что такое общий отдел в организации

Архангельский государственный технический университет

Источник

Организационная структура предприятия: виды и схемы

Организационная структура формируется в зависимости от целей деятельности предприятия и необходимых для этого подразделений. Именно подразделения осуществляют функции, которые составляют бизнес-процессы предприятия.

Что такое организационная структура предприятия?

Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции. Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидер ом.

Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?

Элементы организационной структуры

Организационная структура любой организации будет зависеть от того, кто является ее участниками, какие задачи она решает и как далеко организация зашла в своем развитии.

Независимо от того, какую организационную структуру вы выбираете, три элемента всегда будут присутствовать в ней.

Конкретный человек или группа людей, которые принимают решения в организации.

Многие из этих правил могут быть заявлены явно, в то время как другие могут быть скрытыми, но при этом не менее обязательными для исполнения.

Распределение труда может быть формальным или неформальным, временным или постоянным, но в каждой организации непременно будет определенный тип распределения труда.

Традиционные организационные структуры

Эти структуры основаны на функциональном подразделении и отделах. Они характеризуются тем, что на верхнем уровне сосредоточены полномочия стратегических и оперативных задач.

Существует несколько типов традиционных структур.

Самая простая структура из всех существующих. Характеризуется наличием определенной цепи инстанций. Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор. Линейная структура позволяет легко принимать решения.

Линейно-штабная организация

Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.

Функциональная структура

Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни.

Дивизиональная структура

Сюда относятся виды структур, которые основаны на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников на основе продуктов, рынков и географического положения.

Такая структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будут три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры лучше всего подходит для розничных магазинов с множеством продуктов.

Рыночная структура

Сотрудники группируются исходя из того, на каком рынке работает компания. У компании может быть пять различных рынков, согласно этой структуре каждый из них будет отдельным подразделением.

У крупных организаций есть офисы в различных местах. Организационная структура в этом случае следует за зональной структурой.

Матричная структура

Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.

Существует функциональная матрица. В этом типе матричной структуры менеджеры по проекту следят за функциональными аспектами проекта. Однако они обладают очень ограниченной властью, фактически управляет ресурсами и проектом руководитель функционального подразделения.

Есть еще проектная матрица, когда прежде всего ответственен за работу менеджер по проекту, в то время как руководитель функционального подразделения может давать методические консультации и распределять ресурсы.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Положение об общем отделе

НИУ ВШЭ – Нижний Новгород

Положение об общем отделе

1.1. Общий отдел (далее – Отдел) является структурным подразделением Нижегородского филиала федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (далее – Филиал).

1.2. Настоящее положение регулирует деятельность Отдела, определяет его задачи, функции, права и обязанности работников, порядок организации работы, реорганизации и ликвидации Отдела.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (далее – Университет), локальными актами Университета и Филиала, а также настоящим Положением.

1.4. Координацию деятельности Отдела осуществляет заместитель директора в соответствии с установленным в Филиале, распределением обязанностей (далее – заместитель директора).

1.5. Структуру, численность и штатное расписание, изменение в структуре и штатном расписании Отдела утверждает ректор Университета, по представлению директора Филиала.

1.6. Трудовые обязанности работников Отдела, условия их труда определяются трудовыми договорами, заключаемыми с каждым работником, Правилами внутреннего распорядка Университета и иными локальными актами Университета и Филиала, а также должностными инструкциями работников Отдела.

Должностные инструкции работников Отдела утверждаются заместителем директора по представлению начальника Отдела.

1.7. Полное и сокращенное наименование Отдела – Общий отдел.

1.8. Для обеспечения административно-хозяйственной деятельности Филиала Отдел вправе использовать круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Для выполнения возложенных на Отдел функций Отдел имеет необходимые штампы. Проставление оттиска печати и штампов на документах осуществляется Отделом на документах согласно приложению.

1.9. Отдел имеет собственную Интернет-страницу (сайт) в рамках корпоративного портала (сайта) Университета, созданную и поддерживаемую в соответствии с действующими в Университете регламентами и обеспечивающую представление актуальной информации о деятельности Отдела.

