что такое нулевой пробег в путевом листе грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля — 2021
Согласно уставу автомобильного транспорта, путевой лист — это учетный документ для контроля работы транспортного средства и водителя. Эксплуатация транспорта без путевых листов в большинстве случаев запрещена, поскольку они подтверждают обоснованность пробега и списания расходов на ГСМ, а также начисление заработной платы водителям, поэтому при их заполнении важно соблюдать определенные правила, тем более что типового бланка путевого листа не существует.
С 01.01.2021 эти правила изменены. Минтранс Приказом от 11.09.2020 № 368 утвердил обязательные реквизиты и правила заполнения путевых листов, которые распространяются и на грузовые автомобили. Особенностям оформления путевых листов на этот вид транспортных средств и посвящена наша статья.
Зачем нужен путевой лист
Деятельность по перевозке грузов специализированными транспортными компаниями, а также иными организациями, эксплуатирующими грузовые автомобили, должна сопровождаться оформлением оправдательных документов. Таким документом, согласно п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, утвердившего устав автотранспорта, является путевой лист (ПЛ). Это первичный учетный документ, на основании которого организация может учесть затраты на его эксплуатацию в налоговых расходах.
Грузовой автомобиль представляет собой транспортное средство (ТС), предназначенное для перевозки грузов. Грузовики подразделяются:
Автомобиль с прицепом или автомобиль-тягач с полуприцепом или роспуском называют автопоездом.
Основным документом первичного учета, определяющим показатели учета работы подвижного состава и водителя, являются ПЛ. Именно они являются основанием для начисления зарплаты водителю и расчетов за перевозки грузов.
Можно ли ездить без путевого листа
Нет, нельзя. Согласно пункту 2 ст. 6 устава автотранспорта, перевозки грузовыми ТС без путевых листов запрещены. Невыполнение этого правила водителю грузовика грозит предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (п. 2 ст. 123 КоАП РФ).
Наличие и корректность заполнения путевого листа могут проверить сразу несколько структур:
Кроме того, ошибки в путевых листах могут привести не только к штрафам, но и к снятию налоговых расходов.
Причем если эксплуатируется грузовик, то оформление путевых листов требуется не только при коммерческих перевозках, но и в том случае, если они выполняются для нужд организации или ИП (п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Например, отсутствие путевого листа не позволило компании доказать в суде обоснованность затрат на приобретение товара и дизтоплива, хотя товарные чеки на покупку солярки имелись. Однако согласно Определению ВС РФ от 22.12.2017 № 306-КГ17-18710, количество израсходованного топлива, исходя из пробега авто, может подтвердить лишь путевым листом.
Виды путевых листов грузового автомобиля
Обязательная для применения форма ПЛ как для легкового, так и для грузового автомобиля законом не установлена. Исходя из статьи 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы «первички» организация разрабатывает самостоятельно. Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-102012, применение унифицированных форм первичных документов начиная с 2013 года не являются обязательным. Однако несмотря на это, компании и ИП продолжают использовать именно их, прописывая этот факт в учетной политике.
С другой стороны, унифицированные формы не содержат обязательных реквизитов для заполнения ПЛ, поэтому их применение может повлечь нарушение нормативных требований.
Таким образом, унифицированные формы можно брать лишь за основу, а дополнять необходимыми реквизитами.
Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 утверждены два вида унифицированных путевых листов:
Отличие этих форм в том, что первая, № 4-С (сдельная) — используется при сдельной оплате работы на грузовике, а вторая, № 4-П (повременная) — при оплате работы по повременному тарифу (при этом допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя).
Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля
Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя.
Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, можно разработать бланк путевого листа, взяв за основу форму № 4-С, если по повременным расценкам — форму № 4-П. И в том и в другом случае бланки необходимо дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Разработанный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.
Итак, согласно Приказу Минтранса РФ № 368 начиная с 01.01.2021 в бланке ПЛ должны быть следующие обязательные реквизиты:
Если же перевозка осуществляется несколькими видами сообщения, в соответствующей графе путового листа нужно будет указать все эти виды через запятую.
Что касается реквизита «Вид перевозки», здесь потребуется отразить один из следующих видов перевозок:
В ПЛ можно размещать и дополнительные реквизиты, учитывающие индивидуальные особенности работы предприятия.
