что такое облачная неквалифицированная электронная подпись
Электронная подпись: для чего нужна и как получить
Электронная подпись — это не только удобно, но часто необходимо по закону. Рассказываем, когда руководителю компании или ИП нужна электронная подпись, как её получить и какие варианты подписи бывают.
Какие виды электронных подписей бывают
Простая электронная подпись (ПЭП)
Это обычный пароль, который только подтверждает личность создателя документа или пользователя сервиса. Например, пин-код банковской карты или пароль, который можно установить для открытия документа Word. Простая подпись не защищает документ от внесения в него изменений.
ПЭП можно использовать для документооборота внутри компании: передавать между подразделениями заявки, отчеты, служебные записки и другую необходимую информацию.
Для оформлении кадровых документов тоже в большинстве случаев допустимо использовать ПЭП. Исключения здесь только два — трудовой договор и договор о материальной ответственности, для которых необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Весь остальной кадровый документооборот можно вести с помощью ПЭП. Например, это могут быть заявления, объяснительные записки, распоряжения, приказы. Чтобы использовать ПЭП для кадровых документов, это правило нужно отразить в трудовом договоре, коллективном договоре или в другом внутреннем нормативном документе компании.
Также ПЭП можно применять и для документооборота с контрагентами. Здесь также есть исключение: электронные счета-фактуры следует подписывать только с помощью УКЭП. Но все остальные документы можно заверять и с помощью ПЭП. Это могут быть договоры, накладные, акты выполненных работ, письма.
Чтобы документ, подписанный с помощью ПЭП, имел юридическую силу, нужно заключить с каждым контрагентом соответствующее соглашение.
Соглашение с контрагентом, трудовой договор, или раздел внутреннего документа компании, посвященные ПЭП, должны включать в себя следующие положения.
На практике для юридически значимого оборота чаще используют другие, более надежные виды ЭП.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Её формируют с помощью криптографических программ, которые специально разработаны для защиты информации. Такая подпись состоит из двух ключей — закрытого и открытого. Владелец УНЭП создаёт документ и шифрует его с помощью закрытого ключа, а затем отправляет получателю вместе с открытым ключом. Получатель, используя открытый ключ, может проверить подлинность документа и отсутствие изменений в нём.
УНЭП можно применять в тех же случаях, что и ПЭП. Это внутренний документооборот между подразделениями компании, а также кадры и работа с контрагентами, кроме отдельных исключений. Чтобы придать УНЭП юридическую силу, по аналогии с ПЭП нужно заранее прописать это в трудовом договоре, внутренних нормативных актах компании или соглашениях с контрагентами.
Лучше применять УНЭП, чем простую электронную подпись, особенно для документооборота с контрагентами. Усиленная подпись, в отличие от простой, не только подтверждает личность отправителя, но и защищает документ от исправлений.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Работает по тому же принципу двух ключей, как и неквалифицированная ЭП. Отличие квалифицированной подписи — в порядке её создания.
УКЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи руководителя компании, предпринимателя или физического лица на бумажном документе. В этом случае не нужно дополнительно подтверждать юридическую силу подписи с помощью нормативных документов компании или соглашений с контрагентами. УКЭП можно без каких-либо дополнительных условий применять для заверения любых электронных документов.
Если же закон не определяет вид электронной подписи для конкретной ситуации, вы можете использовать любую версию, установив это внутренними документами, либо по согласованию с контрагентами или сотрудниками.
В таблице — ситуации, где может понадобиться электронная подпись, и какой вид подойдёт.
Где получить электронную подпись
До конца 2021 года у организаций и предпринимателей есть выбор, где получить УКЭП.
Если коммерческий УЦ прошёл аккредитацию по новым правилам, то выданная им во втором полугодии 2021 года УКЭП будет работать до конца установленного срока действия, в том числе и после 1 января 2022 года.
Если же УЦ не прошел переаккредитацию, то он после 1 июля 2021 года не имеет права выдавать УКЭП юридическим лицам и предпринимателям. Если вы уже успели получить в таких УЦ электронную подпись до 1 июля 2021 года, имейте в виду, что с 1 января 2022 года она станет недействительной (письмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604).
С 1 января 2022 года на имя ИП и организации УКЭП можно получить только у ФНС и её доверенных лиц.
Физические лица, как в 2021, так в 2022 году могут оформить УКЭП в любом аккредитованном коммерческом УЦ. Стоимость УКЭП на год для них — примерно от 1 до 2,5 тыс. руб. Там же можно получить электронную подпись на сотрудника организации, например, главбуха. Но чтобы он смог подписывать документы от имени компании, к его подписи физлица нужно будет прилагать специальную доверенность.
Этот порядок с доверенностями должен был заработать с 2022 года, но сейчас власти рассматривают отсрочку до 2023 года. Скорее всего, в течение 2022 года вариант с машиночитаемыми доверенностями будет применяться добровольно, а параллельно с этим аккредитованные центры продолжат выпускать электронные подписи на сотрудников компании с привязкой к организации.
Подробно о новых правилах аккредитации УЦ и получении ЭП с учётом всех изменений законодательства читайте в нашей статье.
Виды электронной подписи (ЭП или ЭЦП)
В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Посмотрим, чем они отличаются друг от друга, при каких условиях равнозначны собственноручной и придают подписанным файлам юридическую силу.
Виды электронной подписи
Простая электронная подпись, или ПЭП
Простая подпись — это знакомые всем коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары “логин-пароль” в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. Простая подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.
Где используется простая электронная подпись?
Простая электронная подпись чаще всего применяется при банковских операциях, а также для аутентификации в информационных системах, для получения госуслуг, для заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота (далее — ЭДО).
Простую электронную подпись нельзя использовать при подписании электронных документов или в информационной системе, которые содержат гостайну.
Юридическая сила ПЭП
Простая подпись приравнивается к собственноручной, если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками ЭДО заключено соглашение, где прописаны:
Во многих информационных системах пользователь должен сначала подтвердить свою личность во время визита к оператору систему, чтобы его ПЭП в будущем имела юридическую силу. Например, для получения подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг, нужно лично прийти в один из центров регистрации с документом, удостоверяющим личность.
Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — НЭП) создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки.
Человек получает в удостоверяющем центре два ключа электронной подписи: закрытый и открытый. Закрытый ключ хранится на специальном ключевом носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя — он известен только владельцу и его нужно держать в тайне. С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.
Открытый ключ электронной подписи доступен всем, с кем его обладатель ведет ЭДО. Он связан с закрытым ключом и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность ЭП.
То, что открытый ключ принадлежит владельцу закрытого ключа, прописывается в сертификате электронной подписи. Сертификат также выдается удостоверяющим центром. Но при использовании НЭП сертификат можно не создавать. Требования к структуре неквалифицированного сертификата не установлены в федеральном законе № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.
Где используется неквалифицированная электронная подпись?
НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО, если стороны предварительно договорились об этом.
Юридическая сила НЭП
Участникам ЭДО нужно соблюдать дополнительные условия, чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью. Сторонам нужно обязательно заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
Квалифицированная электронная подпись или КЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный государством вид подписи. Так же, как и НЭП, она создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но отличается от НЭП в следующем:
Где используется квалифицированная электронная подпись?
КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее внешними контрагентами.
Юридическая сила КЭП
КЭП — это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП, их юридическая сила признается автоматически согласно федеральному закону № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.