас и приблизит к цели.
Каждый день подводите итоги выполнения плана: отмечайте, на сколько процентов выполнена каждая поставленная задача. Это позволит вам точно сравнить результаты за какой-то период и будет дополнительно стимулировать продолжать работу, а в впоследствии поможет более реалистично спланировать свою деятельность.
Желательно перевыполнять ежедневные планы хотя бы в небольшой степени, дополнительно решая те задачи, которые не попали в обязательный список на день (но, конечно, не в ущерб срочным и важным делам). Вас порадует ваша сверхпродуктивность, когда в конце дня вы увидите под своим планом цифры вроде 110 %, 115 % и т. п.
11. Избавляйтесь от всего, что вам не нужно.
Боритесь с привычкой копить хлам и хранить старые вещи «на всякий случай». Поверьте, этот случай никогда не наступит, вещи вам не пригодятся, а вот свободное место они будут занимать, собирать пыль, нуждаться в уборке. Кроме того, есть мнение, что старый хлам, складируемый на антресолях, балконах и в кладовках, сосредотачивает в себе отрицательную энергетику.
Это касается в большей мере даже не офиса и рабочего пространства, а вашего жилища. Не жалейте ненужных вещей, просто выбросьте их – соберите в мешки или машину, вывезите на свалку. В крайнем случае, если вам очень жалко эти вещи, оставьте их около подъезда. Одежду, обувь и игрушки можно сдать в специальные контейнеры либо пожертвовать детским приютам или домам престарелых, где эти вещи действительно могут кому-то пригодиться.
12. Давайте себе время просто побыть в тишине и покое.
Громко работающий телевизор или никогда не выключающееся радио в соседнем помещении, постоянная болтовня уличных прохожих, шум стройки по соседству – привычные источники раздражения для жителей крупных городов. Всем это мешает сосредоточиться на текущем деле, отвлекает, и вот вы уже обнаруживаете, что вместо работы прокручиваете в голове очередную приставучую попсовую песенку, которую крутят по радио.
Планируйте своё время и организуйте рабочий день таким образом, чтобы вам никто и ничто не мешало. Тогда вы действительно сможете сконцентрироваться на выполнении своих задач и достичь серьёзных результатов.
КАК ПРАВИЛЬНО ПОСТАВИТЬ СЕБЕ ЦЕЛИ НА ГОД?! | Петр Осипов. Бизнес Молодость
8 полезных идей, как планировать день в ежедневнике
Для начала определитесь с основным назначением вашего ежедневника. Они различаются по внутреннему и наружному оформлению. Подбирайте такой ежедневник, который будет максимально удобен и понятен для вас. Процесс его использования должен быть комфортным и приятным.
Ассортимент ежедневников от разных производителей поистине огромен. Выберите то, что соответствует вашим потребностям и желаниям. Это может быть:
Просто выписывать в ежедневник все дела подряд (или фиксировать поток создания в дневнике) может быть утомительно и не очень эффективно. Но есть несколько приёмов, позволяющих выжать максимум пользы из ежедневника и превратить его в мощный инструмент, помогающий планировать каждый день, всё успевать и самосовершенствоваться.
1. Избегать слишком строгого планирования. 
Большинство людей, планирующих рабочий день с помощью ежедневника, допускают одну досадную ошибку – распределяют своё время излишне жёстко.
Здесь очень важен баланс. Чересчур строгий график превращает человека в робота и нервирует, утомляет, вызывает стресс, хотя и подстёгивает активно работать. Слишком расслабленный (или вообще отсутствующий) – демотивирует. Фиксируйте в своих ежедневных планах все дедлайны и срочные задачи, которые надо успеть сделать, а в промежутках между ними работайте в комфортном темпе над фоновыми задачами. Это придаст графику нужную меру гибкости.
Для классификации дел используют матрицу Эйзенхауэра. Все задачи группируют по двум параметрам – срочности и важности – и в результате получают четыре категории:
Основная категория – вторая: не экстренные, но значимые задачи. В принципе, их можно отложить, но от них зависит наше будущее. Поэтому, как только всё самое срочные дела закрыты, принимайтесь за них.