Заполнять путевые листы необходимо по правилам, приведенным в пунктах 8–16 порядка заполнения ПЛ по Приказу Минтранса РФ № 368.
На каждое ТС заполняется отдельный ПЛ. Если за рулем одного и того же автомобиля работают несколько водителей, можно заполнить отдельный документ на каждого из них — п. 8 и 10 порядка.
Согласно разъяснениям Минтранса, приведенным в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ, если в путевом листе идентифицированы отметки о предрейсовом, послерейсовом медосмотре каждого водителя, управляющего ТС, можно оформить один ПЛ. И хотя данное письмо касается порядка заполнения путевого листа по утратившему силу Приказу Минтранса РФ № 152, руководствоваться им можно и сейчас.
Если на один грузовик оформлено несколько ПЛ для каждого водителя, то в документе необходимо указать:
Медработник отмечает в путевом листе результаты проведенных предрейсового и послерейсового осмотров в виде штампов «Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медосмотр» соответственно (п. 15 порядка заполнения ПЛ, п. 16 и 17 порядка проведения медосмотров, утвержденных Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н.
Если рейс превышает по длительности один день, то отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах вносятся в путевой лист перед началом поездки и после ее завершения. По такому же принципу в путевом листе отражаются отметки и в том случае, если в течение одного дня производится один рейс и более. Эти разъяснения приведены в письме Минтранса РФ от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ до выхода новых правил оформления путевых листов, но актуальны и в настоящее время.
Предрейсовый и предсменный контроль техсостояния авто осуществляет работник, ответственный за данный участок работы. В путевом листе он отражает:
Последовательность проведения медосмотров и контроля техсостояния автомобиля при оформлении путевого листа законом не установлена, поэтому согласно письму Минтранса РФ от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ эти процедуры можно проводить в произвольной очередности.
Заполненные путевые листы нужно зарегистрировать в журнале, предназначенном для этих целей. Если журнал регистрации заполняется на бумаге, его листы нужно пронумеровать и прошить (п. 17 порядка).
Данный журнал может быть и в электронной форме. Информацию, вносимую в электронной журнал, необходимо заверять усиленной КЭП, а также иметь возможность его распечатки (п. 17 и 18 порядка).
Согласно указаниям по заполнению ПЛ, приведенным в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, после заполнения ПЛ диспетчером, документ выдается под расписку водителю.
В ПЛ по форме № 4-П предусмотрены блоки для заполнения заказчиками — отрывные талоны.
Выписывать новый ПЛ можно только после сдачи водителем предыдущего листа.
При перевозках МЦ в ПЛ необходимо отразить реквизиты товарно-транспортных документов с указанием характеристик перевозимого груза.
ПЛ и товарно-транспортные документы должны храниться совместно.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Что такое нулевой пробег в путевом листе грузового автомобиля
Дата публикации 15.03.2021
Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у предпринимателей, деятельность которых связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Утвержденной формы путевого листа нет. Организации и ИП должны самостоятельно разработать форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, которые перечислены в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 (далее – Приказ № 368). На это указал Минтранс России в письме от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ. Утвердивший обязательные реквизиты путевого листа приказ вступил в силу и применяется с 01.01.2021. До этой даты действовал приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Что изменилось в оформлении путевых листов в 2021 году, читайте здесь.
Путевой лист следует заполнять на любое ТС, которое используется организацией или предпринимателем. Это следует делать, даже если в ТС только один водитель, а грузы или пассажиры не перевозятся (п. 8 Приказа № 368). Путевой лист должен быть оформлен не только при оказании услуг с использованием транспорта (например, по договору перевозки), но и в случаях, когда транспорт используется для собственных (служебных, хозяйственных) нужд организации или ИП. Несмотря на это, п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта по-прежнему запрещает перевозки без путевого листа только транспорту, который перевозит грузы или пассажиров. Таким образом, между Приказом № 368 и законом есть противоречие. Вероятно, оно будет устранено в будущем.
Порядок оформления и содержание путевого листа
Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или предпринимателя либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку.
Перечисленные ниже обязательные реквизиты путевого листа не противоречат обязательным реквизитам первичного учетного документа, которые содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1 – 7 Приказа № 368):
Рассмотрим эти реквизиты подробнее.