1.10. К документам Отдела имеют право доступа, помимо его работников, директор Филиала, заместитель директора, лица, уполномоченные ими для проверки деятельности Отдела, а также иные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.11. Настоящее Положение, вносимые в него дополнения и изменения утверждаются приказом директора Филиала.

2.1. Основными задачами Отдела являются:

2.1.1 организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления Филиала; руководство процессом делопроизводства в Филиале;

2.1.2 координация и контроль ведения делопроизводства в структурных подразделениях Филиала в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Университета, Филиала по делопроизводству и архивному делу;

2.1.3 упорядочение состава управленческих документов и унификация их форм в целях сокращения количества документов и установления их единообразия в Филиале;

2.1.4 осуществление контроля за правильным оформлением документов, их своевременным прохождением и исполнением;

2.1.5 обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности Филиала, их архивное хранение;

2.1.6 организация работы постоянно действующей экспертной комиссии;

2.1.7 оказание методической помощи структурным подразделениям Филиала в оформлении документов и консультирование работников Филиала по вопросам оформления документов и ведения делопроизводства;

2.1.8 обеспечение доступа и использования документной информации Филиала;

2.1.9 установление единых норм документирования и правил работы с документами во всех структурных подразделениях Филиала;

2.1.10 обеспечение сохранности и использования гербовой печати и штампов в соответствии с локальным актом Филиала.

2.1.11 обеспечение сохранности и использования бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации в соответствии с локальным актом Филиала.

2.1.8 организация доставки, получения и отправки корреспонденции.

3.1. В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1.1 разрабатывает проекты локальных нормативных актов, устанавливающие единые требования по оформлению документов Филиала и порядок работы с ними;

3.1.2 принимает меры по оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3.1.4 проверяет правильность оформления документов, инициируемых в Филиале;

3.1.5 хранит подлинники приказов, распоряжений Филиала, обеспечивает их своевременную рассылку и ознакомление с ними;

3.1.6 осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

3.1.7 обеспечивает соответствующий режим доступа к бумажным и электронным документам Филиала, формируемым и хранящимся в Отделе, и использования информации, содержащейся в них;

3.1.8 осуществляет методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Филиала;

3.1.9 осуществляет контроль за правильным оформления и ведением дел в структурных подразделениях Филиала и подготовки документов к сдаче в архив;

3.1.10 организует работу по приему письменных обращений граждан и ведет делопроизводство по ним;

3.1.11 осуществляет выдачу копий, хранящихся в Отделе документов, архивных справок и заверение документов в установленном порядке;

3.1.12 заверяет печатью подписи работников Филиала на документах, относящихся к деятельности Филиала;

3.1.13 осуществляет работу по использованию, учету, выдаче бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, бланков приказов и общих бланков Филиала;

3.1.14 осуществляет работу по использованию, хранению, изготовлению, учету и уничтожению гербовой печати и штампов Филиала;

3.1.15 составляет сводную номенклатуры дел Филиала;

3.1.16 осуществляет методическую помощь в разработке номенклатуры дел структурных подразделений Филиала;

3.1.18. организует подготовку документов Филиала к передаче на государственное архивное хранение;

3.1.20 координирует, контролирует и принимает участие в разработке положений о структурных подразделениях Филиала, осуществляет их хранения;

3.1.21 осуществляет контроль исполнения входящих документов, приказов директора Филиала, решений ученого совета Филиала;

3.1.23 осуществляет учет и хранение документов, формирующихся в Отделе в соответствии с номенклатурой дел.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА

4.1. Работники Отдела имеют право:

4.1.1 осуществлять проверку организации и ведения делопроизводства в других структурных подразделениях Филиала, докладывать о результатах проверок заместителю директора и принимать меры по устранению выявленных нарушений;

4.1.2 запрашивать в других структурных подразделениях Филиала документы и информацию, необходимые для выполнения Отделом своих функций, в пределах своих должностных обязанностей;

4.1.3 вносить начальнику Отдела предложения о совершенствовании деятельности Отдела;

4.1.4 возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением требований нормативно-правовых актов, методических рекомендаций в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела;

4.1.5 повышать уровень квалификации на семинарах, и иных формах обучения;

4.1.6 пользоваться компьютерной, множительной и иной техникой, средствами связи, а также иными материальными ресурсами, имеющимися в Филиале, необходимыми для обеспечения деятельности Отдела.