Перенести эту матрицу в ежедневник очень легко: достаточно разлиновать страницу на четыре сегмента и каждый из них наполнить задачами, а затем двигаться от срочного и важного к несрочному и неважному. Кстати, таким способом можно планировать и день, и неделю, и даже месяц (исходя из долгосрочного списка дел будут формироваться дневные и недельные).
В маленьких ежедневниках неудобно изображать всю матрицу и можно вести обычный список с пометками около каждого пункта:
Можно делать разноцветные метки, отмечать пункты яркими маркерами, чтобы список был наглядным.
2. Вычеркивать всё сделанное. 
Выполненная задача даёт чувство удовлетворения, организм вырабатывает гормоны радости в ответ на каждое позитивное достижение и любую, даже скромную, победу. А крупные достижения приносят радости ещё больше. И хотя эта эмоция очень быстротечна (её хватает лишь на какие-то секунды), можно её усилить и растянуть, просто вычёркивая каждое сделанное дело из списка. В этот момент вы сосредотачиваетесь на мыслях о самом деле и о том, как хорошо вы с ним справились.
Если крупный проект разбит на отдельные этапы, отмечайте успешное окончание каждого из них: так вы получите ещё больше удовольствия.
3. Рекомендации от Глеба Архангельского.
Архангельский предлагает планировать дела на день, чётко классифицируя их по нескольким типам и придерживаясь некоторых стандартных процедур:
4. Рекомендации от Стивена Кови. 
Кови по праву считается одним из наиболее уважаемых и влиятельных экспертов в области тайм-менеджмента. Он известен как мотивационный спикер, преподаватель, консультант и автор бестселлеров, продаваемых огромными тиражами. Журнал Forbes включил его в рейтинг 25 самых влиятельных лиц в США.
Принципами и советами Стивена Кови сегодня охотно пользуются многие фирмы. Тайм-менеджменту и методам повышения личной эффективности специально обучают сотрудников. В нашумевшей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» есть советы, касающиеся и ведения ежедневников.
С помощью ежедневника бизнесмены, специалисты и руководители эффективно планируют свой день. Простой ежедневник выполняет функции профессионального планнера, помогая контролировать ход выполнения текущих задач и работы над проектами, что крайне важно для людей, ценящих своё время.
В соответствии с методикой Кови ежедневник предлагается разделить на основную часть (для планов на каждый день) и вкладки. Расчерченные листы основной части содержат записи обо всех срочных делах и задачах – том, что должно быть выполнено в определённое время. Во вкладках делаются записи по неделям и месяцам: глобальные цели, ценности, принципы (для них лучше выделить специальную вкладку).
Это строгое разделение и приоритизация целей, задач и мероприятий повышают личную эффективность человека. По этой системе можно не только планировать день по часам, но и продумывать планы на месяц, полугодие и т. п., строить личную стратегию достижения успеха.
5. Воздействовать на собственную мотивацию. 
Готовность работать и желание поскорее сделать все дела повышается, даже если вы просто выписываете задачи на листок. И чем больше пунктов уже вычеркнуто, тем сильнее мотивация.
Есть ещё пара действенных способов повлиять на свою мотивацию:
Сделать гибкую задачу жёсткой очень легко: назначьте отрезок времени, когда вы будете ею заниматься. К примеру, такое гибкое дело, как составление финансового отчёта (которым, в принципе, можно заниматься когда угодно), привяжите к периоду с 16 до 18 часов. Это дисциплинирует вас и подстегнёт мотивацию выполнять поставленную задачу.
Есть более мягкий способ стимулирования желания работать: указать не сроки «от» и «до», а длительность работы над задачей. К примеру, полчаса на написание отчёта, и пока они не истекут, ни за что другое вы не берётесь. Лимиты по времени, если их применять разумно и не перебарщивать с ними, помогут точнее планировать свой день и мотивировать себя на плодотворный труд.
Действия противоположны тем, что описаны в первом варианте: число жёстких дел уменьшают, заменяя чёткие сроки интервалом времени. Так, можно договориться на встречу не в 16:00, а в период с 16 до 17 часов (если вторая сторона не против). При этом задачи стараются выполнять своевременно, пока они не срочные, чтобы они не превратились в безотлагательные.
Слишком сильная мотивация – это стресс, нервное напряжение и раздражительность, а слишком слабая – малая продуктивность труда, крайне медленное движение к целям, потеря времени.