Наименование и номер путевого листа
В шапке путевого листа следует указать его наименование и тип транспортного средства (например, «Путевой лист легкового автомобиля»), а также порядковый номер в соответствии с внутренней нумерацией документов, установленной в организации или у предпринимателя (п. 11 приказа № 368).
Сведения о сроке действия путевого листа
Здесь необходимо указать дату (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован (например, 25.07.2021). При этом:
Максимальный срок действия путевого листа не ограничен. При его оформлении следует соблюдать ряд правил:
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства
Заполнение этого реквизита зависит от того, кем оформляется путевой лист – организацией или предпринимателем.
В случае с ЮЛ указываются: наименование организации, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (например, ООО «Омега», общество с ограниченной ответственностью «Омега»), г. Краснодар, ул. Новая, д. 77, +7(425)880-09-13, ОГРН 9800807878).
В случае с ИП указываются: Ф. И. О. предпринимателя, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН ИП (например, ИП Семенов Виктор Николаевич, г. Смоленск, ул. Спортивная, д. 18, кв. 22, +7(269)555-12-15, ОРГН ИП 098098098).
Сведения о транспортном средстве
В этом реквизите необходимо указать исчерпывающую информацию о ТС, на которое оформлен путевой лист:
Они проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию ТС. В случае успешного прохождения осмотра в путевом листе проставляется отметка «выпуск на линию разрешен», а также подпись, фамилия и инициалы указанного лица, показания одометра (полные километры пробега) при выезде ТС с парковки (парковочного места), а также при заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня).
Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителем ЮЛ или ИП, а также заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов (п. 12 Приказа № 368). Если предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются им самостоятельно (п. 13 Приказа № 368).
Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов для нескольких водителей, дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Эти же показания на момент заезда на парковку отражаются в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Приказа № 368).
Сведения о водителе
В этом реквизите путевого листа необходимо указать:
Проставляя в путевом листе отметки о прохождении водителями медосмотров, следует учитывать, что даты и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, который проводит соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 15 Приказа № 368). При этом:
Подробнее о проведении медицинских осмотров работников читайте здесь.
Сведения о перевозке
Здесь приводится информация о видах сообщения (городское, пригородное, междугороднее или международное), а также о видах перевозок пассажиров или багажа (регулярные перевозки, перевозки по заказам или перевозки легковыми такси) (ст. 4, 5 Устава автомобильного транспорта).
Дополнительная информация
В путевом листе можно указать дополнительные реквизиты с учетом особенностей деятельности организации или предпринимателя, связанной с эксплуатацией ТС.
В качестве образца для создания путевого листа можно использовать типовую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, либо разработать форму самостоятельно.
Учет и хранение путевых листов
Оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов (далее – журнал). Такой журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Если журнал ведется на бумаге, его страница должны быть пронумерованы и прошнурованы. Если журнал ведется в электронном виде, следует обеспечить возможность его печати на бумаге при необходимости (п. 17 Приказа № 368).
Еще один важный момент. Если журнал ведется в электронной форме, то все внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной подписью (п. 18 Приказа № 368).
Примерная форма журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Применять эту форму необязательно, однако ее можно взять за основу при составлении собственной формы журнала.
Оформленные путевые листы следует хранить в течение 5 лет (п. 553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Новые правила предрейсового контроля и заполнения путевого листа
С 1 сентября 2021 года будут действовать новые правила технического контроля автомобилей. Порядок утвержден приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9 (регистрация в Минюсте прошла 27.05.2021).
Напомним, что прежний порядок, введенный приказом Минтранса от 08.08.2018 № 296, был отменен в рамках «регуляторной гильотины». В результате вопрос, как нужно проводить предрейсовый или предсменный технический контроль, «повис в воздухе». Старые правила были аннулированы, новые еще не утверждены. Поэтому в первые месяцы 2021 года владельцы авто были вынуждены следовать уже не действующим правилам (поскольку саму обязанность по техосмотрам никто не отменял):
С 1 сентября проверять состояние автомобиля можно будет в любой промежуток времени, необходимый для определения технического состояния транспортного средства (ТС) и ограниченный временем въезда транспортного средства на парковку и окончанием рабочей смены водителя до следующего выезда ТС с парковки. То есть новый порядок предусматривает, что контроль должен проводиться во время подготовки транспортного средства к выполнению поездок
В путевом листе по новым правилам надо делать отметку в формулировке: «Выпуск на линию разрешен», после чего ее следует заверить подписью с указанием Ф.И.О. должностного лица, которое отвечает за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля.