4.2. Работники Отдела обязаны:

4.2.1 сохранять конфиденциальность сведений, содержащихся в документах Филиала;

4.2.2 совершенствовать и развивать деятельность Филиала, обеспечиваемую Отделом;

4.2.3 качественно и в полном объеме выполнять возложенные на них должностные обязанности;

4.2.4 выполнять решения ученого совета, приказы и распоряжения Университета, Филиала, поручения директора Филиала, заместителя директора, начальника Отдела в установленные сроки.

5.1. Отдел возглавляет начальник Общего отдела (далее – руководитель), принимаемый на указанную должность приказом директора Филиала.

5.2. Руководитель Отдела осуществляет непосредственное руководство всей деятельностью Отдела и подчиняется заместителю директора.

5.3. Руководитель Отдела имеет заместителя в соответствии со штатным расписанием Отдела.

5.4. Руководитель Отдела выполняет следующие обязанности:

5.4.1 руководит деятельностью Отдела, обеспечивает организацию его работы, выполнение задач и функций, определенных настоящим Положением, а также решений ученого совета, приказов, распоряжений Университета, Филиала и поручений руководства Филиала;

5.4.2 осуществляет контроль деятельности работников Отдела, заместителя начальника Отдела;

5.4.3 вносит директору, заместителю директора предложения о совершенствовании деятельности Отдела, повышении эффективности его работы;

5.4.4 разрабатывает проекты документов, связанных с организацией деятельности Отдела;

5.4.5 организует повышение квалификации работников Отдела;

5.4.6 обеспечивает создание на рабочих местах оптимальных условий для высокопроизводительного, качественного труда;

5.4.7 контролирует соблюдение работниками Отдела законодательства Российской Федерации, устава и локальных актов Университета, Филиала, в том числе Правил внутреннего распорядка Университета, правил охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности;

5.4.8 разрабатывает проекты должностных инструкций работников Отдела и вносит их на утверждение заместителю директора.

5.5. Руководитель имеет право:

5.5.1 требовать от работников Отдела выполнения в полном объеме и на высоком качественном уровне обязанностей, определенных их должностными инструкциями;

5.5.2 требовать соблюдения работниками Отдела законодательства Российской Федерации, устава Университета, Правил внутреннего распорядка Университета, правил охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, выполнения решений ученого совета, приказов и распоряжений и иных локальных актов Университета, Филиала, поручений руководства Филиала;

5.5.3 запрашивать у руководителей других структурных подразделений Филиала материалы и информацию, необходимые для выполнения задач и функций, возложенных на Отдел;

5.5.4 собирать совещания работников Отдела;

5.5.5 инициировать изменения организационной структуры и штатного расписания Отдела;

5.5.6 докладывать заместителю директора о нарушениях в работе с документами;

5.5.7 отказывать в регистрации и заверении гербовой печатью документов Филиала, оформленных с нарушением требований ГОСТа Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

5.5.8 вносить заместителю директора предложения о поощрении работников Отдела и применении к ним дисциплинарных взысканий;

5.5.9 вступать во взаимоотношения со сторонними организациями для решения вопросов, входящих в компетенцию Отдела;

5.5.10 подписывать, утверждать и визировать служебную документацию в рамках компетенции.