6. Принцип 50 %. 
Он касается соотношения жёстких и гибких задач в плане на день. Планируя свой день, ставьте себе столько задач с чёткими сроками выполнения, чтобы суммарно они занимали не более половины всего времени, не шли друг за другом, а перемежались гибкими задачами. Распланированный по минутам день хорошо выглядит на бумаге, но любая неожиданность рушит такой план, деморализует человека и приносит большой стресс.
Помните, что случиться может всякое: вы пробудете на переговорах с заказчиком на час дольше задуманного, вам внезапно позвонит перспективный клиент и попросит подготовить индивидуальное КП, или вы почувствуете себя дурно и вынуждены будете отдыхать и ждать, пока подействует лекарство.
Наличие свободного времени между жёсткими задачами (которые записываются в левую колонку на странице ежедневника) и гибкими (их вносят в правую колонку) даст вам необходимую маневренность, способность перестроиться, всё успеть и не перенапрячься.
7. Носить в ежедневнике пустые листки. 
Лист ежедневника не безграничен. Часто на нём просто не хватает места для новых записей. Некоторые в подобных случаях пишут на следующей странице, соответствующей завтрашнему дню или новой неделе, но это не очень правильно: в будущем все записи опять не влезут. Гораздо удобнее класть в конец блокнота несколько чистых листков, которые можно прикрепить с помощью скрепки или степлера к нужной странице, и делать на них не поместившиеся заметки.
8. Не захламлять ежедневник.
У многих людей ежедневники также выполняют роль записных книжек: на одной странице человек планирует день, тут же записывает рецепты, конспектирует разговор с клиентом, делает пометки по поводу проекта, и т. п. Хаотичные записи выплёскиваются на следующие листы, и вот уже датировка не соблюдается, а ежедневник перестаёт быть ежедневником.
Впрочем, даже такой замусоренный ежедневник, в котором трудно разобраться сходу, лучше, чем его полное отсутствие. Но если вы стремитесь научиться планировать свой день эффективно, сначала напишите на странице весь свой дневной график с текущими делами и приоритетами и лишь потом, если осталось место, добавляйте туда прочую информацию.
Лучшие методы, как научиться планировать свой день, от известных личностей
1. Система Бенджамина Франклина 
Франклин, сын простого мыловара, стал выдающимся политиком, публицистом, писателем, учёным и дипломатом, принял участие в составлении конституции США и Декларации независимости (хотя президентом страны он не был). В чём же секрет его успеха? В самодисциплине и умении правильно планировать своё время! Его принято считать автором крылатых выражений «Время – деньги», «Не откладывай на завтра то, что можешь сделать сегодня», «Если любишь жизнь, то не теряй времени зря: это материя, из которой жизнь состоит». Сегодня портрет Бенджамина Франклина украшает стодолларовую купюру.
Свою знаменитую методику, как лучше планировать день, Франклин разработал ещё в молодости, когда ему было всего 20. От современников она получила название «пирамиды Франклина», или «пирамиды продуктивности» (productivity pyramid).
Основой пирамиды являются базовые ценности человека (по Франклину, добродетели) – его моральные ориентиры и принципы, на которые он опирается в любой своей деятельности. Таких добродетелей он насчитывал 13: умеренность, спокойствие, бережливость, справедливость, целомудрие, сдержанность, кротость, искренность, склонность к порядку, трудолюбие, воздержанность, чистоплотность, решительность.
У Франклина была специальная записная книжка, где каждой добродетели соответствовала отдельная страница. На остальных страницах было по семь столбцов (по каждому дню недели) и по 13 строк (по каждому из принципов). Франклин работал над собой следующим образом: ежедневно сосредотачивался на одной из добродетелей и в конце дня записывал, какие отступления от идеального морального облика им были допущены.
Кроме ежедневного самосовершенствования, пирамида Франклина включает и более высокий уровень – глобальную цель, основанную на личных принципах и отвечающую на вопрос о том, чего человек хочет добиться к N годам. (К примеру, глобальная цель бизнесмена – запустить стартап, а для врача – к 35 годам дослужиться до должности завотделением).
Франклина можно с полным правом назвать прародителем to-do-планирования. Он тщательно планировал свой день по часам, расписывая практически каждое мелкое действие.