Проводить осмотр может контролер, аттестованный в транспортной инспекции. Например, аттестацию может пройти мастер или сам водитель. Если же аттестованных сотрудников в штате владельца ТС нет, то провести осмотр и поставить отметку может сервисный центр, аттестованный работник другой организации или ИП.
Перечень узлов и агрегатов, которые необходимо проверить перед выездом, не изменился.
В новые правила не вошли некоторые «старые» требования (видимо, их решили не восстанавливать):
Больше информации об изменениях в сфере транспорта и ПДД в 2021 году смотрите в Справочной информации «КонсультантПлюс» бесплатно с тестовым доступом.
Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2021 году?
Что такое путевой лист
Путевой лист — это документ, дающий право водителю управлять транспортным средством и содержащий информацию:
Важно! С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
Путевой лист используется организацией для учета:
Форма путевого листа может быть разработана организацией самостоятельно при условии отражения в ней обязательных реквизитов, установленных ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368.
ВНИМАНИЕ! Приказом Минтрана от 11.09.2020 № 368 установлены новые требования к оформлению путевых листов. Какие именно, читайте здесь.
Однако запрета на использование унифицированной формы путевого листа (форма 3), утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, на сегодняшний день нет. Исходя из вышесказанного, организация вправе использовать как унифицированную, так и самостоятельно разработанную, но соответствующую всем требованиям форму.
Водитель на служебном автомобиле обязательно должен иметь водительское удостоверение российского образца. За его отсутствие на работодателя и на сотрудника наложат штраф. Какой именно, узнайте в КонсультантПлюс, пролучив пробный доступ к системе бесплатно.
Образец заполнения формы путевого листа см. здесь.
О том, какой срок хранения установлен для путевого листа, см. в материале «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».
Период, на который выдается путевой лист
С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя.
О действующих правилах оформления путевого листа на несколько дней или несколько водителей читайте здесь.
Ранее в организациях, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист разрешалось выдавать на срок от 1 дня до 1 месяца. На автотранспортных предприятиях была установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением командирования сотрудника — тогда путевой лист выдавался на весь срок командировки.
Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе
В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ использовать транспортное средство без оформления путевого листа запрещено в следующих случаях:
Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.
Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.
Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.
Об особенностях оформления путевого листа ИП читайте в этом материале.
Единственным случаем, когда оформление путевого листа не является обязательным, будет ситуация, когда физическое лицо использует собственное транспортное средство в своих целях либо передает его по доверенности другому физическому лицу.
Штраф за езду без путевого листа — 2021
Какой штраф за путевой лист в 2021 году будут платить водители и собственники транспортных средств? На сегодняшний день штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 руб. или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а ее должностных лиц — на 5 000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.
Особое внимание здесь необходимо уделить примечанию к ст. 12.31.1 КоАП РФ, в котором отмечено, что лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут наказание по данной статье как юридические лица. Это значит, что индивидуальные предприниматели, у которых путевой лист составлен с нарушениями требований медицинского осмотра водителя или технического осмотра транспортного средства, могут быть оштрафованы на 30 000 руб.
Штраф также предусмотрен за несоблюдение режима труда и отдыха для дальнобойщиков. А выдаст такое нарушение тахограф и путевой лист. Если тахограф работает не корректно, то контролеры также выпишут штраф. Причем и на работника, и на работодателя. Подробнее о санкциях узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Штраф за отсутствие путевого листа накладывается как на водителя, управляющего транспортным средством, так и на организацию (либо индивидуального предпринимателя), являющуюся собственником транспортного средства. Его размер зависит от статьи, на которую сошлется инспектор ГИБДД при составлении протокола административного правонарушения, и варьируется от 500 до 30 000 руб. Это достаточно ощутимые суммы даже для крупных организаций, не говоря уже об индивидуальных предпринимателях, которые работают на себя. Вот почему всем субъектам бизнеса, использующим в работе транспортные средства, необходимо выдавать своим сотрудникам путевые листы и следить за правильностью их заполнения.