5.6. Руководитель Отдела несет ответственность за:

5.6.1 некачественное и неполное исполнение задач и функций, возложенных на Отдел настоящим Положением, невыполнение в полном объеме и в установленные сроки решений ученого совета, приказов, распоряжений и поручений руководства Филиала;

5.6.2 несоблюдение законодательства Российской Федерации, недостоверность информации, представляемой руководству Филиала;

5.6.3 утрату документов, образующихся в деятельности Отдела, и разглашение конфиденциальной информации, которой располагает Отдел;

5.6.4 непринятие мер по организации и ведению делопроизводства в Отделе в соответствии с локальными актами Филиала.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ФИЛИАЛА

Отдел взаимодействует с руководством, со всеми структурными подразделениями Филиала по вопросам ведения делопроизводства, работы с документами Филиала, совершенствования методов работы с документами и представления необходимых руководству документов по контролю за сроками исполнения документов, а также по решению вопросов, находящихся в компетенции структурных подразделений.

7. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОТДЕЛА

Отдел может быть ликвидирован или реорганизован приказом ректора Университета по представлению директора Филиала.

Источник

Статья 2. Основные цели и задачи деятельности общего отдела

Основными целями и задачами деятельности общего отдела являются:

1) обеспечение реализации на территории города Мценска полномочий муниципального образования в области правоотношений, связанных с реализацией гражданами Российской Федерации закрепленного за ними Конституцией Российской Федерации права на обращение в органы местного самоуправления;

3) ведение документооборота служебной документации несекретного характера в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Мценска;

4) ведение кадрового документооборота в аппарате администрации города Мценска;

5) ведение и хранение трудовых книжек работников аппарата администрации города Мценска;

6) учет печатей и штампов, используемых в администрации города Мценска;

7) хозяйственное и материально-техническое обслуживание администрации города Мценска, Мценского городского Совета народных депутатов в соответствии с нормативными правовыми актами органов местного самоуправления г. Мценска, а также организация работы транспорта аппарата администрации города Мценска (в пределах своих полномочий);

8) содержание в надлежащем состоянии здания и помещений администрации города Мценска и закрепленной за администрацией города прилегающей территории (в пределах своих полномочий).

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Структурное подразделение: определение, функции, руководство

Правовые аспекты работы структурных подразделений

Структурное подразделение не может быть рассмотрено в отдельности от предприятия, ведь оно не наделено юридической или экономической самостоятельностью. В соответствии с законодательством, можно выделить следующие особенности данных структурных единиц:

Положение о подразделениях

Деятельность структурного подразделения осуществляется на основании специального положения, которое разрабатывается руководством предприятия в соответствии с установленными законодательными нормами. Документ содержит в себе следующие основные разделы:

Требования к структурным подразделениям

Чтобы обеспечивать непрерывную эффективную работу, структурное подразделение должно соответствовать ряду обязательных требований, а именно:

Функции структурных подразделений

Каждое структурное подразделение организации призвано выполнять определенные функции, отраженные в соответствующем положении. Их содержание зависит от сферы и рода деятельности звена. При разработке функций руководство должно основываться на следующих требованиях:

Управление подразделениями

Как и предприятие в целом, все его звенья нуждаются в эффективном управлении. Непосредственную ответственность за выполнение этой задачи несет руководитель структурного подразделения. Стоит отметить, что методика и модели управления могут быть выбраны локальным начальством самостоятельно или же делегированы сверху.

В зависимости от сферы деятельности подразделения, а также рамок ответственности руководителя, последний имеет право делегировать некоторые полномочия своим подчиненным. При этом должна соблюдаться строгая система отчетности и контроля. Итоговая ответственность за результаты работы лежит исключительно на руководителе.

Деятельность должна быть организована следующим образом:

Выводы

Важно организовать эффективное взаимодействие между различными структурными подразделениями. Их функции не должны дублироваться, а также противоречить друг другу. Особое внимание уделяется вопросу организации руководства. Начальство структурного звена хоть и имеет широкие полномочия касательно его управления, но тем не менее обязуется неукоснительно выполнять все распоряжения и требования генерального директора.

Источник

• ← что такое вижуал группы
• что такое наибольшее натуральное число →