В его пирамиду также входят:
Каждая ступень опирается на более низкую, они логически следуют друг из друга.
Если вы хотите начать планировать свой день, неделю, год и пятилетку по методу Бенджамина Франклина, сначала установите для себя глобальную цель, определите собственные моральные принципы. Затем уже можно разрабатывать пошаговый план движения к ней.
Как долгосрочное, так и краткосрочное планирование удобно осуществлять в электронном виде (есть множество программ для этого). Впрочем, обычный бумажный блокнот и система «быстрых записей» тоже не потеряли своей эффективности за годы.
2. Система Дэвида Аллена
В методике Аллена огромную роль играет организация рабочего места: нужно оборудовать его всеми канцтоварами, которые только могут потребоваться, и картотекой, где каждому делу будет соответствовать собственная папка.
Задачи вносятся в один из четырёх списков:
Секрет быстрого выполнения рабочих заданий – в собирании похожих дел в цепочку. Мозг настраивается на определённую деятельность и быстро щёлкает однотипные задачи, как семечки.
Крупный трудоёмкий проект, по Аллену, следует разбить на этапы. Тогда он становится менее пугающим: каждый этап по отдельности понятен и реализуем. Это соответствует принципу «маленьких шагов».
Чтобы оптимально планировать дела на день, учитесь отказывать: не берите на себя чужие обязанности, не обслуживайте чужие цели и интересы. Говорите «нет», чтобы не растрачивать своё драгоценное время.
Самые важные мероприятия и дела назначайте на первую половину дня и не откладывайте приоритетные задачи на потом. В общем, действуйте согласно пословице “сделал дело – гуляй смело”.
Как приучить себя делать все дела вовремя? Это несложно, надо лишь устранить те препятствия, которые вы создаёте сами себе. Старайтесь планировать свой день и всю жизнь так, чтобы иметь достаточно времени для восстановления и отдыха: усталый, вымотанный, заболевший человек и работает непродуктивно, и мыслит неэффективно, и не получает удовольствия от жизни.
Вот несколько правил:
3. Система Тима Феррисса 
Тимоти Феррисс известен в качестве гуру эффективности: видеозаписи его выступлений смотрят миллионы людей, и столь же обширная аудитория скупает его книги.
Ведь всем хочется богатеть, работая всего четыре часа в неделю, причём не в офисе, а в самых красивых местах планеты. Книга Феррисса занимает первое место в рейтингах бестселлеров The Wall Street Journal и The New York Times.
Метод Феррисса базируется на двух законах:
Как же планировать день с учётом этих рекомендаций? Для начала, не пытайтесь его удлинить: наоборот, отбирайте только самое важное и приоритетное и сокращайте своё рабочее время, а второстепенные задачи делегируйте, передавайте на аутсорсинг или вообще отбрасывайте.
Применяйте схему планирования «1–3–5»: в каждом списке дел – одна важная задача, пять маленьких и три средних. То есть, всего девять задач, ранжированных по срочности. Такой список не вызывает ощущения аврала и неподъёмной кучи дел.
Феррисс выступает против многозадачности и критикует информационные перегрузки. Занимаясь несколькими делами сразу, вы утрачиваете фокус внимания, что не повышает суммарную продуктивность, а лишь подрывает её. Постоянное поглощение информации – чтение почты, мессенджеров, зависание в соцсетях – только крадёт время и ресурсы, но не приносит реальной пользы. Хотя при этом вам кажется, что вы очень заняты.
При этом, как ни удивительно, Феррисс не считает стрессы вредным явлением, скорее, наоборот. Он пишет, что страх – это наш друг и индикатор опасности: в некоторых случаях он оберегает нас от ненужных шагов, в других же, наоборот, показывает зоны роста.
Справедливости ради нужно отметить, что идею «работай меньше, но продуктивнее» исповедует не только Тим Феррисс. Есть альтернативная методика от Стивена Роббинса под названием «Девять шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше». Роббинс предлагает выделять «активные дни», в которые вы назначите себе “контролёра”, наблюдающего за прогрессом в выполнении дел.
90% времени нужно посвящать одному ключевому действию! | Михаил Дашкиев. Бизнес Молодость